KELOMPOK II :

PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI

Para manajer sering membuat kesalahan yang sama. Merekamemulai kegiatan – kegiatan dan membuat keputusan – keputusantanpa penetapan suatu kerangka tujuan – tujuan terlebih dahulu,dimana hal ini akan mengarahkan pembuatan keputusan dalamorganisasi. Tujuan itu sendiri adalah suatu hasil akhir, titik akhir, atausegala sesuatu yang akan dicapai. Seorang manajer personaliamungkin mempunyai tujuan untuk menarik 14 orang operator mesinbulan depan, atau seorang mekanik pemeliharaan mempunyai tujuanuntuk menyelesaikan pekerjaan penyetelan mesin minggu ini. Setiaptujuan kegiatan – kegiatan tersebut dapat juga disebut “ sasaran”atau “ target”.

Berbagai penulis membedakan arti tujuan dan sasaran. Tujuanmempunyai pengertian lebih luas, sedangkan sasaran adalah lebihkhusus. Tetapi banyak penulis dan manajer tidak membedakankeduanya. Istilah tujuan dan sasaran digunakan dalam pengertianyang sama untuk menunjukkan hasil akhir yang dicari dan akandicapai.

Keduanya mempunyai nilai orientasi dan mencerminkan kondisi –kondisi yang diinginkan, terutama untuk meningkatkan prestasiorganisasi.

MISI DAN TUJUAN ORGANISASI

Sebelum organisasi menentukan tujuan – tujuan, terlebihdulu harus menetapkan misi atau maksud organisasi. Misiadalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksudorganisasi. Misi suatu organisasi adalah maksud khas ( unik ) danmendasar yang membedakan organisasi dari organisasi –organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasidalam hal produk dan pasar. Misi merupakan perwujudan dasarfilsafat para pembuat keputusan strategik perusahaan,mencerminkan konsep diri perusahaan, serta menunjukkanbidang – bidang produk atau jasa pokok dan kebutuhan –kebutuhan langganan utama akan dipuaskan perusahaan, dimana hal ini mencerminkan nilai – nilai dan berbagai prioritasdari para pembuat keputusan strategik. Misi organisasi jugamenunjukkan fungsi yang hendak dijalankannya dalam sistemsosial atau ekonomi tertentu.

Teoritik

Tujuan khusus, Strategi, kebijaksanaan, program dan rencana pada tingkatan lebih rendah

Tujuan Umum dan Menyeluruh

Misi Organisasi

Contoh Kasus Pada Perusahaan Penerbangan

Melayani penerbangan sebanyak mungkinpenumpang

Tarif rendah untuk meningkatkan pasar

Meningkat pasar Jakarta – Denpasar

Tarif minimum,menambah frekuensipenerbangan ,meningkatkan produktivitas.

Ada banyak tipe tujuan yang dapat dipilih , seperti tingkat pertumbuhan atau volume penjuaan,pengembangan produk atau jasa baru, atau bahkan tujuan yang lebih abstrak , misal menjadi lebih aktif dalammasyarakat dan sebagainya. Tipe – tipe tujuan strategik yang dipilih akan tergantung pada sejumlah faktor : misi dasarorganisasi, nilai – niai yang dipegang manajer, kekuatandan kelemahan organisasi, data kesempatan dan ancamanlingkunganorganisasi.

Bagan diatas menunjukkan bahwa hanya setelah misi dasar ditetapkan, tujuan, strategi, program, kebijaksanaan dan rencana dapat ditetapkan.

Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai “ suatu pernyataan tentang keadaanyang diinginkan di mana organisasi bermaksud untuk merealisasikan “ dan sebagai “ pernyataantentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencobauntuk menimbulkannya”.Tujuan organisasi merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapatsekarang tetapi dimaksudkan untuk dicapai di waktu yang akan datang melalui kegiatan –kegiatan organisasi. Jadi, dua unsur penting tujuan adalah1. Hasil – hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana2. Usaha – usaha atau kegiatan – kegiatan sekarang diarahkan.Tujuan – tujuan ini dapat berupa tujuan umum atau khusus, tujuan akhir ataupun tujuan antara.

Tujuan umum, atau sering disebut tujuan strategik secara operasional tidak dapatberfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan – tujuan khusus yang lebihterperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk suatu hirarki tujuan. Tujuan– tujuan khusus , meskipun secara fungsional berdiri sendiri , secara operasional terangkai didalam suatu jaringan kegiatan yang memiliki arah sama yaitu memberikan pedoman pencapaiantujuan organisasi.

Penetapan tujuan – tujuan strategik organisasi merupakan tahap paling kritis dalamproses perencanaan strategik. Tujuan – tujuan strategik yang dpilih akan menentukan kegiatan –kegiatan dan mengikat sumber daya –sumber daya organisasi untuk jangka waktu yang panjang.Karena alasan ini, tujuan – tujuan strategik sering ditetapkan oleh para manajer puncak atautingkatan atas, biasanya setelah pertimbangan sejumlah alternatif tujuan.

Berbagai Fungsi Tujuan OrganisasiKonsep tujuan organisasi dipandang secara luas mempunyai beberapa fungsi

penting menurut waktu dan keadaan, antara lain sebagai berikut :

1. Pedoman bagi Kegiatan. Tujuan berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan pengarahan dan penyaluran usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan para anggota organisasi.

2. Sumber Legitimasi. Tujuan juga merupakan sumber legitimasi bagi suatu organisasi melalui pembenaran kegitan-kegiatannya dan disamping itu, keberadaannya di kalangan kelompok-kelompok seperti pelanggan, politikus, karyawan, pemegang saham, dan masyarakat pada umumnya.

3. Standar Pelaksanaan. Bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, hal ini akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi.

4. Sumber Motivasi. Tujuan organisasi dapat berfungsi sebagai sumber motivasi, tujuan organisasi sering memberikan insentif (penghasilan tamabahan) bagi para anggota.

5. Dasar Rasional Pengorganisasian. Tujuan dan struktur organisasi berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk pencapaian tujuan, pola penggunaan sumber daya, implementasi berbagai unsur perancangan organisasi: pola komunikasi, mekanisme pengawasan, dsb.

Tipe-Tipe Tujuan1. Tujuan Kemasyarakatan (societal goals). Keterangan: masyarakat pada

umumnya. Sebagai contoh: memproduksi barang dan jasa,mempertahankan pesanan,mengembangkan dan memelihara nilai-nilai budaya, dsb. Kategori ini berkenaan dengan kelas-kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat.

2. Tujuan Keluaran (output goals). Keterangan: publik dalam hubungannya dengan organisasi. Kategori ini berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi-fungsi konsumen.

3. Tujuan Sistem (system goals). Keterangan: pernyataan atau cara pelaksanaan fungsi organisasi, tidak tergantung pada barang atau jasa yang diproduksi atau tujuan yang diambil.

4. Tujuan Produk (product goals) atau tujuan karakteristik produk. Keterangan: berbagai karakteristik barang-barang atau jasa-jasa yang diproduksi.

5. Tujuan Turunan (derived goals). Keterangan: tujuan digunakan organisasi untuk meletakkan kekuasaannya dalam pencapaian tujuan-tujuan lain.

Proses Penetapan Tujuan1. Bahwa barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan

berbagai manfaat paling sedikit sama dengan harganya.

2. Bahwa barang dan jasa dapat memuaskan kebutuhan konsumen atau langganan

3. Bahwa teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing.

4. Bahwa dengan kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi dengan lebih baik dari sekedar menjaga kelangsungan hidup (survive), yaitu untuk pertumbuhan (growth) dan dapat menghasilkan laba (profitable).

5. Bahwa pelayanan manajemen akan memberikan public image yang menguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modalnya dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi.

6. Bahwa perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada pemegang saham organisasi.

Bidang-bidang Tujuan

Tujuan

Prestasi dan sikap karyawan

Tanggung jawab sosial dan publik

Posisi Pasar

Prestasi dan Pengembangan

manajer

Inovasi

Produktivitas

Sumber daya phisik dan keuangan

Profitabilitas

Kebutuhan Penyeimbangan Tujuan

Hampir semua organisasi mempunyai serangkaian tujuan yang berganda untuk memenuhi permintaan “trade off” dari berbagai pihak berkepentingan yang terlibat dalam operasi organisasi. Akibatnya, sering menimbulkan konflik antara pihak-pihak tersebut. Dalam proses pencapaian tujuan, manajemen harus menentukan keseimbangan atau campuran optimum tujuan-tujuan dam memadukan berbagai kepentingan pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi. Tujuan organisasi tidak terbatas pada pemenuhan kepntingan manajemen saja tetapi juga kepentingan pemegang saham, para langganan(konsumen), karyawan, dan para penyedia. Ini memerlukan penyeimbangan keinginan, kebutuhan dan persyaratan berbagai kelompok yang berbeda.

Perumusan TujuanTujuan dirumuskan dengan mempertimbangkan seluruh kekuatan yang terlibat dalam operasiorganisasi. Perumusan tujuan merupakan hasil usaha perpaduan untuk memuaskan semua pihak, atau himpunan berbagai tugas individu dan organisasi.

Agar perumusan tujuan efektif manajer perlu memperhatikan beberapa ketentuan sebagai berikut :

1. Proses perumusan tujuan hendaknya melibatkan individu-individu yang bertanggung jawab terhadap pencapaian tujuan.

2. Manajer puncak sebagai perumus tujuan umum, hendaknya bertanggung jawab untuk menurunkan tujuan-tujuan pada tingakatan lebih rendah.

3. Tujuan harus realistik, diselaraskan dengan lingkungan internal dan eksternal, baik sekarang ataupun dimasa yang akan datang.

4. Tujuan harus jelas, beralasan dan bersifat menantang para anggota organisasi.

5. Tujuan-tujuan umum hendaknya dinyatakan secara sederhana agar mudah dipahami dan diingat oleh para pelaksana.

6. Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum.

7. Manajemen harus selalu meninjau kembali tujuan yang telah ditetapkan, dan bila perlu merubah dan memperbaikinya sesuai perkembangan lingkungan.

Management By Objectives (MBO)MBO pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954.

Berkenaan dengan penetapan prosedur-prosedur formal yang dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi.

Berikut ini adalah unsur-unsur umum yang selalu ada dalam berbagai sistem MBO yang efektif:

1. Komitmen pada program

2. Penetapan tujuan manajemen puncak

3. Tujuan-tujuan perseorangan

4. Partisipasi

5. Otonomi dalam implementasi rencana

6. Peninjauan kembali prestasi

Kekuatan dan Kelemahan MBO

Kebaikan-kebaikan program MBO :

• Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka

• Membantu dalam proses perencanaan dengan membuat para manajermenetapakan tujuan dan sasaran

• Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan

• Membuat individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi

• Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan padapencapaian tujuan tertentu

Kelemahan-kelemahan MBO, mempunyai 2 katagori :

1. Kelemahan-Kelemahan yang melekat (inherent) mencakup konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO, serta meningkatkan banyaknya kertas kerja

2. Menyangkut masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO sukses :

• Gaya dan dukungan manajemen

• Penyesuaian dan perubahan MBO

• Keterampilan- Keterampilan antar pribadi

• Deskripsi jabatan

• Penetapan dan pengkoordinasian tujuan

• Pengawasan metoda pencapaian tujuan

• Konflik antara kreativitas dan MBO

Membuat MBO EfektifKarena banyak manajer akan menghadapi berbagai macam program penetapan tujuan dalam organisasi, penting diperhatikan unsur-unsur yang diperlukan bagi efektivitas MBO. Hal ini dapat dipandang sebagai tahap pokok yang diperlukan manajert tingkat atas yang terlibat dalam program :

1. Mendidik dan melatih manajer

2. Merumuskan tujuan secara jelas

3. Menunjukkan komitmen manajemen puncak secara kontinyu

4. Membuat umpan balik efektif

5. Mendorong partisipasi