M O D U L

SK: Memahami Pengertian Administrasi Perkantoran

Pengantar Administrasi Perkantoran

Penulis: Agustin U.N

Nama : ...............................................................................................

Kelas : ...............................................................................................

No. Absensi : ...............................................................................................

Untuk : SMK dan

MAK Kelas X

Sumber: sekretaris-bse.com

MODUL

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

STANDAR KOMPETENSI MEMAHAMI PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Untuk SMK dan MAK

Penulis:

Agustin U.N

KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI2: Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab,

peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3: Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.

KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

Menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran

Siswa mampu memahami arti paradigma dan filosofis administrasi

perkantoran

Siswa mampu mendefinisikan administrasi perkantoran

Siswa mengetahui tentang administrasi perkantoran

KOMPETENSI INTI

KOMPETENSI DASAR

TUJUAN

MENGIDENTIFIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN

Istilah atau kata Administrasi dan kata Manajmen sudah sangat

populer di kalangan masyarakat, mereka sudah menjalankan administrasi

dan manajemen. Yang dimaksud adalah masyarakat yang telah dan

sedang menjalankan praktek kerja Sedangkan peserta didik lainnya belum

menyadari atau memahami apakah mereka sudah menjalankan

administrasi atau manajemen.

Dalam praktek kehidupan masyarakat sudah dikenal istilah-istilah

administrasi dan manajemen. Dengan pembelajaran ilmu administrasi dan

manajemen dimaksudkan agar para pelaku administrasi dan manajenem

dapat mengatur di dalam organisasinya dan melaksanakan pelayanan

yang prima pada masyarakat dengan prinsip-prinsip organisasi dan

manajemen yang benar. Dengan sistematika administrasi yang baik,

pelaksanaan tugas-tugas administrasi dapat lebih efektif dan efisien.

Dengan manajemen yang baik, fungsi–fungsi manajemen dapat bekerja

sebagaimana mestinya secara proporsional dan professional.

Bagaimana hubungan antara administrasi dan manajemen? Hubungan

antara admistrasi dan manajemen mempunyai hubungan yang sedemikan

rupa, administrasi adalah penyelenggaraan kerja sedangkan manajemen

adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja tersebut.

PENDAHULUAN

MENGIDENTIFIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Administrasi Perkantoran

a. Tinjauan Historis Secara Singkat

Bukti-bukti sejarah menunjukkan dengan jelas bahwa pada

masa prasejarah administrasi dan manajemen sudah berkembang

dengan baik. Penerapan prinsip-prinsip administrasi dan

manajemen masih sangat sederhana, misalnya:

1. Mesir Kuno

Analisa dari peninggalan-peninggalan sejarah Mesir

Kuno membuktikan bahwa aspekaspek administrasi sudah

ada pada bidang pemerintahan, militer, perpajakan,

perhubungan dan pertanian/irigasi. Hanya saja proses

administrasi dijalankan bukan untuk kepentingan rakyat, tapi

untuk kepentingan kaum penguasa dan keluarganya.

2. Masa Tiongkok Kuno

Tokoh utama dan pertama pada masa Tingkok Kuno

adalah Konfusius. Konfusius terkenal tidak hanya sebagai

ahli filsafat dan rokhaniawan yang agung tetapi dikenal pula

sebagai negarawan dan administrator. Pada masa itu

Konfusius telah menyusun tentang Ketentuanketentuan

Administrasi Negara ( Rules of Public Administration) yang

merupakan “kode etik” bagi pejabat pemerintahan.

Tokoh kedua adalah Chow. Chow pernah menjabat

sebagai perdana menteri dan menciptakan “Undang-undang

Dasar Chow” (The Constitution of Chow). UUD Chow

merupakan syarat-syarat yang cukup berat (dipandang kaca

mata modern) yang harus dipenuhi oleh setiap pegawai

A. URAIAN MATERI

pemerintah, antara lain : Kejujuran, Kecakapan, Pengabdian

pada masyarakat,Pengetahuan tentang kondisi Negara, giat

dan produktif.

3. Gereja Katholik Roma

Gereja Katholik Roma telah memberikan sumbangan

yang besar dalam perkembangan administrasi dan

manajemen. Tidak hanya pesatnya ajaran ajarannya yang

suci, tetapi yang paling menonjol adalah rapinya organisasi

kegerejaan di Roma. Pada masa ini dikenal pula bahwa

administrasi dan manajemen sebagai “seni” yaitu

“sistematika struktur organisasi”.

4. Masa Revolusi Industri I di Inggris

Pada masa revolusi industri I di Inggris dipercepat

dengan telah ditemukannya mesin uap oleh James Watt.

Pada masa itu telah terjadi perubahan yang radikal yaitu dari

“job centered” berubah menjadi “human centered” yang

artinya dari orientasi terhadap pekerjaan berubah ke

orientasi “efisiensi dan efektifitas”.

b. Pengertian Administrasi

Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin

yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang

berarti to serve (melayani). Kata administrasi juga berasal dari

bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi: kegiatan catat

mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik,

agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Menurut KBBI, administrasi adalah usaha dan kegiatan

meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara

penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang

berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor

dan tata usaha.

Menurut Prof.Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi

Negara), membedakan administrasi dalam 2 pengertian, yaitu :

1. Administrasi dalam pengertian sempit.

2. Administrasi dalam pengertian luas.

Dalam arti sempit, administrasi adalah kegiatan

penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis

dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang

membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi

secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan

kata lain disebut tata usaha. Dalam pengertian sempit di sini

dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya

berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti :

tulis menulis, pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan

kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya.

Sedangkan dalam arti luas, administrasi adalah kegiatan

kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan

pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi

dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai

tujuan secara efektif dan efisien. Dalam pengertian luas

administrasi dapat dibedakan dalam 3 sudut, yaitu :

1. Proses

Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi

merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses

pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan,

proses penggerakan, proses pengawasan sampai

dengan pencapaian tujuan. Untuk mencapai suatu

tujuan orang harus memikirkan dahulu apa yang akan

dicapai dan bagaimana cara mencapainya serta sarana

dan prasana apa yang digunakan untuk mencapai

tujuan tersebut serta kemampuan seseorang untuk

menjalankannya.

2. Fungsi atau Tugas

Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi

berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang harus

dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai

“administrator” (memegang jabatan dalam manajemen

suatu organisasi). Dalam setiap organisasi atau instansi

sudah tentu ada orang-orang yang menjalankan

administrasi, misalnya :

1. Orang-orang yang melaksanakan tugas

kepemimpinan (pemimpin);

2. Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan

(perencana);

3. Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan

/kontrol (pengawas);

4. Orang-orang yang mengorganisir (organisator), dan

lain sebagainya.

3. Kepranataan/Institusi

Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka tinjauan

administrasi adalah melihat kegiatan dalam suatu

lembaga melakukan aktivitas tertentu, misalnya:

Lembaga perbankan, maka ada orang-orang yang

melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu

;Kantor Pos, maka ada orang-orang yang melakukan

kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman

barang, dan lain lain); kantor pajak, kantor kepolisian,

kantor departemen-departemen, non departemen dan

lain sebagainya.

Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa

administrasi mempunyai pengertian : ”Aktivitas-aktivitas

untuk mencapai tujuan ”atau“ proses penyelenggaraan

kerja untuk mencapai

tujuan”.

Gambar Ilustrasi

Gambar 1: Ilustrasi alur pemikiran proses

Gambar 2: Ilustrasi alur pemikiran Fungsi/Tugas

Administrasi Proses

Penggerakan Perencanaan Pengaturan

Tujuan

Pemikiran

Fungsi/Tugas Administrasi

Pemimpin

Pengawas Pengorganisasi

Perencana Pengatur

Gambar 3 : Ilustrasi Kepranataan /Institusi

Ada delapan unsur-unsur administrasi Menurut The Liang

Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern” :

a. Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun

suatu kerangkan organisasi yang menjadi wadah atau tempat

bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan

yang telah ditentukan.

b. Manajemen

Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan

karyawan-karyawan dan mengerakkan segenap fasilitas kerja

agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar

tercapai.

c. Tata hubungan

Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan

warta dari saru pihak ke pihak lain dalam usaha kerja sama.

d. Kepegawaian

Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan

mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja

sama.

Kantor Administrasi

Kantor Pajak

Kantor Departemenn

Kantor Bank X

Kantor AMG

e. Keuangan

Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi

pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

f. Perbekalan

Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan,

mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sanpai

menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak

diperlukan dalan usaha kerja sama.

g. Tata usaha

Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun,

mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan

menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam

usaha kerja sama.

h. Perwakilan

Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan

hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari

masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

Selain delapan unsur di atas, administrasi juga memiliki lima

fungsi menurut Quible (2001), yaitu:

1. Fungsi rutin

Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal

mencakup pengarsipan dan penggandaan.

2. Fungsi teknis

Fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan

ketrampilan perkantoran yang memadai.

3. Fungsi analisis

Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis

dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan,

seperti membuat keputusan pembelian.

4. Fungsi interpersonal

Fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan

analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta

ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti

mengoordinasikan tim.

5. Fungsi manajerial

Fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan,

pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian.

c. Pengertian Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor

adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu

pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja. Pengertian lainnya,

kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat,

personil, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan

organisasi. Tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta

perabot dan perlengkapannya, seperti mesin-mesin kantor dan

perlengkapan lainnya.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa kantor

merupakan wadah atau tempat untuk sekelompok orang yang

melakukan kegiatan tata usaha. Adapun tujuan dari kantor yaitu

memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.

Kantor juga memiliki bebrapa fungsi, diantaranya adalah

sebagai berikut:

1. Menerima informasi.

2. Merekam informasi.

3. Mengatur informasi.

4. Memberi informasi.

5. Melindungi aset/harta.

d. Pengertian Administrasi Perkantoran

Istilah administrasi perkantoran dalam bahasa asing disebut

office management (manajemen kantor). Berikut ini beberapa

pengertian manajemen kantor yang dikemukakan oleh

beberapa ahli, yaitu sebagai berikut:

1. William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam buku “Principles of Business Organization and

Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh

terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi,

manufakturing, pergudangan, dan penjualan.

2. George R. Terry

Dalam buku ”Office Management and Control”, manajemen

kantor adalah perencanaan, pengorganisasian,

pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan

pelaksanaannya untuk mencapai tujuan.

3. Arthur Granger

Dalam buku “National Office Management Association Report”,

manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan

pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4. William Leffingwell dan Edwin Robinson

Dalam buku ”Textbook of Office Management”, manajemen

kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni

dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan

pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun

pekerjaan itu dilakukan.

5. W. H Evans

Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi

perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen

dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu

proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi.

Dari berbagai pendapat para ahli di atas maka dapat

diambil kesimpulannya:

1. Kantor adalah tempat melakukan aktivitas penyelesaian

pekerjaan kantor untuk menunjang pencapaian tujuan

penyelesaian pekerjaan pokok organisasi.

2. Administrasi perkantoran merupakan proses kegiatan

penataan untuk menyelenggarakan kegiatan

penyelesaian pekerjaan kantor untuk menopang

pencapaian tujuan penyelesaian pekerjaan pokok

organisasi.

3. Ciri-ciri kantor identik berupa bangunan sebuah gedung,

dan terbagi menjadi ruang-ruang kerja yang layak untuk

digunakan sebagai tempat melakukan suatu pekerjaan

atau aktivitas kantor.

4. Administrasi perkantoran memiliki ciri-ciri antara lain:

dirancang sistematik, kegiatan substantif yang

menopang kegiatan pokok, bersifat memberikan

layanan informatif dan mengelola informasi.

5. Kantor dan administrasi perkantoran merupakan satu

kesatuan dalam proses penyelesaian pekerjaan yang

diperlukan untuk menunjang penyelesaian pekerjaan

pokok organisasi.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran meliputi:

1. Kegiatan Kantor.

a. Perencanaan Perkantoran (office planning).

1) Perencanaan gedung

2) Tata ruang kantor

3) Penerangan/cahaya

4) Ventilasi

5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7) Anggaran (budgeting) perkantoran

8) Standar kualitas kerja

9) Sistem informasi dan telekomunikasi

b. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing).

1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien

dalam organisasi/perusahaan.

2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan

atasan ataupun bawahan.

3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat,

sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan

karyawan dalam melakukan pekerjaan.

c. Pengarahan Perkantoran (office actuating).

1. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan

pengawasan terhadap bawahan.

2. Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan

motivasi terhadap bawahan.

3. Pemberian bantuan kepada karyawan dalam

memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi

kesulitan dalam pekerjaan.

4. Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi.

5. Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan

karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan

bawahan dapat berjalan lancar.

6. Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan

gaji kepada karyawan.

d. Pengawasan Perkantoran (office controlling).

1. Penggunaan peralatan dan perabot kantor.

2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.

3. Kualitas pekerjaan kantor.

4. Pelayanan kantor.

5. Waktu.

6. Biaya perkantoran

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran.

a. Lokasi kantor

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi

kantor:

1. Faktor keamanan.

2. Faktor lingkungan.

3. Faktor harga.

b. Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan:

1. Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan.

2. Memiliki fasilitas yang memadai.

3. Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan

biaya dan keuntungan).

c. Peralatan

1. Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak,

laci-laci, dll.

2. Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta

printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior

Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang

menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,

seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan

kantor.

e. Mesin-mesin kantor

Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan

kebutuhan kantor.

e. Hubungan antara Administrasi dan Manajemen

Untuk mengetahui hubungan antara administrasi dan

manajemen, perlu kita tinjau secara ringkas, sebagaimana uraian

pada bab sebelumnya bahwa administrasi adalah “proses

penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan”. Untuk melaksanakan kerja agar dapat terlaksana

dengan sebaik-baiknya sehingga tujuan yang telah ditetapkan

dapat tercapai, bila ada orang-orang yang

menyelenggarakannya.

Masalah orang-orang yang menyelenggarakann kerja untuk

mencapai tujuan inilah yang menjadi urusan dalam manajemen,

karena inti sari pengertian manajemen adalah “suatu

proses/usaha dari orang-orang yang bekerjasama untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi

adalah penyelenggraan kerja dan manajemen adalah orang –

orang yang menyelenggarakan kerja tersebut. Bila

dikombinasikan dari keduanya adalah “penyelenggarakan kerja

yang dilakukan oleh orang-orang yang secara kerjasama untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.

f. Perbedaan dan Persamaan antara Administrasi dan

Manajemen

Beberapa ilmuwan/cendikiawan berpendapat bahwa antara

administrasi dan manajemen tidak ada perbedaannya, hal ini

karena dua kata tersebut saling berkaitan, dimana ada

administrasi pasti ada manajemen. Seperti kita ketahui bahwa

antara administrasi dan manajemen itu berbeda satu sama

lainnya. Hal ini dapat kita kutip dari pendapat para

cendikiawan/ilmuwan sebagai berikut :

1. William H. Newman dalam bukunya “Administration Action”

jelas-jelas tidak membedakan antara administrasi dan

manajemen. Apa yang dimaksud administrasi, termasuk

dalam arti manajemen.

2. M.F. Dimock dalam bukunya “Public Administration”

memberikan definisi : “Administrasi atau Manajemen adalah

suatu pendekatan rencana terhadap pemecahan masalah

yang kebanaykan pada setiap individu atau kelompok (baik

urusan Negara maupun swasta).

3. Dalton E.Mc. Farland dalam bukunya “ Management”

membedakan antara administrasi dan manajemen

:”Administrasi ditunjukan sebagai penentuan tujuan pokok

dan kebijakan, sedangkan manajemen ditunjukan terhadap

pelaksanaan kegiatan tujuan pokok tersebut.

4. Ordway Tead, tegas-tegas membedakan antara administrasi

dan manajemen. Administrasi adalah suatu proses dan

badan/instansi yang bertanggungjawab untuk menentukan

tujuan, dimana organisasi dan manajemen, sedangkan

manajemen adalah suatu proses dan badan/instansi yang

secara langsung memberi petunjuk, bimbingan dalam suatu

organisasi dalam merealisasikan tujuan yang telah

ditetapkan.

Berdasarkan empat pengertian tersebut di atas bahwa

administrasi sifatnya menentukan kebijakan umum, sedangkan

manajemen ialah bagaimana secara lansung kegiatan-kegiatan

itu dilakukan dengan memberi petunjuk, bimbingan,

pengetahuan dan pengaturan yang diarahkan secara sistematis

untuk merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan.

B. PENUGASAN

Tugas Kelompok

1. Buatlah kelompok yang terdiri dari tiga orang anggota!

2. Buatlah artikel tentang paradigma dan filosofi administrasii

perkantoran!

3. Carilah gambar-gambar atau foto tentang perlengkapan kantor,

kemudian tempel di kertas HVS A4!

4. Setelah membuat artikel dan mencari gambar mengenai

paradigma dan filosofi administrasi perkantoran, kemudian

berilah komentar/analisa/kesimpulan terhadap pekerjaan anda

tersebut!

5. Jilidlah dengan rapi hasil pekerjaan kelompok Anda!

6. Kumpulkan hasil pekerjaan kelompok Anda kepada Bapak/Ibu

guru!

Tugas Individu

Lakukan pengamatan aktivitas administrasi di sekolah/kantor

terdekat sebagai bentuk keteraturan atas kebesaran Tuhan yang

menciptakannya. Kemudian buat bahan paparan mengenai

paradigma dan filosofis Administrasi Perkantoran tersebut!

Tempat Pengamatan : ________________________________

Tanggal : ____________________________________

1. Menurut KBBI, administrasi adalah usaha dan kegiatan meliputi

penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan

pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan

penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha.

2. Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3

sudut, yaitu :

a. Proses

b. Fungsi atau Tugas

c. Kepranataan/Institusi.

3. Ada delapan unsur-unsur administrasi Menurut The Liang Gie

dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern” :

a. Pengorganisasian

b. Manajemen

C. RANGKUMAN

Tugas Kelompok

1. Buatlah kelompok yang terdiri dari lima orang anggota!

2. Buatlah gambar layout kantor sederhana apabila ruangan

tersebut terdiri dari beberapa perlengkapan kantor berikut:

a. Meja direktur

b. Kursi direktur

c. Meja sekretaris

d. Kursi sekretaris

e. Sofa

f. Lemari file

g. Lemari brankas

h. Mesin penghancur kertas

i. Hiasan dinding

Sumber: glogeter.com

c. Tata hubungan

d. Kepegawaian

e. Keuangan

f. Perbekalan

g. Tata usaha

h. Perwakilan

4. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah

balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan

(perusahaan); tempat bekerja.

5. Kantor juga memiliki bebrapa fungsi, diantaranya adalah sebagai

berikut:

a. Menerima informasi.

b. Merekam informasi.

c. Mengatur informasi.

d. Memberi informasi.

e. Melindungi aset/harta.

MENGIDENTIFIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda silang (X) pada huruf a, b, c, atau d!

1. Aspek-aspek administrasi seperti perpajakan, perhubungan,

pertanian/irigasi adalah bukti sejarah peninggalan negara ......

a. Yunani kuno e. Islam kuno

b. Tiongkok kuno

c. Gereja Romawi

d. Mesir kuno

B. TES FORMATIF

2. Perubahan dari “job centered” ke “ human centerd’ terjadi pada

masa......

a. Revolusi industri I di Inggris

b. Pemerintahan Hitler di Jerman

c. Sejak ditemukannya mesin uap oleh James Watt

d. Revolusi industri di Amerika serikat

e. Sejak kemerdekaan RI tanggal 17 Agustus

3. Adminsitrasi ditinjau dari sudut kepranataan/institusi , adalah....

a. Gedung pertokoan (mall).

b. Stasiun kereta api, bandar udara, pelabuhan dan terminal bus

c. Gedung olah raga.

d. Gedung-gedung perkantoran seperti kantor pos, kantor pajak,

kantor departemen, kantor pengadilan negeri, dan lain

sebagainya.

e. Semua benar.

4. Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3

sudut, yaitu.....

a. Proses, fungsi atau tugas, dan kepranataan/institusi.

b. Proses, fungsi atau tugas, dan pengorganisasian.

c. Fungsi, tugas, dan manajemen.

d. Kepegawaian, tata usaha dan pengorganisasian.

e. Semua salah.

5. Dibawah ini, tokoh yang mengemukakan delapan unsur-unsur

administrasi dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern”

adalah......

a. William Spriegel dan Ernest Davies

b. William Leffingwell dan Edwin Robinson

c. W. H Evans

d. The Liang Gie

e. Henry Fayol

6. Merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari saru

pihak ke pihak lain dalam usaha kerja sama, adalah pengertian

dari .....

a. Pengorganisasian

b. Manajemen

c. Perbekalan

d. Kepegawaian

e. Tata hubungan

7. merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur

pemakaian, mendaftar, memelihara sanpai menyingkirkan

segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam

usaha kerja sama, adalah pengertian dari .......

a. tata usaha

b. perbekalan

c. manajemen

d. pengorganisasian

e. kepegawaian

8. Terdapat lima fungsi administrasi antara lain, fungsi rutin, fungsi

teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal dan fungsi manajerial.

Unsur-unsur tersebut merupakan pendapat dari.....

a. Quibel

b. Henry Fayol

c. The Liang Gie

d. W.H Evans

e. George R. Terry

9. ”Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian,

pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan

pelaksanaannya untuk mencapai tujuan” adalah pendapat dari

tokoh .....

a. George R. Terry

b. W.H Evans

c. William Spriegel dan Ernest Davies

d. KBBI

e. William H. Newman

10. Fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis

sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang

berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim,

merupakan pengertian dari fungsi .....

a. Fungsi rutin

b. Fungsi teknik

c. Fungsi analisis

d. Fungsi interpersonal

e. Fungsi manajerial

11. Dalam melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran

dan pemotivasian, dibutuhkan fungsi ....

a. Fungsi rutin

b. Fungsi teknik

c. Fungsi analisis

d. Fungsi interpersonal

e. Fungsi manajerial

12. Kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus

suatu pekerjaan (perusahaan) merupakan pengertian menurut ...

a. Henry Fanyol

b. George R. Terry

c. KBBI

d. William H. Newman

e. Quibel

13. Di bawah ini merupakan fungsi kantor, kecuali ....

a. Merekam informasi

b. Menerima informasi.

c. Mengatur informasi.

d. Mengirim informasi

e. Melindungi aset/harta

14. Berikut ini beberapa pengertian manajemen kantor yang

dikemukakan oleh beberapa ahli, kecuali ....

a. William Spriegel dan Ernest Davies

b. James Watt

c. George R. Terry

d. Arthur Granger

e. William Leffingwell dan Edwin Robinson

15. Di bawah ini yang termasuk ruang lingkup administrasi

perkantoran adalah .....

a. Kegiatan kantor dan tugas kantor

b. Kegiatan kantor dan sarana dan fasilitas kerja

perkantoran.

c. Kinerja perkantoran dan kegiatan kantor

d. Kegiatan kantor

e. Tugas kantor

16. Yang termasuk kegiatan kantor adalah ....

a. Perencanaan gedung

b. Tata usaha

c. Perencanaan Perkantoran (office planning).

d. Perencanaan pengorganisasian

e. Perekrutan

17. Di bawah ini yang termasuk sarana dan fasilitas kerja

perkantoran adalah ....

a. Tata ruang

b. Gedung

c. Lokasi kantor

d. Interior

e. Mesin-mesin kantor

18. Gambar di bawah ini adalah mesin yang dipakai untuk...

a. Menjilid dokumen

b. Menggandakan dokumen dalam

jumlah banyak

c. Melapisi dokumen dengan

plastik (laminating)

d. Menghitung uang

e. Menyimpan uang

19. Berikut ini yang termasuk mesin komunikasi kantor adalah...

a. Komputer

b. telephone

c. Finger print

d. Risograph

e. Mesin fotocopy

20. Beberapa alasan perlu tidaknya dalam penggunaan mesin-mesin

kantor dalam pekerjaan kantor antara lain, kecuali...

a. Kualitas mesin harus baik

b. Mengurangi biaya dalam pekerjaan

c. Mempercepat selesainya pekerjaan

d. Mengurangi resiko adanya kecelakaan kerja

e. Mempermudah pekerjaan

21. Sarana kantor terdiri dari, kecuali...

a. Hiasan kantor

b. Perabot kantor

c. Mesin kantor

d. Pernik kantor

e. Perlengkapan kantor

22. Keuntungan penggunaan mesin kantor antara lain, kecuali...

a. Memudahkan pengawasan

b. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi

Sumber: indonetwork.co.id

c. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah

dilaksanakan

d. Praktis

e. Mengehemat waktu kerja.

23. Efek dari warna hijau sebagai warna pada dinding kantor

adalah...

a. Menimbulkan perasaan dingin, steril, dan kaku

b. Memberikan kesan lembut, menenangkan, mengesankan

anak muda.

c. Membangitkan energi, suasana hati (mood), dan vitalitas

d. Menyeimbangkan emosi, ruangan terasa segar, sejuk, dan

tenang

e. menimbulkan perasaan semangat dan penuh emosi.

24. Macam-macam tata ruang kantor sebagai berikut, kecuali...

a. Terbuka

b. Tertutup

c. Semi terbuka

d. Berbaris

e. Campuran

25. Jelas-jelas tidak membedakan antara administrasi dan

manajemen. Apa yang dimaksud administrasi, termasuk dalam

arti manajemen, termasuk pendapat dari .....

a. M.F. Dimock

b. William H. Newman

c. George R. Terry

d. Arthur granger

e. W.H Evans

B. Esai

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas, dan benar!

1. Jelaskan pengertian administrasi menurut KBBI!

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

2. Jelaskan pengertian dari kantor!

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

3. Ada delapan unsur administrasi, apa yang dimaksud dengan:

a. Pengorganisasian

b. Manajemen

c. Tata hubungan

d. Kepegawaian

e. Keuangan

f. Perbekalan

g. Tata usaha

h. Perwakilan

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

4. Sebutkan dan jelaskan lima fungsi administrasi menurut Quible!

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

5. Sebutkan yang termasuk hiasan kantor!

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

6. Sebutkan fungsi-fungsi kantor!

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

7. Sebutkan dan jelaskan pengertian manajemen kantor menurut

para ahli!

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

8. Sebutkan dan jelaskan apa saja kegiatan kantor dalam ruang

lingkup administrasi perkantoran!

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

9. Sebutkan peralatan kantor dalam sarana dan fasilitas

perkantoran!

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

10. Apa yang dimaksud dengan interior!

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

MULAILAH DENGAN MEMBACA DAN

AKHIRILAH DENGAN

BERBUAT

Kunci Jawaban

Soal pilihan Ganda

1. D 11. E 21. D

2. A 12. C 22. A

3. D 13. D 23. D

4. A 14. B 24. D

5. D 15. B 25. B

6. E 16. C

7. B 17. A

8. A 18. C

9. A 19. B

10. D 20. A

Soal Uraian

1. Menurut KBBI, administrasi adalah usaha dan kegiatan meliputi

penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan

pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan

penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha.

2. kantor merupakan wadah atau tempat untuk sekelompok orang yang

melakukan kegiatan tata usaha. Adapun tujuan dari kantor yaitu

memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.

3. a. Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun

suatu kerangkan organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi

setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah

ditentukan.

b. Manajemen

Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan

karyawan-karyawan dan mengerakkan segenap fasilitas kerja agar

tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

c. Tata hubungan

Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan

warta dari saru pihak ke pihak lain dalam usaha kerja sama.

d. Kepegawaian

Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan

mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

e. Keuangan

Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-

segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

f. Perbekalan

Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan,

mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sanpai

menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan

dalan usaha kerja sama.

g. Tata usaha

Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun,

mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan

keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

h. Perwakilan

Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan

hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari

masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

4. Lima fungsi menurut Quible (2001), yaitu:

1. Fungsi rutin

Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal

mencakup pengarsipan dan penggandaan.

2. Fungsi teknis

Fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan

ketrampilan perkantoran yang memadai.

3. Fungsi analisis

Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan

kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat

keputusan pembelian.

4. Fungsi interpersonal

Fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis

sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang

berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim.

5. Fungsi manajerial

Fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan,

pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian.

6. Fungsi-fungsi kantor:

1. Menerima informasi.

2. Merekam informasi.

3. Mengatur informasi.

4. Memberi informasi.

5. Melindungi aset/harta.

7. Pengertian manajemen kantor yang dikemukakan oleh beberapa ahli,

yaitu sebagai berikut:

1. William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”,

manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap

kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing,

pergudangan, dan penjualan.

2. George R. Terry

Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor

adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan

pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk

mencapai tujuan.

3. Arthur Granger

Dalam buku “National Office Management Association Report”,

manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan

pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4. William Leffingwell dan Edwin Robinson

Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kantor

sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu

manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor

secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.

5. W. H Evans

Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi

perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan

pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses

pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi.

8. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran meliputi:

1. Kegiatan Kantor.

a. Perencanaan Perkantoran (office planning).

1) Perencanaan gedung

2) Tata ruang kantor

3) Penerangan/cahaya

4) Ventilasi

5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7) Anggaran (budgeting) perkantoran

8) Standar kualitas kerja

9) Sistem informasi dan telekomunikasi

b. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing).

1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam

organisasi/perusahaan.

2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan

ataupun bawahan.

3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai

dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam

melakukan pekerjaan.

c. Pengarahan Perkantoran (office actuating).

1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan

pengawasan terhadap bawahan.

2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi

terhadap bawahan.

3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan

masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam

pekerjaan.

4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi.

5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan

karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan

dapat berjalan lancar.

6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji

kepada karyawan.

d. Pengawasan Perkantoran (office controlling).

1. Penggunaan peralatan dan perabot kantor.

2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.

3. Kualitas pekerjaan kantor.

4. Pelayanan kantor.

5. Waktu.

6. Biaya perkantoran

9. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran.

1. Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll.

2. Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer,

penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

10. Interior

Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang

pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi,

plafon, jendela, dan hiasan kantor.

Soal pilihan ganda

Banyak soal = 25

Satu soal bernilai= 4, benar x4, salah = 0

Soal uraian

Banyak soal = 10

Satu soal bernilai = 10, benar x10,salah= 0

Penilaian

DAFTAR PUSTAKA

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1990. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka.

Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

.