pendahuluan latar belakang -...

1

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Proses pada suatu pekerjaan harus dirancang dan dikembangkan, kesalahan

prosedur dapat terjadi, bila suatu pekerjaan tidak dirancang dengan baik, dapat

menimbulkan kesalahan atau kekeliruan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap

yang bersifat standar, sehingga siapa saja, kapan saja dan dimana saja dilakukan

langkah-langkahnya tidak berubah. Langkah-langkah kerja yang teratur ini disebut

Standard Operating Procedures (SOP).

Standard Operating Procedure memiliki peran penting dalam sebuah

organisasi, dengan adanya Standard Operating Procedure pekerjaan dapat

disederhanakan supaya langsung berfokus pada intinya, tetapi cepat dan tepat.

Dengan adanya Standard Operating Procedure, keuntungan mudah diraih,

pemborosan dapat diminimalisasi, dan kebocoran keuangan bisa dicegah. (Ekotama,

2010:20)

Dana Pensiun Gereja-gereja Kristen Jawa (DP GKJ) berdiri pada tanggal 1

Agustus 1975 sebagai bentuk kelanjutan dari Yayasan Dana Pensiun Gereja-gereja

Kristen Jawa (YDP-GKJ). Dengan diterbitkannya Undang-Undang Dana Pensiun

nomor 11 tahun 1992, maka bentuk badan hukum Yayasan Dana Pensiun GKJ

diubah menjadi Dana Pensiun GKJ. Melalui proses penyesuaian selama dua tahun

dari tahun 1992 sampai tahun 1994 Dana Pensiun GKJ disahkan tanggal 28 Juni

1994. Dana Pensiun GKJ adalah salah satu Lembaga Keuangan non Bank. Dana

Pensiun GKJ merupakan DPPK (Dana Pensiun Pemberi Kerja) yang didirikan oleh

Sinode Gereja-gereja Kristen Jawa (Sinode GKJ) yang bertindak sebagai pemberi

kerja. Dana Pensiun GKJ merupakan lembaga yang bergerak dalam bidang usaha

jasa pelayanan, yaitu dengan membantu para anggotanya mengurus dan mengelola

premi dan melakukan pembayaran manfaat pensiun kepada para anggotanya.

Karakteristik DP GKJ yaitu menerima iuran pensiun, lalu mengelola iuran

pensiun tersebut dalam bentuk investasi yang nantinya akan dibayarkan dalam

bentuk manfaat pensiun kepada peserta. Aktivitas tersebut berhubungan dengan

2

pengelolaan uang. Sehingga sangat penting bagi DP GKJ untuk memiliki sistem

keuangan yang baik, standar, konsisten dan sistematis.

Sejauh ini belum ada suatu prosedur standar yang mengatur mengenai

aktivitas keuangan di Dana Pensiun GKJ Salatiga. Padahal aktivitas keuangan

merupakan aktivitas utamadi Dana Pensiun GKJ. Apabila tidak ada aturan standar

dalam aktivitas keuangantentu dapat menimbulkan salah persepsi antar karyawan,

tidak dapat mengevaluasi pekerjaan, apakah pekerjaan sudah berjalan secara efektif

atau belum. Selain itu prosedur standar juga bertujuan agar setiap karyawan memiliki

pembagian tugas yang jelas dan tidak ada rangkap tugas maupun saling lempar

tanggung jawab. Dengan semakin berkembangnya aktivitas di Dana Pensiun GKJ,

dan adanya peraturan dari Departemen Keuangan Republik Indonesia Badan

Pengawas Pasar Modal Dan Lembaga Keuangan Nomor KEP-136/BL/2006 tentang

Pedoman Tata Kelola Dana Pensiun, maka diperlukan Standard Operating

Procedure untuk mendukung aktivitas di Dana Pensiun GKJ.

Standard Operating Procedure merupakan modal yang penting bagi

organisasi untuk mengendalikan kegiatan dalam koridor yang efektif, efisien,

konsisten, standar dan sistematis serta dalam pengambilan keputusan. Semakin besar

organisasi, semakin besar tuntutan untuk memiliki perangkat kontrol yang memadai.

Semua itu bisa terwujud pada Sistem Keuangan di Dana Pensiun GKJ Salatiga

apabila Dana Pensiun GKJ Salatiga memiliki panduan yang jelas dalam

melaksanakan aktivitas keuangan dan investasinya. Menyusun pedoman Standard

Operating Procedure (SOP) yang baik pada dasarnya menunjukkan bahwa

organisasi mempunyai kemauan memperbaiki langkah-langkah kegiatan dan

memperbaharuinya sesuai dengan perkembangan yang ada.

Masalah Penelitian

Aktivitas utama di Dana Pensiun GKJ berkaitan dengan sistem keuangan,

seperti penerimaan iuran pensiun, pembayaran manfaat pensiun, penempatan dan

pelepasan dana investasi. Bahkan aktivitas keuangan di Dana Pensiun GKJ hampir

mencakup semua aktivitas yang ada. Belum adanya Standard Operating Proceduredi

3

Dana Pensiun GKJ, mengakibatkan Dana Pensiun GKJ tidak memiliki pedoman

dalam pengambilan keputusanterutama dalam menjalankan aktivitas rutinnya.

Sehingga sulit mengevaluasi apabila terjadi kesalahan atau kekeliruan. Misalnya saja

dalam pembayaran biaya operasional kantor, siapakah yang seharusnya melakukan

pembayaran, apakah boleh setiap bagian melakukan pembayaran. Jika tidak ada SOP

tentu saja sulit untuk menetapkan hal-hal seperti ini. Sekarang ini para karyawan

yang ada sudah terbilang lama bekerja di Dana Pensiun GKJ , sehingga mereka

sudah terbiasa dengan alur pekerjaan yang ada. Tetapiapabila nantinya terjadi rotasi

karyawan atau pergantian karyawan, hal ini dapat menimbulkan masalah bagi

karyawan baru apabila tidak ada pedoman Standard Operating Procedure, karena

karyawan baru tersebut masih belum mengetahui apa yang menjadi

tanggungjawabnya, bagaimana alur pekerjaan yang ada sehingga fungsi mereka tidak

dapat berjalan dengan maksimal serta aktivitas-aktivitas di Dana Pensiun GKJ

menjadi kurang efektif. Serta memungkinkan adanya rangkap tugas antara satu

bagian dengan bagian yang lain,misalnya saja dalam pembuatan kwitansi yang

seharusnya dikerjakan oleh kasir terkadang dikerjakan oleh bagian administrasi, lalu

dalam urusan pendataan peserta yang seharusnya dilakukan oleh bagian administrasi

terkadang masih dilakukan oleh kepala kantor. Karena tidak terdapat aturan baku

sehingga memungkinkan para karyawan untuk bertukar-tukar tugas.

Persoalan Penelitian

1. Bagaimana sistem keuangan Dana Pensiun GKJ?

2. Bagaimana struktur organisasi, job description, pedoman pengendalian

internal, kebijakan-kebijakan operasional dan administratif, pedoman

operasional, pedoman administratif, formulir atau dokumen yang

digunakan, laporan-laporan yang dihasilkan, untuk Bagian Kasir, Bagian

Administrasi, dan Bagian Pembukuan di Dana Pensiun GKJ?

Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk membuat desain Standard Operating

Procedure pada Sistem Keuangan di Dana Pensiun GKJ sehingga Dana Pensiun GKJ

4

memiliki pedoman operasional yang dapat digunakan untuk pelaksanaan kegiatan

sehingga kegiatan yang dilakukan oleh anggota-anggota organisasi berjalan efektif,

terstandarisasi, dan sistematis. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi

masukan untuk memperbaiki Sistem Keuangan DP GKJ supaya DP GKJ memiliki

sistem yang lebih efektif dan efisien.

Telaah Teoritis

Standard Operating Procedure

Menurut Tambunan (2008:79-80) Standard Operating Procedure adalah pedoman

yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi

yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta

penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu

organisasi yang adalah anggota-anggota organisasi, dapat berjalan secara efektif dan

efisien, konsisten, standar dan sistematis.

Unsur-unsur Standard Operating Procedure (Tambunan, 2008:120-143) adalah :

1. Tujuan, untuk kepentingan apa Standard Operating Procedure ini dibuat.

2. Kebijakan, sebagai pedoman dan rujukan yang harus ditaati dalam

pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

3. Petunjuk Operasional, untuk mengarahkan pengguna dalam memahami

berbagai bentuk tampilan dan simbol-simbol yang digunakan dalam prosedur

yang bersangkutan.

4. Pihak Terlibat, pihak atau unit atau fungsi-fungsi yang terlibat dalam

prosedur yang bersangkutan.

5. Formulir, bentuk standar dari dokumen-dokumen kosong atau lazim juga

disebut blanko atau dokumen, yang digunakan dalam menjalankan prosedur

tertentu dalam Standard Operating Procedure sebagai media yang

menghubungkan keputusan dan pelaksanaan kegiatan di antara pihak-pihak

terlibat.

5

6. Masukan, seperti pengisian formulir, blanko, atau dokumen.

7. Proses, data dan informasi yang terdapat di dalam masukan diubah menjadi

informasi yang dibutuhkan organisasi untuk mengambil keputusan dan

melaksanakan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan dan target-target

yang ditetapkan, baik untuk jangka pendek maupun untuk jangka panjang.

8. Laporan, hasil pengolahan yang memiliki makna tertentu dan dapat

dimanfaatkan sebagai sumber pengambilan keputusan di dalam organisasi.

9. Validasi, untuk memastikan bahwa semua keputusan yang diambil dan

kegiatan yang dilakukan telah absah atau valid.

10. Kontrol, tindakan yang dilakukan untuk menjaga agar setiap keputusan dan

tindakan dalam organisasi berjalan sesuai standar dan aturan yang sudah

ditetapkan.

Manfaat Standard Operating Procedure (SOP)

Manfaat Standard Operating Procedure (Tambunan, 2008:96-104) adalah :

1. Menjadi pedoman kebijakan yang menjadi dasar dari semua kegiatan-

kegiatan organisasi, operasional, dan administratif. Dengan adanya Standard

Operating Procedure, diharapkan untuk membuat kebijakan-kebijakan

organisasi menjadi lebih layak terap dan mencapai manfaat yang optimal.

2. Menjadi pedoman pelaksanaan kegiatan organisasi, baik operasional maupun

administratif. Dengan adanya Standard Operating Procedure, organisasi

diharapkan mampu berperan mengurangi pengulangan kerja yang tidak perlu.

3. Menjadi pedoman validasi langkah-langkah kegiatan dalam organisasi.

Dengan adanya Standard Operating Procedure, diharapkan mampu membuat

birokrasi kegiatannya menjadi lebih jelas dan tidak berbelit-belit.

4. Menjadi pedoman penggunaan formulir, blanko, dan laporan-laporan yang

terkait dengan kegiatan-kegiatan dalam organisasi. Dengan adanya Standard

Operating Procedure, diharapkan organisasi mampu mengadminiastrasikan

kegiatannya secara baik.

6

5. Menjadi pedoman penilaian efektifitas kegiatan organisasi. Denngan adanya

Standard Operating Procedure, diharapkan organisasi memiliki ukuran-

ukuran kinerja yang lebih baik.

6. Menjadi pedoman pengintegrasian kegiatan-kegiatan dalam organisasi, yaitu

dalam konteks mencapai tujuan organisasi. Dengan adanya Standard

Operating Procedure, organisasi diharapkan memiliki rangkaian alur kerja

yang terpadu satu sama lain.

Metode-metode Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP)

Metode penyusunan Standard Operating Procedure (Tambunan, 2008:259-267)

adalah :

1. Penyusunan Baru

Penyusunan baru adalah pilihan metode yang diterapkan untuk membuat

Standard Operating Procedure yang baru, yang sebelumnya belum ada pada

organisasi. Yang dimaksud belum ada, dapat berupa dua kondisi yaitu :

a. Standard Operating Procedure memang benar- benar belum ada di

dalam organisasi, dalam arti baru dijalankan setelah Standard

Operating Procedure bersangkutan selesai dibuat.

Untuk kondisi ini, biasanya terjadi di organisasi yang baru

sama sekali, atau yang baru saja menambah cakupan operasional, atau

bisa juga mengubah cakupan operasionalnya secara drastis yang sama

sekali berbeda dengan sebelumnya. Ketika belum ada manual atau

pedoman yang dapat digunakan sebagai dasar untuk melakukan

kegiatan, biasanya organisasi atau perusahaan akan meniru apa yang

biasanya dilakukan oleh organisasi atau perusahaan lain yang sejenis

atau ”dianggap sejenis” yang sudah menjalankan pola operasional

yang sama. Bahkan beberapa organisasi, menggunakan buku manual

atau buku pedoman Standard Operating Procedure yang dimiliki oleh

7

organisasi lainnya dengan cara menggandakan saja tanpa mengubah

atau menyesuaikannya sedikitpun.

Dan apabila ternyata Standard Operating Procedure yang

ditiru dari organisasi lain tidak cocok atau tidak efektif , maka

organisasi harus segera menyusun Standard Operating Procedure

sesuai kebutuhan organisasinya. Dalam kondisi inilah dilaksanakan

penyusunan prosedur operasional yang baru sekaligus dituangkan ke

dalam buku pedoman Standard Operating Procedure yang baru.

b. Standard Operating Procedure, secara praktek ada atau sudah

ditetapkan di dalam organisasi tetapi belum ada Standard Operating

Procedure tertulis yang disajikan secara sistematis dalam bentuk

pedoman Standard Operating Procedure, sehingga di dalam praktek

penerapannya sering berbeda-beda, baik dilakukan oleh unit-unit atau

anggota-anggota organisasi, atau malah bisa terjadi unit atau anggota

yang sama melakukan langkah berbeda saat dilakukan dalam

kesempatan berbeda.

Untuk kondisi ini, sangat mirip dengan kondisi dimana

organisasi dapat menggunakan prosedur operasional dari organisasi

lainnya, yaitu secara praktek prosedur sudah ada dan cocok, meskipun

konsistensinya rendah karena belum dibuatnya pedoman baku. Karena

itu yang perlu dilakukan adalah segera menyusun buku pedoman

Standard Operating Procedure, agar menjadi formal dan standar.

Perlu dipahami bahwa yang dimaksud dengan penyusunan baru dalam

penjelasan ini adalah penyusunan buku pedoman Standard Operating

Procedure yang baru, terlepas dari apakah prosedur-prosedur

operasional standarnya secara praktek sudah jalan atau belum, serta

juga terlepas dari apakah prosedur operasional standar dimaksud

meniru atau berasal dari praktek organisasi lainnya atau yang

8

dilakukan sendiri oleh organisasi, tetapi belum disusun dalam bentuk

buku manual atau buku pedoman.

2. Pengembangan Sebagian

Pengembangan atau dapat disebut juga perbaikan sebagian adalah metode

yang diterapkan untuk memperbaiki manual atau pedoman Standard

Operating Procedure yang sudah ada. Metode ini hanya diterapkan untuk

Standard Operating Procedure yang sudah dijalankan dalam sebuah

organisasi. Jadi yang dilakukan dalam metode ini bukan menambah Standard

Operating Procedure yang baru tapi memperbaiki salah satu atau lebih

Standard Operating Procedure yang telah ada dalam buku pedoman

Standard Operating Procedure.

3. Pengembangan Keseluruhan

Pengembangan atau dapat disebut perbaikan keseluruhan adalah metode yang

diterapkan untuk memperbaiki manual atau pedoman Standard Operating

Procedure yang sudah ada. Metode ini hanya diterapkan untuk prosedur-

prosedur operasional yang sudah dilaksanakan.

4. Pengembangan Berkala

Pengembangan atau perbaikan secara berkala adalah metode yang diterapkan

untuk memperbaiki manual atau pedoman Standard Operating Procedure

yang sudah ada, seperti pengembangan sebagian dan pengembangan

keseluruhan. Tetapi pada pengembangan berkala yang lebih ditekankan

adalah rutinitas kegiatan pengembangan dan pemeliharaan Standard

Operating Procedure, yang sifatnya sudah terjadwal (scheduled). Cakupan

pengembangan berkala bisa dilakukan secara sebagian maupun secara

keseluruhan, tergantung pada kondisi saat pengembangan berkala dilakukan.

9

Teknik-teknik penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) (Tambunan,

2011:180-198)

Dalam menyusun Standard Operating Procedure harus memahami teknik-teknik,

ada tiga dasar untuk menyusun Standard Operating Procedure yaitu :

1. Teknik Naratif

Teknik ini menggunakan kekuatan kata dan kalimat dalam menyusun

Standard Operating Procedure untuk menjelaskan langkah-langkah kegiatan

di dalam organisasi, baik terkait dengan kegiatan operasional maupun

administrasi. Teknik naratif ini semakin baik cara penyampaian, semakin baik

pula potensi kemudahan pemahaman oleh pelaksana prosedur. Prinsip-prinsip

tentang keseragaman dan konsistensi dalam penggunaan istilah menjadi

sangat penting agar tidak ada perbedaan persepsi di antara para pembaca dan

pelaksana prosedur. Narasi prosedur yang efektif adalah yang segera dapat

dipahami oleh orang yang membacanya dan ketika dibaca oleh orang lain

memberikan pemahaman yang sama. Kegagalan menyajikan narasi yang

efektif akan menyebabkan Standard Operating Procedure dengan teknik ini

diabaikan pengguna atau kalau dipraktekkan selalu menjadi perdebatan

karena perbedaan pemahaman.

Kegunaan penerapan terbaik teknik naratif dalam penyusunan Standard

Operating Procedure adalah :

Untuk menjelaskan kebijakan-kebijakan atau penjelasan yang bersifat

peraturan.

Untuk prosedur yang memiliki cakupan langkah-langkah yang

sederhana.

Untuk prosedur dengan Pihak Terlibat yang tidak banyak.

Untuk prosedur dengan cakupan formulir, blanko, dokumen dan

laporan-laporan yang tidak banyak variasinya.

10

2. Teknik Bagan Arus (flowchart)

Teknik bagan arus ini adalah teknik spesifik yang sangat dikenal dalam

pengembangan sistem informasi dan penyusunan prosedur operasional

standar. Teknik bagan arus menggunakan simbol-simbol khas yang memiliki

makna atau merepresentasikan makna yang berbeda satu dengan yang

lainnya. Teknik bagan arus adalah teknik yang sangat spesifik yang banyak

digunakan dalam pengembangan Standard Operating Procedure. Teknik

bagan arus sangat jelas cirinya dibandingkan teknik naratif, karena

menggunakan banyak gambar berupa simbol dan kolom-kolom. Pembuatan

kolom-kolom dalam bagan arus tergantung pada teknik bagan arus yang

digunakan. Dalam praktek, ada beberapa teknik bagan arus yang dikenal,

yaitu :

Teknik Bagan Arus. Merupakan teknik bagan arus yang

menggunakan simbol-simbol dalam bagan atau diagram tertentu yang

menggambarkan arus data, informasi dan urutan-urutan operasi suatu

sistem. Teknik ini paling tepat digunakan oleh auditor, analisis sistem,

perancang sistem, dan juga pemrogaman aplikasi.

Bagan Arus Analitis. Merupakan teknik bagan arus yang

menggunakan simbol-simbol di dalam bagan atau diagram tertentu

yang menggambarkan aliran dokumen dan proses yang terjadi di

antara entitas atau unit yang berbeda-beda dalam organisasi.

Teknik Bagan Arus Dokumen. Adalah teknik bagan arus yang

hanya menggambarkan aliran dokumen di dalam sistem sehingga

simbol yang digunakan adalah simbol dokumen saja.

Teknik Bagan Arus Distribusi Dokumen. Agak berbeda dengan

teknik bagan arus dokumen, dalam teknik ini yang ditekankan adalah

distribusi dokumen-dokumen yang memiliki banyak kopi atau

rangkapan. Teknik ini dapat digunakan sebagai pendukung teknik

bagan arus dokumen.

11

Teknik Bagan IPO (Input Process Output). Ini adalah teknik bagan

arus yang menekankan kepada penjelasan suatu proses, yang

menunjukkan masukan dan keluaran sistem.

Teknik Bagan HIPO (Hierarchical Input Process Output). Teknik

bagan arus ini adalah kumpulan teknik IPO, yang menggambarkan

tidak hanya satu proses, tapi lebih dari satu proses. Di dalam suatu

organisasi, pada dasarnya sedikit sekali proses yang berdiri sendiri,

dan oleh karena itu bagan HIPO ini membantu menunjukkan

hubungan dan rangkaian dari berbagai proses. Seperti yang telah

dijelaskan, rangkaian proses dalam organisasi bekerja sebagai suatu

satu sistem yang harmonis.

Teknik DFD (Data Flow Diagram).Teknik bagan arus ini sangat

khas, baik penggunaan simbol atau alirannya dan digunakan oleh para

analisis sistem dan perancang sistem.

Teknik Bagan Arus Program. Teknik ini merupakan pendukung

teknik DFD, yang menggambarkan fungsi-fungsi pemrosesan dalam

sistem.

Teknik Bagan Arus Blok. Ini adalah teknik bagan arus yang sama

dengan teknik bagan arus program, dengan pemisahan menurut

masing-masing fungsi pemrosesan.

Teknik Bagan Arus Sistem. Teknik ini merupakan cara

penggambaran yang khas, dengan grafis atau piktoralm untuk

menujukkan keseluruhan alur kerja yang meliputi aliran-aliran

dokumen dan operasi atau pemrosesan di dalam sistem aplikasi.

Dalam teknik bagan arus, dikenal berbagai kelompok simbol, sesuai

kegunaannya, dimana setiap simbolnya mewakili makna kegiatan atau peran

tertentu. Pemanfaatan simbol-simbol secara efektif sesuai langkah prosedur

yang diwakili, akan menentukan efektifitas bagan arus. Kelompok simbol ini

terdiri atas:

12

Simbol bagan arus dasar (basic flowchart symbols)

Simbol penyimpanan untuk penyimpanan (storage flowchart symbols)

Simbol bagan arus penghubung kegiatan-kegiatan (activity connector

flowchart symbols)

Simbol bagan arus kegiatan rinci di dalam proses (detail activity in

process flowchart symbols)

Simbol bagan arus alur atau garis penghubung (flowlines flowchart

symbols)

Simbol bagan arus untuk menunjukkan perangkat keras yang

digunakan di dalam sistem dan prosedur (computer hardware

symbols)

Kegunaan penerapan terbaik bagan arus dalam penyusunan Standard

Operating Procedure adalah:

Untuk Standard Operating Procedure yang mencakup langkah-

langkah yang banyak.

Untuk Standard Operating Procedure yang mencakup langkah-

langkah yang kompleks dalam variasi yang banyak.

Untuk Standard Operating Procedure yang melibatkan banyak

departemen, bagian atau unit dalam organisasi.

Untuk Standard Operating Procedure yang mempunyai kaitan

proses dengan prosedur-prosedur lain di dalam organisasi.

Untuk Standard Operating Procedure yang mencakup banyak

kopi atau rangkapan dokumen, formulir, blanko, dan laporan yang

didistribusikan untuk banyak pihak di dalam maupun di luar

organisasi.

3. Teknik Tabular

Teknik tabular menggunakan bentuk tabel untuk membuat Standard

Operating Procedure tertentu. Teknik ini sangat spesifik karena tidak semua

Standard Operating Procedure dapat disajikan dalam bentuk tabel. Teknik

13

ini pada umumnya efektif untuk Standard Operating Procedure sebagai

berikut :

Kegiatan yang bersifat analisis

Kegiatan yang sangat standar

Kegiatan yang berupa penjadualan

Teknik ini dalam beberapa kondisi tidak dapat berdiri sendiri, karena

digunakan sebagai alat bantu untuk teknik penyajian lain. Teknik tabular ini

juga lazim digunakan untuk Standard Operating Procedure jurnal standar

dalam kegiatan akuntansi perusahaan.

4. Teknik Campuran (Gabungan)

Teknik ini merupakan gabungan dari ketiga teknik yang telah dijelaskan

di atas yaitu teknik naratif, teknik bagan arus dan teknik tabular. Dalam

prakteknya, gabungan atau kombinasi ketiga teknik ini memang banyak

digunakan, terutama dengan tujuan menyajikan SOP yang dapat dipahami

oleh semua yang terlibat dan juga berkepentingan. Masing-masing teknik

memiliki keunggulan dan kelemahan yang dapat saling menutupi ketika

diterapkan bersama-sama.

Penggunaan campuran teknik naratif, teknik bagan arus, serta teknik

tabular dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:

Digunakan bersamaan untuk semua Standard Operating

Procedure yang ada di dalam pedoman Standard Operating

Procedure. Dengan cara ini, maka setiap prosedur mencakup

teknik naratif dan teknik bagan arus dan tambahan teknik tabular

sesuai dengan kebutuhan.

Digunakan sesuai kebutuhan setiap Standard Operating

Procedure. Bila menggunakan cara campuran ini, maka akan ada

prosedur yang hanya menggunakan teknik naratif, ada yang hanya

menggunakan teknik bagan arus, dan ada yang menggunakan

gabungan dari keduanya. Tabulasi digunakan sebagai pendukung

14

kelengkapan informasi untuk meningkatkan efektifitas Standard

Operating Procedure.

Dalam hal ini, teknik tabular memang bukan merupakan subtitusi atau

pengganti salah satu teknik naratif atau bagan arus melainkan sebagai

pendukung.

Bagian-bagian Standard Operating Procedure (SOP) (Tambunan, 2008:297-334)

Bagian-bagian penyajian Standard Operating Procedure adalah :

Headings (Kepala Judul)

Headings atau Kepala Judul merupakan format tampilan standar yang

ditetapkan oleh organisasi sebagai wadah atau tempat informasi yang penting

bagi suatu Standard Operating Procedure. Headings ini terletak di bagian

atas setiap halaman prosedur, yang menjadi tempat bagi informasi tentang isi

halaman prosedur yang bersangkutan. Menurut Tambunan ada tiga kelompok

bentuk Headings, yaitu :

1. Simple Headings

Dalam Headings sederhana ini hanya ditampilkan tiga jenis informasi

saja, yaitu :

Logo Organisasi

Nama Organisasi

Nama Prosedur

2. Controllable Headings

Dalam Headings yang informatif tentang masalah penerbitan dan revisi

ini, ditampilkan lebih banyak informasi dibadingkan sebelumnya,

termasuk tanggal penerbitan dan revisi prosedur, yaitu secara lengkap

mencakup :

Logo Organisasi

Nama Organisasi

Nama Prosedur

Tanggal Penerbitan

15

Revisi yang Ke…

Informasi tentang “Revisi yang Ke…” ini menunjukkan apakah prosedur

yang bersangkutan telah mengalami revisi atau belum, dan sudah berapa

kali. Informasi ini sangat bermanfaat untuk mendukung evaluasi dan

kontrol terhadapprosedur tersebut. Informasi tanggal penerbitan adalah

tanggal awal masa berlaku prosedur yang bersangkutan.

3. Accountable Headings

Dalam Headings ini, penekanan informasi banyak terletak pada masalah

penanggungjawab dari prosedur. Informasi yang tampil dalam Headings

tidak hanya tanggal terbit, tetapi lebih banyak tetang siapa atau pihak

mana (Unit, Departemen, atau Bagian) yang melaksanakan prosedur dan

juga siapa yang menyusun dan menyetujui penulisan dan penerbitan

prosedur tersebut. Informasi yang terdapat dalam Headings ini adalah:

Logo Organisasi

Nama Organisasi

Nama Prosedur

Pengguna Prosedur

Tanggal Penerbitan

Penyusun Prosedur

Penyetuju Prosedur

Penjelasan Terkait Isi Prosedur

Penjelasan yang terkait isi prosedur ada sembilan butir. Pilihan butir-butir

penjelasan prosedur harus sesuai dengan kondisi dan kebutuhan organisasi.

Sembilan butir standar penjelasan terkait isi prosedur adalah :

1. Tujuan Prosedur

Pernyataan tujuan dari Standard Operating Procedure merupakan

hal yang sangat penting. Tujuan prosedur berbeda dengantujuan

buku pedoman, karena adanya lingkup dan cakupan. Tujuan buku

16

pedoman lebih umum, tujuan Standard Operating Procedure lebih

spesifik, sesuai masing-masing prosedur.

2. Penjelasan Singkat tentang Prosedur

Bagian ini disajikan untuk menjelaskan isi Standard Operating

Procedure, agar para pembaca dan pelaksana prosedur dapat

memahami dengan baik, sebelum melaksanakannya dengan

efektif.

3. Peraturan dan Kebijakan Terkait Prosedur

Bagian ini menunjukkan semua peraturan dan kebijakan yang

berasal dari internal organisasi yang terkait dan mempengaruhi

jalannya prosedur. Tidak hanya yang bersifat spesifikasi teknis

prosedur tertentu, tetapi juga peraturan dan kebijakan yang

berlaku umum dalam organisasi.

4. Teknik yang Digunakan

Dalam bagian ini, yang disajikan adalah teknik yang digunakan

dalam penyusunan Standard Operating Procedure. Jika

diperlukan dapat saja ditampilkan makna dari simbol-simbol yang

digunakan dalam Standard Operating Procedure. Tetapi, jika

makna simbol-simbol yang digunakan telah disajikan di awal

buku pedoman Standard Operating Procedure, tidak perlu lagi

melakukan ulang saji dalam setiap Standard Operating

Procedure.

5. Pihak Terlibat

Pihak-pihak terlibat adalah orang, bagian, departemen, divisi, atau

fungsi-fungsi lain yang ada di dalam organisasi. Dalam teknik

naratif, penjelasan dilakukan secara mengalir mengikuti arus data

dan informasi, tanpa harus membagi-bagi berdasarkan pihak-pihak

terlibat, seperti halnya pada teknik bagan arus. Dengan teknik

bagan arus, banyak organisasi yang merasa perlu untuk membuat

kolom tersendiri untuk pihak luar organisasi. Bisa juga dengan

17

cara tidak membuat kolom khusus untuk pihak luar, tetapi

memanfaatkan simbol yang dapat mewakili tindakan dengan tepat.

6. Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan

Dalam bagian ini, yang disajikan adalah daftar dan formulir,

blanko, dan/atau dokumen yang berbeda dengan Standard

Operating Procedure lainnya. Tetapi setiap formulir, blanko,

dan/atau dokumen dapat digunakan di lebih dari satu Standard

Operating Procedure. Alur formulir, blanko, dan/atau dokumen

inilah yang akan menentukan ke prosedur mana saja akan

mengalir. Sama dengan pada penyajian pihak teribat, maka daftar

formulir, blanko, dan/atau dokumen yang digunakan dalam suatu

Standard Operating Procedure harus disajikan lengkap,

sedangkan formatnya sendiri disajikan dalam bagian lampiran.

7. Laporan-laporan yang Dihasilkan

Laporan-laporan yang Dihasilkan ini fungsinya hampir sama

dengan formulir, blanko, dan/atau dokumen yang digunakan tetapi

untuk laporan-laporan yang dihasilkan suatu Standard Operating

Procedure. Perbedaannya adalah proses yang dilalui. Laporan

adalah hasil akhir dari proses atau subproses, sedangkan formulir,

blanko, dan/atau dokumen yang digunakan sebagai masukan.

8. Kaitan dengan Prosedur Lain

Hampir selalu setiap prosedur memiliki kaitan dengan prosedur

lainnya di dalam organisasi ataupun prosedur lain yang ada di luar

sistem organisasi. Bagian penjelasan ini adalah wadah yang

disediakan untuk menunjukkan hubungan antara suatu prosedur

dengan prosedur lainnya. Kaitan dengan prosedur lain ini penting

sekali disajikan, karena memberikan dua manfaat, yaitu pada saat

penyusunan membantu tim penyusun memahami posisi prosedur,

sedangkan pada saat penggunaan membantu para pengguna untuk

kerja berulang (reworks) atau birokrasi yang tidak perlu.

Hubungan prosedur tidak hanya terjadi dengan prosedur lain yang

18

ada di dalam organisasi, tetapi juga yang terdapat di luar

organisasi.

9. Lampiran-lampiran

Biasanya, bagian paling akhir dari penjelasan adalah tentang

lampiran-lampiran yang digunakan di dalam Standard Operating

Procedure yang bersangkutan. Dalam bagian ini, yang disajikan

adalah daftar lampiran-lampiran yang diperlukan untuk

memperjelas prosedur, sedangkan isi dan format lampiran

disajikan di bagian akhir prosedur. Lampiran dapat berupa

formulir, blanko, dokumen, laporan, dan kutipan peraturan yang

terkait harus disajikan yaitu jika dalam prosedur lain sebelumnya,

format-format yang bersangkutan telah disajikan atau apabila

berkaitan dengan peraturan dan kebijakan ekstern. Cara ini

dilakukan untuk meningkatkan efisiensi penyajian Standard

Operating Procedure.

Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur

Peraturan dan kebijakan-kebijakan ekstern (dari luar organisasi) yang

berkaitan dengan Standard Operating Procedure disajikan dalam bagian

terpisah (atau khusus) meskipun pada bagian lampiran sudah disajikan alasan

yang mendasari adalah karena tidak semua prosedur memiliki kaitan dengan

peraturan dan kebijakan-kebijakan dari luar organisasi. Peraturan dan

kebijakan-kebijakan ekstern yang disajikan adalah yang memiliki pengaruh

terhadap Standard Operating Procedure, yang apabila diabaikan akan

mengurangi efektifitas prosedur.

Isi Prosedur

Setelah selesai dengan bagian-bagian penjelasan yang diperlukan oleh

Standard Operating Procedure, selanjutnya adalah penyajian Standard

Operating Procedure sesuai dengan teknik yang digunakan. Apa yang

digambarkan dalam isi prosedur harus dapat dicerna dengan mudah oleh

19

pengguna dengan menggunakan teknik dan simbol yang benar. Efektifitas

suatu prosedur diukur berdasarkan kemanfaatannya dalam penerapan, serta

bagaimana prosedur yang bersangkutan ditangkap secara sama makna dan

maksudnya oleh setiap pembacanya.

Lampiran-lampiran

Lampiran-lampiran dalam Standard Operating Procedure lebih tepat

disajikan tersendiri dalam bagian akhir. Bagian ini menyajikan format nyata

formulir, blanko, dokumen, laporan dan juga kutipan-kutipan peraturan dan

kebijakan yang terkait dengan Standard Operating Procedure yang

bersangkutan.

METODE PENELITIAN

Objek penelitian

Objek penelitian yang akan diteliti adalah Dana Pensiun GKJ Salatiga yang

beralamat di Jalan Yos Sudarso Nomor 5 Salatiga.

Jenis data dan sumber data

Data primer berupa data dari hasil wawancara dengan staff di setiap bagian mengenai

alur kerja, kebijakan yang berlaku, dokumen yang digunakan dan laporan yang

dihasilkan. Sedangkan data sekunder berupa data tentang profil, job description,

peraturan dan kebijakan terkait prosedur, validasi, pihak-pihak yang terlibat,

dokumen-dokumen yang digunakan dan struktur organisasi dalam sistem keuangan

Dana Pensiun GKJ, serta laporan-laporan yang dihasilkan.

Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data dengan melakukan wawancara kepada staff mulai dari

kepala kantor, staff bagian kasir, bagian administrasi umum dan bagian akuntansi di

Dana Pensiun GKJ Salatiga yang bertujuan untuk mendapatkan informasi.

Mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan kelengkapan informasi.

20

Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif kualitatif, yaitu

analisis didasarkan pada interprestasi logis dari sifat dan hubungan antar fenomena

yang diteliti sehingga dapat memnerikan gambaran yang jelas atas suatu objek secara

sistematis, faktual. Deskriptif sendiri berarti menggambarkan denngan jelas situasi

yang ada. Sedangkan teknik yang digunakan dalam menyusun Standard Operating

Procedure di Dana Pensiun GKJ adalah teknik campuran yaitu menggabungkan

teknik naratif dengan teknik bagan arus (flowchart).Teknik naratif dipilih karena di

Dana Pensiun GKJ terdapat banyak kebijakan dan peraturan, dengan menggunakan

teknik naratif kebijakan dan peraturan tersebut dapat dijelaskan dengan baik

dibandingkan dengan menggunakan teknik yang lain. Sedangkan teknik bagan arus

(flowchart) dipilih supaya dalam menggambarkan langkah-langkah kerja yang ada di

Dana Pensiun secara rinci dan tepat.Langkah analisis terdiri dari:

1. Menganalisia kecukupan data dan informasi, apakah data yang diperoleh

sudah cukup menjadi dasar untuk menyusun Standard Operating Procedure

(SOP).

2. Menetapkan sistematika penyajian Standard Operating Procedure (SOP),

bagaimana sistematika yang paling tepat dan sesuai dengan ciri dan karakter

organisasi.

3. Menetapkan media penyajian Standard Operating Procedure (SOP).

4. Menyusun dan menyajikan Standard Operating Procedure (SOP).

ANALISIS DATA

Objek penelitian yang akan dibahas adalah Dana Pensiun GKJ Salatiga. Dana

Pensiun GKJ Salatiga didirikan pada tanggal 1 Agustus 1975 sebagai bentuk

kelanjutan dari Yayasan Dana Pensiun Gereja-gereja Kristen Jawa (YDP-GKJ).

Dana Pensiun merupakan salah satu lembaga DPPK (Dana Pensiun Pemberi Kerja)

yang didirikan oleh Sinode Gereja-gereja Kristen Jawa (Sinode GKJ) yang bertindak

sebagai pemberi kerja. Dana Pensiun GKJ merupakan lembaga yang bergerak dalam

bidang usaha jasa pelayanan, yaitu dengan membantu para anggotanya mengurus

21

dan mengelola premi dan melakukan pembayaran manfaat pensiun kepada para

anggotanya.

Sistem Keuangan Dana Pensiun GKJ Salatiga

Sistem keuangan Dana Pensiun GKJ Salatiga memiliki tiga bagian yaitu bagian

kasir, bagian administrasi, dan bagian pembukuan, dengan dikepalai oleh seorang

kepala kantor. Sistem keuangan di Dana Pensiun GKJ memiliki tiga prosedur yang

berkaitan dengan keuangan, yaitu prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran

kas, danprosedur investasi. Ketiga prosedur tersebut sudah mencakup aktivitas yang

ada di Dana Pensiun GKJ. Prosedur penerimaan kas berkaitan dengan semua

kegiatan penerimaan kas di Dana Pensiun GKJ, contohnya : Prosedur Penagihan

Iuran Pensiun, Prosedur Penerimaan Sewa Kos. Sedangkan prosedur pengeluaran kas

berkaitan dengan semua kegiatan pengeluaran kas di Dana Pensiun GKJ Salatiga,

contohnya : Prosedur pembuatan Surat Perintah Membayar Uang, Prosedur

Pembayaran Manfaat Pensiun, Prosedur Membayar Pajak. Prosedur investasi

berkaitan dengan penempatan maupun penarikan investasi.

Sistem keuangan Dana Pensiun GKJ masih belum memiliki SOP dan job description

dari tiap-tiap bagian masih saling tumpang tindih sehingga berpotensi terjadi

penggelapan dan penyelewengan. Serta sulit untuk mengevaluasi apabila terjadi

kesalahan.

22

Struktur organisasi yang terdapat di Dana Pensiun GKJ Salatiga :

Sinode GKJSebagai Pemilik

Sinode Gereja LainSebagai Mitra Pendiri

Deputat Sinode Gereja Sebagai Mitra Pendiri

Lembaga GKJYayasan GKJ

Sebagai Mitra

Dewan Pengawas DP GKJ

Pengurus DP GKJ

Kepala Kantor

Deputat Lain Sinode

Deputat Penatalayanan Sinode GKJ

Sebagai PendiriRapat Tahunan

Kasir

Bagian Pembukuan

Bagian Administrasi

Gambar 4.1

Struktur Organisasi Dana Pensiun GKJ

Job Description di Dana Pensiun GKJ Salatiga

Pengurus Dana pensiun GKJ berfungsi sebagai penyelenggara dan pengelola dana

pensiun dengan keputusan yang ditetapkan rapat tahunan serta kebijakan umum

pendiri.

Pengurus dana pensiun berkewajiban :

a. Mengelola Dana Pensiun GKJ dengan mengutamakan kepentingan anggota

dan pihak yang berhak atas manfaat pensiun.

23

b. Bertindak teliti, terampil, bijaksana, dan cermat dalam melaksanakan

tanggungjawabnya mengelola Dana Pensiun GKJ.

c. Mengelola kekayaan Dana Pensiun GKJ sesuai dengan arahan investasi yang

digariskan pendiri dengan berpedoman pada ketentuan investasi dan menteri

keuangan.

d. Menyampaikan secara berkala kepada menteri keuangan :

1. Laporan keuangan dan Laporan Investasi yang telah diaudit akuntan

publik

2. Laporan yang disusun oleh pengurus dan aktuaris sesuai dengan

ketentuan yang ditetapkan menteri.

3. Laporan aktuaria yang disusun sekurang-kurangnya tiga tahun sekali

atau setiap kali terjadi perubahan manfaat pensiun dan perubahan

penghasilan dasar yang mengakibatkan perubahan pendanaan.

e. Menyampaikan keterangan kepada anggota mengenai :

1. Neraca dan perhitungan hasil usaha menurut bentuk dan susunan dan

waktu yang ditetapkan menteri.

2. Hal-hal yang timbul dalam rangka kepesertaan dalam bentuk,

susunan, dan waktu yang ditetapkan menteri.

3. Setiap terjadi perubahan peraturan dana pensiun.

f. Merahasiakan keterangan pribadi yang menyangkut masing-masing anggota.

Dalam mengelola organisasi dan usaha Dana Pensiun GKJ, pengurus berwenang

untuk :

a. Melakukan tindakan yang diperlukan dalam rangka melaksanakan ketentuan

atau peraturan yang berlaku.

b. Menjalin kerjasama dengan pihak ketiga dalam hal pengelolaan administrasi

dan investasi dana pensiun dengan mengutamakan efisiensi dan efektivitas

kerja.

c. Mewakili Dana Pensiun GKJ secara langsung dan menurut hukum didalam

dan diluar pengadilan dalam setiap dan semua masalah dengan Dana Pensiun

GKJ.

24

d. Mengikat perjanjian dengan pihak lain dengan Dana Pensiun GKJ untuk

melakukan segala tindakan hukum berkenaan dengan kegiata usaha maupun

pemilikan dana pensiun.

e. Menilai danmengusulkan penerimaan, pengangkatan dan promosi karyawan

Dana Pensiun GKJ kepada deputat penatalayanan untuk ditindaklanjuti.

Struktur kepengurusan dan uraian tugas pengurus yayasan Dana Pensiun GKJ terdiri

dari Ketua Pengurus, Sekretaris Pengurus, Bendahara Pengurus, dan dua orang

anggota. Dalam melaksanakan tugas dan kewenangannya, ditetapkan uraian tugas

sebagai berikut :

A. KETUA PENGURUS

1. Tugas dan Wewenang :

a. Mewakili Dana Pensiun GKJ di luar dan di dalam pengadilan bersama

dengan salah seorang Pengurus lainnya yang terkait;

b. Mempersiapkan konsep-konsep pengembangan organisasi Dana Pensiun

GKJ;

c. Memimpin Rapat Pengurus Dana Pensiun GKJ;

d. Mengkoordinir pelaksanaan keputusan yang menyangkut kebijakan dan

operasional Dana Pensiun GKJ;

e. Menandatangani surat-surat keluar bersama dengan Sekretaris atau

Bendahara;

f. Menandatangani cek, giro bilyet dan surat berharga lainnya bersama

Bendahara;

g. Menunjuk salah seorang atau lebih Pengurus untuk melakukan tugas

tertentu;

h. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka

pelaksanaan tugas;

i. Memantau penerbitan Buletin Jembatan Dana Pensiun GKJ.

25

2. Hubungan tanggung jawab :

a. Ketua Pengurus bertanggung jawab kepada Badan Pelaksana Sinode GKJ

selaku Pendiri Dana Pensiun GKJ;

b. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif.

B. SEKRETARIS PENGURUS


a. Mewakili Dana Pensiun GKJ di luar dan dan di dalam pengadilan

bersama dengan Ketua;

b. Menyiapkan dan menandatangani surat-surat keluar bersama dengan

Ketua;

c. Mengelola administrasi surat-surat masuk dan keluar;

d. Mengadministrasikan data kepesertaan dan pemuktakhiran data secara

berkala;

e. Menghitung penerimaan iuran pensiun dan pembayaran manfaat pensiun;

f. Menyiapkan konsep-konsep yang berkaitan dengan kepesertaan;

g. Melakukan sosialisasi dan menetapkan tata cara penyampaian pendapat

dari peserta;

h. Membuat notula rapat Pengurus;

i. Mengkoordinasikan laporan-laporan;

j. Melaksanakan tugas tertentu yang diberikan Ketua;

k. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka

pelaksanaan tugas.


a. Sekretaris Pengurus bertanggung jawab kepada Ketua;


C. BENDAHARA PENGURUS


a. Mempersiapkan konsep pengembangan dana milik Dana Pensiun GKJ;

26

b. Memonitor dan menganalisis perkembangan pasar keuangan dan

indikator makro lainnya;

c. Membuat konsep Rencana Investasi untuk waktu yang akan datang;

d. Melaksanakan dan mengevaluasi realisasi Arahan Investasi;

e. Menandatangani surat-surat keluar yang berkaitan dengan keuangan dan

investasi bersama dengan Ketua;

f. Menandatangani cek, giro bilyet dan surat berharga lain bersama dengan

Ketua;

g. Mempersiapkan konsep rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Dana

Pensiun GKJ;

h. Membuat projected cash flow Dana Pensiun GKJ;

i. Mempersiapkan informasi dan data untuk Aktuaria;

j. Melaksanakan tugas tertentu yang diberikan Ketua;

k. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka

pelaksanaan tugas.


a. Bendahara Pengurus bertanggung jawab kepada Ketua;


D. ANGGOTA PENGURUS I


a. Mengelola penerbitan buletin Jembatan Dana Pensiun GKJ;

b. Mengkoordinir kegiatan-kegiatan kerohanian di lingkungan Dana Pensiun

GKJ;

c. Memimpin renungan dan doa pada rapat Pengurus;

d. Menjadi penghubung Pengurus dengan Badan Pelasana Sinode GKJ

selaku Pendiri Dana Pensiun GKJ;

e. Menyiapkan rekruitmen, penempatan, promosi, monitoring dan evaluasi

kinerja pegawai Dana Pensiun GKJ;

f. Melaksanakan tugas tertentu yang diberikan Ketua;

27

g. Mempergunakan fasilitas kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka

pelaksanaan tugas.


a. Anggota Pengurus I bertanggung jawab kepada Ketua;


E. ANGGOTA PENGURUS II


a. Mempersiapkan legal draft untuk kepentingan internal dan eksternal Dana

Pensiun GKJ;

b. Memantau perkembangan dan mempelajari peraturan perundangan Dana

Pensiun GKJ;

c. Memantau pelaksanaan kontrak-kontrak dan peraturan yang berkaitan

dengan aktivitas Dana Pensiun GKJ;

d. Mengelola inventarisasi dan penyimpanan semua aset kekayaan milik

Dana Pensiun GKJ;

e. Melaksanakan tugas tertentu yang diberikan Ketua;

f. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka

pelaksanaan tugas.


c. Anggota Pengurus II bertanggung jawab kepada Ketua;

d. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif.

F. KEPALA KANTOR

1. Menerima tugas atau pekerjaan dari Pengurus

2. Mengatur tugas atau pekerjaan di kantor.

3. Mengarahkan pegawai di dalam melaksanakan tugas.

4. Mendistribusikan pekerjaan.

5. Membuka surat-suratatauemail masuk.

6. Meneruskan surat-surat atau email masuk kepada Pengurus sesuai bidangnya.

7. Mengkonsep surat-surat atau email keluar.

28

8. Mengoreksi surat-surat atau email keluar.

9. Mengoreksi daftar pembayaran pensiun.

10. Melayani pendaftaran peserta.

11. Menghitung Iuran Pensiun dan PS peserta baru.

12. Menghitung manfaat pensiun Pensiunan baru.

13. Menyiapkan undangan rapat Pengurus

14. Menyiapkan materi rapat Pengurus.

15. Menyiapkan daftar hadir rapat Pengurus.

16. Melayani rapat Pengurus.

17. Membuat konsep notula rapat Pengurus.

18. Melayani tamu :

a. Peserta (perorangan, lembaga, gereja, klasis).

b. Pemerintah.

c. Kantor Pajak.

d. Bank.

e. Akuntan.

f. Appraisal.

g. Umum

19. Memberikan informasi dan pertimbangan kepada Pengurus hal-hal yang perlu

segera dilaksanakan.

20. Menyampaikan kegiatan kantor kepada Pengurus.

21. Membantu pengurus dalam hal investasi :

a. Membuat daftar deposito.

b. Mencari informasi untuk penempatan investasi.

c. Setelah ada keputusan pengurus, melaksanakan penempatan,

perpanjangan dan pemindahan investasi.

d. Memantau perkembangan kondisi keuangan bank.

e. Membantu pengurus dalam hal berhubungan dengan perusahaan sekuritas

dan Bank.

22. Membuat konsep Rencana Anggaran Pembayaran Pensiun.

23. Membuat konsep Rencana Anggaran Penerimaan Iuran Pensiun.

29

24. Membuat konsep Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja.

25. Membantu Pengurus, menyiapkan data untuk penyusunan Rencana Investasi

(Triwulan dan Tahunan).

26. Membuat perbandingan Rencana vs Realisasi Pendapatan dan Belanja.

27. Mengoreksi Buku Kas.

28. Mengoreksi Buku Bank.

29. Memfiat atau paraf kuitansi penerimaan dan pengeluaran untuk diteruskan

kepada Pengurus.

30. Menyiapkan data untuk aktuaris.

31. Membantu Dewan Pengawas :

a. Membuat undangan rapat Dewan Pengawas.

b. Menyiapkan materi rapat Dewan Pengawas.

c. Melayani rapat Dewan Pengawas.

d. Menyampaikan informasi yang diperlukan Dewan Pengawas triwulan.

e. Menghubungi Auditor.

f. Menghubungi Appraisal.

g. Manghubungi Aktuaris.

32. Kepegawaian : menyampaikan informasi kepegawaian kepada Pengurus,

Kantor Sinode (Penilaian, Kenaikan berkala, kenaikan golongan).

G. ADMINISTRASI

1. Mengagenda surat (masuk dan keluar).

2. Mengarsip surat (masuk dan keluar).

3. Meneliti kelengkapan data calon peserta.

4. Mengetik Surat Keputusan Peserta baru .

5. Mengetik Surat Keputusan Pensiun Pensiunan baru.

6. Mengetik perhitungan IP peserta baru.

7. Menyiapkan pengiriman Surat Keputusan Peserta atau Pensiun.

8. Proses Pensiun Peserta :

a. Meneliti kelengkapan data Peserta.

b. Menghitung masa kerja Peserta.

30

c. Menghitung jumlah Pensiun Peserta.

d. Menyiapkan Surat Keputusan Pensiun Peserta.

e. Mengirim Surat Keputusan Pensiun kepada Peserta.

9. Mengetik surat keputusan kenaikan pensiun.

10. Mengetik daftar kenaikan pensiun.

11. Mendokumentasi peraturan-peraturan.

12. Mencatat mutasi perubahan peserta (Aktif, Pasif, BK).

13. Tugas-tugas penggandaan.

14. Membantu tugas kuriratauekspedisi.

15. Membuat tagihan tunggakan IP.

H. KASIR

1. Menerima dan membuat kuitansi setoran IP dan PS (tunai, bank).

2. Meneruskan kuitansi setoran IP dan PS ke bagian keuangan.

3. Membuat kuitansi penerimaanataupengeluaran kas.

4. Menerima setoran Sewa Kos.

5. Membantu tugas pengurus dalam mengambil atau setor uang keatau dari

bank.

6. Membayar uang pensiun baik tunai maupun melalui bank.

7. Menyiapkan biaya transport Pengurus, Dewan Pengawas, Pendiri :

a. Rapat rutin.

b. Program perkunjungan.

c. Kegiatan Badan Kerjasama Dana Pensiun Kristen se Indonesia (BKS).

d. Kegiatan Pemerintah (Departemen Keuangan, ADPI).

e. Kegiatan PT. Jisawi Finas.

f. Kegiatan Pendiri.

g. dll.

8. Membayar biaya pegawai, pengurus, pengawas :

a. Gaji, tunjangan, dan honor Pegawai.

b. Honor Pengurus dan Dewan Pengawas.

31

9. Membayarkan uang langganan :

a. Air.

b. Listrik.

c. Telepon.

d. Koran.

10. Menyiapkan SPMU.

11. Menyimpan kas kecil.

12. Membuat rekap kas harian beserta bukti pembayaran dan penerimaan.

Diteruskan kepada kepala kantor untuk diparaf, kemudian dimintakan tanda

tangan Bendahara Pengurus.

13. Membuat buku kas harian.

15. Membayar pajak.

16. Menyediakan kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan kantor.

17. Membayar pengeluaran kegiatan kantor lainnya.

18. Menyimpan buku giro atau cek, tabungan, bilyet deposito.

19. Melayani pemeriksaan (Pengurus atau Pengawas, Auditor).

I. PEMBUKUAN

1. Menerima berkas bukti penerimaan dan pengeluaran dari Keuangan.

2. Membendel, menyimpan berkas bukti penerimaan dan pengeluaran.

3. Membuat laporan kas bulanan.

4. Membuat laporan investasi bulanan.

5. Membuat laporan Keuangan dan penjelasan (semesterandantahunan).

6. Membuat laporan Investasi dan penjelasan tahunan.

7. Urusan pajak : menyusun laporan fiscal.

8. Meminta tanda tangan atas pekerjaan yang perlu disahkan oleh yang

berwenang.

32

Komponen SOP

Komponen SOP yang akan dibahas terdiri dari 10 komponen.

A. Penjelasan Terkait Isi Prosedur

Bagian ini memuat berbagai hal yang terkait dengan isi prosedur secara langsung.

Bagian ini memuat informasi paling banyak tentang suatu prosedur operasional

standar. Yang termasuk dalam bagian ini adalah:

1. Tujuan Prosedur

Dalam bagian ini dijelaskan mengenai tujuan dibuatnya Standard Operating

Procedure untuk setiap prosedur yang ada di DP GKJ.

Tujuan Prosedur Penerimaan Kas

1. Menjamin terlaksananya semua kegiatan penerimaan kas sesuai dengan

kebijakan penerimaan kas yang ditetapkan organisasi, yaitu penerimaan kas

dari Iuran Pensiun dan penerimaan kas yang berasal dari kegiatan investasi.

2. Menjamin terlaksananya pemrosesan penerimaan kas, pembuatan laporan-

laporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi.

3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan

penerimaan kas oleh kasirberupa verifikasi oleh kasir dan bagian

administrasi, validasi dan persetujuan yang memadai oleh Kepala Kantor dan

pengurus. Contohnya : setiap terjadi transaksi yang berkaitan dengan

penerimaan kas harus dilaporkan kepada Kepala Kantor dan Bendahara

Pengurus.

Tujuan Prosedur Pengeluaran Kas

1. Menjamin terlaksananya kegiatan pengeluaran kas yang meliputi kegiatan

pembayaran Manfaat Pensiun, penggajian karyawan, pembayaran pajak

maupun pengeluaran yang dibutuhkan untuk operasional DP GKJ.

2. Menjamin terlaksananya pemrosesan pengeluaran kas, pembuatan laporan-

laporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi secara cermat.

33


pengeluaran kas, berupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi, validasi

dan persetujuan yang memadai oleh kepala kantor dan Bendahara Pengurus

untuk pengeluaran kas.

Tujuan Prosedur Investasi

1. Menjamin terlaksananya semua kegiatan investasi sesuai dengan kebijakan

investasi yang ditetapkan DP GKJ.

2. Menjamin terlaksananya pemrosesan investasi, pembuatan laporan-laporan

yang dibutuhkan, dan dokumentasi.


investasi oleh kasirberupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi,

validasi dan persetujuan yang memadai oleh Kepala Kantor dan Pengurus.

Meliputi: setiap penempatan dana untuk investasi harus melalui persetujuan

Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus.

2. Penjelasan Singkat tentang Prosedur

Bagian ini disajikan untuk menjelaskan isi dari Standard Operating Procedure, agar

para pembaca dan pelaksana prosedur dapat memahami prosedur dengan baik

sebelum melaksanakannya dengan efektif.

Penjelasan Singkat tentang Prosedur Penerimaan Kas

Prosedur ini adalah pedoman pelaksanaan penerimaan kas dari Iuran Pensiun.

Prosedur ini mencakup semua jenis penerimaan melalui kas maupun bank. Seperti

penerimaan kas dari Iuran Pensiun yang diberikan oleh pemberi kerja maupun

peserta. Setiap transaksi penerimaan harus mengikuti prosedur ini, dan jika tidak

dilakukan, dianggap tidak absah.

Penjelasan Singkat tentang Prosedur Pengeluaran Kas

Prosedur ini adalah sebagai penuntun pelaksanaan pembayaran Manfaat Pensiun,

penggajian karyawan, pembayaran pajak maupun pengeluaran yang dibutuhkan

34

untuk operasional DP GKJ. Mencakup semua jenis transaksi pembayaran melalui

kas, baik pengeluaran rutin maupun tidak rutin.

1. Pengeluaran rutin contohnya pengeluaran BBM, biaya ekspedisi, membayar

tagihan telepon,listrik dan air.

2. Sedangkan pengeluaran tidak rutin contohnya pengeluaran untuk sumbangan-

sumbangan.

Penjelasan Singkat tentang Prosedur Investasi

Prosedur ini adalah pedoman pelaksanaan investasi. Prosedur ini mencakup semua

kegiatan investasi baik dana yang diinvestasikan di bank, sekuritas, maupun investasi

yang berupa aset tetap seperti tanah dan bangunan. Setiap transaksi investasi harus

mengikuti prosedur ini, dan jika tidak dilakukan, dianggap tidak absah.

3. Peraturan dan Kebijakan Terkait Prosedur

Bagian ini menunjukkan semua peraturan dan kebijakan yang berasal dari internal

organisasi yang terkait dan mempengaruhi jalannya prosedur.

Peraturan dan Kebijakan Internal terkait Prosedur Penerimaan Kas

Peraturan dan kebijakan internal terkait prosedur penerimaan kas adalah:

1. Harus terdapat pemisahan tugas, contohnya : fungsi kasir harus terpisah

dengan fungsi pembukuan. Fungsi pembukuan harus terpisah dari fungsi

administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi dan fungsi pembukuan harus

diotorisasi oleh Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus.

2. Setiap transaksi kas masuk akan dibuatkan Nota Penerimaan yang disetujui

oleh Bendahara Pengurus.

3. Pengelolaan Kas Kecil dalam kondisi normal, Cash on hand maksimal Rp

5.000.000,00.

4. Rekonsiliasi secara periodik laporan bank dan laporan kas harian. Dengan

catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas.

35

Misalnya : laporan kas harian setelah diterima bagian kasir harus

diserahkan kepada Bendahara Pengurus untuk diotorisasi.

Peraturan dan Kebijakan Internal terkait Prosedur Pengeluaran Kas

Peraturan dan kebijakan internal terkait prosedur pengeluaran kas adalah:

1. Transaksi keuangan harus disertai bukti-bukti yang sah (bukti asli bukan

fotocopy).

2. Setiap transaksi pengeluaran kas akan dibuatkan Nota Pembayaran yang

disetujui oleh Bendahara Pengurus.

3. Penyetoran dilakukan oleh Kasir atas persetujuan dari Bendahara Pengurus.

4. Penarikan dilakukan oleh Kasir atas dasar kuasa dari Pengurus,

menggunakan cekatauslip penarikan yang dilengkapi SPMU (Surat Perintah

Mengeluarkan Uang) yang telah ditandatangani Bendahara Pengurus.

5. Penyetoran kas ke bank (ke rekening tabunganataugiro) harus dilakukan

dengan segera, maksimal 1 (satu) hari kerja dari tanggal penerimaan kas

untuk menghindari cash on hand yang berlebihan.

6. Harus terdapat pemisahan tugas. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi

kasir dan administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi dan fungsi

akuntansi harus diotorisasi oleh Kepala Kantor.

Peraturan dan Kebijakan Internal terkait Prosedur Investasi

Peraturan dan kebijakan internal terkait prosedur investasi adalah:

1. Harus terdapat pemisahan tugas, contohnya : fungsi pembukuan harus

terpisah dari fungsi kasir dan administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi

dan fungsi pembukuan harus diotorisasi oleh Kepala Kantor dan Bendahara

Pengurus.

2. Kegiatan investasi dilakukan berdasarkan rencana investasi (tahunan dan

triwulanan) yang disetujui oleh Pengurus dan Dewan Pengawas.

3. Penempatan dan penarikan investasi yang sifatnya mendesak disepakati

oleh Pengurus (dalam rapat).

36

4. Berkas penempatan investasi ditandatangani oleh Ketua, Sekretaris, dan

Bendahara Pengurus.

5. Batas keuntungan investasi untuk dicairkan adalah minimal: 10%, diluar

ketentuan tersebut harus dengan kesepakatan Pengurus.

6. Batas kerugian investasi adalah maksimal : -10%, diluar ketentuan tersebut

harus dengan kesepakatan Pengurus.

7. Rekonsiliasi secara periodik laporan bank dan laporan hasil investasi.

4. Teknik yang Digunakan

Teknik yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas

dan prosedur investasi adalah teknik campuran yaitu penggabungan dari teknik

naratif dan teknik bagan arus (flowchart).

5. Pihak yang Terlibat

Dalam bagian ini, disajikan pihak-pihak yang terlibat dalam Standard Operating

Procedure. Pihak yang Terlibat bisa berasal dari internal DP GKJ maupun dari luar

DP GKJ.

Pihak yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas

Pihak yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas yaitu, pihak internal yang

merupakan pihak-pihak yang ada dalam Dana Pensiun GKJ dan pihak eksternal yaitu

pihak-pihak diluar DP GKJ yang bekerjasama atau berhubungan dengan DP GKJ

menyangkut segala kegiatan penerimaan kas.Pihak Internal dalam prosedur

penerimaan kas adalah:

1. Kepala Kantor

2. Bagian Administrasi

3. Kasir

4. Bagian Pembukuan

5. Pengurus

37

Pihak eksternal dalam prosedur penerimaan kas adalah:

1. Peserta DP GKJ

2. Pemberi kerja

3. Bank

Pihak yang Terlibat dalam Prosedur Pengeluaran Kas

Dalam prosedur pengeluaran kas pihak yang terlibat yaitu pihak internal yang

merupakan pihak-pihak yang ada dalam internal Dana Pensiun GKJ dan pihak

eksternal yaitu pihak-pihak luar yang bekerjasama atau berhubungan dengan Dana

Pensiun GKJ menyangkut segala kegiatan pengeluaran kas. Pihak Internal dalam

prosedur pengeluaran kas adalah:

1. Kepala Kantor


3. Bagian Pembukuan

4. Kasir

5. Bendahara Pengurus

Pihak Eksternal dalam prosedur pengeluaran kas adalah:

1. Peserta DP GKJ

2. Pemberi kerja

3. Bank

4. PLN, PDAM, Telkom

5. Penerima sumbangan

Pihak yang Terlibat dalam Prosedur Investasi

Dalam prosedur investasi pihak yang terlibat dibagi menjadi dua yaitu pihak internal

yang merupakan pihak-pihak yang ada dalam internal Dana Pensiun GKJ dan pihak

eksternal yaitu pihak-pihak luar yang bekerjasama atau berhubungan dengan Dana

Pensiun GKJ menyangkut segala kegiatan investasi.

38

Pihak Internal dalam prosedur investasi adalah:

1. Kepala Kantor

2. Kasir

3. Bagian Pembukuan


Pihak Eksternal dalam prosedur investasi adalah :

1. Bank

2. Sekuritas

3. Penyewa kamar kos

4. Pembeli asset

6. Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan

Dalam bagian penjelasan ini, yang disajikan adalah daftar dari formulir, blanko,

dan/atau dokumen yang digunakan dalam setiap Standard Operating Procedure.

Setiap Standard Operating Procedure menggunakan formulir, blanko, dan/atau

dokumen yang berbeda-beda.

Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur

Penerimaan Kas

Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Penerimaan

Kas terdiri dari :

1. Daftar Tunggakan/Kewajiban dan Pembayaran Iuran Pensiun

Daftar ini merupakan daftar yang berisi perhitungan berapa jumlah

tunggakan dan iuran yang menjadi kewajiban peserta.Daftar ini dibuat per

klasis. Dengan atribut seperti:

a. Nama

b. GKJ

c. Tunggakan(kelebihan)

d. Kewajiban satu bulan

e. Jumlah kewajiban

39

f. Jumlah bulan

g. Setoran

h. Jumlah setoran per tahun

i. Tunggakan

j. Jumlah Iuran Pensiun

2. Kwitansi (rangkap 3)

Kwitansi digunakan sebagai bukti pembayaran untuk peserta yang

membayar iuran pensiun, pembayarn sewa kos baik pembayaran yang

dilakukan secara tunai maupun lewat bank. Kwitansi ini memiliki atribut

yang sama dengan kwitansi pada umumnya yaitu:

a. Telah terima dari..

b. Uang sejumlah

c. Guna membayar

d. Terbilang

e. Tempat, tanggal dan tandatangan

3. Nota Penerimaan

Nota penerimaan digunakan untuk merangkum setiap penerimaan kas

yang terjadi setiap harinya. Kemudian diserahkan ke Kepala Kantor dan

Bendahara Pengurus untuk diperiksa dan ditandatangani. Nota

Penerimaan ini memiliki atribut:

a. Nomor nota penerimaan

b. Hari/tanggal

c. Nomor kwitansi

d. Keterangan

e. Nomor rekening

f. Jumlah

5. Bukti Bank

Bukti transfer bank biasanya diperoleh ketika menerima pembayarn iuran

pensiun, menerima pembayaran kos melalui bank.

40

6. Jurnal

Jurnal yang digunakan untuk membukukan setiap transaksi yang terjadi.


Pengeluaran Kas

Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Pengeluaran

Kas terdiri dari :

1. Daftar Pembayaran Manfaat Pensiun

Daftar Perhitungan Manfaat Pensiun adalah daftar yang perhitungan

manfaat pensiun yang harus dibayarkan kepada peserta. Daftar ini dibuat

setiap bulan dan per klasis. Dengan atribut:

a. Nama

b. Unit kerja/GKJ/Lembaga/Yayasan

c. Nomor peserta

d. Jabatan

e. K: Kawin, TK:Tidak Kawin

f. Jumlah pensiun sebelum pajak

g. Potongan PPh pasal 21

h. Jumlah pensiun setelah pajak

i. Tanda tangan penerima pensiun

2. Daftar Biaya Hidup Tenaga Kantor

Daftar ini digunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai yang nantinya

juga akan dicantumkan dalam SPMU untuk member gaji kepada para

pegawai di DP GKJ.

3. SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang)

SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang) adalah surat perintah yang

digunakan untuk mengeluarkan uang. Tanpa surat ini maka uang tidak

dapat dikeluarkan. Kasir membuat SPMU lalu diserahkan ke Kepala

Kantor untuk diperiksa kemudian diparaf setelah itu diteruskan ke

Bendahara untuk ditandatangani.

41

4. Nota Pembayaran

Nota pengeluaran digunakan untuk merangkum setiap pengeluaran kas


Bendahara Pengurus untuk diperiksa dan ditandatangani. Nota

pembayaran memiliki atribut:

a. Nomor nota pembayaran

b. Hari/tanggal

c. Nomor kwitansi

d. Keterangan

e. Nomor rekening

f. Jumlah

5. Bukti Pembayaran

Bukti Pembayaran ini berupa bukti-bukti pembayaran yang dilakukan

untuk operasional DP GKJ. Seperti bukti pembayaran listrik dari PLN,

bukti pembayaran telepon dari Telkom, bukti pembayaran air dari PDAM.

6. Bukti Transfer Bank

Bukti transfer bank biasanya diperoleh ketika membayarkan manfaat

pensiun melalui bank.

7. Jurnal



Investasi

Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Pengeluaran

Kas terdiri dari :

1. Rencana Investasi

Rencana investasi dibuat oleh Bendahara Pengurus berupa rencana

penempatan investasi untuk jangka waktu kedepan.


42

SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang) adalah surat perintah yang

digunakan untuk mengeluarkan uang. Tanpa surat ini maka uang tidak

dapat dikeluarkan. Kasir membuat SPMU lalu diserahkan ke Kepala

Kantor untuk diperiksa kemudian diparaf setelah itu diteruskan ke

Bendahara untuk ditandatangani.

3. Kwitansi Internal

Kwitansi internal ini digunakan sebagai pelengkap untuk bukti-bukti

pembayaran. Untuk transaksi seperti pembayaran yang bersifat kecil.

4. Form Penempatan Investasi

Form Penempatan Investasi dibuat oleh Kepala Kantor yang kemudian

diserahkan kepada Bendahara Pengurus dan Ketua Pengurus. Bendahara

dan Ketua memeriksa Form Penempatan Investasi kemudian menentukan

dimana penempatan investasi akan dilakukan. Form penempatan investasi

ini memiliki atribut seperti :

a. Nama tempat

b. Bunga

c. Nominal

d. Jangka waktu

e. Keputusan Pengurus

5. Form Pelepasan Investasi

Form PelepasanInvestasi dibuat oleh Kepala Kantor kemudian diserahkan

kepada Bendahara Pengurus dan Ketua Pengurus. Bendahara dan Ketua

memeriksa Form Pelepasan Investasi kemudian menentukan investasi

mana yang akan dilepas. Dengan atribut:

a. Tempat investasi

b. Return per tahun

c. Nilai wajar

d. Lama kepemilikan

e. Keputusan pengurus

43

6. Nota Penerimaan

Nota penerimaan digunakan untuk merangkum setiap penerimaan kas


Bendahara untuk diperiksa dan ditandatangani. Nota penerimaan ini

memilik atribut:

a. Nomor nota penerimaan

b. Hari/tanggal

c. Nomor kwitansi

d. Keterangan

e. Nomor rekening

f. Jumlah

7. Nota Pembayaran

Nota pengeluaran digunakan untuk merangkum setiap pengeluaran kas


Bendahara untuk diperiksa dan ditandatangani. Nota pengeluaran ini

memiliki atribut:

a. Nomor nota pembayaran

b. Hari/tanggal

c. Nomor kwitansi

d. Keterangan

e. Nomor rekening

f. Jumlah

8. Bukti Investasi

Bukti yang diterima saat melakukan investasi pada sekuritas.

9. Jurnal



Laporan-laporan yang Dihasilkan dalam Prosedur Penerimaan Kas

Dalam prosedur penerimaan kas dihasilkan dua laporan, yaitu:

44

1. Laporan Perubahan Kas

Laporan perubahan kas memiliki komponen yang hampir sama dengan

laporan arus kas, yaitu semua yang berhubungan dengan kas baik itu berupa

pemasukan maupun pengeluaran. Hanya saja dalam laporan perubahan kas

disebutkan secara lebih detail dan rinci.

2. Laporan Arus Kas

Laporan arus kas lebih merangkum laporan perubahan kas yang ada.

Laporan-laporan yang Dihasilkan dalam Prosedur Pengeluaran Kas


Laporan perubahan kas memiliki komponen yang hampir sama dengan

laporan arus kas, yaitu semua yang berhubungan dengan kas baik itu berupa

pemasukan maupun pengeluaran. Hanya saja dalam laporan perubahan kas

disebutkan secara lebih detail dan rinci

2. Laporan Arus Kas

Laporan arus kas lebih merangkum laporan perubahan kas yang ada.

Laporan-laporan yang Dihasilkan dalam Prosedur Investasi

1. Laporan Posisi Portofolio Investasi

Laporan posisi portofolio ini memberi informasi mengenai posisi dari setiap

investasi yang dilakukan oleh DP GKJ.

2. Laporan Hasil dan Biaya Investasi

Laporan ini memberikan informasi mengenai hail investasi yang diperoleh

dan biaya investasi yang dikeluarkan untuk keperluan investasi.

3. Laporan Mutasi Deposito

Laporan ini dibuat untuk melaporkan penempatan deposito, adakah

pencairan dalambulan tersebut, perpanjangan dan kapan jatuh tempo dari

deposito tersebut.

45

4. Daftar Deposito

Merupakan daftar rincian deposito yang ada dilengkapi dengan nominal,

jangka waktu, tanggal penempatan dan tanggal jatuh tempo, prosentase

bunga, dan jumlah bunga yang didapat tiap bulan.

8. Kaitan dengan Prosedur Lain

Kaitan Prosedur Penerimaan Kas dengan Prosedur Lain

Prosedur penerimaan kas terkait dengan prosedur investasi

Kaitan Prosedur Pengeluaran Kas dengan Prosedur Lain

Prosedur pengeluaran kas terkait dengan prosedur investasi

Kaitan Prosedur Investasi dengan Prosedur Lain

Prosedur investasi terkait dengan prosedur penerimaan kas dan prosedur pengeluaran

kas


Lampiran-lampiranuntuk Prosedur Penerimaan Kas



3. Nota Penerimaan

4. Bukti Penerimaan

5. Bukti Bank

6. Jurnal


8. Laporan Arus Kas

Lampiran-lampiran untuk Prosedur Pengeluaran Kas

1. Daftar Pembayaran Manfaat Pensiun


46

3. Nota Pengeluaran

4. Bukti Pembayaran



7. Jurnal


9. Laporan Arus Kas

Lampiran-lampiran untuk Prosedur Investasi





5. Nota Penerimaan

6. Nota Pengeluaran

7. Bukti-bukti Investasi

8. Jurnal




12. Daftar Deposito

B. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur

1. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur Penerimaan Kas

Peraturan dan kebijakan eksternal yang terkait dengan prosedur penerimaan

kas adalah:

1. Menagih Iuran Pensiun sebesar prosentase yang ditetapkan oleh aktuaria

kepada Pemberi Kerja atauPeserta secara rutin setiap bulan.

47

2. Iuran Normal yang berasal dari Peserta ditetapkan 6% per bulan dari

Penghasilan Dasar Pensiun bulan terakhir dan iuran Pemberi Kerja

besarnya ditentukan berdasarkan perhitungan aktuaris.

3. Pemberi Kerja wajib membayar seluruh iurannya sendiri dan iuran Peserta

setiap bulan, dan wajib menyetorkan kepada DP GKJ selambat-lambatnya

tanggal 15 bulan berikutnya.

4. Pemberi Kerja wajib menyampaikan kepada DP GKJ daftar gaji secara

berkala sekurang-kurangnya setiap 1 tahun atau setiap terjadinya

perubahan gaji.

5. Seluruh iuran yang diterima oleh DP GKJ diberikan tanda bukti

penerimaan iuran dan disampaikan kepada Pemberi Kerja.

2. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur Pengeluaran Kas

Peraturan dan kebijakan eksternal yang terkait dengan prosedur pengeluaran

kas adalah:

1. PPh pasal 21

Untuk pegawai tetap dikenakan tariff berlapis sesuai dengan Pasal 17

UU PPh Tahun 2000.

2. PPh pasal 23

Tarifnya 15% untuk dividen, bunga, royalty, dan hadiah, penghargaan.

Tarif 2% untuk sewa dan penghaslan lain sehubungan dengan

penggunaan harta serta imbalan untuk penggunaan jasa.

3. PPh pasal 25 Badan

Berdasarkan pasal 17 Undang-undang No.36 Tahun 2008 tentang

Pajak Penghasilan :

a. Wajib Pajak badan dalam negeri dan bentuk usaha tetap adalah

sebesar 25 % (dua puluh delapan persen) dikalikan Penghasilan Kena

Pajak.

b. Berdasarkan pasal 31 E Undang-undang No.36 Tahun 2008

tentang Pajak Penghasilan :Wajib Pajak badan dalam negeri dengan

48

peredaran bruto sampai dengan Rp50.000.000.000,00 mendapat

fasilitas berupa pengurangan tarif sebesar 50% dari tarif sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 17 ayat (1) huruf b dan ayat (2a) yang

dikenakan atas Penghasilan Kena Pajak dari bagian peredaran bruto

sampai dengan Rp4.800.000.000,00.

3. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur Investasi

Peraturan dan kebijakan eksternal yang terkait dengan prosedur investasi

adalah:

1. Biaya investasi umum terdiri dari :

a) Custodian fee dengan tarif 0 – 0,25% yaitu biaya untuk

pengelolaan reksadana.

b) Subscription fee dengan tarif 0 – 3% yaitu biaya saat membeli

reksadana.

c) Redemption fee dengan tarif 0,5 – 2% yaitu biaya saat menjual

reksadana.

d) Management fee dengan tarif 1,5 – 2,5% tiap tahunnya yaitu biaya

untuk pengelolaan investasi.

Biaya-biaya yang disebutkan diatas adalah tariff umum, tetapi untuk

setiap sekuritas mempunyai kebijakan yang berbeda-beda.

2. Menyampaikan rencana investasi tahunan untuk mendapat persetujuan

Dewan Pengawas, selambat-lambatnya setiap akhir bulan November.

3. Ringkasan laporan investasi dan hasil pemeriksaan akuntan publik

atas laporan investasi paling lambat 1 bulan setelah disampaikan

kepada Menteri Keuangan.

C. Isi Prosedur

Isi prosedur adalah penyajian teknik penyusunan Standard Operating

Proceduresesuai dengan teknik yang digunakan. Teknik penyusunan yang digunakan

http://wibowo-pajak.blogspot.com/2012/02/pengertian-peredaran-bruto-wajib-pajak.html

49

adalah teknik campuran yaitu gabungan antara teknik narasi dengan teknik bagan

arus (flowchart).

D. Lampiran-lampiran

Lampiran-lampiran dalam Standard Operating Procedure disajikan tersendiri dalam

bagian akhir.

Penyusunan Standard Operating Procedure Sistem Keuangan DP GKJ

Standard Operating Proceduredisusun dengan menggunakan teknik campuran yaitu

penggabungan antara teknik naratif dengan teknik bagan arus (flowchart).Standard

Operating Proceduredisajikan dengan font Times New Roman, besar huruf dua belas

dengan spasi 1,5, disajikan dengan bingkai halaman. Menggunakan accountable

headings, dengan susunan isi pedoman sebagai berikut :

1. Tujuan prosedur

2. Penjelasan singkat tentang prosedur

3. Peraturan dan kebijakan internal terkait prosedur

4. Teknik yang digunakan

5. Pihak terlibat

6. Formulir,blanko, dan/atau dokumen yang digunakan

7. Laporan-laporan yang dihasilkan

8. Kaitan dengan prosedur lain


10. Peraturan dan kebijakan eksternal terkait prosedur

11. Isi prosedur

Media penyajian Standard Operating Procedureyang digunakan yaitu menyajikan

Standard Operating Proceduredalam bentuk hardcopy.

50

I. Tujuan Prosedur ini disusun dan disajikan dengan tujuan :

1. Menjamin terlaksananya semua kegiatan penerimaan kas sesuai dengan

kebijakan penerimaan kas yang ditetapkan organisasi, yaitu penerimaan kas

dari Iuran Pensiun.

2. Menjamin terlaksananya pemrosesan penerimaan kas, pembuatan laporan-

laporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi. Contohnya : penerimaan daftar

peserta pensiun, penyampaian tagihan pensiun kepada peserta.


penerimaan kas oleh kasir berupa verifikasi oleh kasir dan bagian

administrasi, validasi dan persetujuan yang memadai oleh Kepala Kantor dan

pengurus. Contohnya : setiap terjadi transaksi yang berkaitan dengan

penerimaan kas harus dilaporkan kepada Kepala Kantor dan Bendahar

Pengurus.

II. Penjelasan singkat tentang prosedur ini

Prosedur ini adalah pedoman pelaksanaan penerimaan kas dari Iuran Pensiun.

Prosedur ini mencakup semua jenis penerimaan melalui kas maupun bank. Seperti

penerimaan kas dari Iuran Pensiun yang diberikan oleh pemberi kerja maupun

peserta. Setiap transaksi penerimaan harus mengikuti prosedur ini, dan jika tidak

dilakukan, dianggap tidak absah. Apabila diperlukan keputusan maupun tindakan

yang tidak sesuai dengan prosedur ini harus dilakukan atas persetujuan dari Pengurus

DP GKJ. Aturan dan batasan yang terdapat dalam prosedur ini yang terkait dengan

nilai penerimaan, sama sekali tidak dapat diubah kecuali telah ada perubahan

terhadap prosedur ini.

DANA PENSIUN GKJ Terbit : 25 Juli 2012

Prosedur Penerimaan

Kas

Disusun :

Jessica Juliani

Bagian : KEUANGAN Disetujui :

Yusak Marthin S

51

III. Peraturan dan Kebijakan Internal terkait prosedur ini

1. Harus terdapat pemisahan tugas, contohnya : fungsi kasir harus terpisah

dengan fungsi pembukuan. Fungsi pembukuan harus terpisah dari fungsi

administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi dan fungsi pembukuan harus

diotorisasi oleh Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus.

2. Setiap transaksi kas masuk akan dibuatkan Nota Penerimaan yang disetujui

oleh Bendahara Pengurus.

3. Pengelolaan Kas Kecil dalam kondisi normal, Cash on hand maksimal Rp

5.000.000,00.

4. Rekonsiliasi secara periodik laporan bank dan laporan kas harian. Dengan

catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas.

Misalnya : laporan kas harian setelah diterima bagian kasir harus diserahkan

kepada Bendahara Pengurus untuk diotorisasi.

IV. Teknik Penyajian yang Digunakan

Dalam menyusun dan menyajikan prosedur ini menggunakan teknik naratif dan

teknik bagan arus (flowchart).

V. Pihak Terlibat

a) Pihak Internal :

1. Kepala Kantor


3. Kasir

4. Bagian Pembukuan

5. Pengurus

b) Pihak Eksternal :

1. Peserta DP GKJ

2. Pemberi kerja


4. Bank

52

VI. Formulir, blanko atau dokumen yang Digunakan

Formulir, Blanko, dan atau Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah :



3. Nota Penerimaan

4. Rekap Penerimaan Iuran Pensiun

5. Bukti Bank

6. Jurnal

VII. Laporan-laporan yang dihasilkan

Laporan-laporan yang dihasilkan dari prosedur ini adalah :


2. Laporan Arus Kas

VIII. Kaitan dengan prosedur lain

Prosedur ini terkait dengan prosedur-prosedur lain, yaitu : Prosedur Investasi

IX. Lampiran-lampiran

1. Daftar Tunggakan/Kewajiban dan Pembayarn Iuran Pensiun


3. Nota Penerimaan


5. Bukti Bank


7. Laporan Arus Kas

X. Peraturan dan Kebijakan Eksternal

1. Menagih Iuran Pensiun sebesar prosentase yang ditetapkan oleh aktuaria

kepada Pemberi Kerja/Peserta secara rutin setiap bulan.

2. Iuran Normal yang berasal dari Peserta ditetapkan 6% per bulan dari

Penghasilan Dasar Pensiun bulan terakhir dan iuran Pemberi Kerja besarnya

ditentukan berdasarkan perhitungan aktuaris.

3. Pemberi Kerja wajib membayar seluruh iurannya sendiri dan iuran Peserta

setiap bulan, dan wajib menyetorkan kepada DP GKJ selambat-lambatnya

tanggal 15 bulan berikutnya.

53

4. Pemberi Kerja wajib menyampaikan kepada DP GKJ daftar gaji secara

berkala sekurang-kurangnya setiap 1 tahun atau setiap terjadinya perubahan

gaji.

5. Seluruh iuran yang diterima oleh DP GKJ diberikan tanda bukti penerimaan

iuran dan disampaikan kepada Pemberi Kerja.

54

Bagian Administrasi

1. Menyiapkan daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran iuran pensiun,

dibuat rangkap 2.

2. Daftar daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran iuran pensiun, rangkap

kedua disimpan.

3. Daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran iuran pensiun rangkap pertama

dikirimkan kepada pemberi kerja dan peserta.

4. Menerima kwitansi rangkap 1 dan rekap penerimaan IP dari Kasir.

5. Menyesuaikan rekap penerimaan dengan daftar tunggakan/kewajiban dan

pembayaran iuran pensiun.

6. Daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran iuran pensiun yang sudah

disesuaikan.

Bagian Kasir

1. Menerima pembayaran iuran pensiun, pembayaran kos. Membuat kwitansi

rangkap tiga sebagai bukti penerimaan.

2. Menyerahkan kwitansi rangkap pertama ke peserta/penyewa kos, kwitansi

rangkap kedua ke bagian administrasi (hanya untuk pembayaran iuran

pensiun) dan kwitansi rangkap ketiga ke bagian pembukuan.

3. Membuat nota penerimaan beserta dengan bukti-bukti, lalu diserahkan ke

Kepala Kantor untuk diperiksa.

4. Merevisi apabila ada koreksi dari Kepala Kantor, apabila tidak ada revisi

menyerahkan nota penerimaan ke Bendahara.

5. Merevisi apabila ada koreksi dari Bendahara, apabila tidak ada revisi nota

penerimaan rangkap kedua diarsip oleh Kasir lalu nota penerimaan rangkap

pertama diserahkan ke Bagian Pembukuan beserta dengan bukti-bukti

transaksi.

55

Bagian Pembukuan

1. Menerima nota penerimaan beserta bukti-bukti transaksi dari kasir.

2. Memasukkan transaksi yang terjadi ke dalam format jurnal yang sudah ada.

3. Membuat Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas.

4. Menyerahkan Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas ke Kepala

Kantor untuk diperiksa.

5. Merevisi jika ada koreksi dari Kepala Kantor maupun Bendahara.

6. Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas yang sudah ditandatangani

oleh Bendahara diarsip sesuai tanggal.

Kepala Kantor

1. Memeriksa nota penerimaan dari Kasir, apabila sudah sesuai Kepala Kantor

memberi paraf. Kalau belum benar dikembalikan ke Kasir untuk direvisi.

2. Memeriksa Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas dari bagian

Pembukuan, apabila sudah sesuai Kepala Kantor memberi paraf. Apabila

belum benar dikembalikan ke Bagian Pembukuan untuk direvisi. Apabila

sudah benar diserahkan ke Bendahara.

Bendahara Pengurus

1. Memeriksa nota penerimaan, apabila sudah benar memberi tandatangan. Jika

masih ada kesalahan dikembalikan ke Kasir untuk direvisi.

2. Memeriksa Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas memberi

tandatangan apabila sudah benar. Jika masih terdapat kesalahan dikembalikan

ke Bagian Pembukuan untuk direvisi.

56

SOP Penerimaan Kas

Bagian Administrasi

Mulai

Peserta/ Pemberi Kerja

RekapPenerimaan IP

Menyesuaikan rekap dengan

daftar perhitungan IP

Daftar perhitungan IP yg sudah disesuaikan

D

2Kwitansi

1

21

Daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran IP

57

SOP Penerimaan Kas

Kasir

Menerima pembayaran

32

1Kwitansi

Tunai/bank?

Uang

Cek ke rek

bank

Tunai Bank

Membuat Kwitansi

Peserta

Membuat Rekap

Penerimaan IP

Rekap Penerimaan

IP

2Kwitansi

Menerima pembayaran

kos

32

1Kwitansi

Tunai/bank?

UangCek ke

rek bank

Tunai Bank

Membuat Kwitansi

Penyewa kos

Membuat nota

penerimaan

Diserahkan KK

4

5

Diserahkan ke

Bendahara

6

7

21

NP paraf dan tandatangan

8

N

2Kwitansi

21

NP

21

NP

21

NP yang sudah diparaf

2

2

1

1

PesertaPenyewa kos

3

3

32

Kwitansi

21


58

SOP Penerimaan Kas

Kepala Kantor

Laporan Perubahan Kas

MemeriksaLaporan

Sesuai?

Dikembali-kan untuk

direvisi

Memberi Paraf

Tidak Ya

Laporan Arus Kas yg sudah diparaf

4

MemeriksaNP

Sesuai?

5

9

Dikembali-kan untuk

direvisi

Memberi Paraf

Tidak Ya

21


2NP

1NP

2NP

1NP


105

Laporan Arus Kas

Laporan Arus Kas

Laporan Perubahan Kas yg

sudah diparaf

59

SOP Penerimaan Kas

Bendahara Pengurus Bagian Pembukuan


yang sudah diparaf

Memeriksa laporan

Sesuai?

Dikembali-kan untuk

direvisi

Menanda-tangani Laporan

Tidak Ya


sudah ditandangani

6

Memeriksa NP

Sesuai?

7

21


Dikembali-kan untuk

direvisi

Menanda-tangani NP

Tidak Ya

21NP yang sudah ditandatangani

21



yang sudah diparaf

10

11

Laporan Arus Kas yang sudah

diparaf

Laporan Arus Kas yang sudah

diparaf


sudah ditandangani

1NP paraf dan tandatangan

Membuat Laporan

Laporan Perubahan

Kas

N Laporan Arus Kas yg sudah

ditandangani

8

9

11

Laporan Arus Kas


yg sudah ditandangani

Membuat Jurnal

DJurnal

SelesaiD

60

Lampiran-lampiran


2. Kwitansi

61

3.Nota Penerimaan


No Klasis Jumlah Penerimaan

1

62

5. Bukti Bank

63

6. Jurnal

Jurnal ini sudah otomatis terhubung dengan buku besar. Sehingga bagian pembukuan

hanya perlu memasukkan data mengenai tanggal, nomor akun dan jumlah.

64


65

8. Laporan Arus Kas

66


1. Menjamin terlaksananya kegiatan pengeluaran kas yang meliputi kegiatan

pembayaran Manfaat Pensiun, penggajian karyawan, pembayaran pajak

maupun pengeluaran yang dibutuhkan untuk operasional DP GKJ.

2. Menjamin terlaksananya pemrosesan pengeluaran kas, pembuatan laporan-

laporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi secara cermat.


pengeluaran kas, berupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi, validasi

dan persetujuan yang memadai oleh kepala kantor dan Bendahara Pengurus

untuk pengeluaran kas.


Prosedur ini adalah sebagai penuntun pelaksanaan pembayaran Manfaat Pensiun,

penggajian karyawan, pembayaran pajak maupun pengeluaran yang dibutuhkan

untuk operasional DP GKJ. Mencakup semua jenis transaksi pembayaran melalui

kas, baik pengeluaran rutin maupun tidak rutin.

1. Pengeluaran rutin contohnya pengeluaran BBM, biaya ekspedisi, membayar

tagihan telepon,listrik dan air.

2. Sedangkan pengeluaran tidak rutin contohnya pengeluaran untuk sumbangan-

sumbangan.

Setiap transaksi pembayaran tidak dapat dilakukan tanpa mengikuti prosedur ini, dan

jika tidak dilakukan dianggap tidak absah. Apabila diperlukan keputusan maupun

tindakan yang tidak sesuai dengan prosedur, harus dilakukan atas persetujuan Kepala

Kantor DP GKJ. Aturan dan batasan yang terdapat dalam prosedur ini yang terkait

dengan nilai pembayaran Manfaat pensiun, sama sekali tidak dapat diubah kecuali

telah ada perubahan terhadap prosedur ini


Prosedur Pengeluaran Kas Disusun :

Jessica Juliani


Yusak Marthin S

67


1. Transaksi keuangan harus disertai bukti-bukti yang sah (bukti asli bukan

fotocopy).

2. Setiap transaksi pengeluaran kas akan dibuatkan Nota Pembayaran yang

disetujui oleh Bendahara Pengurus.

3. Penyetoran dilakukan oleh Kasir atas persetujuan dari Bendahara Pengurus.

4. Penarikan dilakukan oleh Kasir atas dasar kuasa dari Pengurus, menggunakan

cek/slip penarikan yang dilengkapi SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan

Uang) yang telah ditandatangani Bendahara Pengurus.

5. Penyetoran kas ke bank (ke rekening tabungan/giro) harus dilakukan dengan

segera, maksimal 1 (satu) hari kerja dari tanggal penerimaan kas untuk

menghindari cash on hand yang berlebihan.

6. Harus terdapat pemisahan tugas. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi

kasir dan administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi dan fungsi akuntansi

harus diotorisasi oleh Kepala Kantor.




V. Pihak Terlibat

a) Pihak Internal :

1. Kepala Kantor


3. Bagian Pembukuan

4. Kasir

5. Pengurus


1. Peserta DP GKJ

2. Pemberi kerja

3. Bank

4. PLN, PDAM, Telkom

5. Penerima sumbangan

68



1. Daftar Perhitungan Manfaat Pensiun


3. SPMU

4. Nota Pengeluaran

5. Bukti Pembayaran





2. Laporan Arus Kas


Prosedur ini terkait dengan prosedur-prosedur lain, yaitu : Prosedur Investasi




3. SPMU

4. Nota Pembayaran

5. Bukti Pembayaran

6. Bukti transfer Bank


8. Laporan Arus Kas


1. PPh pasal 21

Untuk pegawai tetap dikenakan tariff berlapis sesuai dengan Pasal 17 UU

PPh Tahun 2000.

2. PPh pasal 23

Tarifnya 15% untuk dividen, bunga, royalty, dan hadiah, penghargaan.

Tarif 2% untuk sewa dan penghaslan lain sehubungan dengan penggunaan

harta serta imbalan untuk penggunaan jasa.

69

3. PPh pasal 25 Badan

Berdasarkan pasal 17 Undang-undang No.36 Tahun 2008 tentang Pajak

Penghasilan :

a. Wajib Pajak badan dalam negeri dan bentuk usaha tetap adalah

sebesar 25 % (dua puluh delapan persen) dikalikan Penghasilan Kena

Pajak.

b. Berdasarkan pasal 31 E Undang-undang No.36 Tahun 2008 tentang

Pajak Penghasilan : Wajib Pajak badan dalam negeri dengan

peredaran bruto sampai dengan Rp50.000.000.000,00 mendapat

fasilitas berupa pengurangan tarif sebesar 50% dari tarif sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 17 ayat (1) huruf b dan ayat (2a) yang

dikenakan atas Penghasilan Kena Pajak dari bagian peredaran bruto

sampai dengan Rp4.800.000.000,00.

4. PBB

Tarif PBB yaitu = 0,5 % X NJKP

http://wibowo-pajak.blogspot.com/2012/02/pengertian-peredaran-bruto-wajib-pajak.html

70

Bagian Administrasi

1. Menyiapkan daftar perhitungan Manfaat Pensiun.

2. Daftar perhitungan Manfaat Pensiun diserahkan ke bagian kasir.

3. Menerima kwitansi rangkap 1 dari kasir

Bagian Kasir

1. Menerima daftar perhitungan Manfaat Pensiun dari bagian administrasi.

2. Membuat daftar biaya hidup tenaga kantor.

3. Membuat SPMU kemudian diserahkan ke kepala kantor.

4. Merevisi SPMU apabila ada koreksi dari Kepala Kantor, jika tidak ada

koreksi dari Kepala Kantor maka SPMU diserahkan ke Bendahara.

5. Merevisi SPMU apabila ada koreksi dari Bendahara.

6. Mengeluarakan uang untuk melakukan pembayaran.

7. Membuat nota pengeluaran, menyerahkan nota pengeluaran beserta dengan

bukti-bukti transaksi ke Kepala Kantor untuk diperiksa.

8. Merevisi apabila ada koreksi dari Kepala Kantor, jika tidak ada koreksi maka

nota pengeluaran diserahkan ke Bendahara untuk diperiksa.

9. Merevisi apabila ada koreksi dari Bendahara, jika tidak maka nota

pengeluaran rangkap pertama diserahkan ke Bagian Pembukuan, sedangkan

nota pengeluaran rangkap kedua diarsip.

Bagian Pembukuan

1. Menerima nota pengeluaran yang sudah ditandatangani oleh Bendahara dari

Kasir.


3. Membuat Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas.

4. Menyerahkan Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas ke Kepala

Kantor untuk diperiksa.

5. Merevisi Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas apabila ada koreksi

dari Kepala Kantor dan Bendahara.

6. Mengarsip Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas sesuai tanggal.

71

Kepala Kantor

1. Memeriksa SPMU dari Kasir apabila terdapat kesalahan dikembalikan ke

Kasir utuk direvisi. Jika sudah benar memberi paraf kemudian diserahkan ke

Kasir.

2. Memeriksa nota pengeluaran dari Kasir, apabila terdapat kesalahan

dikembalikan ke Kasir untuk direvisi. Jika sudah benar memberi paraf

kemudian diserahkan ke Kasir.

3. Memeriksa Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas, apabila sudah

sesuai kepala kantor memberi paraf kemudian menyerahkan ke Bendahara.

Jika masih terdapat kesalahan maka dikembalikan ke Bagian Pembukuan.

Bendahara Pengurus

1. Memeriksa SPMU dari Kasir. Jika sudah benar maka Bendahara memberi

tanda tangan, jika belum dikembalikan ke Kasir untuk diperbaiki.

2. Memeriksa nota pengeluaran dari Kasir yang sudah diparaf oleh Kepala

Kantor, jika sudah benar Bendahara memberi tanda tangan jika terdapat

kesalahan nota pengeluaran dikembalikan ke Kasir untuk direvisi.

3. Memeriksa Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas, apabila sudah

sesuai Bendahara memberi paraf kemudian diserahkan ke Bagian

Pembukuan. Jika masih terdapat kesalahan maka dikembalikan ke Bagian

Pembukuan untuk direvisi.

72

SOP Pengeluaran Kas

Bagian Administrasi

MULAI

Data dari peserta

Menghitung besarnya manfaat pensiun

21

Daftar PembayaranManfaat Pensiun

D

1

Menyerahkan daftar

pembayaran manfaat pensiun

ke Kasir

21

Daftar PembayaranManfaat Pensiun

73

SOP Pengeluaran Kas

Kasir

1Daftar

PembayaranManfaat Pensiun

Membuat SPMU

43

21

SPMU

MenyerahkanSPMU ke

Kepala Kantor

2

3

43

21

SPMU yg sudah diparaf

Menyerahkan SPMU ke

Bendahara

4

5

Mengeluarkan Uang

Daftar Biaya Hidup Tenaga

Kantor

43

21

SPMU yg sudah ditandatangani

Tunai/bank?

UangTransfer ke bank

Tunai Bank

21

Kwitansi

Membuat NPn

21

NPn

6

43

21

SPMU

43

21


21

Bukti Transfer Bank

1

43

21

SPMU

43

21


8

21

NPn yang sudah diparaf

21

NPn

Diserahkan ke

Bendahara

8

21


9

21


21

NPn yang sudah ditandatangani

M

10

Diserahkan ke Bagian

Pembukuan

Disertai dengan bukti-bukti

pembayaran

74

SOP Pengeluaran Kas

Kepala Kantor

2

43

21

SPMU

Memeriksa SPMU

Benar?

Memberi paraf

43

21


3

Dikembali-kan ke Kasir

Tidak Ya

43

21

SPMU

6

21

NPn

Memeriksa NPn

Benar?

Memberi paraf

Dikembali-kan ke Kasir

21


7

21

NPn

Tidak Ya

Memeriksa Laporan

Perubahan Kas dan Arus Kas

Benar?

Dikembali-kan ke Bagian

Pembukuan

Tidak YA

Memberiparaf

Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas

yang sudah diparaf

11


dan Laporan Arus Kas

12


dan Laporan Arus Kas

75

SOP Pengeluaran Kas

Bendahara Pengurus

Memeriksa SPMU

4

43

21


Benar?

Dikembali-kan

5

Menanda-tangani

Memeriksa Laporan

Tidak Ya

43

21

SPMU yg ditandatangani

Benar?

Dikembali-kan

Menanda-tangani

Tidak Ya

Laporan Perubahan Kas dan Laporan

Arus Kasyang ditandatangani

Laporan Perubahan Kas dan Laporan

Arus Kas yang sudah diparaf

13

43

21


8

Memeriksa NPn

Benar?

Dikembali-kan

Menanda-tangani

21

NPn yang sudah ditandatangani

9

21


14

Laporan Arus Kasyang sudah

diparaf


yang sudah diparaf

21NPn yang

sudah diparaf

76

SOP Pengeluaran Kas

Bagian Pembukuan

10

Laporan Arus Kas

Diserahkan ke Kepala

Kantor

1NPn yang sudah ditandatangani

Laporan Perubahan Kas yang

ditandatangani

D

D

Membuat Laporan

11

12


diparaf

Diserahkan ke

Bendahara

13

14

Selesai


Laporan Arus Kas


Laporan Arus Kas



yang sudah diparaf


diparaf


yang sudah diparaf

Membuat Jurnal

Jurnal

Laporan Arus Kasyang

ditandatangani

D

77

Lampiran-lampiran



78

3. SPMU

4. Nota Pembayaran

79

5. Bukti Pembayaran

80

6. Bukti Bank

81

7. Jurnal

Jurnal ini sudah otomatis terhubung dengan buku besar. Sehingga bagian pembukuan


82


9. Laporan Arus Kas

83


1. Menjamin terlaksananya semua kegiatan investasi sesuai dengan kebijakan

investasi yang ditetapkan DP GKJ.

2. Menjamin terlaksananya pemrosesan investasi, pembuatan laporan-laporan

yang dibutuhkan, dan dokumentasi.


investasi oleh kasirberupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi,

validasi dan persetujuan yang memadai oleh Kepala Kantor dan Pengurus.

Meliputi:setiap penempatan dana untuk investasi harus sepengetahuan Kepala

Kantor dan Bendahara Pengurus.


Prosedur ini adalah pedoman pelaksanaan investasi. Prosedur ini mencakup semua

kegiatan investasi baik dana yang diinvestasikan di bank, sekuritas, maupun

investasi yang berupa asset tetap seperti tanah dan bangunan. Setiap transaksi

investasi harus mengikuti prosedur ini, dan jika tidak dilakukan, dianggap tidak

absah. Apabila diperlukan keputusan maupun tindakan yang tidak sesuai dengan

prosedur ini harus dilakukan atas persetujuan dari Pengurus DP GKJ. Aturan dan

batasan yang terdapat dalam prosedur ini yang terkait dengan nilai investasi, sama

sekali tidak dapat diubah kecuali telah ada perubahan terhadap prosedur ini.


1. Harus terdapat pemisahan tugas, contohnya : fungsi pembukuan harus

terpisah dari fungsi kasir dan administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi

dan fungsi pembukuan harus diotorisasi oleh Kepala Kantor dan Bendahara

Pengurus.


Prosedur Investasi Disusun :

Jessica Juliani


Yusak Marthin S

84

2. Kegiatan investasi dilakukan berdasarkan rencana investasi (tahunan dan

triwulanan) yang disetujui oleh Pengurus dan Dewan Pengawas.

3. Penempatan dan penarikan investasi yang sifatnya mendesak disepakati oleh

Pengurus (dalam rapat).

4. Berkas penempatan investasi ditandatangani oleh Ketua, Sekretaris, dan

Bendahara Pengurus.

5. Batas keuntungan investasi untuk dicairkan adalah minimal: 10%, diluar

ketentuan tersebut harus dengan kesepakatan Pengurus.

6. Batas kerugian investasi adalah maksimal : -10%, diluar ketentuan tersebut

harus dengan kesepakatan Pengurus.

7. Rekonsiliasi secara periodik laporan bank dan laporan hasil investasi.




V. Pihak Terlibat

a) Pihak Internal :

1. Kepala Kantor

2. Kasir

3. Bagian Pembukuan

4. Pengurus


1. Bank

2. Sekuritas









85

6. Bukti Investasi

7. Nota Penerimaan

8. Nota Pengeluaran

9. Jurnal





3. Laporan Daftar Deposito



Prosedur ini terkait dengan prosedur-prosedur lain, yaitu : Prosedur Penerimaan Kas

dan Prosedur Pengeluaran Kas



2. SPMU



5. Form Pelepasan Ivestasi

6. Bukti Investasi

7. Nota Penerimaan

8. Nota Pengeluaran

9. Jurnal



10. Laporan Daftar Deposito


86


1. Biaya investasi umum terdiri dari :

a) Custodian fee dengan tarif 0 – 0,25% yaitu biaya untuk pengelolaan

reksadana.

b) Subscription fee dengan tarif 0 – 3% yaitu biaya saat membeli reksadana.

c) Redemption fee dengan tarif 0,5 – 2% yaitu biaya saat menjual reksadana.

d) Management fee dengan tarif 1,5 – 2,5% tiap tahunnya yaitu biaya untuk

pengelolaan investasi.

Setiap sekuritas mempunyai kebijakan masing-masing.

2. Menyampaikan rencana investasi tahunan untuk mendapat persetujuan

Dewan Pengawas, selambat-lambatnya setiap akhir bulan November.

3. Ringkasan laporan investasi dan hasil pemeriksaan akuntan publik atas

laporan investasi paling lambat 1 bulan disampaikan kepada Menteri

Keuangan.

87

Kepala Kantor

1. Menerima rencana investasi dari Bendahara, kemudian membuat rencana

penempatan investasi dalam bentuk form penempatan investasi.

2. Menyerahkan form penempatan investasi ke Bendahara.

3. Merevisi form penempatan investasi apabila ada koreksi dari Bendahara. Jika

tidak ada koreksi dari Bendahara form penempatan investasi diserahkan ke

Kasir.

4. Memeriksa SPMU dari kasir, apabila terdapat kesalahan dikembalikan ke

Kasir untuk direvisi. Jika sudah benar Kepala Kantor memberi paraf.

5. Memeriksa nota pengeluaran dari Kasir, apabila terdapat kesalahan

dikembalikan ke Kasir untuk direvisi. Jika sudah benar Kepala Kantor

member paraf.

6. Memeriksa Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya

Investasi dari bagian Pembukuan, apabila sudah sesuai Kepala Kantor

memberi paraf. Apabila belum benar dikembalikan ke Bagian Pembukuan

untuk direvisi. Apabila sudah benar diserahkan ke Bendahara.

7. Membuat Laporan Mutasi Deposito dan Daftar Deposito kemudian

diserahkan ke Bendahara untuk diperiksa.

8. Menerima Laporan Mutasi Deposito dan Daftar Deposito dari Bendahara,

apabila ada revisi maka Kepala Kantor memperbaiki laporan tersebut tetapi

jika tidak ada revisi maka laporan tersebut diarsip.

Bagian Kasir

1. Menerima form penempatan investasi dari Kepala Kantor.

2. Membuat SPMU kemudian diserahkan ke Kepala Kantor untuk diperiksa.

3. Merevisi SPMU apabila ada koreksi dari Kepala Kantor, jika tidak ada

koreksi dari Kepala Kantor maka SPMU diserahkan ke Bendahara.

4. Merevisi SPMU apabila ada koreksi dari Bendahara.

5. Mengeluarkan uang untuk melakukan penempatan investasi.

6. Membuat nota pengeluaran, menyerahkan nota pengeluaran beserta dengan

bukti-bukti investasi ke Kepala Kantor untuk diperiksa.

7. Merevisi apabila ada koreksi dari Kepala Kantor, jika tidak ada koreksi maka

88

nota pengeluaran diserahkan ke Bendahara untuk diperiksa.

8. Merevisi apabila ada koreksi dari Bendahara, jika tidak maka nota

pengeluaran rangkap pertama diserahkan ke Bagian Pembukuan, sedangkan

nota pengeluaran rangkap kedua diarsip.

Bagian Pembukuan

1. Menerima nota pengeluaran yang sudah ditandatangani oleh Bendahara dari

Kasir.


3. Membuat Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya

Investasi

4. Menyerahkan Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya

Investasi ke Kepala Kantor untuk diperiksa.

5. Merevisi Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya

Investasi jika ada koreksi dari Kepala Kantor dan Bendahara.

6. Mengarsip Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya

Investasi yang sudah ditandatangani oleh Bendahara.

Bendahara Pengurus

1. Memeriksa fom penempatan investasi dari Kepala Kantor. Setelah

memutuskan investasi mana yang akan dipilih maka form penempatan

investasi dikembalikan ke Kepala Kantor.

2. Memeriksa form penempatan investasi, apabila ada kesalahan dikembalikan

ke Kepala Kantor untuk direvisi. Jika sudah benar ditandatangani.

3. Memeriksa SPMU dari Kasir, apabila sudah benar ditandatangani. Jika masih

terdapat kesalahan dikembalikan ke Kasir untuk direvisi.

4. Memeriksa nota pengeluaran, apabila sudah benar ditandatangani. Jika masih



Investasi, Laporan Mutasi Deposito, dan Daftar Deposito apabila sudah benar

ditandatangani. Jika masih terdapat kesalahan dikembalikan ke Kepala

Kantor dan Bagian Pembukuan untuk direvisi.

89

SOP Investasi untuk Penempatan Investasi

Kepala Kantor

Mulai

Menerima

Rencana

investasi

Rencana

Investasi

Membuat

Rencana

Penempatan

Menyerahkan

Rencana

Penempatan ke

Kasir

2

FPI1

FPI

2

FPI1

FPI yang sudah

ditandatangani

2

FPI yang sudah

ditandatangani

D

3

2 4

43

21

SPMU

Memeriksa

SPMU

Benar?

Memberi

paraf

43

21

SPMU yg

sudah diparaf

5

Dikembali-

kan untuk

direvisi

Ya Tidak

43

21

SPMU

8

Memeriksa

NPn

Benar?

Memberi

paraf

Dikembali-

kan ke

Kasir

Ya Tidak

21

NPn yang

sudah diparaf

21

NPn

21

NPn

9

1

Membuat Laporan

Laporan Mutasi

Deposito

Daftar deposito

21

NPn yang

sudah diparaf

915

Disertai

dengan bukti-

bukti

90


Kepala Kantor

13

Laporan Hasil

dan Biaya

Investasi

Benar?

Memberi

paraf

Dikembalikan

ke Bagian

Pembukuan

Ya Tidak

Memeriksa

Laporan

14

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi

Laporan Hasil dan

Biaya Investasi

yang sudah

diparaf

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi yang

sudah diparaf

Laporan Hasil

dan Biaya

Investasi

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi

14

16

Laporan Mutasi

Deposito

Daftar deposito

Laporan Mutasi Deposito yang ditandatangani

Daftar deposito yang

ditandatangani

D

91


Bendahara Pengurus

Menganalisis

Rencana

Penempatan

Investasi

Setuju?

Memberi

tanda tidak

Tidak

Memberi

tanda iya

2

FPI1

FPI

Ya

2

FPI1

FPI

6

43

21

SPMU yg

sudah diparaf

Memeriksa

SPMU

Benar

Dikembalikan

untuk direvisi

Tidak

Menanda-

tangani

Ya

43

21

SPMU yang

sudah

ditandatangani

43

21

SPMU yang

sudah diparaf

7

10

21

NPn yang

sudah diparaf

Memeriksa

NPn

Benar

Dikembalikan

untuk direvisi

Tidak

Menanda-

tangani

Ya

21

NPn yang

sudah diparaf

21

NPn yang sudah

ditandatangani

11

1

Menanda-

tangani FPI

2

FPI1

FPI yang sudah

ditandatangani

Dikembalikan

ke Kepala

Kantor

2

FPI1

FPI yang sudah

ditandatangani

2

92


Bendahara Pengurus

Memeriksa

Laporan

15

Benar

Dikembalikan

untuk direvisi

Tidak

Menanda-

tangani

Ya

16

Laporan Mutasi

Deposito

Daftar deposito

Laporan Hasil dan

Biaya Investasi

yang sudah

diparaf

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi yang

sudah diparaf

Laporan Mutasi

Deposito

Daftar deposito

Laporan Hasil dan

Biaya Investasi

yang sudah

diparaf

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi yang

sudah diparaf



ditandatangani

Laporan Hasil dan

Biaya Investasi yang

sudah

ditandatangani

Laporan Posisi

Portofolio Investasi

yang sudah

ditandatangani

1617 17

93


Kasir

3

1

FPI yang sudah

ditandatangani

Membuat

SPMU

43

21

SPMU

43

21

SPMU yg

sudah diparaf

43

21

SPMU yg

sudah

ditandatangani

Diserahkan ke

Kepala Kantor

untuk diperiksa

43

21

SPMU

4

5

43

21

SPMU

Diserahkan ke

Bendahara

untuk diperiksa

43

21

SPMU yg

sudah diparaf

6

7

43

21

SPMU yang

sudah diparaf

Melakukan

investasi

Tunai/bank?

UangCek di

rek

bank

Tunai Bank

Slip Bank/

Bukti dari

sekuritas

Membuat

NPn

21

NPn

8

9

21

NPn yang

sudah diparaf

21

NPn

Diserahkan

ke

Bendahara

21

NPn yang

sudah diparaf

10

11

21

NPn yang

sudah diparaf

21

NPn yang sudah

ditandatangani

12 D

Disertai

dengan bukti-

bukti

Disertai

dengan bukti-

bukti

94


Bagian Pembukuan

12

2

NPn yang sudah

ditandatangani

Membuat

Laporan

13

D

Selesai

Laporan Hasil

dan Biaya

Investasi

17

Membuat Jurnal

Jurnal

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi

Diserahkan Kepala kantor

untuk diperiksa

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi

Laporan Hasil

dan Biaya

Investasi

14

Laporan Hasil dan

Biaya Investasi

yang sudah

diparaf

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi yang

sudah diparaf

Laporan Hasil

dan Biaya

Investasi

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi

Diserahkan ke

Bendahara

Laporan Hasil dan

Biaya Investasi

yang sudah

diparaf

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi yang

sudah diparaf

15

Laporan Hasil dan

Biaya Investasi

yang sudah

diparaf

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi yang

sudah diparaf

Laporan Hasil dan

Biaya Investasi yang

sudah

ditandatangani

Laporan Posisi


yang sudah

ditandatangani

D

Disertai

dengan

bukti-

bukti

95

Kepala Kantor

1. Membuat rencana pelepasan investasi dalam bentuk form pelepasan investasi.

2. Menyerahkan form pelepasan investasi ke Bendahara.

3. Merevisi form pelepasan investasi apabila ada koreksi dari Bendahara. Jika

tidak ada koreksi dari Bendahara form pelepasan investasi diserahkan ke

Kasir.

4. Memeriksa nota penerimaan dari Kasir, apabila sudah sesuai Kepala Kantor

memberi paraf. Jika belum benar dikembalikan ke Kasir untuk direvisi.

5. Memeriksa Laporan Posisi Portofolio Investasi dan Laporan Hasil dan Biaya

Investasi dari Bagian Pembukuan, apabila terdapat kesalahan dikembalikan

ke Bagian Pembukuan untuk direvisi. Jika sudah benar Kepala Kantor

memberi paraf.

6. Membuat Laporan Mutasi Deposito dan Daftar Deposito lalu diserahkan ke

Bendahara untuk diperiksa.

7. Merevisi Laporan Mutasi Deposito dan Daftar Deposito jika ada koreksi dari

Bendahara. Apabila tidak ada revisi maka Kepala Kantor mengarsip Laporan

Mutasi Deposito dan Daftar Deposito urut tanggal.

Bagian Kasir

1. Menerima form pelepasan investasi dari kepala kantor.

2. Melakukan pelepasan investasi, kemudian membuat kwitansi.

3. Membuat nota penerimaan rangkap kedua lalu diserahkan ke Kepala Kantor

untuk diperiksa.

4. Merevisi apabila ada koreksi dari Kepala Kantor, apabila tidak ada revisi

menyerahkan nota penerimaan ke Bendahara.

5. Merevisi apabila ada koreksi dari Bendahara, apabila tidak ada revisi nota

penerimaan rangkap kedua diarsip oleh Kasir lalu nota penerimaan rangkap

pertama diserahkan ke Bagian Pembukuan beserta dengan bukti-bukti

transaksi.

Bagian Pembukuan

1. Menerima nota penerimaan beserta bukti-bukti transaksi dari kasir.


96

3. Membuat Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya

Investasi.

4. Menyerahkan Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya

Investasi, Kepala Kantor untuk diperiksa.

5. Merevisi jika ada koreksi dari Kepala Kantor maupun Bendahara.

6. Mengarsip Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya

Investasi yang sudah ditandatangani oleh Bendahara.

Bendahara Pengurus

1. Memeriksa fom pelepasan investasi dari Kepala Kantor. Setelah memutuskan

investasi mana yang akan dilepas maka form pelepasan investasi

dikembalikan ke Kepala Kantor.

2. Memeriksa form pelepasan investasi, apabila ada kesalahan dikembalikan ke

Kepala Kantor untuk direvisi. Jika sudah benar ditandatangani.

3. Memeriksa SPMU dari Kasir, apabila sudah benar ditandatangani. Jika masih


4. Memeriksa nota pengeluaran, apabila sudah benar ditandatangani. Jika masih



Investasi, Laporan Mutasi Deposito, dan Daftar Deposito apabila sudah benar

ditandatangani. Jika masih terdapat kesalahan dikembalikan ke Kepala

Kantor dan Bagian Pembukuan untuk direvisi.

97

SOP Investasi untuk Pelepasan Investasi

Kepala Kantor

Mulai

Membuat Rencana

Pelepasan

Menyerahkan Rencana

Pelepasan ke Kasir

10

1FPL yang sudah ditandatangani

D

3

2 5

Memeriksa NP

Benar?

Memberi paraf

Dikembali-kan untuk

direvisi

Ya TidakBenar?

Memberi paraf

Dikembalikan ke

Pembukuan

YA Tidak

Memeriksa Laporan

11

Daftar Investasi

2FPI

1FPL

1

21

NP

2FPI 1

FPL yang sudah ditandatangani

21


2NP

1NP

Membuat Laporan

Laporan Mutasi

Deposito

Daftar deposito

612

21

NP yang sudah

diparaf

6

Laporan Hasil

dan Biaya

Investasi

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi

Laporan Hasil

dan Biaya

Investasi yang

diparaf

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi yang

diparaf

Laporan Hasil

dan Biaya

Investasi

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi

98


Kepala Kantor

13

Laporan Mutasi

Deposito

Daftar deposito



ditandatangani

D

99


Bendahara Pengurus

Menganalisis Rencana

Pelepasan Investasi

Setuju?

Memberi tanda tidak

Tidak

Memberi tanda iya

Memeriksa Laporan

2FPI

1FPL

Ya

2

7

Memeriksa NP

Benar

Dikembalikanuntuk direvisi

Tidak

Menanda-tangani

Ya

8

12

Benar

Menanda-tangani

Ya

1

2FPI


21


21


21

NP yang sudah ditandatangani

Laporan Hasil dan

Biaya Investasi

yang sudah

diparaf

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi yang

sudah diparaf

Laporan Mutasi

Deposito

Daftar deposito

Dikembalikan

untuk direvisi

Tidak

Laporan Mutasi

Deposito

Daftar deposito Laporan Hasil dan

Biaya Investasi

yang sudah

diparaf

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi yang

sudah diparaf



ditandatangani

Laporan Hasil dan

Biaya Investasi

yang sudah

ditandatangani

Laporan Posisi


yang sudah

ditandatangani

13 14 13 14

100


Kasir

3


Melakukan Pelepasan

5

6

Diserahkan ke

Bendahara

7Uang

Tunai/Bank?

Cek di rek

Bank

Membuat Kwitansi

Kwitansi internal

Membuat NP

4

4

Membuat NP

21

NP

Diserahkan KK

21

NP

21


2NP

1NP

21


8

21


21

NP yang sudah ditandatangani

D

9

Disertai dengan bukti-bukti

101


Bagian Pembukuan

2NP yang sudah ditandatangani

Membuat Jurnal

10

14

D

Selesai

9

Jurnal

Membuat Laporan

Laporan Hasil

dan Biaya

Investasi

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi

11

Laporan Hasil

dan Biaya

Investasi yang

diparaf

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi yang

diparaf

Laporan Hasil

dan Biaya

Investasi

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi

Diserahkan ke

Bendahara

Laporan Hasil dan

Biaya Investasi

yang sudah

diparaf

Laporan Posisi

Portofolio

Investasi yang

sudah diparaf

12

Laporan Hasil dan

Biaya Investasi

yang sudah

ditandatangani

Laporan Posisi


yang sudah

ditandatangani



ditandatangani

D

102

Lampiran-lampiran


103

2. SPMU

3.Kwitansi Internal

104


105


106

6. Bukti Investasi

107

7. Nota Penerimaan

8. Nota Pembayaran

108

9. Jurnal

Jurnal ini sudah otomotis terhubung dengan buku besar. Sehingga bagian pembukuan


109

10. Laporan Posisi Portofolio

110


111


112


113

Analisis dan Pembahasan

Tabel 1

Tabel Analisis dan Pembahasan

Komponen Kriteria Pelaksanaan Kekurangan

Struktur organisasi Struktur organisasi yang baik, terdapat :

1. Spesialisasi kerja yaitu pembagian

kerja sudah sesuai kemampuan

karyawan

2. Departementalisasi yaitu membagi

karyawan dalam bagian-bagian

3. Rantai komando yaitu menggambarkan siapa harus

melapor kepada siapa

4. Rentang kendali adalah seberapa

efektif pimpinan dapat mengawasi

anak buahnya

5. Sentralisasi/ desentralisasi

menggambarkan pada tingkat mana

keputusan dibuat.

Pada struktur organisasi DP GKJ:

1. Sudah terdapat pembagian kerja

yang sesuai dengan kemampuan

karyawan.

2. Sudah terdapat bagian yang

terpisah dalam menjalankan tugasnya

yaitu bagian kasir, bagian asministrasi dan bagian pembukuan.

3. setiap bagian harus melapor kepada

kepala kantor kemudian melapor

kepada pengurus.

4. sejauh ini kepala kantor masih bisa

mengawasi tiap bagian secara efektif,

belum mengalami kendala.

5. Pada DP GKJ keputusan dibuat

pada tingkat atas sehingga lebih

mengarah sentralisasi.

Job Description

1. Penempatan karyawan sesuai

dengan kemampuan, dan keahlian masing-masing karyawan.Beban

kerja yang dilaksanakan karyawan

harus merata. Tidak ada satu

karyawan yang mendapat beban

kerja terlalu banyak maupun terlalu

sedikit.

Penempatan karyawan di DP GKJ

sudah sesuai dengan kemampuan masing-masing. Dan selama ini setiap

karyawan dapat melakukan

pekerjaannya dengan hasil yang baik.

Beban kerja yang dilaksanakan setiap

bagian juga sudah merata.

Masih ada beberapa pekerjaan kepala

kantor yang semestinya dapat dilakukan oleh bagian administrasi

misalnya saja pekerjaan kepala kantor

dalam menerima tamu, dan membuat

surat undangan rapat.

Karena di DP GKJ hanya terdapat

lima karyawan, terkadang ketika ada

114

Tabel 1

Tabel Analisis dan Pembahasan (lanjutan)

satu bagian yang pekerjaannya

sedang sangat banyak karyawan lain

akan membantu. Hal ini dilakukan

atas sepengetahuan kepala kantor,

akan tetapi alangkah lebih baik

apabila tiap bagian berfokus pada

pekerjaannya masing-masing.

Pedoman pengendalian

internal

1. Adanya pemisahan tugas antar

bagian. 2. Otorisasi oleh pihak tertentu.

3. Setiap transaksi yang terjadi harus

disertai bukti-bukti.

4. Pengawasan dari pengurus.

1. Setiap bagian di DP GKJ

melakukan pekerjaan yang berbeda-beda. Bagian Kasir

yang menerima uang tidak

melakukan pencatatan.

Pencatatan dilakukan oleh

bagian Pembukuan.

Perhitungan iuran pensiun

dan manfaat pensiun

dilakukan oleh bagian

administrasi.

2. Setiap penempatan atau pelepasan investasi harus

melalui keputusan pengurus.

Kepala kantor tidak dapat

melakukan investasi tanpa

persetujuan dari pengurus.

Yang berhak melakukan

penarikan dan penyetoran

hanya Kasir. Bagian lain

tidak diperbolehkan.

115

Tabel 1


3. Setiap transaksi yang terjadi

baikmenyangkut penerimaan kas, pengeluaran

kas dan investasi harus

disertai dengan bukti

pembayaran asli. Sehingga meminimalkan kecurangan

yang dilakukan oleh

karyawan.


melakukan pengawasan

yang baik. Melakukan

pemeriksaan terhadap

laporan yang terkait transaksi yang terjadi secara

rutin.

Kebijakan-kebijakan

operasional dan

administratif

1. Saldo maksimal cash on hand.

2. Penyetoran ke bank dilakukan

dengan segera maksimal satu hari

dari tanggal penerimaan. 3. Kebijakan investasi mengenai batas

maksimum kerugian dan batas minimum keuntungan investasi.

1. DP GKJ sudah

melaksanakan saldo

maksimal cash on hand,

apabila saldo cash on

hand sudah melebihi

saldo maksimal maka

kasir akan segera

menyetorkan .

2. Penyetoran juga sudah

dilakukan maksimal

satu hari setelah tanggalpenerimaan.

Dalam melakukan penempatan

investasi dan pelepasan investasi

kepala kantor dan pengurus sudah

memenuhi ketentuan yang ditetapkan.

Sebelum diserahkan kepada

Pengurus, kepala kantor selalu

mencantumkan besar keuntungan dan

kerugian. Sehingga pengurus juga

dapat menganalisa apakah hal

tersebut sudah sesuai dengan

kebijakan yang berlaku.

116

Tabel 1


3. Dalam melakukan

penempatan investasi

dan pelepasan investasi

kepala kantor dan

pengurus sudah

memenuhi ketentuan

yang ditetapkan.

Sebelum diserahkan kepada Pengurus,

kepala kantor selalu

mencantumkan besar

keuntungan dan

kerugian. Sehingga

pengurus juga dapat

menganalisa apakah hal

tersebut sudah sesuai

dengan kebijakan yang

berlaku. 4. Bendahara Pengurus

melakukan pengawasan

yang baik. Melakukan

pemeriksaan terhadap

laporan yang terkait

transaksi yang terjadi

secara rutin.

117

Tabel 1


Kebijakan-kebijakan

operasional dan administratif

1. Saldo maksimal cash on

hand.

2. Penyetoran ke bank

dilakukan dengan segera

maksimal satu hari dari

tanggal penerimaan.

3. Kebijakan investasi

mengenai batas maksimum kerugian dan

batas minimum

keuntungan investasi.

1.DP GKJ sudah melaksanakan saldo

maksimal cash on hand, apabila saldo

cash on hand sudah melebihi saldo

maksimal maka kasir akan segera

menyetorkan .

2.Penyetoran juga sudah dilakukan

maksimal satu hari setelah tanggal

penerimaan. 3.Dalam melakukan penempatan investasi

dan pelepasan investasi kepala kantor dan

pengurus sudah memenuhi ketentuan yang

ditetapkan. Sebelum diserahkan kepada

Pengurus, kepala kantor selalu

mencantumkan besar keuntungan dan

kerugian. Sehingga pengurus juga dapat

menganalisa apakah hal tersebut sudah

sesuai dengan kebijakan yang berlaku.

Banyak aktivitas yang terkait dengan

kas maka kasir melakukan banyak

tugas. Terutama dalam menyetor ke

bank, kasir melakukan pembayaran

tagihan untuk operasional kantor,

membayarkan manfaat pensiun peserta

ke bank. Hal ini tentu saja memakan

banyak waktu. Terutama dalam pembayaran manfaat pensiun untuk

banyak peserta.

Formulir atau dokumen yang

digunakan

1.Pedoman dari Kementerian

Keuangan mengenai format form

investasi. 2.Kriteria form yang baik yaitu

memiliki nomor cetak, informasi

yang disampaikan jelas, terdapat

ruang yang cukup untuk mengisi,

terdapat ruang untuk otorisasi.

1. Formulir penempatan dan pelepasan

investasi secara format sudah memenuhi

tetapi perlu ditambahkan nomor dokumen dan tanggal.

2. Kwitansi, kwitansi internal, nota

penerimaan dan nota pengeluaran tidak

ada nomor urut tercetak.

3. Jurnal yang ada sudah semi

terkomputerisasi yaitu ketika memasukkan

transaksi sudah otomatis terhubung dengan

buku besar sehingga pekerjaan lebih

efisien. Dan pekerjaan dapat terselesaikan

tepat waktu.

1. Belum adanya nomor urut

tercetak pada beberapa form

yang digunakan seperti formulir penempatan dan

pelepasan investasi, kwitansi,

nota penerimaan dan nota

pengeluaran.

118

Tabel 1


Laporan-laporan yang

dihasilkan

KMK No. 76/KMK.017/1995 dan

Keputusan Direktur Jenderal

Lembaga Keuangan No. Kep-

2959/LK/1995 mengenai format

laporan keuangan yang harus

dihasilkan oleh Dana Pensiun.

1.Laporan yang dihasilkan oleh DP GKJ

sudah sesuai dengan aturan yang berlaku.

119

Pembahasan

1. Struktur organisasi

Menurut Robbins (1999:281-291) dalam bukunya yang berjudul

“Manajemen”, struktur organisasi yang baik harus melibatkan lima unsur

penting yaitu : spesialisasi kerja, derpatementalisasi, rantai komando, rentang

kendali, sentralisasi dan desentralisasi. Struktur organisasi yang terdapat pada

DP GKJ terdapat spesialisasi kerja, pekerjaan yang ada sudah dibagi sesuai

dengan kemampuan masing-masing karyawan. Derpatementalisasi juga sudah

dilakukan sehingga pada DP GKJ terdapat bagian kasir, bagian administrasi

dan bagian pembukuan. Rantai komando juga sudah tergambar dengan jelas

siapa harus melapor kepada siapa dari tingkat atas sampai tingkat yang paling

bawah. Rentang kendali juga dapat dicapai secara efektif karena karyawan

yang ada di DP GKJ tidak banyak sehingga kepala kantor dapat mengawasi

anak buah dengan baik. Sentralisasi juga sudah tergambar dengan jelas yaitu

bahwa keputusan-keputusan diambil pada tingkat atas saja.

2. Job Description

Pembagian tugas untuk tiap bagian sudah adil dan merata tidak ada bagian

yang pekerjaannya terlalu banyak atau terlalu sedikit. Pekerjaan juga sudah

dibagi bedasarkan kemampuan masing-masing karyawan yang ada. Tetapi

terkadang pada prakteknya satu bagian dengan bagian yang lain saling

membantu apabila ada bagian yang sibuk. Misalnya saja ketika kasir sedang

sibuk maka bagian administrasi akan membantu dalam penerimaan iuran

pensiun. Jika hal ini terjadi secara terus menerus tentu saja akan berakibat

tidak baik karena karyawan bisa saling melempar tanggung jawab. Kemudian

job description kepala kantor dengan bagian administrasiseperti melayani

pendaftaran peserta, menyiapkan undangan rapat pengurus, menyiapkan

daftar hadir rapat pengurus, melayani tamu lebih baik menjadi pekerjaan

bagian administrasi. Kepala kantor lebih berfokus sebagai perantara kantor

kepada pengurus dan mengurus tentang investasi.

120

3. Pedoman Pengendalian Internal

Pengendalian internal sudah baik. Dengan adanya pemisahan tugas, bagian

yang mengelola uang tidak boleh melakukan pencatatan, otorisasi bagian

tertentu seperti penarikan dan penyetoran uang hanya bisa dilakukan oleh

kasir, penempatan dan pelepasan investasi harus melalui persetujuan

pengurus. Sehingga tetap tercipta pengendalian yang baik. Kekurangan yang

ada yaitu ketika kasir sedang banyak pekerjaan tetapi hari itu juga diharuskan

untuk ke melakukan penarikan atau penyetoran di Bank tentu saja membuang

waktu sehingga pekerjaan tidak dapat berjalan secara efisien. Alangkah lebih

baik jika DP GKJ bisa menjalin kerjasama dengan bank sehingga dapat

menghemat waktu untuk melakukan pembayaran manfaat pensiun.

4. Kebijakan-kebijakan operasional dan administratif

Ditetapkannya batas maksimal cash on hand yaitu sebesar Rp 5.000.000,00

dapat meminimalisasi terjadinya penggelapan maupun hilangnya uang. Sudah

ditetapkannya batas minimum keuntungan investasi dan batas maksimum

kerugian investasi menjadi pedoman yang baik, sehingga dalam

melaksanakan investasi benar-benar dipertimbangkan secara matang tidak

asal dalam menempatkan dana. Pihak-pihak yang terlibat dalam setiap

aktivitas sudah mewakili kebutuhan pada DP GKJ baik untuk pihak iternal

sudah melibatkan bagian yang sesuai yaitu bagian administrasi, bagian kasir,

dan bagian pembukuan, kepala kantor serta pengurus. Pihak ekternal

meliputi Bank, penyewa kamar kos, peserta pensiun serta sekuritas. Sudah

mewakili kegiatan di DP GKJ.

5. Formulir atau dokumen yang digunakan

Desain dokumen yang baik yaitu dengan menggunakan nomor dokumen yang

tercetak secara urut (pre-numbered) untuk meminimalkan resiko kehilangan

dan duplikasi dokumen, serta mencegah kecurangan. Kemudian terdapat

informasi penunjang seperti nama dokumen, tanggal, alamat. Selain itu

dokumen yang baik juga memiliki ruang seperti baris atau kotak untuk

121

mengelompokkan informasi, terdapat ruang untuk tanda tangan sebagai bukti

bahwa dokumen atau formulir tersebut sudah dikaji ulang dan disetujui.

Formulir dan dokumen yang sudah baik yaitu :

1. Daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran iuran pensiun, daftar

pembayaran manfaat pensiun, rencana investasi sudah baik. Sudah

terdapat informasi yang jelas (nama, tanggal, alamat), terdapat ruang yang

cukup untuk mengisi informasi yang diperlukan, terdapat tempat untuk

otorisasi yang jelas (tandatangan dan cap).

2. Nota penerimaan, nota pengeluaran, kwitansi, sudah memiliki ruang yang

cukup untuk menulis informasi, juga terdapat ruang untuk otorisasi.

3. Form penempatan dan pelepasan investasi sudah terdapat ruang untuk

memilih investasi sehingga pengguna tidak perlu menulis pilihannya.

4. Jurnal yang ada sudah semi terkomputerisasi sehingga memudahkan

pekerjaan dan hasil yang dicapai bisa tepat waktu.

Formulir dan dokumen yang perlu diperbaiki adalah :

a) Kwitansi, nota penerimaan dan nota pengeluaran perlu ditambahkan

nomor urut tercetak supaya mempermudah dalam pengarsipan

sehingga meminimalisasi resiko kehilangan dan duplikasi dokumen.

b) Kwitansi internal perlu ditambahkan nama DP GKJ dan nomor urut

tercetak. Nomor urut tercetak ini berguna supaya mencegah resiko

kehilangan dan duplikasi dokumen, dan meminimalkan kecurangan.

c) Form penempatan dan form pelepasan investasi memiliki desain

warna yang sama dan tidak terdapat kop DP GKJ. Juga perlu

ditambahkan adanya nomor dokumen dan tanggal. Supaya

meminimalisasi resiko kehilangan dan duplikasi dokumen, serta

memudahkan pengarsipan.


Laporan yang dihasilkan sudah sesuai dengan format dan memiliki atribut

yang sesuai dengan peraturan yang ada yaitu KMK No. 76/KMK.017/1995

122

dan Keputusan Direktur Jenderal Lembaga Keuangan No. Kep-

2959/LK/1995.

PENUTUP

Kesimpulan

Penelitian ini bertujuan membuat desain SOP untuk sistem keuangan DP GKJ.

Sistem Keuangan di DP GKJ mempunyaitiga prosedur utama yang bersangkutan

dengan kas yaitu prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas, dan prosedur

investasi. Struktur organisasi sudah memenuhi kriteria struktur organisai yang baik,

job descriptionsudah adil di tiap-tiap bagian walaupun masih ada bagian yang saling

lempar tanggung jawab. Seperti ketika kasir sibuk bagian administrasi bisa

membantu kasir. Pedoman pengendalian internal sudah baik, terdapat pemisahan

tugas, pihak-pihak yang harus mengotorisasi. Kebijakan-kebijakan operasional dan

administratif yang sudah ditetapkan dapat berjalan dijalankan dengan baik juga

sudah mengikuti aturan dari Departemen Keuangan. Sudah ada desain yang baik

seperti memiliki nomor cetak, terdapat informasi yang jelas seta ruang untuk mengisi

informasi maupun ruang untuk otorisasi. Tetapi ada beberapa formulir perlu dibenahi

desainnya. Laporan yang dihasilkan sudah sesuai dengan format KMK No.

76/KMK.017/1995 dan Keputusan Direktur Jenderal Lembaga Keuangan No. Kep-

2959/LK/1995.

Saran

Dari hasil penelitian sebaiknya DP GKJ melakukan beberapa pembaharuan, seperti:

1. Memperbaharui desain dokumen dan formulir yang digunakan :

a) Form Penempatan Investasi dan Form Pelepasan Investasi. Kedua

form tersebut didesain dengan warna yang berbeda antara Form

Penempatan Investasi dengan Form Pelepasan Investasi. Sehingga

lebih mudah untuk membedakan serta ditambahkan nomor dokumen

dan tanggal untuk memudahkan pengarsipan. (Lampiran 2 dan

Lampiran 4)

123

b) Membuat kwitansi internal yang disertai dengan kop DP GKJ,

sehingga lebih jelas. Kwitansi internal ini juga harus disertai nomor

urut tercetak untuk mencegah kehilangan dan duplikasi dokumen,

serta memudahkan pengarsipan. (Lampiran 5)

c) Kwitansi eksternal perlu ditambahkan nomor urut tercetak. Bertujuan

untuk mencegah kehilangan dan duplikasi dokumen, memudahkan

pengarsipan, serta menghindari kecurangan. (Lampiran 6)

d) Untuk nota penerimaan dan nota pengeluaran sebaiknya nomor yang

ada pada nota diganti dengan nomor urut tercetak yang bertujuan

untuk mencegah kehilangan dan duplikasi dokumen sertauntuk

menghindari kecurangan. (Lampiran 7 dan 8)

2. Bekerja sama dengan bank dalam bentuk sistem payroll untuk membayar

manfaat pensiun kepada peserta. Sehingga DP GKJ tidak perlu membuat slip

lalu ke bank untuk membayarkan manfaat pensiun kepada peserta. DP GKJ

hanya perlu memberi daftar pembayaran kepada bank kemudian bank yang

akan melakukan pembayaran kepada peserta dana pensiun. Sehingga lebih

mempermudah kerja kasir dan dapat menghemat waktu. Kerjasama ini

sebaiknya dilakukan dengan Bank BNI dan bank BRI. Karena mayoritas

peserta pensiun memiliki rekening di kedua bank tersebut.

3. Job description kepala kantor seperti melayani pendaftaran peserta,

menyiapkan undangan rapat pengurus, menyiapkan daftar hadir rapat

pengurus, lebih baik menjadi pekerjaan bagian administrasi. Kepala kantor

lebih berfokus sebagai perantara kantor kepada pengurus dan mengurus

tentang investasi.

124

DAFTAR PUSTAKA

Ekotama,Suryono.2010. Cara Gampang Bikin Standard Operating Procedure.

Yogyakarta: Media Presindo

Krismiaji, 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: AMPYPKN

Mulyadi, 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Robbins, Stephen B and Marry Coulter, 1999. Manajemen. Jakarta: PT Prenhallindo

Romney, Marshall B and Paul John Steinbart, 2006. Accounting Information System.

Jakarta: Salemba Empat

Supramono, Utami. 2004. Desain Proposal Penelitian Akuntansi dan Keuangan.

Yogyakarta: Andi.

Tambunan, 2008. Standard Operating Procedure (SOP). Jakarta: Maiestas

Publishing.

Tambunan, 2011. Teknik Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP).

Jakarta:Maiestas Publishing.

http://www.djlk.depkeu.go.id/danapensiun/defaultkosong.asp?a=arsip

http://franciskokrido.blogspot.com/2012/05/struktur-organisasi.html

http://www.scribd.com/doc/96178231/New-Microsoft-Office-Word-Document

http://shafiyyah.blog.uns.ac.id/2010/02/25/sop/

http://www.ortax.org/ortax/?mod=forum&page=show&idtopik=28892

http://www.pajakonline.com/engine/learning/view.php?id=760

http://www.djlk.depkeu.go.id/danapensiun/defaultkosong.asp?a=arsip

http://www.scribd.com/doc/96178231/New-Microsoft-Office-Word-Document

http://www.ortax.org/ortax/?mod=forum&page=show&idtopik=28892

http://www.pajakonline.com/engine/learning/view.php?id=760

pendahuluan latar belakang -...

Documents