pembuatan sistem informasi administrasi kegiatan...

SNASTI 2012, OSIT - 17

PEMBUATAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEGIATAN ORGANISASI MAHASISWA

PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN BERBASIS WEB (Studi Kasus: STIKOM Surabaya)

Lailatul Fitri Kanhi S1) A.B.Tjandrarini2)

1) S1 Sistem Informasi, STIKOM Surabaya, email: [email protected] 2) DIII Manajemen Informatika, STIKOM Surabaya, email: [email protected]

Abstract: Student Affair Department is one of technical unit located in a college. Student Affair Department conduct training and the service for student organisations. In each period, student organisations have work programs should be done. The work programs contain activities that are planned to be implemented in each period. During this administration data management activities carried out by the student organization of the Student Affair Department in a way to archive documents in which each pile are categorized in each period. In addition the documents are not recapitulated every month. It causes difficulty in searching documents, requires much time in processing data activities of the student organization, so the information that is desired cannot be retrieved quickly. The development of information technology today can help the Student Affair Department in data processing to yield information that is desired. A web-based administration information system of student organisations activities that was built can help Student Affair Department in doing administration of the student organisations activities that can be accessed anytime and anywhere. The system that was built can produce the report which is desired by the head of Student Affair Department. Keywords: Information System, Web, Administration

Perkembangan teknologi yang semakin maju

menjadi pemicu untuk berpikir lebih maju. Dengan

didorong perkembangan teknologi, manusia

menginginkan segala sesuatu dilaksanakan dengan

cepat dan tepat. Teknologi informasi merupakan

teknologi yang dibangun dengan basis utama

teknologi komputer. Untuk mempermudah kegiatan

transaksional sehari–hari, dibuat suatu perencanaan

sistem yang mengacu pada pengolahan data secara

sistematis yang diimplementasikan dalam suatu

program.

Penemuan teknologi komputer dan

informatika sejak awal dimaksudkan untuk

membantu meringankan pekerjaan manusia agar

lebih efektif dan efisien. Dari pernyataan tersebut,

pengolahan data yang sebelumnya dilakukan secara

manual, sudah tidak perlu dilakukan kembali karena

akan memakan waktu yang lama serta membutuhkan

ketelitian. Untuk mengatasi hal tersebut, dilakukan

perubahan terhadap sistem kerja yang awalnya

manual menjadi terkomputerisasi.

Teknologi berbasis web merupakan teknologi

yang dapat diakses dengan mudah tanpa harus

menambah perangkat lunak tambahan dalam

komputer yang digunakan. Teknologi berbasis web

memudahkan user untuk mengakses atau

menginputkan data. Proses dapat dilakukan di mana

saja dan kapan saja asalkan terhubung dengan

internet.

Bagian Kemahasiswaan merupakan salah satu

Unit Pelaksana Teknis pada suatu perguruan tinggi

yang sebagian tugasnya adalah mengurusi dan

mengelola data administrasi kegiatan organisasi

mahasiswa. Berdasarkan pengamatan, bagian

kemahasiswaan belum dapat mengelola data

administrasi tersebut dengan optimal. Hal ini

disebabkan karena tidak adanya aplikasi yang

membantu bagian kemahasiswaan. Data administrasi

yang tidak dapat dikelola secara optimal, yaitu data

STIKOM S

URABAYA


yang berhubungan dengan kegiatan organisasi

mahasiswa antara lain pembuatan Proposal dan

Laporan Pertanggungjawaban (LPJ). Pengelolaan

data administrasi tersebut masih dilakukan dengan

cara mengarsip dokumen yang masuk tanpa

dilakukan pencatatan, sehingga ada potensi hilangnya

arsip yang telah disimpan. Selain itu pencarian

dokumen LPJ yang digunakan sebagai pedoman

menginputkan poin Standard Softskill Kegiatan

Mahasiswa (SSKM) sebagai bukti telah mengikuti

kegiatan, membutuhkan wakt yang tidak sedikit.

Berdasarkan pernyataan tersebut, pengolahan

data belum dapat dilakukan dengan efisien dan

membutuhkan ketelitian. Untuk mengatasi hal

tersebut, maka perlu dilakukan perubahan dalam

sistem administrasi menjadi terkomputerisasi. Selain

itu pengelolaan data dan pengaksesan informasi juga

harus dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja.

Berdasarkan permasalahan di atas, maka

bagian kemahasiswaan membutuhkan sebuah

aplikasi. Aplikasi tersebut harus dapat mengelola dan

mengolah data kegiatan organisasi mahasiswa

mengenai, proposal dan LPJ. Agar dapat dengan

mudah diakses di mana saja dan kapan saja, maka

aplikasi dibuat berbasis web. Oleh karena itu perlu

dibuat sistem informasi administrasi kegiatan

organisasi mahasiswa berbasis web.

LANDASAN TEORI Pengertian Sistem

Menurut Herlambang dan Tanuwijaya

(2005:116), definisi sistem dapat dibagi menjadi dua

pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan

pendekatan secara komponen. Berdasarkan

pendekatan komponen, sistem didefinisikan sebagai

kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai

tujuan tertentu. Berdasarkan pendekatan komponen,

sistem merupakan kumpulan dari komponen–

komponen yang saling berkaitan untuk mencapai

tujuan tertentu.

Pengertian Sistem Informasi Menurut Herlambang dan Tanuwijaya

(2005:121), data adalah fakta-fakta atau kejadian-

kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-

kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi

penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data

diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan

oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang

disebut sebagai informasi. Secara ringkas, informasi

adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti

bagi penggunanya. Sistem informasi dapat

didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang

digunakan untuk mengolah data sehingga dapat

digunakan oleh penggunanya.

Pengertian Administrasi Menurut Siagian (1970:3), administrasi

didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerja sama

antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan

atas rasional tertentu untuk mencapai tujuan yang

telah ditentukan sebelumnya. Menurut Tead (1951)

dalam Dewi (2011), administrasi merupakan

kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh pejabat

eksekutif dalam suatu organisasi yang bertugas

mengatur, memajukan, dan melengkapi usaha kerja

sama sekumpulan orang yang sengaja dihimpun

untuk mencapai tujuan tertentu.

Pengertian Database Management System Menurut Marlinda (2004:6), Database

Management System (DBMS) merupakan kumpulan

file yang saling berkaitan dan program untuk

pengelolaannya. Basis data adalah kumpulan datanya,

sedangkan program pengelolanya berdiri sendiri

dalam suatu paket program komersial yang

digunakan untuk membaca data, menghapus data,

dan melaporkan data dalam basis data.

STIKOM S

URABAYA


Pengertian Web Menurut Kristanto (2002:2), untuk membuat

interaksi yang baik dibutuhkan beberapa model

pemrograman. Model pemrograman web yang umum

digunakan adalah serve-side dan client-side. Server

adalah komputer yang berjalan terus menerus tanpa

henti dan sebagai tempat file/program dari aplikasi

web diletakkan. Client adalah user yang hendak

mengakses program ke server dengan menggunakan

address/alamat yang unik. Secara umum, untuk dapat

mengakses aplikasi web dibutuhkan web browser.

Pada server-side, segala proses akan

dilakukan di web server, sedangkan client (user)

hanya akan menerima hasilnya dalam bentuk format

HTML. Contoh bahasa pemrograman yang

mendukung server-side adalah Perl, Active Server

Pages (ASP), Java Server Pages (JSP), dan lain-lain.

Pada client-side, proses akan dilakukan di komputer

client. Biasanya client-side digunakan untuk hal-hal

yang membutuhkan banyak interaksi user dan

menggunakan jenis informasi yang seragam dan

pasti.

Server-side dan client-side seakan-akan

merupakan hal yang kontradiksi atau berlawanan.

Namun server-side dan client-side tidak bersifat

kontradiksi melainkan saling melengkapi.

Penggunaan server-side dan client-side ini harus

disesuaikan dengan keperluan dari aplikasi web itu

sendiri. Artinya mana proses yang perlu dilakukan di

server dan mana proses yang perlu dilakukan di

client.

METODE Analisis Sistem

Proses yang ada pada Bagian Kemahasiswaan

dapat dikelompokkan menjadi tiga proses besar,

yakni proses proposal masuk, proses LPJ masuk serta

pencatatan kegiatan organisasi mahasiswa. Adapun

untuk penjelasan lebih detilnya akan dijelaskan

berikut ini:

a. Pencatatan kegiatan mahasiswa

Pencatatan kegiatan mahasiswa pada Bagian

Kemahasiswaan meliputi pencatatan kegiatan

yang akan dilakukan oleh setiap organisasi

mahasiswa berdasarkan program kerja masing-

masing organisasi termasuk unit-unit yang ada di

dalamnya. Dari pencatatan kegiatan tersebut,

dokumen yang dihasilkan berupa kerangka

Program Kerja (Proker) selama satu periode untuk

masing-masing organisasi.

b. Pemrosesan proposal masuk

Pemrosesan proposal masuk pada Bagian

Kemahasiswaan terdapat kelemahan antara lain,

proposal yang akan ditandatangani oleh Ketua

organisasi, akan dilakukan pengecekan berulang

kali terkait format yang telah diberikan.

c. Pemrosesan LPJ masuk

Pemrosesan LPJ masuk terdapat kelemahan yang

sama seperti pada saat proposal masuk.

Kelemahan-kelemahan tersebut antara lain, LPJ

yang akan ditandatangani oleh Ketua organisasi,

akan dilakukan pengecekan berulang kali terkait

format yang telah diberikan. Pengecekan

dilakukan oleh Pembina organisasi, koordinator

sie, sekretaris, bendahara dan setelah sesuai

format barulah ditandatangani oleh Ketua

organisasi.

Perancangan Sistem Gambar 1 merupakan gambaran teknologi

yang diterapkan pada aplikasi yang dibuat. Dimulai

dari menyiapkan data-data master yang dibutuhkan

kemudian dilakukan pencatatan kegiatan seluruh

organisasi. Setelah pencatatan dilakukan, apabila

organisasi akan mengadakan atau melakukan

kegiatan, maka organisasi akan mengajukan proposal.

Kemudian proposal akan dicek dengan kegiatan

organisasi tersebut, apakah sesuai atau tidak. Apabila

sesuai maka akan dilakukan pencatatan PIC

Kegiatan. Namun apabila tidak sesuai maka proposal

akan dikembalikan untuk direvisi. Setelah itu apabila

STIKOM S

URABAYA


Gambar 1. Flowchart Gambaran Teknologi

yang diterapkan

organisasi telah selesai mengadakan atau melakukan

kegiatan maka organisasi akan membuat LPJ. LPJ

akan dicek dengan Proposal yang telah diajukan

sebelumnya. Apabila sesuai maka laporan akan

dicetak dan proses berakhir. Namun apabila tidak

sesuai maka LPJ akan dikembalikan untuk direvisi.

Context Diagram Context diagram adalah gambaran

menyeluruh dari DFD. Di dalam context diagram ini

terdapat lima entity yang terkait dengan sistem yaitu

Organisasi Mahasiswa (Ormawa), Unit, Sistem

Informasi (SI) SDM, SI Akademik, dan Kepala

Bagian (Kabag) Kemahasiswaan. Gambar context

diagram dari aplikasi yang dibuat dapat dilihat pada

Gambar 2.

Laporan Data LPJ Terpilih

Periode Data LPJLaporan Data LPJ Dipilih

Data_Pengguna

Periode Data Proposal Masuk

Laporan Data Proposal Terpilih

Laporan Data Proposal Dipilih

Informasi_Proker

Proker_Organisasi

Informasi_Data_Organisasi

Data_Organisasi

Data_Kegiatan

Informasi_Deil_LPJInfromasi_Detil_Proposal

Detil_LPJ

Detil_Proposal

Data_Jabatan

Informasi_History_Jabatan

Data_Proposal

Informasi_Data_Pembina

Informasi_Data_Panitia

Informasi_Data_LPJInformasi_Data_Proposal

Laporan_Kegiatan_Terpilih

Periode Data_Kegiatan_Dipilih

Laporan_Data_Kegiatan_Dipilih

Informasi_Format_LPJ

Informasi_Format_Proposal

Format_ProposalFormat_LPJ

Detil_Kegiatan_Organisasi

Pembina_Organisasi

Data_Mahasiswa

Informasi_Data_Kegiatan

Data_LPJ

Data_Panitia

History_Jabatan

Data_Dosen0

Sistem Informasi Administrasi Kegiatan Mahasiswa Berbasis WEB

+

UNIT

Kabag Kemahasiswaan

ORMAWA

SI_AKADEMIK

SI_SDM

Gambar 2. Context Diagram

STIKOM S

URABAYA


Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan

perangkat yang digunakan pada metodologi

pengembangan sistem yang terstruktur. DFD

menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada

sistem secara jelas. Selain itu DFD juga mampu

menggambarkan komponen dan aliran data antar

komponen yang terdapat pada sistem yang

dikembangkan. Gambar DFD level 0 dari aplikasi

yang dibuat dapat dilihat pada Gambar 3.

Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD)

digunakan untuk menginterpretasikan, menentukan

dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk

sistem pemrosesan basis data. ERD menyediakan

bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan

kebutuhan data dari pemakai. Dalam ERD, data

tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol

entitas

Laporan Data LPJ Terpilih

Periode Data LPJ

Laporan Data LPJ Dipilih

Data_Proposal

Laporan Data Proposal Terpilih

Laporan Data Proposal Dipilih

Periode Data Proposal Masuk

Data_Pengguna DisimpanData_Pengguna Dibaca

Data_Pengguna

Data_Proposal_Diupdate

Data_Proposal_Dibaca

Detil_LPJ_Dibaca

Detil_Proposal_Dibaca

Data_LPJ_Dibaca

Data_LPJ_Diupdate

Data_Kegiatan_Disimpan

Informasi_ProkerProker_Organisasi


Data_LPJ

Data_Kegiatan

Data_Organisasi

Periode Data_Kegiatan_Dipilih

Laporan_Data_Kegiatan_Dipilih

Laporan_Kegiatan_Terpilih

Informasi_Deil_LPJ

Infromasi_Detil_Proposal

Detil_LPJ

Detil_Proposal

Detil_Proposal_DisimpanDetil_LPJ_Disimpan

Informasi_Data_Pembina

Informasi_Data_LPJInformasi_Data_Proposal

Data_Proposal

Informasi_Data_Panitia

Informasi_Format_LPJ

Informasi_Format_Proposal

Format_LPJ

Format_ProposalData_LPJ

Data_Panitia

Informasi_Data_KegiatanData_LPJ_Disimpan

Data_Panitia_Disimpan

Data_Proposal_Disimpan

Data_Organisasi_DicekData_Kegiatan_Dicek

Data_Kegiatan

History_Jabatan

Data_Jabatan

Data_Dosen

Informasi_Data_Organisasi


Data_Organisasi

Pembina_Organisasi

Informasi_History_Jabatan

Data_Mahasiswa

Data_Organisasi_DisimpanData_Organisasi_Dibaca

Data_Kegiatan_DisimpanData_Kegiatan_Dibaca

Data_Jabatan_DIsimpan

Data_Jabatan_Dibaca

History_Jabatan_Disimpan

Histroy_Jabatan_Dibaca

History_Pembina_Disimpan

Pembina_Organisasi_Dibaca

Detil_Kegiatan_Disimpan

Detil_Kegiatan_Dibaca

Data_Mahasiswa_Disimpan

Data_Mahasiswa_Dibaca

Data_Dosen_Disimpan

Data_Dosen_Dibaca

SI_SDM

UNIT

SI_AKADEMIK

ORMAWA

Kabag Kemahasiswaan

UNIT

1

Mengelola_Data

+

2

Melakukan_Transaksi

+

3

Membuat Laporan

+

1 Data_Mahasiswa

2 Data_Dosen

3 Data_Jabatan

4 History_Jabatan

5 Data_Kegiatan

6Data_Pembina_

Organisasi

7Detil_Kegiatan_

Organisasi

8 Data_Organisasi

9 Data_LPJ

10 Data_Proposal 11 Data_Panitia

12 Detil_LPJ13 Detil_Proposal

8 Data_Organisasi

5 Data_Kegiatan 7Detil_Kegiatan_

Organisasi

15 Data_Pengguna

Gambar 3. DFD Level 0

STIKOM S

URABAYA


Induk subInduk_Organisasi

Det il_Kegiatan_Organisasi

Mempunyai

Terdapat

Memiliki

AdaMempunyai

Memiliki

MILIKI

Panitia

Punya_DetilPunya_Detil_LPJ

punya

DATA_LPJID_LPJRealisasi_Dana_SEMARealisasi_Tgl_PelaksanaRealisasi_TempatRealisasi_PesertaStatus_LPJ

DATA_PROPOSALID_ProposalTgl_PelaksanaanTempat_PelaksanaanJumlah_PesertaAnggaran_SEMAStatus_Proposal

DATA_MAHASISWANIMNama_MahasiswaStatus_Mahasiswa

PEMBINA_ORGANISASIPeriode

DATA_DOSENNIDNNama_DosenRuang_Dosem

DETIL_LPJNama_SieReal_Anggaran

DETIL_PROPOSALNama_SieAnggaran_Sie

DATA_ORGANISASIID_OrganisasiNama_OrganisasiJumlah_AnggotaStatus_Organisasi

DATA_JABATANID_JabatanNama_JabatanStatus_Jabatan

DATA_PENGGUNAUsernamePasswordStatus

DATA_KEGIATANID_KegiatanPeriode_KegiatanNama_KegiatanJumlah_Anggaran_SemaPelaksanaanStatus_KegiatanPenyelenggaraTingkat Kegiatan

HISTORY_JABATANPeriode_Jabatan

Gambar 4. CDM

ID_ORGANISASI = ID_ORGANISASI_INDUK

ID_ORGANISASI = ID_ORGANISASI

ID_KEGIATAN = ID_KEGIATANPERIODE_KEGIATAN = PERIODE_KEGIATAN


ID_KEGIATAN = ID_KEGIATANPERIODE_KEGIATAN = PERIODE_KEGIATAN

NIDN = NIDN

ID_JABATAN = ID_JABATAN


NIM = NIM

NIM = NIM

NIM = NIM

ID_PROPOSAL = ID_PROPOSAL


ID_LPJ = ID_LPJ


DATA_LPJID_LPJ VARCHAR2(5)ID_PROPOSAL VARCHAR2(5)REALISASI_DANA_SEMA DECIMALREALISASI_TGL_PELAKSANA DATEREALISASI_TEMPAT VARCHAR2(20)REALISASI_PESERT A VARCHAR2(100)ST ATUS_LPJ VARCHAR2(20)

DATA_PROPOSAL_ID_KEGIAT AN VARCHAR2(5)ID_PROPOSAL VARCHAR2(5)TGL_PELAKSANAAN DATETEMPAT_PELAKSANAAN VARCHAR2(100)JUMLAH_PESERTA INT EGERANGGARAN_SEMA DECIMALST ATUS_PROPOSAL VARCHAR2(20)PERIODE_KEGIAT AN CHAR(4) DATA_MAHASISW A

NIM CHAR(12)NAMA_MAHASISW A VARCHAR2(30)ST ATUS_MAHASISWA VARCHAR2(5)

PEMBINA_ORGANISASINIDN CHAR(7)PERIODE CHAR(4)ID_ORGANISASI VARCHAR2(5)

DATA_DOSENNIDN CHAR(7)NAMA_DOSEN VARCHAR2(20)RUANG_DOSEN VARCHAR2(20)

DETIL_LPJID_LPJ VARCHAR2(5)NAMA_SIE VARCHAR2(20)REAL_ANGGARAN DECIMAL

DETIL_PROPOSALID_PROPOSAL VARCHAR2(5)NAMA_SIE2 VARCHAR2(20)ANGGARAN_SIE DECIMAL

DATA_ORGANISASIID_ORGANISASI VARCHAR2(5)NAMA_ORGANISASI VARCHAR2(20)JUMLAH_ANGGOTA INT EGERID_ORGANISASI_INDUK VARCHAR2(5)ST ATUS_ORGANISASI VARCHAR2(20) DATA_JABATAN

ID_JABATAN VARCHAR2(5)NAMA_JABATAN VARCHAR2(20)ST ATUS_JABATAN VARCHAR2(20)

DATA_PENGGUNAUSER VARCHAR2(12)NIM CHAR(12)PASSW ORD VARCHAR2(12)ST ATUS VARCHAR2(20)

DATA_KEGIATANID_KEGIAT AN VARCHAR2(5)NAMA_KEGIATAN VARCHAR2(20)JUMLAH_ANGGARAN_SEMA DECIMALPELAKSANAAN VARCHAR2(12)ST ATUS_KEGIAT AN VARCHAR2(20)PENYELENGGARA VARCHAR2(20)PERIODE_KEGIAT AN CHAR(4)TINGKAT_KEGIAT AN VARCHAR2(50)

HISTORY_JABATANID_JABATAN VARCHAR2(5)ID_ORGANISASI VARCHAR2(5)NIM CHAR(12)PERIODE_JABATAN CHAR(4)

PANITIAID_PROPOSAL VARCHAR2(5)NIM CHAR(12)

DETIL_KEGIATAN_ORGANISASIID_KEGIAT AN VARCHAR2(5)PERIODE_KEGIAT AN CHAR(4)ID_ORGANISASI VARCHAR2(5)SISA_DANA DECIMAL

Gambar 5. PDM

Dalam perancangan aplikasi ini, ada entitas

yang saling terkait untuk menyediakan data yang

dibutuhkan oleh sistem yang disajikan dalam bentuk

Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data

Model (PDM). Gambar CDM dan PDM dari aplikasi

yang dibuat dapat dilihat pada Gambar 4 dan Gambar

5.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah

untuk membantu Bagian Kemahasiswaan dalam

mengelola data administrasi kegiatan organisasi

mahasiswa. Berikut ini adalah beberapa hasil dari

aplikasi yang telah dibuat:

STIKOM S

URABAYA


1. Halaman Login

Halaman Login ini adalah halaman pertama kali

web dijalankan. Ketika tombol Login diklik maka

akan dilakukan pengecekan terhadap user yang

masuk. User yang masuk akan dihubungkan

langung ke halaman home.

Gambar 6. Halaman Login

2. Halaman home

Halaman home ini adalah tampilan ketika user

telah menginputkan username dan password. Di

halaman ini user dapat melihat data master dan

data transaksi yang ada. Tampilan awal pada

halaman home ini adalah kegiatan organisasi pada

periode tersebut.

Gambar 7. Halaman Home

3. Menu Data Master

Menu ini digunakan untuk menginputkan data

yang berhubungan dengan kegiatan organisasi

mahasiswa. Dalam menu ini terdapat data master

organisasi, data master kegiatan, data master

jabatan, dan lain sebagainya.

Gambar 8. Menu Data Master

4. Menu Transaksi


proposal dan detil proposal pada saat akan

melakukan atau mengikuti kegiatan. Selain itu

juga digunakan untuk menginputkan data LPJ dan

detil LPJ pada saat kegiatan telah selesai diikuti

atau dilakukan.

Gambar 9. Menu Transaksi

5. Menu Data Master Mahasiswa


mahasiswa. Dalam menu ini terdapat nama, nim

dan status mahasiswa. Dalam menu data master

data mahasiswa ini terdapat tombol simpan yang

digunakan untuk menyimpan data mahasiswa,

lalu tombol cancel apabila data dibatalkan.

STIKOM S

URABAYA


Gambar 10. Menu Data Master Mahasiswa

6. Menu Data Master Organisasi


organisasi. Dalam menu ini terdapat sub

organisasi, nama organisasi, jumlah anggota dan

status organisasi. Tombol yang terdapat dalam

menu ini yaitu simpan yang berfungsi untuk

menyimpan data organisasi, tombol cancel

apabila data dibatalkan dimasukkan, dan tombol

edit yang digunakan untuk meng-update data.

Gambar 11. Menu Data Master Organisasi

7. Menu Data Master Jabatan

Menu ini digunakan untuk menginputkan nama-

nama jabatan yang berada dalam suatu organisasi.

Dalam menu ini terdapat ID Jabatan, nama

jabatan dan status jabatan. Terdapat 3 tombol

dalam menu ini, terdapat 3 tombol yaitu tombol

simpan untuk menyimpan data jabatan, tombol

cancel untuk membatalkan data dan tombol edit

untuk meng-update data jabatan.

Gambar 12. Menu Data Master Jabatan

8. Menu Data Master User

Menu ini digunakan untuk mengetahui siapa saja

yag berhak mengakses data. Dalam menu ini

terdapat nim, username, password, dan status.

terdapat 3 tombol yaitu tombol simpan untuk

menyimpan data user, tombol cancel untuk

membatalkan data dan tombol edit untuk meng-

update data user.

Gambar 13. Menu Data Master Pengguna

STIKOM S

URABAYA


9. Menu Data Master Pembina Organisasi


Pembina Organisasi. Dalam menu ini terdapat

NIDN, Organisasi dan juga periode. Dalam menu

ini dapat diketahui Pembina yang bersangkutan

menjabat pada periode berapa dan membina

organisasi mana. terdapat 3 tombol dalam menu

ini yaitu tombol simpan untuk menyimpan data

Pembina, cancel untuk membatalkan data

Pembina dan edit untuk meng-update data

Pembina.

Gambar 14. Menu Data Mastrer Pembina Organisasi

10. Menu Data Master History Jabatan


dari mahasiswa yang pernah menjabat dalam

suatu organisasi. Dalam menu ini terdapat nama

organisasi, nama jabatan, NIM, dan periode

jabatan. Terdapat 3 tombol dalam menu ini yaitu

tombol simpan yang digunakan untuk menyimpan

data jabatan mahasiswa, tombol cancel untuk

membatalkan, dan tombol edit untuk meng-

update data.

Gambar 15. Menu Data Master History Jabatan

11. Menu Transaksi Data Proposal

Menu ini digunakan untuk melihat data proposal

yang diajukan oleh oragnisasi apabila akan

mengadakan atau mengikuti kegiatan. Dalam

menu ini terdapat kegiatan, periode, tanggal

pelaksanaan, jumlah peserta, anggaran SEMA dan

juga status proposal. Terdapat 3 tombol dalam

menu ini yaitu tombol simpan yang digunakan

untuk menyimpan data proposal, tombol cancel

untuk membatalkan, dan tombol edit untuk meng-

update data.

Gambar 16. Menu Data Proposal

12. Menu Data LPJ

Menu ini digunakan untuk melihat data LPJ dari

organisasi yang telah selesai mengadakan atau

mengikuti kegiatan. Dalam menu ini terdapat data

proposal, realisasi dari tempat pelaksanaan,

STIKOM S

URABAYA


jumlah peserta, dana, pelaksaanan tanggal serta

status LPJ. Terdapat 3 tombol dalam menu ini

yaitu tombol simpan yang digunakan untuk

menyimpan data LPJ, tombol cancel untuk

membatalkan, dan tombol edit untuk meng-

update data.

Gambar 17. Menu Data LPJ

13. Menu Data PIC

Menu ini digunakan untuk mengetahui PIC atau

ketua pelaksana dari sebuah acara yang

dilaksanakan. Dalam menu ini terdapat proposal

kegiatan dan NIM dari PIC yang bersangkutan.

Terdapat 3 tombol dalam menu ini yaitu tombol

simpan yang digunakan untuk menyimpan data

PIC, tombol cancel untuk membatalkan, dan

tombol edit untuk meng-update data.

Gambar 18. Menu Data PIC

14. Menu Laporan

Menu ini digunakan untuk melihat laporan dan

mencetak laporan. Dalam menu laporan ini antara

lain terdapat laporan kegiatan organisasi

mahasiswa dan grafik kegiatan organisasi

mahasiswa.

Gambar 19. Menu Laporan

15. Grafik Kegiatan Organisasi

Grafik ini digunakan untuk melihat jumlah

kegiatan dari masing-masing organisasi.

Gambar 20. Grafik Kegiatan Organisasi

16. Grafik Proposal Organisasi

Grafik ini digunakan untuk melihat jumlah

proposal yang telah diinputkan oleh masing-

masing organisasi.

STIKOM S

URABAYA


Gambar 21. Grafik Proposal Orgnisasi

SIMPULAN

Simpulan yang dapat diambil pada

pengembangan sistem ini adalah:

1. Sistem informasi administrasi kegiatan organisasi

mahasiswa berbasis web telah dapat dibuat sesuai

dengan kebutuhan.

2. Sistem hanya dapat diakses oleh Organisasi dan

Admin Bagian Kemahasiswaan.

3. Sistem informasi menghasilkan laporan kegiatan,

laporan proposal kegiatan, dan laporan

pelaksanaan kegiatan (LPJ) beserta grafiknya.

RUJUKAN

Dewi, I.C. 2011. Pengantar Ilmu Administrasi. Jakarta: Prestasi Pustaka Publisher.

Herlambang, S dan Tanuwijaya, H. 2005. Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: ANDI OFFSET.

Siagian, Sondang P. 1970. Filsafat administrasi. Jakarta: Haji Masagung. Sugiyono. (2002).

Kristanto, Handoyo. 2002. Pemrograman Aplikasi Web dengan ASP .NET. Jakarta: Elex Media Komputindo

STIKOM S

URABAYA


STIKOM S

URABAYA

pembuatan sistem informasi administrasi kegiatan...

Documents