pelatihan peg baru-des2010-project-management
TRANSCRIPT
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Add Your Company Slogan
Jakarta 13 – 15 Desember 2010
Manajemen Proyek
Jakarta, 13 15 Desember 2010
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Agenda Pelatihan Project Management
HARI 1 HARI 3HARI 2
Sesi Pagi:
Registration
Pembukaan
Sesi Pagi:
Pelaksanaan & PengendalianProyek
Sesi Pagi:
Perencanaan Sumber DayaManusiaPerencanaan Biaya
Pre Test
Pengertian Dasar Project & Project Management
Sesi Siang:
Penutupan Proyek
Perencanaan Mutu/ KualitasPerencanaan Resiko
Inisiasi dan PerencanaanProyek
Sesi Siang:
Post Test Sesi Siang:
Perencanaan PengadaanPerencanaan Komunikasi
Sesi Siang:
Perencanaan Ruang LingkupProyekPerencanaan Waktu
Integrasi PerencanaanProyek
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PRE TEST
20 Questions20 Questions20 MinutesClosed Book
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Pengertian Dasar Proyek & Manajemen Proyek
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Ciri dari Proyek
Sesuatu yang UNIK dan kejadiannya hanya SEKALI, Mempunyai TUJUAN khusus, dan diselesaikan didalam SPESIFIKASI yang pasti, Dib t i l h ANGGARAN d SUMBERDAYA t b t Dibatasi oleh ANGGARAN dan SUMBERDAYA yang terbatas, Hal yang dapat diurai dengan jelas dan dapat dilaksanakanHasilnya terukur dan dapat dikuantifikasiDirencanakan, Dilaksanakan dan DikendalikanDirencanakan, Dilaksanakan dan Dikendalikan
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Tipe Proyek
CRAFT/ OTOTCRAFT/ OTOT INTELLECT/ OTAKINTELLECT/ OTAKPekerjaan
Hasil
Physical-Craft Physical-IntellectPHYSICALPHYSICAL(TAMPAK)(TAMPAK)
Non Physical - Non Physical -NONNON PHYSICAL PHYSICAL Non Physical -Craft
Non Physical -Intellect
NONNON--PHYSICAL PHYSICAL (TAK TAMPAK)(TAK TAMPAK)
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Proyek vs Operasi
• Proyek
• Durasi tetap
• Operasi
• Rutin
• Tujuan spesifik
Ek l it i
• Berkelanjutan
P di • Eksploitasi sumberdaya
• Pengguna
• Penyedia Sumberdaya
• Penyedia • Pengguna infrastruktur
• Penyedia infrastruktur
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Ciri-ciri Proyek tanpa Manajemen Proyek
• Target waktu/deadline tidak tercapai,
• Pekerjaan harus diulang atau terjadi duplikasi,
B d t/ dil i• Budget/anggaran yang dilampaui,
• Kemajuan proyek yang tidak jelas,
• Konflik di antara staf selama penugasan diproyek,p g p y ,
• Kompetensi yang kurang dari anggota tim proyek,
• Perubahan lingkup proyek yang terus menerus,
• Staf proyek menerapkan metode pengelolaan proyek sesuai pengalaman
dan selera sendiri sendiri dan tidak ada standarisasi.
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Tuntutan agar Proyek berhasil
• Sasaran harus jelas, metodologi yang tepat dan pelaksana yang profesional
• Anggaran yang pasti tetapi realistis sesuai dana yang tersedia• Target waktu yang pasti tetapi realistis• Target waktu yang pasti tetapi realistis• Team yang terkoordinir dan termotivasikan dengan baik• Komunikasi yang simple tetapi efektif• Pengambilan keputusan yang jelas dan mengarah kedepan• Perencanaan yang flexible sehingga dapat mengakomodasi
sesuatu yang tidak diharapkan.• Penyedia Jasa (Konsultan/Kontraktor/Supplier) profesional dan
terpercayaterpercaya.
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Manajemen Proyek
penerapan pengetahuan, ketrampilan/kemampuan, sarana dan teknik pada kegiatan proyek agar dapat
memenuhi kebutuhan dan harapan para ‘ k h ld ’ k‘stakeholder’ proyek
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Project Stakeholders
Stakeholders:Stakeholders:Individual dan/ atau Organisasi yang mempunyai kepentingan langsung
ProjectSponsor
maupun tidak langsung terhadap proyek
Termasuk didalamnya:
ProjectManager
Termasuk didalamnya:• customers• users• suppliers
ProjectManagement
Teampp• governments
Team
Project Team
Project Stakeholders
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Tujuan & Sasaran Manajemen Proyek
• Penggunaan sumberdaya yang digunakan harus dimanfaatkan
se-efektif dan se-efisien mungkin.
• Dapat diselesaikan dengan waktu yang tidak boleh terlambat • Dapat diselesaikan dengan waktu yang tidak boleh terlambat,
mutu yang sesuai dan biaya yang se-efesien mungkin.
• Tingkat kebocoran anggaran/ biaya harus se-minimal mungkinTingkat kebocoran anggaran/ biaya harus se minimal mungkin
• Orientasi terhadap kepuasan pelanggan/ stakeholder
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Bagaimana proyek dapat sukses dengan menyeimbangkan :
Konsideran Proyek
BiayaBiaya
Waktu
LingkupLingkupKerja Kualitas
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PMI & PMBOK
2004 2008
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
9 Area Project Management Body of Knowledge (PMBOK)
Program/ Project Scope Management
Program/ Project Time Management
Program/ Project Cost Management
Program/ Project Quality Management
g / j g
Program/ Project Communication Management
Program/ Project Human Resource Management
Program/ Project Risk Management
P / P j t I t ti M t
Program/ Project Procurement Management
Program/ Project Integration Management
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Project Management Life Cycle
Deliverables Manage andProject Request Manage Technical
Closing
Develop Project
Initiating Planning ControllingExecuting
Deliverables Review
LessonsLearned
Manage Cost, Schedule,
Resource Variance
Manage andControl Project
Project Request
Project Charter
a age ec caPerformance
Control ChangesBuildProject Team
Develop ProjectPlan
PostImplementation
Project Completion
Control Changes
ManagePerformance toRequirements
Project Start Up
Phase Assessment
Manage ProjectTeam
Manage Quality/Performing toRequirements
Review ProjectRequirements
Conduct ProjectKickoff Meeting
ManageRisk
Phase Assessment
Manage Risk
PhaseAssessment
Baseline ProjectPlan
PhaseAssessment AssessmentAssessmentAssessment
Adapted from The Strategic Project Office, J. K. Crawford
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Project Management Methodology
processes, standards, approaches, practices, tools, techniques, templates and checklists
•Project Charter and WBS (scope)•Gantt charts, network diagrams, critical path
l l h h d l ( )analysis, critical chain scheduling (time)•Cost estimates and earned value management (cost)dll•dll
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Contoh WBS
C t W b Sit W b Sit R ll O t S t
Intranet Project
Concept
Design User Interface
Web SiteDesign
Develop Pagesand Links
Web SiteDevelopment
Roll Out Support
Design Server Setup
Develop ServerSupport Infrastructure
DevelopFunctionality
ContentMigration/Integration
TestingTesting
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Contoh Gantt Chart
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Contoh Network Diagram
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Interalasi Ilmu Project Management
Project Management Body of Knowledge
PMBOK® Guide
Application Area Knowledge, Standard & Regulation
Interpersonal Skill
General Management
K l d & Skill
Understanding the Project E i tKnowledge & Skill Environment
Picture taken from PMBOK ® guide page - 13
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Pertumbuhan PMP Certification, 1993-2000
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Aplikasi Profesi Manajemen Proyek
• Project management dapat diaplikasikan ke semua jenis pekerjaan dari berbagai industri yang berbeda• IT
C i• Construction,• New Product Development• Critical Maintenance, • Professional Services: Sports, event planning, dll
• Project management skills dalam keseharian:• Membangun rumah• Merencanakan pendidikan anak• Memelihara karirie e a a a• Melaksanakan perayaan ulang tahun• dll
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Inisiasi& Perencanaan Proyek
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Apa saja hal-hal yang terlibat di dalam inisiasi sebuah proyek?
• Inisiasi adalah sebuah proses mengenali dan memulai sebuah proyek baru
• Hal ini penting untuk memastikan proyek dijalankan dengan tujuan/ alasan yang benartujuan/ alasan yang benar
• Permintaan ProyekRuang lingkup dan tujuanKelayakan BisnisKelayakan BisnisEstimasi sumber daya
• Review & AutorisasiPrioritas Permintaan dan Pendanaan
• Project CharterDikeluarkan setelah Permintaan disetujui
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
DEFINITION FUNCTION OUTLINE
Project Charter
• Latar Belakang•Kebutuhan Bisnis• Tujuan ProyekPROJECT CHARTER• Deskripsi Produk/ Jasa• Ringkasan Milestone• Ringkasan Anggaran• Kendala• Asumsi
OJ C C
Asumsi• Pernyataan Otoritas & Akuntabilitas• Penugasan Manajer Proyek
Ot it M j P kLAUNCHING
• Otoritas Manajer Proyek & Tanggung Jawab• Stakeholder
• Harus dikeluarkan oleh manajer eksternal proyek dengan tingkatan yang sesuai dengan kebutuhan
• Pendelegasian• Pengakuan PM dan organisasi• Pendefinisian Kategori Proyek
Penentuan Kick Off Internalsesuai dengan kebutuhan proyek.
• Output dari Inisiasi
• Kontrak Ditandatangani
• Penentuan Kick Off Internal
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Tindakan lanjutan Manajer Proyek
• Membangun tim manajemen proyek yang kuat• Melibatkan seluruh stakeholder proyek secara dini dalam Melibatkan seluruh stakeholder proyek secara dini dalam
proses perencanaan• Melakukan detail analisis tentang latar belakang
kebutuhan bisnis dan menemukenali bagaimana tolak ukur keberhasilan proyek
• Melakukan proses perencanaan secara bertahap untuk keseluruhan area knowledge
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Apa saja hal-hal yang terlibat di dalam perencanaan sebuah proyek?
• Perencanaan merupakan hal yang tersulit dan biasanya sering diabaikan dalam kegiatan proyek
• Kebanyakan pihak mengabaikan perencanaan karena mereka • Kebanyakan pihak mengabaikan perencanaan karena mereka sendiri tidak merencanakan untuk melakukannya
• Tujuan utama perencanaan adalah untuk menuntun proses pelaksanaan proyekp p y
• Setiap area knowledge harus di lakukan perencanaannya
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Perencanaan Manajemen ProyekRencana kualitas Perencanaan
Proses Perencanaan Proyek
Manajemen Proyek komunikasi
Membuat WBS
Rencana Resiko Perencanaan SDM
Aktifitas mendefinisikan
dan estimasiCost BudgetingRencana
Procurement
Anggaran biayagg y
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Perencanaan Ruang Lingkup Proyek
Proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa aktifitas proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan
•Perencanaan Ruang Lingkup•Definisi Ruang Lingkup•Definisi Ruang Lingkup
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Work Breakdown Structure (WBS)
• WBS adalah kerangka untuk mengidentifikasi dan menampilkan semua kegiatan yang harus dilakukan tim dalam rangka penyelesaian proyek.
roll up to
Project WBS
• WBS memecah belah lingkup pekerjaan proyek menjadi potongan-ptongan pekerjaan yang lebih kecil atau disebut:Komponen Kerja/ Work
roll up to
Work Components
Component :• lebih tepat didefinisikan• Membutuhkan jumlah waktu dan
sumber daya yang lebih kecil untuk menyelesaikannya
roll up to
p
untuk menyelesaikannya• Biasanya terdiri dari beberapa
set hasil pekerjaan/ deliverables• Memperkirakan sumber daya
untuk dalam komponen2yang lebih kecil hasil yang jelas dan
Deliverables
lebih kecil, hasil yang jelas dan lebih mudah daripada memperkirakan komponen pekerjaan yang lebih kompleks
Task TaskTaskTask
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Metode untuk mencapai dekomposisi
Work Breakdown Structure – Teknik Dekomposisi
Metode untuk mencapai dekomposisi dari suatu hal, besar & kompleks
Keseluruhan Potonganese u u a oto ga
Lingkup pekerjaan didekomposisi menjadi potongan pekerjaan yang lebih kecil hingga setiap bagian adalah ukuran yang dapat dikelola
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Pendekatan untuk menentukan WBS
Roda
Sepeda
GigiFrame Dst Area A
HQ
Area CArea B
KOMPONEN AREA GEOGRAFIS
Pelek Gear Kisi Ban Kantor 1 Kantor 2 Kantor 3
Proyek Software
Merombak Fasilitas
Feasibility ProduksiDesain TestListrik
Daya Comm
MekanisFurnishings
HVAC ede gPipa
Ledeng
PROJECT CYCLEFUNGSIONAL
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Lingkup WBS
WBS - Tingkat Dipengaruhi oleh:
• Tingkat detail
• Tingkat risiko
i k k l• Tingkat kontrol
• Perkiraan ketepatan
• Nilai paket Pekerjaan• Nilai paket Pekerjaan
• Paket Jam Kerja
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Studi Kasus
Work Breakdown Structure (WBS)Work Breakdown Structure (WBS)
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Perencanaan Waktu
Proses yang dibutuhkan untuk memastikan
penyelesaian proyek tepat waktu
• Identifikasi Aktifitas Proyek• Rangkaian Aktifitas Proyek• Rangkaian Aktifitas Proyek• Estimasi Durasi Aktifitas Proyek• Penjadualan Aktifitas Proyek
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Penjadwalan Aktifitas Proyek
• Berorientasi pada hasil pekerjaan/ milestone
• Asumsikan dedikasi sumber daya penuh waktu untuk satu hasil pekerjaan
• Selalu bekerja dengan alur kerja kegiatan proyek • Selalu bekerja dengan alur kerja kegiatan proyek
• Tidak ada jadwal yang realistis tanpa pertimbangan ketersediaan sumber daya:
ManusiaBahanPeralatanAlat pendukungAlat pendukung
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Penjadwalan Aktifitas Proyek
• Tujuan Penjadwalan Aktifitas Proyek:• Penggunaan optimal sumber daya yang dibutuhkan • semua hasil pekerjaan tepat pada waktunya
• Mengembangkan jadwal dilakukan dengan mengidentifikasi:• Usaha yang diperlukan untuk menciptakan setiap hasil
pekerjaan dalam WBSU t di h il k j h di l ik• Urutan di mana hasil pekerjaan harus diselesaikan.
• Diagram Alur Kerja/ Network Diagram adalah format untuk menampilkan keterkaitan antara kegiatan, yang terdiri dari tiga elemen dasar :tiga elemen dasar :• Kegiatan / Tugas - pekerjaan yang diperlukan untuk kemajuan
dari satu tahapan proyek ke tahapan yang berikutnya• Milestone - kejadian penting yang menunjukkan kemajuan
kelanjutan dari kemajuan proyek yang sukseskelanjutan dari kemajuan proyek yang sukses• Jangka Waktu - kalender waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan hasil pekerjaan
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Alur Kerja - Presedence
• FS - Finish to StartActivity A
FSActivity B
A i i A
• SS - Start to Start
Activity A
SSActivity B
• FF - Finish to FinishActivity A
FF
Activity B
• SF - Start to Finish
Activity A
SFActivity B
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
K lk l i D i
Diagram Alur Kerja
Kalkulasi DurasiKalkulasi maju
8 85 7
A10
A20
3 hari
A30
1 hari
A603 5 6 67 9 131 2
84
A10
2 hari
A40 A50
A60
5 hari
1
3 5 6 6
9 133 6 7 8
8224 hari 2 hari
3 6 7 8
9
Kalkulasi mundur
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Metoda Estimasi Durasi Waktu (1/2)
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Metoda Estimasi Durasi Waktu (2/2)
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Bar Chart
Jenis Penjadualan Aktivitas Proyek (1/2)
Bar Chart
Gambaran Jul Aug Sep Oct Nov Dec
Peralatan Listrik
Konstruksi BangunanKonstruksi Bangunan
Peralatan mesin
Pre TestPre Test
Acceptance Tes
Tes KinerjaTes Kinerja
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Mil t
Jenis Penjadualan Aktifitas Proyek (2/2)
Milestone
Acara Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep
Penandatanganan kontrak
Perencanaan Program
Penyelesaian tagihan bahan
Penandatanganan kontrak tambahan
Penyelesaian spesifikasi sistemy p
Mereview desain
Uji Sub Sistem
Unit Disampaikan
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Komparasi Jadual
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Studi Kasus
Project SchedulingProject Scheduling
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Perencanaan Sumber Daya Manusia
Proses yang dibutuhkan untuk mengatur penggunaan sumber daya manusia yang terlibat di sebuah proyeky y g p y
secara efektif
• Perencanaan Organisasi• Tim Rekrutmen
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Manajemen Sumber Daya Proyek
• Manajemen Sumber Daya Proyek mencakup:
—Personil—Dana-dana
—Fasilitas—Bahan
• Manajemen Sumber Daya Proyek mencakup:
• Setelah jadwal aktifitas proyek dikembangkan
—Peralatan —Informasi
• Setelah jadwal aktifitas proyek dikembangkan, rencana yang harus disiapkan adalah mengidentifikasi jumlah setiap jenis sumber daya yang dibutuhkan dalam waktu yang harus tersedia
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Fungsional Organisasi
Koordinasi ProyekDirector
FunctionalManager
FunctionalManager
FunctionalManager
Staff Staff Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
StaffStaff Staff Staff
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Organisasi Matrix
Director
F nctional F nctional F nctional Manager ofFunctionalManager
Staff
FunctionalManager
FunctionalManager
Staff Staff
Manager ofProject Managers
P j t MStaff Staff Staff
Staff Staff Staff
Project Manager
Project Manager
Staff Staff Staff Project Manager
Koordinasi Proyek
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Organisasi Projectized
Koordinasi Proyek
Director
ProjectManager
ProjectManager
ProjectManager
Staff Staff Staff
Staff Staff StaffStaff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Beragam Pilihan Organisasi
FUNCTIONAL MATRIX PROJECT
RA
L M
AN
AG
ER
AL
AN
AG
ER
HE
FUN
CTI
ON
HE
FUN
CTI
ON
WEAKMATRIX
STRONGMATRIX U
ENC
E O
F TH
UEN
CE
OF
TH
NO
CO ORDINATOR
PART TIME FULL TIMEFULL TIME PROJECT
PROJECT OFFICE
SEPARATE PROJECT LA
TIV
E IN
FLU
LATI
VE
INFL
U
CO-ORDINATORCO-ORDINATOR
PROJECT MANAGER
OFFICE PROJECT TEAM R
E
RE
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Matrix Role & Responsibility
PM
RAM ROLE :
RESPONSIBILITY :
AUTHORITY :
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Perencanaan Biaya
Proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek dapat diselesaikan dengan anggaran yang
• Perencanaan sumber daya
p y p g gg y gtelah disetujui
• Perencanaan sumber daya• Perkiraan Biaya• Anggaran Biaya
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Klasifikasi Biaya Proyek
• Biaya Langsung– Bahan Langsung/ Material– Biaya tenaga kerja langsungy g j g g
• Biaya tidak langsung– Biaya Pengawasan– Peralatan Konstruksi / alat
• Biaya tambahanBalas jasa– Balas jasa
– Kantor dan fasilitas-nya
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Persiapan Anggaran Biaya
• Perkiraan kebutuhan sumber daya untuk masing-masing Paket Pekerjaan
• Menghitung Total Perkiraan biaya yang akan dikeluarkan• Perhitungan biaya proyek awal• Bersama dengan baseline proyek jadwal, kita dapat
membuat rencana cash flow proyekmembuat rencana cash flow proyek• Buat Proyek kurva-S (Earned Value Analysis) untuk
kemajuan manajemen kinerja
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Estimasi Biaya
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Project Cost Baseline – S Curve
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Studi Kasus
Project BudgetingProject Budgeting
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Perencanaan Mutu/ Kualitas
Proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan
yang diperlukan
• Perencanaan Mutu
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Mutu Vs. Grade/ Tingkatan
GRADE/ TINGKATANSebuah kategori yang ditujukan untuk produk atau jasa Sebuah kategori yang ditujukan untuk produk atau jasa dengan menggunakan fungsi yang sama tetapi karakteristik teknis yang berbeda
KUALITAS RENDAH selalu menimbulkan masalah,
TINGKATAN/ GRADE RENDAH tidak selalumenimbulkan masalah
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Tujuan dari Program Mutu/ Kualitas
Fitness for use (sesuai kegunaan)
Customer satisfaction (kepuasanpelanggan)
Conformance to the requirements(sesuai dengan permintaan & ekspektasi)
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Biaya Mutu
% OF TURNOVER
Penghematan
Pengerjaan kembali
Penghematan
Pengerjaan kembali
inspeksiinspeksi
pencegahan
inspeksi
pencegahan
Sebelum Setelah
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Perencanaan Manajemen Resiko
Proses secara sistematis yang diperlukan untuk mengidentifikasi, menganalisa, dan merespon
terhadap risiko proyek
• Identifikasi Resiko
p p y
• Analisis Risiko Kualitatif• Analisis Resiko Kuantitatif• Perencanaan Respon ResikoPerencanaan Respon Resiko
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Jenis dan Sumber Resiko
Ketidakpastian:Diketahui
ik h i id k dik h i
Sumber:•External, tidak dapat di dik iDiketahui – Tidak diketahui
Diketahui – Tidak diketahui
Berdampak pada:
diprediksi•External , dapat diprediksi, •Internal-Non teknis•TeknisBerdampak pada:
Ruang lingkupMutuBiayaJ d l
Teknis•Legal
Jadwal
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Peringkat Risiko oleh Probabilitas & Dampak
Matrix Peringkat Risiko
Setiap risiko muncul dalam probabilitas sendiri dan dampak / impact (P x I)
Time, Cost, and Scope ObjectivesLarge Aversion to High & Very High Impacts
Peringkat Risiko oleh Probabilitas & Dampak
dampak / impact (P x I) matriks.
g g y g p
Probability
5 5 10 20 40 80
4 4 8 16 32 644 4 8 16 32 64
3 3 6 12 24 48
2 2 4 8 16 32
1 1 2 4 8 16Rendah1 – 6ResikoSkor
Terjemahkan Skor Risiko Peringkat
1 2 4 8 16
ImpactTinggi15 – ++Sedang7 – 14
Beberapa manajer proyek menggunakan P x I matriks berdasarkan analisa probabilitas dan dampak (sangat rendah,
rendah, sedang, tinggi, sangat tinggi) yang numerik.
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
ProjectRisk Breakdown Structure
Technical External Organizational Project Management
Requirements Subcontractors &Suppliers
Project Dependencies Estimating
Technology
Complexity &Interface
Regulatory
Market
Resources
Founding
Planning
Controlling
Performances & Reliability Customer Prioritization Communication
Quality Weather
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Respon Resiko
Respon terhadap Respon terhadap
resiko yang
NEGATIVE:
• Menghindar
resiko yang
POSITIVE:
• Di exploitasiMenghindar
• Memindahkan
• Mengurangi
Di exploitasi
• Ditingkatkan
• Dibagi
• Menerima • Diterima
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Studi Kasus
Project Risk PlanProject Risk Plan
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Perencanaan Pengadaan (Procurement)
Proses yang diperlukan untuk memperoleh barang dan/ atau jasa dari organisasi yang menyelenggarakan (diluar proyek)
• Perencanaan Pengadaan• Perencanaan Permintaan
y gg ( p y )
• Perencanaan Permintaan• Seleksi Sumber
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Dokumen-dokumen Pengadaan
Tender dan PenawaranUmumnya digunakan saat keputusan pemilihan sumber didasarkan atas kompetisiharga.
ProposalUmumnya digunakan saat pertimbangan non-keuangan seperti keterampilan teknis atau pendekatan adalah hal yang terpenting
Istilah-istilah umum yang digunakan dalam dokumen pengadaan:RFI : Request for InformationRFQ : Request for Quotation IFB : Invitation for BidIFB : Invitation for BidRFP : Request for ProposalIFN : Invitation for NegotiationCIR : Contractor Initial Response
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Studi Kasus
Project Procurement PlanProject Procurement Plan
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Perencanaan Komunikasi
Proses yang diperlukan untuk memastikan cara danwaktu yang tepat dari pengumpulan dan penyebaran, penyimpanan dan tujuan akhir dari informasi proyek:
• Perencanaan Komunikasi
penyimpanan dan tujuan akhir dari informasi proyek:
Perencanaan Komunikasi
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Managemen Komunikasi
• Pendengar – Siapa yang perlu tahu?• Pesan – Apa yang mereka ingin tahu?• Maksud – Mengapa mereka ingin tahu?g p g• Media – Bagaimana mereka mengetahui?• Jangka waktu – Kapan mereka akan mengetahui?• Tanggungjawab – Siapa yang menyampaikan pesan?gg gj p y g y p p
• Tujuan:• Tidak ada kejutanj• Rangkaian ke atas dan ke bawah• Pengulangan, penguatan, keteraturan
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Studi Kasus
Project Communication PlanProject Communication Plan
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Integrasi Project Plan
Project Scope Management PlanSchedule Management PlanSchedule Management PlanCost Management PlanQuality Management PlanStaffing Management PlanStaffing Management PlanRisk Management PlanProcurement Management PlanCommunication Management PlanCommunication Management Plan
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Pelaksanaan & Pengendalian Proyek
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Apa saja yang terlibat di dalam pelaksanaan sebuah Proyek?
• Pelaksanaan Proyek meliputi aktifitas dan tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua rencana pkegiatan diselesaikan sepenuhnya
• Hasil Produk Pekerjaan dari proyek dihasilkan selama pelaksanaan
• Semua kebutuhan dan harapan customer terealisasi• Kepuasan pelanggan terpenuhi
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Jaminan Kualitas
Proses Pelaksanaan Proyek
Jaminan Kualitas
Memperoleh & Mengembangkan
Tim Proyek Memimpin & Mengelola Pelaksanaan Proyek
Distribusi informasiPermintaan & memilih Penjual
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Aktifitas Team Building
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
C ll b
Mengelola Konflik
Use Forcing :•When you are sure that you are right• When an emergency situation
exists (DO or DIE)• When stakes are high and
Use Collaborating(Confrontation) :• To reduce overall project cost• To gain commitment and
create a common power baseWh th ’ h ti &
HighHigh
Use Compromise :
issues are important• When you are stronger• Demonstrate position power
• When there’s enough time &the skills are complementary
• When there is mutual trust,respect & confidence
U A d ti
Desire tosatisfy
• For temporary solutions• For backup if collaboration fails• When both parties need to be winners
Wh ’t i Use Avoidance :• When you can’t win
or the stakes are low• When the stakes are high
but you aren’t ready yet
Use Accommodation:• To create obligation for a trade-off at a later date
• When stakes are low &liability is limited
yOneself • When you can’t win
• When others are as strong as you are• When you’re not so sure you are right
• To gain time•To maintain neutrality or reputation •When you think the problem will
go away by itself
y•To maintain harmony, peace & goodwill
• When you’ll lose anyway
LowLow Desire to satisfy Others HighHighLowLow Desire to satisfy Others HighHigh
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Apa saja yang terlibat di dalam mengontrol sebuah proyek?
M t l d l h b h • Mengontrol adalah sebuah proses:• mengukur kemajuan tujuan-tujuan proyek• memantau penyimpangan dari rencana• mengambil tindakan korektif untuk menyesuaikan
dengan rencana
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Resiko pemantauan
Kontrak administrasi
Proses Pengendalian dan Pengontrolan
Verifikasi Ruang lingkupMengelola Stakeholder
pemantauan dan kontrol
Perubahan kontrol yang terintegrasi
Pemantauan & kontrol terhadap kerja
kLaporan kinerja Kontrol ruang lingkup
proyek
Kontrol Biaya
Kontrol penjadwalan Mengelola Tim proyek
Kontrol Mutu
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
KEMAJUAN
Laporan Kinerja
KEMAJUAN
STATUS
$
PRAKIRAAN
MASALAHB b k di i $w Berapa banyak dicapai
w Apa yang telah dilakukan
w Bagaimana kemajuan dibandingkan dengan rencana awal?
w Perkiraan di selesai VS. Sanggaran saat ini
w Perkiraan tanggal penyelesaian VS. tanggal aslipenyelesaian
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Studi Kasus
Project Earned Value AnalysisProject Earned Value Analysis
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Typical Cost Curve
Cost Time now
Budget
What does this tell you ?Actual
Time
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Terminology
A t l C t AC • Actual Cost = AC
(PMBOK 1996: ACWP = Actual Cost of Work Performed )
• Planned Value = PV
(PMBOK 1996: BCWS= Budgeted Cost of Work Scheduled)
• Earned Value = EV
(PMBOK 1996: BCWP Budgeted Cost of Work Performed)(PMBOK 1996: BCWP= Budgeted Cost of Work Performed)
• Cost variance = CV = EV - AC
• Schedule variance = SV = EV - PV
• Cost Performance Index (CPI) = EV/AC
• Schedule Performance Index (SPI) = EV/PV
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Cost Performance Curve
Cost CV = EV ‐ AC
PV
CV EV ACSV = EV ‐ PV
AC
CVSV
EV
SV
Time
EV
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
EARNED VALUE (case)
• Module development• Module development
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
A project will develop 5 modules:
EModule
D
CModule
Module
B
A
Module
AModule
Cost of a module = $ 10.‐$A module will be produced per period
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
5 Module will be produced in 5 period
E
C
D
C
D
C
A
B
A
B
A
B
A
B
AA
Period1Accumulative
A
2
A
3
A
4
A
5Cost
(Scheduled) $ 10.‐ $ 20.‐ $ 30.‐ $ 40.‐ $ 50.‐
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Baseline
E
The famous S‐curve line
D D
E
B
C
B
C
B
C
B
A A A A A
Period1 2 3 4 5
$ 10.‐ $ 20.‐ $ 30.‐ $ 40.‐ $ 50.‐
AccumulativeCost
(Scheduled)
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Case 1
In 3rd period, $ 40 is expendedp , $ p
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Case 1
Period1 2 3 4 5
$ 10 $ 20 $ 30 $ 40 $ 50
AccumulativeCost
(S h d l d) $ 10.‐ $ 20.‐ $ 30.‐ $ 40.‐ $ 50.‐
Cost(Actual)
$ 10.‐ $ 20.‐ $ 40.‐
(Scheduled)
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Condition of case 1
D
E
D
E
DModule-A 100%
B
C
B
C
BB
C
B
C
B
odu e 00%Module-B 100%Module-C 100%Module-D 100%Module-E 50%
A A A
P i d
AA A A A
Period1 2 3 4 5
$ 10.‐ $ 20.‐ $ 30.‐ $ 40.‐ $ 50.‐
C t (A t l) $ 10 $ 20 $ 40
= PV
= AC
Accumulative Cost‐(Scheduled)
Cost (Actual) $ 10.‐ $ 20.‐ $ 40.‐
Value (Performed) $ 10.‐ $ 20.‐ $ 45.‐
= AC
= EV
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Case 2
In 3rd period, $ 30 is expended
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Case 2
Period1 2 3 4 5
$ 10 $ 20 $ 30 $ 40 $ 50
AccumulativeCost $ 10.‐ $ 20.‐ $ 30.‐ $ 40.‐ $ 50.‐
$ 10.‐ $ 20.‐ $ 30.‐Cost(Actual)
Cost(Scheduled)
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Condition of case 2
D D
E
Module-A 100%
B
C
B
C
B
C
B
Module-A 100%Module-B 100%Module-C 50%Module-D 0%Module-E 0%
A A A
Period
A A
Module E 0%
Period1 2 3 4 5
$ 10.‐ $ 20.‐ $ 30.‐ $ 40.‐ $ 50.‐
$ 10 ‐ $ 20 ‐ $ 30 ‐Cost (Actual)
Accumulative Cost‐(Scheduled)
$ 10. $ 20. $ 30.
$ 10.‐ $ 20.‐ $ 25.‐
Cost (Actual)
Value (Performed)
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Managemen Perubahan
Merupakan prosedur formal yang menyediakankontrol secara teratur terhadap perubahan-perubahan di
lingkungan yang dinamis
F i T b h St d b / kt k
Perubahan meliputi:
• Fungsi Tambahan• Asumsi yang salah• Dikenakan penundaan
• Standar baru / praktek• Perubahan lingkungan• Persetujuan yang diperpanjangpenundaan diperpanjang
Manajemen Perubahan tidak melarang atau menghambat perubahan!!j g g p
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Contoh Prosedur Permintaan Perubahan
Raise Change Request
>>> PM is responsible to provide a tools of servicing requests for change
Register
Initial Assessment Continue CancelN
g
Evaluate Impact
Y
Obtain Authorization
AuthorizedExecute/Create New Baseline
CancelNY
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Penutupan Proyek
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Apa saja yang terlibat di dalam penutupan sebuah proyek?
• Proses Penutupan merupakan penerimaan stakeholder terhadap hasil produk akhir proyekp p p y
• Penutupan memverifikasi bahwa semua hasil pekerjaan telah selesai
• Seringkali Audit proyek telah dilaksanakan
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Aktifitas Penutupan Proyek
• Membuat Project closing report• Memonitor customer satisfaction• Mempersiapkan Warranty• Mempersiapkan Warranty• Mengembalikan project infrastructure• Melakukan Project review and mengidentifikasi Project
l l dlesson learned
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Project Closing Reports
• Project report - monitoring & reporting• Project Financial report• Project Problem report• Project Problem report• Project Change report• Project Risk report
V d St t t• Vendor Status report• Project Quality report
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Final Customer Acceptance
• Berbeda dengan Deliverable Acceptance pada setiap phase
• Final customer acceptance merupakan hasil akhir dari Final customer acceptance merupakan hasil akhir dari keluruhan kegiatan project
• Aktifitas:• Review semua dokumen project managementReview semua dokumen project management• Review semua hasil pekerjaan dan individual acceptance
statements• Formal customer acceptancep
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Pengembalian Project Infrastructure
• Terminasi office infrastructure• Terminasi communication infrastructure• Terminasi technical infrastructure• Demobilisasi project team• Archive project documentation• Update steering committee / management bahwa project sudah p g / g p j
selesai
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Project Review & Lesson Learned
• Hasil dari project quality audit• Problem & Change management report• Productivity report• Productivity report• Templates• Lesson Learned sebagai rekomendasi untuk project yang
sama di kemudian harisama di kemudian hari
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
POST TEST
20 Questions20 Questions20 MinutesClosed Book
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Studi Kasus
• PT LARAS BERANDA adalah sebuah perusahaan pengembang perumahan yang ingin membangun sebuah kawasan kota mandiri pada semester ke-2 tahun 2012 dimana proses membangun sebuah kawasan kota mandiri pada semester ke-2 tahun 2012, dimana proses pembangunannya dijadualkan memakan waktu paling lama antara 15 sampai dengan 18 bulan kedepan.
• PT LARAS BERANDA adalah sebuah perusahaan Joint Venture antara perusahaan operator perumahan terkemuka di Amerika dan sebuah grup perusahaan konglomerat terkemuka di Indonesia yang telah mendapatkan konsesi pengoperasian pengembangan perumahan untuk kawasan pemukiman di Kalimantan Barat. kawasan pemukiman di Kalimantan Barat.
• Dengan melihat potensi pertumbuhan ekonomi selama 5 tahun terakhir, LARAS BERANDA yakin dapat memenuhi target untuk membangun hingga 3.000 rumah di tahun 2012 dan akan tumbuh 60% di tahun berikutnya.
• LARAS BERANDA telah membentuk tim manajemen inti perusahaan yang terdiri dari seorang Direktur Utama, dan lima orang direktur untuk mengkoordinasi bagian keuangan, pemasaran, teknik, sumber daya manusia, dan administrasi umum. Tim ini memiliki tugas yang sangat teknik, sumber daya manusia, dan administrasi umum. Tim ini memiliki tugas yang sangat berat karena harus mempersiapkan segala fasilitas dan infrastruktur untuk perencanaan proyek tersebut hanya dalam waktu satu bulan. Namun dengan dukungan teknis dan pengalaman mitra globalnya dari Amerika, LARAS BERANDA yakin dalam merealisasikan target rencana tersebut.
• Beberapa strategi yang diambil LARAS BERANDA dalam menyiasati batasan waktu yang ada ini adalah dengan melakukan perekrutan karyawan yang profesional dan sangat ketat; membentuk organisasi matriks yang ramping selama fase pembangunan; melakukan kerjasama dengan pihak ketiga secara turn-key untuk pembangunan fasilitas infrastruktur; pemilihan teknologi mutakhir dan tepat guna dalam konteks usaha di Indonesia khususnya Kalimantan Barat.
• Perusahaan induk di Amerika mengusulkan untuk menerapkan beberapa sistem yang sudah biasa mereka lakukan, seperti sistem keuangan; serta penggunaan tenaga konsultan yang
d h iliki l di bid S l i it di k ti l l h j sudah memiliki pengalam serupa di bidangnya. Selain itu disepakati pula oleh manajemen LARAS BERANDA bahwa perusahaan akan menerapkan standar manajemen proyek dari PMI (Project Management Institute)
PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Tugas Kelompok
• Anda berada dalam tim manajemen proyek LARAS BERANDA dan diminta melaksanakan persiapan pembangunan. A d di i t b t WBS P j t S h d l P j t C i ti • Anda diminta membuat WBS, Project Schedule, Project Communication Plan, Risk Mitigation Plan dan Source Selection sebagai acuan pelaksanaan proyek
• Tugas dilaksanakan secara berkelompok untuk kemudian di presentasikan