pelatihan kepemimpinan tingkat iv angkatan vi balai
TRANSCRIPT
1
PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN VI
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA
PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
JUDUL PROYEK PERUBAHAN
OPTIMALISASI SISTEM EVALUASI PUSAT PENILAIAN KOMPETENSI DAN PEMANTAUAN
KINERJA MELALUI PENYUSUNAN PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI KEGIATAN
INOVASI
(MEMPERMUDAH, MEMPERCEPAT, AKUNTABEL)
DISUSUN OLEH :
NAMA : RETNO INDARWATI, ST., MT
NO PESERTA : 27
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA
PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
2018
2
PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN VI
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA
PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
OPTIMALISASI SISTEM EVALUASI PUSAT PENILAIAN KOMPETENSI DAN PEMANTAUAN
KINERJA MELALUI PENYUSUNAN PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI KEGIATAN
Disusun Oleh:
RETNO INDARWATI, S.T., M.T.
(027)
DISEMINARKAN PADA:
HARI : KAMIS
TANGGAL : 29 NOVEMBER 2018
MENTOR
Ir. ATANG, M.Si NIP. 196202111994011001
COACH
Ir. PUJA SAMEDHI, BE, SE, CES NIP. 195605151984121001
PENYELENGGARA BALAI DIKLAT PUPR WILAYAH III
JAKARTA
YAYAK RUKIYANA, SE, MM NIP. 196012101989031003
KEPALA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL, BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA,
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
Ir. Nicodemus Daud, M.Si NIP. 196412301997031002
i
DAFTAR ISI
Daftar Isi ……………………………………………………………………………………………………………………….i
BAB 1 PENDAHULUAN………………………………………………………………………………………………….1
1. Latar Belakang……………………………………………………………………………………………….1
2. Identifikasi Masalah……………………………………………………………………………………….3
3. Tujuan dan Manfaat ……………………………………………………………………………………..6
4. Ruang Lingkup……………………………………………………………………………………………….6
BAB 2 DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN………………………………………………………………….…….8
1. Road Map/Milestones Proyek Perubahan……………………………………………………..8
2. Tata Kelola Proyek Perubahan……………………………………………………………………….9
3. Stakeholders Proyek Perubahan…………………………………………………………………..11
4. Analisis Pemetaan Stakeholders…………………………………………………………………..12
5. Strategi Komunikasi Stakeholders…………………………………………………………………14
BAB 3 IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN……………………………………………………….….….17
1. Capaian Proyek Perubahan…………………………………………………………………………..17
2. Kendala………………………………………………………………………………………………………..30
3. Strategi untuk Mengatasi Kendala………………………………………………………………..31
BAB 4 PENUTUP…………………………………………………………………………………………………………..32
1. Kesimpulan…………………………………………………………………………………………………..32
2. Tindak Lanjut………………………………………………………………………………………………..33
LAMPIRAN
1
BAB I
PENDAHULUAN
Proyek Perubahan ini semula bertujuan untuk mengoptimalkan sistem evaluasi di Pusat
Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja melalui penyusunan panduan evaluasi
kegiatan. Namun karena kegiatan evaluasi tidak dapat dipisahkan dari kegiatan monitoring
serta untuk mendapatkan hasil yang lebih komprehensif, maka lingkup proyek perubahan ini
dilengkapi dengan elemen monitoring sehingga proyek perubahan ini berubah menjadi
Optimalisasi Sistem Evaluasi Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja Melalui
Penyusunan Panduan Evaluasi dan Monitoring Kegiatan. Panduan ini dilengkapi instrumen
monitoring dan evaluasi kegiatan berupa kuesioner dan check list yang tidak hanya digunakan
di akhir kegiatan tapi juga di awal kegiatan utuk membantu mengendalikan pelaksanaan
kegiatan sehingga pelaksanaan kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien sesuai
dengan yang direncanakan, dan hasil yang diperoleh menjadi lebih optimal dan akuntabel. Ke
depan, proyek perubahan ini akan ditindak lanjuti dengan mengembangkan instrumen evaluasi
yang masih manual ke sistem aplikasi online untuk mempermudah evaluator dan pihak yang
dievaluasi. Diharapkan dengan digunakannya panduan monitoring dan evaluasi kegiatan ini
dapat mengoptimalkan sistem evaluasi di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan
Kinerja, dan dapat mendukung capaian Perjanjian Kinerja serta akuntabilitas penyelenggaraan
di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja.
1. Latar Belakang
Pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR)
adalah penyelenggaraan infrastruktur PUPR dalam upaya untuk mendukung mewujudkan
ketahanan air, kedaulatan pangan, kedaulatan energi, pengembangan wilayah, penguatan
konektivitas nasional, perwujudan permukiman yang layak huni dan berkelanjutan termasuk
pengusahaan penyediaan pembiayaan dan penyediaan rumah, industri konstruksi yang
kompetitif, sinergi pusat dan daerah, serta pengelolaan sumber daya yang efektif, efisien dan
akuntabel.
2
Untuk mewujudkan hal tersebut Kementerian PUPR menggunakan tiga Dimensi
Pembangunan, yaitu Dimensi Pembangunan Manusia, Dimensi Pembangunan Sektor
Unggulan dan Dimensi Pemerataan dan Kewilayahan. Pusat Penilaian Kompetensi dan
Pemantauan Kinerja BPSDM yang tugasnya terkait langsung dengan sumber daya manusia
Kementerian PUPR mendukung Dimensi Pembangunan Manusia melalui program dan
kegiatannya.
Setiap Unit Kerja di Kementerian PUPR wajib memiliki Perjanjian Kinerja, tak terkecuali Pusat
Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja (PKPK). Dalam pelaksanaan selama ini
progres capaian Pusat PKPK sering tertinggal dari target. Untuk mencegah hal tersebut
diperlukan monitoring dan evaluasi kegiatan secara rutin. Dalam pelaksanaannya, kegiatan
monitoring dan evaluasi tersebut terkendala keterbatasan tools seperti panduan dan instrumen
yang telah disusun, namun tidak ditindaklanjuti dengan pengesahan, ataupun disusun
seadanya. Akibatnya akuntabilitas hasil dan proses evaluasi terhadap kegiatan Pusat Penilaian
Kompetensi dan Pemantauan Kinerja dalam mendukung capaian Perjanjian Kerja belum
optimal. Dan pada akhirnya hal tersebut menghambat tercapainya tujuan Reformasi Birokrasi
Kementerian PUPR, yaitu meningkatkan pengawasan dan akuntabilitas untuk mewujudkan
penyelenggaraan pemerintah yang baik, bersih, bebas korupsi, kolusi dan nepotisme
Sesuai dengan amanat Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor
15/PRT/M/2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat, Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja memilik tugas
melaksanakan penilaian kompetensi, pemetaan karir, dan pemantauan kinerja sumber daya
manusia di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Sedangkan
Bagian Anggaran dan Umum Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan KInerja, memiliki
Tugas: Melaksanakan urusan penyusunan program dan anggaran, evaluasi kinerja serta
pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Pusat.
Fungsi Bagian Anggaran dan Umum:
1. pelaksanaan penyusunan program dan anggaran;
2. pelaksanaan evaluasi kinerja dan pelaporan;
3. pelaksanaan urusan administrasi kepegawaian, keuangan, dan barang milik negara;
dan
4. pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Pusat
3
Sedangkan tugas dari Kasubbag. Program dan Evaluasi adalah melakukan penyiapan bahan
penyusunan program, anggaran, dan evaluasi kinerja serta pelaporan Pusat.
2. Identifikasi Masalah
Pada pelaksanaan tugas dukungan internal pelaksanaan kegiatan Pusat dalam rangka evaluasi
kegiatan penilaian kompetensi, pemetaan karir, dan pemantauan kinerja yang menjadi
permasalahan adalah:
1. Belum terorganisasinya sistem perencanaan program dan anggaran, karena selama ini di
Pusat 1 belum ada panduan jadwal pengumpulan dokumen program dan anggaran.
2. Hasil evaluasi belum akurat, waktu pelaksanaan evaluasi tidak pasti, dan pengolahanan
data lama. Hal ini karena belum efektif dan efisiennya sistem evaluasi di Pusat Penilaian
Kompetensi dan Pemantauan Kinerja.
Permasalahan tersebut secara langsung berpengaruh pada capaian kinerja Pusat Penilaian
Kompetensi dan Pemantauan Kinerja dan tidak tercapainya target yang telah direncanakan
GAMBAR 1. Struktur Organisasi Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja
4
karena kurang akuratnya data dan analisa yang menjadi dasar pengambilan kebijakan
pimpinan. Hal ini terjadi karena belum lengkapnya sistem evaluasi di Pusat Penilaian
Kompetensi dan Pemantauan Kinerja sehingga kegiatan evaluasi yang dilakukan selama ini
terarah. Selain itu, juga karena belum terorganisasinya pengumpulan data yang diperlukan
sehingga memperlambat proses pengolahan data.
Dari analisa USG yang digunakan untuk mengetahui urutan prioritas permasalahan, maka
permasalahan utama yang harus segera diselesaikan adalah masalah hasil evaluasi yang
belum akurat dan waktu pengolahan data yang lama.
Hal - hal yang menyebabkan timbulnya permasalahan ketidakakuratan hasil evaluasi dan
lamanya waktu yang diperlukan untuk memproses data adalah belum lengkapnya komponen
dalam sistem evaluasi, kurangnya pengetahuan SDM akan pelaksanaan evaluasi kegiatan, dan
pengumpulan data yang diperlukan untuk mengevaluasi belum terorganisasi dengan baik yang
hanya diberikan saat diminta. Dalam suatu sistem evaluasi, komponen yang diperlukan adalah
indikator untuk mengukur, tools yang digunakan untuk melakukan evaluasi, dan proses yang
dilakukan dalam evaluasi. Dalam sistem evaluasi di Pusat Penilaian Kompetensi dan
Pemantauan Kinerja, komponen yang belum ada adalah panduan evaluasi kegiatan dan
instrumen evaluasi seperti questionnaire dan check list yang seadanya, belum melalui kajian
akademis. Akibat pelaksanaan evaluasi kegiatan yang belum direncanakan dengan baik
tersebut, maka akuntabilitas kinerja Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja
belum optimal.
Untuk menangani masalah ketidakakuratan hasil evaluasi dan kelambatan proses pengelolaan
data, diperlukan tindakan untuk mengoptimalkan sistem evaluasi di Pusat Penilaian
Kompetensi dan Pemantauan Kinerja, yaitu penyusunan panduan evaluasi kegiatan dan
peningkatan instrumen evaluasi kegiatan. Selain itu diperlukan data center sebagai pusat
TABEL 1. Analisa USG Permasalahan
5
penyimpanan semua data yang ada di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja
untuk membantu mempercepat pencarian data sehingga akan mempercepat juga proses
pengolahan data.
Diharapkan dengan terlaksananya tiga hal tersebut diatas, akan dapat membantu
mengoptimalkan sistem evaluasi yang telah ada dan akhirnya meningkatkan akuntabilitas
kinerja Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja.
GAMBAR 2. Pohon Masalah
GAMBAR 3. Diagnostic Reading
6
3. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari proyek perubahan ini adalah optimalisasi sistem evaluasi Pusat Penilaian Kompetensi
dan Pemantauan Kinerja melalui penyusunan panduan monitoring dan evaluasi kegiatan beserta
instrumennya, sehingga pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan dapat berjalan sesuai
panduan, dan berdampak pada tercapainya akuntabilitas kinerja baik proses dan hasilnya.
Tugas Subbag. Program dan Evaluasi Bagian Anggaran dan Umum memberikan dukungan
internal terhadap kegiatan yang dilaksanakan Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan
Kinerja. Karena itu manfaat dari Proyek Perubahan Optimalisasi Sistem Evaluasi Pusat
Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja ini secara umum akan berdampak bagi pihak
internal, yaitu di tingkat Unit Kerja, serta pihak eksternal yang langsung berada dibawah
koordinasi Pusat, yaitu Balai Penilaian Kompetensi.
Adapun manfaat yang diharapkan bagi stakehoders internal adalah:
1. Melancarkan proses pelaksanaan evaluasi kegiatan
2. Panduan ini akan dirancang agar dapat merekam semua tahapan proses kegiatan Pusat
PKPK secara berkesinambungan dan terintegrasi, sehingga dapat memberikan peringatan
dini terhadap masalah/potensi masalah yang terjadi
3. Hasil evaluasi untuk mengetahui apakah kinerja unit kerja sudah sesuai target
4. Hasil evaluasi sebagai bahan masukan dalam penyusunan program secara lebih tepat
5. Hasil evaluasi dapat menjadi untuk menjadi bahan pertimbangan pimpinan dalam mengambil
keputusan secara lebih tepat.
4. Ruang Lingkup
Optimalisasi sistem evaluasi Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja melalui
penyusunan panduan evaluasi kegiatan ini nantinya akan digunakan secara internal di Unit Kerja
Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja. Adapun pelaksananya adalah Bagian
Anggaran dan Umum, yang akan melakukan evaluasi terhadap kegiatan yang dilakukan oleh
Bidang Penilaian Kompetensi dan Evaluasi, Bidang Pemantauan Kinerja dan Evaluasi, Bidang
Pemetaan Karir dan Evaluasi, Bagian Anggaran dan Umum, serta Balai Penilaian Kompetensi,
7
yang walaupun unit kerja eksternal tetapi koordinasinya di bawah Kepala Pusat Penilaian
Kompetensi dan Pemantauan Kinerja.
Ruang lingkup proyek perubahan ini adalah:
a. Penyusunan panduan evaluasi kegiatan
b. Penyusunan instrumen evaluasi kegiatan
8
BAB II
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
1. Road Map / Milestones Proyek Perubahan
Tahapan yang akan dicapai dalam proyek perubahan ini terdiri atas 3 tahapan waktu yaitu
jangka pendek yang berdurasi 2 bulan yaitu pada masa breakthrough-1 dimana dilakukan
kegiatan taking ownership selama 5 hari, dan ditambah dengan masa breakthrough-2 dimana
dilakukan kegiatan laboratorium kepemimpinan selama 60 hari. Tahapan yang kedua yaitu
jangka menegah yang berdurasi 1 bulan dan dilanjutkan tahapan terakhir yaitu jangka
panjang yang berdurasi selama 1 tahun. Adapun rincian durasi dan tahapan utama lebih lanjut
dijabarkan pada tabel dibawah ini:
No Jangka Waktu Tahapan Utama
1. Jangka Pendek
(25/9/2018 - 24/11/2018)
1. Pembentukan Tim Efektif
2. Penyusunan panduan monitoring dan evaluasi kegiatan
3. Penyusunan instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan
4. Finalisasi draft panduan monitoring dan evaluasi kegiatan
5. Pengalokasian anggaran data center
2. Jangka Menengah
(3/12/2018 – 31/1/2018)
Pengesahan panduan monitoring dan evaluasi kegiatan
3. Jangka Panjang
(1/1/2019 – 30/12/2019)
Terbentuknya sistem monitoring dan evaluasi Pusat Penilaian Kompetensi
dan Pemantauan Kinerja yang akuntabel proses dan hasilnya.
Sedangkan rencana jadwal detil tahapan pelaksanaan proyek perubahan ini dapat dilihat di
Tabel 3 berikut ini.
IV I II III IV I II III IV
1 Rapat persiapan internal Notulen, dokumentasi
2 Pembentukan Tim Efektif SK Tim
3 Addendum TOR dan revisi anggaran (POK) TOR dan RKAKL revisi
4 Penyusunan draft Panduan dan Instrumen monev Draft panduan & questioner
5 Rapat persiapan FGD Notulen, Dokumentasi
6 FGD Notulen, Dokumentasi
7 Ujicoba panduan dan instrumen monev Dokumentasi, hasil evaluasi
8 Finalisasi panduan dan instrumen monev kegiatan Panduan & instrumen evaluasi
KELUARANOKTOBER NOPEMBER
NO KEGIATANSEPTEMBER
PENDEK
TABEL 2. Pentahapan Kegiatan
TABEL 3. Rencana Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Jangka Pendek
9
2. Tata Kelola Proyek
Dalam melaksanakan Proyek Perubahan ini diperlukan tim efektif untuk agar dapat berjalan
secara terstruktur. Setiap orang yang terlibat dalam tim ini memiliki tugas antara lain:
1) Mentor: Kabag. Anggaran dan Umum
Menetapkan komitmen dan persetujuan atas Rencana Proyek Perubahan yang akan
dikerjakan;
Memberikan fasilitasi kepada Project Leader dalam mendayagunakan seluruh potensi
sumber daya yang ada untuk mendukung proyek perubahan;
Membimbing dan menetapkan langkah strategis pelaksanaan proyek optimalisasi sistem
evaluasi Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja melalui penyusunan
panduan monitoring dan evaluasi kegiatan;
Memfasilitasi koordinasi dan kolaborasi unit internal dengan unit eksternal dalam proyek
perubahan ini
2) Coach: Puja Samedhi, BE., SE., CES
Memberikan pemahaman teori untuk melaksanakan proyek perubahan;
Melakukan monitoring pelaksanaan proyek perubahan agar dilakukan sesuai tahapan
yang benar;
Melakukan konseling dan masukan atas kendala dalam pelaksanaan proyek perubahan
pada tahap taking ownership dan laboratorium kepemimpinan;
Menjadi motivator dan pemberi solusi pada seluruh proses pelaksanaan proyek
perubahan untuk memastikan project leader dapat menyelesaikan proyeknya.
TABEL 4. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Jangka Menengah dan Panjang
10
3) Project Leader: Kasubbag. Program dan Evaluasi
Merencanakan konsep, menetapkan metoda dan menyusun milestone proyek
perubahan;
Melaksanakan proyek perubahan sesuai dengan milestone dengan dibimbing oleh mentor
dan diarahkan oleh coach;
Menggalang komunikasi efektif dan koordinasi dalam rangka meyakinkan stakeholder
terkait untuk memberikan dukungan pelaksanaan proyek perubahan.
4) Tenaga Ahli Individual Statistik
Menyusun instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan sesuai dengan karakteristik
masing-masing kegiatan
Membuat tools untuk mengolah data yang telah dikumpulkan
5) Pelaksana
Menyusun panduan dan instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan
Membantu penyiapan materi dan pelaksanaan proyek perubahan yang bersifat
administrasi (surat menyurat, undangan rapat, notulensi, dll)
Membantu penyiapan materi teknis dan ujicoba panduan dan instrumen monitoring dan
evaluasi
TENAGA AHLI
STATISTIK
PELAKSANA Andrevanus Perwira
Fransisca Mailoa Riandi Virgiawan
Pandu Sugara Puthut
PROJECT LEADER Kasubbag. Program dan
Evaluasi Retno Indarwati., ST., MT
COACH Puja Samedhi, BE, SE., CES
MENTOR Kabag. Anggaran dan Umum
Ir.Atang, M.Si
GAMBAR 4. Tata Kelola Proyek
11
3. Stakeholders Proyek Perubahan
Stakeholders dari proyek perubahan optimalisasi sistem evaluasi Pusat Penilaian Kompetensi
dan Pemantauan Kinerja terbagi atas stakeholder internal (lingkup Pusat Penilaian Kompetensi
dan Pemantauan Kinerja) serta stakeholder eksternal (lintas unit kerja dan mitra kegiatan
(Fasilitator Kinerja dan Assessor) yang kesemuanya terdiri atas 12 elemen diantaranya adalah:
Stakeholder INTERNAL (lingkup Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja):
a. Kepala Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja
b. Kabag. Anggaran dan Umum
c. Kabid. Pemetaan Karir dan Evaluasi
d. Kabid. Pemantauan Kinerja dan Evaluasi
e. Kabid. Penilaian Kompetensi dan Evaluasi
f. Kasubbag. Umum Bagian Anggaran dan Umum
g. Pelaksana Bagian Anggaran dan Umum
Stakeholder Eksternal
a. Kepala Balai Penilaian Kompetensi
b. Kabag. Pemantauan dan Evaluasi Biro PAKLN
c. Kabag. Program dan Evaluasi Sekretariat BPSDM
d. Kasubbag. Evaluasi Sekretariat BPSDM
e. Mitra kegiatan/ kerja (Fasilitator Kinerja dan Assessor)
12
4. Analisis Pemetaan Stakeholders
Analisis pengaruh dan kepentingan dalam kuadran stakeholders:
a) Promoters: memiliki kepentingan besar terhadap proyek perubahan dan juga kekuatan untuk
mendukung keberhasilan proyek ini: Kepala Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan
Kinerja dan Kabag. Anggaran dan Umum selaku Mentor
b) Latents: Tidak memiliki kepentingan khusus (interest) maupun keterlibatan langsung dalam
proyek perubahan, atau belum terinformasikan proyek perubahan ini walaupun sebenarnya
mereka memiliki kepentingan terhadap proyek ini, akan tetapi memiliki kekuatan (influences)
untuk mempengaruhi keberhasilan proyek ini. Diharapkan mampu shifting menjadi promoter
dengan strategi komunikasi efektif dalam penerapan proyek ini: Kabid. Pemetaan Karir dan
Evaluasi, Kabid. Pemantauan Kinerja dan Evaluasi, Kabid. Penilaian Kompetensi dan
Evaluasi, Kepala Balai Penilaian Kompetensi, Kabag. Pemantauan dan Evaluasi Biro
Perencanaan Anggaran dan Kerjasama Luar Negeri, serta Kabag. Program dan Evaluasi
Sekretariat BPSDM.
POWER/INFLUENCE
POWER/INFLUENCE
INTER
EST
INTE
RES
T
SHIFTING
SHIFTING
GAMBAR 5. Peta Jaringan Stakeholders Semula
13
Pada pelaksanaan proyek perubahan selama masa breakthrough-2 dimana dilakukan
kegiatan laboratorium kepemimoinan selama 60 hari, semua stakeholder di kuadran ini telah
bergeser menjadi promoter (shifting).
c) Defenders: tidak memiliki pengaruh tetapi memiliki keterkaitan dan dapat menyuarakan
dukungan untuk mencapai keberhasilan proyek ini: Kasubbag. Umum serta Pelaksana
Bagian Anggaran dan Umum.
d) Apathetics: kurang memiliki kepentingan maupun pengaruh, bahkan mungkin tidak
mengetahui adanya proyek perubahan, akan tetapi menjadi salah satu unsur pendukung
keberhasilan proyek ini: Kasubbag. Evaluasi Sekretariat BPSDM, mitra kerja Pusat Penilaian
Kompetensi dan Pemantauan Kinerja (Fasilitator Kinerja, Assessor).
Pada pelaksanaan proyek perubahan selama masa breakthrough-2 dimana dilakukan
kegiatan laboratorium kepemimoinan selama 60 hari, semua 2 stakeholders di kuadran ini,
yaitu Fasilitator Kinerja dan Assessor telah bergeser menjadi defenders (shifting).
POWER/INFLUENCE
INTER
EST IN
TER
EST
POWER/INFLUENCE
GAMBAR 6. Peta Jaringan Stakeholders Realisasi
14
5. Strategi Komunikasi Stakeholders.
Untuk mendapatkan dukungan dari stakeholders, diperlukan strategi komunikasi. Strategi
komunikasi yang digunakan dalam proyek perubahan ini adalah:
Pada kelompok Promotors, yang memiliki kepentingan dan kewenangan penuh terhadap
suksesnya proyek perubahan ini dilakukan proses sebagai berikut:
- Melakukan konsultasi, komunikasi secara langsung melalui pertemuan berkala dengan
Kepala Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja untuk mendapatkan
masukan dan arahan sehingga hasil proyek perubahan nantinya sejalan dengan
kebutuhan pimpinan dan organisasi yang berada dalam kepemimpinannya. Adapun hasil
yang telah dicapai adalah dukungan anggaran dalam bentuk anggaran untuk tenaga ahli
Stakeholders Promotors Latents Defenders Apathetics
Expectations
• Dukungan
kebijakan
• Dukungan
operasional
• Dukungan teknis
• Dukungan
anggaran
• Dukungan
Pembinaan
• Dukungan
pengawasan
• Dukungan evaluasi
• Dukungan
pelaksanaan
• Dukungan
administrasi
• Dukungan
masukan
Interaction and
Communication
Channels
• Melakukan
Konsultasi
• Komunikasi
langsung dan
berkala
• Memberikan
informasi
• Melakukan
Konsultasi
• Upaya persuasi
dengan sopan dan
sikap wajar
• Memberikan
informasi secara
berkala
• Koordinasi rutin
• Memberikan
informasi
• Koordinasi rutin
TABEL 5. Strategi Komunikasi dengan Stakeholders
15
statistik, serta dukungan kebijakan berupa masukan dan arahan untuk pengembangan
instrumen dan panduan.
- Melakukan konsultasi dan komunikasi langsung secara berkala dengan Kabag. Anggaran
dan Umum selaku Mentor. Adapun dukungan yang diberikan berupa dukungan teknis dan
operasional untuk jalannya proyek perubahan ini.
Pada kelompok Latents, yang belum terinformasi kegiatan ini dan memiliki maupun tidak memiliki
kepentingan khusus terhadap hasil proyek perubahan ini, serta memiliki kewenangan untuk
mempengaruhi keberhasilan proyek ini, dilakukan proses komunikasi sebagai berikut:
- Sebagai pihak yang memiliki kepentingan langsung namun belum terinformasi kegiatan
ini, diperlukan konsultasi dengan Kabid. di lingkungan internal Pusat Penilaian
Kompetensi dan Pemantauan Kinerja, sehingga diperoleh masukan yang bermanfaat bagi
pengembangan panduan dan instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan di Pusat
Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja.
- Kepala Bagian Perencanaan Evaluasi Sekretariat BPSDM, Kepala Bagian Pemantauan
dan Evaluasi Biro PAKLN, serta Kepala Balai Penilaian Kompetensi merupakan
stakeholders eksternal yang tidak terlibat langsung dalam kegiatan ini, namun hasil dari
kegiatan ini akan berdampak bagi capaian kinerja Unit Organisasi dan Kementerian,
dilakukan pemberian informasi yang dilakukan secara persuasif dan sopan. Dengan cara
tersebut tidak hanya dukungan tapi juga diperoleh masukan, pembinaan, pengawasan,
serta evaluasi untuk pengembangan penyusunan panduan dan instrumen monitoring dan
evaluasi kegiatan ini.
Pada kelompok Defenders, tidak memiliki pengaruh tetapi memiliki keterkaitan dan dapat
menyuarakan dukungan untuk mencapai keberhasilan proyek ini dilakukan proses komunikasi
sebagai berikut:
- Memberikan informasi secara berkala serta Koordinasi rutin terhadap Kasubbag. Umum
dan Staf Bagian Anggaran Umum. Dari kelompok ini diharapkan dukungan pelaksanaan
dan administrasi.
16
Pada kelompok Apathetics, kurang memiliki kepentingan maupun pengaruh, bahkan mungkin
tidak mengetahui adanya proyek perubahan, akan tetapi menjadi salah satu unsur pendukung
keberhasilan proyek ini dilakukan proses komunikasi sebagai berikut:
- Dilakukan pemberian informasi dan koordinasi rutin dengan Kasubbag. Evaluasi
Sekretariat BPSDM. Dari stakeholder ini diharapkan dukungan masukan untuk
pengembangan kegiatan ini.
- Mitra kerja Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja antara lain Fasilitator
Kinerja dan Assessor tidak mengetahui kegiatan ini. Tapi hasil dari kegiatan ini dapat
mempengaruhi/ meningkatkan layanan kerjasama dengan mereka. Karena itu perlu
dilakukan pemberian informasi kepada kelompok ini, dan diharapkan diperoleh masukan
untuk mengembangkan panduan dan instrumen yang sesuai dengan keperluan mereka.
17
BAB III
IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN
1. Capaian Proyek Perubahan
Proyek perubahan ini terdiri dari 3 tahapan waktu, yaitu jangka pendek, jangka menengah dan
jangka panjang. Dalam tahap jangka pendek selama 2 bulan, capaian proyek perubahan yang
diperoleh dapat dilihat pada tabel 6 di bawah ini:
Dalam pelaksanaan terjadi pergeseran kegiatan dan waktu dari jadwal yang direncanakan, yaitu
jadwal FGD dan ujicoba panduan dan instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan. Hal ini terjadi
karena FGD yang direncanakan mengundang stakeholders, khususnya stakeholders internal
yang memiliki keterkaitan langsung dengan hasil kegiatan ini, terpaksa dimundurkan jadwalnya
karena kesibukan stakeholders internal tersebut. Hal ini berpengaruh pada jadwal pelaksanaan
ujicoba instrumen monitoring dan evaluasi. Uji coba yang seharusnya dilaksanakan setelah FGD,
karena keterbatasan waktu diputuskan untuk dilaksanakan sebelum dan sesudah pelaksanaan
FGD, agar tetap diperoleh hasil yang optimal. Selain itu juga ada kegiatan tambahan yaitu
pengalokasian anggaran data center di tahapan jangka pendek agar di tahap jangka panjang
nanti dapat langsung dilaksanakan proses pengadaannya.
Berikut ini adalah milestones dari tahap jangka pendek yang telah dicapai
TABEL 6. Realisasi Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Jangka Pendek
18
1. MILESTONE 1 - RAPAT PERSIAPAN INTERNAL
Waktu:
Rabu, 25 September
2018
Dipimpin:
Team Leader
Narasumber:
-
Peserta:
Tim
Efektif/Pelaksana
Untuk melakukan pemantapan pelaksanaan proyek perubahan dengan hasil sebagai berikut:
1. Kesepakatan tugas dan tanggung jawab dari masing masing anggota tim efektif untuk
ditetapkan dalam Draft Surat Keputusan Kepala Pusat Penilaian Kompetensi dan
Pemantauan Kinerja tentang “Penetapan Tim Efektif Penyusunan Panduan Evaluasi
Kegiatan Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja”.
2. Pembahasan jadwal pelaksanaan proyek perubahan jangka pendek beserta output yang
ingin dicapai sesuai milestone selama kurang lebih dua bulan masa breakthrough-2
(laboratorium kepemimpinan).
19
3. Pembahasan materi awal dipimpin oleh Team Leader untuk memberikan penjelasan
mengenai latar belakang kegiatan, tujuan dan manfaat, lingkup kegiatan, serta
pengkayaan substansi berdasar literatur tentang monitoring dan evaluasi, serta kajian
atau tools evaluais yang telah ada.
Output:
1. Draf SK Tim “Penetapan Tim Efektif Penyusunan Panduan Evaluasi Kegiatan Pusat
Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja”.
2. Pembagian tugas Tim Efektif
3. Jadwal pelaksanaan proyek perubahan beserta jadwal kegiatan bidang yang dapat
dilakukan uji coba instrumen monitoring dan evaluasi
Dibuktikan dengan:
1. Dokumentasi;
2. Notulen rapat;
3. Daftar hadir
2. MILESTONE 2 - PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF
Waktu: Jumat, 28 September 2018
Dipimpin:
Narasumber:
Peserta: - Tim efektif
20
Draft yang sudah disusun bersama Tim Efektif telah disetujui dan disahkan oleh Kepala
Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja.
Output:
1. SK “Penetapan Tim Efektif Penyusunan Panduan Evaluasi Kegiatan Pusat Penilaian
Kompetensi dan Pemantauan Kinerja” yang telah di legalkan.
Dibuktikan dengan:
1. SK Tim Efektif
3. MILESTONE 3 - ADDENDUM TOR DAN REVISI POK
21
Waktu:
Rabu, 3 Oktober 2018
Kamis, 11 Oktober 2018
Dipimpin:
Kabag. AU
selaku PPK
Narasumber:
-
Peserta:
- Tim Efektif
Untuk mengakomodasi proyek perubahan ini diperlukan beberapa tindakan sebagai berikut:
1. Addendum TOR kegiatan evaluasi yang telah ada, yaitu menambahkan output dan ruang
lingkup kegiatan di dalam TOR Addendum ;
2. Revisi POK terhadap kegiatan evaluasi yang telah ada, yaitu menambahkan dana untuk
honor profesi/ narasumber, untuk membiayai tenaga ahli statistik yang digunakan
sebagai narasumber kegiatan.
Output:
1. TOR Addendum;
2. Revisi POK;
Dibuktikan dengan:
1. TOR Addendum;
2. Revisi POK;
22
4. MILESTONE 4 – PENYUSUNAN PANDUAN DAN INSTRUMEN MONEV KEGIATAN
23
Waktu:
1 Oktober – 16 November
2018
Dipimpin:
Team
Leader
Narasumber:
- Tenaga Ahli
Statistik
Peserta:
- Tim Efektif
- Stakeholders
Penyusunan panduan dan instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan dilaksanakan selama
6 minggu, dan pada paruh kedua waktu penyusunan dilakukan juga uji coba instrumen
evaluasi dengan menyebarkan kuesioner dan check list di kegiatan yang dilakukan oleh
bidang, antara lain kegiatan karir, kinerja, dan kompetensi. Dalam kegiatan uji coba ini
diperoleh feed back baik dari peserta maupun stakeholders internal. Masukan tersebut
antara lain:
1. Penambahan soal sesuai dengan jenis kegiatan yang dilakukan;
2. Perlunya penyederhanaan bahasa dan tools evaluasi.
Output:
1. Draft Panduan Monitoring dan Evaluasi kegiatan Pusat 1;
2. Draft instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan Pusat 1.
Dibuktikan dengan:
1. Draft Panduan Monitoring dan Evaluasi kegiatan Pusat 1;
2. Draft instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan Pusat 1.
24
5. MILESTONE 5 – UJI COBA
Waktu: 22 Oktober – 23 November 2018
Dipimpin: Team Leader
Narasumber:
Peserta: - Tim Efektif - Stakeholders
Internal - Peserta kegiatan
Dilaksanakan 3 uji coba instrumen monitoring dan evaluasi, yaitu di kegiatan bidang Karir,
Kinerja, dan Kompetensi, dengan hasil sebagai berikut:
1. Kegiatan bidang kinerja pada tanggal 29-30 Oktober 2018 diperoleh 44 responden.
2. Kegiatan bidang karir pada tanggal 1 Novemeber 2018 diperoleh 39 responden.
3. Kegiatan bidang kompetensi pada tanggal 27 Novemeber, diperoleh 32 responden.
25
Output:
1. Data hasil evaluasi kegiatan;
2. Masukan untuk penyusunan panduan dan instrumen monev kegiatan.
Dibuktikan dengan:
1. Dokumentasi;
2. Lembar kuesioner.
6. MILESTONE 6 – RAPAT PERSIAPAN FGD
Waktu: Selasa, 13 November 2018
Dipimpin: Team Leader
Narasumber: - Mentor - TA Statistik
Peserta: - Pelaksana terkait di
internal Pusat 1 - Tim Efektif
Dilaksanakan pembahasan dengan melakukan diskusi dan melengkapi instrumen monev
yang akan dipaparkan dalam FGD, yaitu:
1. Hasil uji coba penilaian evaluasi terhadap beberapa kegiatan yang telah dilaksanakan;
2. Penyederhanaan pertanyaan yang digunakan;
26
3. Pengecekan terhadap instrumen penilaian yang telah dibuat.
Diskusi dilanjutkan dengan pembahasan persiapan pelaksanaan FGD.
Output:
1. Draft Undangan FGD
2. Bahan Paparan FGD
Dibuktikan dengan:
1. Dokumentasi;
2. Notulen rapat;
3. Daftar hadir.
7. MILESTONE 7 - FGD
Waktu: Senin, 19 November 2018
Dipimpin: Kepala Pusat PKPK
Narasumber: - TA Statistik - Mentor - Team
Leader
Peserta: - Stakeholders internal - Stakeholders
eksternal
27
FGD Penyusunan Instrumen Evaluasi Kegiatan Pusat Penilaian Kompetensi dan
Pemantauan Kinerja dilaksanakan hari Senin, 19 November 2018 untuk membahas draft
panduan dan instrumen monev kegiatan, serta memperoleh masukan dari stakeholders
khusunya stakeholders internal yang terkait langsung dengan kegiatan ini, dengan hasil
sebagai berikut:
1. Kuesioner dalam instrument akan disesuaikan dengan jenis kegiatan utama yang
diselenggarakan oleh semua bidang/bagian di Pusat 1. Jenis kegiatan tersebut adalah
Workshop/Bimtek, Sosialisasi, FGD, dan Assessment/Penilaian.
2. Pada pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi ini, selain terdapat instrumen juga
perlu ada SOP atau panduannya, yang tidak hanya mengatur pelaksanaan monitoring
dari tahap persiapan, pelaksanaan, hingga pelaporan, tetapi juga menyertakan instrumen
persiapan pelaksanaan kegiatan untuk membantu kegiatan dapat dilaksanakan secara
efektif dan efisien, serta memperoleh hasil yang optimal dan akuntabel;
3. Pilot project ini diharapkan dapat dikembangkan menjadi evaluasi manfaat, untuk
mengetahui mengevaluasi outcome Pusat 1.
Output:
1. Revisi draft panduan dan instrumen monev kegiatan Pusat 1;
Dibuktikan dengan:
1. Dokumentasi;
2. Notulen rapat;
3. Daftar hadir.
28
8. MILESTONE 8 – FINALISASI DRAFT PANDUAN & INSTRUMEN MONEV KEGIATAN
Waktu: Kamis, 22 November 2018
Dipimpin: Team Leader
Narasumber: - TA Statistik
Peserta: - Kasubbid. Evaluasi
Pemantauan Kinerja - Kasubbid. Evaluasi
Penilaian Kompetensi - Kasubbid. Evaluasi
Pemetaan Karir
29
Finalisasi Penyusunan Instrumen Evaluasi Kegiatan Pusat Penilaian Kompetensi dan
Pemantauan Kinerja dilaksanakan hari Kamis, 22 November 2018 untuk memfinalkan draft
panduan dan instrumen monev kegiatan, dan dihadiri langsung oleh stakeholders internal
yang terkait langsung dengan kegiatan ini, yaitu para Kasubbid. Evaluasi di setiap bidang di
Pusat 1, dengan hasil sebagai berikut:
1. Kuesioner dibahas secara detil untuk tiap jenis kegiatan, per kata, untuk menghilangkan
kerancuan kalimat;
2. Ditetapkan 4 jenis kegiatan utama, yaitu workshop/bimtek, sosialisasi, FGD, dan
assessment/penilaian;
3. Ada tambahan Check list untuk kegiatan Bimtek .
Output:
Draft Final panduan dan instrumen monev kegiatan Pusat 1
Dibuktikan dengan:
1. Dokumentasi;
2. Notulen rapat;
3. Daftar hadir.
9. MILESTONE 9 – PENGALOKASIAN ANGGARAN DATA CENTER
Waktu:
12 November 2018
Dipimpin:
Narasumber:
-
Peserta:
- Tim Efektif
30
Untuk pengelolaan data monitoring dan evaluasi, diperlukan pemusatan data, sehingga
diperlukan data center di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja. Untuk
pengadaan data center akan dilakukan tahun 2019, akan tetapi proses penganggarannya
sudah dilakukan di tahun 2018.
Output:
RKAKL
Dibuktikan dengan:
Rincian Kertas Kerja
2. Kendala
Potensi kendala/masalah sudah diprediksi sejak awal pelaksanaan proyek perubahan. Dan
saat pelaksanaanya dijumpai kendala sebagai berikut:
a. Terbatasnya kegiatan yang menjadi objek ujicoba karena sudah memasuki triwulan ke IV
TA 2018
b. Terbatasnya anggaran karena sudah di akhir TA 2018
c. Terbatasnya jumlah Tim Efektif karena terbatasnya SDM Bagian Anggaran dan Umum
d. Perubahan jadwal karena kesibukan stakeholders
31
3. Strategi untuk Mengatasi Kendala
Dari identifikasi kendala/masalah di atas, solusi dan strategi untuk mengatasinya antara lain
sebagai berikut:
a. Melakukan koordinasi dari awal dengan bidang penyelenggara kegiatan di Pusat PKPK
b. Melakukan addendum TOR dan revisi anggaran (POK)
c. Dibantu tenaga ahli dari luar
d. Merubah jadwal pelaksanaan ujicoba dan FGD, menyesuaikan dengan jadwal
stakeholders
32
BAB IV
PENUTUP
1. Kesimpulan
Pelaksanaan off campus pada kegiatan taking ownership (1 minggu) dan laboratorium
kepemimpinan (2 bulan) melalui milestones dan jadwal kegiatan yang sudah
direncanakan dan disepakati diperoleh kesimpulan sebagai berikut:
- Panduan dan Instrumen Monitoring dan Evaluasi Kegiatan Pusat Penilaian
Kompetensi dan Pemantauan Kinerja ini diperlukan untuk mengendalikan jalannya
kegiatan di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja serta hasil akhirnya
diharapkan dapat meningkatkan kinerja (outcome) organisasi
- Dukungan dari Promoter/Pengarah yaitu Kepala Pusat Penilaian Kompetensi dan
Pemantauan Kinerja sebagai pimpinan tertinggi di Pusat Penilaian Kompetensi dan
Pemantauan Kinerja dan sekaligus menjabat sebagai Kuasa Pengguna Anggaran
Satuan Kerja Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja melalui SK Kepala
Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja Nomor: 27.1/KPTS/MK/2018
tanggal 28 September 2018 tentang Penetapan Tim Efektif Penyusun Panduan
Evaluasi Kegiatan Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja;
- Penyusunan Panduan dalam rangka optimalisasi sistem evaluasi di Pusat Penilaian
Kompetensi dan Pemantauan Kinerja, berupa: Panduan Monitoring dan Evaluasi
Kegiatan Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja;
- Penyusunan panduan dan instrumen monev kegiatan P2KPK ini didukung para
stakeholders karena dapat membantu melancarkan pelaksanaan kegiatan mereka,
serta hasil evaluasinya dapat menjadi masukan untuk peningkatan kinerja
- Dukungan dari stakeholders terkait, baik internal maupun eksternal, berupa surat
dukungan dan masukan untuk penyusunan panduan dan instrumen.
- Panduan dan instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan P2KPK ini masih dapat
dikembangkan lebih lanjut baik instrumen (sistem aplikasi online) maupun targetnya
33
2. Tindak Lanjut
Proyek Perubahan ini masih perlu penyempurnaan ke depannya, melalui milestone
jangka menengah dan jangka panjangnya. Masukan dari stakeholders sangat membantu
untuk pengembangan kegiatan ini lebih lanjut agar hasilnya lebih optimal.
Berikut ini adalah rencana tindak lanjut dari proyek perubahan ini:
a. Selain pengesahan dokumen, untuk jangka menengah dan panjang, panduan dan
instrumen ini akan dilanjutkan dengan pembuatan aplikasi online dan target evaluasi
manfaat program dan kegiatan.
b. Akan dilaksanakan sosialisasi panduan dan pengaplikasian instrumen monitoring dan
evaluasi kegiatan di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja.