pelatihan kepemimpinan pengawas angkatan 3 tahun 2020 ...secure site ...mereview tujuan aksi...
TRANSCRIPT
Pelatihan Kepemimpinan Pengawas
Angkatan 3 Tahun 2020
Jimmy Ludin
Perubahan sebagai satu keniscayaan
Bersama untuk menetapkan kebutuhan perubahan dan
menetapkan area perubahan
Peningkatan kualitas kinerja : standard, monitoring, dan jaminan
Metode pengukuran kualitas
Ukuran dan Kriteria keberhasilan
Ketepatan rencana aksi perubahan yaitu: Gagasan rencana aksi perubahan dilakukan berdasarkan analisa
permasalahan kinerja pelayanan dan kebutuhan stakeholder yang didukung dengan data (Materi Diagnosa Organisasi dan Perencanaan Kegiatan)
Terobosan inovatif sesuai dengan kriteria inovasi yaitu:
1. memberi nilai tambah bagi organisasi dan stakeholder, 2. memiliki unsur kebaharuan,3. bisa direplikasi, 4. dapat diterapkan secara berkelanjutan, 5. sesuai dengan nilai-nilai organisasi
(Materi Berfikir kreatif)
Tahapan rencana perubahan dan pengendalian mutu pekerjaan: Keterkaitan tahapan rencana aksi perubahan dan pengendalian mutu
pekerjaan untuk mendapatkan hasil yang diharapkan tergambar dengan jelas
(Materi Perencanaan Kegiatan, Manajemen Mutu, Manajemen Pengawasan)
Kejelasan peta dan pemanfaatan sumber daya organisasi Mampu mengidentifikasi dan menjelaskan rencana pemanfaatan sumber
daya organisasi yang terdiri atas:
1. tim kerja,
2. jejaring kerja,
3. pemanfaatan teknologi digital
(Materi Membangun Tim Efektif, Teknik Komunikasi Publik, Perencanaan Kegiatan, Pelayanan Publik Digital)
Topik/Judul
Deskripsi
Latar Belakang Kondisi saat ini, Kondisi yang diharapkan, identifikasi permasalahan
Tujuan dan Manfaat
Output dan Outcome
Tahapan Aksi Perubahan
Struktur Organisasi Aksi Perubahan
Identifikasi dan Pemetaan Stakeholder
Strategi Mempengaruhi Stakeholders
Menginspirasi dan Menggerakkan Stakeholder
Membentuk Tim Aksi Perubahan
Memantau dan Mengendalikan Kegiatan Aksi Perubahan
Mendokumentasikan Kegiatan Aksi Perubahan
Jenis stakeholder
Manfaat identifikasi dan analisis stakeholder
Cara mengelola stakeholder
Nilai pelibatan stakeholder
Konsep Tim Efektif
Karakteristik tim efektif
Strategi membangun tim efektif
Cek list pra pelaksanaan
Strategi pelaksanaan
Sistem pemantauan & pengendalian Aksi Perubahan
Manajemen Pengawasan
Teknik dan Rencana Monitoring
Kepemimpinan dalam Pelaksanaan Pekerjaan
A.S.K.A.BRencana Aksi
Apa (Langkah/kegiatan)
• Administratif / teknis substantif
• Diskusi ?
• Perancangan sistem?
• Koordinasi / konsultasi ?
• Uji coba ?
• Dll
Siapa (+ dengan siapa)
• Tim inti (K/L/SKPD ybs)
• Pegawai / pejabat tertentu
• Pihak eksternal ? Siapa ?
• Peran masing masing
Kapan (Jadual / Urutan
• Kapan kegiatan dilakukan
• Berapa lama waktu pelaksanaan
Apa (Hasil / Target)
• Hasil kerja setiap tahap :
• Draft kebijakan ?
• Konsep / prototypesistem ?
• Strategi baru
• Bukti apa yang harus dimiliki :
• Dukungan stakeholder?
• Dokumentasi proses dan output?
Bagaimana (Cara / Metoda)
• FGD
• Survey terbatas
• Kerjasama
• kemitraan
• Dll sesuai kebutuhan
Jenis dokumen aksi perubahan
Dokumen utama dan pendukung
Penempatan dokumen sebagai evidence pada Laporan Aksi Perubahan
Mengumpulkan Data, Memvalidasi Capaian dan Testimoni Keberhasilan Perubahan
Menyusun Laporan Hasil Perubahan Peningkatan Kinerja Organisasi
Menyusun Bahan Tayang, Video, dan Testimonial Evidence
Mereview tujuan aksi perubahan dan melihat kembali indikator keberhasilan perubahan
Memastikan bahwa semua kegiatan yang dilakukan telah sesuai dan sejalan dengan indikator keberhasilan perubahan
Mengumpulkan data kegiatan, baik terkait proses maupun output serta outcome kegiatan
Membedakan antara proses dan output kegiatan. Hal hal yang terkait proses kegiatan dapat juga disebut sebagai dokumentasi sedangkan hal hal yang terkait output atau berfungsinya output (outcome) adalah evidence
Memastikan bahwa output dan outcome setiap kegiatan adalah aktualisasi dari indikator keberhasilan perubahan
Khusus untuk outcome kegiatan akan lebih bermakna bila disampaikan dalam bentuk testimoni dari para pihak yang menyaksikan dan atau merasakan manfaat dari outputkegiatan
Laporan Hasil Perubahan Peningkatan Kinerja Organisasi tidak secara spesifik mengikuti format tertentu.
Laporan mendeskripsikan proses dan hasil capaian dari setiap kegiatan yang ada dalam
rancangan aksi perubahan,
perubahan kondisi sesuai tujuan perubahan
menunjukkan bukti peningkatan kinerja berdasarkan indikator keberhasilan kegiatan
akan terjadi peningkatan kinerja organisasi secara terus menerus
Bahan tayang merupakan deskripsi singkat mengenai laporan hasil aksi perubahan
Video adalah deskripsi audio visual yang mendokumentasi proses pelaksanaan rencana aksi, secara kronologis untuk memberikan bukti dan penekanan otentisitas pelaksanaan kegiatan
Testimonial evidence adalah pembuktian dan atau pernyataan langsung maupun tak langsung melalui berbagai media untuk menyatakan bahwa output kegiatan telah berfungsi sebagaimana yang diharapkan dalam meningkatkan kinerja organisasi
Mempresentasikan Bukti Bukti Perubahan Peningkatan Kinerja Organisasi: Mendokumentasikan proses pelaksanaan kegiatan (input)
Mengumpulkan evidence capaian target kegiatan (output)
Mempresentasikan dalam seminar hasil aksi perubahan
Memvalidasi efektivitas dan efisiensi hasil perubahan peningkatan kinerja organisasi (Outcome): Menyampaikan testimoni hasil/dampak perubahan dari berbagai stakeholder
Menyampaikan hasil cost benefit analysis perubahan peningkatan kinerja
Memastikan terencananya peningkatan kinerja organisasi berkelanjutan: Memastikan terjadinya continuous improvementmelalui penyampaian pakta integritas
Menandatangani kesediaan untuk dievaluasi tingkat keberhasilan pada level 3 dan 4 penilaian Kirkpatrick (Tingkah Laku dan Evaluasi Hasil) setelah pelatihan