pelaksanaan tata kearsipan di bagian umum (sub …... · bapak drs. sonhaji, m.si. selaku dosen...

i

PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA

USAHA) DINAS KOPERASI DAN UMKM DAERAH SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan

Vokation Ahli Madya ( A.Md. ) dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

PANDU SURYA WIGUNA

D1507055

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ii

PERSETUJUAN



Disusun Oleh:

PANDU SURYA WIGUNA

D1507055

Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing,

Drs. Sonhaji, M.Si.

NIP. 195912061988031004


commit to user

iii

PENGESAHAN



Disusun Oleh ;

PANDU SURYA WIGUNA

D1507055

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari ;

Tanggal ;

Tim Penguji ;

1. Penguji I ; Drs. Sonhaji, M.Si.

NIP. 195912061988031004

2. Penguji II ; Dra. Retno Suryawati, M.Si.

NIP. 196001061987022001

Mengetahui


commit to user

iv

MOTTO

Sesali masa lalu karena ada kekecewaan dan kesalahan kesalahan, tetapi jadikan

penyesalan itu sebagai senjata untuk masa depan agar tidak terjadi kesalahan lagi.

Pengetahuan tidaklah cukup, apabila kita belum mengamalkannya. Niat tidaklah cukup,

apabila kita tidak melakukannya.

Belajarlah mensyukuri apa yang sudah kita miliki, dan janganlah kita selalu menyesali

apa yang belum kita capai.


commit to user

v

PERSEMBAHAN

Kedua Orang tuaku yang selalu memberikan dukungan dan

doa

Teman-teman dan Sahabat-sahabatku

Almamater tercinta


commit to user

vi

PERNYATAAN

Nama : PANDU SURYA WIGUNA

NIM : D1507055

KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA USAHA) DINAS KOPERASI

-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan

karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima

sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir

tersebut.

Surakarta, 8 JULI 2012

Yang membuat pernyataan,

PANDU SURYA WIGUNA


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan

rahmat dan karunia Nya bagi

PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA USAHA)

DINAS KOPERASI DAN UMKM DAERAH SURAKARTA

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi persyaratan guna

memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III Manajemen Administrasi pada Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat kesulitan. Namun

berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari berbagai pihak, akhitnya kesulitan

tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima

kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Sonhaji, M.Si. selaku Dosen Pembimbing utama yang telah bersedia dan

memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si. selaku Ketua Program Diploma Manajemen Administrasi.

3. Bapak Prof. Pawito, Ph.D, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Budho Laksono SH, MH , selaku pembimbing peserta magang di Dinas

Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta.

5. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan moral maupun

material.


commit to user

viii

6. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si. dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah

membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh

perkuliahan dengan baik.

7. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III manajemen administrasi

angkatan 2007.

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan tugas

akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, Untuk itu penulis

sangat mengharapkan saran dan masukan dari pembaca demi meningkatkan

pengetahuan penulis.

Harapan Penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi

pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.

Surakarta, 8 JULI 2012

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i

PERSETUJUAN ........................................................................................... ii

PENGESAHAN ............................................................................................. iii

PERNYATAAN ............................................................................................. iv

MOTTO ......................................................................................................... v

PERSEMBAHAN ......................................................................................... vi

KATA PENGANTAR ................................................................................... vii

DAFTAR ISI .................................................................................................. ix

DAFTAR TABEL ......................................................................................... xii

DAFTAR GAMBAR .................................................................................... xiii

ABSTRAK ..................................................................................................... xiv

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ....................................................... 1

B. Perumusan Masalah ............................................................... 3

C.

D. Tujuan Pengamatan ............................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 5

A. Pengertian Pengelolaan Arsip ................................................ 5

1. Pengertian Arsip ........................................................... 5

2. Fungsi Arsip ............................................................ 7

3. Jenis Arsip .................................................................. 8

4. Peralatan Arsip .............................................................. 9

Halaman


commit to user

x

5. Penataan dan Penyimpanan Arsip ................................... 10

6. Peminjaman Arsip ........................................................... 13

7. Penemuan Kembali Arsip ............................................... 13

8. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip ................................ 15

9. Penyusutan dan Pemindahan Arsip ................................. 18

10. Pemusnahan Arsip ........................................................ 18

11. Kendala-

B. Metode Pengamatan

1.

2.

3.

4.

5.

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI .................................... 22

A. Lokasi pengamatan ............................................................... 22

B. Sejarah Berdirinya Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta

................................................................................................ 22

C. Visi dan Misi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta 27

D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta

................................................................................................ 28

E. Struktur Organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta

................................................................................................ 28

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ..................... 37

A. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Dinas Koperasi dan

UMKM Surakarta ................................................................ 37

1. Pengurusan Surat ............................................................... 39

2. Penataan Berkas ................................................................. 41

3. Penemuan Kembali Arsip .................................................. 42

4.


commit to user

xi

B. Analisa Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Dinas Koperasi dan

UMKM Kota Surakarta .......................................................... 44

C. Kendala Yang Dihadapai Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di

Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta

D. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Kendala dalam Pengelolaan Arsip

Dinamis Aktif di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta

48

BAB V PENUTUP ................................................................................... 49

A. Kesimpulan ........................................................................... 49

B. Saran ..................................................................................... 50

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 51

LAMPIRAN


commit to user

xii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Daftar Pegawai Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta Pada Tahun

2 0 1 0 3 5

Tabel 4.1 Jumlah Arsip Dinamis Aktif Pemerintah Kota Surakarta Pada Kantor Dinas Koperasi

dan UMKM Kota Surakart

Table 4.2 : Jumlah Penerimaan Arsip Pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta


commit to user

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gb. 3. 0. Bagan Organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota

.. . 30

. ..... 39

Gb. 4.2 Gambar Tab Folder ............................................................................ 42


commit to user

xiv

ABSTRAK

PANDU SURYA WIGUNA D1507055, PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI

BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA USAHA) DINAS KOPERASI DAN UMKM

DAERAH SURAKARTA, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program

Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta,

2011, 51 halaman

Laporan Tugas akhir ini ditulis dengan tujuan untuk mengetahui bagaimana Pelaksanaan

tata kearsipan pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM kota Surakarta.

Jenis pengamatan ini adalah diskriptif kualitatif, yaitu mendiskripsikan sejumlah data-

data yang diperoleh dari Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang kemudian

diolah dan dianalisis sehingga bisa ditarik kesimpulan dari pengamatan ini. Dalam analisis data

menggunakan metode diskriptif kualitatif dalam menentukan metode analisis data, dilakukan

dengan cara observasi, wawancara, dokumentasi dan menetapkan standar serta kedudukan unsur-

unsur satu dengan yang lain sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan.

Secara keseluruhan pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Dinas Koperasi dan

UMKM Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai prosedur yang ditentukan, akan tetapi hasilnya

belum optimal. Bisa dilihat dari arsip-arsip yang masih bertumpuk karena kurangnya tempat dan

sumber daya manusia yang mengelola arsip maka dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta

banyak membutuhkan SDM lebih banyak.

Pengurusan surat di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah sedikit

lebih maju, karena menggunakan aplikasi Simardi, hal tersebut dapat mempermudah proses

pencarian surat atau berkas apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.


commit to user

xv

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju dan berkembang,maka semakin

banyak pula data-data,berkas maupun arsip yang terkumpul dan disimpan karena masih

mempunyai nilai guna. Sehingga perlu penyimpanan secara sistematis sehingga apabila

dibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah dan cepat.

Arsip sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu kantor, oleh karena itu

untuk menjaga daur hidup arsip mulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan

pemindahan, serta pemusnahannya diperlukan system yang baik dan proses yang benar.

Disini arsip merupakan suatu rekaman dari suau kegiatan dan catatan suatu informasi tentang

suatu hal. Arsip yang ada pada suatu kantor ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari

suatu perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara, juga

berfungsi menyediakan bahan bukti untuk pertanggungjawaban kegiatan organisasi yang

bersangkutan. Dengan demikian arsip diperlukan untuk keperluan pengambilan keputusan atau

kebijakan baru oleh pimpinan instansi yang memerlukan data kearsipan (Boedi Martono,

1992:21).

Kearsipan memegang peranan bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber

informasi, dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi (Ig. Wursanto, 1989:12).

Demikian pentingnya arsip, oleh karena itu perlu dilakukan dengan prosedur yang baik dan benar

didalam pengelolaan arsip, untuk menjaga daur hidup arsip itu sendiri mulai dari tahap

penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya. Didalam

pekerjaan menyimpan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi menyangkut penempatan dan

penemuan kembali. Penataan arsip dikatakan baik apabila pada waktu diperlukan dapat

diketemukan dengan mudah,cepat, dan tepat.

Mengingat arti pentingnya, pemerintah menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan.

Hal itu terbukti dengan dikeluarkannya Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 pasal tentang


commit to user

2

ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, Bab IV pasal 9, yang berkewajiban untuk menyimpan,

memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip Negara Republik Indonesia terutama arsip-arsip

yang berfungsi statis adalah:

1. Arsip Nasional Pusat (Arsip Nasional Republik Indonesia)

Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam

pasal 2 huruf b Undang-Undang ini dari lembag-lembaga Negara dan badan-badan

pemerintah pusat misalnya arsip-arsip yang berasal dari Badan Usaha Milik Negara

(BUMN).

2. Arsip Nasional Daerah (Arsip Nasional Wilayah)

Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam

pasal 2 huruf b Undang-Undang ini dari lembag-lembaga Negara dan badan-badan

pemerintah pusat di daerah misalnya arsip-arsip yang berasal dari Kantor Wilayah,

Departemen-departemen pusat yang ada di pemerintah pusat daerah dan sebagainya.

3. Arsip Nasional Pusat (Arsip Nasional Republik Indonesia) maupun Arsip Nasional

Daerah (Arsip Nasional Wilayah)

Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari badan-

badan swasta( misalnya bank-bank swasta) dan atau perorangan (misalnya arsip yang

dibuat oleh Ir. Soekarno atau tokoh-tokoh nasional).

Dari hari ke hari surat-surat yang masuk dan keluar di Kantor Dinas Koperasi dan

UMKM Kota Surakarta semakin banyak, surat yang ada tersebut perlu dikelola sebaik mungkin

karena masih diperlukan keberadaannya. Demi mendukung kelancaran semua kegiatan yang

menyangkut administrasi kearsipan, peran arsip pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota

Surakarta sangat penting. Pada umumnya semua Bagian/Sub bagian memanfaatkan sistem

pengelolaan/penataan arsip, tapi dalam kesempatan ini lebih spesifik ke Bagian Umum (Sub

bagian tata usaha).


commit to user

3

Oleh karena itu penulis mencoba untuk meneliti bagaimana sistem penataan arsip yang baik dan

benar pada Kantor Kantor Dinas Koperasi dan UMKM dan tertarik untuk mengambil judul


B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah yang akan penulis

ambil dari pengamatan ini adalah:

Bagaimana pelaksanaan tata kearsipan di bagian umum (sub bagian tata usaha) di Kantor Dinas

Koperasi dan UMKM Kota Surakarta?

C. Manfaat Pengamatan

Adapun manfaat pengamatan adalah sebagai berikut:

1. Manfaat Praktis

a. Bagi Instansi

Sebagai masukan sumbangan pemikiran khusus pada Kantor Dinas Koperasi dan

UMKM Kota Surakarta.

b. Bagi Penulis

Menambah pengalaman dan pengetahuan mengenai masalah yang berhubungan

dengan pengelolaan dan penataan arsip.

c. Bagi Akademik

Sebagai bahan referensi dan menambah perbendaharaan serta dapat bermanfaat bagi

adik-adik kelas sebagai penambahan informasi nantiny


commit to user

4

D. Tujuan Pengamatan

1. Tujuan Operasional

Pengamatan ini bertujuan mengetahui bagaimana penataan arsip di bagian umum (sub

bagian tata usaha) pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.

2. Tujuan Individual

Hasil pengamatan digunakan sebagai syarat bagi penulis untuk meraih gelar Ahli Madya

di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.


commit to user

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

DAN METODE PENGAMATAN

A. Pengertian Pengelolaan Arsip

Pengelolaan arsip adalah proses kegiatan pengaturan informasi atau data yang

bertujuan untuk memudahkan dalam penemuan kembali. Pengelolaan bisa diartikan

manajemen, yaitu suatu proses kegiatan yang dimulai dari, perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan

penggunaan sumber daya sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan

organisasi yang telah ditetapkan. (Handoko T. Hani, 1997 : 8).

Pengelolaan arsip dalam tugas akhir ini yaitu suatu proses atau kegiatan dalam

suatu organisasi dalam pencapaian tujuan dengan menggunakan sumber daya yang ada,

dimulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, penataan, penyimpanan, penemuan

kembali arsip, sampai dengan kegiatan pemindahan arsip.

1. Pengertian Arsip

Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut Archief,

sedang dalam bahasa Inggris disebut Archieve, kata inipun berasal dari bahasa Yunani

yaitu dari kata Arche n kata Arche ini berkembang

menjadi kata Archia Arche berubah lagi

menjadi kata Ar-cheion

Latin disebut Archivum atau Archium, dan akhirnya dari kata-kata ini dalam bahasa


commit to user

6

bahasa Indonesia, dikenal pula istilah File (dari bahasa Latin Fillum, yang berarti tali),

dan istilah Records, yang masih banyak dipergunakan dalam kegiatan administrasi

kearsipan (Suraja Yohannes, 2006:32).

Arsip juga bisa diartikan sebagai kumpulan warkat yang memiliki guna tertentu

disimpan secara sistematis, dan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat

(Sutarto, 1997:200).

Kata arsip meliputi 3 pengertian :

a. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan

b. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen

c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau

dokumen (Barthos Basir, 1990 : 101)

Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2 macam yaitu arsip

dinamis dan arsip statis.

a. Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya

atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

b. Arsip statis adalah arsip-arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pada

penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi. Dengan demikian arsip statis

sudah tidak berada lagi di setiap organisasi pencipta arsip tetapi berada di Arsip

Nasional Republik Indonesia.

Arsip dinamis aktif dibedakan menjadi dua yaitu :

a. Arsip dinamis aktif


commit to user

7

Adalah arsip dinamis yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerja

dilingkungan satuan kerja (unit pengolah) pada suatu organisasi.

b. Arsip dinamis inaktif

Adalah arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya oleh unit pengolah sudah jarang

dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi satu organisasi

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa arsip adalah tulisan yang dapat

memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi dapat

berwujud surat-menyurat, dan tata bahan-bahan yang dapat berbicara serta member

keterangan yang jelas dan tepat. Data atau bahan itu dapat berupa barang cetakan, kartu-

kartu lembaran dan buku catatan yang berisi korespondensi, dapat juga berbentuk hasil

penelitian, skripsi, latihan-latihan dan laporan tentang suatu hal (widjaja, 1986 : 92).

Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan

secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi.

Dari pengetian diatas dapat diartikan arsip aktif sebagai kumpulan naskah-naskah

yang dibuat dan diterima oleh perusahaan tersebut dalam bentuk dan corak apapun baik

dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan

pencatatan dokumen yang berguna untuk kelancaran dan kemajuan organisasi

Arsip Dinamis Aktif adalah Arsip yang secara langsung dan terus menerus

diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Sebagaimana

terkandung dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan

Arsip.

2. Fungsi Arsip

Arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi sebuah kantor, maka

keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus sehingga keberadaan arsip pada

sebuah kantor benar-benar menunjukan peran yang sesuai dan dapat mendukung

penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam kantor tersebut.


commit to user

8

Arsip mempunyai 4 fungsi yaitu :

a. Fungsi Informasi

Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian

informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan.

b. Fungsi Yuridis

Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sabagai pendukung

legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.

c. Fungsi Sejarah

Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa

yang akan datang

d. Fungsi Ilmu Pengetahuan

Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan. Sebagai

penambahan pengetahuan.

Mengingat fungsi arsip tersebut diatas sangatlah membantu bagi suatu perusahaan

karena dapat digunakan untuk membedakan arsip, apakah arsip itu termasuk arsip aktif

atau arsip inaktif. Ini dilakukan karena tempat penyimpanan arsip berbeda. Tempat

penyimpanan arsip aktif berbeda dengan arsip inaktif. Penyimpanan arsip secara teratur

dan tepat dapat membantu menemukan arsip itu kembali dengan mudah dan cepat

apabila arsip tersebut dibutuhkan.

3. Jenis Arsip

Menurut Suraja Yohannes (2006 : 35) dalam Tata Kearsipan Dengan

Memanfaatkan Teknologi Modern, jenis arsip dibedakan sebagai berikut :

a. Arsip Aktif (Dinamis aktif)


commit to user

9

Arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di

lingkungan unit pengolah dari suatu organisasi/kantor.

b. Arsip Inaktif (Dinamis inaktif)

Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus atau frekuensi

penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.

c. Arsip Dinamis

Arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara

langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

d. Arsip Statis

Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk

penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan

pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting

untuk generasi yang akan datang.

4. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Peralatan dan perlengkapan kearsipan menurut Wursanto dalam Kearsipan 1

(1999: 32-60) adalah sebagai berikut :

1. Map

Map adalah lipatan kertas atau karton (kertas manila) yang dipergunakan untuk

menyimpan arsip.

2. Folder

Folder adalah lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang

untuk menyimpan atau untuk menempatkan arsip atau

sekelompok arsip di dalam file/filling cabinet. Folder memiliki tab untuk tempat kode

dan indeks, letak tab tergantung pada sistem penataan yang digunakan apakah vertical

atau leteral.


commit to user

10

3. Guide

Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai

penunujuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

4. Filling Cabinet

Filling cabinet adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang

diletakkan secara vertikal dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

Pada umumnya filling cabinet mempunyai dua, tiga, empat, atau lima laci.

5. Almari Arsip

Almari arsip adalah suatu perabot kantor yang digunakan untuk menyimpan

berkas-berkas atau arsip.

6. Rak Arsip

Rak arsip adalah sejenis almari tidak berpintu yang digunakan untuk menaruh

atau menyimpan berkas-berkas atau arsip.

7. Rotary (alat penyimpanan berputar)

Rotary adalah alat penyimpanan arsip yang dapat digerakkan secara berputar

sehingga dalam penempatan dan penemuan tidak banyak memakan tenaga.

8. Cardex (card index)


commit to user

11

Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, arsip

(kartu-kartu) dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.

Biasanya digunakan untuk menyimpan kartu kendali.

5. Penataan dan Penyimpanan Arsip

Menata arsip artinya mengatur, menyusun arsip-arsip dengan kode klasifikasi

yang telah dibuat menurut sistem penyimpanan yang efektif dan efisien. Pelaksanaan

penataan arsip terdiri dari:

1. Arsip harus disortir terlebih dahulu.

2. Meneliiti arsip apakah sudah didisposisi/ belum.

3. Setelah arsip yang ada hubungannya disatukan.

4. Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas.

5. Menentukan indeks,

Berikut sistem penataan dan penyimpanan arsip menurut Sutarto (1997 : 176-194)

adalah:

1. Sistem abjad.

Sistem abjad adalah penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian

kode arsip dengan menggunakan abjad dari A Z. kode abjad tersebut diindek dari

nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.

2. Sistem pokok soal (subyek)

Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal (subyek) adalah penyimpanan arsip

yang didasarkan atas perihal surat atau pokok soal isi surat.

3. Sistem tanggal (kronologis)

Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan atas

tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk, sering

penyimpananya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat-surat

keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.


commit to user

12

4. Sistem nomor

Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip yang akan

disimpan diberikan nomer kode dengan angka-angka. Nomor disini adalah nomor

kode penyimpanan bukan nomor surat.

(1) Sistem klasifikasi desimal

Sistem penyimpanan ini sering disebut dengan sistem Dewey, atau orang sering

menyebut dengan sistem klasifikasi atau bahkan sering disebut dengan sistem

desimal. Penyimpanan dengan system ini banyak digunakan di perpustakaan.

(2) Sistem terminal digit

Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terminal digit, sebenarnya dapat

digunakan untuk penyimpanan arsip dalam jumlah yang besar. Oleh karena itu

sistem ini biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan besar.

5. Sistem wilyah

Penyimpanan arsip didasarkan pada sistem wilayah adalah penyimpanan yang

dikelompokkan atas wilayah tertentu. Dalam hal ini pengelompokannya dapat

didasarkan pada pembagian pulau, propinsi, kota bahkan menurut pembagian tingkat

kecamatan sampai kelurahan.

Sedangkan untuk keperluan pengorganisasian arsip aktif ada beberapa pilihan

yang sesuai dengan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan, yaitu :

1. Penyimpanan Arsip Secara Terpusat (Sentralisasi).


commit to user

13

Penyimpanan arsip secara terpusat berarti bahwa semua arsip aktif, kecuali yang

masih dalam proses pekerjaan, disimpan pada lokasi terpusat (satu lokasi).

Keuntungan yang diperoleh dari sistem ini antara lain :

1) Arsip hilang atau salah penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dikelola

oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan arsip.

2) Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali, karena akan segera diketahui

apakah apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan.

3) Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efektif.

4) Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar. Secara terprogram akan dapat

dilakukan pemusnahan ataupun pemindahan ke file inaktif.

2. Penyimpanan Arsip Secara Desentralisasi

Penyimpanan arsip secara desentralisasi adalah dimana setiap unit kerja

mengawasi dan menyimpan arsip arsipnya sendiri. Jika sistem ini dijalankan akan

diperoleh beberapa kerugian antara lain :

1) Akan terjadi penyimpanan duplikasi yang berlebihan.

2) Penggunaan ruangan dan peralatan tidak efisien.

3) Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan kearsipan, khususnya

pelaksanaanpenataan berkas.

4) Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertumbuhan arsip semakin

meningkat memenuhi ruang kerja.

5) Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang kurang memiliki

pengetahuan dan keterampilan dibidang kearsipan karena dianggap bukan

pekerjaan pokok mereka.

3. Penyimpanan Desentral Terkendali

Penyimpanan desentral terkendali adalah kombinasi antara system sentralisasi

dan desentralisasi. Masing-masing unit kerja mempunyai tanggung jawab menyimpan

dan memelihara arsip aktif yang diciptakannya (desentral), namun pelaksanaannya


commit to user

14

namun pelaksanaannya tetap dalam pengawasan dari pusat (sentral) oleh unit

kearsipan. Dengan demikian konsistensi, keseragaman dan ketertiban pelaksanaan

penataan berkas dapat terjamin.

6. Peminjaman Arsip

Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan karena

diperlukan oleh pihak lain. Karena arsip tersebut dipinjam sehingga tidak berada pada

tempatnya, maka perlu adanya pencatatan supaya petugas arsip dapat mengetahui

dimana arsipnya berada, siapa yang menggunakan, kapan dipinjam dan dikembalikan.

Arsip dinamis aktif bersifat tertutup, oleh sebab itu perlu diatur/ditentukan

prosedur/tata cara peminjamannya baik untuk keperluan intern maupun ekstern

organisasi. Pencatatan tentang peminjaman arsip hendaknya dilakukan dengan

menggunakan formulir khusus yang disebut bon pinjam/out-slip atau lembar

peminjaman arsip.

Lembar peminjaman arsip diisi rangkap 3 dengan fungsi masing-masing yaitu

sebagai berikut:

1. Lembar peminjaman arsip I (putih). Disimpan oleh penyimpan arsip berdasarkan

tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebagai bukti peminjaman.

2. Lembar peminjaman arsip II (hijau). Oleh penyimpan arsip diletakkan ditempat

arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai pengganti arsip yang dipinjam.

3. Lembar peminjaman arsip III (biru). Disertakan pada peminjam.

7. Penemuan Kembal Arsip

Untuk menemukan kembali arsip dalam waktu cepat dan tepat sudah tentu

menghendaki suatu cara atau system. Oleh karena itu system penemuan kembali

dokumen atau arsip sangatlah erat hubunganya dengan system penataan dan


commit to user

15

penyimpanan dokumen atau arsip tanpa mengetahui system penataan maka penemuan

kembali suatu dokumen atau arsip mengalami kesulitan. (Widjaja, 1986:172).

Arsip yang ada tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan

menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut

dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat pada waktu

dibutuhkan. Agar penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan baik, maka beberapa

syarat yang harus ditaati adalah :

1. Kebutuhan pemakai arsip atau surat harus diteliti dahulu dan sistemnya harus

mudah diingat.

2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maka disusunlah

kata tangkap / indeks sebagai tanda pengenal.

3. Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat.

4. Sistem penemuan harus didukung oleh peralatan dan perlengkapan.

5. Selanjutnya sistem penemuan harus didukung oleh personil yang terlatih dan

harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja, senang

bekerja secara detail tentang informasi. (Abu Bakar, 1990 : 74-75).

Beberapa faktor penunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka

memudahkan dalam penemuan kembali arsip adalah sebagai berikut :

1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan

memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip yang bersifat

kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan.

2. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya

diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain :

a. Kesederhanaan

Sistem penyimpanan arsip yang dipilih harus mudah, supaya bukan hanya

dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat dimengerti pegawai lain.


commit to user

16

b. Ketepatan menyimpan arsip

Berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali

arsip dengan cepat dan tepat.

c. Memenuhi persyaratan ekonomis

Harus dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada serta

biaya yang tersedia.

d. Menjamin keamanan

Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian/kemusnahan dan harus aman

dari bahaya air, api, binatang, udara yang lembab dan lain-lain. Sehingga

penyimpanan harus di tempat yang benar-benar aman dari segala gangguan.

e. Penempatan arsip

Hendaknya harus diusahakan pada tempat yang strategis, mudah dicapai oleh

semua unit.

f. Sistem yang digunakan harus fleksibel

Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka

penyempurnaan pada efisiensi kerja.

g. Petugas arsip

Petugas arsip perlu memahami pengetahuan dibidang kearsipan.

3. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan dan melayani peminjaman arsip

dengan sebaik-baiknya.

4. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap hari,

lengkap dengan tanggal kejadiannya, agar dapat dijadikan alat bantu untuk

menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.

5. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh

media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan

serta pemusnahan bila perlu.


commit to user

17

8. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

1. Pemeliharaan arsip Arsip harus dijaga keamanannya, baik dari segi kualitas (tidak

mengalami kerusakan), kuantitas (tidak ada yang tercecer hilang) maupun dari segi

informalitas (kerahasiannya), pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara:

a. Pengaturan Ruangan

Ruangan penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering, terang, ruangan harus

kuat dan mempunyai ventilasi yang memadai, terhindar dari kemungkinan

serangan api, air maupun serangan serangga.

b. Pemeliharaan

tempat penyimpanan Arsip disimpan ditempat yang terbuka (rak-rak / lemari

arsip). Penyimpanan arsip dalam rak-rak atau lemari arsip diatur secara renggang

agar ada udara diantara berkas-berkas yang disimpan.

c. Tindakan Preventif

Merupakan tindakan menjaga dari terjadinya kerusakan arsip dengan cara

tindakan pencegahan, yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan

atau minuman ke-ruang tempat penyimpanan. Hal ini dikhawatirkan sisa-sisa

makanan atau minuman menyebabkan masuknya serangga/ hewan lain kedalam

ruangan tempat arsip disimpan. Demikian juga petugas atau siapapun tidak

diperbolehkan merokok didalam ruangan, selain asapnya dapat menyebabkan

kerusakan kertas, menyalakan api untuk menghidupkan rokok dapat

membahayakan arsip. Disamping tindakan tertentu untuk mengamankan arsip

dapat juga dipasang tabung pemadan kebakaran.

d. Tempat arsip

Tempat arsip sebaiknya terbuat dari logam, kalau tempat arsip dari kayu, maka

harus dipilih kayu yang berkualitas (missal: kayu jati). Jadi dengan tempat

penyimpanan yang baik, kerusakan arsip dapat dicegah sedini mungkin.


commit to user

18

e. Kebersihan

Menjaga arsip agar tetap utuh dilakukan dengan cara menjaga kebersihannya,

missal dengan peralatan yang sederhana seperti kemoceng.

2. Menurut Basir Barthos, (1990 : 50-56) perawatan arsip Secara fisik semua arsip

harus dirawat dari segi kerusakan. Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor

internal maupun eksternal.

a. Faktor Internal

1) Kertas

Berarti kertas yang digunakan dalam penciptaan arsip men jadi penyebab

pencepatan rusaknya arsip. Maka kertas Yang digunakan harus dengan kertas

yang berkualitas baik.

2) Tinta

Adalah alat tata usaha berupa cairan dalam berbagai warna yang dipergunakan

untuk membubuhkan tulisan (huruf, angka) diatas kertas.

Hal yang perlu diketahui dalam penggunaan tinta adalah sebagai berikut :

a) pergunakanlah jenis tinta yang kualitas baik (tidak mudah luntur).

b) Ada beberapa jenis tinta, antara lain tinta karbon dan tinta yang dibuat dari

pohon oak.

3) Pasta atau lem

Dipergunakan sebagai perekat, bahan baku Yang dipergunakan

lem ada beberapa macam yaitu :

a) Lem yang terbuat dari tepung (sagu, gandum, atau beras).

b) Lem yang terkuat dari getah arab atau cellulose tape dan sejenisnya

c) Perekat sintetis terutama polvem acecat


commit to user

19

b. Faktor Eksternal kerusakan akibat serangan dari luar antara lain :

1) Kelembaban udara

2) Udara yang terlalu kering,

3) Sinar matahari.

4) Kekotoran udara.

5) Debu.

6) Jamur

7) Rayap

8) Ngengat

9. Penyusutan dan Pemindahan Arsip

1. Penyusutan

Penyusutan arsip yang telah mencapai masa inaktif adalah merupakan bagian

dari pengelolaan arsip aktif. Adapun kegiatan penyusustan yang dimaksudkan disini

adalah untuk mengurangi atrsip arsip yang tercipta dengan jalan arsip yang tidak

bernilai guna, serta memindahkan arsip yang telah masa inaktif ke pusat arsip atau

ke file inaktif. Dengan demikian dalam penyusutan arsip ini terkandung pula

kegiatan penilaian untuk menetapkan arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang

layak dipindahkan.

Kelancaran proses penyusutan arsip sangat bergantung dari ketertiban tata

kearsipan dinamis secara menyeluruh. Dalam artian bahwa masing-masing sub

sistem dalam tata kearsipan khususnya penataan berkas dan penyusustan arsip telah

berjalan secara tertib dan teratur. Arsip harus sudah terorganisir secara logis dan

sistematis sesuai dengan masingmasing jenis dan tipe arsip. Dipihak lain masing-

masing jenis berkas telah ditetapkan jangka simpannya, yang dituangkan dalam

jadwal retensi arsip.


commit to user

20

2. Pemindahan Arsip

Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif kepada

arsip inaktif karena tidak jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari.

Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah

mencapai jangka waktu atau umur tertentu ketempat lain. Sehingga filing cabinet

yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan sehari-hari dapat

dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru.

10. Pemusnahan Arsip

1. Prosedur Pemusnahan

Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk menghancurkan arsip

secara fisik dan identitas yang melekat di arsip. Pemusnahan arsip dilakukan secara

total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.

2. Cara Pemusnahan

Menurut Sulistyo-Basuki (2003 : 320) pemusnahkan arsip dapat dilakukan dengan 4

cara yaitu :

a. Pencacahan

Pencacahan merupakan metode pemusnahan dokumen dan microfilm yang

paling sering digunakan di indonesia. Alat pencacah ini dalam bahasa inggris

disebut shredder, sebuah gawai mekanis yang menggunakan berbagai metode

untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil.

b. Pembakaran

Metode pembakaran merupakan metode yang telah lama dikenal, bahkan

dahuli merupakan metode paling popular. Metode ini pernah dianggap paling

aman, namun pengalaman lapangan menunjukkan bahwa dokumen ang dibakar

sering kali terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja dokumen

rahasia dapat diketahui lawan.


commit to user

21

c. Pemusnahan Kimiawi

Pemusnahan kimiawi adalah pemusnahan dokumen dengan menggunakan

bahan kimiawi funa melenyapkan kertas dan melenyaapkan tulisan. Metode ini

mencakup menghancurlumatkan arsip dinamis aktif termasuk microfilm.

d. Pembuburan

Pembuburan atau pulping merupakan metode pemusnahan dokumen rahasia

yang ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tak terulangkan. Dokumen yang akan

dimusnahkan dicampur dengan air, kemudian dicacah lalu dialirkan melalui

saringan.

11. Kendala Kendala Dalam Pengelolaan Arsip

Masalah yang timbul di dalam penyelenggaraan kearsipan menurut Abu Bakar (1997 :

64) :

1. Pengertian dan kesadaran terhadap peranan arsip dalam kegiatan adminitrasi

perkantoran masih kurang atau belum sesuai record management.

2. Bidang kearsipan belum atau kurang mendapat fasilitas yang selayaknya, serta selalu

kekurangan biaya untuk perkembangan.

3. Para petugas kearsipan kurang atau tidak mendapat pendidikan khusus tentang

kearsipan.

4. Syarat petugas kearsipan masih belum mendapat perhatian, segingga keterampilan

dibidang ini tidak tercapai dan akibatnya bidang kearsipan kurang tertib atau tidak

teratur.

Sedangkan menurut Ig Wursanto (1989 : 29) masalah-masalah dibidang kearsipan dapat

disebutkan sebagai berikut :


commit to user

22

1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu

diperlukan kembali, baik oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh

organisasi lainnya.

2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis,

sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau

pemaaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka

waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.

3. Bertambahnya terus - menerus arsi-arsip kedalam bagian kearsipan tanpa di ikuti

dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip

tidak mecukupi.

4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern

karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang

teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.

5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, dan tidak mengikuti perkembangan ilmu

kearsipan yang modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para

pegawai kearsipan yang tidak cakap.

6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip

bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip

kurang mendapat perhatian yang semestinya.

B. Metode Pengamatan

1. Jenis Pengamatan


commit to user

23

Bentuk pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif kualitatif, yaitu

mendiskripsikan, memaparkan, menganalisa, sejumlah data yang ada di Kantor Dinas

Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah Kota Surakarta, yang beralamatkan di Jalan

Yosodipuro No.162, Surakarta.

2. Lokasi Pengamatan

Sesuai dengan tempat dimana pengamatan melakukan magang maka pengmatan ini

mengambil lokasi di Kantor Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah Kota

Surakarta.

3. Sumber Data

Sumber data yang diperoleh penulis dalam pengmatan ini adalah ;

1. Dari wawancara secara langsung di Kantor Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil

Menengah Kota Surakarta yang menjadi sumber data adalah Divisi Bagian Pengolahan

Arsip.

2. Melalui buku- buku yang berupa Profil Perusahaan.

3. Melalui data-data arsip surat masuk maupun surat keluar.

4. Tehnik Pengamatan

1. Observasi langsung melalui magang atau praktek kerja nyata dilapangan di Kantor

Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah Kota Surakarta.

2. Dokumentasi yaitu mendokumentasikan data-data yang diambil dan diperoleh

dibidang kearsipan di Kantor Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah Kota

Surakarta.

3. Wawancara yaitu tehnik pengumpulan data untuk mendapatkan keterangan-

keterangan lisan melalui komunikasi langsung dan berhadapan langsung dengan

responden yang dapat memberikan keterangan.

5. Tehnik Analisis Data

Pengamatan yang dilakukan menggunakan metode diskriptif kualitatif dalam

menentukan metode analisis data, yaitu dilakukan dengan cara observasi, wawancara,


commit to user

24

dokumentasi dan menetapkan standar serta kedudukan unsur-unsur satu dengan yang

lain sehingga dapat dianalisa dan ditarik kesimpulan.

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A. Lokasi Pengamatan

Dalam melakukan pengamatan guna menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja

Manajemen Administrasi, penulis mengambil lokasi di Kantor Dinas Koperasi dan

UMKM Kota Surakarta yang beralamat di Jl. Yosodipuro No. 162 Surakarta Telp. (0271)

714890. Kantor Dinas Koperasi UMKM Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan

Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor : 6 Tahun 2008, tentang Organisasi dan Tata

Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta, khususnya BAB VI Bagian Kesepuluh dan

Peraturan WalikotaSurakarta Nomor 20 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas,Pokok,

Fungsi dan Tata Kerja Dinas Koperasi Dan Usaha Kecil Mikro Menengah maka guna

kelancaran penyelenggaraan tugas perlu ditindaklanjuti dengan Pedoman Uraian Tugas

B. Sejarah Berdirinya Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta

Koperasi adalah institusi (lembaga) yang tumbuh atas dasar solidaritas tradisional

dan kerjasama antar individu, yang pernah berkembang sejak awal sejarah manusia

sampai pada awal Revolusi Industrial di Eropa pada akhir abad 18 dan selama abad 19,

sering disebut sebagai Koperasi Historis atau Koperasi Pra-Industri. Koperasi Modern

didirikan pada akhir abad 18, terutama sebagai jawaban atas masalah-masalah sosial yang

timbul selama tahap awal Revolusi Industri.


commit to user

25

Di Indonesia, ide-ide perkoperasian diperkenalkan pertama kali oleh Patih di

Purwokerto, Jawa Tengah, R. Aria Wiraatmadja yang pada tahun 1896 mendirikan

sebuah Bank untuk Pegawai Negeri. Cita-cita semangat tersebut selanjutnya diteruskan

oleh De Wolffvan Westerrode.

Pada tahun 1908, Budi Utomo yang didirikan oleh Dr. Sutomo memberikan

peranan bagi gerakan koperasi untuk memperbaiki kehidupan rakyat. Pada tahun 1915

dibuat peraturan Verordening op de Cooperatieve Vereeniging, dan pada tahun 1927

Regeling Inlandschhe Cooperatieve.

Pada tahun 1927 dibentuk Serikat Dagang Islam, yang bertujuan untuk

memperjuangkan kedudukan ekonomi pengusah-pengusaha pribumi. Kemudian pada

tahun 1929, berdiri Partai Nasional Indonesia yang memperjuangkan penyebarluasan

semangat koperasi. Hingga saat ini kepedulian pemerintah terhadap keberadaan koperasi

nampak jelas dengan membentuk lembaga yang secara khusus menangani pembinaan dan

pengembangan koperasi.

Kronologis lembaga yang menangani pembinaan koperasi pada saat itu adalah

sebagai berikut:

NO TAHUN KETERANGAN

1 1947-1964 Jawatan Koperasi dibawah pimpinan R. Suria Atmadja, pada masa ini ada suatu

peristiwa yang cukup penting yaitu tanggal 12 Juli 1947, Gerakan Koperasi

mengadakan Kongres di Tasikmalaya dan hasil Kongres menetapkan bahwa

tanggal 12 Juli dinyatakan sebagai Hari Koperasi

2 1966 Dalam tahun 1966 Departemen Koperasi kembali berdiri sendiri, dan dipimpin oleh

Pang Suparto. Pada tahun yang sama, Departemen Koperasi dirubah menjadi

Kementerian Perdagangan dan Koperasi dibawah pimpinan Prof. Dr. Sumitro

Djojohadikusumo, sedangkan Direktur Jenderal Koperasi dijabat oleh Ir. Ibnoe


commit to user

26

Soedjono (dari tahun 1960 s/d 1966)

3 1967 Pada tahun 1967 diberlakukan Undang-undang Nomor 12 Tahun 1967 tentang

Pokok-pokok Perkoperasian tanggal 18 Desember 1967. Koperasi masuk dalam

jajaran Departemen Dalam Negeri dengan status Direktorat Jenderal. Mendagri

dijabat oleh Basuki Rachmad, dan menjabat sebagai Dirjen Koperasi adalah Ir.

Ibnoe Soedjono.

4 1968 Kedudukan Direktorat Jenderal Koperasi dilepas dari Departemen Dalam Negeri,

digabungkan kedalam jajaran Departemen Transmigrasi dan Koperasi, ditetapkan

berdasarkan :

1. Keputusan Presiden Nomor 183 Tahun 1968 tentang Susunan Organisasi

Departemen.

2. Keputusan Menteri Transmigrasi dan Koperasi Nomor 120/KTS/

Mentranskop/1969 tentang Kedudukan Tugas Pokok dan Fungsi Susunan

Organisasi berserta Tata Kerja Direktorat Jenderal Koperasi.

Menjabat sebagai Menteri Transkop adalah M. Sarbini, sedangkan Dirjen Koperasi

tetap Ir. Ibnoe Soedjono.

5 1983 Dengan berkembangnya usaha koperasi dan kompleksnya masalah yang dihadapi

dan ditanggulangi, koperasi melangkah maju di berbagai bidang dengan

memperkuat kedudukan dalam pembangunan, maka pada Kabinet Pembangunan IV

Direktorat Jenderal Koperasi ditetapkan menjadi Departemen Koperasi, melalui

Keputusan Presiden Nomor 20 Tahun 1983, tanggal 23 April 1983.


commit to user

27

6 1991 Melalui Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 1991, tanggal 10 September 1991

terjadi perubahan susunan organisasi Departemen Koperasi yang disesuaikan

keadaan dan kebutuhan

7 1992 Diberlakukan Undang-undang Nomor : 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian,

selanjutnya mancabut dan tidak berlakunya lagi Undang-undang Nomor: 12 Tahun

1967 tentang Pokok-pokok Perkoperasian

8 1993 Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor : 96 Tahun 1993, tentang Kabinet

Pembangunan VI dan Keppres Nomor 58 Tahun 1993, telah terjadi perubahan

nama Departemen Koperasi menjadi Departemen Koperasi dan Pembinaan

Pengusaha Kecil. Tugas Departemen Koperasi menjadi bertambah dengan

membina Pengusaha Kecil. Hal ini merupakan perubahan yang strategis dan

mendasar, karena secara fundamental golongan ekonomi kecil sebagai suatu

kesatuan dan keseluruhan dan harus ditangani secara mendasar mengingat yang

perekonomian tidak terbatas hanya pada pembinaan perkoperasian saja.

9 1998 Dengan terbentuknya Kabinet Pembangunan VII berdasarkan Keputusan Presiden

Republik Indonesia Nomor : 62 Tahun 1998, tanggal 14 Maret 1998, dan Keppres

Nomor 102 Thun 1998 telah terjadi penyempurnaan nama Departemen Koperasi

dan Pembinaan Pengusaha Kecil menjadi Departemen Koperasi dan Pengusaha

Kecil, hal ini merupakan penyempurnaan yang kritis dan strategis karena kesiapan

untuk melaksanakan reformasi ekonomi dan keuangan dalam mengatasi masa krisis

saat itu serta menyiapkan landasan yang kokoh, kuat bagi Koperasi dan Pengusaha

Kecil dalam memasuki persaingan bebas/era globalisasi yang penuh tantangan


commit to user

28

10 1999 Melalui Keppres Nomor 134 Tahun 1999 tanggal 10 November 1999 tentang

Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Menteri Negara,

maka Departemen Koperasi dan PK diubah menjadi Menteri Negara Koperasi dan

Pengusaha Kecil dan Menengah

11 2000 Berdasarkan Keppres Nomor 51 Tahun 2000 tanggal 7 April 2000, maka ditetapkan

Badan Pengembangan Sumber Daya Koperasi dan Pengusaha Kecil

Menengah.Melalui Keppres Nomor 166 Tahun 2000 tanggal 23 November 2000

tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata

Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen. maka dibentuk Badan

Pengembangan Sumber Daya Koperasi dan Pegusaha Kecil dan Menengah (BPS-

KPKM).

Berdasarkan Keppres Nomor 163 Tahun 2000 tanggal 23 November 2000 tentang

Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja

Menteri Negara, maka Menteri Negara Koperasi dan PKM diubah menjadi Menteri

Negara Urusan Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

Melalui Keppres Nomor 175 Tahun 2000 tanggal 15 Desember 2000 tentang

Susunan Organisasi dan Tugas Menteri Negara, maka Menteri Negara Urusan

Koperasi dan UKM diubah menjadi Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan

Menengah.

12 2001 Melalui Keppres Nomor 101 Tahun 2001 tanggal 13 September 2001 tentang

Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja

Menteri Negara, maka dikukuhkan kembali Menteri Negara Koperasi dan Usaha

Kecil dan Menengah. Berdasarkan Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tanggal 13

September 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan


commit to user

Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Non Pemerintah, maka Badan Pengembangan

Sumber Daya Koperasi dan Pengusaha Kecil Menengah dibubarkan. Melalui

Keppres Nomor 108 Tahun 2001 tanggal 10 Oktober 2001 tentang Unit Organisasi

dan Tugas Eselon I Menteri Negara, maka Menteri Negara Koperasi dan UKM

ditetapkan membawahi Setmeneg, Tujuh Deputi, dan Lima Staf Ahli. Susunan ini

berlaku hingga tahun 2004 sekarang ini.

C. Visi dan Misi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta

Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta

mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut adalah sebagai berikut :

a. Visi.

tinggi untuk mendukung Kota Surakarta sebagai kota Budaya,

Perdagangan dan Jasa.

b. Misi.

Meningkatnya Koperasi dan UMKM yang kuat dan mandiri baik

dalam baik dalam bidang Kelembagaan, Permodalan maupun

Pemasaran

Meningkatkan Sumber Daya Manusia Koperasi dan UMKM yang

tangguh dan mempunyai jiwa wirausaha

Meningkatnya perlindungan bagi koperasi dan UMKM sesuai

peraturan perundang-undangan yang berlaku.


commit to user

30

D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta

1. Tugas Pokok

Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang berkedudukan di Kota

Surakarta merupakan unsur penunjang pemerintah daerah di bidang koperasi dan

usaha kecil mikro menengah. Yaitu membantu pemerintah memijamkan dan

mendidik para pengusaha mikro agar menjadi pengusaha yang sukses.

2. Fungsi

Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) mempunyai fungsi :

a. Penyelenggaan kesekretariatan dinas;

b. Penyusunan rencana program, pengendalian evaluasi dan pelaporan.

c. Pemberian perijinan di bidang koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah

(UMKM);


commit to user

31

d. Perumusan kebijakan teknis di bidang koperasi dan Usaha Mikro Kecil

Menengah (UMKM);

e. Penyelenggaraan sosialisasi;

f. Pembinaan jabatan fungsional.

E. Struktur Organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta

Struktur organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM daerah Kota Surakarta

disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif. Dengan

adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang menentukan

seluruh tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi.

Dalam rangka melaksanakan ketentuan Pasal 72 Peraturan Daerah Kota Surakarta

Nomor 6 tahun 2008 tentang Organisasi dan tata kerja perangkat daerah kota Surakarta,

maka perlu menetapkan Peraturan Walikota tentang penjabaran tugas pokok dan fungsi serta

tata kerja Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) kota Surakarta.

Adapun struktur organisasi kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta

sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas

Pokok , Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta,

mengenai bagan struktur organisasi adalah sebagai berikut:


commit to user

32

GAMBAR 3. 0 : BAGAN ORGANISASI DINAS KOPERASI DAN UMKM KOTA

SURAKARTA

KEPALA

Kelompok Jabatan Fungsional

Sekertariat

Sub bagian perencanaan, evaluasi dan pelaporan

Sub bagian Keuangan

Sub bagian

kepegawaian

Bidang Usaha dan

permodalan

Bidang Koperasi

Bidang usaha mikro kecil

dan menengah

Seksi Usaha

Seksi Permodalan

Seksi Pendaｇaran dan pengesahan

Seksi dan Pembinaan dan pengawasan

Seksi Usaha Mikro

Seksi Usaha Kecil dan Menengah


commit to user

Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-masing bagian

dalam struktur organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta adalah

sebagai berikut :

Sekertariat

Bagian Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan administrasi umum,

kepegawaian, keuangan dan perencanaan, evaluasi dan pelaporan dengan kebijakan teknis

yang ditetapkan oleh Kepala Dinas. Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris : Bp Budho

Laksono, SH.MH. Sekretariat terdiri dari :

a. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan

b. Sub Bagian Keuangan

c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.

Adapun pelaksanaan tugas dari Bagian Kesekertariatan sebagai berikut :

Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan

Kasubbag : Supartono SE

Staff : a. Endang Sri Rejeki, SE. MM

b. Moch. Anwar Rizqon

Tugas Pokok dan Fungsi :

1. Melakukan penyusunan rencana kerja Sekretariat

2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan

3. Melakukan evaluasi dan analisis hasil kerja guna pengembangan rencana

strategis dan rencana kerja dinas

4. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan

sebagai pertanggungjawaban tugas

5. Melakukan evaluasi dan analisis hasil kerja guna pengembangan rencana

strategis dan rencana kerja Dinas


commit to user

Subbagian Umum dan Kepegawaian

Kasubbag : Dra. Sunarti

Staff : a. Sri Utami, SE

b. Rasid Hidayat

c. Mardiati Aminingsih

Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian umum dan Kepegawaian sebagai berikut :

1. Melakukan rencana kerja Subbagian Umum dan Kepegawaian

berdasarakan rencana kerja Sekretariat

2. Mengelola administrasi surat menyurat, peralatan dan perlengkapan kantor,

rumah tanga, dokumentasi dan informasi hokum, kearsipan dan

perpustakaan

3. Melakukan pengadaan operasionalisasi dan pemeliharaan perlengkapan

dinas serta kendaraan dinas

4. Mengelola data dan dokumentasi pegawai

5. Mengelola presensi atau daftar hadir pegawai

Subbagian Keuangan

Kasubbag : YF. Sri Rukmini DA

Staf : a. Sigit Wardoyo, S.Sos ( Bendahara Pengeluaran

b. Emi

c. Joko Subagyo

d. Narwan

Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian Keuangan sebagai berikut :

1. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Keuangan berdasarkan

rencana kerja Sekretariat.

2. Melakukan pembuatan daftar gaji pegawai.

3. Menyiapkan bahan perhitungan anggaran.


commit to user

4. Melakukan administrasi pembukuan,pertanggungjawaban dan laporan

keuangan.

5. Menyiapkan laporan administrasi keuangan bendahara

Bidang UMKM ( Usaha Mikro, Kecil dan Menengah )

Berdasarkan Peraturan Walikota Surakarta Nomor : 20 Tahun 2008 tetang

penjabaran Tugas pokok dan fungsi dan tat kerja dinas koperasi dan UMKM Surakarta,

Bidang UMKM ( pasal 22 ) mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan

kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang usaha mikro dan usaha kecil

menengah.

Untuk melaksanakan tugas sebgaimana dimakasud adalam pasal 22, Bidang usaha

mikro, kecil dan menengah mempunyai fungsi (pasal 23 ) :

Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan

pelaksanaan di bidang usaha mikro

Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan

dibidang usaha kecil menengah

Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai dengan

tugas dan fungsinya

Struktur Organisasi Bidang UMKM

Staff : a. Roos Yulianto

b. Noorjannah, SH

c. Bambang Widaryanto, SE

Tujuan Pemberdayaan UMKM adalah sebagai berikut :

1. Menumbuhkan dan mengembangkan kemampuan UMKM menjadi usaha

yang tangguh dan mandiri


commit to user

2. Meningkatakan peran UMKM dalam pembangunan daerah, penciptaan

lapangan kerja, pertumbuhan ekonomi, pengentasan kemiskinan

Bidang Koperasi

Kepala Bidang Koperasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan

kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang koperasi dan pembinaan dan

pengawasan koperasi Kepala Seksi Pendaftaran dan Pengesahan Koperasi mempunyai

tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan

di bidang pendaftaran dan pengesahan koperasi, meliputi : pelaksanaan kebijakan

pengesahan, pembentukan, penggabungan dan peleburan serta pembubaran koperasi.

Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Koperasi mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan

dan pengawasan koperasi, meliputi : pembinaan dan pengawasan koperasi dan fasilitasi

pelaksanaan tugas dalam pengawasankoperasi.

Bidang Usaha dan permodalan

mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan

pelaksanaan di bidang usaha dan permodalan. Dengan rincian tugas :

a. Melaksanakan rencana kerja Bidang berdasarkan rencana strategis dan rencana kerja

Dinas.

b. Member petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan.

c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang undangan, keputusan, petunjuk

pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Dinas sesuai dengan bidang tugas.

d. Melaksanakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan agar efektif dan

efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku.

e. Menerapkan standar pelayanan minimal sesuai bidang tugas.


commit to user

37

Gambar 3. 1 : Daftar Pegawai Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta Pada

Tahun 2010

NO Nama / Gol NIP

1. Saleh SH, HM 120 104 495

2 Budho Laksono SH, MH / IV B 130 960 287

3 Ir. Djati Utama/ IV A 700 005 133

4 Vitriaman, SE, MM / IV A 700 006 635

5 Didik Adi purtanto, S.E / IV A

6 Indriyanti, SH / III D 160 037 235

7 Sri Murdianti, SH / III D 070 007 082

8 YF. Sri Rukmini, D.A / III D

9 Ari Yuniarti, SE, M.Si / III D 070 024 798

10 Drs. Abdullah Fahmi / III D 700 005 828

11 Drs. Sumarno MM / IV A 010 240 982

12 Dra. Sri Subekti / III D 700 003 081

13 Drs. Joko Heruwanto / III D 490 028 391

14 Sri Noorjanah SH / III D 700 006 638

15 Dra. Sri Mulsiwi / III D 700 006 512

16 Joko Haryono, SE / III D 070 010 285

17 Suwandi, SE / III D

18 Sri Hartati H.S, SE /III B 700 004 511

19 Bambang Widaryanto, SE / III C 700 005 424

20 Nur solichah, S.Sos / III B 070 011 050

21 Joko Subagyo / III B 500 070 147

22 Roos Yulianto / III B 070 019 866

23 Ismiati / III B 700 000 631

24 Emi Prihati / III B 700 002 784

25 Giat Mahani / III B 500 083 586


commit to user

38

26 Endang Sri Rejeki, SE, MM / III B 500 096 922

27 Sigit Wardoyo, S.Sos / III B 700 004 559

28 Mardiati Aminingsih / III B 700 004 918

29 Rosid Hidayad / III A 700 004 914

30 Narwan / III D 010 233 546

31 Martha Schoggers / III A 700 006 014

32 Sri Utami, SE / III B

33 Ramelan, SE / III B 010 250 943

34 Sularna, SH / III A 500 130 882

35 Sri Handayani / II D 500 127 163

36 Moch. Anwar Rizqon / II A

37 Edhi Sungkono, S.IP / III A

38 Sugiyono / II A

39 Heru Sutopo Sasongkojati, S.Sos / III A


commit to user

39

BAB IV

PEMBAHASAN

Arsip merupakan sekumpulan naskah, catatan atau rekaman mengenai suatu hal yang

memiliki nilai guna tertentu yang disimpan secara sistema�s dan dapat ditemukan lagi dengan

mudah dan cepat. Proses pengelolaan kearsipan sangat pen�ng dalam kegiatan administrasi

perkantoran. Dalam bab ini penulis akan menguraikan hasil pengamatan penulis selama

melaksanakan kegiatan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi pada tanggal 1 februari sampai 12

maret 2010 di Kantor Dinas koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Dalam hal ini penulis akan

membahas tentang pengelolaan arsip dinamis ak�f di Kantor Arsip Dinas Koperasi dan UMKM

Kota Surakarta.

Dalam pengelolaan arsip membutuhkan prosedur dan penanganan yang baik oleh orang

yang memang sudah ahli dibidang tata kearsipan. Keberadaan Kantor Dinas Koperasi dan

UMKM Kota Surakarta sangatlah pen�ng dan �dak bisa diabaikan begitu saja, karena Kantor


commit to user

40

Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta memegang peranan pen�ng dalam pengelolaan

arsip-arsip daerah Kota Surakarta. Dengan demikian maka penulis membahas dua rumusan

masalah melipu�:

A. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Akぼf Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota

Surakarta

Pengelolaan arsip merupakan suatu kegiatan pengumpulan, pengaturan dan

penataan informasi-informasi yang dianggap pen�ng agar tertata rapi dan bisa ditemukan

kembali. Pengelolaan arsip dinamis ak�f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota

Surakarta dilakukan dengan baik dan benar sehingga pengelolaan arsip bisa memenuhi

target yang diharapkan. Penulis melakukan wawancara kepada pengelola arsip di Kantor

Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta tentang pengelolaan arsip dinamis ak�f,

adapun tanggapan tentang pengelolaan arsip dinamis ak�f antara lain :

1. Menurut Kepala Bagian Umum (Sub Bagian Tata Usaha) Kantor Dinas Koperasi dan

UMKM Kota Surakarta yang dimaksud pengelolaan arsip dinamis ak�f adalah :

Suatu cara menata arsip dengan menggunakan sistem tertentu sehingga kelihatan rapi

dan mudah ditemukan apabila dicari atau dibutuhkan kembali.

2. Menurut Kepala Seksi Pengelolaan Arsip yang dimaksud pengelolaan arsip dinamis

ak�f adalah :

Suatu cara menata arsip yang berbeda permasalahannya dijadikan satu, sehingga

membentuk berkas kerja dan menjadi informasi yang utuh dalam pengambilan

keputusan.

3. Menurut Kepala Sub Bagian Tata Usaha adalah yang dimaksud dengan pengelolaan

arsip dinamis ak�f adalah :


commit to user

41

Suatu cara yang digunakan untuk menata arsip yang terdapat di unit pengolah sehingga

dapat kelihataan rapid an mudah ditemukan apabila diperlukan.

4. Menurut Pengelola Arsip, yang dimaksud dengan pengelolaan arsip dinamis ak�f

adalah :

Suatu cara mengelompokkan arsip-arsip yang sama permasalahannya menjadi satu

dengan menggunakansistem tertentu, sehingga mudah diketemukan kembali apabila

diperlukan.

Dari penyataan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan arsip dinamis ak�f

di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta adalah proses menata dan

mengelompokkan arsip dengan rapi agar mudah diketemukan kembali apabila dibutuhkan

kembali. Pengelolaan arsip dinamis ak�f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota

Surakarta sudah dilaksanakan dengan berpedoman pola baru, yaitu pola kartu kendali yang

penataanya berdasarkan pokok permasalahan. Penataan ini dapat diketemukan kembali

dengan cepat dan tepat. Bisa dilihat di gambar dibawah ini :

Gambar 4.1 : Proses Pengelolaan Arsip Dinamis ak�f


commit to user

42

Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta

Menurut Dra. Sunar� (wawancara tanggal 17 Mei 2010) selaku Kasubbag Umum dan

Kepegawaian di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta mengungkapkan bahwa:

di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah

menggunakan sistem kartu kendali yang dimulai dari pengurusan surat, penataan berkas,

Dari pernyataan dan gambar diatas bisa dilihat bagaimana prosedur pengelolaan

arsip dinamis ak�f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Adapun tahap-

tahap pengelolaan arsip dinamis ak�f akan dijelaskan antara lain :

1. Pengurusan Surat

Pengurusan surat dibagi menjadi 2 macam sebelum dilakukan penataan berkas. Yaitu

pengurusan surat masuk dan pengurusan surat keluar.

a. Surat Masuk

Adapun tahap-tahap pengurusan surat masuk adalah :

1) Tahap yang pertama adalah penerimaan surat, dimana surat-surat masuk

diterima dan diperiksa apakah sudah sesuai dengan alamat dan tujuannya

2) Kemudian surat dibuka oleh unit Tata Usaha

3) Setelah surat dibuka kemudian ditulis di kartu kendali masuk

4) Setelah ditulis di kartu kendali, kemudian dituliskan di lembar disposisi

5) Kemudian diteruskan ke pimpinan untuk mengetahui arah surat sesuai

dengan masalah

6) Dari pimpinan dikembalikan lagi ke unit Tata Usaha kemudian diarahkan ke

tujuan atau unit pengolah sesuai dengan isi disposisi oleh pimpinan


commit to user

43

7) Unit pengolah memberikan �ndak lanjut isi surat sesuai dengan arahan

pimpinan

8) Setelah di �ndak lanju� oleh unit pengolah, kemudian sirat dikembalikan ke

unit Tata Usaha dan siap untuk dilakukan penataan berkas

b. Surat Keluar

1) Tahap pertama yang dilakukan dalam pengurusan surat keluar yaitu unit

pengolah membuat konsep surat berdasarkan surat masuk yang telah diolah

2) Kemudian konsep diteruskan ke unit Tata Usaha untuk dilanjutkan kepada

pimpinan

3) Apabila konsep sudah sesuai kemudian pimpinn menandatangani

4) Setelah ditandatangani oleh pimpinan kemudian dikembalikan lagi ke unit

Tata Usaha untuk di ke�k dan diberi nomor surat

5) Kemudian unit Tata Usaha mendistribusikan arsip surat keluar

6) Kemudian penataan berkas surat masuk dan surat keluar dijadikan satu

sesuai dengan masalahnya masing-masing

2. Penataan Berkas

Setelah peengurusan surat masuk dan surat keluar selesai, kemudian arsip surat

masuk dan surat keluar dijadikan satu berdasarkan permasalahannya masing-masing

agar mempermudah dalam penataan berkas. Adapun tahap-tahap penataan berkas di

Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta antara lain :

a. Dalam penataan berkas yang pertama dilakukan adalah memisah-misahkan arsip

yang sedang dikelola dengan arsip yang akan dimusnahkan. Arsip yang �dak


commit to user

44

diperlukan antara lain amplop, blanko kosong dan lain-lain disisihkan untuk

dimusnahkan

b. Kemudian memeriksa apakah lampirannya lengkap sesuai dengan yang tersebut

dalam surat

c. Setelah diperiksa lampirannya kemudian menyisihkian salinan-salinan yang

rangkap untuk dimusnahkan (apabila ada salinan yang rangkap)

d. Menentukan kode, indeks

e. Kemudian arsip-arsip yang sama dikelompokkan menjadi satu baik kesamaan

masalah, kesamaan jenis ataupun suatu proses dalam satu kegiatan

f. Setelah dikelompokkan, langkah selanjutnya menentukan 磘tel atau indeks

berkas yaitu menentukan tanda pengenal berkas yang ditulis dalam Tab Folder

g. Tahap penataan berkas yang terakhir yaitu penempatan sekat dan folder, serta

disimpan dalam filing cabinet. (untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar

dibawah ini )

Gambar 4.2 : Gambar Tab Folder


commit to user

45


3. Penemuan Kembali Arsip

Proses penemuan kembali arsip dinamis ak�f di Kantor Dinas Koperasi dan

UMKM Kota Surakarta telah menganut sistem baru yaitu pola kartu kendali. Dengan

pola kartu kendali bertujuan agar penemuan kembali arsip dinamis ak�f dapat

ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat.

Dari kartu kendali bisa dicari dimana letak arsip-arsip yang dibutuhkan. Karena

yang dicatat di kartu kendali adalah surat-surat yang dapat di klasifikasikan sebagai surat


commit to user

46

pen�ng. Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta kartu kendali yang

disimpan di masing-masing unit sebagai buk� arsip yang disimpan. Kartu kendali yang

digunakan rangkap �ga, antara lain :

- Kartu kendali I (warna pu�h) yang disimpan oleh pengarah surat atau

pencatat surat

- Kartu kendali II (warna kuning) yang disimpan oleh penata arsip

- Kartu kendali III (warna merah muda) yang disimpan oleh unit pengolah

Menurut Bpk. yasyid Hidayat (wawancara tanggal 18 Mei 2010) selaku staff

pengelola arsip di Sub Bagian Umum di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota

Surakarta mengungkapkan bahwa :

menggunakan pola kartu kendali untuk menemukan arsip-arsip yang dibutuhkan.

Dengan cara menentukan pokok masalah kemudian mencari berdasarkan kode

Maka dengan menggunakan kartu kendali ini arsip-arsip yang dibutuhkan

kembali bisa dicari dan ditemukan kembali. Proses penemuan kembali arsip di Kantor

Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta antara lain sebagai berikut:

a. Menentukan pokok masalah arsip yang akan dicari

b. Kemudian mencari kartu kendali arsip berdasrkan pokok masalah

c. Setelah kartu kendali ditemukan dan sesuai dengan klasifikasi arsip yang ingin

ditemukan, kemudian mulai mencari arsip berdasarkan kode yang terdapat di kartu

kendali

d. Selanjutnya mengambil arsip dari filing cabinet


commit to user

47

e. Setelah arsip selesai digunakan, arsip dan kartu kendali yang diambil kemudian

dikembalikan dan ditata kembali pada tempat semula agar arsip-arsip mudah

ditemukan kembali apabila dibutuhkan

4. Pemindahan Arsip

Pemindahan arsip adalah proses terakhir dari pengelolaan arsip dinamis ak�f di

Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Pemindahan arsip pada dasarnya

adalah memindahkan arsip-arsip dinamis yang masa ak�fnya sudah habis dan masuk ke

dalam kategori arsip dinamis inak�f. Proses pemindahan arsip dilakukan dari unit

kearsipan pada unit kerja ke pusat arsip untuk diproses lebih lanjut.

Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta masih kurang tempat untuk

menyimpan arsip. Hal ini menyebabkan terjadi penumpukan arsip yang akan

dipindahkan. Dan dalam hal peralatan yang digunakan masih tradisional, jadi masih

memakan waktu cukup lama.

Hal ini seper� yang diungkapkan oleh Bapak yasyid Hidayat (wawancara tanggal

17 Mei 2010) selaku arsiparis di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta,

mengungkapkan bahwa :

Kantor Dinas Koperasi dan

UMKM Kota Surakarta yaitu memindahkan arsip yang masa ak�fnya sudah habis. Akan

tetapi karena kurangnya tempat penyimpanan arsip terjadi banyak penumpukan arsip

B. Analisa Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota

Surakarta


commit to user

48

Menurut Ibu Sri Utami, SE (wawancara tanggal 22 Mei 2010) selaku Staff (Sub Bagian

Umum) sebagai pengelola arsip juga di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta mengungkapkan bahwa:

ke tahun megalami peningkatan, hal ini cukup merepotkan Staff pengelola Arsip di Kantor

Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta khususnya di Sub Bagian Umum karena SDM

Penulis melakukan pengamatan tentang pengelolaan arsip dinamis ak�f di Kantor

Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta untuk mengetahui data-data berdasarkan teori,

peraturan-peraturan maupun pendapat responden bahwa arsip yang berada di Kantor

Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta selain arsip dinamis ak�f juga terdapat arsip

tekstual dan non tekstual. Hal tersebut dapat dilihat pada table dibawah ini :


commit to user

49

Tabel 4.1 : Jumlah Arsip Dinamis Akぼf Pemerintah Kota Surakarta Pada Kantor Dinas

Koperasi dan UMKM Kota Surakarta

NO TAHUN

JUMLAH ARSIP

TEKSTUAL NON TEKSTUAL

KASET FOTO

1.

2.

3.

2007

2008

2009

956 Berkas

1.070 Berkas

1.247 Berkas

-

-

-

2 Lembar

2 Lembar

6 Lembar

JUMLAH 3.273 Berkas - 462 Lembar


Keterangan Tabel :

Pada tahun 2007 jumlah arsip tekstual aktif yang berasal dari sekretariat daerah sebanyak

956 berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 2 lembar, kemudian pada

tahun 2008 jumlah arsip tekstual yang berasal dari DISPORA yang aktif sebanyak 1.070

berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 2 lembar, sedangkan pada tahun


commit to user

50

2009 jumlah arsip tekstual yang berasal dari DEPENDA yang aktif sebanyak 1.247

berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 2 lembar.

Jadi jumlah arsip dinamis ak�f pada tahun 2007, 2008, 2009 arsip tekstual sebanyak

3.273 berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 6 Lembar.

Table 4.2 : Jumlah Penerimaan Arsip Pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota

Surakarta

NO TAHUN

JUMLAH ARSIP

TEKSTUAL NON TEKSTUAL

KASET FOTO

1.

2.

3.

2007

2008

2009

126 ML

204 ML

24 ML

-

-

-

462 Lembar

-

-

JUMLAH 354 ML - 462 Lembar

Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.

Dari data yang ada tersebut menggambarkan bahwa penataan arsip di Kantor

Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta belum maksimal penanganannya,

dimana terlihat bahwa semua arsip yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan belum

tertangani semua, serta belum semua unit pengolah menyerahkan arsip dinamis aktif

ke Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta Dari penjelasan diatas dapat


commit to user

51

dilihat bahwa pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Dinas koperasi dan UMKM

Kota Surakarta telah dilaksanakan sesuai prosedur, akan tetapi belum optimal. Antara

lain dalam pengurusan dan penataan berkas tidak bisa dilakukan dengan maksimal

karena terbatasnya tempat dan sumberdaya manusia yang mengelola arsip.

Kesimpulan dari tabel-tabel diatas yaitu bahwa pengelolaan arsip dinamis

ak�f pemerintah kota Surakarta telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur, sudah

dikelola dengan baik tetapi belum op�mal. Hal ini senada dengan pernyataan dari

Bapak yasyid Hidayat ( wawancara tanggal 22 mei 2010 ) selaku arsiparis di Kantor

Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang mengatakan bahwa :

Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta

ini sudah dilakukan semua sesuai prosedur yang telah ditentutan, akan tetapi

hasilnya belum op�mal. Bisa dilihat dari arsip belum dikelola secara penuh karena

terbatasnya

C. Kendala Yang Dihadapai Dalam Tata Kearsipan Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM

Daerah Kota Surakarta

Berdasarkan dari pembahasan diatas bahwa pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis

ak�f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah dilakukan dengan baik dan

sesuai prosedur yang telah ditentukan, tetapi masih ada sedikit kendala-kendala yang

dihadapi sehingga menghambat terciptanya op�malisasi pengelolaan arsip dinamis ak�f di

Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Adapun kendala-kendala yang ada

antara lain :

1. Dalam hal pengelolaan arsip masih sulit untuk mencapai op�malisasi, efisiensi dan

efek�fitas, karena masih kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip. Di

Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta baru terdapat 1 orang arsiparis dan


commit to user

52

3 staf kantor bagian pengelola arsip saja. Jadi sudah dapat dipas�kan kalau

pengelolaan arsip belum op�mal.

2. Dalam hal Sarana dan prasarana kurang lengkap, juga tempat atau gedung untuk

penataan dan pengelolaan arsip masih kurang memadai. Sehingga mengakibatkan

arsip-arsip belum bisa dikelola sepenuhnya oleh bagian penggelola arsip.

3. Dalam hal pemindahan arsip yang dilakukan oleh Kantor Dinas Koperasi dan UMKM

Kota Surakarta juga masih belum op�mal karena pemindahan dan penyimpanan arsip

masih menggunakan cara dan peralatan yang tradisional.

D. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Kendala dalam Penataan Arsip Dinamis

Aktif Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta

Untuk mengatasi kendala-kendala dalam pengelolaan arsip dinamis ak�f di Kantor

Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta langkah-langkahnya antara lain :

1. Dalam hal pengelolaan arsip sebaiknya menambah sumber daya manusia dalam

mengelola arsip, karena masih kurangnya unit pengelola arsip dan staf yang

membantu arsiparis untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.

2. Dalam hal sarana dan prasarana, karena sarana dan prasarana terbatas maka harus

menambah peralatan sedikit demi sedikit agar peralatan semakin lengkap. Untuk

tempat penyimpanan dan pengolahaan arsip, karena tempatnya terbatas maka

harus mengop�malkan tempat tersebut dengan cara menyingkirkan barang-barang

yang sudah �dak berguna agar dapat menghemat tempat.

3. Dalam hal pemindahan arsip penulis mengambil langkah untuk menggabungkan cara

tradisional dan modern. Yaitu dengan melakukan cara pemeliharaan dan perawatan

modern tanpa meninggalkan cara tradisonal. Dengan begitu maka pemeliharaan dan

perawatan arsip bisa dilakukan dengan lebih baik.


commit to user

53

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan selama pelaksanaan magang di Kantor

Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta, bahwa pengelolaan arsip dinamis ak�f di Kantor

Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah dilakukan dengan baik oleh bagian kearsipan

yang telah diberi tugas untuk menangani arsip-arsip yang masuk di Kantor Dinas Koperasi dan

UMKM Kota Surakarta. Beradasarkan uraian pembahasan masalah yang telah dikemukakan

sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Arsip merupakan sekumpulan naskah, catatan atau rekaman mengenai suatu hal yang

memiliki nilai guna tertentu yang disimpan secara sistema�s dan dapat ditemukan lagi

dengan mudah dan cepat, sehingga perlu dikelola dengan baik.

2. Secara keseluruhan pengelolaan arsip dinamis ak�f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM

Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai prosedur yang ditentukan, akan tetapi hasilnya

belum op�mal. Bisa dilihat dari arsip-arsip yang masih bertumpuk karena kurangnya

tempat dan sumber daya manusia yang mengelola arsip.

3. Pengurusan surat di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah sedikit lebih

maju, karena menggunakan aplikasi Simardi, hal tersebut dapat mempermudah proses

pencarian surat atau berkas apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.


commit to user

54

4. Sistem penemuan kembali arsip di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta

menggunakan sistem baru yaitu pola kartu kendali dengan cara menentukan pokok

masalah kemudian mencari berdasarkan kode klasifikasi.

5. Pemindahan arsip dari unit pengolah ke lembaga kearsipan masih kurang op�mal,

karena kurangnya tempat yang cukup untuk mengelola dan menyimpan arsip.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan dari hasil pengamatan dan pembahasannya, penulis

mengajukan saran-saran dengan harapan untuk dapat dijadikan masukan dan per�mbangan

bagi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta dalam rangka meningkatkan

pengelolaan arsip antara lain:

1. Perlu adanya penambahan sumberdaya manusia yang mengelola arsip, sehingga arsip

bisa dikelola dengan baik dan efek�f.

2. Perlu adanya penambahan tempat atau ruang untuk pengelolaan maupun tempat

penyimpanan arsip agar �dak terjadi penumpukan arsip yang belum dikelola karena

terbatasnya tempat.

3. Dalam penanganan arsip terutama dalam hal pengentrian pada data yang dimasukkan

kekomputer, sebaiknya dilakukan secara bertahap dan teratur, agar �dak terjadi

penumpukan data.


commit to user

pelaksanaan tata kearsipan di bagian umum (sub …... · bapak drs. sonhaji, m.si. selaku dosen...

Documents