panduan teknis penggunaan sistem digitalisasi berkas...

1

PANDUAN TEKNIS

PENGGUNAAN SISTEM DIGITALISASI BERKAS

KEMENTERIAN PERDAGANGAN

A. PERALATAN YANG DIBUTUHKAN

Untuk pengoperasian Sistem Informasi Kepegawaian (SIPEG) 2010 diperlukan

Personal Computer (PC) atau Perangkat Komputer lainnya, Memory Minimal 128 MB,

Processor minimal setara Intel Pentium III, sistem operasi minimal Windows XP, resolusi

monitor 800 x 600 pixel.

B. PENGOPERASIAN PROGRAM APLIKASI

Langkah-langkah yang harus dilakukan sebagai berikut :

1. Jalankan Browser (Mozilla Firefox atau Internet Explorer ) dari start menu.

2. Pada browser ketik alamat : intranet.depdag.go.id

2

3. Ketik NIP pada kolom User name dan Password pada kolom password.

4. Klik Menu SIPEG

5. Maka akan muncul halaman utama seperti berikut

3

6. Pada menu Digitalisasi Berkas klik Masuk

7. Maka akan muncul halaman depan seperti berikut

4

8. Untuk memilih salah satu menu lakukan dengan menggunakan mouse.

5

PETUNJUK TEKNIS PENGGUNAAN MENU

A. PROSES PENGENALAN MENU

a. Menu Berkas

1. Master

Dalam halaman Berkas Master terdapat pangaturan berkas untuk berkas

Kartu Tanda Penduduk, Karpeg, SK - Pengangkatan CPNS, Pengangkatan

PNS, Nomor Pokok - Wajib Pajak, Kartu - Asuransi Kesehatan, Kartu -

Tabungan Setelah Pensiun, Berita Acara - Pengambilan Sumpah PNS, Surat

Pernyataan Melaksanakan Tugas.

Kolom yang terdapat dalam Berkas Jabatan ini, antara lain:

1. Kolom No.

2. Kolom Data, klik pada salah satu berkas pada kolom ini untuk

menampilkan preview berkas.

3. Kolom ID.

4. Kolom Berkas, klik pada salah satu berkas pada kolom ini untuk

melihat data dalam tampilan sesungguhnya.

2. Jabatan

Berkas Jabatan berisi daftar Berkas jabatan pegawai baik yang saat ini

sedang dijabat dan semua jabatan yang pernah dijabat.

Kolom yang terdapat dalam Berkas Jabatan ini, antara lain:

1. Kolom No.



3. Kolom ID.

6



3. Pangkat

Berkas Pangkat berisi daftar Berkas kenaikan pangkat pegawai dari awal

hingga yang terakhir.

Kolom yang terdapat dalam Berkas Pangkat ini, antara lain:

1. Kolom No.



3. Kolom ID.



4. Pendidikan

Berkas Pendidikan berisi seluruh daftar jenjang pendidikan yang pernah

dilalui pegawai.

Kolom yang terdapat dalam Berkas Pendidikan ini, antara lain:

1. Kolom No.



3. Kolom ID.



5. Diklat Struktural

Berkas Diklat Struktural berisi daftar diklat struktural yang pernah diikuti oleh

pegawai.

7

Kolom yang terdapat dalam Berkas Diklat Struktural ini, antara lain:

1. Kolom No.



3. Kolom ID.



6. Diklat Fungsional

Berkas Diklat Fungsional berisi daftar diklat fungsional yang pernah diikuti

oleh pegawai.

Kolom yang terdapat dalam Berkas Diklat Fungsional ini, antara lain:

1. Kolom No.



3. Kolom ID.



7. Diklat Teknis

Berkas Diklat Teknis berisi daftar diklat teknis yang pernah diikuti oleh

pegawai.

Kolom yang terdapat dalam Berkas Diklat Teknis ini, antara lain:

1. Kolom Jenis merupakan jenis diklat teknis yang diikuti.

2. Kolom Nama Diklat merupakan nama dari diklat tersebut.

3. Kolom Instansi merupakan instansi yang mengadakan atau

menyelenggarakan diklat tersebut.

4. Kolom Lokasi merupakan tempat dimana diklat dilangsungkan.

5. Kolom NO Ijazah merupakan nomor dari ijazah dari diklat yang diikuti.

6. Kolom TGL Ijazah merupakan tanggal diklurakannya ijazah.

7. Kolom Lama merupakan waktu yang ditempuh dalam diklat tersebut.

8. Kolom TGL Mulai merupakan tanggal dimulainya suatu diklat.

9. Kolom TGL Selesai merupakan tanggal berahirnya suatu diklat.

8

5. Kolom Keterangan bersifat opsional saja dapat diisi jika mau

dilampirkan keterangan yang berhubungan dengan diklat teknis

tersebut.

8. DP3

Berkas DP3 berisi tentang Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)

pegawai selama menjadi Pegawai Negeri Sipil.

Kolom yang terdapat dalam Berkas Pendidikan ini, antara lain:

1. Kolom No.



3. Kolom ID.



9. TOEFL

Berkas TOEFL berisi semua informasi mengenai hasil dari TOEFL/ tes

bahasa asing yang pernah diikuti.

Kolom yang terdapat dalam Berkas TOEFL ini, antara lain:

1. Kolom No.



3. Kolom ID.



10. Tugas Luar Negeri

Berkas Tugas Luar Negeri berisi daftar tugas pegawai di luar negeri.

Kolom yang terdapat dalam Berkas Tugas Luar Negeri ini, antara lain:

1. Kolom No.

9



3. Kolom ID.



11. Tugas Belajar

Berkas Tugas Luar Negeri berisi daftar tugas pegawai di luar negeri.

Kolom yang terdapat dalam Berkas Tugas Luar Negeri ini, antara lain:

1. Kolom No.



3. Kolom ID.



12. Seminar

Berkas Seminar berisi daftar seminar yang pernah diikuti oleh pegawai.

Kolom yang terdapat dalam Berkas Seminar ini, antara lain:

1. Kolom No.



3. Kolom ID.



13. Pasangan

10

Berkas pasangan berisi pasangan hidup (suami atau istri) dari pegawai baik

yang sudah cerai,meninggal, maupun yang masih sah menjadi pasangan.

Kolom yang terdapat dalam Berkas Pasangan ini, antara lain:

1. Kolom No.



3. Kolom ID.



14. Anak

Berkas Anak berisi informasi tentang anak dari pegawai.

Kolom yang terdapat dalam Berkas Anak ini, antara lain:

1. Kolom No.



3. Kolom ID.



15. Gaji Berkala

Berkas Gaji Berkala berisi informasi tentang gaji berkala.

Kolom yang terdapat dalam Berkas Gaji Berkala ini, antara lain:

1. Kolom No.



3. Kolom ID.



11

16. Tanda Jasa

Berkas Tanda Jasa berisi mengenai tanda jasa yang pernah diberikan pada

pegawa.

Kolom yang terdapat dalam Berkas Tanda Jasa ini, antara lain:

1. Kolom No.



3. Kolom ID.



17. Hukuman

Berkas Hukuman berisi informasi tentang hukuman/sanksi yang pernah

diberikan kepada pegawai

Kolom yang terdapat dalam Berkas Hukuman ini, antara lain:

1. Kolom No.



3. Kolom ID.



B. PROSES MENGUPLOAD/MENAMBAH, MENGEDIT DAN

MENGHAPUS BERKAS.

Dalam bagian ini akan membahas tentang proses menginput, mengedit dan

menghapus data.

Penjabaran mengenai pengenalan menu telah dibahas pada bahasan

sebelumnya, berikut ini akan dijelaskan cara mengupload/menambah, mengedit dan

menghapus berkas.

12

a. Berkas Master

Pilih Berkas Master untuk menampilkan list Berkas Master.

1. Merubah Data

Pilih salah satu item berkas yang ingin dirubah (Tanda Penduduk, Karpeg,

SK - Pengangkatan PNS, atau lainnya).

Klik tombol Edit untuk mengedit berkas yang ada pada list data Jabatan

Klik tombol Edit lagi untuk mengedit .

1. Klik tombol Browse untuk memilih file berkas di hardrive komputer (besar

file yang diupload maksimal 3 MB).

2. Klik tombol Upload Berkas untuk memulai proses upload.

13

2. Menghapus Data

Pilih salah satu item berkas yang ingin dihapus (Tanda Penduduk, Karpeg,

SK - Pengangkatan PNS, atau lainnya) .


Klik tombol Hapus untuk menghapus data yang ada pada list data Jabatan

1. Klik tombol OK untuk menghapus data

2. Klik tombol Cancel untuk membatalkan

3. Tambah Data

Pilih salah satu item berkas yang ingin ditambah (Tanda Penduduk, Karpeg,

SK - Pengangkatan PNS, atau lainnya).


Klik tombol Tambah untuk menambahkan data




b. Berkas Jabatan

Pilih Berkas Jabatan untuk menampilkan list Berkas Jabatan.

14

1. Merubah Data

Pilih salah satu item berkas yang ingin dirubah.






2. Menghapus Data






15

3. Tambah Data







c. Berkas Pangkat

Pilih Berkas Pangkat untuk menampilkan list Berkas Pangkat.

1. Merubah Data




16




2. Menghapus Data

Pilih salah satu item berkas yang ingin dihapus.





3. Tambah Data

Pilih salah satu item berkas yang ingin ditambah.






d. Berkas Pendidikan

Pilih Berkas Pendidikan untuk menampilkan list Berkas Pendidikan.

17

1. Merubah Data







2. Menghapus Data

Pilih salah satu item berkas yang ingin dihapus .





18

3. Tambah Data







e. Berkas Diklat Struktural

Pilih Berkas Diklat Struktural untuk menampilkan list Berkas Diklat Struktural.

19

1. Merubah Data







2. Menghapus Data






20

3. Tambah Data







f. Berkas Diklat Fungsional

Pilih Berkas Diklat Fungsional untuk menampilkan list Berkas Diklat Fungsional.

1. Merubah Data







21

2. Menghapus Data






3. Tambah Data







g. Berkas Diklat Teknis

Pilih Berkas Diklat Teknis untuk menampilkan list Berkas Diklat Teknis.

1. Merubah Data

22







2. Menghapus Data






3. Tambah Data


23






h. Berkas DP3

Pilih Berkas DP3 untuk menampilkan list Berkas DP3.

1. Merubah Data







2. Menghapus Data




24



3. Tambah Data







i. Berkas TOEFL

Pilih Berkas TOEFL untuk menampilkan list Berkas TOEFL.

1. Merubah Data




25




2. Menghapus Data






3. Tambah Data







j. Berkas Tugas ke Luar Negeri

Pilih Berkas Tugas ke Luar Negeri untuk menampilkan list Berkas Tugas ke Luar

Negeri.

26

1. Merubah Data







2. Menghapus Data






3. Tambah Data

27







k. Berkas Tugas Belajar

Pilih Berkas Tugas Belajar untuk menampilkan list Berkas Tugas Belajar.

1. Merubah Data







2. Menghapus Data





28


3. Tambah Data







l. Berkas Seminar

Pilih Berkas Seminar untuk menampilkan list Berkas Seminar.

1. Merubah Data



29





2. Menghapus Data






3. Tambah Data







30

m. Berkas Pasangan

Pilih Berkas Pasangan untuk menampilkan list Berkas Pasangan.

1. Merubah Data







2. Menghapus Data






31

3. Tambah Data







n. Berkas Anak

Pilih Berkas Anak untuk menampilkan list Berkas Anak.

1. Merubah Data







32

2. Menghapus Data






3. Tambah Data







o. Berkas Gaji Berkala

Pilih Berkas Gaji Berkala untuk menampilkan list Berkas Gaji Berkala.

1. Merubah Data

33







2. Menghapus Data






3. Tambah Data


34






p. Berkas Tanda Jasa

Pilih Berkas Tanda Jasa untuk menampilkan list Berkas Tanda Jasa.

1. Merubah Data







2. Menghapus Data






35

3. Tambah Data







q. Berkas Hukuman

Pilih Berkas Hukuman untuk menampilkan list Berkas Hukuman.

1. Merubah Data







36

2. Menghapus Data






3. Tambah Data







panduan teknis penggunaan sistem digitalisasi berkas...

Documents