digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan...

27
DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN DAN AKSES LAYANAN PERPUSTAKAAN Oleh: Rasiman Disampaikan pada SEMINAR DAN WORKSHOP PEMBERDAYAAN REPOSITORI PERPUSTAKAAN UNTUK MENINGKATKAN MUTU DAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN Diselenggarakan oleh PANITIA SEMINAR NASIONAL FORUM KOMUNIKASI PERPUSTAKAAN Medan, Universitas HKBP Nommensen, 1 Desember 2011 Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ ii

Upload: others

Post on 13-Dec-2020

31 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN DAN AKSES LAYANAN

PERPUSTAKAAN Oleh:

Rasiman Disampaikan pada

SEMINAR DAN WORKSHOP PEMBERDAYAAN REPOSITORI PERPUSTAKAAN UNTUK

MENINGKATKAN MUTU DAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN Diselenggarakan oleh

PANITIA SEMINAR NASIONAL FORUM KOMUNIKASI PERPUSTAKAAN Medan, Universitas HKBP Nommensen, 1 Desember 2011 Rasiman: Digitalisasi Local

Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ ii

Page 2: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

DAFTAR ISI 1. Pendahuluan.......................................................................................................1 2. Rasional..............................................................................................................1 3. Tujuan Digitalisasi...............................................................................................2 4. Local Content......................................................................................................3 5. Digitalisasi...........................................................................................................3 6. Tahap Perencanaan Digitalisasi..........................................................................3 7. Proses Digitalisasi di Perpustakaan USU.............................................................5

7.1 Mekanisme Pelaksanaan..........................................................................................5 7.2 Pelaksanaan Digitalisasi............................................................................................7 7.3 Prosedur Pelaksanaan Digitalisasi............................................................................8

7.3.1 Proses Scanning.....................................................................8

7.3.2 Proses Editing.......................................................................9

7.3.2.1 OCR.....................................................................................................................9 7.3.2.2 Proses Pemberian Security (Password, Watermark, dan Footer)....................14 7.3.2.2.1 Menambahkan Footer...................................................................................14 7.3.2.2.2 Mengedit Footer............................................................................................15 7.3.2.2.3 Menambahkan Watermark...........................................................................15 7.3.2.2.4 Mengedit Watermark....................................................................................17 7.3.2.2.5 Menambahkan Security.................................................................................17

Referensi......................................................................................................................20

Page 3: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

1.

Pendahuluan Sebuah perpustakaan sering dikatakan sebagai jantung informasi dalam setiap institusi, bahkan konon dengan melihat perpustakaannya kita sudah dapat melihat kualitas pendidikan yang diberikan oleh institusi tersebut. Dalam perkembangannya perpustakaan juga tidak lepas dari teknologi informasi. Tantangan baru teknologi informasi khususnya untuk para penyedia informasi adalah bagaimana menyalurkan informasi dengan cepat, tepat, akurat dan global. Perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi yang keberadaannya sangat penting di dunia pendidikan, mau tidak mau harus memikirkan kembali bentuk yang tepat untuk menjawab tantangan ini. Salah satunya adalah dengan mewujudkan perpustakaan digital yang terhubung dengan jaringan internet tentunya dengan menyediakan koleksi dalam bentuk digital. Koleksi bagi perpustakaan merupakan salah satu faktor yang sangat penting untuk terselenggaranya layanan perpustakaan dengan baik. Keterbatasan anggaran untuk menambah koleksi di suatu perpustakaan merupakan masalah tersendiri bagi perpustakaan. Sedangkan kebutuhan akan informasi dari para pengguna semakin meningkat. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka perpustakaan harus memikirkan penambahan bahan informasi alternatif. Salah satu bahan informasi alternatif tersebut adalah bahan pustaka kelabu (grey literature). Pada perguruan tinggi, grey literature adalah karya ilmiah umumnya berupa kertas karya, skripsi, tesis, disertasi dan laporan penelitian, serta publikasi lainnya. Pengelolaan koleksi ini biasanya juga akan memunculkan berbagai masalah. Selain membutuhkan space yang luas karena pertambahannya yang cepat, pemeliharaannya juga memerlukan tenaga dan biaya yang relatif besar. Oleh karena itu pengalihan bentuk dari tercetak menjadi bentuk digital (digitalisasi) terhadap koleksi ini merupakan satu solusi untuk meminimalkan masalah dalam pengelolaannya, juga dapat meningkatkan mutu pelayanan di perpustakaan. 1.

Rasional Koleksi atau karya ilmiah pada Perguruan Tinggi pada umumnya berhubungan dengan pembelajaran dan kegiatan penelitian. Koleksi ini sangat diperlukan karena pengembangan penelitian seringkali dilakukan berdasarkan pada penelitian sebelumnya. Manajemen yang baik tentang informasi ilmiah dapat memberi kontribusi yang baik pula terhadap penelitian lainnya. Penelitian akan berkembang semakin baik jika akses terhadap sumberdaya informasi ilmiah semakin mudah, cepat dan efisien. Bila kita membicarakan digitalisasi tentunya tidak terlepas kaitannya dengan Perpustakaan Digital (Digital Library), karena proses digitalisasi akan menghasilkan koleksi dalam bentuk digital, dimana koleksi tersebut merupakan bagian dari pengembangan Perpustakaan Digital. Hal ini sesuai dengan salah satu komponen yang terkandung dalam definisi digital library sebagaimana menurut pendapat Arms “perpustakaan digital adalah suatu koleksi informasi yang dikelola berikut pelayanannya, dimana informasi disimpan dalam format digital dan dapat diakses melalui jaringan” (Arms, 2001:2). Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 1

Page 4: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

1.

Tujuan Digitalisasi Perpustakaan sebagai penyedia layanan informasi harus memainkan peran untuk mampu meningkatkan kualitas layanan dengan mengembangkan koleksi elektronik. Untuk itu, kuantitas sumberdaya informasi elektronik yang dimiliki harus diperbaharui salah satu caranya yaitu dengan mendigitalisasi koleksi local content guna mendukung kegiatan proses belajar mengajar dan penelitian pada perguruan tinggi. Deegen menjelaskan dalam bukunya Digital Futures (Deegan dan Tanner: 2002:23), ada beberapa keuntungan digitalisasi yaitu antara lain: . Akses cepat ke item permintaan tinggi dan sering digunakan Akses mudah ke komponen individual dalam item (contoh: artikel dalam jurnal) Akses cepat ke materi secara remote Kemampuan untuk mendapatkan materi yang tidak diterbitkan lagi (out of print) Berpotensi untuk menampilkan materi dalam format yag tidak dapat dicapai (contoh: ukuran terlalu besar atau peta) Mengizinkan penyebaran koleksi dan digunakan secara bersama Berpotensi untuk mempresentasikan benda yang mudah pecah/asli mahal denagan pengganti dalam format yang dapat diakses Meningkatkan kemampuan penelusuran, termasuk full text Integrasi pada media yang berbeda (gambar, suara, video, dll) Mengurangi beban atau ongkos pengiriman Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan digitalisasi terhadap koleksi grey literature (digital local content) adalah untuk perluasan pemanfaatan dan kemudahan akses. Pemanfaatan dan akses terhadap sumberdaya informasi elektronik jauh lebih luas jika dibandingkan dengan bahan tercetak. Sumberdaya informasi elektronik dapat digunakan oleh banyak pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan dengan akses jarak jauh (remote access) tanpa harus datang ke perpustakaan. Pemanfaatan sumberdaya informasi elektronik dapat dilakukan tidak hanya oleh pengguna dari internal institusi, akan tetapi juga oleh masyarakat luas, sekaligus berfungsi sebagai sosial kontrol apabila sumberdaya tersebut dipublikasikan secara terbuka di internet (Gambar‐1). Melalui digitalisasi, perpustakaan dapat menyimpan ribuan bahkan jutaan karya local content maupun koleksi lainnya tanpa dibatasi ruang dan waktu.

Gambar‐1: Perluasan Pemanfaatan dan Kemudahaan Akses Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 2

Page 5: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

1.

Local Content Dalam konteks informasi kaitannya dengan literatur kita mengenal istilah koleksi lokal (local collection) dan isi atau muatan lokal (local content). Menurut Sulistyo‐Basuki yang dimaksud dengan koleksi lokal adalah ”koleksi buku, peta, cetakan, ilustrasi dan materi lainnya yang berkaitan dengan lokasi khusus” (Sulistyo‐Basuki: 2001). Liauw menggambarkan tentang local content sebagai berikut: Muatan lokal = Literatur kelabu + Koleksi lokal atau Local Content = Grey Literature + Local Collection. Dalam Harrod’s librarians’ glossary and reference book, literatur kelabu adalah “bahan‐bahan perpustakaan yang tidak dipublikasikan melalui jalur publikasi formal (semi‐published) atau tidak tersedia secara komersial. Menurut Prytherch dalam Liauw koleksi lokal didefinisikan sebagai “bahan‐bahan perpustakaan yang berhubungan dengan lokasi atau tempat dari perpustakaan di mana koleksi lokal tersebut disimpan”. Dalam hal ini kriteria literatur kelabu lebih menekankan pada karakteristik produksi – yang lokal – dari bahan‐bahan perpustakaan tersebut (Liauw). Paparan di atas sudah menjelaskan apa yang dimaksud dengan local content. Sedangkan dalam materi ini yang dimaksud dengan local content pada perpustakaan perguruan tinggi pada umumnya adalah karya ilmiah berupa Disertasi, Tesis, Skripsi, Tugas Akhir, dan/atau Kertas Karya yang dihasilkan oleh mahasiswa, dan karya ilmiah yang dihasilkan dosen berupa artikel dan laporan penelitian. 1.

Digitalisasi Definisi Digitalisasi Menurut Terry Kuny “digitalisasi adalah mengacu pada proses menterjemahkan suatu potongan informasi seperti sebuah buku, rekaman suara, gambar atau video, ke dalam bit‐bit. Bit adalah satuan dasar informasi di dalam suatu sistem komputer. Sedangkan menurut Marilyn Deegan “digitisasi adalah proses konversi dari segala bentuk dokumen tercetak atau yang lain ke dalam penyajian bentuk digital”. Dalam bidang perpustakaan, proses digitalisasi adalah kegiatan mengubah dokumen tercetak menjadi dokumen digital. Proses digitalisasi ini dapat dilakukan terhadap berbagai bentuk koleksi atau bahan pustaka seperti, peta, naskah kuno, foto, karya seni patung, audio visual, lukisan, dan sebagainya. Untuk mendigitalisasi masing‐masing bentuk koleksi tersebut tentunya digunakan cara yang berbeda. Misalnya untuk karya seni patung dan lukisan, biasanya menggunakan kamera digital atau merekamnya dalam bentuk gambar bergerak sehingga menghasilkan foto digital atau video. Sedangkan untuk dokumen cetak lain biasanya menggunakan mesin scanner. 1.

Tahap Perencanaan Digitalisasi Sebelum melakukan proyek digitalisasi perlu dijabarkan tahap perencanaannya seperti: merumuskan aturan dan mekanisme, kebutuhan teknis (hardware dan software), kebutuhan sumber daya manusia, menyusun waktu pelaksanaan, dan dukungan dana. Yang perlu diperhatikan dalam tahapan perencanaan ini yaitu menyesuaikan kondisi yang ada pada Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 3

Page 6: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

perpustakaan masing‐masing, termasuk mengidentifikasi sejauh mana kebutuhan dan kemampuan dalam melaksanakannya. Dalam merumuskan aturan dan mekanisme sebaiknya dibuatkan Prosedur Operasi Standar (SOP=Standard Operating Procedure). Menetapkan kebutuhan teknis (hardware) seperti komputer server, komputer personal, jaringan internet, mesin scanner, dan lain sebagainya. Kebutuhan teknis (software) seperti Adobe Acrobat, Scansoft Omnipage Pro, DSpace, dan lain‐lain. Sedangkan dari sisi kebutuhan sumber daya manusia tentunya ditetapkan jumlahnya sesuai dengan kualifikasinya. Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 4

Page 7: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

1.

Proses Digitalisasi di Perpustakaan USU Untuk memberikan gambaran riil tentang digitalisasi dokumen local content di sebuah perpustakaan berikut ini dijelaskan proses digitalisasi yang dilakukan pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Pada tahap ini telah disepakati beberapa hal yang mangacu kepada kebijakan dan peraturan (SOP Proses Digitalisasi Bahan Perpustakaan terlampir) untuk melakukan proses digitalisasi adalah sbb: 1) Dokumen yang akan didigitalisasi adalah seluruh disertasi, tesis, skripsi dan kertas karya (tugas akhir), sebanyak 6.000 judul dengan target 100 hari kerja. 2) Skripsi, Tesis dan Disertasi digital yang akan dibangun merupakan teks penuh (fulltext) mulai dari halaman judul hingga lampiran. 3) Untuk melindungi karya tersebut, dipilih format PDF (portable document format) sebagai jenis koleksi digitalnya, dan diberikan password sebagai pengamanannya. 4) Jenis proteksi yang diterapkan pada koleksi digital ini hanya boleh dicetak (print) dan tidak bisa diedit. 5) Untuk tahap awal, ditetapkan bahwa koleksi tersebut dapat diakses dari internet tetapi hanya sebatas abstraknya saja, sedangkan fulltext disimpan dalam server. Kebutuhan SDM Biasanya seorang staf yang melakukan kegiatan pra‐digitalisasi (pengumpulan, pembongkaran dan penjilidan kembali) dapat menyelesaikan rata‐rata 10 dokumen perhari, demikian halnya untuk kegiatan scanning seorang staf juga dapat menyelesaikan rata‐rata 10 dokumen per hari. Sedangkan untuk kegiatan editing dan uploading, seorang staf hanya mampu menyelesaikan rata‐rata 5 dokumen per hari. Dengan mengacu kepada pengalaman tersebut maka untuk digitalisasi terhadap 6.000 judul dokumen dengan masa 100 hari hari kerja dibutuhkan 24 orang staf dengan rician sbb: .

6 (enam) orang staf melakukan pengumpulan, pembongkaran dan penjilidan kembali (pra‐digitalisasi) 6 (enam) orang untuk pemindaian (scanning) 12 (dua belas) orang untuk melakukan pengeditan (editing) dan uploading. Kebutuhan Teknis (Hardware dan Software) . 1 (satu) unit Komputer Server 12 (dua belas) unit Personal Computer

Page 8: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

1 (satu) unit Document Scanner (Canon DR‐7080C) Jaringan LAN dan Internet Software Digital Library, Adobe Acrobat 9 Pro, dan CapturePerfect 3.0. 7.1 Mekanisme Pelaksanaan Sebelum memulai pelaksanaan kegiatan perlu dibuat suatu mekanisme yang jelas agar nantinya kegiatan dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan. Berikut ini merupakan mekanisme yang perlu dilakukan dalam rangka melakukan kegiatan Digitalisasi Local Content USU Repository sebagaimana yang telah ditentukan, yaitu sebagai berikut: Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 5

Page 9: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

Pra‐digitalisasi Pra‐digitalisasi adalah proses kerja fisik berupa kegiatan mengumpulkan, membongkar, dan menjilid kembali dokumen dengan mekanisme sebagai berikut: (1) Menseleksi dokumen berupa laporan penelitian, disertasi, tesis, skripsi dan kertas karya (tugas akhir) terbitan tahun 2000 ke atas. (2) Memastikan dokumen tidak ada yang duplikasi (satu judul satu eksemplar). (3) Melakukan pembongkaran/pemotongan dengan baik dan tidak merusak dokumen. (4) Memeriksa kembali kelengkapan dokumen sebelum diserahkan ke bagian scanning (seperti: halaman judul sampai lampiran). (5) Menjilid kembali dokumen yang sudah selesai pada proses scanning, dan selanjutnya dikembalikan ke tempat asal perolehannya. Pengorganisasian Pengoraniasian adalah proses kerja berupa kegiatan Scanning, Editing dan Uploading dengan mekanisme sebagai berikut: Scanning: (1)

Melakukan proses scanning dengan menggunakan perangkat lunak Capture Perfect 3.0. (2) Memeriksa kelengkapan dokumen sebelum melakukan scanning (seperti: halaman judul sampai lampiran), serta perhatikan juga tahun terbitnya. (3) Membuang kertas halaman kosong dan pembatas halaman tiap bab. (4) Menscan dokumen mulai dari halaman judul hingga lampiran. (5) Menyimpan file elektronik dalam format PDF. (6) Memberikan nama file sesuai dengan Nomor Akses dokumen. Sedangkan untuk dokumen yang belum memiliki Nomor Akses, pemberian nama file berdasarkan NIM (nomor induk mahasiswa). Untuk kasus‐kasus tertentu seperti NIM yang sama dengan penulis yang berbeda, maka ditambahkan nama penulis di belakang nama file (contoh: 032101028‐Hamidah). (7) Memeriksa dan mencocokan hasil scanning dengan dokumen. Editing: (1)

Melakukan proses editing dengan menggunakan perangkat lunak Adobe Acrobat 9 Pro. (2) Membuat satu file abstrak dalam format dokumen Microsoft Word (DOC) dan memberikan nama file yang sama dengan file PDF. (3)

Page 10: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

Meberikan proteksi atau file security berupa password pada file PDF yang hanya bisa dibaca (read only) dan dicetak (print), serta menambahkan watermark berupa logo USU, dan footer yang berisi nama penulis, judul dokumen, tahun dokumen, copyright, dan tahun publikasi. (lihat Lampiran‐2: Format Dokumen PDF) Uploading: (1) Melakukan proses uploading pada sistem atau perangkat lunak Digital Library. (2) Meng‐upload dua file yaitu Abstrak (DOC) dan Fulltext (PDF) serta memasukkan metadata seperti pengarang, judul, subyek, tahun, deskripsi bibliografi, menentukan Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 6

Page 11: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

7.2 Pelaksanaan Digitalisasi Secara garis besar pelaksanaan kegiatan Digitalisasi Local Content USU Repository ini adalah sebagai berikut: Pra‐digitalisasi mencakup kegiatan: (1) Pengumpulan dokumen. Dokumen yang didigitalisasi adalah karya ilmiah berupa disertasi, tesis, skripsi dan kertas karya (tugas akhir). Untuk Dokumen yang menjadi prioritas adalah tahun 2000 ke atas. Pengambilan dokumen dari rak koleksi dicatat dalam lembar ”pengambilan” yang ditanda tangani oleh petugas Deposit USU dan Penjilidan. (2) Pembongkaran penjilidan dokumen. Pembongkaran penjilidan dilakukan untuk memudahkan proses pemindaan (scanning), yang dilakukan dengan sistem automatic document feeder (ADF). Pembongkaran dilakukan dengan tidak merusak sampul (hard cover), karena sampul tersebut akan digunakan kembali pada proses penjilidan ulang. (3) Penjilidan kembali dokumen, yaitu menjilid kembali dokumen yang sudah selesai didigitalisasi, dan selanjutnya dikembalikan ke tempat asal perolehannya. (4) Instalasi perangkat lunak (software). Instalasi perangkat lunak ini dilakukan pada masing‐masing komputer yang digunakan untuk melakukan scanning dan editing. Perangkat lunak yang digunakan ada dua yaitu Capture Perfect 3.0 untuk proses scanning dan Adobe Acrobat 9 Pro untuk proses editing. Sedangkan perangkat lunak (software) untuk Digital Library diinstal pada Server. Pengorganisasian (organizing), mencakup kegiatan Scanning, Editing dan Uploading. (1)

Pemindaian (Scanning) adalah proses memindai fisik dokumen sehingga menjadi file elektronik. Dokumen yang dipindai adalah fulltext mulai dari halaman judul sampai dengan lampiran. Untuk melindungi karya tersebut, dipilih format PDF (portable document format) sebagai jenis koleksi elektroniknya. (2) Pengeditan (Editing) adalah proses mengelola file Portable Document Format (PDF) dengan cara memberikan file security, password, watermark, footer dan sebagainya sehingga menjadi sebuah file yang siap di‐upload ke dalam jaringan komputer. Jenis proteksi yang diterapkan pada koleksi elektronik ini hanya bisa dibaca (read only) dan dicetak (print). Pengeditan dilakukan menggunakan perangkat lunak Adobe Acrobat 9 Pro. Proses Optical Character Recognition (OCR) dilakukan terhadap abstrak. Proses ini adalah mengubah bentuk berkas citra (image file) PDF atau berkas tercetak ke dalam bentuk teks. (3) Pemuatan (Uploading) adalah proses memasukkan atau pengisian (input) metadata seperti judul, pengarang, deskripsi bibliografi, abstrak dan sebagainya ke dalam perangkat lunak Digital Library dan selanjutnya dapat diakses melalui jaringan Internet. Pada tahap awal diputuskan bahwa untuk jenis dokumen tesis dan disertasi hanya dapat diakses abstraknya saja, sedangkan fulltext‐nya hanya bisa diakses dari jaringan Intranet (USUnet). Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 7

Page 12: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

7.3 Prosedur Pelaksanaan Digitalisasi Prosedur ini menjelaskan langkah‐langkah yang harus dilakukan dalam melakukan kegiatan Digitalisasi Local Content USU Repository khususnya dalam proses scanning dan editing dengan tujuan untuk memberikan petunjuk dan kemudahan bagi mereka yang terlibat dalam kegiatan ini. 7.3.1 Proses Scanning Scanning (pemindaian) adalah proses memindai fisik dokumen dari bentuk cetak (hardcopy) menjadi file elektronik (softcopy). Adapun jenis dan merek scanner yang digunakan dalam kegiatan ini adalah Document Scanner Canon DR‐7080C dengan software CapturePerfect 3.0 sebagai bundel paketnya. Untuk melakukan scanning langkah‐langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 1)

Klik dua kali icon pada desktop komputer Anda, maka akan muncul seperti pada Gambar‐2. Proses ini akan menjalankan CapturePerfect 3.0.

2) Kemudian pilih menu Scan ‐> Scan Batch to File, akan muncul seperti pada Gambar‐3. 3) Pada bagian File name: Isikan nama file (Nama file sesuai dengan No. Akses Dokumen). 4) Save as type: PDF File (*.pdf) 5) Type of batch sparation: None. 6) Beri tanda checklist pada bagian Save Rotated Image. 7) Pada bagian MultiPage Setting: pilih Multi Page(All Pages). 8) Kemudian tekan tombol Save (Catatan: pastikan dokumen sudah diletakkan pada tray ADF). 9) Selesai (Proses scanning berjalan).

Gambar‐2: Menu Utama CapturePerfect 3.0 Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 8

Page 13: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

Gambar‐3: Menu Scan Batch to File Catatan:

Scan Batch to File adalah pilihan untuk menscan lembar dokumen yang terdiri dari beberapa halaman menjadi satu file elektronik saja. 7.3.2 Proses Editing Pengeditan (Editing) adalah proses mengelola file Portable Document Format (PDF) termasuk memberikan file security, password, watermark, footer dan sebagainya sehingga menjadi sebuah file yang siap di‐upload ke dalam sistem Digital Library. Ada dua kegiatan yang harus dilakukan dalam proses editing, yaitu OCR dan pemberian security. Pengeditan yang dilakukan dalam kegiatan ini adalah menggunakan perangkat lunak Adobe Acrobat 8 Pro. Proses Optical Character Recognition (OCR) dilakukan terhadap abstrak. Proses ini adalah mengubah bentuk berkas citra (image file) PDF atau berkas tercetak ke dalam bentuk teks. 7.3.2.1 OCR Untuk kegiatan editing khususnya dalam melakukan OCR terhadap abstrak langkah‐langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 9

Page 14: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

1)

Klik dua kali icon pada desktop komputer Anda, maka akan muncul seperti pada Gambar. 2) Pilih File ‐> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 3) Klik menu Pages (untuk memudahkah tampilan per halaman), maka akan terlihat seperti pada Gambar. 4) Klik pada halaman Abstrak sehingga berubah menjadi warna biru, kemudian pada halaman yang sama klik mouse kanan lalu pilih Recognize Text Using OCR. (Lihat Gambar) 5) Pada menu Recognize Text, Pilih Current pages (jika hanya satu halaman), atau From page ... to … (untuk halaman yang berurut). 6) Kemudian pilih OK, sampai proses OCR selesai. 7) Kemudian blok atau pilih teks abstrak yang sudah diproses OCR. 8) Pilih menu Edit ‐> Copy (atau klik kanan ‐> Copy). 9) Pilih menu File ‐> Close, kemudian pilih NO (tidak melakukan perubahan pada file PDF) 10) Kemudian buat dokumen baru pada Microsoft Word, dengan cara pilih menu File ‐> New. 11) Pilih menu Edit ‐> Paste Special ‐> Unformatted Text, kemudian pilih OK, hasilnya terlihat pada Gambar. 12) Selanjutnya lakukan editing/perbaikan sesuai dengan dokumen (file PDF) aslinya. 13) Setelah selesai simpanlah file DOC yang berisi abstrak tersebut dengan pemberian nama yang sama dengan file PDFnya. (Contoh: 04102592.doc) 14) Selesai proses OCR.

Gambar‐4: Menu Utama Program Adobe Acrobat 8 Pro. Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 10

Page 15: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

Gambar‐5: Tampilan File Open Gambar‐6: Tampilan File PDF

Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 11

Page 16: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

Gambar‐7: Tampilan Pilihan OCR Gambar‐8: Menu Recognize Text

Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 12

Page 17: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

Gambar‐9: Tampilan Blok Teks Abstrak untuk Dicopy Gambar‐10: Tampilan Hasil Copy/Paste dari Adobe Acrobat

Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 13

Page 18: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

7.3.2.2 Proses Pemberian Security (Password, Watermark, dan Footer) Untuk melakukan editing khususnya dalam pemberian file security berupa password, watermark, dan footer langkah‐langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 7.3.2.2.1 Menambahkan Footer 1)

Menjalankan program Adobe Acrobat 8.0 Pro dengan cara klik dua kali pada icon Adobe Acrobat 8.0 Pro. 2) Pilih File ‐> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 3) Pilih menu Document ‐> Header & Footer ‐> Add, maka akan muncul seperti Gambar. 4) Ketikkan pada bagian Left Footer Text: Nama Penulis, Judul, Tahun Terbit, dan Copyright. (Contoh: Dardanita: Pronomina bahasa Gayo dialek Gayo Lut, 2004. USU Repository © 2008) 5) Pilih OK. 6) Selesai.

Gambar‐11: Tampilan Add Footer Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 14

Page 19: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

7.3.2.2.2 Mengedit Footer 1) Dari Menu Utama Adobe Acrobat 8.0 Pro. 2) Pilih File ‐> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 3) Pilih menu Document ‐> Header & Footer ‐> Update, maka akan muncul seperti Gambar. 4) Lakukan perubahan seperlunya pada bagian Left Footer Text 5) Pilih OK untuk menyimpan perubahan, atau Cancel untuk batal. 7.3.2.2.3 Menambahkan Watermark 1)

Dari Menu Utama pilih File ‐> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 2) Pilih menu Document ‐> Watermark ‐> Add, maka akan muncul seperti Gambar. 3) Pilih bagian File ‐> Browse, kemudian pilih file LogoUSU.bmp. 4) Pilih Open untuk memilih file sebagai watermark. 5) Kemudian pada bagian Appearance ‐> Capacity ubah menjadi 10%, seperti terlihat pada Gambar. 6) Pilih OK. 7) Selesai.

Gambar‐12: Tampilan Add Watermark Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 15

Page 20: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

Gambar‐13: Tampilan pilihan File untuk Watermark Gambar‐14: Tampilan Pengaturan Capacity Watermark

Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 16

Page 21: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

7.3.2.2.4 Mengedit Watermark 1) Dari Menu Utama Adobe Acrobat 8.0 Pro. 2) Pilih File ‐> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 3) Pilih menu Document ‐> Watermark ‐> Update. 4) Lakukan perubahan seperlunya. 5) Pilih OK untuk menyimpan perubahan, atau Cancel untuk batal. 7.3.2.2.5 Menambahkan Security 1)

Dari Menu Utama pilih File ‐> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 2) Pilih menu Advanced ‐> Security ‐> Password Encrypt, maka akan muncul seperti Gambar. Jika muncul dialog box Applying New Security Settings, pilih Yes. 3) Pilih bagian Permissions ‐> beri tanda checklist Restrict editing and printing of the document. 4) Pada bagian Change Permissons Password: isikan 12345. 5) Pada bagian Printing Allowed: pilih Low Resolution (150 dpi). 6) Pilih OK, kemudian isikan password sekali lagi pada bagian dialog box Adobe Acrobat – Confirm Permissions Password. 7) Pilih OK. 8) Kemudian pilih menu File ‐> Save (untuk menyimpan secara keseluruhan dalam proses editing) 9) Selesai.

Gambar‐15: Tampilan Add Security Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 17

Page 22: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

Gambar‐16: Tampilan Akhir Hasil Proses Editing Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 18

Page 23: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

Gambar‐17: Alur Kerja Digitalisasi USU Repository Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 19Rasiman: Digitalisasi

Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 20

Page 24: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

Referensi Arms, William Y. 2001. Digital Libraries. London: The MIT Press. Deegan, Marilyn [and] Simon Tanner. 2002. Digital Futures: strategies for the information age.

London: Library Association Publishing.

Kuny, Terry. 1995. An Introduction to Digitization Technologies and Issues <http://www.collectionscanada.ca/9/1/p1‐213‐e.html> 23 Desember 2005.

Liauw, Toong Tjiek [and] Aditya Nugraha. Open Access: Menyuburkan Plagiarisme?. Visi Pustaka. Volume 11 Nomor 3 Desember 2009.

Panduan Online: CapturePerpect 3.0 Help.

Pendit, Putu Laxman [dkk]. 2007. Perpustakaan Digital: Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia. Jakarta: Sagung Seto.

Rasiman. Digitalisasi Local Content (USU Repository): Studi Kasus Perpustakaan USU. Makalah disampaikan pada Pelatihan Operator Sistem Digital Library, Universitas Sumatera Utara, Medan. 2008.

Rizanto, Iyan. Digitalisasi Local Content Universitas Indonesia. Makalah disampaikan pada Pelatihan Manajer Perpustakaan, Graha Dinar, Cisarua‐Bogor. 30 Mei – 4 Juni 2005.

Saleh, Abdul Rahman. Model Perpustakaan Digital di Indonesia: Sebuah Usulan. <http://www.lib.itb.ac.id/~mahmudin/makalah/pak%20rahman/model_kerjasama_perp_digital_indonesia.htm> 18 Juli 2009.

Sulistyo‐Basuki. 2001. Local Content: Harta Karun yang Tersembunyi. Makalah Disampaikan pada Seminar/Lokakarya Nasional “Local Content: Perubahan Paradigma di Bidang Informasi”. Universitas Kristen Petra, Surabaya, 29‐30 Agustus 2001.

Team Adobe Acrobat System. Getting started with Adobe Acrobat 8 Professional.

Page 25: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

http://www.pemustaka.com/online-public-access-catalog-opac.html Online Public Access Catalog (OPAC)

Posted by: Pemustaka on 21 March 2011 in Berita Perpustakaan 1 Comment

Online Public Access Catalog yang biasa disebut oleh beberapa perpustakaan sebagai

katalog online, katalog akses online, katalog akses daring perpustakaan, atau katalog akses

umum talian. Menurut Corbin (1985,255) mengatakan online public catalog merupakan

katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau beberapa perpustakaan,

disimpan pada magnetic disk atau media rekam lainnya, dan dibuat secara online kepada

pengguna. OPAC adaah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum dan dapat

dipakai pengguna untuk menelusuri data katalog (untuk memastikan apakah perpustakaan

menyimpan karya tertentu untuk mendapatkan informasi tentang lokasinya dan jika sistem

katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pengguna dapat mengetahui apakah

bahan pustaka yang sedang dicari tersedia di perpustakaan atau sedang dipinjam.

Menurut Horgan (1994,1) menyatakan OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi,

dengan satu sisi masukan (input) yang menggabungkan pembuatan file yang tercantum dan

indeks. Pengguna dapat menggunakan OPAC untuk menjawab permintaan atau pertanyaan

tertentu dan menjadi salah satu sarana atau alat bantu untuk menelusuri informasi di

perpustakaan yang menggunakan sistem komputer yang terpasang jaringan LAN (Local Area

Network).

Menurut Feather (1997,330) menyatakan bahwa OPAC adalah suatu pangkatan data dengan

cantuman bibliografi yang biasanya menggambarkan koleksi perpustakaan tertentu. OPAC

menawarkan akses secara online ke koleksi perpustakaan meallui terminal komputer.

Pengguna dapat melakukan penelusuran melalui pengarang, judul, subyek, kata kunci, dan

sebagainya. Misalnya Giant ingin mencari buku tentang metode penelitian kualitatif dan

kuantitatif. Dia tidak perlu repot-repot mencari satu per satu buku di rak yang belum tentu

dapat ditemukan, tetapi dengan OPAC, dia hanya perlu menuliskan nama pengarangnya yaitu

W.Lawrence Neuman atau judul bukunya Social Reserach Methods (Qualitative and

Quantitative Approaches).

Jadi secara umum, OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi berbasis komputer yang

digunakan oleh pengguna untuk menelusuri koleksi suatu perpustakaan atau unit informasi

lainnya.

OPAC merupakan perkembangan teknologi di dalam ilmu perpustakaan, selain memberikan

kemudahan bagi pengguna juga kemudahan bagi petuas perpustakaan dalam melakukan

kegiatan pengatalogan.

Tujuan OPAC

Menururt Siregar (2004 : 57) menyatakan bahwa peralihan manual ke bentuk online,

disamping banyak menghemat waktu pengguna dalam penelusuran, juga mampu

meningkatkan efisiensi pekerjaan pengatalogan bahan pustaka baru. Katalog elektronik

Page 26: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

terbukti mampu mempromosikan koleksi perpustakaan sheingga penggunanya semakin

tinggi.

Menurut Kusmayadi (2006 : 53) Tujuan penyediaan OPAC adalah :

1. Pengguna dapat mengakses secara langsung ke dalam pangkala data yang dimiliki perpustakaan.

2. Mengurangi beban biaya dan waktu yang diperlukana dan yang harus dikeluarkan oleh pengguna dalam mencari informasi.

3. Mengurangi beban pekerjaan dalam pengelolaan pangkalan data sehingga dapat meningkatkan efisiensi tenaga kerja.

4. Mempercepat pencarian informasi. 5. Dapat melayani kebutuhan informasi maysrakat dalam jangkauan luas.

Jadi, tujuan penyediaan OPAC di perpustakaan adalah untuk memberi kepuasan kepada

pengguna dan staf perpustakaan dan mempercepat pencarian informasi yang tersedia di

perpustakaan.

Fungsi OPAC

Menurut pendapat Yusup (1995 : 76), fungsi katalog secara umum adalah sebagai berikut :

1. Menunjukkan tempat suatu buku atau bahan-bahan lain dengan menggunakan lambang-lambang angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil (call number).

2. Mendaftarakan semua buku dan bahan lain dengan susunan alfabetis nama pengarang, judul buku, atau subyek buku yang bersangutan, ke dalam suatu tempat khusus di perpustakaan untuk memudahkan pencarian entri-entri atau informasi yang diperlukan.

3. Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di perpustakaan dengan hanya mengetahui salah satu dari daftar kelengkapan buku yang bersangkutan.

Jadi, fungsi katalog adalah secara umum adalah untuk menunjukkan tempat suatu buku,

menginventarisasikan semua koleksi yang dimiliki perpustakaan, serta memberikan

kemudahan untuk mencari koleksi yang ada di perpustakaan.

Keuntungan OPAC

Menurut Hermanto (2007 : 1) OPAC memiliki keuntungan, yaitu :

1. Penelusuran informasi dapat dilakukan secara cepat dan tepat. 2. Penelusuran dapat dilakukan di mana saja tidak harus datang ke perpustakaan dengan

catatan sudah online ke internet. 3. Menghemat waktu dan tenaga. 4. Pengguna dapat mengetahui keberadaan koleksi dan status koleksi apakah sedang dipinjam

atau tidak. 5. Pengguna mendapatkan peluang lebih banyak dalma menelusuri bahan pustaka.

Sedangkan menurut Fatahi dalam Hasugian (2004 : 9) menyatakan bahwa OPAC memiliki

beberapa kelebihan dari katalog kartu yaitu sisi penelusuran mencakup interaksi (interaction),

bantuan pengguna (user assistance), kepuasan pengguna (user satisfaction), kemampuan

Page 27: DIGITALISASI LOCAL CONTENT: PERLUASAN PEMANFAATAN …perpustakaansepwitaharianti.weebly.com/uploads/1/2/... · digitalisasi local content: perluasan pemanfaatan dan akses layanan

penelusuran (searching capabilities), keluaran dan tampilan (out and display), ketersediaan

dan akses (availabilitu and access).

Kerugian OPAC

Dari berbagai keuntungan, OPAC juga memiliki peluang kekurangan. Menurut Hermanto

(2007 : 1) adalah :

1. Belum semua bahan pustaka masuk ke data komputer sehingga pengguna mengalami kesulitan dalam melakukan penelusuran.

2. Tergantung aliran listrik, bila listrik mati maka kegiaan penelusuran bahan pustaka akan terganggu.

3. Kurangnya ketersediaan komputer terminal OPAC untuk menelusuri informasi yang dimiliki perpustakaan.

Kata Kunci Untuk Artikel ini:

pengertian opac, pengertian katalog, PENGERTIAN KATALOG ONLINE, pengertian online

catalog, tujuan online sistem, fungsi katalog, pengertian e-catalog, pengertian online public

access catalog, definisi katalog online, penggunaan katalog online

Sumber: http://www.pemustaka.com/online-public-access-catalog-opac.html

http://blog-indonesia.com/blog-archive-14334-58.html sampling repository.usu.ac.id/.../Digitalisasi%20Local%20Content-

http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=artikel%20digitisasi&source=web&cd=26&cad=rja&ved=0CEcQFjAFOBQ&url=https%3A%2F%2Fheskysangian.files.wordpress.com%2F2012%2F06%2Fhesky-sangian10310104kelas-b.docx&ei=zjBeUei0F8eUrgfU14DACg&usg=AFQjCNFcWX10TMW9eWhOymDUqQMZGlF7Iw&bvm=bv.44770516,d.bmk http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/30926/1/Digitalisasi%20Local%20Content-Perluasan%20Pemanfaatan%20dan%20Akses%20Layanan%20Perpustakaan.pdf