project charter digitalisasi dokumen

Project Management and

Digitalisation Document

Fachrul Azizi - 0811601087Nurhalim -1211600075

Tedi Purwanto - 1211600216Andi Rohmana Saputra - 1211600208

1

2

Picture

(Andi)

TASKS

Name: Fachrul

Bertanggung jawab Memimpin, merencanakan, memastikan proyek berjalan lancar serta membuat laporan mengenai perkembangan proyek dan melakukan presentasi akhir proyek

Name: Nurhalim

Bertugas menganalisa proses digitalisasi dokumen yang akan diimplementasikan, dimulai dari menganalisa, perubahan dana, posisi keuangan serta pembuatan schedule proyek

Name: Tedi Purwanto

Bertugas mengembangkan sistem aplikasi digitalisasi dokumen sesuai dengan rancangan yang telah ditetapkan, merumuskan perancangan berbasis web

Name: Andi Rohmana Saputra


Picture

( Fachrul Azizi )

(Tedi)

Picture

(Nurhalim)

Struktur Tim Perencana

3

Karakteristik produk/ jasa/ outputProduk yang dihasilkan adalah sebuah aplikasi Manajemen Dokumen

Screen Caps

4

Tujuan dari proyek ini adalah :

•Mempunyai sebuah sistem yang terkomputerisasi dan terintegrasi sehingga mempermudah dan mempercepat pencarian surat / dokumen yang sesuai kebutuhan.•Mempermudah dalam kegiatan pengarsipan.•Menjalankan pengarsipan surat/dokumen dalam bentuk digital secara terstruktur dan tersistem dalam rangka efisiensi penggunaan ruang dan waktu penyusunan, terutama yang bersifat cepat bergerak dan berumur pendek, dengan tetap memelihara efektifitas pencarian dan distribusi untuk kebutuhan administratif dan atau informatif di masa depan.•Meminimalisasi kesalahan pengarsipan yang diakibatkan oleh kesalahan manusia.

Dalam rangka pencapaian maksud dan tujuan di atas, pelaksanaan pekerjaan ini diharapkan untuk mencapai sasaran sebagai berikut:

•Dihasilkannya sebuah format digital dari dokumen-dokumen/surat-surat dari keseharian PT. XYZ.•Tersusunnya sistem dan prosedur perekaman, pengelolaan, dan pendistribusian persuratan dan dokumentasi di dalam internal PT. XYZ.•Terbangunnya sebuah sistem informasi pengelolaan dokumen dan persuratan yang terintegrasi berbasis Web.•Sebuah sistem yang mampu untuk melakukan pengelolaan administratif surat masuk dan keluar.•Sebuah sistem pengelolaan pengarsipan surat/dokumen.•Pembuatan surat / dokumen standar secara otomatis.•Penelusuran riwayat, status dan keterkaitan dari surat / dokumen.•Memberikan peringatan secara otomatis atas status dan proses dari surat / dokumen.

PROJECT OBJECTIVES

5

Review Sistem Digitalisasi DokumenSeluruh Proses Digitalisasi yang sudah di buat akan dilakukan review oleh Sistem Analist Dan Project Manager

Sistem yang telah dibangun oleh Project Manager, System Analyst, Devlopment. Sistem yang telah dianggap final akan direlease setelah disetujui oleh PM

Reviewer / Stakeholder 1st FinalReleas

e

Teddy Purwanto

(Sistem Analist)

Facrul

(Project Manager)

Andi Rohmana

(Devlopment)

MILESTONES & DELIVERABLES

MILESTONES LIST

Project Charter Due Date :Waktu pengerjaam project dimulai dari 1 Okt 2013.Dengan lama durasi adalah 95 Hari.

6

Tanggal Milestones Duration

1 Oktober 2013 Initiation & Planning 10 D

15 Oktober 2013 Pengembangan Aplikasi

54 D

30 Desember 2013 Pengujian / UAT 18 D

23 Januari 2014 Closing 12 D

10 Februari 2014 Serah Terima 1 D

PROJECT DELIVERABLE

Sebagai hasil dari pekerjaan ini adalah:a. Sebuah Sistem Management dan Digitalisasi Dokumen.b. Akan dilaksanakan pelatihan dan pendampingan.c. Akan diberikannya sebuah buku petunjung penggunaan

aplikasi(User Guide).

7

DEPENDENCIES

Ketergantuang terhadap keberhasilan proyek :

a. Dibutuhkan scaning yang khusus.b. Tingkat ke akuratan dalam OCR tinggi jadi cukup memakan

waktu untuk proses OCR.c. Proses pencarian terhadap indexing isi dokumen baru dapat

dilakukan setelah proses OCR selesai dilakukan.

8

9

a. Sistem harus selesai dalam waktu 95 hari kerja.

b. Sistem harus memenuhi segala aspek yang telah disepakati.

c. Sistem harus lulus uji kualitas.

d. Mendukung minimal web browser Internet Explorer, Mozilla FireFox, Safari

dan Google Chrome.

PROJECT CONSTRAINTS

a.Vendor pernah mengerjakan proyek yang hampir serupa.

b.Vendor sudah memiliki template aplikasi.

c.Pengerjaan dilakukan sebenarnya 2 bulan sebelum kick-off. On the

background of the project.

PROJECT ASSUMPTIONS

10

1. Melakukan integrasi dari semua unsur dan sumber daya yang terkait

berupa jadwal, pemantauan biaya, pemantauan hasil pekerjaan

2. Memantau pelaksanaan digitalisasi dokumen/arsip yang

membutuhkan waktu lebih dari 95 hari

3. Memeriksa kualitas media digitalisasi serta hasil digitalisasi

dokumen

4. Memeriksa keaslian, identifikasi error, efisiensi, integritas metadata

terutama pada dokumen/arsip, video digital

5. Melakukan koordinasi dengan anggota tim dan unit pendukung serta

pihak vendor maupun user

6. Melakukan analisis usulan perubahan proyek digitalisasi

PROJECT MANAGER’S AUTHORITIES / RESPONSIBILITIES

11

STAKEHOLDER REGISTER

Fahrul Andi Rohmana Fahrul Tedy Purwanto

Organization Supervisi dan Sponsor Management Project Manager Analyst

Role On Project Mengkoordinasikan informasi yang dibutuhkan tentang proses bisnis

Bertanggung jawab untuk memberikan kebijakan dan pengarahan selama proyek berlangsung, merupakan anggota dari Steering Committee proyek

Berperan sebagai pengelola proyek baik perencanaan maupun implementasi sistem informasi

Berperan untuk merancang sistem sesuai kebutuhan proses bisnis

Unique Fact Sopan, Tegas, Tepat waktu Lulusan pasca sarjana MM Prasetya Mulya

Berpengalaman 3 tahun dalam pengelolaan proyek sistem infomasi

Berpengalaman 2 tahun dalam merancang sistem/ aplikasi

Level of Interest Memiliki integritas yang tinggi baik kepemimpinan maupun bidang teknologi informasi

Memiliki Ketertarikan yang sangat tinggi terhadap sistem informasi manajemen (Very High)

Memiliki integritas yang tinggi baik kepemimpinan maupun bidang teknologi informasi

Memiliki Ketertarikan yang tinggi pembuatan aplikasi berbasis web base

(medium) (medium) (High)Level of Influence Tegas dan berwawasan luas Memiliki pengaruh yang

kuat/ sangat tinggi (very high) untuk mewujudkan perubaahan dan transformasi teknologi.

Memiliki pengaruh yang tinggi, dan tegas terhadap bawahan

Memiliki pengaruh yang tinggi sebagai leader dan berwawasan luas

Suggestion On Manage Relation ship

Anda diharapkan menjalin komunikasi dan laporan tepat waktu

Anda diharapkan memiliki wawasan yang luas, ulet dan dapat menjallin komunikasi dengan baik.

Anda diharapkan menjalin komunikasi dan laporan tepat waktu

Anda diharapkan menjalin kordinasi dan cepat dalam memberikan laporan

12

Andi Rohmana Tarwoco Arif Mugiono Aryo Sandi Yudo Nurhalim

Developer Tester Trainer Technical Communicator Deployment Team

Berperan dalam mengembangkan sistem aplikasi sesuai dengan design dan rancangan yang telah disepakati

Bertanggung jawab untuk menjamin bahwa sistem aplikasi memiliki kualitas yang dipersyaratkan dengan melakukan berbagai macam pengujian

Berperan dalam memberikan pelatihan kepada pengguna/user seputar aplikasi yang sedang dikembangkan

Berperan dalam membuat dokumentasi teknis dan penggunaan sistem aplikasi.

Berperan dalam menyiapkan segala infrastruktur , hardware dan software yang dibutuhkan untuk instalasi sistem

Berpengalaman 2 tahun dalam merancang sistem/ aplikasi

Berpengalaman 2 tahun dalam pengujian aplikasi sistem informasi

Berpengalaman 2 tahun dalam pelatihan aplikasi sistem informasi

Berpengalaman 2 tahun dalam pembuatan dokumentasi dan penggunaan aplikasi

Berpengalaman 2 tahun dalam menyiapkan dan instalasi hardware maupun software

Memiliki Ketertarikan yang cukup tinggi terhadap bahasa pemrograman berbasis web

Memiliki Ketertarikan yang cukup tinggi terhadap teknologi informasi terbaru

Tertarik sebagai trainer dan hobby mengajar

Memiliki Ketertarikan yang cukup tinggi terhadap pembuatan aplikasi

Memiliki Ketertarikan yang cukup tinggi terhadap teknologi informasi terbaru

(Medium) (Medium) (Medium) (Medium) (Medium)dapat diandalkan dalam pembuatan project aplikasi scope besar maupun kecil.

Memiliki pengaruh, karena teliti dalam pengujian aplikasi sistem.

Memiliki pengaruh, karena dapat diandalkan sebagai trainer

Memiliki pengaruh, ketelitian dan kejelasan dalam pembuatan dokumentasi teknis

Memiliki pengaruh, pengetahuan terhadap infrastruktur dan jaringan komputer

Anda diharapkan bekerja cepat dan jujur

Pastikan aplikasi berjalan tanpa error.

Anda diharapkan bekerja cepat dan jujur

Terus Menjalin komunikasi dan teliti terhadap pekerjaan

Anda diharapkan bisa bekerja cepat dan teliti.

STAKEHOLDER REGISTER

13

PROJECT SCHOPE

Uraian Kegiatan Keterangan

Tipe Aplikasi Web Based

Platform Support Windows Platform, Mendukung web server Apache, Client OS harus mendukung Windows XP, Vista dan 7, mendukung pengembangan aplikasi berbasis web 2.0

Kebutuhan Fungsional Aplikasi bersifat Web Base Application.

Aplikasi menggunakan bahasa Indonesia.

Dapat menerima surat masuk dalam bentuk elektronik maupun hardcopy untuk dapat dicatat dalam agenda.

14

PROJECT SCHOPE


Kebutuhan Fungsional Menyimpan dokumen dari bentuk apapun ke dalam database sehingga membentuk document management yang baik dan handal dalam pencarian di kemudian hari.

Terintegrasi dengan scanning system, sehingga surat masuk jenis hard copy dapat langsung di scan dan disimpan ke dalam aplikasi dan diintegrasikan ke dalam system web yang sama.

Dokumen yang telah didigitalisasi dapat dikirim secara langsung kepada yang dituju.

15

PROJECT SCHOPE


Kebutuhan Fungsional Pengiriman surat/dokumen dilakukan secara elektronik.

Tersedianya indikator atau informasi kepada user ketika adanya surat/dokumen yang masuk atau telah diterimanya surat/dokumen yang dikirimkan serta adanya informasi pencatatan waktu ketika surat/dokumen dikirimkan dan diterima.

Dokumen yang telah di-digitalisasi dapat tergroup dalam folder yang telah disetup.

Memiliki standard hirarki dari struktur folder dan sub folder yang memungkinkan pengguna dan atau sekelompok pengguna untuk mengatur dokumen.

16

PROJECT SCHOPE


Kebutuhan Fungsional Mampu men-generate nomor surat/dokumen masuk dan keluar secara otomatis, berdasarkan aturan penomoran yang digunakan.

Dapat mengklasifikasikan perihal, asal dan tujuan surat/dokumen.

Dapat membuat, menyimpan dan menambahkan catatan pada resume surat/dokumen. Melihat isi dokumen pada waktu melakukan indexing.

Dapat mengirimkan surat/dokumen kepada user lain yang berada dalam system yang sama.

17

PROJECT SCHOPE


Kebutuhan Fungsional

System dapat memberikan informasi terhadap status surat/dokumen ataupun disposisi yang dikirimkan, apakah sudah dibaca oleh penerima atau belum.Penerima dalam memberikan response terhadap surat yang diterima.Dapat melakukan pencarian surat/dokumen secara mudah dan cepat berdasarkan index/metadata yang telah ditentukan dan langsung melalui web browser secara online.

18

PROJECT SCHOPE


Kebutuhan Fungsional Dapat melakukan penelusuran terhadap surat/dokumen berdasarkan kelompok departemen/bagian/satker, tahun, bulan dan tanggal, sehingga mempermudah dalam melakukan pencarian dan analisa.

Dapat mengetahui posisi surat/dokumen yang dikirimkan, sehingga dapat ditelusuri jumlah hari pergerakan surat/dokumen pada setiap bagian dan tindakan yang telah dilakukan.

Menyediakan workflow service, untuk pengiriman dan pelacakan surat/dokumen yang dikirimkan secara internal dan setting waktu untuk setiap flow.

19

PROJECT SCHOPE


Kebutuhan Fungsional Memiliki user Authorization Level untuk melakukan pengaturan terhadap hak akses dari setiap pengguna.

Dapat menampilkan laporan berupa laporan rekapituiasi, maupun detail terhadap agenda surai masuk, surat keluar, jadwal, dan laporan lainnya yang terkait dalam format HTML.

Dapat menampilkan laporan berupa Business Intelligence, yang dapat dengan mudah menunjukkan status dari keadaan yang terjadi, sehingga dapat dilakukan analisa dan tindakan yang diperlukan.

20

PROJECT SCHOPE


Kebutuhan Fungsional Dapat menampilkan informasi berjalan

(running text) yang ditentukan sendiri oleh

administrator.

Dapat memberikan update berita atau news

kepada pengguna aplikasi.

21

QUALITY PLAN

Tujuan Quality plan proyek ini adalah :

1.Memastikan training untuk staff/user berjalan lancar dan sesuai pada jadwal yang telah ditentukan2.Memastikan sistem yang telah jadi dapat berjalan dengan baik3.Memastikan seluruh taff dapat menggunakan aplikasi dengan mudah dan baik

22

COMMUNICATION PLAN

Information Type Description Frequency Participants/ Distribution owner

Laporan

Pendahuluan

Melaporkan hasil analisis dan desain proyek

Pada saat selesainya

fase Analisis dan Desain

(Minggu Pertama)

Project Sponsor, Stakeholders

dan Tim proyek.

Manajer Proyek

Laporan status

proyek

Melaporkan perkembangan proyek proses digitalisasi dokumen

Mingguan (Setiap hari

Senin)


dan Tim proyek.

Manajer Proyek

Rapat koordinasi

dengan

Stakeholders

Komunikasi mengenai informasi perkembangan proyek serta menjalin kordinasi dengan para stakeholder.

Dua Mingguan

Project Team dan Para

Stakeholder.

Manajer Proyek

Mereview laporan Melaporkan perkembangan proyek dan pelaksanaan training

MingguanBulanan


dan Tim proyek.

Manajer Proyek

Laporan pelaksanaan training

Melaporkan pelaksanaan training

Minggu Terakhir


dan Tim proyek.

Manajer Proyek

23

PROCUREMENT PLAN : Vendor Selection

24

MANAJEMEN RESIKO

a. Proses pembacaan hasil indexing lama bisa

berbulan-bulan tergantung dengan proses OCR.

b. Karena banyak dokumen lama yang sudah rapuh

sangat rentan akan kerusakan.

c. Waktu yang sangat singkat menjadi faktor riskan.

Walaupun vendor sudah berpengalaman.

d. Rentan pencurian data oleh operator.

ESTIMASI BUDGET

25

No Job ProjectJumlah Tenaga

KerjaWaktu Project Biaya Total Biaya

Biaya Personil 1 Project Manager 1 3bln Rp20.000.000,00 Rp60.000.000,002 Sistem Analist 1 3bln Rp12.000.000,00 Rp36.000.000,003 Database Engineer 1 3bln Rp 7.000.000,00 Rp21.000.000,004 Programer 3 3bln Rp 6.000.000,00 Rp54.000.000,005 Hardware Technician 2 2bln Rp 3.500.000,00 Rp14.000.000,006 Implementer 2 2bln Rp 2.500.000,00 Rp10.000.000,007 Transportasi 10 3bln Rp 100.000,00 Rp 3.000.000,008 Biaya Lain - lain 10 3bln Rp 50.000,00 Rp 1.500.000,00

TOTAL BIAYA PROJECT Rp199.500.000,00HARGA PROJECT Rp450.000.000,00

Keuntungan dari project Rp250.500.000,00

bulan 1 Rp 65.500.000,00bulan 2 Rp 70.500.000,00bulan 3 Rp 63.500.000,00

Rp199.500.000,00

26

Tahapan Pembayaran

Pembayaran Ke

Pembayaran Pada Bulan

Besarnya Pembayaran

Biaya yang Diterima

1 1 20% Rp90,000,000.00

2 2 35% Rp157,500,000.00

3 3 45% Rp202,500,000.00

Total Pembayaran Rp450,000,000.00

ESTIMASI BUDGET

Kurva S Project

27

Bulan Ke 1 2 3Planned Value

(PV)-Cumulative Rp90,000,000 Rp157,500,000 Rp202,500,000

Actual Cost Rp65,500,000 Rp136,000,000 Rp199,500,000

28

PROJECT NETWORK DIAGRAM

Gantt Chart Level 1 &2

32

38

WORK BREAKDOWN STRUCTURES (WBS)

WBS Level 1 To See The Detail

39


WBS Level 2 Initiation & Planning WBS Level 2 Pengembangan Aplikasi

40


WBS Level 2 ClosingWBS Level 2 Pengujian WBS Level 2 Serah Terima

Struktur Organisasi Proyek

Project Manager(Fahrul)

Project Admin(Andi Rohmana)

ROLES AND RESPONSIBILITIES

Name: Project Manajer

Bertanggung jawab Bertanggung jawab untuk memberikan kebijakan dan pengarahan selama proyek berlangsung, merupakan anggota dari komisi pengendalain proyek

Name: Project Admin

Bertanggung jawab Memimpin, merencanakan, memastikan proyek berjalan lancar serta membuat laporan mengenai perkembangan proyek dan melakukan presentasi akhir proyek

Name: Analist

Bertugas menganalisa proses digitalisasi dokumen yang akan diimplementasikan, dimulai dari menganalisa proses scanning, perubahan dana, posisi keuangan serta pembuatan schedule proyek

Name: Development


ROLES AND RESPONSIBILITIES

Name: TesterBertugas Bertanggung jawab untuk menjamin bahwa sistem aplikasi memiliki kualitas yang dipersyaratkan dengan melakukan berbagai macam pengujian yang telah ditetapkan

Name : TrainerBertugas Bertanggung jawab untuk Bertugas untuk memberikan pelatihan-pelatihan kepada pengguna seputar penggunaan sistem digitalisasi dokumen

Name : Tekhnical CommunicationBertugas untuk membuat berbagai dokumentasi teknis dan penggunaan sistem digitalisasi dokumen yang sedang dikerjakan

Name : DeploymentBertugas untuk mempersiapkan segala infrastruktur pendukung berupa hardware atau pun software yang dibutuhkan, melakukan instalasi sistem, memastikan bahwa sistem dapat diakses oleh pengguna dan berjalan dengan baik sesuai dengan peruntukannya

Dokumen/arsip digital tidak dapat diakses.

Proyek ini memiliki risiko terhadap kerusakan media penyimpanan.

Media digital semakin memperparah akses pada media lama, bahkan beberapa format yang digunakan saat ini, seperti CD, rekaman video DigiBeta, dan DVD, semuanya mempunyai siklus hidup terbatas.

Infrastruktur jaringan dan server yang telah ada sebelumnya kurang dapat memenuhi kebutuhan sistem yang akan dijalankan atau penggunaanya belum optimal

Manajemen Resiko

No Risk Name Impact Probability

High Medium Low High Medium Low

R1 Dokumen/arsip digital tidak dapat diakses

V V

R2 Proyek ini memiliki risiko terhadap kerusakan media penyimpanan

V V

R3 Format yang digunakan saat ini, seperti CD, rekaman video DigiBeta, dan DVD mempunyai siklus hidup terbatas

V V

R4 Infrastruktur jaringan dan server yang telah ada sebelumnya optimal

V V

R5 Kegagalan proses digitalisasi V V

ANALISA KUALITAS RESIKO

Matrik Tanggung Jawab Tugas

P : Participants A: Accountable R : Review RequiredE : Executor I: Input Required S : Sign-Off Required

Melakukan migrasi agar tetap dapat diakses.

Merubah format media digital terkini Dilakukannya update secara priodik atau

berkala Pemindahan data dari media penyimpanan

lama ke yang media terkini Mengoptimalkan penggunaan server yang

ada Transfer dari media analog ke media

digital Media penyimpanan dibedakan sebagai

dokumen secara permanen dalam server dan dokumen lain yang khusus untuk pelayanan

Antisipasi Resiko

48

ANTISIPASI RESIKO

a.Tingkat akurasi dalam OCR di turunkan.

b. Perlu sebuah policy dan kehati-hatian

dalam melakukan scaning terhadap

dokumen lama.

c.Diperlukan policy yang ketat agar menjaga

pencurian data.

Kesimpulan & SaranDalam mencapai tujuan penyelamatan dokumen/arsip melalui digitalisasi harus tetap mengacu pada prinsip-prinsip preservasi dan mampu menyesuaikan dengan teknologi yang lebih baru, yaitu dengan:1.Mempertahankan data dalam bentuk aslinya tanpa pengkodean baru, yang bisa mengakibatkan hilangnya metadata atau kehilangan keaslian generasi digital.2.Khusus data audio dan video patut mempertahankan kode waktu, metadata, dan isi informasi.3.Kemampuan untuk meniru kesesuaian dengan rekaman asli dan pemeliharaan media dokumen/arsip aslinya.4.Kemampuan untuk secara efektif mengidentifikasi pendeteksian atau bahkan penyembunyian kesalahan dan jenis lain sambil mempertahankan kualitas dokumen/arsip digital.5.Kemampuan perangkat lunak untuk menghasilkan metadata yang mampu menangkap secara otomatis kelengkapan isi informasinya.6.Kemampuan menjaga efisiensi dalam digitalisasi dan proses setelah terdigitalisasi sehingga lebih hemat waktu dan biaya.7.Kemampuan dalam mengurangi kapasitas penyimpanan dengan tetap mempertahankan kualitas sebaik mungkin dan persyaratan bandwidth (lebar transfer data) untuk transfer atau mengakses data.

project charter digitalisasi dokumen

Education