panduan praktis sim add - setda 2014

1

PANDUAN PRAKTIS

APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ADD - 2014

A. PENDAHULUAN

Dalam rangka pelaksanaan pemerataan pembangunan di Desa menuju

kemandirian Desa dan meningkatkan kesejahteraan masyarakat maka

diberikan Alokasi Dana Desa (ADD) yang berasal dari Anggaran

Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) Kabupaten/Kota yang

bersumber dari bagian dana perimbangan keuangan pusat dan daerah

yang diterima oleh Kabupaten/Kota untuk Desa paling sedikit 10%

(sepuluh persen). Alokasi Dana Desa (ADD) dan berbagai pendapatan

Desa lainnya dikelola melalui Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa

(APBDesa) sesuai dengan potensi dan urgensi dan kebutuhan

masyarakat setempat.

Selanjutnya Keuangan Desa merupakan semua hak dan kewajiban

dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan desa yang dapat dinilai

dengan uang termasuk didalamnya segala bentuk kekayaan yang

berhubungan dengan hak dan kewajiban desa tersebut. Pengelolaan

keuangan desa merupakan keseluruhan kegiatan yang meliputi

perencanaan, penganggaran, Kerangka Acuan Kerja Software Aplikasi

Sistem Informasi Manajemen ADD penatausahaan, pelaporan,

pertanggungjawaban dan pengawasan keuangan desa. Agar

pengelolaan keuangan desa lebih mencerminkan keberpihakan kepada

kebutuhan masyarakat dan sesuai peraturan perundangan-undangan,

maka harus dikelola secara transparan, akuntabel, partisipatif serta

dilakukan dengan tertib dan disiplin anggaran.

Panduan PraktisAplikasi SIM ADD - 2014

2

Agar kebijakan pengelolaan keuangan desa sesuai amanah peraturan

perundang-undangan yang berlaku, salah satunya Peraturan Menteri

Dalam Negeri Nomor 37 Tahun 2007 tentang Pedoman Pengelolaan

Keuangan Desa, dan mencerminkan keberpihakan terhadap kebutuhan

riil masyarakat, setiap tahunnya Pemerintah Desa bersama Badan

Permusyawaratan Desa menetapkan Peraturan Desa tentang Anggaran

Pendapatan dan Belanja Desa (APBDesa) secara partisipatif dan

transparan dengan proses penyusunannya dimulai dari lokakarya desa,

konsultasi publik dan rapat umum BPD untuk penetapannya. APBDesa

didalamnya memuat pendapatan, belanja dan pembiayaan yang

pengelolaannya dimulai tanggal 1 Januari sampai dengan 31 Desember

tahun bersangkutan. Pada tahun 2013 yang lalu Bagian Pemerintahan

Desa telah mensosialisasikan SIMAPBDES (Sistem Infomasi Manajemen

Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa) dengan melatih para Sekdes

seluruh desa yang ada pada wilayah Kabupaten Tangerang.

Untuk dapat menggunakan Aplikasi APBDesa-2014, ada beberapa hal

yang harus dilakukan oleh pengguna, antara lain :

1. Menginstall Crystal Runtime

Untuk menginstall Crystal Runtime pada komputer/Laptop pengguna

dapat dilakukan dengan Double klik file CrystalRuntimeSetup.exe

yang terdapat dalam folder seperti pada Gambar berikut ini :


3

sampai muncul notifikasi seperti dibawah ini :

Gambar 1. 1. Proses Instalasi CrystalRuntime

Kemudian klik tombol “Next ” terus-menerus >> klik tombol “Install”

untuk proses install sampai muncul tombol “Finish” >> install

CrystalRuntime selesai.

2. Menjalankan Aplikasi Daerah

Aplikasi Daerah difungsikan untuk mengisi nama Kecamatan dan

nama Desa pengguna Aplikasi APBDesa-2014, dengan cara Double

klik file Daerah.exe yang terdapat dalam folder seperti pada

Gambar berikut ini :


4

sampai muncul notifikasi seperti dibawah ini :


5

Gambar 1. 1. Proses Aplikasi Daerah

Kemudian klik tombol “Load ” untuk mencari file global.ini

(global.ini terdapat pada folder Aplikasi APBDesa-2014) >>

klik file global.ini lalu klik tombol “Open” untuk membuka file

global.ini >> Isi Kolom Kabupaten = ‘Nama Kecamatan’ & Kolom

Ibukota = ‘Nama Desa’ >> Klik“Button1” >> Tutup Aplikasi dan

Selesai.

1.1. Cara Menjalankan Aplikasi

Ada dua cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan Aplikasi sebagai berikut :

A. Lewat Desktop

Cari icon APBDDesa – 2014 pada desktop

Klik 2 kali atau tekan Enter pada icon tersebut

Jika Aplikasi baru pertama kali di jalankan atau file Database tidak

ditemukan, maka akan tampil Kotak Pesan pemberitahuan bahwa

database tidak di temukan. (Gambar 1.1)


6

Gambar 1. 1. Message Box Informasi Database

Klik tombol OK

Untuk melanjutkan ke tampilan berikutnya (Gambar 1.2)

Gambar 1. 2. Tampilan isian Database, User Name & Password

Langkah-langkah yang dilakukan pada tampilan di atas adalah :

1. Memilih Database

Sesuaikan Lokasi Database dengan mengklik text “Database

Aktif (click untuk mengubah)”

Pilih lokasi dan nama database yang akan digunakan.

Click tombol Open untuk membuka database.


7

Gambar 1. 3. Memilih database yang akan digunakan aplikasi.

2. Mengisi User Name dan Password

Selanjutnya isi User Name dan Password

Isikan User Name dan Password yang sesuai

Klik tombol Login untuk mulai menjalankan Aplikasi APBDesa-

2014

3. Keluar dari Aplikasi

Tombol Batal digunakan untuk keluar aplikasi

Bila proses Login ini berhasil, tampilan utama Aplikasi APBDesa-2014 akan

ditampilkan di layar (Gambar 1.4) yang selanjutnya disebut Menu Utama.

Gambar 1. 4. Menu Utama Aplikasi Journal APBD-RKA20141. Menu utama Aplikasi


8

Aplikasi RKA-SKPD terdiri dari 7 menu utama yang terletak pada bagian

atas layar utama sebelah kiri terdiri dari :

File

Anggaran

Penatausahaan

Master

Realisasi

Window

Help

2. Menu Satker yang sedang aktif

Pada baris kedua terdapat Status APBD, SKPD Aktif, dan Tahun

Anggaran yang sedang diproses.

1.2. Menu Pada Aplikasi APBDesa

Berikut rincian menu beserta sub menu-sub menu di dalamnya

A. File

1. Logout

2. Setting Tahun

3. Setting Unit

4. Setting Tanda Tangan

5. Manajemen User

6. Ubah Password

7. Option

8. Konversi

9. Generate Data

10. Execute Query

11. Exit

Sebelum melakukan entry data anggaran, pengguna terlebih dahulu

melakukan setting tahun dan setting unit dengan cara sebagai berikut :


9

1. Setting Tahun : dipergunakan untuk melakukan setting APBD yang

terdiri dari nama Kepala Daerah, Jabatan, Ibukota, Status dll, pengguna

hanya melakukan isi atau entry data tersebut dengan klik tombol

“Tambah” setelah entry data sesuai kemudian klik tombol “centang”

atau “cheklis” dan klik “Set APBD”.

Gambar 1. 5. Menu Setting Tahun

2. Setting Unit : dipergunakan untuk melakukan setting Organisasi/SKPD

yang terdiri dari Tahun Anggaran, Nama Desa, Pengguna Anggaran, Jabatan,

Pangkat, NIP dll pengguna hanya melakukan isi atau entry data tersebut

dengan klik tombol “Tambah” setelah entry data sesuai kemudian

klik tombol “centang” atau “cheklis” dan klik “Set APBD”.


10

Gambar 1. 6. Menu Setting Unit

B. Anggaran

1. RKA

2. DPA

3. RKAP

4. DPPA

5. APBDes

C. Penatausahaan

1. SPD

2. SPP

3. SPM

4. STS

5. BKU Harian

6. Laporan

D. Master

1. Rekening

2. Rekening LRA

3. Rekening LAK

4. SKPD

5. Program & Kegiatan

6. Urusan

E. Realisasi

1. APBD Standar

2. APBD Custom

3. APBD Kegiatan


11

Entry data dimaksudkan untuk memasukan data utama kedalam aplikasi

APBDesa menu ini meliputi dari entry data DRK - ADD (Daftar Rencana

Kegiatan – Alokasi Dana Desa) sampai dengan Perubahan Anggaran.

Secara umum menu ini terdiri dari sub sub menu sebagai berikut :

Menu Entry

1. Pendapatan

2. Belanja Tidak Langsung

3. Belanja Langsung

4. Pembiayaan Penerimaan

5. Pembiayaan Pengeluaran

6. Non Anggaran

Sebelum membahas entry data lebih jauh ada beberapa hal yang perlu dipahami

Tombol Navigator

Digunakan untuk memanipulasi data sebagai berikut:

Pindah ke awal record

Pindah ke record sebelumnya

Pindah ke record berikutnya

Pindah ke akhir record

Menambah record

Menghapus record

Edit Record


12

Menyimpan Penambahan/Editan record Membatalkan Penambahan/Editan Record

Refresh data (Memperbaharui data) dijalankan apabila dalam jaringan untuk melihat hasil pekerjaan user yang lain

Memilih Program dan Kegiatan

Gambar 2. 1. Memilih Program dan Kegiatan

Gambar 2.1. di atas tampil apabila user diminta untuk memasukan daftar

program dan kegiatan kedalam form yang di entry.

Program Sesuai Urusan digunakan untuk merubah daftar

program dan kegiatan yang tampil secara default sesuai dengan

urusan yang terkait dengan masing-masing SKPD.

Klik tombol Pilih untuk memilih kegiatan yang terpilih. Atau

batal untuk membatalkan proses.


13

Memilih SKPD

Gambar 2. 2. Memilih SKPD

Gambar 2.2. di atas tampil apabila user diminta untuk memasukan

SKPD kedalam form yang di entry.

Pilih SKPD yang akan digunakan .

Klik tombol Pilih untuk memilih SKPD yang terpilih. Atau Batal

untuk membatalkan proses.

Memilih Rekening


14

Gambar 2. 3. Memilih Rekening

Gambar 2.3. di atas tampil apabila user diminta memasukan rekening

kedalam form yang sedang di entry.

Klik Tobol Plus (+) untuk membuka sub rekening.

Klik Tombol Minus (- ) untuk menutup sub rekening.

Klik 2 kali pada rekening yang akan digunakan .

Rekening yang terpilih akan tampil pada list di bawahnya.

Isikan data-data yang dibutuhkan seperti volume, satuan dan

harga untuk masing-masing rekening.

Kolom jumlah akan dihitung langsung oleh system.

Klik tombol OK untuk kembali ke layar sebelumnya.

Klik tombol Hapus untuk menghapus rekening yang tidak

digunakan.

Mengisi Item Rekening


15

Item rekening dimaksudkan untuk membuat item-item rekening yang

sudah dipilih pada bahasan sebelumnya.

Gambar 2. 4. Mengisi Item Rekening

Pilih Rekening yang akan diurai itemnya.

Kode Item diisi sesuai dengan kode yang dibutuhkan misalnya A, B,

C atau a, b , c atau I, II, III dst

Uraian diisi dengan uraian sesuai kebutuhan

Harga Satuan diisi dengan haraga satuan item tersebut

Jml. Vol diisi dengan Jumlah volume

Jml Satuan diisi dengan Satuan Vol.

Volume diisi dengan besaran kedua yang sesuai

Satuan diisi dengan satuan yang sesuai

Jumlah diisi secara otomatis oleh sistem

Sum di klik jika baris tersebut merupakan penjumlahan dari baris

yang di bawahnya

APBD dicadangkan jika diperlukan nantinya dalam pembuatan report


16

Gunakan tombol-tombol di atas jika akan memindahkan baris-baris

tertentu menjadi sub dari baris sebelumnya, atau berpindah ke atas

maupun kebawah baris sebelum atau sesudahnya atau mengembaikan

menjadi baris level sebelumnya.

Tombol Copy digunakan untuk mempermudah jika ada item-item

yang mirip dengan yang sudah dientry.

Klik Tutup jika sudah selesai mengisi item rekening. Aplikasi akan

menanyakan proses seperti pada gambar di bawah ini.

Gambar 2. 5. Konfirmasi Menu Item

Pilih OK untuk mengupdate anggaran yang ada pada rekening terkait. Pilih Cancel untuk kembali kelayar items.

Pilih Ignore untuk menutup tanpa mengupdate rekening.

Belanja Langsung (DRK - ADD 2.2.1)


17

Gambar 2. 6. DRK - ADD Belanja Langsung (DRK – ADD 2.2.1)

Cara entry/ mengisi belanja langsung sebagai berikut :

Klik tombol Tambah untuk menambah data

Klik tombol ... yang sejajar dengan Program untuk memilih

program dan kegiatan dari daftar yang sudah tersedia.

Isi Anggaran Tahun n-1 dengan anggaran tahun sebelumnya

jika ada

Isi Anggaran Tahun n+1 dengan anggaran tahun yang akan

datang jika kegiatan tersebut direncanakan lebih dari satu

tahun.

Isi Anggaran Tahun n dengan anggaran tahun yang

dianggarkan (Jumlah Anggaran Ini akan secara otomatis diisi

pada saat mengisi data rekening)

Isi Sumber Biaya dengan sumber biaya yang sesuai

Klik tombol + (plus) untuk menyimpan data

Klik tombol indikator untuk memasukan data indikator dan

rencana anggaran kas bulanan

Klik Tombol Print untuk mencetak DRK - ADD 2.2.1 yang

sedang aktif


18

Gambar 2. 7. Indikator Kegiatan dan Rencana Bulanan

Mengisi Indikator

Isi kolom No dengan no urut.

Isi kolom Indikator dengan klik tombol ... pada kolom

tersebut

Isi kolom Tolok Ukur dengan tolok ukur kegiatan

Isi kolom Target dengan target kegiatan

Klik tombol Rencana Bulanan untuk memasukan data rencana

pengeluaran bulanan tahap 1 dan tahap 2.

Klik tombol Sasaran, Target, & Alasan untuk memasukan

data sasaran, target dan Alasan perubahan yang akan dihadapi.

Klik tombol Sumber Dana untuk memasukan sumber

pembiayaan.

Klik Tombol Luncuran/Lanjutan untuk memasukan data kegiatan

sekarang yang akan dilaksanakan pada tahun berikutnya (+n).


19

Pembiayaan Penerimaan (DRK-ADD 3.1)

Pembiayaan penerimaan digunakan untuk memasukan data

pembiayaan penerimaan yang biasanya diisi oleh kepala SKPD sebagai

PPKD

Gambar 2. 8. Pembiayaan Penerimaan

Cara entry/ mengisi Pembiayaan penerimaan hampir sama

dengan pendapatan hanya pada pembiayaan penerimaan tidak

diisikan volume dan satuan sebagai berikut :

Klik Tombol Edit Rekening untuk menambah atau merubah

rekening anggaran pembiayaan penerimaan

Klik Tombol Item untuk memasukan data item untuk masing-

masing rekening yang dipilih

Klik Tombol Print untuk mencetak DRK-ADD 3.2 yang sedang

aktif


20

Pembiayaan Pengeluaran (DRK-ADD 3.2)

Pembiayaan pengeluaran digunakan untuk memasukan data

pembiayaan pengeluaran yang biasanya diisi oleh kepala SKPD sebagai

PPKD

Gambar 2. 9. Pembiayaan pengeluaran

Cara entry/ mengisi Pembiayaan pengeluaran sama dengan

pembiayaan pengeluaran sebagai berikut :

Klik Tombol Edit Rekening untuk menambah atau merubah

rekening anggaran pembiayaan Pengeluaran


21

Klik Tombol Item untuk memasukan data item untuk masing-

masing rekening yang dipilih

Gambar 3.1. Tampilan Laporan

Laporan digunakan untuk menghasilkan format-format berdasarkan

data-data yang dientry pada bab sebelumnya. Setiap laporan yang

dihasilkan ditampilkan seperti pada gambar 4.21. dan tampilan

ikhtisar sebagai berikut :


22

Gambar 3.2. Tampilan IkhtisarSerta APBDes terdapat beberapa Lampiran yang terdiri dari murni

dan perubahan dan tampilan lampiran sebagai berikut :

Gambar 3.3. Tampilan Lampiran 1


23



Dan, pada menu Laporan tersebut terdapat tambahan diantaranya :

Entry Kegiatan dan Laporan Penetapan Sasaran Kegiatan serta

Laporan Pembentukan Tim Pelaksana Kegiatan, yang difungsikan


24

sebagai Laporan Berita Acara Musyawarah Desa (Keputusan Kepala

Desa) dengan menggunakan Aplikasi APPReport2014. Untuk

menjalankan aplikasi dapat dilakukan dengan cara mengklik dua kali

shortcut icon aplikasi appreport.exe pada ”Desktop”.

Setelah aplikasi dijalankan melalui shortcut pada Desktop, tampilan

pertama (login form) dari aplikasi adalah sebagai berikut :

Gambar 3.6. form login APPReport2014

Login

Pengguna diminta untuk memasukan ”Nama User” dan ”Password” yang

telah ditentukan. Masukkan ”Nama User” dan ”Password” yang telah

ditentukan

Nama User : ”sa” dan

Password : ”sa”.

Karakter password yang tampil adalah berbentuk asterisk atau “*” yang

bertujuan untuk melindungi password sebenarnya.

Kemudian tekan tombol ”Login” untuk masuk kedalam Aplikasi, tekan

tombol ”Batal” untuk mengakhiri aplikasi. Apabila proses login berhasil

maka akan tampil FormUtama aplikasi APPReport2014.


25

Gambar 3.7. form Utama APPReport2014

Form Utama Aplikasi APPReport2014 terdiri dari 2 (Dua) menu,

diantaranya :

a. Menu File, yang terdiri dari :

Gambar 3.8. Menu File APPReport2014

1. Logout : Dipergunakan untuk keluar sementara dari

aplikasi kembali ke layar login.

2. Exit : Dipergunakan untuk keluar/mengakhiri

aplikasi APPReport2014.


26

b. Menu Kegiatan, yang terdiri dari Entry Kegiatan yang dimana

berfungsi untuk mengisi data Tim Pelaksana Kegiatan.

Gambar 3.9. Tampilan Entry Kegiatan

Laporan Penetapan Sasaran Kegiatan

Untuk melihat atau Print Preview Laporan Penetapan Sasaran

Kegiatan, dapat dilakukan dengan cara mengklik tombol

untuk memilih kecamatan dan Kelurahan/Desa yang dimaksud

kemudian klik tombol .


27Panduan PraktisAplikasi SIM ADD - 2014

29


30

Gambar 3.10. Tampilan Laporan Penetapan Sasaran Kegiatan

Laporan Pembentukan Tim Pelaksana Tugas

Untuk melihat atau Print Preview Laporan Pembentukan Tim

Pelaksana Tugas, dapat dilakukan dengan cara mengklik tombol

untuk memilih kecamatan dan Kelurahan/Desa yang dimaksud

kemudian klik tombol .


32

Gambar 3.11. Tampilan Laporan Pembentukan Tim Pelaksana Tugas

Pada saat menampilkan laporan terdapat toolbar dan menu yang

hanya digunakan pada laporan

1. Toobar

Tutup sub laporan

Digunakan untuk menutup sub-sub laporan yng dibuka oleh laporan

utama.

Print Laporan

Digunakan untuk mencetak laporan ke printer.

Eksport data

Digunakan untuk mengexport data ke dokumen yang lain. Seperti

word, excel, html dan pdf.


33

Refresh data

Digunakan untuk merefresh kembali data yang di tampilkan

Tombol Group

Digunakan untuk menampilkan atau menutup group yang ada di

bagian kiri gambar 4.23.

View data

Untuk merubah tampilan report disesuaikan dengan kebutuhan user.

Navigator

Digunakan untuk berpindah dari halaman yang satu dengan yang

lainnya.

Gambar 3.12. Toolbar Print Priview

Selamat Bekerja, Semoga Sukses dan Tepat Waktu


panduan praktis sim add - setda 2014

Documents