panduan penggunaan ioms untuk rs dan dinkes

Panduan Penggunaan IOMS untuk RS dan Dinkes Mei 2011 1

Panduan Penggunaan Inventory and Order Management System (IOMS)

untuk Rumah Sakit (RS) dan Dinas Kesehatan (Dinkes) Mei 2011

Subdit AIDS&PMS, Direktorat PPML, Direktorat Jenderal PP dan PL

1. Institusi yang berhak untuk mengakses IOMS ditetapkan berdasarkan surat ketetapan yang

dikeluarkan oleh Direktorat PPML, Direktorat Jenderal PP dan PL.

2. Pendaftaran User untuk Unit Pelayanan Kesehatan (UPK) atau Dinas Kesehatan (Dinkes) di

Provinsi Non Desentralisasi, yaitu dengan cara :

a. Masing-masing Instistusi mengajukan permintaan Pembuatan User Aplikasi IOMS

dengan menggunakan “Surat Permintaan Pembuatan User Aplikasi IOMS”,

selanjutnya disebut sebagai “Surat Permintaan Pembuatan User”, kepada Ketua

Pelaksana IOMS, dengan format sesuai Lampiran 1.

b. UPK / Dinkes mengirim “Surat Permintaan Pembuatan User”ke Subdit AIDS&PMS.

c. Catatan untuk pembuatan Surat Permintaan Pembuatan User” :

i. Untuk user di UPK, surat ditembuskan kepada Dinkes Kabupaten/Kota.

ii. Untuk user di Dinkes Kabupaten/Kota, surat ditembuskan kepada Dinkes

Propinsi.

iii. Untuk user di Institusi lain, Institusi penerima surat tembusan akan

ditetapkan oleh SubDit AIDS&PMS sesuai dengan tingkat akses yang akan

diberikan oleh SubDit AIDS & PMS.

d. Jumlah maksimum user pada masing-masing Rumah Sakit sebanyak 3 (tiga) orang.

e. Jumlah maksimum user pada masing-masing Dinas Kesehatan Propinsi atau Dinas

Kesehatan Kabupaten dan Kota sebanyak 2 (dua) orang.

f. Jika Institusi telah mencapai jumlah maksimum user, penambahan user baru hanya

dapat dilakukan setelah institusi tersebut menghentikan penunjukan user lama

sejumlah user baru yang akan ditambah.

g. SubDit AIDS&PMS akan memenuhi Permintaan Pembuatan User selambat-

lambatnya 14 hari sejak tanggal Surat diterima atau sesuai dengan tanggal efektif

akses yang diminta

3. Pendaftaran dan Permintaan Penghentian User untuk UPK / Dinkes di Provinsi Desentralisasi

Pengelolaan ARV, yaitu dengan cara :

a. Masing-masing Instistusi mengajukan permintaan Pembuatan User Aplikasi IOMS

dengan menggunakan “Surat Permintaan Pembuatan User Aplikasi IOMS”,

selanjutnya disebut sebagai “Surat Permintaan Pembuatan User”, kepada Dinkes

Propinsi, dengan format sesuai Lampiran 1.

b. UPK / Dinkes Kabupaten Kota mengirim surat permintaan ke Dinas Kesehatan

Provinsi.

c. Untuk user di UPK, surat ditembuskan kepada Dinkes Kabupaten/Kota

d. Jumlah maksimum user pada masing-masing Rumah Sakit sebanyak 3 (tiga) orang.


e. Jumlah maksimum user pada masing-masing Dinas Kesehatan Kabupaten dan Kota

sebanyak 2 (dua) orang.

f. Jumlah maksumum user pada masing-masing Dinas Kesehatan Provinsi

Desentralisasi adalah 3 (tiga) orang.

g. Berdasarkan “Surat Permintaan Pembuatan User” yang diterima, Dinkes Propinsi

melakukan verifikasi dan validasi dan mengirimkan “Surat Pengantar Permintaan

Pembuatan User” ke Subdit AIDS&PMS, menggunakan format Lampiran 2.

h. Dinkes Provinsi akan memenuhi Permintaan Pembuatan User selambat-lambatnya

14 hari sejak tanggal Surat diterima atau sesuai dengan tanggal efektif akses yang

diminta . Dinkes Provinsi akan bekerja sama dengan Subdit AIDS&PMS untuk

memenuhi target tersebut.

4. IOMS secara resmi akan digunakan untuk pelaporan Laporan Perawatan Bulanan HIV dan

ART (LPBHA) bulan Juni 2011

5. Alamat web site IOMS adalah http://ioms.depkes.go.id. Akses ke alamat web site ini akan

dibuka tanggal 24 Juni 2011.

6. Alternatif cara pelaporan LPBHA oleh Rumah Sakit (RS) ada tiga cara, yaitu dengan

memasukkan data melalui Web-IOMS, atau dengan mengirimkan melalui email Laporan

dalam format Excel standar, atau mengirimkan Laporan melalui fax.

7. Dianjurkan bahwa RS mengirimkan laporan melalui Web-IOMS. Mekanisme pelaporan

menggunakan format Excel Standar dan fax masih dibuka jika infrastruktur dan sarana

pelaporan belum mendukung.

8. Alur Pelaporan RS dibedakan berdasarkan jenis RS :

a. Rumah Sakit Desentralisasi Didukung Global Fund (GF)

b. Rumah Sakit Non Desentralisasi Didukung GF

c. Rumah Sakit Desentralisasi Tidak Didukung GF

d. Rumah Sakit Non Desentralisasi Tidak Didukung GF

9. Panduan umum pelaporan menggunakan format Excel standar softcopy LPBHA (softcopy

LPBHA) untuk semua Jenis RS :

a. Harus memakai format excel standar SubDit AIDS&PMS yang dapat diupload ke

IOMS (Template LBP HIV dan ART v5.5). Bila RS menggunakan format lain, RS akan

diminta untuk memperbaiki laporannya.

b. Pengiriman sebaiknya selalu menggunakan email standar RS

c. Judul email : LBP HIV dan ART-Kode RS - MMM YYYY

i. Contoh : “LBPHA - RSSNGLH-BA - Agt 2011”

ii. Kode RS adalah kode RS di IOMS, dalam contoh di atas : RSSNGLH-BA adalah

kode untuk RSUP Sanglah, Bali (Kode lengkap per 22 Mei 2011 dapat dilihat

pada Lampiran 3)

iii. MMM menunjukkan bulan yang ditulis dengan tiga huruf yang adalah singkatan

nama bulan. Misalnya Jan, Mar, Jul, Okt.

http://ioms.depkes.go.id/


iv. MMM YYYY merujuk kepada bulan pelaporan, contoh LBPHA - RSSNGLH-BA -

Agt 2011 adalah laporan bulan Agustus 2011 dari RSUP Sanglah Prov Bali

(periode pelaporan 26 Juli – 25 Agustus 2011)

10. Alur Pelaporan untuk Rumah Sakit Non Desentralisasi Didukung GF

a. Pelaporan melalui aplikasi Web-IOMS

i. RS akan langsung mengentry data Laporan Bulanan HIV dan ART (LPBHA) ke

web, sehingga tidak perlu untuk mengirimkan LPBHA melalui email atau fax ke

Subdit AIDS&PMS.

ii. Untuk laporan ke GF, RS harus mengirim file softcopy LPBHA yang didownload

dari IOMS, dan hardcopy (dapat juga berupa scan file dan dikirimkan melalui

email) yang sudah ditandatangani dengan nama jelas dan distempel dengan

Nama Direktur atau Penanggung jawab RS dikirimkan ke GF-SSR (Dinkes

Kabupaten/Kota). Kemudian GF-SSR yang akan mengirimkan hasil rekapitulasi

dan supporting dokumen laporan ke GF-SR (Dinkes Provinsi) untuk diteruskan

ke PR-GF.

b. Pelaporan menggunakan softcopy LPBHA

i. RS harus mengirim softcopy LPBHA melalui email ke Subdit AIDS&PMS

ii. Untuk laporan ke GF, RS harus mengirim softcopy LPBHA dan hardcopy LPBHA

(dapat juga berupa scan file dan dikirimkan melalui email) yang sudah

ditandatangani dengan nama jelas dan distempel dengan Nama Direktur atau

Penanggung jawab RS dikirimkan ke GF-SSR (Dinkes Kabupaten/Kota). Kemudian

GF-SSR yang akan mengirimkan hasil rekapitulasi dan supporting dokumen

laporan ke GF-SR (Dinkes Provinsi) untuk diteruskan ke PR-GF.

iii. Subdit AIDS&PMS akan melakukan upload softcopy LPBHA ke IOMS dan

melakukan evaluasi sesuai dengan prosedur standar yang sudah berjalan saat ini.

iv. Softcopy LPBHA dikirimkan ke email [email protected] &

[email protected]

c. Pelaporan melalui Fax

i. RS dapat mengirimkan hardcopy LPBHA melalui fax ke SubDit AIDS&PMS.

ii. Untuk GF, RS hardcopy LPBHA yang sudah ditandatangani dengan nama jelas

dan distempel dengan Nama Direktur atau Penanggung jawab RS dikirimkan ke

GF-SSR (Dinkes Kabupaten/Kota). Kemudian GF-SSR yang akan mengirimkan

hasil rekapitulasi dan supporting dokumen laporan ke GF-SR (Dinkes Provinsi)

untuk diteruskan ke PR-GF.

d. Pengiriman LPBHA paling lambat adalah tanggal 5 bulan berikutnya, baik

memasukkan data LPBHA melalui Web-IOMS, atau dengan mengirimkan melalui

email LPBHA dalam format Excel standar, atau mengirimkan LPBHA melalui fax.

e. Pengiriman hardcopy LPBHA ke GF paling lambat adalah tangal 10 bulan berikutnya.

mailto:[email protected]


f. Bila data hardcopy LPBHA yang dikirimkan berbeda dengan data softcopy LPBHA

dikirimkan melalui Web IOMS/email, maka RS akan diminta untuk memperbaiki

Laporan tersebut.

11. Alur Pelaporan untuk Rumah Sakit Desentralisasi Didukung GF


i. RS akan langsung mengentry data LPBHA ke web, sehingga tidak perlu untuk

mengirimkan LPBHA melalui email atau fax ke Dinkes Provinsi.

ii. Untuk laporan ke GF, RS harus mengirim file softcopy LPBHA yang didownload

dari IOMS, dan hardcopy LPBHA (dapat juga berupa scan file dan dikirimkan

melalui email) yang sudah ditandatangani dengan nama jelas dan distempel

dengan Nama Direktur atau Penanggung jawab RS dikirimkan ke GF-SSR (Dinkes

Kabupaten/Kota). Kemudian GF-SSR yang akan mengirimkan hasil rekapitulasi

dan supporting dokumen laporan ke GF-SR (Dinkes Provinsi) untuk diteruskan

ke PR-GF.


i. RS harus mengirim softcopy LPBHA melalui email ke Dinkes Provinsi (Pengelola

Program Desentralisasi obat ARV).

ii. Untuk laporan ke GF, RS harus mengirim softcopy LPBHA dan hardcopy LPBHA

(dapat juga berupa scan file dan dikirimkan melalui email) yang sudah

ditandatangani dengan nama jelas dan distempel dengan Nama Direktur atau

Penanggung jawab RS dikirimkan ke GF-SSR (Dinkes Kabupaten/Kota).

Kemudian GF-SSR yang akan mengirimkan hasil rekapitulasi dan supporting

dokumen laporan ke GF-SR (Dinkes Provinsi) untuk diteruskan ke PR-GF.

iii. Dinkes Provinsi akan melakukan upload softcopy LPBHA ke IOMS dan

melakukan evaluasi sesuai dengan prosedur standar Desentralisasi yang sudah

berjalan saat ini.

iv. Softcopy LPBHA dikirimkan ke email yang ditetapkan oleh Dinkes Provinsi dan

GF-SR.

c. Pengiriman LPBHA paling lambat adalah tanggal 1 bulan berikutnya, baik



d. Pengiriman hardcopy LPBHA ke GF paling lambat adalah tangal 10 bulan berikutnya.

e. Bila data hardcopy LPBHA yang dikirimkan berbeda dengan data softcopy LPBHA

dikirimkan melalui Web IOMS/email, maka RS akan diminta untuk memperbaiki

Laporan tersebut.


12. Alur Pelaporan untuk Rumah Sakit Non Desentralisasi Tidak Didukung GF


RS akan langsung mengentry data Laporan Bulanan HIV dan ART (LPBHA) ke web,

sehingga tidak perlu untuk mengirimkan LPBHA melalui email ke Subdit AIDS&PMS.

b. Pelaporan menggunakan file softcopy LPBHA

i. RS harus mengirim softcopy LPBHA melalui email ke Subdit AIDS&PMS

ii. Subdit AIDS&PMS akan melakukan upload softcopy LPBHA ke IOMS dan

melakukan evaluasi sesuai dengan prosedur standar yang sudah berjalan saat ini.

iii. Softcopy LPBHA dikirimkan ke email [email protected]

c. Pelaporan melalui Fax

RS dapat mengirimkan hardcopy LPBHA melalui fax ke SubDit AIDS&PMS.

d. Pengiriman LPBHA paling lambat adalah tanggal 5 bulan berikutnya, baik



13. Alur Pelaporan untuk Rumah Sakit Desentralisasi Tidak Didukung GF


RS akan langsung mengentry data Laporan Bulanan HIV dan ART (LPBHA) ke web,

sehingga tidak perlu untuk mengirimkan LPBHA melalui email ke Dinkes Provinsi.


i. RS harus mengirim file softcopy LPBHA melalui email ke Dinkes Provinsi (Pengelola

Program Desentralisasi obat ARV)

ii. Dinkes Provinsi akan melakukan upload softcopy LPBHA ke IOMS dan melakukan

evaluasi sesuai dengan prosedur standar Desentralisasi yang sudah berjalan saat

ini.

iii. Softcopy LPBHA dikirimkan ke email yang ditetapkan oleh Dinkes Provinsi.

c. Pengiriman LPBHA paling lambat adalah tanggal 5 bulan berikutnya, baik



14. Periode pengiriman laporan dengan format baru dimulai untuk Laporan bulan Juni tahun

2011, yang dimulai pada tanggal 26 Juni 2011.

15. User name dan password akan dikirimkan oleh Tim Admin IOMS Subdit AIDS&PMS sebelum

tanggal 15 Juni 2011, dan hanya diberikan kepada rumah sakit yang aktif mandiri mengirim

LPB HIV dan ART ke Subdit AIDS&PMS atau Dinkes Provinsi Desentralisasi. User name ini

akan langsung dikirimkan ke user yang didaftarkan, dan kemudian oleh Subdit AIDS&PMS


akan disusulkan Surat pemberitahuan resmi ke institusi terkait yang menyatakan bahwa user

dari institusi tersebut sudah aktif dan dapat mengakses aplikasi IOMS.

16. Bila ada pertanyaan atau kesulitan dalam penggunaan IOMS, silahkan menghubungi :

silahkan mengirim email ke [email protected], atau hubungi salah satu contact person

berikut :

e. Dr. Hariadi Wisnu Wardana (+62 811 210 657),

f. Bpk. Eli Winardi (+08151874454),

g. Bpk. Paruntungan Sihombing (+62 0813 2188 3993),

h. Bpk Prasetya Eka Hardianto (+62 811 840 2925)

mailto:[email protected]


Lampiran 1

SURAT PERMINTAAN PEMBUATAN USER APLIKASI IOMS

...................................... 2011

Nomor : ........... Sifat : Penting Lampiran : - Hal : Permintaan Pembuatan User Aplikasi IOMS Jumlah halaman: 2 halaman Dengan Hormat, Saya yang bertanda tangan dibawah ini,

Nama : NIP : Nama Institusi : Jabatan : Pangkat/Golongan :

Mengajukan permintaan agar Subdit AIDS & PMS dapat memberikan username dan password untuk akes ke Aplikasi IOMS kepada nama-nama dibawah ini:

1. Nama : NIP : Instansi : Pangkat/Golongan : Jabatan/Unit kerja : No HP* : Alamat Email* : Tanggal efektif akses :

2. Nama :

NIP : Instansi : Pangkat/Golongan : Jabatan/Unit kerja : No HP* : Alamat Email* : Tanggal efektif akses :

Kepada Yth. Ka. Subdit AIDS &PMS** di Tempat



Demikian surat permintaan ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh rasa tanggung jawab.

Terima kasih.

Pimpinan Institusi

Nama:

NIP/NIK:

*Focal Point Aplikasi IOMS akan mengirimkan Nama User dan Password ke No Hp atau Alamat Email

tertulis.

** untuk surat yang ditujukan kepada Dinkes Propinsi Desentralisasi, ditulis : “Pengelola

Desentralisasi obat ARV, Dinas Kesehatan Propinsi …… (tulis nama Propinsi)


Lampiran 2

SURAT PENGANTAR PERMINTAAN PEMBUATAN USER APLIKASI IOMS

...................................... 2011

Nomor : ........... Sifat : Penting Lampiran : - Hal : Permintaan Pembuatan User Aplikasi IOMS Jumlah halaman: 2 halaman Dengan Hormat, Saya yang bertanda tangan dibawah ini,

Nama : NIP : Nama Institusi : Jabatan : Pangkat/Golongan :

Selaku Pengelola Desentralisasi obat ARV Dinas Kesehatan Propinsi ............., bersama ini mengajukan permintaan agar Subdit AIDS&PMS dapat dapat memberikan username dan password untuk akes ke Aplikasi IOMS kepada nama-nama dibawah ini **:


2. Nama :

NIP : Instansi : Pangkat/Golongan : Jabatan/Unit kerja : No HP* : Alamat Email* : Tanggal efektif akses :

Kepada Yth. Ka. Subdit AIDS &PMS** di Tempat



Demikian surat permintaan ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh rasa tanggung jawab.

Terima kasih.

Pimpinan Institusi

Nama:

NIP/NIK:

*Focal Point Aplikasi IOMS akan mengirimkan Nama User dan Password ke No Hp atau Alamat Email

tertulis.

** Daftar dapat ditambahkan sesuai kebutuhan


Lampiran 3

Kode RS di IOMS sampai tanggal 25 Mei 2011

panduan penggunaan ioms untuk rs dan dinkes

Documents