PENGETAHUAN DASAR PENGETAHUAN DASAR KEPROTOKOLAN KEPROTOKOLAN

DAN DAN TATA CARA PENYUSUNAN TATA CARA PENYUSUNAN

ACARAACARA

PROTOKOLPROTOKOLDefinisi menurut Encyclopedia Britanica ialah: Definisi menurut Encyclopedia Britanica ialah: “ tata cara / tata krama dalam hubungan antar “ tata cara / tata krama dalam hubungan antar

negara dengan memperhatikan pangkat – negara dengan memperhatikan pangkat – kedududkan – titel yang resmi”.kedududkan – titel yang resmi”.

Definisi lain:“kumpulan peraturan dalam Definisi lain:“kumpulan peraturan dalam upacara yang dituruti dalam semua pergaulan upacara yang dituruti dalam semua pergaulan

internasional oleh (kapala negara, kepala internasional oleh (kapala negara, kepala pemerintahan, para menteri, dan diplomat) pemerintahan, para menteri, dan diplomat) baik secara tertulis maupun tidak tertulis.baik secara tertulis maupun tidak tertulis.

PROTOKOL PROTOKOL Menurut UU No. 8/87 adalah Menurut UU No. 8/87 adalah

serangkaian aturan dalam kenegaraan serangkaian aturan dalam kenegaraan atau acara resmi yangmeliputi aturan atau acara resmi yangmeliputi aturan

mengenai:mengenai:- tata tempat- tata tempat

- tata upacara- tata upacara- tata penghormatan- tata penghormatan

kepasa seseorang sesuai dengan kepasa seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam jabatan atau kedudukannya dalam

negara, pemerintahan atau negara, pemerintahan atau masyarakat.masyarakat.

DALAM PRAKTEK SEHARI-HARIDALAM PRAKTEK SEHARI-HARI

Protokol adalah petugas yang mengatur Protokol adalah petugas yang mengatur pelaksanaan jalannya upacarapelaksanaan jalannya upacara

Protokoler adalah serangkaian aturan Protokoler adalah serangkaian aturan yang telah ditetapkan oleh protokol yang telah ditetapkan oleh protokol menurut aturan yang baku atau menurut aturan yang baku atau kelaziman.kelaziman.

KEPROTOKOLAN MELIPUTI 3 HAL:KEPROTOKOLAN MELIPUTI 3 HAL:

1.1. Tata cara sebagaimana yang terdapat Tata cara sebagaimana yang terdapat dalam upacara resmi kenegaraan, dalam upacara resmi kenegaraan, penandatanganan perjanjian, dan penandatanganan perjanjian, dan konferensi internasional. konferensi internasional. (Tata Upacara)(Tata Upacara)

2.2. Tata krama dalam menempatkan, Tata krama dalam menempatkan, menyebut, memperlakukan seseorang menyebut, memperlakukan seseorang sesuai dengan kedudukannya. sesuai dengan kedudukannya. (Tata (Tata Kehormatan)Kehormatan)

3.3. Mengatur pengaturan tempat duduk dan Mengatur pengaturan tempat duduk dan urutan dalam upacata kenegaraan dalam urutan dalam upacata kenegaraan dalam jamuan makan dan lain-lain. jamuan makan dan lain-lain. (Tata Tempat)(Tata Tempat)

RUANG LINGKUP PROTOKOLRUANG LINGKUP PROTOKOL

1. Penerimaan Tamu1. Penerimaan Tamu

2. Kunjungan Tamu2. Kunjungan Tamu

3. Perjalanan ke daerah / luarnegeri3. Perjalanan ke daerah / luarnegeri

4. Pengaturan Rapat / Sidang4. Pengaturan Rapat / Sidang

5. Penyelenggaraan Resepsi / Sidang5. Penyelenggaraan Resepsi / Sidang

6. Penyelenggaraan Upacara6. Penyelenggaraan Upacara

7. Pernyataan Selamat (congratulation) 7. Pernyataan Selamat (congratulation) atau bela sungkawa (condolence)atau bela sungkawa (condolence)

HUBUNGAN PA/MC DENGAN PROTOKOL

PERBEDAAN PROTOKOL DAN PA/MCTugas Protokol adalah mengatur acara.Tanggung jawab Protokol membawahi:- PA/MC- Dokumentasi- Konsumsi- Upacara- Penerimaan tamu- Hiburan- Perlengkapan- Dekorasi- Keamanan, dllTugas PA/MC adalah membawakan acara.

TUGAS UMUM PROTOKOL MELIPUTI 5 BIDANG

1. TATA RUANG

2. TATA TEMPAT

3. TATA UPACARA

4. TATA BUSANA

5. TATA WARKAT

TATA RUANGTATA RUANGPengaturan ruangan (classroom, teater, Pengaturan ruangan (classroom, teater,

conference, dsb).conference, dsb).Lambang negara, bendera, gambar Lambang negara, bendera, gambar

Presiden dan Wakil Presiden.Presiden dan Wakil Presiden.Meja, kursi, dan podium.Meja, kursi, dan podium.Tata cahaya.Tata cahaya.Tata suara.Tata suara.Dekorasi.Dekorasi.Perlengkapan upacara (sirine, gong, Perlengkapan upacara (sirine, gong,

prasasti, dll).prasasti, dll).

TATA TEMPATTATA TEMPAT Adalah norma yang berlaku dalamhal Adalah norma yang berlaku dalamhal

tata tempat duduk para pejabat yang tata tempat duduk para pejabat yang didasarkan atas kedudukannya dalam didasarkan atas kedudukannya dalam ketatanegaraan, kedudukan administratif ketatanegaraan, kedudukan administratif / struktural dan kedudukan sosialnya./ struktural dan kedudukan sosialnya.

Tata tempat duduk.Tata tempat duduk.

Tata urutan memasuki kendaraan.Tata urutan memasuki kendaraan.

Tata urutankedatangan dan kepergian / Tata urutankedatangan dan kepergian / pulang.pulang.

TATA UPACARATATA UPACARAAdalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaiamana acara Adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaiamana acara

harus dilaksanakan sesuai jenis aktivitasnya. Yang harus dilaksanakan sesuai jenis aktivitasnya. Yang perlu diperhatikan adalah:perlu diperhatikan adalah:jenis kegiatanjenis kegiatanbahasa pengantarbahasa pengantarmateri aktivitasmateri aktivitasmenyusun acara dengan urutan yang benarmenyusun acara dengan urutan yang benarmenyiapkan personil yang terlibat dalam suatu menyiapkan personil yang terlibat dalam suatu acaraacaramenetapkan urutan dan menghubungi yang akan menetapkan urutan dan menghubungi yang akan memberikan sanbutan sesuai jenjang jabatannya, memberikan sanbutan sesuai jenjang jabatannya, pejabat tertinggi memberikan sambutan terakhir.pejabat tertinggi memberikan sambutan terakhir.

TATA BUSANATATA BUSANAMenetapkan pakaian Menetapkan pakaian yang harus dikenakan yang harus dikenakan pada suatu kegiatan pada suatu kegiatan protokoler baik oleh protokoler baik oleh

para pejabat / para pejabat / undangan maupun undangan maupun petugas pelaksana petugas pelaksana

kegiatan.kegiatan.

TATA TATA WARKATWARKAT

Penataan administrasi surat Penataan administrasi surat menyurat dan undangan yang menyurat dan undangan yang

berkaitan langsung dengan acara berkaitan langsung dengan acara yang dilaksanakan.yang dilaksanakan.

CARA MENGATUR / MENETAPKAN TEMPAT DUDUK TAMU / PEJABAT VIP

1. Menetapkan jumlah tamu / pejabat VIP

2. Menentukan ranking tamu / VIP dari yg tertinggi sampai terendah dan memberi nomor urut (1,2,3, dst)

3. Menetapkan tempat duduk sesuai rumus / atauran yang berlaku yaitu orang paling utama mempunyai urutan / nomor pertama, dst.

TATA URUTAN MEMASUKIKENDARAAN

A. Pesawat Udara: seorang yg paling utama masuk pesawat paling akhir. Saat turun mendahului / turun pertama.

B. Kapal Laut: orang paling utama naik dulu, saat turun paling dahulu pula.

C. Kereta Api/Mobil: orang paling utama baik saat naik ataupun saatturun mendahului / terlebih dulu.

D. Orang yang utama duduk di tempat sebelah kanan, sedangkan berikutnya di sebelah kirinya.

TATA URUTANKEDATANGAN DANKEPERGIAN / PULANG

Pedoman umum yg berlaku dan perlu diingat adalah: dalam peristiwa resmi, orang yang paling utama beserta rombongan selalu d atang paling akhir, dan apabila akan meinggalkan ruangan paling dahulu. Oleh karena itu perlu disediakan ruang transit atau ruang tunggu sebelum acara siap dimulai.

TATA URUTAN MEMBERIKAN SAMBUTAN

Urutan dalam memberikan sambutan dalam acara resmi adalah dimulai dari

yang terendah tingkat kedudukan / jabatannya dan yang terakhir yang

tertinggi / paling utama.

JAJAR KEHORMATAN1. Orang yg paling dihormati harus datang dr arah

sebelah kanan dr pejabat yg menyambut.

2. Apabila orang yg paling dihormati adalah yg menyambut tamu, maka tamu akan datang dr sebelah kiri.

3. Tata urutan dlm jajar kehormatan untuk penerimaan yaitu orang yang paling utama adalah yg menjabat tangan / menyambut pertama kali dan seterusnya sesuai dgn urutannya.

4. Tata urutan dlm jajar kehormatan untuk pelepasan yaitu orang yg paling utama adalah yg menjabat tangan / melepas paling akhir.

LAMBANG-LAMBANG KEHORMATAN NEGARA

1. BENDERA MERAH PUTIH (PP. No. 40. Tahun 1958).

2. GAMBAR BURUNG GARUDA (PP. No. 66 Tahun 1951).

3. LAGU INDONESIA RAYA (PP. No. 44 Tahun 1958).

BENDERA MERAH PUTIH

Ukuran panjang dibanding lebar = 3:2 (30:20, 80:60, dst)

Tinggi tiang= 5,5 panjang bendera Tinggi maksimum= 17 meter Waktu pemasangan sejak

matahari terbit sampai dengan matahari terbenam (pukul 06.00 - 18.00 WIB)

GAMBAR BURUNG GARUDA Dipasang di gedung pemerintah. Untuk keperluan pembuatan paspor,

lembaran negara, stempel presiden dan wakilpresiden, menteri, ketua DPR, lembaga tinggi negara, kepala daerah, notaris, dll.

Mata uang. Meterai. Ijazah. Lencana delegasi negara. Barang-barang milik negara; Dll.

LAGU INDONESIA RAYADiperdengarkan atau dinyanyikan untuk:

Menghormati kepala negara dan wakil kepala negara.

Mengiringi pengibaran Bendera Merah Putih dan pada saat upacara.

Untuk menghormati tamu kepala negara asing.

Sebagai pernyataan perasaan nasional. Dalam rangkaian pendidikan dan

pengajaran.

ETIKETETIKET

Adalah peraturan pergaulan Adalah peraturan pergaulan antara seseorang dengan yang antara seseorang dengan yang lain dalam masyarakat. lain dalam masyarakat. Dalam bahasa sehari-hari secara Dalam bahasa sehari-hari secara sederhana etiket diartikan sederhana etiket diartikan sebagai ‘budi bahasa’ atau ’tata sebagai ‘budi bahasa’ atau ’tata cara / tata krama’cara / tata krama’

BEDA ANTARA PROTOKOL DAN ETIKET

Protokoler digunakan antar negara dan kalangan resmi.

Etiket digunakan di dalam masyarakat itu sendiri, yang mengatur hubungan antara sesama anggotanya.

PERSAMAAN PROTOKOL DAN ETIKET

1. Untuk menghormati sesamanya.2. Untuk menempatkan seseorang sesuai

dengan pangkat dan kedudukannya.3. Untuk lancarnya hubungan sosial.

Kudua-duanya membawa sangsi:Protokoler: mengurangi kewibawaan dan

kepercayaanEtiket: sangsi sosial

HUBUNGAN MC/PA DENGAN BAGIAN LAIN

Upacara/ Acara (kenegaraan, resmi, tidak resmi, semi resmi)Undangan (siapa yang hadir)Tempat Upacara (di dalam, di luar ruangan)Perlengkapan (peralatan yang digunakan:gong, mimbar, dll)Konsumsi (makanan yang disediakan, tempat dan waktu penyajiannya)

MACAM-MACAM ACARA1. ACARA RESMI/KEDINASANHari NasionalPelantikan pejabat, pengurus organisasiSerah Terima Jabatan, gedung, dsbPembukaan /penutupan raker, rapim, dllHUT Organisasi, Dies Natalis, dsb2. ACARA KEAGAMAAN3. ACARA KELUARGA, perkawinan, khitanan,

syukuran, dsb4. ACARA HIBURAN, Seni Tari, Drama, Pentas Musik, dsb

PEMBAGIAN LAINACARA FORMAL- Acara kenegaraan- Koferensi nasional/internasional- Rapat Umum Pemegang Saham- Presentasi bisnis atau presentasi ilmiah- Simposium atau seminar ilmiah- Upacara pengantin dengan urutan yang bakuACARA SEMI FORMAL- Pertunangan- Sosial gathering (Dharma Wanita, Rotary Club, dll)- Business DinnerACARA INFORMAL- Pesta Ulang Tahun- Cocktail party, Music Show, Garden Party, dll

Contoh acara: UPACARA PELANTIKAN

Pembukaan.Laporan Panitia Penyelenggara (bila ada).Pembacaan Surat Keputusan.Pelantikan.Penandatanganan Berita Acara Serah TerimaPenyerahan memori.Penyerahan Piagam Penghargaan (bila ada).Sambutan.Pembacaan Doa.Penutup (upacara resmi selesai).Ramah Tamah.

Contoh acara: UPACARA PERINGATAN HARI NASIONAL DI LAPANGAN

Inspektur Upacara tiba di lapangan upacara.Penghormatan pasukan.Laporan Komandan Upacara.Pemeriksaan barisan peserta upacara (bila ada).Pengibaran Bendera Merah Putih diiringi Lagu Indonesia Raya.Mengheningkan Cipta.Pembacaan Teks Proklamasi (untuk peringatan Proklamasi).Pembacaan Teks Pancasila.Pembacaan Teks UUD 1945.Myanyian lagu-lagu Maes Perjuangan.Sambutan Inspektur Upacara.Pembacaan Doa.Myanyian Lagu Syukur (bila ada).Laporan Komandan Upacara.Penghormatan pasukan.Inspektur Upacara meninggalkan Lapangan Upacara.Upacara selesai.Barisan dibubarkan.

Contoh acara: UPACARA PERINGATAN HARI NASIONAL

DI RUANGANPembukaan.Menyanyikan Lagu Indonesia Raya.Mengheningkan Cipta.Pembacaan Teks Proklamasi (untuk peringatan Proklamasi).Pembacaan Teks Pancasila.Pembacaan Teks UUD 1945.Sambutan-sambutan.Pembacaan Doa.Hiburan/tamah tamah.Penutup.

Contoh acara: UPACARA PEMBUKAAM KONGGRES

Pembukaan.

Laporan Panitia Penyelenggara.

Sambutan-sambutan.

Pidato pembukaan resmi konggres dengan ditandai . . . .

Ramah – tamah.

Penutup.

Contoh acara: UPACARA PERESMIAN PROYEK

BENDUNGAN

Pembukaan.Laporan Pemimpin Proyek.Sambutan Gubernur.Sambutan Menteri PU.Amanat Presiden RI.Peresmian Penggunaan wasuk oleh Bapak Presiden dengan pembukaan selubung / pemukulan gong.Penandatanganan naskah serah terima pemanfaatan bendungan dari Menteri PU kepada Gubernur.Penyerahan aneka bibit oleh Prsiden. Ramah Tamah.Peninjauan Bendungan.Penutup.

Contoh acara:

PAMIT KENAL PEJABAT

Pembukaan.Prakata dari Ketua Panitia.Sambutan-sambutan. - Kata Pamit dari pejabat lama - Kata kenal dari pejabat baruPenyampaian kenang-kenangan kepada pejabat yang lama dari pejabat yang baru atas nama seluruh anggota.Ramah Tamah / Hiburan.Penutup.

ACARA HIBURAN

Di sini PA/MC tidak terikat dengan susunan acara yang formal sifatnya. Sususnan acara tersusun

dengan pertimbangan-pertimbangan yang disesuaikan dengan situasi kondisi dan topik

yang akan dibawakan.

Namum dituntut adanya inisiatif dan kreatifitas PA/MCuntuk mengembangkan acara yang akan

disampaikan sehingga terjalin suasana yang akrab dengan hadirin, gembira, meriah, dan berjalan

lancar serta mengesankan tetapi terarah.

Selamat bekerja dan berprestasi