BAGIAN TATA USAHA PIMPINAN PUSAT KOMUNIKASI PUBLIK

MALIKI MOERSID

oleh

Diberikan dalam rangka kegiatan Bandung, 16 November 2009

Bimbingan Teknis Keprotokolan 2009

Melaksanakan tugas-tugas pelayanan komunikasi dan informasi publik (kehumasan), serta penyelenggaraan urusan tata usaha dan protokoler pimpinan Departemen.

Juru bicara untuk penyampaian kebijakan, strategi dan program departemen. Pelaksanaan urusan tata usaha dan protokoler pimpinan Departemen. Perumusan program kehumasan dan informasi publik, koordinasi humas internal dan penyelenggaraan tata usaha. Pelayanan informasi keluar seperti media massa cetak dan elektronik, serta masyarakat luas dalam berbagai bentuk penyajian tulisan, tayangan, talk show, dan laporan penyelenggaraan pembangunan bidang PU.

Pelaksanaan publikasi Departemen melalui berbagai media, seperti website, pameran, iklan layanan masyarakat, majalah, booklet, dan berbagai produk kolateral lainnya, serta pendokumentasian kegiatan dan produk Departemen. Penyiapan pelaporan pimpinan untuk sidang kabinet, rapat koordinasi menteri koordinasi, rapat kerja bersama lembaga legislatif, dan sidang/rapat kerja dengan lembaga-lembaga lain yang melibatkan Departemen.

Melakukan urusan pengaturan pelayanan dan penerimaan tamu serta penyiapan tata upacara dan tata protokol, penyiapan acara penerimaan dan kunjungan kerja resmi, dan penyiapan rapat dan sidang

Konvensi Wina tanggal 18 April 1961 tentang Hubungan Diplomatik UU 8/1987 tentang Protokol UU 24/1999 tentang Perjanjian Internasional UU 37/1999 tentang Hubungan Luar Negeri UU 32 dan 33/2004 tentang Otonomi Daerah

Asas resiprositas (timbal balik) Adat istiadat Intuisi

Kumpulan tata cara pengaturan acara resmi Tata tertib/sopan santun di dalam pergaulan internasional Pedoman tata cara pergaulan

Sbg.ILMU: protokol melaksanakan fungsi-fungsi manajemen (merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan mengawasi) Sbg.SENI: pada kasus-kasus tertentu dapat mengedepankan aspek intuisi, memungkinkan fleksibilitas dalam pelaksanaan kegiatan.

KEPROTOKOLAN: norma, aturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam bernegara, berbangsa, pemerintahan dan bermasyarakat.PROTOKOL: serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi, yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan, sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang, sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintah dan masyarakat.

PROTOKOLER: hal-hal yang berkaitan dengan protokol, a.l., perlakuan atau hak yang diberikan kepada seseorang atau mendapatkan penghormatan sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintah atau masyarakat. TATA PENGHORMATAN: aturan untuk melaksanakan pemberian penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah dan Tokoh Masyarakat Tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi

Aturan tertulis mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan. Petugas yang berkaitan dengan acara atau upacara. Penghormatan seseorang didasarkan pada jabatan/kedudukan dalam negara, pemerintah dan masyarakat.

- Disiplin - Bekerja dalam team work - Mengerti tujuan suatu acara - Menghayati dan menguasai bidang tugasnya - Memiliki wawasan - Percaya diri - Sopan - Cekatan - Tegas - Komunikatif

Dalam pelayanan pimpinan, waktu banyak tersita untuk menyelesaikan masalah-masalah kantor yang harus dihadapi, khususnya dalam berkomunikasi dengan beraneka macam perangai manusia, sehingga perlu untuk mengatasinya dengan caracara bergaul yang memadai. Dalam pelayanan pimpinan harus mampu bersikap wajar, sopan dan simpatik.

NO1.

Sering tidak masuk kerja sehingga mengganggu serta menghambat aktivitas pekerjaan. 2. Sering datang terlambat dan pualng lebih awal. 3. Sering menggunakan telepon kantor untuk urusan pribadi. 4. Meninggalkan tempat ketika atasan tidak ada. 5. Menunda pekerjaan yang seharusnya dapat diselesaikan. 6. Kurang hemat dan boros menggunakan ATK. 7. Malas/segan merawat mesin-mesin kantor yang dipercayakan kepadanya.

NO

MENGHADAP ATASAN:1.2. 3.

4.

Mengetuk pintu lebih dulu Duduk setelah dipersilakan Tidak meletakkan tangan atau barang milik pribadi di atas meja. Menutup pintu kembali seperti keadaan semula.Sewaktu sedang duduk, bila didatangi atasan/orang yang lebih tinggi kedudukannya/mereka yang kita hormati, sebaiknya kita berdiri atau mempersilakan duduk. Bila berdiri, tidak berkacak pinggang, memasukan tangan dalam saku, bersilang tangan atau bersandar.

DUDUK dan BERDIRI:1.

2.

BERBICARA:1.2. 3.

Mata memandang ke arah wajah keseluruhan, tidak menatap mata terus-menerus. Tidak menggunakan topi atau kacamata hitam. Tidak sambil mengunyah makanan.

TEGUR SAPA:1.

2.

Tidak melambaikan tangan kepada atasan, sekalipun beliau melambaikan tangannya. Cukup mengangguk. Selalu mengucapkan salam bila bertemu atau akan berpisah.

SURAT DINAS:1. 2. 3. 4.5.

Harus ada tanda tangan. Stempel tidak sepenuhnya menutup tanda tangan. Kata BAPAK, IBU, SAUDARA tidak boleh disingkat. Bila sudah ada jabatan/gelar, tidak perlu memakai kata BAPAK/IBU/SAUDARA. Dibedakan antara DENGAN INI dan BERSAMA INI.Dikirim satu minggu sebelumnya. Pakaian Konfirmasi kehadiran: RSVP (repondez sil vous plait), regrets only (bila berhalangan mohon menghubungi)

SURAT UNDANGAN:1. 2. 3.

Terima Kasih dan SELAMAT BERTUGAS