12

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Pengendalian Intern

Perusahaan yang baik harus memiliki sistem pengendalian intern yang baik,

yang sangat berperan penting dalam terciptanya suatu sistem akuntansi di dalam

perusahaan. Karena sistem pengendalian intern dituntut untuk dapat memberikan

wewenang dan tanggung jawab dalam suatu perusahaan. Pihak yang diberikan

wewenang dan tanggung jawab ini dapat melaksanakan tugasnya dengan baik agar

dapat memperkecil kemungkinan adanya suatu kesalahan di dalam operasi

perusahaan yang dapat berakibat merugikan perusahaan

Sistem pengendalian intern sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan tujuannya

adalah untuk mengawasi dan mengendalikan seluruh aktivitas perusahaan sehingga

perusahaan tersebut dapat tumbuh dan berkembang kearah yang dikehendaki oleh

pimpinan. Dalam mengelola suatu perusahaan, melaksanakan suatu pengendalian

merupakan hal yang rumit, karenanya diperlukan suatu alat yang dapat membantu

pimpinan perusahaan untuk dapat mencapai atau mempertahankan suatu keadaan atau

kondisi yang diinginkan.

Kebutuhan akan suatu sistem pengendalian intern bagi perusahaan, selain

bertujuan untuk mengamankan harta perusahaan, juga dapat memberikan keyakinan

pada pimpinan bahwa apa yang dilaporkan oleh bawahannya itu adalah benar dan

keandalan data akuntansinya dapat dipercaya.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

13

2.1.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Pengertian sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001:165), yaitu :

“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”

Gelinas, et al. mengemukakan bahwa “internal control is a system of integrated

element-people, structure, process and proceduracting in concert to provide

reasonable assurance that an organization achieves its business process goals”.

(2005:237)

Selain itu, menurut Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) dalam Standar

Profesional Akuntan Publik (SPAP) yang dimaksud dengan pengendalian intern

adalah:

“Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: 1. Keandalan laporan keuangan 2. Efektifitas dan efisiensi operasi 3. Kepatuhan terhadap hukum dan perturan yang berlaku.”

(IAI, 2001:319)

Pengendalian Internal menurut Alvin A. Arens dan James K. Loebecke dalam

bukunya Auditing An Intergreted Appoach (2000 : 315) adalah sebagai berikut:

“Internal control is a process designed to provide reasonable insurancethe achievement of management’s objectives in the following categories: - Reliability of financial reporting - Effetiveness and efficiency of operations - Compliance with applicable laws and regulation.”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

14

Menurut Krismiaji (2002:218) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi

mengatakan bahwa “Pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metoda yang

digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang

akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya

kebijakan manajemen”.

Dari penjelasan-penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem

pengendalian intern merupakan sarana bagi manajemen untuk mengkoordinasi dan

mengendalikan setiap aktivitas perusahaan. Sistem pengendalian intern juga bertujuan

untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data

akuntansi, mendorong efisiensi serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

2.1.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Tujuan pengendalian intern menurut Gelinas dan Sutton (2002:226)

dikelompokkan menjadi kegiatan pengendalian untuk sistem operasi dan sistem

informasi.

Tujuan pengendalian untuk sistem operasi adalah sebagai berikut:

1. Menjamin tercapainya efektivitas operasi.

2. Menjamin tercapainya efisiensi sumber daya manusia.

3. Menjamin keamanan kekayaan atau harta perusahaan.

Dan tujuan pengendalian untuk sistem informasi adalah sebagai berikut :

1. Menjamin validitas input.

2. Menjamin kelengkapan input.

3. Menjamin keakurasian input.

4. Menjamin kelengkapan pemutakhiran.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

15

5. Menjamin keakurasian pemutakhiran.

Sedangkan tujuan sistem pengendalian intern menurut Zaki Baridwan (2000:13)

adalah sebagai berikut :

1. Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi 2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi 3. Memajukan efisiensi dalam operasi 4. Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah diterapkan lebih dahulu. Menurut Mulyadi (2001:164) tujuan pokok dari sistem pengendalian intern

adalah sebagai berikut:

1. Menjaga kekayaan organisasi

Apabila tidak dilindungi dengan pengendalian intern, kekayaan fisik

perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan atau dirusak tanpa sengaja. Demikian

pula halnya dengan kekayaan nonfisik seperti aktivitas usaha, dokumen-

dokumen penting dan catatan kegiatan perusahaan.

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

Agar dapat menyelenggarakan usahanya dengan baik, manajemen harus

mempunyai informasi akurat. Berbagai informasi yang penting untuk

mengambil keputusan.

3. Mendorong efisiensi

Pengendalian intern dalam suatu perusahaan dimaksudkan untuk

menghindarkan pengulangan kerja yang tidak perlu dan pemborosan dalam

seluruh aspek usaha, serta mencegah penggunaan sumber daya yang tidak

terkendali.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

16

4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

Manajemen membuat berbagai materi dan prosedur untuk mencapai tujuan

perusahaan. Struktur pengendalian intern yang dimaksud untuk memastikan

bahwa segala peraturan dan prosedur ini ditaati oleh personel perusahaan.

Point 1 dan 2 adalah tujuan pengendalian intern akuntansi, sedangkan point 3

dan 4 adalah tujuan pengendalian intern administatif.

Dari beberapa tujuan sistem pengendalian intern tersebut dapat penulis

simpulkan bahwa dengan adanya tujuan sistem pengendalian intern dapat membantu

perusahaan agar dapat terhindar dari praktik yang tidak sehat dalam perusahaan,

menjaga kekayaan serta dapat memajukan efisiensi dalam perusahaan.

2.1.3 Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern

Pengendalian internal terdiri atas beberapa unsur-unsur, namun hendaknya tetap

diingat bahwa unsur-unsur tersebut saling berhubungan dalam suatu sistem.

Gelinas dan Sutton (2002:230) dalam bukunya Accounting Information System

menyatakan bahwa unsur-unsur pengendalian intern adalah sebagai berikut:

1. Control Environment (Lingkungan pengendalian)

Lingkungan pengendalian adalah faktor baik maupun intern maupun eksternal

yang dapat mempengaruhi kuat atau lemahnya suatu pengendalian intern.

2. Pervasive Control (Pengendalian pervasif)

Menetapkan tujuan dan proses pengendalian yang kemudian diterapkan ke

dalam setiap proses sistem informasi akuntansi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

17

3. Application Control (Pengendalian aplikasi)

Pengendalian aplikasi adalah pengendalian yang diterapkan pada proses-proses

tertentu.

Menurut Committee of Sponsoring Organizations of the Tradeway/COSO

(Baidaie, 2005 : 45-47) yang meliputi unsur-unsur pokok pengendalian intern adalah:

1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment), suasana organisasi yang

mempengaruhi kesadaran penguasaan (control consciousness) dari seluruh

pegawainya. Lingkungan pengendalian ini merupakan dasar dari komponen lain

karena menyangkut kedisiplinan dan struktur.

2. Penilaian Resiko (Risk Assestment), adalah proses mengidentifikasi dan

menilai/mengukur resiko-resiko yang dihadapi dalam mencapai tujuan. Setelah

teridentifikasi, manajemen harus menentukan bagaimana mengelola/

mengendalikannya.

3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities), adalah kebijakan dan prosedur yang

harus ditetapkan untuk meyakinkan manajemen bahwa semua arahan telah

dilaksanakan. Aktivitas pengendalian ini diterapkan pada semua tingkat organisasi

dan pengolahan data.

4. Informasi dan komunikasi (Information and Communication), dua elemen yang

dapat membantu manajemen melaksanakan tanggung jawabnya. Manajemen harus

membangun sistem informasi yang efektif dan tepat waktu. Hal tersebut antara lain

menyangkut sistem akuntansi yang terdiri dari cara-cara dan perekaman (records)

guna mengidentifikasi, menggabungkan, menganalisa, mengelompokkan, mencatat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

18

dan melaporkan transaksi yang timbul serta dalam rangka membuat pertanggung

jawaban (akuntabilitas) asset dan utang-utang perusahaan

5. Pemantauan (Monitoring), suatu proses penilaian sepanjang waktu atas kualitas

pelaksanaan pengendalian internal dan dilakukan perbaikan jika dianggap perlu

Sedangkan unsur pokok sistem pengendalian intern menurut Mulyadi

(2001:164) adalah :

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tugas

dan tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk

melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab

fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut:

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi

akuntansi.

b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk

melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan

yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi

harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas

terlaksananya setiap transaksi. Oleh karena itu, dalam oraganisasi harus dibuat

sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya

setiap transaksi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang

direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat

ketelitian dan keandalannya yang tinggi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

19

3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap organisasi.

Cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan

praktik yang sehat adalah :

a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus

bertanggung jawab oleh orang yang berwenang.

b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit) terhadap kegiatan-kegiatan

pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya

sesuai dengan aturan yang telah diterapkan.

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh

satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang

atau unit organisasi lain.

d. Perputaran jabatan (job rotation) yang diadakan secara rutin akan dapat

menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga

persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.

e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak, sehingga

seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan,

diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk

sementara tersebut.

f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.

Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan

keandalan catatan akuntansinya.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

20

g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas

unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain, sehingga kekayaan

perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi akan terjamin

ketelitian dan keandalannya.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab.

Jika suatu perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur

pengendalian intern yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum, dan

perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang

dapat diandalkan.

2.1.4 Keterbatasan Pengendalian Internal

Keterbatasan yang terdapat dalam pengendalian internal dapat mengakibatkan

tujuan dari pengendalian internal tidak akan tercapai. Keterbatasan-keterbatasan

tersebut menurut Mulyadi (2001 : 181) adalah:

1. Kesalahan dalam pertimbangan

Kesalahan dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau

dalam melaksanakan tugas rutin yang biasanya dilakukan oleh manajemen atau

personel lain. Kesalahan ini dapat disebabkan oleh tidak memadainya informasi

yang diterima, keterbatasan waktu, dan tekanan lain.

2. Gangguan

Adanya kekeliruan dalam memahami perintah, terjadinya kesalahan karena

kelalaian dan perubahan yang bersifat sementara atau permanent dalam personil

atau dalam sistem dan prosedur yang diterapkan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

21

3. Kolusi

Kerja sama antara pihak-pihak yang terkait, yang mana seharusnya antara

pihak-pihak tersebut saling mengawasi, tetapi malah saling bekerja sama untuk

menutupi kesalahan-kesalahan yang dibuat baik secara sengaja maupun tidak

sengaja.

4. Pengabaian oleh manajemen

Manajemen mengabaikan kebijakan dan prosedur yang telah diterapkan semata-

mata untuk kepentingan pribadinya sehingga pengendalian internal tidak

berfungsi secara baik.

5. Biaya lawan manfaat

Biaya yang telah dikeluarkan untuk penerapan pengendalian internal tidak

boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari adanya penerapan pengendalian

internal tersebut.

2.2 Pengeluaran Kas

Kas merupakan harta perusahaan yang penting dan paling likuid bila

dibandingkan dengan aktiva lainnya. Transaksi seputar kegiatan kas merupakan salah

satu titik pusat dari berbagai transaksi sehari-hari di dalam perusahaan khususnya

transaksi pegeluaran kas. Oleh karena itu perusahaan harus menetapkan suatu

prosedur sistem pengeluaran kas yang jelas untuk menghindari penyalahgunaan

pengeluaran kas.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

22

2.2.1 Pengertian Kas

Pengertian kas yang terdapat dalam Sahrul dan Nizar (2000:142) adalah

sebagai berikut :

“Kas adalah uang tunai, dimana suluruh aktiva yang likuid dapat direduksi.

Atau alat pertukaran yang dapat diterima bank untuk disimpan seperti koin, uang

kertas, uang lainnya, cek, sertifikat, cek kasir, dan uang deposito.”

Sedangkan pengertian kas menurut Soemarso (2004;296), yaitu: “Kas adalah

segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan

segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.”

Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kas merupakan seluruh

aktiva likuid baik yang berbentuk uang atau bukan uang yang dapat digunakan

sebagai alat tukar yang dapat diterima bank dan dapat tersedia dengan segera sebagai

alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.

2.2.2 Pengertian Pengeluaran Kas

Didalam perusahaan, pengeluaran kas merupakan suatu transaksi yang sering

terjadi. Dana-dana yang dikeluarkan oleh perusahaan misalnya digunakan untuk biya

pemeliharaan, biaya pegawai dan pengeluaran lainnya. Di bawah ini pengertian

pengeluaran kas menurut ahli, diantaranya:

Menurut Soemarso S.R dalam bukunya yang berjudul “Akuntansi Suatu

Pengantar” menyatakan bahwa :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

23

“Pengeluaran kas adalah suatu transaksi yang menimbulkan berkurangnya saldo

kas dan bank milik perusahaan yang diakibatkan adanya pembelian tunai,

pembayaran utang maupun hasil transaksi yang menyebabkan berkurangnya kas.”

(Soemarso 2004 ; 299 )

Sedangkan pengertian pengeluaran kas menurut La Midjan dan Azhar Sutanto

(2001:319) menyatakan bahwa “Pengeluaran kas merupakan serangkaian aktivitas

bisnis dan kegiatan pengeluaran yang berhubungan dengan pembelian dan

pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli.”

Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengeluaran kas adalah

transaksi-transaksi yang mengakibatkan berkurangnya saldo-saldo kas tunai, dan atau

rekening bank milik perusahaan baik yang berasal dari pembelian tunai, pembayaran

utang, pengeluaran transfer maupun pengeluaran-pengeluaran lainnya. Pengeluaran

kas dapat berupa uang logam, cek atau wesel pos, uang yang dikeluarkan melalui

bank atau langsung dari piutang.

2.2.3 Prosedur Pengeluaran Kas

Seperti halnya penerimaan uang, prosedur pengeluaran uang dalam suatu

perusahaan perlu dirancang sedemikian rupa sehingga hanya pengeluaran-

pengeluaran yang telah disetujui dan betul-betul untuk kegiatan perusahaan saja yang

dicatat dalam pembukuan perusahaan.

Menurut Mulyadi (2001:509), ada dua prosedur pengeluaran kas yaitu:

1. “Prosedur pengeluaran kas dengan cek 2. Prosedur pengeluaran kas dengan dana kas kecil.”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

24

Prosedur pengeluaran kas dengan cek biasanya dilakukan untuk melunasi

utang atau transaksi dengan nominal uang yang besar. Cek adalah dokumen yang

digunakan untuk memerintahkan bank melalui pembayaran sejumlah uang kepada

orang atau organisasi yang namanya tercantum dalam cek.

Pembayaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek

kecuali untuk pembayaran dalam kecil, biasanya dilaksanakan melalui dana kas kecil.

Dana kas kecil merupakan uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-

pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan

cek. Seperti halnya ongkos transport atau unit keperluan sehari-hari dimana

pembayaran dengan cek untuk hal-hal yang sekecil itu akan mengakibatkan pekerjaan

menjadi tertunda, membosankan, dan beban pencatatannya mahal. Dana kas kecil

diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab untuk membayar biaya

yang relatif kecil dan meminta pengisian kembali dari kas besar.

Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaan kas dengan

uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara yaitu:

1. Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system) dilakukan

dengan prosedur sebagai berikut:

a. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana

kas kecil

b. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening

dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi

c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah yang sesuai

dengan keperluan dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

25

kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari

waktu ke waktu.

2. Imprest system dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:

a. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat

dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas

kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya,

kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau

dikurangi.

b. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga

tidak mengkredit rekening dana kas kecil). Bukti-bukti pengeluaran

dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang

diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.

c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang

tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil, Pengisian

kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan

mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas. Rekening

dana kas kecil tidak terpengaruhi dengan pengeluaran dana kas

kecil. Dengan demikian pengawasan terhadap dana kas kecil mudah

dilakukan yaitu dengan secara periodik atau secara mendadak

menghitung dana kas kecil yang belum dipertanggungjawabkan dan

bukti pengeluaran dana kas kecil harus sama dengan saldo rekening

dana kas kecil yang tercantum dalam buku besar.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

26

2.2.4 Dokumen yang terkait dengan Pengeluaran Kas

Dokumen yang digunakan dalam pengeluaran kas dengan cek menurut

Mulyadi (2001:510) adalah:

1. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian

kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut

2. Cek

Merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank

melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang

namanya tercantum pada cek.

3. Permintaan Cek (check request)

Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan

pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar.

Dalam transaksi pengeluaran kas yang tidak berupa pembayaran utang

yang timbul dari transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan kas

menulis permintaan cek kepada fungsi akuntansi (Bagian Utang) untuk

kepentingan pembuatan bukti kas keluar.

Menurut Mulyadi (2001:530) untuk pengeluaran kas yang menggunakan kas

kecil dokumen yang digunakan adalah:

1. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi

akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen

tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

27

pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas

kecil.

2. Cek

Merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank

melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang

namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.

3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang

kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil

dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini

diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas

kecil.

4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk

mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini

dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh

pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

5. Permintaan Kembali Dana Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta

kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian

kembali dana kas kecil.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

28

2.2.5 Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Pengeluaran Kas

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pengeluaran kas menggunakan cek

menurut Mulyadi (2001:513) adalah:

1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, fungsi yang bersangkutan

mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi. Permintaan cek ini

harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan

2. Fungsi kas

Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi

atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan

langsung kepada kreditur.

3. Fungsi akuntansi

Fungsi ini berrtanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang

menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi pengeluaran kas

dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

4. Pemeriksaan intern

Bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan kas (cash count)

secara periodik dan mencocokan hasil penghitungannya dengan saldo kas

menurut catatan akuntansi. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk

melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada

ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

Fungsi yang terkait dalam pengeluaran kas menggunakan dana kas kecil

menurut Mulyadi (2001:534) adalah:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

29

1. Fungsi kas.

Fungsi kas ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi

atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat

pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas

kecil.

2. Fungsi akuntansi

Fungsi akuntansi ini bertanggung jawab atas:

a. Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan

persediaan.

b. Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.

c. Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran

kas atau register cek.

d. Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana

kas kecil (dalam sistem fluktuasi).

e. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi

kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen

tersebut.Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi

kelengkapan dan keaslian dokumen pendukung yang dipakai sebagai

dasar pembuatan bukti kas keluar.

3. Fungsi pemegang dana kas kecil

Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil,

pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu

yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

30

4. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai.

5. Fungsi pemeriksaan intern

Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil (cash

count) secara periodik dan pengcocokkan hasil penghitungannya dengan

catatan kas. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara

mendadak (surprised audit) terhadap saldo dana kas kecil yang ada di

tangan pemegang dana kas kecil.

2.2.6 Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Pengeluaran Kas

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas

menurut Mulyadi (2001:513) adalah:

1. Jurnal Pengeluaran kas

Merupakan catatan atas pengeluaran kas. Dokumen sumber yang dipakai

sebagai dasar pencatatan adalah faktur dari pihak lain yang telah dicap

“lunas” oleh fungsi kas.

2. Register Cek

Digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk

pembayaran pada kreditur perusahaan atau pihak lain.

Sedangkan catatan akuntansi yang digunakan dalam pengeluaran kas dengan

kas kecil adalah:

1. Jurnal pengeluaran kas

Jurnal ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan

dana kas kecil dan dalam pengisian kembali kas kecil. Dokumen sumber

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

31

yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas

adalah bukti kas keluar yang telah di cap “lunas” oleh fungsi kas.

2. Register Cek

Dalam sistem dana kas kecil catatan ini digunakan untuk mencatat cek

perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali

dana kas kecil.

3. Jurnal pengeluaran kas kecil

Jurnal ini merupakan jurnal khusus untuk mencatat pengeluaran dana kas

kecil sekaligus sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai

akibat pengeluaran dana kas kecil. Jurnal ini hanya digunakan dalam

sistem dana kas kecil dengan fluctuating fund balance system (dana kas

kecil sistem fluktuasi).

2.3 Pengendalian Intern Pengeluaran Kas

Karena sifatnya yang sangat mudah untuk dipindah tangankan dan tidak dapat

dibuktikan pemiliknya, maka pengeluaran kas mudah digelapkan. Oleh karena itu

diperlukan pengawasan yang ketat terhadap pengeluaran kas. Langkah preventif

untuk mencegah penggelapan terhadap pengeluaran kas yaitu dengan pengendalian

intern pengeluaran kas.

Kecurangan serta penyelewengan pada umumnya jarang terjadi melalui

transaksi penerimaan kas melainkan melalui pengeluaran kas dengan cara

memanfaatkan faktur fiktif (palsu), oleh karena itu pengawasan atas pengeluaran kas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

32

sama pentingnya atau bahkan lebih penting dari pada penerimaan kas, dalam hal ini

tingkat ke pentingan untuk dikendalikan dan diawasi.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada waktu pengelolaan kas menurut

Soemarso SR dalam bukunya “Akuntansi Suatu Pengantar” adalah :

“(1) Perencanaan arus kas (cash flow planning) (2) Pengendalian penerimaan kas (3) Pengendalian pengeluaran kas (4) Melakukan rekonsiliasi bank

(5) Penerapan sistem dana tetap untuk kas kecil” Soemarso SR (2004 : 296)

Seperti halnya penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas perlu dirancang

sedemikian rupa sehingga hanya pengeluaran-pengeluaran yang telah disetujui dan

betul-betul untuk kegiatan perusahaan saja yang dicatat dalam pembukuan

perusahaan. Menurut Soemarso SR dalam bukunya “Akuntansi suatu Pengantar”

mengemukakan pendapatnya tentang prosedur pengeluaran kas sebagai berikut :

Pada dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengendalian yang baik,

prosedur pengeluaran kas harus memperhatikan hal-hal berikut :

1. Semua pengeluaran dilakukan dengan cek, pengeluaran-pengeluaran

dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil

2. Semua pengeluaran kas harus melalui persetujuan dari yang berwenang

terlebih dahulu

3. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran

kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang

mencatat pengeluaran kas.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

33

2.3.1 Tujuan Pengendalian Intern Pengeluaran Kas

Tujuan pengendalian intern pengeluaran kas yang relevan menurut Arens and

Loebbecke dalam bukunya “Auditing An Integrated Approach” dialih bahasakan oleh

Amir Abdi Jusuf dan Rudi M Tambunan yaitu mencapai beberapa indikator yaitu:

1. Existence (Keabsahan)

Setiap transaksi pengeluaran kas harus dilengkapi dengan dokumen

pendukung seperti cek, kwitansi dan lain sebagainya yang diperiksa

kebenarannya dan disahkan oleh bagian yang berwenang.

2. Completennes (Kelengkapan)

Transaksi pengeluaran kas harus dicatat lengkap, mulai dari dokumen

dasar, buku harian, buku jurnal, buku besar, buku pembantu, trial balance

dan terakhir adalah laporan keuangan.

3. Accuracy (Ketepatan)

Setiap transaksi pengeluaran kas diperiksa ketepatan perhitungannya

secara rinci antara jumlah fisik keuangan yang ada dengan yang tertera

pada dokumen atau bukti transaksi.

4. Clasification (Kalsifikasi)

Transaksi pengeluaran kas harus diklasifikasikan secara jelas dan rinci,

apakah pengeluaran tersebut untuk pembayaran hutang atau pembelian.

5. Timing (Ketepatan Waktu)

Ketepatan waktu merupakan suatu kebijakan dari prosedur dimana setiap

transaksi yang terjadi, dengan segera dicatat sesuai dengan tanggal

terjadinya transaksi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

34

6. Posting and Summarization (Posting dan Peringkasan)

Transaksi pengeluaran kas harus diposting kebuku kas induk berdasarkan

periode transaksi kemudian data-data dari setiap transaksi dimasukan ke

dalam master file dan diikhtisarkan dengan benar .

2.3.2 Unsur Pengendalian Intern Pengeluaran Kas

Pada umumnya suatu sistem pengawasan dan pengendalian intern terhadap

kas akan memisahkan fungsi-fungsi penyimpanan, pelaksanaan dan pencatatan.

Tanpa adanya pemisahan fungsi seperti di atas, akan mudah menggelapkan uang kas.

Gelinas dan Sutton (2002:230) dalam bukunya Accounting Information

System menyatakan bahwa unsur-unsur pengendalian internal adalah sebagai berikut:

1. Control Environment (Lingkungan pengendalian)

Lingkungan pengendalian adalah faktor-faktor baik internal maupun eksternal

yang dapat mempengaruhi kuat atau lemahnya suatu pengendalian atau

mempengaruhi efektivitas penerapan elemen-elemen pengendalian internal.

Komponen-komponen lingkungan pengendalian tersebut adalah sebagai

berikut :

a) Nilai dan norma organisasi (organizational rules and norms)

Nilai dan norma organisasi yaitu standar nilai dan norma atau etika yang

ditetapkan oleh organisasi yang dikomunikasikan, diperkuat dan dikondisikan

dalam praktik kehidupan sehari-hari.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

35

b) Filosofi manajemen (management philosphy)

Filosofi manajemen adalah pandangan atau kesadaran manajemen terhadap

pentingnya pengendalian. Jika manajemen mempercayai bahwa pengendalian

internal itu penting, maka ia akan memandang bahwa prosedur dan kebijakan

pengendalian yang efektif harus diterapkan.

c) Bentuk operasi (operation style)

Bentuk operasi adalah karakter dan sifat operasi suatu perusahaan yang dapat

mempengaruhi kuat lemhnya pengendalian.

d) Sistem penghargaan atau kompensasi (reward system)

Sistem penghargaan atau kompensasi adalah adanya pemberian penghargaan

kepada karyawan yang berprestasi dan memberikan sanksi kepada karyawan

yang melakukan penyimpangan.

e) Cara manajemen mengorganisasi dan mengembangkan sumber daya manusia.

Merupakan cara manajemen menetapkan wewenang dan tanggung jawab

dalam suatu organisasi yang akan menjadi petunjuk dari filosofi manajemen.

Manajemen menetapkan setiap rencana, memberi penugasan dan meminta

pertanggungjawaban secara tertulis.

f) Struktur organisasi

Dalam pengendalian internal, struktur organisasi yang kuat dan adanya fungsi

audit internal yang efektif akan mendorong kuatnya penerapan pengendalian

internal di suatu perusahaan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

36

2. Pervasive Control Plans (Rencana Pengendalian pervasif)

Rencana pengendalian pervasif adalah kebijakan-kebijakan dan prosedur

pengendalian yang berhubungan dengan tujuan-tujuan pengendalian secara umum

dan berpengaruh terhadap banyak aplikasi.

Rencana pengendalian pervasif meliputi empat kategori utama yatu :

a) Rencana pengendalian kepegawaian (personnel control plans)

Rencana pengendalian kepegawaian merupakan suatu kebijakan yang

diterapkan dengan tujuan untuk memperoleh dan mempertahankan pegawai

yang kompeten (cakap dalam bidangnya) dan dapat dipercaya.

Rencana pengendalian kepegawaian ini meliputi :

Rencana pengendalian saat penyeleksian dan perekrutan

Rencana pengendalian mempertahankan pegawai

Rencana pengendalian pengembangan pegawai

Rencana pengendalian manajemen kepegawaian

b) Rencana pengendalian organisasi (organizational control plans)

Rencana pengendalian ini mengatur pemisahan tugas, fungsi dan wewenang

bertujuan untuk melindungi perusahaan dari beberapa bentuk penyimpangan

tertentu yang dilakukan oleh semua pihak intern perusahaan.

Rencana pengendalian organisasi meliputi :

Pemisahan tugas-tugas (segregation of duties)

Pengotorisasian transaksi (authorizing transaction)

Rencana pengendalian organisasi pada fungsi sistem informasi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

37

c) Rencana pengendalian pengamanan sumber – sumber daya (resource security

control plans)

Rencana pengendalian ini membantu melindungi perusahaan dari bentuk

penyimpangan terhadap aktiva perusahaan yang meliputi uang kas, piutang,

surat-surat berharga, persediaan dan aktiva tetap.

Rencana pengendalian pengamanan sumber – sumber daya ini meliputi :

Rencana pengendalian mengenai pembatasan akses terhadap sumber –

sumber daya komputer organisasi

Rencana pengendalian mengenai pembatasan akses terhadap fisik

aktiva

Rencana pengendalian pengamanan aktiva

Rencana pengendalian backup dan pemulihan hasil rutin

Rencana pengendalian backup dan pemulihan bencana

d) Rencana pengendalian dokumentasi (policy documentation control plans)

Rencana pengendalian ini menggambarkan suatu sistem dan prosedur-

prosedur yang bisa diterima untuk melakukan sejumlah fungsi dalam suatu

perusahaan. Rencana pengendalian ini membantu perusahaan membantu

melindungi suatu organisasi terhadap jenis-jenis penyimpangan prosedur

pengoperasian komputer.

Jenis – jenis dokumentasi fungsi sistem informasi dapat berupa pedoman-

pedoman standar dan dokumentasi aplikasi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

38

Pedoman-pedoman standar tersebut meliputi :

Pedoman standar pengembangan sistem

Pedoman standar operasi

Adapun dokumentasi aplikasi meliputi :

Dokumentasi sistem

Dokumentasi program

3. Application Control Plans (Rencana pengendalian aplikasi)

Rencana pengendalian aplikasi adalah kebijakan dan prosedur pengendalian

yang khusus diterapkan dan berpengaruh pada suatu aplikasi pengolahan transaksi

tertentu. Rencana pengendalian aplikasi ini meliputi pengendalian secara online dan

secara tumpuk (batch).

Rencana pengendalian aplikasi secara online ini meliputi bagan arus sistem,

matriks pengendalian yang behubungan dengan sistem yang digambarkan pada bagan

arus sistem dan penjelasan mengenai rencana pengendalian yang direkomendasikan

dan bagaimana tujuan pengendalian dapat dicapai dengan rencana pengendalian

tersebut.

Sedangkan rencana pengendalian aplikasi secara tumpuk (batch) mengatur

pemrosesan transaksi melalui penghitungan jumlah-jumlah kendali pada berbagai

titik dalam operasi-operasi pemrosesan (operasi input dan operasi pemutakhiran) dan

kemudian membandingkan jumla-jumlah kendali ini, antara yang telah dimasukkan

dengan yang seharusnya dimasukkan. Rencana pengendalian ini meliputi :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

39

Menghitung jumlah-jumlah tumpuk (batch control plans)

Pencocokan oleh komputer terhadap jumlah-jumlah tumpukan (computer

agreement of batch control)

Pencocokan secara manual terhadap jumlah-jumlah tumpukan (manual

agreement of batch totals)

Pemeriksaan urutan (sequence checks)