Oleh

Untung Widodo, SE, MM

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi Sebagai alat bantu yang bisa digunakan oleh

organisasi untuk mencapai tujuan organisasi

Sebagai suatu alat untuk menyatukan semua anggota organisasi menjadi satu kesatuan yang kohesif

Pengelompokan komunikasi organisasional berdasar formalitasnya Komunikasi informal : merupakan proses komunikasi

yang terjadi diantara para anggota organisasi tanpa menggunakan jalur komunikasi formal yang berlaku di organisasi.

Komunikasi formal : merupakan suatu arus komunikasi yang terjadi secara formal sesuai dengan struktur organisasi

Ditinjau dari arahnya komunikasi formal dikelompokkan menjadi 3

Komunikasi ke bawah (downward communication) : komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan bawahannya dalam satu organisasi.

Berupa : memo, kebijaksanaan, perintah, presentasi, rapat, majalah perusahaan, surat, buletin.

Lanjutan…. Komunikasi sejajar (lateral communication ) :

merupakan diantara orang-orang yang mempunyai jabatan yang selevel tapi berbeda departemen.

Lanjutan…. Komunikasi ke atas ( upward communication )

merupakan komunikasi dari bawah ke atasan, dan biasanya dalam bentuk laporan, baik tertulis maupun tidak.

Pengelompokan komunikasi organisasional berdasarkan polanya

Pola roda ( wheell network ) pola ini seseorang bertindak sebagai titik pusat semua proses komunikasi.

Pola rantai ( chain network ) pola ini merupakan suatu pola yang terpusat . Anggota lain dalam pola ini juga berfungsi sebagai alat untuk menyalurkan informasi.

Lanjutan…. Pola lingkaran ( circle network ) , dalam pola ini

semua semua anggota group mempunyai kesempatan yang sama untuk melakukan komunikasi. Setiap orang bisa berbicara dengan dua orang lainnya.

Pola bintang ( star network ), dalam pola ini setiap anggota mempunyai kesempatan untuk berbicara dengan semua anggota lainnya.

Suasana Komunikasi Pola komunikasi yang digunakan

Gaya manajemen

Etika komunikasi

Pola komunikasi ALAT UKUR Pola roda Pola rantai Pola

lingkaran Pola bintang

Kecepatan Sangat cepat cepat lambat Lambat/cepat

Akurasi Baik Baik Jelek Bagus/Jelek

Moral Sangat rendah Rendah Tinggi Sangat tinggi

Kejelasan peranan

Sangat jelas Jelas Tidak ada Tidak ada

Stabilitas Sangat stabil Stabil Tidak stabil Tidak stabil

Kreativitas Sangat rendah Rendah Tinggi Sangat tinggi

Kemampuan beradaptasi

Rendah Rendah Tinggi Tinggi

Gaya Manajemen Directive style

Pimpinan mengambil sendiri semua keputusan

Pimpinan berasumsi bahwa bawahan tidak bisa dipercaya / tidak mempunyai kemampuan

Pimpinan berasumsi bahwa bawahan cenderung untuk menghindari pekerjaan, kurang inisiatif, serta kurang bertanggung jawab

Lanjutan…. Coaching style

Manajemen berasumsi bahwa para pekerja merupakan anggota tim yang bersedia untuk mengerjakan tugas-tugasnya demi demi tercapainya tujuan organisasi.

Lanjutan…. Supportive style

Pimpinan berasumsi bahwa para pekerja mempunyai kemampuan dan motivasi kerja yang tinggi.

Lanjutan…. Delegating style

Pimpinan puncak memberikan kebebasan kepada pegawai untuk mengambil keputusan dan menjalankan pekerjaan masing-masing.

Etika komunikasi Kode etik yang berlaku di perusahaan

Lakukan dengan membuat asumsi seakan-akan anda berada dipihak yang lemah

Pertimbangkan apakah komunikasi yang akan anda lakukan dapat menguntungkan kedua belah pihak

Sebaiknya mengkomunikasikan informasi secara jujur, tidak menyembunyikan informasi penting

Gunakan argumentasi yang rasional dan manusiawi

Lanjutan…. Apakah pesan yang anda sampaikan mementingkan

kepentingan organisasi ?

Apakah penyampaian pesan sudah dilakukan dengan menggunakan teknik yang baik ?

Pengelolaan komunikasi dalam organisasi Mengurangi jumlah pesan semaksimal mungkin

Memberikan instruksi yang jelas

Mendelegasikan tanggung jawab

Melatih ketrampilan menulis dan membaca

Trimakasih…. Semoga bermanfaat

Soal latihan Jelaskan klasifikasi komunikasi berdasarkan pola dan

formulasinya !

Jelaskan kelebihan dan kelemahan dari masing-masing pola komunikasi yang ada !

Dalam berkomunikasi kita perlu memperhatikan etika komunikasi. Jelaskan apa yang dimaksud dengan etika komunikasi dan beri contoh.

Lanjutan…. Apabila anda akan melakukan beberapa kegiatan

berikut ini , jelaskan pola yang sesuai untuk masing-masing kegiatan berikut : Menginformasikan kebijakan perusahaan yang baru

kepada para pekerjanya

Mengumpulkan informasi dan seluruh pegawai cara untuk mengatasi masalah parkir

Mengkoordinasikan para pekerja untuk pindah ke kantor yang baru

Membuat strategi perusahaan untuk menghadapi perubahan lingkungan yang sangat mendadak.

Lanjutan…. Jelaskan gaya manajemen yang sesuai dengan pola

komunikasi yang ada.

Apabila anda menghadapi , pilihlah gaya manajemen yang sesuai :

Melatih para pekerja untuk menggunakan internet

Mempromosikan produk baru anda

Menghadapi pemogokan para pekerja

Lanjutan…. Jelaskan bagaimana ketrampilan komunikasi dapat

membantu anda menjadi seorang manajer yang efektif.

Dalam berkomunikasi kita harus mempertimbangkan pendengar kita. Jelaskan apa saja yang perlu diketahui tentang pendengar / audien kita sebelum kita memulai komunikasi.

Seringkali para pekerja sulit menerima apa yang dikomunikasikan oleh atasannya. Jelaskan mengapa komunikasi top down gagal.

Bagaimana memperbaiki kesalahan komunikasi yang terjadi karena adanya suatu rumor yang beredar dalam organisasi ?