oleh: drs . edi suryadi, m.si. rasto, s.pd., m.pd
DESCRIPTION
Sistem Informasi Manajemen. Oleh: Drs . Edi Suryadi, M.Si. Rasto, S.Pd., M.Pd. PROGRAM STUDI PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA. KONSEP SISTEM. PENDEKATAN PROSEDUR. SISTEM. PENDEKATAN KOMPONEN. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Oleh: Drs. Edi Suryadi, M.Si.
Rasto, S.Pd., M.Pd.
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORANFAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
KONSEP SISTEM
1. KONSEP SISTEM1.1 Pengertian Sistem
PENDEKATANPROSEDUR
PENDEKATANKOMPONEN
SISTEM
PENGERTIAN SISTEM Menurut Pendekatan PROSEDUR
Kumpulan dari prosedur prosedur yang mempunyai tujuan tertentu
Serangkaian unsur yang membentuk prosedur untuk mencapai tujuan bersama dengan mengoperasikan data untuk menghasilkan informasi
Serangkaian prosedur dan metode yang terpadu oleh interaksi yang teratur sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh
Kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu.
Sekumpulan sub sistem yang saling berinteraksi dan bekerjasama sehingga membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan bersama
Sekelompok objek atau satuan yang bergabung untuk membentuk suatu keseluruhan dan bekerja, berfungsi, atau bergerak interdependensi dan harmonis.
PENGERTIAN SISTEM Menurut Pendekatan KOMPONEN
DEFINISI SISTEM (Kesimpulan)
KESIMPULAN• Sistem:
Adalah serangkaian metode, prosedur, atau teknik (subsistem) yang disatukan oleh interaksi yg teratur sehingga membentuk suatu kesatuan yg terpadu
1.2 KARAKTERISTIK SISTEM
C
D B
A
5. BATAS SISTEM
1. TUJUAN SISTEM
2. LINGKUNGAN EKSTERNAL
3. LINGKUNGAN INTERNAL
4. SUB SISTEM7. HUBUNGAN SISTEM
6. HIRARKI SISTEM
8. INPUT 10. OUTPUT
9. PROSES
SISTEM X
2.2.1 Tujuan sistem• Target yg ingin dicapai oleh suatu sistem• TUJUAN SISTEM:
1. HRS MEMILIKI KRITERIA: Sbg tolok ukur dalam menilai keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian sistem2. hrs konkrit: Agar mudah untuk dicapai3. Tidak boleh abstrakContoh:Tujuan menjalankan mobil yg sedang mobok akan lebih mudah dari tujuan membuat mobil yg bagus.Kriteria mobil mogok adalah jalan, sedangkan mobil bagus kriterianya relatif.
2.2.2 BATAS SISTEM• GARIS ABSTRAKSI YG MEMISAHKAN ANTARA
SISTEM DAN LINGKUNGAN• BERSIFAT RELATIF BERGANTUNG PADA SITUASI
DAN KONDISI
2.2.3 Subsistem
AE B
D
B1
B4 B2
B3
E1
E4 E2
E3
D1
D4 D2
D3
2124 22
23
Sub sistem
Batas sistemLingkungan sistemEksternal/internal
SISTEM X SISTEM B SISTEM B 2
• ISTILAH YG DIGUNAKAN UNT. MENUNJUKKAN BAGIAN/KOMPONEN DARI SISTEM
• Sistem/subsistem BERSIFAT RELATIF: Dalam konteks tertentu suatu sistem bisan menjadi sub sistem dari sistem lainnya (Lihat gambar).
2.2.4 Hubungan sistem• Menunjukkan hubungan antar sistem/subsistem baik
secara vertikal/horizontal
2.2.5 hirarkhi sistem Menggambarkan hubungan sistem dengan sistem yg
lebih besar yg disebut super sistem dan hubungan dengan sistem yg lebih kecil yg disebut sub
sistem.
2.2.6 INPUT, PROSES (MODEL), DAN OUTPUT (Data Processing Life Cycle)
Input Proses OutputData Diolah Informasi
Input Model OutputData Diolah Informasi
BasisDATA
Storage
• Input, proses, dan output: Disebut sebagai siklus pengolahan data (siklus informasi), atau disebut juga sbg fungsi dasar sistem.
• Input: * Segala sesuatu yg masuk ke dalam suatu sistem yg dapat
berupa: energi, manusia, data, modal, bahan baku, layanan, dsb.
* Pemicu bagi sistem untuk melakukan proses diperlukan.* 3. Feedback input: data atau informasi tentang kinerja dari
suatu sistem. (digunakan untuk pengendalian)
Input Proses Output
Input Proses Output
Klasifikasi input1. serial input: Input yg diperoleh sebagai hasil (output)dari sistem
sebelumnya.
Input Proses Output
I P O
I P O
I P O
I P O
1
2
3
n
Sistem-sistem lain
Sub sistem Pembelian
Feedback
Ke sistem lain
2. Probable Input• Merupakan potensial input yg dapat digunakan oleh suatu sistem• Suatu sistem hrs dapat menentukan input mana yg sesuai untuk menghasilkan output yg diharapkan• Feedback input: data atau informasi tentang kinerja dari suatu sistem. (digunakan untuk pengendalian)
• PROSESPerubahan input menjadi output, prosesnya bisa dilakukan oleh orang, mesin atau komputer.
• OutputHasil dari suatu proses yang merupakan tujuan dari keberadaan sistem.1. Output langsung dikonsumsi konsumen2. Output yg dikonsumsi oleh suatu subsistem yg lain dlm
sistem yg sama dlm suatu siklus produksi. Mis barang
setengah jadi3. Output yg merupakan bagian dari output secara
keseluruhan yg dp dikonsumsi oleh suatu sistem ybs
atau yang lain, tapi menjadi tidak berguna kalau di buang ke lingkungan. Mis. Limbah gergajian.
2.2.7 LINGKUNGAN SISTEM
ORGANISASIEKOLOGI
PEMERINTAH
MASYARAKAT
PESAING
TENAGA KERJA
PERALATAN &PERLENGKAPAN
MODAL
ORGANISASI
PELANGGAN
TANAH
INPUT PROSES OUTPUT
FEEDBACK CONTROL
Yang mampu dikendalikan
Yang tidak mampu dikendalikan
Batas sistem dg lingkungannya
• LINGKUNGAN SISTEM* faktor-faktor diluar sistem yg mempengaruhi sistem
* Lingkungan eksternal: lingkungan yg berada diluar sistem yg susah dikendalikan. Contoh: lingkungan industri (sukubunga,
permintaan pasar, pp, dsb)
* Lingkungan internal: ilngkungan yg berada dalam sistem dan dapat dikendalikan
Contoh: modal, tenaga kerja fasilitas
KESIMPULAN/ESENSI SISTEM• Saling berkaitan sehingga menggambarkan
sebuah jaringan kerja• Membentuk satu kesatuan• Mencapai tujuan bersama• Bekerja secara interdependensial (merupakan
bagian integral dari sistem lain yang lebih besar)• Terdiri atas tiga komponen yaitu INPUT-PROSES-
OUTPUT (IPO)
2.3 KLASIFIKASI SISTEM
KRITERIA KLASIFIKASILingkungan Terbuka TertutupAsal pembuatnya Buatan manusia Buatan Allah/alamKeberadaannya Berjalan KonsepKesulitan Sulit/kompleks SederhanaOutput/kinerjanya Dapat dipastikan Tidak dapat
dipastikanWaktu keberadaannya
Sementara Selamanya
Wujudnya Abstrak Ada secara fisikTingkatannya Subsistem/system Super systemFleksibilitas Bisa beradaptasi Tidak bias
beradaptasi
Keterangan:• Sistem terbuka: Bila aktivitas dalam sistem tersebut
dipengaruhi oleh lingkungan• Sistem tertutup: bila aktivitas dalam sistem tersebut
tidak terpengaruhi oleh perubahan yg terjadi di lingkungan
• Sistem buatan Allah: mis; manusia, pohon2-an, sedangkan mobil, motor dsb merupakan sistem buatan manusia.
• Sistem berjalan: Sistem yg sudah digunkan pada aktivitas sehari-hari
• Sistem konsep: Sistem yg belum diterapkan (masih di atas kertas)
• Sistem Sederhana: Sistem yg terbentuk dari sedikit tingkatan dan komponen serta hubungan antara tingkatan masih sederhana: mis: pengantar koran
• Sistem kompleks: Sistem terdiri dari banyak komponen dan tingkatan yg dihubungkan dlm berbagai cara yg berbeda.
• Sistem yg dapat dipastikan: Misalnya Sistem listrik di rumah tempat tinggal
• Sistem yg tidak dapat dipastikan: mis; organisasi perusahaan, organisasi pendidikan
• Sistem sementara: mis: sistem pemilu, sembako, dsb• Sistem selamana: Mis: sistem lalu nitas• Sistem abstrak: tidak dapat diraba: mis organisasi
perusahaan dan perguruan tinggi• Sistem konkrit : dapat diraba: mis: mobil dsb• Sub sistem: sistem yg lebih kecil dalam sebuah sistem• Supersistem: sistem yg lebih besar• Bisa beradaptasi: bisa menyesuaikan diri terhadap
perubahan lingkungan• Tidak bisa beradaptasi: tidak bisa menyesuaikan
terhadap perubahan lingkungan.
2.4 MODEL DAN MODELING SISTEMMODEL• ABSTRAKSI DARI SUATU PERISTIWA• INTERPRETASI SECARA EKSPLISIT DARI PEMAHAMAN TENTANG SITUASI
YG DAPAT DINYATAKAN DLM BENTUK MATEMATIKA, SIMBOL, ATAU KATA-KATA
MODELING• PROSES PEMBUATAN MODEL YG MENGGAMBARKAN ENTITAS, PROSES,
ATRIBUT DAN HUB. SATU SAMA LAIN DARI SUATU PERISTIWAJENIS-JENIS MODEL• MODEL FISIK: PENGGAMBARAN ENTITAS DLM BENTUK TIGA DIMENSI
CONTOH: KOMPUTER• MODEL NARATIF: PENGGAMBARAN ENTITAS DLM BENTUK LISAN/TULISAN
CONTOH: CERITA• MODEL GRAFIK: PENGGAMBARAN SUATU ENTITAS DALM BENTUK SIMBOL
GARIS ATAU BENTUK LAINNYA• MODEL MATEMATIKA: PENGGAMBARAN SUATU ENTITAS DLM BENTUK
PERSAMAAN MATEMATIKA
Jenis-jenis model:1. Model fisik:
Menggambarkan entitas dalam bentuk tiga dimensi
Contoh
• Model Naratif:• Penggambaran entitas dalam bentuk lisan atau
tulisan.
CONTOHPertama bagian gudang akan mengeluarkan permintaan.Permintaan pembelian tsb akan diberikan kepada bagian Pembelian untuk dibuatkan order pembelian. Berdasarkanpermintaan pembelian tersebut maka bagian pembelianakan membuat pesanan pembelian, dan berdasarkan pesanan pembelian yg diterimanya penjual akan mengirim barang. Kemudian barang yg diterima tersebutdibayar sesuai dengan total harga yg tertera pada faktur.
3. MODEL GRAFIKPenggambaran suatu entitas dalam bentuk simbol, garis ataubentuk lainnya.
Contoh
SIAPT.
MAJU
PENJUAL
BANK PAJAK
PEMBELI
FAKTUR ORDER
FAKTURORDER• BUKTI SETOR/ PENGAMBILAN• SALDO
REKENING
• BUKTI SETOR/
PENGAMBILAN
LAPORANKEUANGAN
KEBIJAKAN
4. Model matematika
B = f (e.p)
MANFAAT MODEL• MEMUDAHKAN PENGERTIAN (YG KOMPLEKS JADI
SEDERHANA)• MEMPERMUDAH KOMUNIKASI MULUT, TELINGA, MATA)• MEMPERKIRAKAN MASA DEPAN (MODEL STATISTIK DP.
MEMPREDIKSI MASA DEPAN YG AKAN TERJADI
2.5 BAHASA SISTEM
N
Dokumen
Processing
Multiple copiesOf one doc.
Input/Output
Manualoperation
Auxiliaryoperation
Off line keyingoperation
Magnetic disk
Magnetik tape
On line storage
File
On pageconnector
Off page connector
Terminal
Decision
Document orProcessing flow
Data /Information flow
Online keying
2.6 DAUR HIDUP SISTEM (System Life Cycle)
Mengenaliadanya kebutuhan
SISTEMMenjadi usang
PembangunanSISTEM
Pemasangan SISTEM
PengoprasianSISTEM
TUGAS/KASUS• JELASKAN DAN BERI ALASAN APABILA SUATU SISTEM MEMEILIKI 7
BUAH SUB SISTEM DAN SALAH SATUNYA TIDAK DAPAT BERFUNGSI, APAKAH SISTEM TSB. DALAT BERJALAN SESUAI DG YG DIHARAPKAN?
• APABILA ADA 7 BUAH SISTEM YG MASING-MASING BERJALAN DG BAIK. KE 7 SUB SISTEM MERUPAKAN KOMPONEN DARI SISTEM X. APAKAH KARENA KE 7 BUAH SUB SISTEM BERFUNGSI DG BAIK MAKA SISTEM X PUN AKAN BERFUNGSI DG BAIK. COBA JELASKAN?
• APABILA ANDA MEMBICARAKA SISTEM X DENGAN BEBERAPA TEMAN, APAKAH SUS SISTEM DAN BATAS SISTEM DIANTARA TEMAN ANDA AKAN SAMA, MENGAPA?
• APA SESUNGGUHNYA YG DIMAKSUD DENGAN HUBUNGAN SISTEM, APAKAH ARTI DARI HUBUNGAN SISTEM TERSEBUT DLM SISTEM SUATU ORGANISASI
• PARA AHLI MENGATAKAN BAHWA SISTEM SUATU ORGANISASI MERUPAKAN SINERGI DARI BERBAGAI KEPENTINGAN. MENGAPA?, JELASKAN
KONSEP INFORMASI
FaktaDirekam/dicatat
Data
• Manual• Mesin manual• Mesin elektrik• Elektronik
Informasi
Arsip
Keluaran
Disimpan
Diproses
Disimpan
2. KONSEP INFORMASI
3.1. PENGERTIAN DATA dan FAKTA
FAKTA
DATA
Data Statis• N0. rekening• Nama• Alamat• N0. tlp• N0. KTP
Data dinamis• N0. urut transaksi• Tgl transaksi• N0. sandi• Debit• Kredit
Eksternal
Jenis Data
Datakegiatan
Datapenelitian
Datalingkungan
Dataperaturan
Pengelompokan DataSumber Data
Internal
DataGambaran fakta yang belum diubah, dimanipulasi atau ditafsirkan
FaktaKenyataan atau peristiwa yang sebenarnya
3.2 Jenis data 1. Data statis: data yg umumnya tidak/jarang berubah, misalnya: identitas nama (orang, organisasi, tempat), kode nomor (kartu penduduk, kartu kredit, tlp, NIP, karpeg, dsb
2. Data dinamis: Data yg selalu berubah (updating), misalnya data tabungan, gaji, kepangkatan, nilai siswa, dsb.
Berdasarkan sifatnya:1. Data kuantitatif: data yang menggunakan bilangan (hitungan)2. Data kualitatif: data yg tidak dihitung dg bilangan, melainkan diukur
dg kata-kata yg bernilai, misal: baik – buruk.3.3 Sumber data:
1. Data internal: Yaitu data yg berasal dari dalam organisasi sendiri2. DATA EKTERNAL: yaitu data yg berasal dari luar organisasi.berdasarkan isinya:1. Data catatan kegiatan: Yaitu data hasil berbagai aktivitas operasional organisasi (data
transaksi) yg merupakan bahan dasar pengolahan informasi, terdiri
atas: 1.1 Kegiatan substantif: yaitu kegiatan pokok yg menjadi fungsi
utama organisasi, misalnya: fungsi utama sekolah melaksanakan
kegiatan pendidikan. Data substantif ini menyebabkan perbedaan kegiatan sistem informasi baik antar
organisasi/unit organisasi
1.2 Kegiatan fasilitatif: kegiatan yg bersifat pendukung kegiatan substantif organisasi, misalnya: keuangan, personalia, EDP,
dsb.
contoh data kegiatan transaksi:
Nama Perusahaan : PT. Maju TerusNomor Rekening : 055736489124Jenis Setoran : TunaiJumlah Setoran : Rp 12.000.500Tanggal : 10 Mei 2007Nama Penyetor : Heli KusnadiNama Teller : Dini
Nama Penumpang : PetrusUmur : 55 tahunAlamat : Jl. Sudirman 25
CiamisTujuan : SurabayaTanggal : 10 Mei 2007Jam : 12.00 WIBN0. Pesawat : MNA 543Harga Tiket : Rp 500.000,-
Data bukti setor bank Data tiket pesawat terbang
2. data hasil penelitian: 1. Hasil penelitian internal 2. Hasil penelitian eksternal3. Data lingkungan: Yaitu semua bidang yg berkaitan dg kegiatan organisasi
dan dapat mepengaruhi kegiatan organisasi, misalnya: 1. Ekonomi 2. Keuangan 3. Pendidikan 4. Perdagangan 5. Politik 6. Iptek 7. Budaya, dsb.
4. data peraturan: *Dlm pekerjaan SI, data dlm bentuk peraturan hrs
disimpan secara sistematis unt memudahkan penelmuan kembali. *Data peraturan dimasukan pd komputer hanya indeksnya saja, meliputi:
1. Subjek 2. Judul peraturan 3. Lembaga yg mengeluarkan 4. Tanggal dan nomor peraturan 5. Kode dari lokasi penyimpanan dokumen fisiknya 6. Isi ringkas peraturan
KESIMPULAN: INFORMASI:• Hasil pengolahan data/fakta yang dapat memberikan
arti atau manfaat• Data yg telah diproses ke dlm suatu bentuk yg
mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yg dibutuhkan unt proses pengambilan keputusan saat ini maupun saat mendatang.
• Sebuah pernyataan yg menjelaskan suatu peristiwa (objek/konsep) sehingga manusia dapat membedakan sesuatu dengan yg lainnya.
• Merupakan kumpulan data yg telah diolah baik bersifat kualitatif maupun kuantitatif dan memiliki arti lebih luas.
• Data itu sendiri berorientasi pada kegiatan operasional, seperti transaksi.
4. BENTUK INFORMASI• Informasi uraian: disajikan dlm bentuk uraian cerita yg
pangjang/singkat yg berisikan kalimat-kalimat yg ringkas dan jelas, misalnya: laporan, notulen, surat, atau memo.
• Informasi rekapitulasi: informasi ringkas dg hasil akhir dari suatu perhitungan yg berisikan angka-angka yg disajikan dlm bentuk kolom-kolom, misalnya: neraca, rekening, daftar pembelian, daftar penjualan, kalkulasi harga, dsb.
• Informasi gambar: Informasi
3.3 KUALITAS INFORMASI
INFORMASI YANG BERGUNA
RELEVA
N
TEPAT WA
KTU
AK
UR
AT
LENG
KA
P
KETERANGAN:• Akurat:
Informasi mencerminkan keadaan yg sebenarnya. • Tepat waktu:
Informasi tersedia pada saat dibutuhkan • Relevan:
Informasi sesuai dengan kebutuhan• Lengkap:
Informasi lengkap dan utuh
3.4 HUBUNGAN data, fakta, dan informasi
Kegiatan• Pelaporan• Komunikasi• Transaksi• Perjanjian• Dsb
Direkam/dicatat
Data
Komputer Informasi
Arsip
Keluaran
Disimpan
Diproses Disimpan
Manual