Draf WEB Suplemen Matakuliah Audit MSDM /EKMA 4476Penulis : Wiwin Siswantini Penelaah : Yun Iswanto

No. Pokok bahasan Sub. Pokok bahasan

Deskripsi Program Program ini membahas tentang model pendekatan dan kunci keberhasilan Audit SDM, Audit fungsi perencanaan dan pengadaan SDM serta audit fungsi pengembangan dan pemeliharaan SDM

TIU :Setelah mengikuti program ini mahasiswa diharapkan dapat menerapkan Model pendekatan dan kunci keberhasilan Audit SDM, Audit fungsi perencanaan dan pengadaan SDM serta audit fungsi pengembangan dan pemeliharaan SDM

TIK :1. Menjelaskan model dan pendekatan riset dalam audit SDM2. Menjelaskan instrumen riset audit SDM3. Menjelaskan faktor faktor penentu keberhasilan audit SDM4. Menerapkan audit fungsi Perencanaan SDM 5. Menerapkan audit fungsi Analisa Jabatan6. Menerapkan audit fungsi Rekrutmen7. Menerapkan audit fungsi Seleksi.8. Menerapkan audit fungsi Pelatihan dan Pengembangan 9. Menerapkan audit fungsi Manajemen Karir10. Menerapkan audit fungsi Penilaian Kinerja11. Menerapkan audit fungsi Kompensasi (Balas Jasa).

1. Pendahuluan Saudara mahasiswa selamat berjumpa dalam Web Suplemen Universitas Terbuka mata kuliah

Audit Manajemen SDM/EKMA 4467.

Program Web Suplemen ini merupakan pengayaan materi tentang Audit Manajemen SDM.

Topik yang akan kita bahas dalam Web Suplemen kali ini Model-model Audit untuk SDM.

Adapun tujuan dari mempelajari topik ini yaitu untuk membantu Anda dalam memahami

Model-model Audit untuk SDM yang didalamnya terdapat pengertian tentang Model

pendekatan dan kunci keberhasilan Audit SDM, dan contoh penerapan Audit Fungsi

Perencanaan dan Pengadaan SDM,Audit fungsi pengembangan dan pemeliharaan SDM.

Jika Anda mempunyai pertanyaan atau tanggapan mengenai topik Model-model Audit untuk SDM

Anda dapat menghubungi tutor Anda ke alamat email: wiwin@mail.ut.ac.id.Selamat belajar dan sukses untuk Anda…………..

2. I. Model pendekatan dan kunci keberhasilan Audit SDM

I.1 Model dan Pendekatan Riset dalam Audit SDM

Pada saat melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal yang harus diketahui yakni

kegunaan audit SDM itu sendiri. Ini tergantung dari perspektif dan tujuan audit SDM itu

sendiri. Dengan mengetahui tujuan audit, maka pelaksanaan audit dan prosesnya akan selaras

dengan tujuan tersebut. Beberapa hal yang menjadi tujuan dan kegunaan audit SDM antara lain

Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di kemudian hari Mencari area yang dapat diadakan perbaikan dan peningkatan Sebagai alat dokumentasi untuk keperluan merger, akuisisi, atau reorganisasi Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem terhadap standar, peraturan dan

regulasi yang ada. 

Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk keperluan audit SDM antara lain:

SOP, aturan dan prosedur yang ada Pimpinan Departemen SDM atau personalia Pimpinan Departemen lain 

Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Pertanyaan dasar :

Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM di organisasi (termasuk pelatihan)?

Bagaimana struktur organisasi SDM ? Bagaimana anggaran SDM ? 

Dalam penerapan model-model audit SDMsebaiknya dapat dipertanggung jawabkan, serta bisa memberikan nilai tambah bagi Auditor selaku pelaku dan penanggung jawab audit, disarankan model audit berikut dapat digunakan ole auditor dalam mengaudit SDM.

1. Holistik, dalam arti Manajemen Sumber Daya Manusia dilihat sebagai suatu keseluruhan, melebihi penjumlahan dari setiap sub sistem Sumber Daya Manusia yang tercakup didalamnya. Contohnya Audit yang memuat maksud, visi, misi, struktur dan hubungan kerja, fungsi, tugas dan tanggung jawab, wewenang, ruang lingkup, kebijakan, standar, kode etik, evaluasi dan penyempurnaan.

2. Spiritual, dalam arti Audit Manajemen Sumber Daya Manusia memiliki tanggung jawab etis, tanggung jawab sosial dan tanggung jawab kepada pemangku kepentingan (pegawai, pemakai, masyarakat dan pemerintah). Dengan demikian, auditor sumber daya manusia dalam melakukan praktek dan mengambil tindakan senantiasa

menekankan aspek etika dan keadilan demi kepentingan pemangku kepentingan.

3. Strategik, dalam arti audit sumber daya manusia mengacu pada pertimbangan keselarasan dan konsistensi praktek manajemen sumber daya manusia dengan strategi manajemen sumber daya manusia yang berorientasi pada tuntutan perubahan bisnis.

4. Integratif, dalam arti audit sumber daya manusia mengacu pada integrasi antara setiap subsistem sumber daya manusia yang saling mendukung.

5. Berbasis proses bisnis, dalam arti audit sumber daya manusia terkait erat dengan proses bisnis setiap subsistem sumber daya manusia, melalui audit dengan pendekatan input-proses- output .

6. Kompetensi dalam arti audit sumber daya manusia tidak terlepas dari tuntutan kompetensi jabatan yang mencakup kompetensi utama/inti, kompetensi generik dan kompetensi teknis serta selaras dengan area karir jabatan yang pada akhirnya akan berdampak pada kualitas sumber daya manusia yang dihasilkan.*)

Pendekatan Audit SDM

Pendekatan Audit SDM menurut Werther dan Davis, antara lain :

Pendekatan Komparatif

Dalam pendekatan ini, obyek audit dibandingkan dengan suatu standar tertentu yang

merupakan kondisi ideal atau kondisi yang diharapkan. Standar yang menjadi acuan ini

bisa berasal dari teori yang sudah dianggap benar, atau bisa juga berasal dari

benchmark terhadap perusahaan atau organisasi lain yang dianggap telah menerapkan

praktek-prakter terbaik dalam pengelolaan SDM nya.

Pendekatan Otoritas luar

Audit SDM bisa dilakukan oleh atau mengacu pada pihak luar yang berwenang seperti

pemerintah atau asosiasi industri. Terkait dengan industri penerbangan misalnya, ada

beberapa standar yang terkait dengan pengelolaan SDM perusahaan, misalnya rasio

jumlah cabin crew dengan penumpang atau dengan ground staff.

Pendekatan Statistik

Pendekatan statistik juga dapat digunakan dalam audit SDM. Dalam pendekatan ini,

tentu auditor harus memahami dan menguasai cara atau metode pengambilan sampel

sampai dengan pengolahan dan analisis data. Pendekatan statistik bisa digunakan dalam

audit kepuasan kerja, audit tingkat keluar masuknya (turn over) pegawai, perencanaan

SDM, dan sebagainya.

Pendekatan ketaatan terhadap kebijakan dan peraturan

Pendekatan ketaatan terhadap kebijakan dan peraturan merupakan salah satu

pendekatan yang populer dalam audit SDM. Dalam pendekatan ini, obyek audit

dibandingkan dengan kebijakan dan peraturan yang ada baik kebijakan dan peraturan

internal perusahaan maupun eksternal. Pendekatan ini dapat digunakan untuk melihat

ketaatan praktek pengelolaan SDM terhadap SOP yang ada mulai dari perencanaan

SDM, rekrutmen dan seleksi, pelatihan dan pengembangan karir, penilaian kinerja,

sampai pada kompensasi atau balas jasa. Audit SDM juga dapat mengacu pada

peraturan perundangan yang berlaku seperti upah minimum, struktur dan skala gaji,

serikat pekerja, keselamatan dan kesehatan kerja, dan sebagainya.

Pendekatan Management by Objective (MBO)

Pendekatan Management by Objective (MBO) dalam audit SDM dilakukan untuk

membandingkan obyek audit dengan tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan ini umumnya

terbagi dalam efektivitas dan efisiensi pengelolaan SDM. Dalam hal efisiensi, misalnya

yang umum dilakukan adalah dengan membandingkan realisasi biaya SDM dengan

anggaran. Sedangkan terkait efektivitas, misalnya audit SDM dilakukan untuk menilai

kecepatan pengisian suatu lowongan pekerjaan, gap kompetensi karyawan, evaluasi

keberhasilan pelatihan, dan sebagainya. Pendekatan ini tentu saja hanya dapat

digunakan apabila perusahaan sudah menetapkan target yang akan menjadi acuan

pelaksanaan audit SDM.

I.2 Instrumen Riset Audit SDM

Instrumen Riset Audit SDM ada lima yaitu:

Analisis dokumen Analisis dokumen SDM yang dapat dilakukan antara lain dengan meneliti berbagai dokumen terkait pengelolaan SDM perusahaan, seperti uraian dan spesifikiasi jabatan, perhitungan kebutuhan tenaga kerja, SOP rekrutmen dan seleksi, evaluasi terhadap hasil pelatihan, formulir penilaian kinerja, dan sebagainya.

Wawancara Wawancara merupakan cara yang sangat efektif untuk mendapatkan informasi atau mengklarifikasi temuan yang dihasilkan dari analisis dokumen.

Analisis historis Analisis terhadap data historis dapat dilakukan dalam audit SDM, misalnya dengan membandingkan selection ratio untuk jabatan tertentu, tingkat kehadiran karyawan, atau jumlah jam pelatihan per orang per tahun selama beberapa tahun terakhir.

Survey

Auditor juga dapat melakukan survey, misalnya untuk mengetahui tingkat kepuasan kerja karyawan atau survey terhadap manajer lini terhadap efektivitas departemen SDM dalam menjalankan fungsinya terkait pengelolaan SDM.

Eksperimen Audit SDM dapat juga dilakukan melalui eksperimen, misalnya dengan menerima calon karyawan yang hasil psiko tes nya kurang disarankan untuk menilai reliabilitas dan validitas alat tes yang digunakan.

I. 3 Faktor-faktor penentu keberhasilan audit SDM Ada tiga faktor penentu keberhasilan audit yaitu: 1. Model Audit 2. Kompetensi Auditor 3. Dukungan Manajemen Puncak dan kerjasama sinergis auditor dengan auditee

1. Model Audit : Model audit yang digunakan adalah metode pendekatan riset dan instrumen riset. Penggunaan model ini akan sangat mempengaruhi keberhasilan pelaksanaan audit SDM. Karena masing – masing metode punya kelebihan dan kelemahan sendiri, dan mungkin cocok dengan suatu situasi atau kondisi yang dihadapi dan tidak cocok untuk situasi lainnya.

2. Kompetensi Auditor Yang harus dimiliki oleh seorang auditor adalah pengetahuan dan pengalaman mengenai aktivitas dan proses dari bagian atau pihak yang akan di audit, yaitu antara lain auditor harus:

a. memiliki kompetensi dalam hal prosedur, metode dan tehnik auditb. memiliki kompetensi dalam hal sistem manajemen dan referensi dokumenc. memahami situasi perusahaan d. memiliki kompetensi dalam hal perundang undangan, aturan yang berlaku dan

persyaratan lainnya di perusahaan

Secara khusus auditor diharapkan juga memiliki kompetensi dalam hal : Sistem dan Prosedur Manajemen Sumber Daya Manusia agar dapat menilai apakah

Sub Sistem Sumber Daya Manusia telah diterapkan secara benar dan tepat Penguasaan proses bisnis korporat agar dapat mengenal terminologi khusus yang

digunakan maupun mengidentifikasi aspek-aspek kritis dari produk, pelayanan dan proses kerja yang diterapkan pada tingkat bisnis, tingkat operasional maupun tingkat individu.

3. Dukungan Manajemen Puncak dan kerjasama sinergis Auditor dengan Auditee Agar pelaksanaan audit berhasil, perlu ada dukungan maksimal dari pimpinan puncak maupun seluruh jajaran pejabat di bawahnya. Dalam hal ini sebelum proses Audit dilaksanakan, pimpinan puncak perlu :

Memperkenalkan tim audit, menyatakan secara formal, tertulis kepada jajaran manajerial mengenai pentingnya audit sumber daya manusia.

Melakukan pertemuan dengan para pejabat struktural bawahan langsungnya serta meminta kesediaan mereka untuk mengkomunikasikan sasaran/tujuan dan manfaat audit kepada seluruh auditee agar mereka aktif berpartisipasi serta bersedia memberi informasi yang lengkap & benar guna keberhasilan proses audit.

Memfasilitasi setiap kebutuhan pelaksanaan audit termasuk biaya biaya yang akan dikeluarkan perusahaan agar dapat dicapai hasil yang optimal.

Bersinergi secara maksimal dengan auditor. Memiliki kesediaan untuk menerima dan menyetujui hasil audit sekalipun beresiko bagi

dirinya

3. II. Audit Fungsi Perencanaan dan Pengadaan SDM

II.1 Audit fungsi perencanaan SDM

Beberapa faktor eksternal yang mempengaruhi aktivitas bisnis dan perencanaan SDM, antara lain: globalisasi, kemajuan teknologi, pertumbuhan ekonomi dan perubahan komposisi angkatan kerja. Perubahan karakteristik angkatan kerja yang ditandai oleh berkurangnya tingkat pertumbuhan tenaga kerja, semakin meningkatnya masa kerja bagi golongan tua, dan peningkatan diversitas tenaga kerja membuktikan perlunya kebutuhan perencanaan SDM

Peramalan kebutuhan sumber daya manusia dimasa depan serta perencanaan pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia tersebut merupakan bagian dalam perencanaan sumber daya manusia yang meliputi pencapaian tujuan dan implementasi program-program. Tujuan utama perencanaan adalah memfasilitasi keefektifan organisasi, yang harus diintegrasikan dengan tujuan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang organisasi (Jackson & Schuler, 1990). Dengan demikian, perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu proses menterjemahkan strategi bisnis menjadi kebutuhan sumber daya manusia baik kualitatif maupun kuantitatif melalui tahapan tertentu.Audit fungsi perencanaan SDM akan efektif apabila auditor memahami indikator kunci keberhasilan proses perencanaan SDM, yaitu:

Analisa peluang dan ancaman maupun kekuatan dan kelemahan bidang Sumber Daya Manusia yang tepat.

Metode pengukuran dan peramalan kebutuhan yang tepat. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang terkini dan lengkap Investasi Sumber Daya Manusia , Penerapan Pelatihan dan Pengembangan Sumber

Daya Manusia yang tepat. Rencana suksesi dan bagan penempatan.

Untuk itu, auditor perlu mencermati: Apakah perencanaan SDM terkait proyeksi kebutuhan SDM sudah

mempertimbangkan rencana strategis perusahaan? Apakah metode peramalan SDM yang digunakan sudah tepat? Apakah perusahaan memiliki sistem informasi SDM?

II.2 Audit Fungsi Analisa jabatan

Pengertian Analisis jabatanAnalisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu.

Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja. Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pertimbangan-pertimbangan lain. Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Output dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan (Job Description) dan spesifikasi jabatan (Job Specification). Deskripsi jabatan (Job Description) menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang dan sebagainya. Sedangkan spesifikasi jabatan (Job Specification) adalah informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Syarat tersebut antara lain : 1) Syarat pendidikan, 2) Syarat kesehatan, 3) Syarat fisik, dan 4) Syarat lain seperti status pernikahan, jumlah anggota keluarga, kepribadian tertentu dan sebagainya. Menurut French (1986), analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang isi pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan.Audit fungsi Analisa Jabatan akan efektif, bilamana Auditor memahami dan mampu memeriksa, mengevaluasi kelengkapan dan keakuratan data, informasi dengan mengacu pada indikator kunci keberhasilan yaitu :

1. Ketersediaan Standard Operating Procedure (SOP) Analisa Jabatan.2. Ketepatan pemanfaatan sumber data.3. Organisasi pelaksanaan yang tertata.4. Ketepatan metode dan format uraian jabatan.5. Kompetensi analis

II.3 Audit fungsi Rekrutmen

Pencarian kebutuhan tenaga baru dari luar perusahaan akan dipengaruhi oleh beberapa faktor, yakni :Yang pertama adalah Kondisi ekonomi negara secara umum. Jika kondisi ekonomi relatif sulit, maka biasanya akan terjadi oversupply atau calon pekerja jauh lebih besar dibanding jumlah permintaan. Jika hal ini terjadi, maka perusahaan relatif lebih mudah untuk mencari karyawan baru, sebab para pelamar kerja melimpah.

Sumber untuk melakukan proses rekrutmen adalah sbb:1. Advertising (suratkabar, majalah, radio, internet). Melakukan pemasangan iklan di koran untuk mengumumkan rekrutmen baru. Misal : harian Kompas hari Minggu selalu penuh dengan iklan lowongan pekerjaan. Sebuah perusahaan yang serius mengelola dan mengivestasikan dana pengembangan SDM, biasanya akan memasang iklan lowongan besar – minimal separo halaman atau bahkan satu halaman penuh. Hal ini juga untuk menunjukkan reputasi mereka yang benar-benar ingin merekrut calon pekerja yang bermutu handal.2. Melakukan rekrutmen di kampus-kampus. Beberapa perusahaan di Indonesia seperti Unilever dan Astra kerap melakukan kunjungan langsung ke kampus-kampus seperti UI, ITB dan Unair untuk melakukan rekrutmen langsung di kampus.3. Melalui Agen Rekutmen. Cara ini biasanya dilakukan untuk merekrut karyawan pada posisi manajer keatas. Agen sering juga disebut sebagai “headhunter”. Fee yang mesti dibayar biasanya adalah 15 % dari total gaji setahun manajer yang direktur. Jika misal gaji setahun manajer adalah Rp 100 juta, maka fee = Rp 15 juta.

Dalam rangka pengadaan sumber daya manusia , sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai maka auditor perlu memeriksa apakah sistem rekrutmen yang berlaku di perusahaan telah didasarkan pada proses yang seharusnya, berarti juga telah memenuhi seluruh indikator kunci keberhasilan yaitu :

Ketersediaan Standard Operating Procedure (SOP) Rekrutmen. Ketepatan pelaksanaan Rekrutmen. Ketersediaan persyaratan jabatan berbasis kompetensi. Ketepatan pelaksanaan rekrutmen sesuai tahapan yang seharusnya. Ketepatan penggunaan metode dengan mempertimbangkan jabatan yang lowong

dan dana yang tersedia.

Karena itu, auditor harus mencermati beberapa hal berikut dalam melakukan audit rekrutmen: Apakah perusahaan sudah memiliki SOP di bidang rekrutmen? Apakah perusahaan sudah memanfaatkan teknologi informasi dalam rekrutmen? Apakah persyaratan jabatan sudah dirumuskan secara tepat?

II.4 Audit Fungsi seleksi

Proses seleksi merupakan salah satu fungsi terpenting dalam manajemen sumber daya manusia, karena tersedia / tidaknya pekerja dalam jumlah dan kualitas yang sesuai dengan kebutuhan tugas / organisasi, diterima / tidaknya pelamar yang telah lulus proses rekrutmen, tepat / tidaknya penempatan seorang pekerja pada posisi tertentu, sangat ditentukan oleh fungsi seleksi dan penempatan ini. Jika fungsi ini tidak dilaksanakan dengan baik maka dengan sendirinya akan berakibat fatal terhadap pencapaian tujuan - tujuan organisasi.Tujuan proses seleksi menurut Nitisemito (1996) adalah untuk mendapatkan "The Right Man In The Right Place". Didalam proses seleksi perusahaan harus mendapatkan tenaga kerja yang tepat di dalam posisi yang tepat pula. Untuk keperluan tersebut perusahaan harus menetapkan faktor - faktor / kriteria kompetensi yang perlu diseleksi, serta menentukan proses seleksi yang dapat dilaksanakan secara maksimal.Agar audit fungsi seleksi bisa efektif, Auditor juga harus memahami dan mampu memeriksa kelengkapan dan ketepatan Sistem Seleksi yang ada, berlaku dalam perusahaan dengan mengacu pada indikator kunci keberhasilan yaitu :

Penetapan selection ratio yang tepat. Ketersediaan Standard Operating Procedure (SOP) Seleksi Seleksi adminstratif yang selaras dengan persyaratan jabatan Ketepatan tes pengetahuan umum dan keahlian profesi . Ketepatan tes potensi dan kompetensi, dengan menggunakan metode dan peralatan

tes yang tepat. Kelengkapan dan keakuratan test kesehatan Pertimbangan pengguna

Dalam melakukan audit seleksi, auditor harus memperhatkan: Apakah selection ratio yang digunakan sudah tepat? Alat tes apa saja yang digunakan, dan apakah sudah tepat? Apakah seleksi dilakukan bebas bias?

III. Audit fungsi Pengembangan dan pemeliharaan SDM

III. 1 Audit fungsi Pelatihan dan Pengembangan)

Fungsi utama Departemen Pelatihan dan Pengembangan adalah menciptakan sumber daya manusia yang memiliki kapabilitas memenuhi kebutuhan perusahaan masa sekarang dan masa yang akan datang. Untuk memenuhi kebutuhan ini, maka departemen pelatihan dan pengembangan haruslah bersikap pro-aktif, tidak menunggu permintaan dari departemen pengguna lain .Sikap pro-aktif ini, salah satunya, dilakukan melalui penyusunan perencanaan pelatihan tahunan yang disusun berdasarkan kebutuhan organisasi. Kunci keberhasilan untuk audit fungsi sebagaimana tertera dibawah ini :

Ketersediaan Standard Operating Procedure (SOP) Pelatihan dan Pengembangan Integrasi Sistem Pelatihan dan Pengembangan dengan Sistem Karir, Sistem Penilaian

Kinerja dan Sistem Balas Jasa. Kesesuaian Sistem Pelatihan dan Pengembangan dengan kebutuhan organisasi dan

kebutuhan pegawai dengan mempertimbangkan kompetensi yang dimiliki pegawai. Ketersediaan Pola Induk Pelatihan dan Pengembangan dengan program program yang

tepat. Ketersediaan portofolio SDM. Efektivitas biaya Pelatihan dan Pengembangan. Ketersediaan sarana dan prasarana pusat pelatihan yang baik

Karena itu, auditor harus mencermati: Apakah perusahaan sudah memiliki SOP pelatihan dan pengembangan? Apakah dilakukan analisa kebutuhan pelatihan terlebih dahulu untuk setiap program

pelatihan dan pengembangan SDM? Apakah ada keterkaitan antara sistem penilaian kinerja, karir, dan pelatihan SDM?

III.2 Audit fungsi Manajemen karirMenurut Daniel B. Turbon, suksesnya karir diukur dengan salary dan promosi. Para peneliti beranggapan bahwa definisi dari kesuksesan karir juga meliputi persepsi orang tersebut tentang kesuksesan karir (karir yang sukses).Terkait dengan fungsi manajemen karir, maka pemeriksaan kelengkapan dan ketepatan Sistem

Karir sebaiknya mengacu pada Model Karir dan indikator, kunci keberhasilan sebagaimana

diuraikan dibawah ini:

Ketersediaan Standard Operating Procedure (SOP) Karir Adanya Perencanaan Strategik SDM, dimana tercakup jumlah dan kualitas Sumber

Daya Manusia yang dibutuhkan perusahaan dalam lima tahun kedepan. Adanya Pola dan Jalur Karir yang tepat. Adanya Penilaian Kinerja berbasis kompetensi. Adanya Portofolio Sumber Daya Manusia Adanya rencana suksesi (High Flyer’s Program) bagi pegawai bertalenta “Star” Adanya peramalan promosi dan mutasi/perpindahan jabatan dalam rangka

pengembangan pegawai. Adanya perencanaan karir dengan kesepakatan bersama antara manajemen dan

pegawai. Adanya pengembangan karir yang tepat. Efektivitas biaya Manajemen Karir.

Dalam melakukan audit fungsi karir ini, auditor harus memeriksa: Apakah perusahaan memiliki rencana suksesi? Apakah promosi sudah dilakukan berdasar kinerja dan kompetensi? Apakah setiap karyawan memiliki rencana pengembangan karir?

III.3 Audit fungsi Penilaian Kinerja Peran dan fungsi penilaian kinerja dan pemanfaatannya di dalam suatu organisasi sangat penting, tidak saja bagi bawahan atau bagi pimpinan tetapi juga bagi organisasi itu sendiri.

Melalui penilaian yang lebih adil dan obyektif diharapkan kinerja organisasi akan meningkat. Dengan meningkatnya kinerja organisasi, pada gilirannya pencapaian tujuan organisasipun akan tercapai pula.

Untuk audit fungsi penilaian kinerja akan efektif bila auditor memahami indikator kunci keberhasilannya , yaitu :

Adanya sasaran perusahaan, sasaran unit kerja, dan sasaran individu yang tepat, jelas, dan terukur.

Aspek yang dinilai berbasis kompetensi mempertimbangkan potensi, skill, dan perilaku individu.

Proses bimbingan dan konseling yang efektif. Dokumentasi hasil penilaian kinerja yang tertata dengan baik.

Dalam melakukan audit fungsi penilaian kinerja, auditor harus memperhatikan: Apakah perusahaan sudah memiliki SOP penilaian kinerja? Apakah faktor penilaian kinerja relevan? Apakah ada keterkaitan antara penilaian kinerja dengan sistem kompensasi?

III.4 Audit fungsi kompensasi (balas jasa)

Kompensasi merupakan balas jasa yang diberikan oleh organisasi/perusahaan kepada karyawan yang dapat bersifat finansial mupun non finansial pada periode yang tetap. Sistem kompensasi yang baik akan mampu memberikan kepuasan bagi karyawan dan memungkinkan perusahaan memperoleh, memperkerjakan dan mempertahankan karyawannya. Fungsi dari kompensasi merupakan alat pengikat perusahaan terhadap karyawannya.Dengan demikian kompensasi mempunyai fungsi yang cukup penting di dalam memperlancar jalannya roda organisasi / perusahaan.

Beberapa indikator kunci keberhasilan sistem kompensasi adalah sebagai berikut: Kompensasi diberikan atas penilaian kinerja berbasis kompetensi yang tepat. Keadilan internal yang mempertimbangkan bobot relatif jabatan (berat ringannya

jabatan).

Keadilan eksternal yang mempertmbangkan keselarasan dengan jabatan sejenis pada perusahaan lain dalam industri yang sama.

Kondisi keuangan perusahaan yang sehat dan mencukupi.

Untuk itu, auditor harus mencermati: Apakah perusahaan sudah memiliki SOP di bidang kompensasi? Apakah sistem kompensasi dirancang dengan melakukan evaluasi jabatan? Apakah perusahaan melakukan survey gaji?

Contoh KuesionerKUESIONER PENGENDALIAN MANAJEMEN

Obyek Review : Perencanaan Sumber Daya ManusiaLokasi Review : Departemen Pengembangan Organisasi & Perencanaan SDM

KPM

WPRef No. Management Proses yang Direview Kondisi &

PenjelasanLampiran

1

2

3

Apakah perusahaan sudah memiliki kebijakan SDM di bidang perencanaan SDM?

Apakah kebijakan perencanaan SDM sudah dituangkan dalam sistem dan prosedur yang jelas dan baku?

Apakah perencanaan SDM yang dilakukan terintegrasi dengan perencanaan strategik

4

5

6

7

8

9

10

11

korporat?

Apakah perencanaan SDM yang dilakukan melalui proses analisa lingkungan eksternal dan kondisi perusahaan?

Apakah perencanaan SDM yang dilakukan menggunakan metode peramalan kebutuhan pegawai? Mohon jelaskan

Apakah peramalan kebutuhan SDM dikaitkan dengan perkembangan bisnis perusahaan di masa depan?

Apakah peramalan kebutuhan SDM melibatkan manajer lini?

Apakah peramalan kebutuhan SDM melibatkan justifikasi dari ahli (expert)? Apakah ahli tersebut berasal dari internal atau ekternal perusahaan?

Apakah perencanaan SDM yang dilakukan menggunakan analisa ketersediaan SDM?Mohon jelaskan prosesnya?

Apakah perusahaan sudah memiliki HR inventory yang berisi daftar keterampilan, pengalaman, dan pendidikan seluruh karyawan?

12

13

14

15

Apakah analisa ketersediaan SDM eksternal dan pasar tenaga kerja dilakukan dalam proses perencanaan SDM?

Apakah departemen lain telah difasilitasi dalam melakukan implementasi perencanaan SDM tersebut? Mohon jelaskan bentuk fasilitasinya seperti apa, bagaimana prosesnya?

Apakah sudah ada rencana suksesi untuk setiap posisi jabatan? Jika sudah ada, kriteria persyaratan seperti apa dan bagaimana prosesnya? Jika belum pertimbangan apa yang akan dijadikan digunakan untuk melakukan suksesi ? Mohon jelaskan .

Apakah perusahaan sudah menyusun rencana aksi sebagai tindak lanjut dari proses perencanaan SDM?

Apakah perencanaan SDM yang sudah dilakukan direview secara berkala?

Paraf

Auditor Auditee

Catatan Reviewer

(………………………………..) (………………………………..)

KUESIONER PENGENDALIAN MANAJEMEN

Obyek Review : Analisa JabatanLokasi Review : Departemen Rekrutmen dan Staffing

KPM

WPRef

No Management Proses yang DireviewKondisi & Penjelasan

Lampiran

1

2

3

4

5

6

7

Apakah perusahaan pernah melakukan Analisa Jabatan?

Apakah perusahaan memiliki Standard Operating Procedure (SOP) Analisa Jabatan?Jelaskan jawaban anda!

Apakah Analisa Jabatan dilakukan oleh pihak internal perusahaan ( unit SDM ) ? Oleh institusi/lembaga independen? Jelaskan dasar pertimbangan yang digunakan manajemen.

Apakah perusahaan menetapkan adanya tim untuk melaksanakan Analisa Jabatan? Jelaskan !Bila ada apakah tim juga melibatkan pimpinan unit kerja lain diluar unit SDM? Jelaskan jawaban anda!

Apakah analis berasal dari staff/pegawai perusahaan? Dari luar perusahaan ? Jelaskan !

Apakah ada persyaratan khusus bagi analis? Bila ada, jelaskan persyaratan tersebut !

Apakah tersedia Pelatihan Analisa

8

9

10

11

12

Jabatan bagi para analis yang diikutsertakan dalam pelaksanaan? Bila ada jelaskan materi Pelatihan Analisa Jabatan tersebut !

Apakah tahap persiapan Analisa Jabatan mencakup : Organisasi pelaksanaan, penentuan metoda dan penentuan bentuk format uraian jabatan?

Apakah tahap pelaksanaan Analisa Jabatan mencakup :

a) mempelajari struktur perusahaan, b) penetapan informasi yang akan

dianalisis,c) pemilihan jabatan yang akan

dianalisis, pengumpulan data, d) perumusan uraian jabatan, e) perumusan persyaratan jabatan

Jelaskan jawaban anda !

Apakah ada standardisasi bentuk format Uraian Jabatan berbasis kompetensi? Jelaskan jawaban anda ! Apakah ada standardisasi bentuk format Uraian jabatan berbasis ISO ? Jelaskan jawaban anda !

Apakah informasi Analisa Jabatan dimanfaatkan bagi aktivitas Sumber

.

13

Daya Manusia terkait dengan a) Program rekrutmen dan seleksi

pegawai?b) Program Pelatihan dan

Pengembangan pegawai?c) Penilaian Kinerja pegawai ?d) Penyempurnaan struktur

organisasi ?e) Penyempurnaan Sistem Prosedur

Sub sistem Sumber Daya Manusia ?

Jelaskan jawaban anda!Apakah perusahaan melakukan up dating uraian dan persyaratan jabatan yang berlaku? Jelaskan jawaban anda!

Paraf

Auditor Auditee

Catatan Reviewer

(………………………………..) (………………………………..)

KUESIONER PENGENDALIAN MANAJEMEN

Obyek Review : Sistem RekrutmenKPM

Lokasi Review : Departemen Rekrutmen dan staffing

WPRef. No. Management Proses yang Direview Kondisi &

PenjelasanLampiran

1

2

3

4

5

Apakah rekrutmen dilaksanakan berdasarkan perencanaan SDM? Mohon jelaskan prosesnya

Apakah tersedia Standard Operating Procedure untuk rekrutmen pegawai? Mohon jelaskan .

Apakah proses rekrutmen dilakukan dengan sistem online? Bila ada jelaskan bagaimana prosesnya !

Apakah proses rekrutmen diawali dengan permintaan pegawai dari unit pengguna? Mohon jelaskan proses/prosedurnya

Apakah permohonan penambahan pegawai perlu mendapat persetujuan dari pimpinan unit SDM? Pimpinan puncak ? Jelaskan jawaban anda!

6

7

8

Apakah permohonan penambahan pegawai perlu dilengkapi dengan uraian dan persyaratan jabatan? Mohon jelaskan

Apakah rekrutmen internal dilakukan berdasarkan metode berikut:

a. Job posting mohon jelaskan prosesnyaDan biasanya untuk posisi apa saja?

b. Referensi mohon jelaskan mekanismenya dan biasanya untuk posisi apa saja?

Apakah rekrutmen eksternal dilakukan berdasarkan metode berikut:

a. Walk in b. Referensi pegawaic. Iklan di mediad. Internete. Institusi

pendidikan/Universitas, Akademi

f. Organisasi Buruhg. Institusi Militerh. Departemen Tenaga Kerjai. Headhunterj. Perusahaan swasta./Konsultan

profesionalk. Open House

l. Pegawai yang keluar

Paraf

Auditor Auditee

Catatan Reviewer

(………………………………..) (………………………………..)

KUESIONER PENGENDALIAN MANAJEMEN

Obyek Review : Sistem SeleksiLokasi Review : Departemen Rekrutmen & Staffing

KPM

WPRef. No Management Proses yang Direview Kondisi &

PenjelasanLampiran

1

2

3

4

5

6

7

Apakah perusahaan sudah memiliki kebijakan SDM terkait dengan seleksi pegawai yang mendukung strategi bisnis?

Apakah perusahaan memiliki Standard Operating Procedure (SOP) Seleksi pegawai? Jelaskan jawaban anda!

Apakah seleksi pegawai yang dilakukan berbasis kompetensi? Jelaskan jawaban anda!

Apakah seleksi pegawai untuk setiap posisi jabatan menggunakan selection ratio? Jelaskan jawaban anda!

Apakah seleksi pegawai dilakukan oleh pihak internal perusahaan (Unit SDM)? Mohon jelaskan !

Apakah seleksi pegawai menggunakan pihak eksternal ( institusi profesional ) ? Mohon jelaskan pertimbangan yang digunakan dalam menentukan institusi profesional ?

Apakah seleksi pegawai menggunakan tahapan berikut :

a. Tahap I Seleksi administratif?b. Tahap II. Test keahlian profesi

8

9

10

11

12

13

c. Tahap III. Tes potensi dan tes kompetensi

d. Tahap IV Test kesehatan dan Wawancara pengguna ?

e Pelaporan?Jelaskan jawaban anda untuk setiap tahap!

Apakah dalam tes keahlian profesi dilakukan tes pengetahuan umum, tes bahasa Inggeris dan tes bidang profesi? Jelaskan jawaban anda!

Apakah tes kompetensi sudah selaras dengan profil dan tingkat penguasaan kompetensi dari posisi jabatan ? Jelaskan jawaban anda !

Apakah alat tes yang digunakan sudah reliabel, valid, dan bebas bias tanpa diskriminatif?

Apakah wawancara pengguna menggunakan metode, pedoman dan kriteria/rating kompetensi yang sama? Jelaskan jawaban anda !

Apakah proses seleksi menggunakan tools/perangkap tes yang mutakhir/ terkini? Jelaskan jawaban anda!

Apakah alat seleksi yang digunakan selalu dievaluasi secara berkala?

Paraf

Auditor Auditee

Catatan Reviewer

(………………………………..) (………………………………..)

KUESIONER PENGENDALIAN MANAJEMEN

Obyek Review : Sistem Pelatihan

Lokasi Review : Departemen Pelatihan & Pengembangan

KPM

WPRef. No Management Proses yang Direview Kondisi &

PenjelasanLampiran

1

2

3

4.

Apakah peruasahaan memiliki Standard Operating Prosedure Pelatihan ?

a. SOP Perancangan program pelatihan b. SOP Pelaksanaan pelatihanc. SOP Evaluasi Pelatihan

Jelaskan jawaban anda !Apakah perusahaan memiliki Sistem Pelatihan ? Bila ada apakah Sistem Pelatihan tersebut terintegrasi

a. Dengan Sistem Karirb. Dengan Sistem Penilaian Kinerjac. Dengan Sistem Kompensasi

Jelaskan jawaban anda !

Apakah perusahaan melakukan Analisa kebutuhan Pelatihan yang didasarkan atas kajian organisasi ?

a. Kajian Strategi Pengelolaan Sumber Daya Manusia ?

b. Kajian perencanaan Sumber Daya Manusia?

Jelaskan jawaban anda !

Apakah perusahaan melakukan Analisa kebutuhan Pelatihan yang didasarkan atas kajian tuntutan tugas

a. Kajian sesuai dengan jenis tugas ?b. Kajian sesuai dengan fungsi tugas ?c. Kajian sesuai dengan jenjang

jabatan?

5

6

7

Jelaskan jawaban anda!

Apakah perusahaan melakukan Analisa kebutuhan Pelatihan yang didasarkan atas kajian kondisi pegawai ?

a. Kajian kecerdasan umum pegawai ?b. Kajian kecerdasan emosional

pegawai?c. Kajian kecerdasan spiritual

pegawai?d. Kajian minat dan motivasi pegawai?

Jelaskan jawaban anda!

Apakah perusahaan melakukan kajian atas kebijakan, peraturan-peraturan, sistem dan program program pelatihan dan pengembangan yang berlaku ? Jelaskan jawaban anda !

Apakah Program-program Pelatihan Pimpinan menekankan pada :

a. Pengembangan kompetensi yang sesuai dengan nilai nilai utama/inti perusahaan ?

b. Pengembangan kompetensi inovasi?c. Pengembangan perilaku yang

berorientasi pada upaya mewujudkan perubahan ?

d. Pengembangan perilaku yang berorientasi pada upaya memenangkan persaingan ?

8

9

e. Pengembangan perilaku yang berorientasi pada pemberian pelayanan memuaskan bagi pelanggan?

f. Modul yang sesuai dengan fungsi jabatan ?

g. Modul yang sesuai dengan jenjang jabatan?

h. Modul yang sesuai dengan profil dan tingkat penguasaan kompetensi jabatan ?

Jelaskan jawaban anda !

Apakah perusahaan menetapkan persyaratan bagi peserta yang mengikuti Program Pelatihan ?Jelaskan jawaban anda !

Apakah Program-program Pelatihan Spesifik/Teknis/ Professional menekankan pada :

a. Pengembangan kompetensi sesuai dengan nilai nilai utama/inti perusahaan ?

b. Pengembangan perilaku yang berorientasi pada upaya mewujudkan perubahan ?

c. Modul yang sesuai dengan jenjang jabatan pegawai ?

d. Modul yang sesuai dengan area karir pegawai ?

10

11

12

13

14

e. Modul yang sesuai dengan profil dan tingkat penguasaan kompetensi yang seharusnya?

Jelaskan jawaban anda !

Apakah perusahaan menetapkan persyaratan bagi peserta yang mengikuti Program Pelatihan Professional?

Apakah unit SDM membuat perumusan tujuan/sasaran setiap program pelatihan secara jelas dan terukur ?

Apakah perusahaan memiliki sarana dan fasilitas yang cukup baik ?

a. Training center untuk melaksanakan sendiri program-program pelatihan ?

b. Instruktur yang terlatih ?c. Sarana ruangan yang cukup baik ?d. Fasilitas pendukung yang cukup

baik?Jelaskan jawaban anda !

Apakah perusahaan melakukan evaluasi pelaksanaan pelatihan ?

a. Evaluasi materi pelatihanb. Evaluasi biaya pelaksanaanc. Evaluasi pelatihd. Evaluasi dampak pelatihan terhadap

penguasaan pegawai atas materi e. Evaluasi dampak pelatihan terhadap

kinerja pegawai f. Evaluasi dampak pelatihan terhadap

produktivitas unit kerjaApakah perusahaan memiliki Pola Induk Pelatihan yang dapat

a. Memenuhi kebutuhan organisasib. Memenuhi kebutuhan pegawai

Jelaskan jawaban anda!

Paraf

Auditor Auditee

Catatan Reviewer

(………………………………..) (………………………………..)

Contoh laporan hasil Audit

LAPORAN

Hasil Audit Analisa Jabatan

Pada Perusahaan X

10 Agustus 2010

Dibuat oleh : Disetujui oleh :

Tim Audit Pengendali Teknis

Sudarman (Ketua)

Iwan (Anggota)

Wina (Anggota)

Abdul Rachman, SE, M.Si.

DAFTAR ISI

Bab Judul Halaman

1

2

3

4

5

6

7

Pendahuluan

Tujuan Audit

Ruang Lingkup Audit

Instrumen Audit

Pelaksanaan Audit

Hasil Audit

Penutup

Lampiran Kertas Kerja Audit

1. PENDAHULUAN

Perusahaan X yang bergerak dalam bidang jasa , selalu berupaya untuk meningkatkan

kualitas layanannya kepada masyarakat. Hal ini sejalan dengan visi dan misinya perusahan.

Agar tercapai tujuan tersebut, diperlukan adanya sistem pengendalian internal yang

mencakup sistem pengendalian prosedur dalam rangka memantau dan memastikan

adanya keselarasan seluruh kegiatan unit yang dilaksanakan oleh perusahaan X

terhadap strategi bisnis dan strategi kegiatan lainnya yang telah ditetapkan oleh

perusahaan X, serta merekomendasikan tindakan perbaikan (corrective action)

apabila ditemukan adanya penyimpangan.

Tim audit u memiliki peran yang sangat penting guna membantu mewujudkan sistem

pengendalian internal tersebut dengan menjalankan fungsi pengawasan dan berperan

sebagai strategic partners.

2. TUJUAN AUDIT OPERASIONAL

Tujuan audit analisis jabatan adalah untuk penyelidikan yang sistematis tentang isi

pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan

untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan.

3. RUANG LINGKUP AUDIT

Ruang lingkup untuk audit analisa jabatan adalah:

1. Ketersediaan Standard Operating Procedure (SOP) Analisa Jabatan

2. Ketepatan pemanfaatan sumber data

3. Organisasi pelaksanaan yang tertata

4. Ketepatan metode dan format uraian jabatan

5. Kompetensi analis

4. INSTRUMEN AUDIT

Untuk mengumpulkan bukti dan informasi yang diperlukan, tim audit menggunakan

beberapa instrumen audit yang sudah dikembangkan oleh tim.

5. PELAKSANAAN AUDIT

Kegiatan audit dilaksanakan selama 5 (lima) hari, tanggal 1-5 bulan Agustus 2010. Tim

audit terdiri dari seorang Ketua dan dua orang anggota, Semua anggota tim, sudah

mengikuti pelatihan dan dinyatakan lulus. Audit dilakukan dengan cara melakukan

wawancara dengan pimpinan, manajer, dan yang terkait serta memeriksa bukti-bukti

rekaman/pencatatan terhadap proses yang telah dilakukan.

6. HASIL AUDIT

Dari proses audit selama 5 hari dapat disimpulkan banwa Sistem yang ada di

Perusahaan X telah berjalan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari kelengkapan

Temuan audit secara lengkap dan rekomendasi dapat dilihat pada Kertas Kerja Audit

(lampiran 1)

7. PENUTUP

Audit analisa jabatan sangat bermanfaat untuk menumbuhkan rasa tanggungjawab

semua pihak dalam melaksanakan kegiatan yang telah direncanakan . Namun demikian,

masih diperlukan kerjasama yang baik dari semua pihak terkait untuk kegiatan yang ada

di perusahaan X ini. Agar kegiatan audit tidak dipandang sebagai sesuatu yang

menakutkan atau sesuatu yang akan menghakimi. Tim audit dan auditan harus sama-

sama menyadari bahwa fungsi audit adalah untuk mencegah terjadinya penyimpangan

dalam pelaksanaan semua kegiatan. Temuan audit dapat dilihat pada lampiran 1.

Lampiran 1 Kertas Kerja Audit

KERTAS KERJA AUDIT (KKA)

NAMA AUDITAN : Perusahaan X di Jakarta

DILAKSANAKAN OLEH

: Sudarman IwanWina

MASA PERIODE AUDIT : 2010 TANGGAL : 1-5 Agustus 2010TUJUAN:

Melakukan evaluasi dan upaya-upaya dalam meningkatkan keefektifan manajemen

Melakukan evaluasi atas sistem pengendalian internal yang diterapkan

DIREVIEW OLEH : Abdul RachmanTANGGAL : 5 Agustus 2010

pada seluruh tingkatan manajemen secara independen dan obyektif.

Memantau laporan, pemantauan lapangan, analisis, pembahasan, dan menyampaikan rekomendasi tindakan perbaikan (corrective action) dalam rangka memelihara keselarasan kondisi pengendalian intern maupun aktivitas operasional dengan misi dan tujuan Perusahaan X secara keseluruhan.

No

Kondisi Kriteria Akibat SebabRekomendas

iTanggapan

Auditan1. Saat

dilakukan audit anlaisa jabatan Perusahaan X telah melaksanakan dan mengacu pada aturan yang ada

Menurut ketentuan,Setiap perusahaan harus mengacu pada: Ketersediaan Standard Operating Procedure (SOP). Analisa Jabatan.Ketepatan pemanfaatan sumber

Tidak ada temuan untuk audit analisa jabatan ini

Perusahaan X telah mengikuti aturan yang benar

Sebaiknya sistem Sekarang yang sudah ada dapat dipertahankan selamanya

Dapat menerima, selanjutnya akan mempertahankan peraturan yang sudah ditentukan.

No

Kondisi Kriteria Akibat SebabRekomendas

iTanggapan

Auditandata.Organisasi pelaksanaan yang tertata.Ketepatan metode dan format uraian jabatan.Kompetensi analis

Jakarta, 5 Agustus 2010Menyetujui,Direktur Perusahaan X

Drs. Zaenal Abidin , Mhum

Ketua Tim,

Sudarman Se, M.Si

1. Manajer SDM :

Dra.Syafrida (....................)

2. Supervisor :

Dra.Azizah (.................)

3. Anggota Tim :

Iwan (.....................)

4. Anggota Tim :

Wina (....................)

Daftar Pustaka BMP Audit MSDM /EKMA syopian.net/blog, BMPrmfatihah.blogspot.comwww.informasi-training.comekonomimanajemen.blogspot.com

elibrary.mb.ipb.ac.id www.kardus.web.id

Rajapresentasi.com