MODUL

Mata Kuliah : Audit Internal

Kuliah : 4

Bahan : Program Audit

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS

Setelah mengikuti mata kuliah ini diharapkan mahasiswa dapat memahami:

1. Tujuan program audit

2. Manfaat program audit

3. Kapan sebaiknya menyiapkan program audit

4. Lingkup audit

5. Mendefinisikan Ekonomis, Efisiensi dan efektivitas

6. Tujuan dan prosedur

7. Menyiapkan program audit

8. Ambiguitas

9. Hubungan program dengan laporan audit akhir

10. Mekanisme program

11. Penugasan staf untuk audit beskala kecil

12. Pedoman penyiapan program audit

13. Kriteria-kreiteria program audit

Learning Objective 1

Program audit dirancang untuk menjadi pedoman bagi auditor mengenai

Apa yang akan dilakukan (what)

Kapan akan dilakukan (when)

Bagaimana akan melakukannya (how)

Siapa yang akan melakukannya (who)

Berapa lama waktu yang dibutuhkan (time)

Manfaat dari program audit :

Memberikan rencana sistematis untuk setiap tahap pekerjaan audit

Menjadi dasar penugasan auditor

Menjadi sarana pengawasan dan evaluasi kemajuan pekerjaan audit

Membantu melatih staf-staf yang belum berpengalaman

Memberi iringkasan catatan pekerjaan yang dilakukan

Mengenal lebih dekat jenis-jenis pekerjaan audit

Mengurangi waktu supervisi

Menjadi titik awal bagi penilai fungsi audit internal untuk evaluasi pekerjaan audit.

Kapan sebaiknya program audit disiapkan

segera setelah survey pendahuluan

semua program audit harus dianggap tentative sampai audit diselesaikan

semua perubahan atas draft program audit membutuhkan pengesahan seperti halnya

program audit awal

program proforma biasa digunakan pada audit berulang atas operasi yang sama

program proforma harus dilakukan uji coba sehingga apabila ditemukan kekurangan

sejak awal bisa dilakukan perbaikan sebelum program tersebut digunakan secara luas.

Tanggung jawab audit

Auditor internal harus bertanggungjawab untuk merencanakan penugasan audit. Perencanaan

harus didokumentasikan dan mencakup:

1. penetapan tujuan audit (audit objectice) dan lingkup pekerjaan (scope)

2. latar belakang informasi tentang aktivitas yang akan diaudit

3. sumber daya yang diperlukan

4. komunikasi dengan orang-orang yang perlu mengetahui audit

5. pelaksanaan, jika layak, survey lapangan untuk mengenal lebih dekat aktivitas dan control

yang akan diaudit

6. penulisan program audit

7. penentuan bagaimana, kapan, dan kepada siapa hasil audit akan dikomunikasikan

8. perolehan pengesahan rencana kerja audit.

Lingkup audit

Program audit harus menunjukkan lingkup pekerjaan audit, yaitu menjelaskan apa yang

tercakup dalam audit dan apa yang tidak.Tujuan audit seharusnya menuntun lingkup pekerjaan

Mendefinisikan Ekonomis, Efisiensi dan efektivitas

Kebutuhan akan audit internal semakin meningkat sejalan dengan peningkatan kemampuan

audit internal mulai dari audit keuangan, audit ketaatan yang relative sederhana hingga audit

yang komprehensif atas keekonomisan, efisiensi, dan efektivitas operasional.

Istilah ekonomis (economy) berarti penghematan, implikasi lebih luas adalah ‘manajemen yang

berhati-hati” atau “gunakan hingga mendapatkan keuntungan terbaik tanpa ada sisa.

Efisiensi (efficiency) berarti meminimalkan kerugian atau penghamburan tenaga.

Efektivitas (effectiveness) berarti menekankan hasil

Program audit biasanya melibatkan ketiga konsep ini sehingga auditor internal harus memiliki

definisi dan perbedaan ketiganya di pikiran mereka ketika membuat program audit.

Tujuan dan Prosedur

Tujuan (objective) adalah apa yang ingin dicapai seseorang. Prosedur (procedure) adalah

tehnik-tehnik yang diterapkan untuk mencapai tujuan. Auditor memiliki seperangkat tujuan dan

prosedur yang berbeda dalam pekerjaan mereka.

Tujuan operasi adalah akhir yang akan dicapai manajer operasi dan karyawan-karyawannya.

Salah satu tujuan operasi untuk aktivitas pembelian adalah membeli barang dan jasa yang

tepat, pada harga yang tepat, pada waktu yang tepat, dan pada kualitas yang tepat. Setiap

tujuan ini dicapai melalui prosedur-prosedur atau tehnik-tehnik misalnya, prosedur yang

digunakan untuk memastikan dibelinya barang yang tepat adalah digunakannya pesanan

pembelian dari departemen yang menjelaskan dengan tepat barang yang akan dibeli. Auditor

internal tidak mampu mengevaluasi sebuah operasi jika mereka tidak sepenuhnya memahami

hal yang diharapkan untuk dicapai dari operasi tersebut-yaitu tujuan-tujuannya. Oleh karena itu

semua program audit harus mengidentifikasi tujuan operasi yang pencapaiannya akan

dievaluasi oleh auditor.

Tujuan audit dapat bersifat umum bisa juga khusus. Tujuan umum diupayakan tercapai dalam

semua penugasan dan dituntun oleh lingkup audit yang diberikan manajemen dan dewan

komisaris ke kepala bagian audit. Misalnya menentukan keandalan dan integritas informasi

keuangan, ketaatan kebijakan, rencana, prosedur, hukum dan pengamanan aktiva.

Tujuan khusus audit terkait dengan tujuan operasi. Misalnya jika tujuan pembelian adalah

menentukan apakah tujuan operasi telah dicapai maka program audit akan berisi pemeriksaan

auditor atas sampel pesanan pembelian dan melihat apakah pesanan tersebut dilengkapi

dengan permintaan pembelian.

Menyiapkan program audit

Latarbelakang informasi

Latarbelakang informasi yang diperoleh selama survey pendahuluan akan membantu

mengarahkan cakupan audit yang akan direncanakan. Dengan operasi yang demikian luas

tidak memungkinkan auditor menghabiskan waktu untuk memeriksa setiap aktivitas. Program

yang efektif dan ekonomis memfokuskan pada hal-hal penting, auditor internal tidak bisa

dibebankan tanggungjawab untuk mencegah kecurangan, pelanggaran atau kesalahan. Hal ini

merupakan tanggungjawab manajemen. Auditor internal bertanggungjawab untuk

mengidentifikasi masalah-masalah yang memungkinkan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.

Program Proforma

Program proforma sangat penting dan berguna jika audit akan dilaksanakan oleh auditor yang

kurang berpengalaman yang pekerjaannya harus diawasi. Program tersebut juga bermanfaat

jika:

1. Jenis audit yang sama akan dilakukan disejumlah lokasi yang berbeda

2. Informasi yang bisa dibandingkan diperlukan untuk setiap lokasi.

3. Laporan serupa atau laporan konsolidasi akan dikeluarkan

4. Operasi yang diaudit relatif serupa.

Ambiguitas

Informasi yang tepat akan menghasilkan informasi audit yang tepat pula. Dalam menyusun

program audit harus dihindari sifat ambiguitas yaitu timbulnya respon yang berbeda dari auditor

berbeda. Untuk menghindarinya maka program audit harus berisi langkah-langkah khusus

sehingga auditor akan langsung memahami langkah-langkah program tsb tanpa membutuhkan

insruksi lanjutan. Ambiguitas akan berkurang bila aktivitas audit internal menerapkan makna

seragam untuk berbagai istilah yang digunakan dalam program audit. Misal :

- menganalisis : memecah menjadi bagian-bagian penting dan menentukan sifatnya

- mengecek : membandingkan atau menghitung ulang sesuai keperluan untuk

mengetahui akurasi atau kewajarannya.

- Menginspeksi : memeriksa secara fisik

- Menelaah : mempelajari secara kritis

Hubungan program dengan laporan audit akhir

Laporan audit akhir bisa mulai dipikirkan sejak tahap penyusunan program audit.

Beberapa malah membuat kerangka laporan standar dalam bentuk ringkas untuk

menunjukkan hal-hal yang akan dicakup dalam laporan akhir. Beberapa auditor internal

merasa efisien bila bagian-bagian ditulis sesuai kemajuan audit. Dalam penugasan audit

berskala besar laporan kemajuan memberikan informasi bagi klien dan membuat

penyusunan laporan audit akhir lebih mudah.

Mekanisme Program

Program audit harus mencakup estimasi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan setiap

segmen audit. Estimasi ini merupakan estimasi awal, tetapi membantu

penanggungjawab audit dan supervisor audit mengontrol dan menelaah kemajuan kerja.

Estimasi juga membantu menentukan berapa staf yang harus ditugaskan untuk audit

guna menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang wajar.

Dalam praktiknya, audit terus berkembang sejak program awal. Program audit

seharusnya diperbaharui sesuai kemajuan audit. Setiap perubahan signifikan harus

ditulis beserta alasannya dan perubahannya harus disetujui pada tingkat wewenang

yang menyetujui program awal.

Program audit harus mendokumentasikan kemajuan pekerjaan audit. Setiap langkah

audit yang direncanakan harus memiliki referensi kertas kerja agar terlihat mana

pekerjaan yang sudah dan belum dikerjakan. Hal ini juga membantu auditor menghindari

tidak dilakukannya langkah-langkah tertentu secara tidak sengaja. Jila suatu prosedur

dihilangkan, alasannya harus diberikan.

Kriteria-kriteria program audit

Program audit sebaiknya mengikuti kriteria tertentu untuk mencapai tujuan departemen

audit internal, misalnya :

Tujuan operasi yang diperiksa harus dinyatakan dengan jelas dan disetujui klien

Program harus sesuai dengan penugasan audit kecuali bila ada alasan yang

mengharuskan sebaliknya

Setiap langkah kerja yang diprogramkan harus memiliki alasan,yaitu tujuan

operasi dan control yang akan diuji

Langkah-langkah kerja harus mencakup instruksi-instruksi positif, tidak

dinyatakan dalam bentuk pertanyaan.

Program audit harus memuat bukti persetujuan supervisor sebelum dilakukan.

Perubahan signifikan harus disetujui terlebih dahulu.

Jika manajemen klien meminta auditor melakukan pengujian tertentu, hal ini

harus tercakup dalam program audit jikan dimungkinkan dalam anggaran audit

(atau anggaran harus dimodifikasi

Berikut adalah contoh program audit untuk pembelian

Tujuan manajemen operasi pembelian yang umum adalah mendapatkan barang dan jasa yang

tepat: 1. Dengan harga yang tepat

2. dengan waktu yang tepat

3. dengan kuantitas yang tepat

4. dengan kualitas yang tepat

5. dari pemasok yang tepat.

Daftar dibawah ini menunjukkan bagian dari program audit yang dilakukan untuk memeriksa

harga. Program tersebut tidak menyebutkan setiap resiko dan control yang mungkin karena

dapat menghabiskan waktu dan biaya. Program tersebut hanya berisi resiko-resiko yang bisa

diterapkan untuk organisasi pembelian tertentu pada waktu audit, seperti yang ditentukan oleh

survey pendahuluan. Misalnya,anggaplah bahwa survey pendahuluan menemukan bahwa

terdapat prosedur penawaran yang baik. Melakukan upaya audit yang berlebihan untuk

pemeriksaan prosedur penawaran akan percuma saja. Lebih baik program tersebut memuat

identifikasi masalah-masalah yang ada dan mungkin terjadi kemudian berkonsentrasi pada

masalah tersebut.

Dari setiap audit operasi, auditor internal harus memiliki lebih dari enam tujuan operasi. Tujuan

penting lainnya yang bisa diterapkan ke aktivitas atau departemen tertenut adalah: bahwa

aktivitas atau departemen dikelola dengan baik. Satu segmen program pembelian akan terkait

dengan pengadministrasian aktivitas tersebut. Resiko-resiko administratif yang bisa ditemukan

dalam survey pendahuluan :

Bagan organisasi departemen pembelian tidak disiapkan (bisa mengakibatkan

kebingungan dalam hal siapa yang bertanggungjawab untuk membeli barang atau

jasa tertentu)

Kurangnya arahan yang mencakup wewenang dan tanggungjawab departemen

pembelian (organisasi lainnya bisa dibebani wewenang untuk berhubungan dengan

pemasok.

Kurangnya petunjuk operasi departemen pembelian (karyawan bisa bertindak

sesuai keinginannya, tidak berdasarkan cara yang konsisten dan disetujui)

Tidak ada prosedur yang mengatur wewenang untuk menandatangani penerimaan

barang dan jasa (pesanan bisa dikeluarkan untuk kepentingan sendiri atau untuk

membeli barang yang salah atau jumlah yang tidak tepat).

Bagian dari program audit untuk departemen Pembelian

Tujuan Operasi: Untuk memperoleh barang dan jasa pada harga yang tepat

Waktu yang dianggarkan : 5 hari

Huruf-huruf dalam tanda kurung menunjukkan tingkat resiko, mulai dari resiko tinggi (A) hingga rendah (G)

Resiko Kontrol Pengujian (yang

direkomendasikan)

Referensi

kertas kerja

Komentar

Komite yang

memutuskan

membeli atau

memproduksi sendiri

tidak memiliki akta

tertulis atau

seperangkat

prosedur (F)*

Komite tersebut harus

beranggotakan orang-orand dari

departemen produksi, control

mutu, permesinan, dan

pembelian. Mereka harus rutin

bertemu untuk membuat

keputusan membeli atau

memproduksi sendiri atas

produk-produk dan program-

program baru. Keputusan harus

didasarkan pada kapasitas

Periksa catatan komite untuk

menentukan apakah

pembelian-pembelian penting

telah dipertimbangkan dan

dukungan memadai telah

diberikan kepada keputusan

tersebut.

pabrik, informasi biaya

berkelanjutan, dan subsitusi

yang wajar.

Tidak ada tolok ukur

kuantitatif dan

kualitatif untuk

aktivitas pembelian.

Tidak ada informasi

atau standar yang

dapat digunakan

manajemen untuk

menilai aktivitas

pembelian.

Pembelian yang

tidak terkontrol.

Harga yang lebih

tinggi dan

kemungkinan

penurunan disiplin

karyawan

departemen

pembelian (E)

Laporan komitmen bulanan

untuk setiap pembeli berisi hal-

hal seperti :

Jumlah total dolar yang

dijanjikan.

Komitmen berdasarkan

penawaran kompetitif. Alasan

tidak ada kompetisi.

Jumlah dollar yang dihabiskan

untuk pembelian-pembelian

yang tidak kompetitif.

Penghematan yang dicapai

dengan adanya penawaran

yang kompetitif, negosiasi,

sumber persediaan baru,

prosedur-prosedur yang inovatif,

dan bahan baku pengganti.

Periksa sampel volume

penawaran yang tidak

kompetitif. Tanyakan

alasannya. Tanyakan

karyawan departemen

pembelian prosedur-prosedur

yang dijalankan untuk

mendapatkan pengurangan

harga. (Sistem pelaporan

yang direkomendasikan untuk

member manajemen

informasi tersebut)

Kurangnya rotasi

penugasan

pembelian.

Memungkinkan

karyawan

departemen

pembelian memiliki

hubungan jangka

panjang dengan

pemasok tertentu

dan lebih suka

membeli dari

pemasok tersebut.

(C)

Adanya ketentuan mengenai

rotasi periodik penugasan.

Aturan agar semua karyawan

departemen pembelian

mengambil cuti. Jadwal rotasi

dan cuti yang resmi.

Periksa jadwal rotasi dan cuti.

Periksa cuti yang tidak

diambil atau penugasan yang

tidak dirotasi.

Departemen

Pembelian baru

mengetahui

Sebuah komite yang

anggotanya termasuk karyawan

pembelian, menetapkan jadwal

Untuk sampel peralatan yang

butuh waktu lama untuk

diperoleh, tentukan apakah

diperlukannnya

peralatan baru

hanya setelah

rancangan diterima

sehingga

departemen

Pembelian tidak

punya banyak waktu

untuk mendapatkan

penawaran

kompetitif untuk

barang-barang yang

butuh waktu lama

untuk diperoleh (D)

kebutuhan peralatan untuk

mengantisipasi perlunya waktu

lama untuk memperoleh

peralatan tersebut. Bagian

pembelian harus ikut serta

menetapkan jadwal untuk

barang-barang seperti ini.

jadwal sudah ditetapkan,

realistis, dan memberikan

banyak waktu untuk

mengundang penawaran

kompetitif.

Tidak ada program

analisis nilai untuk

mengaitkan barang

dengan fungsinya,

bukan biayanya (G)

Adanya system yang

mengharuskan barang yang

dibeli lolos uji kelayakan.

Apakah biaya sebanding

dengan manfaatnya?Apakah

fitur-fitur yang dimiliki alat

tersebut memang dibutuhkan?

Tersedianya suku cadang

standar dll.

Cari siapa yang

bertanggungjawab untuk

analisis nilai. Telaah laporan

penghematan. Berdasarkan

sampel, tentukan apakah

barang-barang tersebut

memerlukan analisis nilai?

Jumlah pesanan

berlebihan yang

menandakan

departemen

pengguna, bukan

dept pembelian,

yang memilih

pemasok dan

memesan barang

sehingga

meniadakan control

pembelian dan

mengarah pada

menyukai pemasok

tertentu dan harga

Dibuat aturan untuk laporan

pesanan tersebut, menentukan

alasannya, dan mengambil

tindakan disiplin yang layak.

Arahan manajemen memberi

wewenang tunggal pada Dept.

Pembelian untuk menggunakan

dana organisasi guna

mendapatkan barang dan jasa

dari pemasok.

Hitung rasio pesanan yang

dikonfirmasi dengan total

pesanan. Periksa apa yang

dilakukan untuk mengurangi

rasio tersebut. Berdasarkan

sampel, tanyakan karyawan

dept pembelian dan dept

pengguna alasan-alasan

untuk menyetujui pesanan.

yang lebih tinggi (A)

Tidak ada ketentuan

untuk catatan yang

menunjukkan

pembelian terdahulu

untuk produk-produk

yang sama

sehingga tidak ada

informasi berharga

bagi karyawan dept

pembelian untuk

menilai tawaran

yang diberikan (B)

Sistem pencatatan

menggunakan kartu atau alat

elektronik untuk pembelian

setiap barang yang terjadi

berulang.

Untuk sampel pesanan

pembelian, telusuri pembelian

sebelumnya untuk barang-

barang yang sama. Periksa

varians-varians yang

signifikan

(merekomendasikan adanya

catatan harga historis)

Contoh audit program lainnya adalah sebagai berikut:

Periklanan

Tujuan : menentukan apakah biaya-biaya tersebut dicatat dan jumlahnya wajar.

Prosedur : mengaudit catatan dan prosedur operasi yang dimiliki agensi.

Pelepasan aktiva

Tujuan : menentukan sendiri apakah pelepasan aktiva telah dilakukan dengan layak.

Prosedur : menelaah persetujuan tertulis yang diberikan orang yang bertanggung jawab atas pelepasan tersebut, sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

Kontribusi medis karyawan

Tujuan : penentuan validitas pengurangan gaji karyawan untuk kontribusi opsi asuransi kesehatan.

Prosedur : menentukan apakah pengurangan gaji didukung formulir otorisasi tertulis merupakan prosedur yang tepat dan relevan.

Perlindungan lingkungan dan alat tanda bahaya

Tujuan : memberikan keyakinan tentang pemasaran dan operasi alat tersebut.

Prosedur : memeriksa dokumen spesifikasi alat tanda bahaya dari arsitek, memeriksa faktur pembayaran alat tersebut, atau melakukan tanya jawab dengan pegawai keamanan pabrik.

Persediaan

Tujuan : menentukan apakah persediaan dalam jumlah yang signifikan telah disajikan dengan benar.

Prosedur : melakukan atau menelaah persediaan fisik dan mendapatkan penilaian dari ahli.

Pembelian tanah

Tujuan : memferifikasi kepemilikan legal atas tanah yang akan dibeli.

Prosedur : memeriksa catatan terbaru atas tanah di kantor pengadilan local.

Aktivitas nonprofit

Tujuan : menentukan apakah aktivitas sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.

Prosedur : menentukan misi organisasi, standar apa yang telah ditetapkan untuk mengukur

kinerja guna pencapaian misi tersebut, dan seberapa jauh standar telah dicapai

KEPUSTAKAAN

Sawyer, Lawrence B. et. all, Sawyer’s Internal  Auditing,    The   Practice of Modern Internal Auditing, 5th Edition, IIA, 2003.

Amin Wijaya Tunggal Principles of Internal Auditing