modul 3 pengelolaan informasi dan dokumentasi rev2
DESCRIPTION
Modul 3 Pengelolaan Informasi Dan DokumentasiTRANSCRIPT
BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA
Kode Modul : KIP.UMU.04.00Judul Modul : Prosedur Pengelolaan
Informasi PublikKode Kompetensi : KIP.UMU.04.00Unit Kompetensi : Melakukan Kegiatan
Pengelolaan Informasi Publiksesuai Prosedur
Tingkat : Dasar
Modul Pelatihan Budaya Dokumentasi 2012
i
PERENCANAAN PELATIHAN
1. Latar Belakang
Pada tahun 2008, Indonesia telah tercatat sebagai negara kelima di Asia, dan ke-76 di
dunia yang secara resmi mengadopsi prinsip-prinsip keterbukaan informasi. Disahkannya
Undang-Undang No 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) telah
menempatkan Indonesia sejajar dengan India, Jepang, Thailand dan Nepal dalam hal
pelembagaan kerangka hukum bagi pemenuhan hak-hak publik untuk mengakses proses-
proses penyelenggaraan pemerintahan.
UU KIP secara jelas mengatur kewajiban badan atau pejabat publik untuk memberikan
akses informasi yang terbuka kepada masyarakat. Kewajiban untuk memberikan informasi,
dokumen dan data diintegrasikan sebagai bagian dari fungsi birokrasi pemerintahan,
diperkuat dengan sanksi-sanksi yang tegas untuk pelanggarannya. UU KIP juga mengatur
klasifikasi informasi sedemikian rupa sebagai upaya untuk memberikan kepastian hukum
tentang informasi-informasi yang wajib dibuka kepada publik, dan yang bisa dikecualikan
dengan alasan tertentu.
Penerapan UU KIP tentunya memberikan dampak terhadap sistem manajemen dan tata
kelola lembaga-lembaga publik khususnya mengenai pola kerja dan aliran data serta
informasi antar unit kerja di lembaga publik masing-masing. Tanpa adanya koordinasi dan
komunikasi dalam kerangka kerja mengelola data, informasi dan dokumentasi mustahil
kinerja lembaga dalam memberikan pelayanan informasi publik dapat dijalankan dengan
baik. Untuk dapat menjalankan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan sederhana
setiap Badan Publik perlu menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID).
PPID adalah pejabat yang bertanggungjawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian,
penyediaan dan/atau pelayanan informasi di Badan Publik. Selanjutnya Tugas dan
Tanggung Jawab PPID dijabarkan dalam PP No 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Untuk menjalankan tugasnya, baik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi PPID
(PPID) maupun Pejabat Fungsional Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PFPID),
memerlukan kompetensi di bidang pengelolaan data, informasi dan dokumentasi lembaga
publik. Penyusunan modul ini bertujuan agar setiap personil yang memiliki tanggung jawab
dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi pada suatu Badan Publik Negara memiliki
kemampuan yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Pada
modul ini akan dibahas pemahaman Undang-undang nomor 14 tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik beserta peraturan turunannya.
ii
2. Unit Kompetensi
Kode Kompetensi : KIP.UMU.04.00
Unit Kompetensi : Melakukan Kegiatan Pengelolaan Informasi Publik sesuai
Prosedur.
Uraian Unit
Kompetensi
: Unit kompetensi ini berkaitan dengan kemampuan untuk
melakukan kegiatan pengelolaan informasi publik sesuai
prosedur.
3. Elemen Kompetensi
Elemen Kompetensi Kriteria untuk Kerja
1. Memahami kegiatan penyimpanan
dan pendokumentasian informasi.
1.1 Konsep dasar data dan informasi dapat
dijelaskan.
1.2 Konsep arsip dan dokumentasi data dan
informasi dapat dijelaskan.
1.3 Pengumpulan data dan informasi dapat
dilakukan sesuai dengan prosedur dan
ketentuan.
1.4 Pendokumentasian data dan informasi dapat
dilakukan sesuai dengan prosedur dan
ketentuan.
2. Memahami kegiatan penyediaan
dan pelayanan informasi publik.
2.1 Data dan informasi dapat disajikan sesuai
dengan konsep dan metode yang berlaku.
2.2 Informasi diklasifikasikan dan disajikan
sesuai dengan format yang berlaku.
2.3 Konsep pelayanan Informasi Publik dapat
dijelaskan.
2.4 Pelayanan informasi publik dilakukan sesuai
prosedur dan ketentuan yang berlaku.
3. Memahami kegiatan pengamanan
informasi publik.
3.1 Konsep keamanan informasi dapat
dijelaskan.
3.2 Prosedur pengamanan informasi dapat
diimplementasikan sesuai ketentuan.
iii
4. Batasan Variabel
1. Unit ini berlaku pada bidang Pengelolaan Data, Informasi dan Dokumentasi untuk
pegawai fungsional dengan jabatan pranata komputer, pranata humas, arsiparis dan
pustakawan.
2. Bahasan pada materi yang disampaikan terbatas pada:
2.1 Kegiatan pengelolaan informasi publik sesuai prosedur.
2.2 Ketentuan pengumpulan data dan informasi yang terdapat pada UU no 14 Tahun
2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
5. Panduan Penilaian
1. Pengetahuan dan Keterampilan Penunjang:
Untuk mendemonstrasikan kompetensi, diperlukan bukti pengetahuan dan
pemahaman mengenai:
1.1 Pengertian Badan publik, tugas pokok dan fungsinya.
1.2 UU no 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik.
2. Konteks Penilaian:
Dalam penilaian unit ini harus mencakup uji pemahaman baik secara langsung atau
pun melalui latihan. Unit ini harus didukung oleh serangkaian metode untuk menilai
pengetahuan penunjang dalam menjalankan kegiatan pengelolaan informasi publik
sesuai dengan undang-undang.
3. Aspek Penting Penilaian:
3.1 Kemampuan memahami kegiatan penyimpanan dan pendokumentasian
informasi.
3.2 Kemampuan memahami kegiatan penyediaan dan pelayanan informasi publik.
3.3 Kemampuan memahami kegiatan pengamanan informasi publik.
4. Kaitan dengan Unit-Unit Lain:
4.1 Prasyarat untuk menguasai kompetensi ini
iv
o Memahami Peraturan Perundang-Undangan tentang Keterbukaan
Informasi Publik (KIP)
o Memahami Peraturan Perundang-Undangan tentang Kearsipan
o Memahami Peraturan Perundang-Undangan tentang Informasi dan
transaksi elektronik
o Memahami Peraturan Perundang-Undangan tentang Pelayanan Publik
4.2 Unit Kompetensi ini akan mendukung penguasaan unit tingkat umum.
6. Kompetensi Kunci
NO KOMPETENSI KUNCI DALAM UNIT INI TINGKAT
1Mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisis
informasi2
2 Mengkomunikasikan ide-ide dan informasi 1
3 Merencanakan dan mengorganisir aktivitas-aktivitas 1
4 Bekerja dengan orang lain dan kelompok 1
5 Menggunakan ide-ide dan teknik matematik 1
6 Memecahkan masalah 2
7 Menggunakan teknologi 2
7. Jumlah Jam Pelajaran
Untuk jam pelajaran, dipergunakan standar Jam Pelajaran dengan aturan setiap satu jam
pelajaran (1 JP) sama artinya dengan 45 menit. Jumlah jam belajar untuk Unit Kompetensi
ini memerlukan waktu belajar selama 2 JP.
v
8. Garis Besar Pokok Pengajaran
NoElemen
KompetensiMateri Sub Materi Tujuan Instruksional Khusus
Metode
PenyampaianDurasi
Media/
Alat Bantu
Sumber
Belajar
1 Memahami kegiatan
penyimpanan dan
pendokumentasian
informasi
Penyimpan
an dan
Pendokume
ntasian
Informasi
o Data dan informasi
o Arsip dan
dokumentasi
o Prosedur
pengumpulan data
dan informasi
o Prosedur
pendokumentasian
data dan informasi
o Konsep dasar data dan
informasi dapat dijelaskan.
o Konsep arsip dan dokumentasi
data dan informasi dapat
dijelaskan.
o Pengumpulan data dan
informasi dapat dilakukan
sesuai dengan prosedur dan
ketentuan.
o Pendokumentasian data dan
informasi dapat dilakukan
sesuai dengan prosedur dan
ketentuan.
o Penjelasan
instruktur
o Diskusi dan
tanya jawab
1 JP o Ruang Kelas
o Notebook
instruktur
o LCD proyektor
o Whiteboard
1
2 Memahami kegiatan
penyediaan dan
pelayanan informasi
publik
Penyediana
n dan
Pelayanan
Informasi
Publik
o Konsep dan metode
penyajian data dan
informasi
o Penyajian informasi
o Konsep pelayanan
informasi publik
o Prosedur pelayanan
informsi publik
o Data dan informasi dapat
disajikan sesuai dengan
konsep dan metode yang
berlaku.
o Informasi diklasifikasikan dan
disajikan sesuai dengan format
yang berlaku.
o Konsep pelayanan Informasi
Publik dapat dijelaskan.
o Pelayanan informasi publik
dilakukan sesuai prosedur dan
ketentuan yang berlaku.
o Penjelasan
instruktur
o Diskusi dan
tanya jawab
0.5 JP o Ruang Kelas
o Notebook
instruktur
o LCD proyektor
o Whiteboard
1
vi
NoElemen
KompetensiMateri Sub Materi Tujuan Instruksional Khusus
Metode
PenyampaianDurasi
Media/
Alat Bantu
Sumber
Belajar
3 Memahami kegiatan
pengamanan
informasi publik
Pengamana
n Informasi
Publik
o Konsep keamanan
informasi
o Prosedur
pengamanan
informasi
o Konsep keamanan informasi
dapat dijelaskan.
o Prosedur pengamanan
informasi dapat
dimmplementasikan sesuai
ketentuan.
o Penjelasan
instruktur
o Diskusi dan
tanya jawab
0.5 JP o Ruang Kelas
o Notebook
instruktur
o LCD proyektor
o Whiteboard
1
vii
9. Peta Jejaring Tingkat Kompetensi
Jenis
Kompetensi
TINGKAT
Dasar Menengah Lanjutan Mahir
U1
U2
U3
U4
T.1
T.2
T.3
T.4
M.1
M.2
M.3
M.4
S.1
S.2
S.3
S.4
S.5
10.Sumber Belajar
1. Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
2. Peraturan menteri Kominfo No. 10/PER/M.KOMINFO/07/2010 tentang Pedoman
Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Komunikasi dan
Informatika.
3. Modul 3 – Pengelolaan Informasi Publik (Prosedur Pengelolaan Informasi Publik).
viii
DAFTAR ISI
PERENCANAAN PELATIHAN ...................................................................................... i
DAFTAR ISI ........................................................................................................ viii
BAB I PENYIMPANAN DAN PENDOKUMENTASIAN INFORMASI...................................... 1
1.1 Data dan Informasi.................................................................................... 1
1.2 Arsip dan Dokumentasi .............................................................................. 3
1.3 Prosedur Pengumpulan Data dan Informasi .................................................. 3
1.4 Prosedur Pendokumentasian Data dan Informasi ........................................... 6
BAB II PENYEDIAAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK.......................................... 8
2.1 Konsep dan Metode Penyajian Data dan Informasi Publik ............................... 8
2.2 Penyajian Informasi Publik ......................................................................... 9
2.3 Konsep Pelayanan Informasi Publik............................................................ 14
2.4 Prosedur Pelayanan Informsi Publik ........................................................... 17
BAB III PENGAMANAN INFORMASI PUBLIK ............................................................. 26
3.1 Konsep Keamanan Informasi .................................................................... 26
3.2 Prosedur Pengamanan Informasi ............................................................... 28
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
1
PENYIMPANAN DAN
PENDOKUMENTASIAN INFORMASI
1.1 Data dan Informasi
DATA adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Sedangkan
INFORMASI adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang
lebih berarti dari suatu kejadian.
Ada perbedaan mendasar antara data dan informasi yaitu:
Data adalah bahan baku yang diolah untuk dijadikan informasi;
Informasi pada umumnya dihubungkan dengan pengambilan keputusan.
Oleh karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif
dibandingkan dengan data. Seperti tergambar pada bagan di bawah ini.
BAB
Elemen Kompetensi yang akan dicapai
Memahami kegiatan penyimpanan dan pendokumentasian informasi.
Tujuan Instruksional Khusus
Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta:
1. Dapat menjelaskan konsep dasar data dan informasi.
2. Dapat menjelaskan konsep arsip dan dokumentasi data dan informasi.
3. Dapat melakukan pengumpulan data dan informasi sesuai prosedur dan
ketentuan.
4. Dapat melakukan pendokumentasian data dan informasi sesuai prosedur dan
ketentuan.
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
2
Data dan Informasi
Informasi memiliki karakteristik yang berbeda dengan data, diantaranya:
Kualitas Informasi (content)
o Akurat, konsistensi, mudah dicerna;
o Hasil pengolahan sistem informasi.
Kualitas Pengolah Informasi (computing);
o Mencakup perangkat keras dan perangkat lunak, serta orang-orang yang
mengembangkan, mengoperasikan, dan menggunakan sistem, termasuk juga
fasilitas yang menyimpan sumberdaya tersebut.
Kualitas Desiminasi Informasi (communication).
o Media mencakup dari tatap muka, telepon, media penyiaran, sampai media
Internet.
Dari kumpulan data akan menghasilkan informasi berupa data yang terorganisasi atau data
yang telah mengalami proses. Informasi dapat dijadikan sebagai bahan pembelajaran
berupa pengetahuan yang dapat digunakan untuk mengambil kebijakan dalam pengambilan
keputusan.
Ada beberapa hal yang dapat mempengaruhi dalam proses pengambilan keputusan, yaitu :
Cara menghimpun informasi;
Cara mencatat dan mengklasifikasikan informasi;
Cara mengolah informasi;
Cara menyimpan dan mengambil informasi;
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
3
Menginterpretasikan informasi;
Cara mendistribusikan informasi;
Ketepatan penggunaan informasi.
1.2 Arsip dan Dokumentasi
Menurut pasal 1 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan, Arsip adalah:
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan /atau perorangan,
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Penataan arsip adalah suatu sistem yang mempunyai kegiatan mengatur dan menyusun
arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip
untuk dapat digunakan secara aman dan ekonomis.
Tujuan dari penataan arsip adalah:
Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat;
Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.
1.3 Prosedur Pengumpulan Data dan
Informasi
Dalam rangka pelayanan informasi yang akurat, lengkap dan tidak menyesatkan, maka
seluruh satuan kerja perlu melakukan pengelolaan informasi secara baik, konsisten dan
bertanggungjawab.
Kegiatan pengumpulan informasi merupakan tahap yang sangat penting dalam pengelolaan
informasi dan dokumentasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh setiap satuan kerja,
adalah :
Pengumpulan informasi merupakan aktivitas penghimpunan kegiatan yang telah,
sedang dan yang akan dilaksanakan oleh setiap satuan kerja.
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
4
Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan relevan dengan
tugas pokok dan fungsi masing-masing satuan kerja;
Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip, baik arsip statis
maupun dinamis;
Pejabat sebagaimana dimaksud dalam butir 3 merupakan pejabat yang bertanggung
jawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di satuan kerjanya; sedangkan
arsip statis dan dinamis merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas
pokok dan fungsi satuan kerja bersangkutan.
Penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagai berikut:
o Mengenali tugas pokok dan fungsi satuan kerjanya;
o Mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh satuan kerja;
o Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan;
o Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumen.
Alur dan Mekanisme Pengumpulan Informasi
Alur informasi dalam rangka proses pengumpulan informasi yang berada disetiap
satuan kerja adalah:
o Setiap informasi di unit kerja eselon satu merupakan tanggung jawab pimpinan
unit.
o Setiap informasi yang dikelola oleh eselon satu merupakan satu kesatuan
informasi dari masing-masing satuan kerja dibawahnya
o Setiap informasi publik di unit eselon satu di sampaikan ke PPID melalui Pusat
Data.
o Setiap informasi yang diterima oleh Pusat Data diolah dan disediakan untuk
kepentingan pelayan informasi yang dilakukan oleh PPID.
Contoh mekanisme pengumpulan informasi di masing-masing satuan kerja eselon 2
(dua) dapat dilihat dalam bagan sebagai berikut:
Mekanisme pengumpulan informasi yang dapat dilakukan di setiap satuan kerja
adalah:
o Setiap pimpinan unit eselon satu menugaskan para sekretarisnya atau pejabat
yang ditunjuk, untuk melaksanakan pengumpulan informasi di setiap satuan
kerja eselon 2 ( Direktorat atau Pusat ), dilingkungan kerja unit seleon 1 (
satunya );
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
5
o Setiap pimpinan satuan kerja eselon 2 ( dua ) wajib melaksanakan
pengumpulan, pendokumentasian dan pengklasifikasian informasi pelaksanaan
kegiatan tupoksinya baik yang sudah, sedang maupun yang akan dilaksanakan;
o Setiap pejabat harus membuat catatan pelaksanaan kegiatan dan
mendokumentasikannya secara baik (secara elektronik maupun non elektronik )
dan selanjutnya disampaikan kepada sekretaris Ditjen/Badan;
o Dalam rangka memperlancar pelaksanaan tugas pengumpulan,
pendokumentasian dan pengklasifikasian informasi, setiap satuan kerja dapat
menunjuk pejabat fungsional pengelola informasi dan dokumentasi (pranata
humas, pranata computer, arsiparis, pustakawan, dsb) sesuai dengan kebutuan
satuan kerjanya;
o Mekanisme pengumpulan informasi jalur merah ( 1 ) merupakan jalur koordinasi
proses pengumpulan informasi dari Sekretaris Ditjen/Badan kepada Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi melalui Pusat Data;
o Mekanisme pengumpulan informasi jalur merah ( 2 ) merupakan jalur koordinasi
proses pengumpulan informasi dari direktorat/pusat/biro ke sekretaris
Ditjen/Badan;
o Informasi yang dikumpulkan melalui jalur merah adalah informasi terkait
dengan :
- Informasi yang tersedia setiap saat;
- Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;
- Informasi lain yang dikuasainya;
- Informasi yang masuk kategori dikecualikan.
o Mekanisme pengumpulan informasi jalur kuning merupakan jalur koordinasi
proses pengumpulan informasi dari direktorat/pusat/biro ke Biro
Perencanaan/Biro Keuangan/Biro Kepegawaian dan Organisasi/Biro Hukum dan
KLN, terhadap informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala.
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
6
Satuan kerja yang memiliki struktur yang berbeda dapat mengadopsi contoh di atas dalam
pelaksanaan mekanisme pengumpulan informasi dalam rangka pelayanan informasi publik.
1.4 Prosedur Pendokumentasian Data dan
Informasi
Pendokumentasian informasi adalah kegiatan penyimpanan data dan informasi, catatan
dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh satuan kerja guna membantu
PPID dalam melayani permintaan informasi. Tahapan dalam pendokumentasian informasi
meliputi :
Deskripsi informasi. Setiap satuan kerja membuat ringkasan untuk masing-masing
jenis informasi.
Memverifikasi Informasi. Setiap informasi diverifikasi sesuai dengan jenis
kegiatannya.
Otentikasi informasi. Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi
informasi oleh setiap satuan kerja.
Pemberian kode informasi. Dilakukan untuk mempermudah pencarian informasi
yang dibutuhkan melalui metode pengkodean yang ditentukan oleh masing-masing
satuan kerja. Pengkodean informasi meliputi:
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
7
o Kode klasifikasi disusun dan ditentukan dengan menggunakan kombinasi huruf
dan angka;
o Kode huruf digunakan untuk memberi tanda pengenal kelompok primer atau
fungsi;
o Kode angka dua digit untuk memberi tanda pengenal kelompok tersier atau
kegiatan.
Penataan dan penyimpanan informasi dilakukan agar dokumentasi dan informasi lebih
sistematis.
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
8
PENYEDIAAN DAN PELAYANAN
INFORMASI PUBLIK
2.1 Konsep dan Metode Penyajian Data dan
Informasi Publik
Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan
lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional. Hak
memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik
merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan
rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik. Keterbukaan informasi
publik merupakan sarana dalam mengoptimalkan pengawasan publik terhadap
penyelenggaraan negara dan Badan Publik lainnya dan segala sesuatu yang berakibat pada
kepentingan publik sebagaimana yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 14
Tahun 2008.
Setiap orang berhak memperoleh Informasi Publik dengan cara melihat dan mengetahui
informasi serta mendapatkan salinan Informasi Publik. Badan Publik wajib memenuhi hak
BAB
Elemen Kompetensi yang akan dicapai
Memahami kegiatan penyediaan dan pelayanan informasi publik.
Tujuan Instruksional Khusus
Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta:
1. Dapat menyajikan data dan informasi seusai dengan konsep dan metode yang
berlaku.
2. Dapat menyajikan informasi sesuai ketentuan klasifikasi dan format yang ada.
3. Dapat menjelaskan konsep pelayanan Informasi Publik.
4. Dapat melakukan pelayanan informasi sesuai prosedur.
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
9
tersebut melalui pengumuman Informasi Publik dan penyediaan Informasi Publik
berdasarkan permohonan.
Dalam menyajikan data dan informasi harus memperhatikan hal-hal berikut ini:
Kualitas informasi
Informasi yang disajikan harus akurat, konsisten dan relevan serta mudah dicerna
oleh masyarakat luas. Informasi yang disajikan merupakan hasil pengolahan
informasi.
Kualitas Pengolahan Informasi
Selain berkonsentrasi pada masukan (data) dan keluaran (informasi) juga perlu
memperhatikan pengolahan informasi (Information Processor) yang mengubah
masukan menjadi keluaran.
Kualitas diseminasi informasi
Diseminasi informasi dapat diselenggarakan melalui berbagai bentuk media, mulai
dari tatap muka, telepon, media penyiaran (radio dan televisi) sampai media internet.
2.2 Penyajian Informasi Publik
Menyajikan Informasi Publik melalui Pengumuman
Badan Publik wajib mengumumkan informasi melalui pengumuman. Badan Publik negara
wajib mengumumkan informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala
sekurang-kurangnya melalui situs resmi dan papan pengumuman dengan cara yang mudah
diakses oleh masyarakat. Pengumuman melalui situs resmi diwajibkan bagi Badan Publik
Negara yang sudah memiliki situs resmi.
Contoh situs resmi Badan Publik adalah http://kominfo.go.id/ milik Kementerian
Komunikasi dan Informatika RI. Situs resmi tidak hanya sekadar papan pengumuman untuk
diseminasi informasi publik yang pengelolaannya bisa seenaknya. Banyak dari badan publik
sadar atau tidak sadar tidak memanfaatkan dengan benar situs resminya sebagai media
informasi. Kekurangan umum kebanyakan situs resmi pemerintah diantaranya data tidak
diupdate, halaman belum selesai, minim data kontak dan tidak interaktif, belum memahami
kebutuhan pembaca, “belum” menjadi portal resmi, tidak nyaman dibaca dan masih
terdapat fitur-fitur yang tidak berfungsi dengan baik.
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
10
Agar situs dibaca dan dapat dimanfaatkan secara maksimal, sebaiknya terapkan strategi
yang mampu mengatasi
kekurangan-kekurangan
umum yang biasa terjadi
pada situs pemerintahan,
dengan melakukan hal-hal
berikut:
Pahami pembaca;
Komunikasi interaktif;
Isi bermanfaat;
Kelayakan situs;
Terus berinovasi.
Dengan demikian, fungsi situs resmi bagi badan publik Negara mampu dimaksimalkan
sebagai salah satu bentuk penyajian informasi melalui pengumuman.
Badan Publik non negara wajib mengumumkan informasi yang wajib disediakan dan
diumumkan secara berkala sekurang-kurangnya melalui papan pengumuman dengan cara
yang mudah diakses oleh masyarakat. Format pengumuman dibuat dengan ringkas dengan
mencantumkan nama PPID dan/atau petugas informasi serta alamat/nomor telepon yang
dapat dihubungi apabila pemohon/pengguna informasi membutuhkan informasi rinci dari
pengumuman yang ada.
Pengumuman informasi disampaikan dengan mempergunakan bahasa Indonesia yang baik
dan benar, mudah dipahami serta dapat mempertimbangkan penggunaan bahasa yang
digunakan penduduk setempat.
Pengumuman informasi disampaikan dalam bentuk yang memudahkan bagi masyarakat
dengan kemampuan berbeda untuk memperoleh informasi. Yang dimaksud dengan
kemampuan yang berbeda adalah mereka yang dapat melakukan hal yang tidak dapat
dilakukan oleh orang pada umumnya. Misalnya membaca huruf braille, menggunakan
bahasa isyarat dengan tangan untuk berkomunikasi, dan lain lain.
Ketika terjadi bencana, kegiatan atau keadaan darurat yang berpotensi menimbulkan
ancaman terhadap hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum, Badan Publik wajib
mengumumkan informasi tersebut dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami,
media yang tepat, dan disampaikan tanpa adanya penundaan.
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
11
Badan Publik wajib mengumumkan secara berkala informasi tentang prosedur evakuasi
keadaaan darurat kepada pihak-pihak yang berpotensi terkena dampak dan menyediakan
sarana prasarana bagi penyebarluasan informasi keadaan darurat. Sarana dan prasarana
yang dimaksud harus diarahkan agar masyarakat yang berpotensi terkena dampak
mengetahui secara jelas informasi yang dibutuhkan untuk menghadapi keadaan darurat,
misal informasi tentang prosedur evakuasi disampaikan melalui leaflet, baliho dan berbagai
media luar ruang lainnya.
Badan Publik yang berwenang memberikan izin dan/atau membuat perjanjian dengan pihak
ketiga terhadap suatu kegiatan yang berpotensi mengancam hajat hidup orang banyak
serta ketertiban umum wajib mengumumkan prosedur evakuasi keadaaan darurat kepada
pihak-pihak yang berpotensi terkena dampak dan menyediakan sarana dan prasarana yang
menjadi bagian dari penyebarluasan informasi keadaan darurat.
Menyajikan Informasi Publik melalui Permohonan
Seluruh Informasi Publik yang berada pada Badan Publik selain informasi yang dikecualikan
dapat diakses oleh Publik melalui prosedur permohonan Informasi Publik.
Permohonan Informasi Publik dapat dilakukan secara tertulis atau tidak tertulis. Bagi
pemohon yang mengajukan permohonan secara tertulis wajib mengisi formulir permohonan
dan membayar biaya salinan dan/atau pengiriman informasi apabila dibutuhkan.
Permohonan diajukan secara tidak tertulis, PPID memastikan permohonan Informasi Publik
tercatat dalam formulir permohonan.
Formulir permohonan tersebut sekurang-kurangnya memuat:
nomor pendaftaran yang diisi berdasarkan nomor setelah permohonan Informasi
Publik di registrasi;
data pribadi yang terdiri dari nama, alamat, pekerjaan, nomor telepon/e-mail;
rincian informasi yang dibutuhkan;
tujuan penggunaan informasi;
cara memperoleh informasi; dan
cara mendapatkan salinan informasi.
PPID wajib mengkoordinasikan pencatatan permohonan Informasi Publik dalam register.
Permohonan dan memastikan formulir permohonan yang telah diberikan nomor
pendaftaran sebagai tanda bukti permohonan Informasi Publik diserahkan kepada Pemohon
Informasi Publik.
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
12
Permohonan Informasi Publik yang dilakukan melalui surat elektronik atau pemohon datang
langsung, PPID wajib memastikan diberikannya nomor pendaftaran pada saat permohonan
diterima. Permohonan Informasi Publik yang dilakukan melalui surat atau faksimili atau cara
lain yang tidak memungkinkan bagi Badan Publik untuk memberikan nomor pendaftaran
secara langsung, PPID wajib memastikan nomor pendaftaran dikirimkan kepada Pemohon
Informasi Publik. Nomor pendaftaran dapat diberikan bersamaan dengan pengiriman
Informasi Publik.
PPID wajib menyimpan salinan formulir permohonan yang telah diberikan nomor
pendaftaran sebagai tanda bukti permohonan Informasi Publik. Register permohonan
tersebut minimal memuat: 1) nomor pendaftaran permohonan; 2) tanggal permohonan; 3)
nama Pemohon Informasi Publik; 4) alamat; 5)pekerjaan; 6) nomor kontak; 7) Informasi
Publik yang diminta; 8) tujuan penggunaan informasi; 9) status informasi untuk mencatat
apakah informasi sudah berada di bawah penguasaan Badan Publik atau telah
didokumentasikan; 10) format informasi yang dikuasai; 10) jenis permohonan untuk
mencatat apakah Pemohon Informasi ingin melihat atau mendapatkan salinan informasi;
11) keputusan untuk menerima, menolak, atau menyarankan ke Badan Publik lain bila
informasi yang diminta berada di bawah kewenangan Badan Publik lain; 12) alasan
penolakan bila permohonan Informasi Publik ditolak; 13) hari dan tanggal Pemberitahuan
Tertulis serta pemberian informasi; dan 14) biaya serta cara pembayaran untuk
mendapatkan Informasi Publik yang diminta.
Jika Pemohon Informasi Publik bermaksud untuk melihat dan mengetahui Informasi Publik,
PPID wajib:
Memberikan akses bagi Pemohon untuk melihat Informasi Publik yang dibutuhkan di
tempat yang memadai untuk membaca dan/atau memeriksa Informasi Publik yang
dimohon;
Memberikan alasan tertulis apabila permohonan Informasi Publik ditolak; dan
Memberikan informasi tentang tata cara mengajukan keberatan beserta formulirnya
bila dikehendaki.
Jika Pemohon Informasi Publik meminta salinan informasi, PPID wajib mengkoordinasikan
dan memastikan bahwa Pemohon Informasi Publik memiliki akses untuk melihat Informasi
Publik yang dibutuhkan di tempat yang memadai untuk membaca dan/atau memeriksa
Informasi Publik yang dimohon, mendapatkan salinan informasi yang dibutuhkan,
pemberian alasan tertulis apabila permohonan informasi ditolak dan pemberian informasi
tentang tata cara mengajukan keberatan beserta formulirnya bila dikehendaki.
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
13
PPID wajib memastikan Pemohon Informasi Publik dibantu dalam melengkapi persyaratan
paling lambat 3 (tiga) hari kerja sejak permohonan Informasi Publik diajukan dan
memastikan permohonan Pemohon Informasi Publik tercatat dalam register permohonan.
PPID wajib memberikan pemberitahuan tertulis yang merupakan jawaban Badan Publik atas
setiap permohonan Informasi Publik yang berisikan:
Apakah Informasi Publik yang diminta berada di bawah penguasaannya atau tidak;
Memberitahukan Badan Publik mana yang menguasai informasi yang diminta dalam hal
informasi tersebut tidak berada di bawah penguasaannya;
Menerima atau menolak permohonan Informasi Publik berikut alasannya;
Bentuk Informasi Publik yang tersedia;
Biaya dan cara pembayaran untuk mendapatkan Informasi Publik yang dimohon;
Waktu yang dibutuhkan untuk menyediakan Informasi Publik yang dimohon;
Penjelasan atas penghitaman/pengaburan informasi yang dimohon bila ada; dan
Penjelasan apabila informasi tidak dapat diberikan karena belum dikuasai atau belum
didokumentasikan.
Jika Informasi Publik yang dimohon diberikan baik sebagian atau seluruhnya pada saat
permohonan dilakukan, PPID wajib menyampaikan pemberitahuan tertulis sebagaimana
bersamaan dengan Informasi Publik yang dimohon. Jika informasi publik tidak diberikan
ketika permohonan dilakukan, maka PPID menyampaikan pemberitahuan tertulis dan
Informasi Publik yang dimohon kepada Pemohon Informasi. Dan apabila permohonan
Informasi Publik ditolak, PPID wajib menyampaikan pemberitahuan tertulis bersamaaan
dengan Surat Keputusan PPID tentang Penolakan Permohonan Informasi.
Badan publik mengenakan biaya untuk mendapatkan salinan Informasi Publik seringan
mungkin. Artinya Badan Publik memberikan informasi dalam bentuk sedemikian rupa yang
dapat meminimalisir biaya perolehan informasi. Misalnya apabila memungkinkan informasi
dapat diberikan secara cuma-cuma dengan cara memberikannya dalam bentuk softcopy
melalui media yang sesuai dengan teknologi informasi yang dimiliki dan disepakati oleh
Pemohon Informasi Publik.
Badan Publik menetapkan standar biaya perolehan salinan Informasi Publik yang terdiri
atas:
Biaya penyalinan Informasi Publik;
Biaya pengiriman Informasi Publik (biaya aktual yang dikeluarkan oleh Badan Publik);
dan
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
14
Biaya pengurusan izin pemberian Informasi Publik yang di dalamnya terdapat
informasi pihak ketiga. Dalam hal informasi yang diminta memuat informasi yang
membutuhkan izin dari pihak ketiga untuk membukanya, maka Badan Publik dapat
meminta biaya seperti biaya meminta izin, komunikasi, dan/atau pemanggilan untuk
mendapatkan informasi tersebut.
Standar biaya ditetapkan berdasarkan pertimbangan standar biaya yang berlaku umum di
wilayah setempat. Untuk penggandaan, apabila yang dibutuhkan adalah fotokopi, maka
standar yang berlaku umum adalah harga fotokopi perlembar yang biasanya berlaku di
daerah tersebut. Demikian juga dengan penggandaan dalam bentuk rekaman ke disket,
maka harga disket ditetapkan sesuai dengan harga disket yang berlaku umum di daerah
tersebut.
Standar biaya perolehan salinan Informasi Publik ditetapkan dalam surat keputusan
Pimpinan Badan Publik setelah mendapatkan masukan dari masyarakat dan sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Badan Publik menetapkan tata cara pembayaran biaya perolehan salinan Informasi Publik
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Tata cara pembayaran biaya perolehan Informasi Publik yaitu dibayarkan secara langsung
kepada badan publik di mana permohonan dilakukan atau dibayarkan melalui rekening
resmi Badan Publik yaitu rekening Badan Publik apabila Badan Publik merupakan Badan
Layanan Umum (BLU) atau memiliki Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum
(PPK-BLU), atau apabila telah ada Peraturan Pemerintah yang mengatur mengenai tarif
layanan informasi melalui mekanisme Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).
Apabila pembayaran dilakukan secara langsung, Badan Publik wajib memberikan tanda
bukti penerimaan pembayaran biaya perolehan salinan informasi secara terinci kepada
Pemohon Informasi Publik. Badan Publik juga wajib mengumumkan biaya dan tata cara
pembayaran perolehan salinan Informasi Publik sesuai dengan tata cara pengumuman
Informasi Publik secara berkala.
2.3 Konsep Pelayanan Informasi Publik
Pelayanan publik dapat diartikan sebagai pemberian layanan (melayani) keperluan orang
atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan
pokok dan tata cara yang telah ditetapkan.
Sebagaimana telah dikemukakan terdahulu bahwa pemerintahan pada hakekatnya adalah
pelayanan kepada masyarakat. Ia tidaklah diadakan untuk melayani dirinya sendiri, tetapi
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
15
untuk melayani masyarakat serta menciptakan kondisi yang memungkinkan setiap anggota
masyarakat mengembangkan kemampuan dan kreativitasnya demi mencapai tujuan
bersama (Rasyid, 1998). Karenanya birokrasi publik berkewajiban dan bertanggung jawab
untuk memberikan layanan baik dan profesional.
Pelayanan publik (public services) oleh birokrasi publik tadi adalah merupakan salah satu
perwujudan dari fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat di samping sebagai abdi
negara. Pelayanan publik (public services) oleh birokrasi publik dimaksudkan untuk
mensejahterakan masyarakat (warga negara) dari suatu negara kesejahteraan (welfare
state).
Pelayanan publik dengan demikian dapat diartikan sebagai pemberian layanan (melayani)
keperluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai
dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan.
Sementara itu, kondisi masyarakat saat ini telah terjadi suatu perkembangan yang sangat
dinamis, tingkat kehidupan masyarakat yang semakin baik, merupakan indikasi dari
empowering yang dialami oleh masyarakat (Thoha dalam Widodo, 2001). Hal ini berarti
masyarakat semakin sadar akan apa yang menjadi hak dan kewajibannya sebagai warga
negara dalam hidup bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Masyarakat semakin berani
untuk mengajukan tuntutan, keinginan dan aspirasinya kepada pemerintah. Masyarakat
semakin kritis dan semakin berani untuk melakukan kontrol terhadap apa yang dilakukan
oleh pemerintahnya.
Dalam kondisi masyarakat seperti digambarkan di atas, birokrasi publik harus dapat
memberikan layanan publik yang lebih profesional, efektif, sederhana, transparan, terbuka,
tepat waktu, responsif dan adaptif serta sekaligus dapat membangun kualitas manusia
dalam arti meningkatkan kapasitas individu dan masyarakat untuk secara aktif menentukan
masa depannya sendiri (Effendi dalam Widodo, 2001). Arah pembangunan kualitas manusia
tadi adalah memberdayakan kapasitas manusia dalam arti menciptakan kondisi yang
memungkinkan setiap anggota masyarakat mengembangkan kemampuan dan
kreativitasnya untuk mengatur dan menentukan masa depannya sendiri.
Pelayanan publik yang profesional, artinya pelayanan publik yang dicirikan oleh adanya
akuntabilitas dan responsibilitas dari pemberi layanan (aparatur pemerintah). Dengan ciri
sebagai berikut :
Efektif, lebih mengutamakan pada pencapaian apa yang menjadi tujuan dan sasaran;
Sederhana, mengandung arti prosedur/tata cara pelayanan diselenggarakan secara
mudah, cepat, tepat, tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan
oleh masyarakat yang meminta pelayanan;
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
16
Kejelasan dan kepastian (transparan), mengandung akan arti adanya kejelasan dan
kepastian mengenai :
o Prosedur/tata cara pelayanan;
o Persyaratan pelayanan, baik persyaratan teknis maupun persyaratan
administratif;
o Unit kerja dan atau pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam
memberikan pelayanan;
o Rincian biaya/tarif pelayanan dan tata cara pembayarannya;
o Jadwal waktu penyelesaian pelayanan.
Keterbukaan, mengandung arti prosedur/tata cara persyaratan, satuan kerja/pejabat
penanggungjawab pemberi pelayanan, waktu penyelesaian, rincian waktu/tarif serta
hal-hal lain yang berkaitan dengan proses pelayanan wajib diinformasikan secara
terbuka agar mudah diketahui dan dipahami oleh masyarakat, baik diminta maupun
tidak diminta;
Efisiensi, mengandung arti:
o Persyaratan pelayanan hanya dibatasi pada hal-hal berkaitan langsung dengan
pencapaian sasaran pelayanan dengan tetap memperhatikan keterpaduan
antara persyaratan dengan produk pelayanan yang berkaitan;
o Dicegah adanya pengulangan pemenuhan persyaratan, dalam hal proses
pelayanan masyarakat yang bersangkutan mempersyaratkan adanya
kelengkapan persyaratan dari satuan kerja/instansi pemerintah lain yang
terkait.
Ketepatan waktu, kriteria ini mengandung arti pelaksanaan pelayanan masyarakat
dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan;
Responsif, lebih mengarah pada daya tanggap dan cepat menanggapi apa yang
menjadi masalah, kebutuhan dan aspirasi masyarakat yang dilayani;
Adaptif, cepat menyesuaikan terhadap apa yang menjadi tuntutan, keinginan dan
aspirasi masyarakat yang dilayani yang senantiasa mengalami tumbuh kembang.
Selain itu, dalam kondisi masyarakat yang semakin kritis di atas , birokrasi publik dituntut
harus dapat mengubah posisi dan peran (revitalisasi) dalam memberikan pelayanan publik.
Dari yang suka mengatur dan memerintah berubah menjadi suka melayani, dari yang suka
menggunakan pendekatan kekuasaan, berubah menjadi suka menolong menuju ke arah
yang fleksibel kolaboratis dan dialogis dan dari cara-cara yang sloganis menuju cara-cara
kerja yang realistik pragmatis (Thoha dalam Widodo, 2001). Dengan revitalitas birokrasi
publik (terutama aparatur pemerintah daerah) ini, pelayanan publik yang lebih baik dan
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
17
profesional dalam menjalankan apa yang menjadi tugas dan kewenagan yang diberikan
kepadanya dapat terwujud.
2.4 Prosedur Pelayanan Informasi Publik
1
2 3
4
5
87
6
PEMOHON INFO
PPID
PENCATATAN INFO :
PEMBERIAN TD BUKTI
PEMBERITAHUAN TERTULISPERMINTAAN INFORMASI
PEMBERIAN INFO YG DIMINTA
PERPANJANGAN WAKTU
TERTULIS ATAU TDKTERTULIS
NOMOR FORMULIR-NAMA PEMOHON-ALAMAT & NO.TELP- SUBYEK & KETERANGAN INFO YG DIMINTA -FORMAT PENGIRIMAN- NAMA DAN TD TANGAN PPID-TANGGAL DITERIMANYA PENGAJUAN PERMINTAAN - CAPBP
PENOLAKANDISERTAI ALASAN
DOK & KLASIFIKASI INFO.
IP. YG DIUMUMKAN BERKALA
IP.YG DIUMUMKAN SERTA MERTA
IP. YG WAJIB TERSEDIA SETIAP SAAT
IP. YG DIKECUALIKAN
PERPANJANGAN WAKTUDISERTAI ALASAN, MAKS 7HARI
PEMBERIAN INFO YG DIMINTA SESUAIDGN FORMAT YG DISEPAKATI
DPT MENGAJUKANKEBERATANMELALUI ATASANPPID, KI,PN, MA
Prosedur pelayanan informasi publik
Pelayanan informasi terbagi menjadi dua kegiatan berdasarkan pengelompokan informasi
yang bersifat publik (disediakan dan diumumkan secara berkala, serta merta, dan tersedia
setiap saat) dan yang dikecualikan.
Untuk pelayanan informasi yang bersifat publik diumumkan melalui berbagai bentuk dan
media (media online dan media cetak) :
Mengumumkan melalui website untuk informasi yang berkala Informasi yang terbuka
untuk publik dan berkala untuk pendistribusiannya maka akan di publikasikan melalui
website (jika memiliki).
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
18
Pusat Data PPID PIHNO
Kabid Data dan Informasi Memverifikasi Informasi yang telahditerima dari Sekretaris Itjen /Ditjen/Badan
2Ka Pusat Data Menginformasikan ke PPID Daftar Informasi Publikyang Siap di Publikasikan ke PPID
3PPID Menerima Daftar Informasi Publik yang Siap Di publikasikandan Memverifikasi final
5
1
PPID Memerintahkan PIH untuk Mempublikasikan Informasi yangsiap di publikasikan4
PIH Mengupload Informasi yang diperintahkan untuk dipublikasikan
AKTIVITAS
Permintaan informasi yang disediakan setiap saat. Semua informasi yang terbuka
untuk publik akan tetapi tidak bisa dipublikasikan secara terbuka maka harus tetap di
sediakan untuk permintaan secara khusus ke PPID.
Langkah-langkah dalam mekanisme pelayanan informasi yang tersedia setiap saat
meliputi:
o Pemohon informasi publik mengajukan permintaan informasi kepada PPID, baik
secara tertulis maupun tidak tertulis;
o Pejabat PPID menerima permohonan informasi;
o PPID kemudian melakukan pencatatan permintaan informasi dari publik untuk
kepentingan tertib administrasi. Untuk mempermudah masyarakat dalam
meminta informasi publik, sebaiknya setiap Badan Publik menyiapkan Formulir
Permintaan Informasi, yang terdiri dari:
- No. Formulir (No. Pendaftaran);
- Nama Pemohon Informasi;
- Alamat dan No. Telp Pemohon Informasi;
- Subjek dan keterangan informasi yang diminta;
- Format pengiriman informasi yang diinginkan (jika badan publik
mempunyai infrastruktur pendukung dan legal);
- Nama dan Tanda Tangan PPID;
- Tanggal Diterimanya Pengajuan Permintaan Informasi;
- Cap Badan Publik tersebut.
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
19
o Pemberian tanda bukti permohonan informasi (nomor pendaftaran) kepada
pemohon informasi;
o Selambat-lambatnya dalam waktu 10 hari kerja sejak permohonan diterima oleh
kantor PPID, maka PPID wajib menanggapi permintaan informasi melalui
pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan itu meliputi permintaan informasi
diterima, permintaan informasi ditolak, dan perpanjangan waktu pemberitahuan
permohonan diterima atau ditolak;
o Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat-lambatnya 7
(tujuh) hari kerja sejak tanggapan pertama diberikan, PPID harus
memberitahukan secara tertulis apakah permintaan informasi dapat dipenuhi
atau tidak;
o Jika permintaan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga
dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah soft
copy atau data tertulis, biaya yang dibutuhkan serta cara pembayarannya. Bila
permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan
alasan penolakan berdasarkan UU KIP;
o Jika permintaan informasi ditolak, pemohon dapat mengajukan keberatan
kepada atasan PPID, Komisi Informasi pusat dan daerah, dan/atau pengadilan
sebagai upaya terakhir.
Pendokumentasian permintaan informasi dan pelaporan pelayanan. Semua
permintaan informasi baik yang melalui media elektronik, tidak tertulis maupun yang
tertulis harus bisa di dokumentasikan.
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
20
Mekanisme pelayanan informasi
F1
F2
F3
F4
F5
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
21
F1 - Formulir Permohonan Informasi Publik
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
22
F2 - Formulir Register Permohonan Informasi Publik
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
23
F3 - Formulir Pemberitahuan Tertulis
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
24
F4 - Formulir Penolakan Permohonan Informasi
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
25
F5 - Formulir Pengajuan Keberatan
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
26
PENGAMANAN INFORMASI PUBLIK
3.1 Konsep Keamanan Informasi
Dari perspektf keamanan informasi, informasi diartikan sebagai sebuah ‘aset’; merupakan
seuatu yang memiliki nilai yang karenanya harus dilindungi. Nilai secara intrinsic melibatkan
subyektivitas yang membutuhkan penilaian dan pengambilan keputusan.
Informasi dapat terdiri dari berbagai macam bentuk, seperti:
Pikiran/buah karya dan perkataan;
Hardcopy (asli, salinan, fax dll);
Softcopy (disimpan dalam removable atau nonremovable media);
Personal knowledge;
Corpoorate knowledge;
Formal dan informal meeting;
Pembicaraan dalam telepon;
Video teleconference.
BAB
Elemen Kompetensi yang akan dicapai
Memahami kegiatan pengamanan informasi publik
Tujuan Instruksional Khusus
Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta:
1. Dapat menjelaskan konsep keamanan informasi
2. Dapat menjelaskan prosedur pengamanan informasi
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
27
Keamanan informasi terdiri dari perlindungan terhadap aspek-aspek berikut:
Confidentiality (kerahasiaan) aspek yang menjamin kerahasiaan data atau
informasi, memastikan bahwa informasi hanya dapat diakses oleh orang yang
berwenang dan menjamin kerahasiaan data yang dikirim, diterima dan disimpan.
Integrity (integritas) aspek yang menjamin bahwa data tidak dirubah tanpa ada ijin
pihak yang berwenang (authorized), menjaga keakuratan dan keutuhan informasi
serta metode prosesnya untuk menjamin aspek integrity ini.
Availability (ketersediaan) aspek yang menjamin bahwa data akan tersedia saat
dibutuhkan, memastikan user yang berhak dapat menggunakan informasi dan
perangkat terkait (aset yang berhubungan bilamana diperlukan).
Keamanan informasi diperoleh dengan mengimplementasi seperangkat alat kontrol yang
layak, yang dapat berupa kebijakan-kebijakan, praktek-praktek, prosedur-prosedur,
struktur-struktur organisasi dan piranti lunak.
Konsep keamanan informasi
Keamanan informasi memproteksi informasi dari ancaman yang luas untuk memastikan
kelanjutan organisasi, memperkecil rugi organisasi dan memaksimalkan laba atas investasi
dan kesempatan organisasi. Manajemen sistem informasi memungkinkan data untuk
terdistribusi secara elektronis, sehingga diperlukan sistem untuk memastikan data telah
terkirim dan diterima oleh user yang benar.
Hasil survey ISBS (Information Security Breaches Survey) pada tahun 2000 menunjukkan
bahwa sebagian besar data atau informasi tidak cukup terpelihara/terlindungi sehingga
beralasan kerawanan. Hasil survey yang terkait dengan hal ini dapat dilihat dalam gambar
berikut:
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
28
Hasil survey ISBS (Information Security Breaches Survey) pada tahun 2000 (1)
Hasil survey ISBS (Information Security Breaches Survey) pada tahun 2000 (1)
Survey tersebut juga menunjukkan bahwa 60% organisasi mengalami serangan atau
kerusakan data karena kelemahan dalam sistem keamanan. Kegagalan sistem keamanan
lebih banyak disebabkan oleh faktor internal dibandingkan dengan faktor eksternal. Faktor
internal ini diantaranya kesalahan dalam pengoperasian sistem (40%) dan diskontinuitas
power supply (32%).
3.2 Prosedur Pengamanan Informasi
Langkah-langkah untuk memastikan bahwa sistem benar-benar mampu menjamin
keamanan data dan informasi dapat dilakukan dengan menerapkan kunci-kunci
pengendalian yang teridentifikasi seperti yang diuraikan berikut ini:
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
29
Security Policy (kebijakan keamanan), mengarahkan visi dan misi manajemen agar
kontinuitas organisasi dapat dipertahankan dengan mengamankan dan menjaga
integritas/keutuhan informasi-informasi krusial yang dimiliki oleh organisasi. Security
Policy sangat diperlukan mengingat banyak ditemuinya masalah-masalah non teknis
salah satunya
penggunaan password
oleh lebih dari satu orang.
Hal ini menunjukan tidak
adanya kepatuhan dalam
menerapkan sistem
keamanan informasi.
Harus dilakukan
inventarisasi data-data
organisasi. Selanjutnya
dibuat peraturan yang
melibatkan semua departemen sehingga peraturan yang dibuat dapat diterima oleh
semua pihak. Setelah itu rancangan peraturan tersebut diajukan ke pihak direksi.
Setelah disetujui, peraturan tersebut dapat diterapkan. Security Policy meliputi
berbagai aspek, yaitu :
o Information security infrastructure.
o Information security policy.
System Access Control (sistem kontrol akses), mengendalikan/membatasi akses
user terhadap informasi-informasi yang telah diatur kewenangannya, termasuk
pengendalian secara mobilecomputing ataupun tele-networking. Mengontrol tata cara
akses terhadap informasi dan sumber daya yang ada meliputi berbagai aspek, yaitu :
o Access control.
o User Access Management.
o User Responsibilities.
o Network Access Control
o Operation System access Control
o Application Access Control.
o Monitor system Access and use.
o Mobile Computing and Telenetworking.
Communication and Operations Management (manajemen komunikasi dan
operasi), menyediakan perlindungan terhadap infrastruktur sistem informasi melalui
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
30
perawatan dan pemeriksaan berkala, serta memastikan ketersediaan panduan sistem
yang terdokumentasi dan dikomunikasikan guna menghindari kesalahan operasional.
Pengaturan tentang alur komunikasi dan operasi yang terjadi meliputi berbagai aspek,
yaitu :
o Operational procedures and reponsibilities.
o System Planning and acceptance.
o Protection against malicious software.
o Housekeeping
o Network Management.
o Media handling and security.
o Exchange of Information and software.
System Development and Maintenance (pengembangan sistem dan
pemeliharaan), memastikan bahwa sistem operasi maupun aplikasi yang baru
diimplementasikan mampu bersinergi melalui verifikasi/validasi terlebih dahulu
sebelum diluncurkan ke live environment. Penelitian untuk pengembangan dan
perawatan sistem yang ada meliputi berbagai aspek, yaitu :
o Security requirements of system.
o Security in application system.
o Cryptographic control.
o Security of system files.
o Security in development and support process.
Physical and Environmental Security (keamanan fisik dan lingkungan),
membahas keamanan dari segi fisik dan lingkungan jaringan, untuk mencegah
kehilangan/ kerusakan data yang diakibatkan oleh lingkungan, termasuk bencana
alam dan pencurian data dalam media penyimpanan atau fasilitas informasi yang lain.
Aspek yang dibahas antara lain:
o Secure Areas.
o Equipment security.
o General Control.
Compliance (penyesuaian), memastikan implementasi kebijakan-kebijakan
keamanan selaras dengan peraturan dan perundangan yang berlaku, termasuk
persyaratan kontraktual melalui audit sistem secara berkala. Kepatuhan yang
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
31
mengarah kepada pembentukan prosedur dan aturan – aturan sesuai dengan hukum
yang berlaku meliputi berbagai aspek, yaitu :
o Compliance with legal requirements.
o Reviews of security policy and technical comliance.
o System audit and consideration.
Personnel Security (keamanan perorangan), mengatur tentang pengurangan resiko
dari penyalahgunaan fungsi penggunaan atau wewenang akibat kesalahan manusia
(human error), sehingga mampu mengurangi human error dan manipulasi data dalam
pengoperasian sistem serta aplikasi oleh user, melalui pelatihan-pelatihan mengenai
security awareness agar setiap user mampu menjaga keamanan informasi dan data
dalam lingkup kerja masing-masing. Personnel Security meliputi berbagai aspek,
yaitu:
o Security in Job Definition and Resourcing.
o User Training.
o Responding to Security Incidens and Malfunction.
Security Organization (organisasi keamanan), mengatur tentang keamanan secara
global pada suatu organisasi atau instansi, mengatur dan menjaga integritas sistem
informasi internal terhadap keperluan pihak eksternal termasuk pengendalian
terhadap pengolahan informasi yang dilakukan oleh pihak ketiga (outsourcing). Aspek
yang terlingkupi, yaitu:
o Security of third party access.
o Outsourcing.
Asset Classification and Control (klasifikasi dan kontrol aset), memberikan
perlindungan terhadap aset organisasi dan aset informasi berdasarkan level proteksi
yang ditentukan. Membahas tentang penjagaan aset yang ada meliputi berbagai
aspek,:
o Accountability for Assets.
o Information Classification.
Business Continuity Management (manajemen kelanjutan usaha), siap
menghadapi resiko yang akan ditemui didalam aktivitas lingkungan bisnis yang bisa
mengakibatkan ”major failure” atau resiko kegagalan yang utama ataupun ”disaster”
atau kejadian buruk yang tak terduga, sehingga diperlukan pengaturan dan
manajemen untuk kelangsungan proses bisnis, dengan mempertimbangkan Aspects
of business continuity management. Membangun dan menjaga keamanan sistem
manajemen informasi akan terasa jauh lebih mudah dan sederhana dibandingkan
MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
32
dengan memperbaiki sistem yang telah terdisintegrasi. Penerapan standar ISO 17799
akan memberikan benefit yang lebih nyata bagi organisasi bila didukung oleh
kerangka kerja manajemen yang baik dan terstruktur serta pengukuran kinerja
sistem keamanan informasi, sehingga sistem informasi akan bekerja lebih efektif dan
efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Undang-undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.
Peraturan Pemerintah No. 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU Nomor 14 Tahun 2008
tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 35 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi
dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah daerah.
Peraturan menteri Kominfo No. 10/PER/M.KOMINFO/07/2010 tentang Pedoman Pengelolaan
Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika.
Banyumurti, Indriyatno, 2011, Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam
Mendukung Implementasi UU KIP, Presentasi disajikan dalam Bimbingan Teknis dan
Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011.
Subiakto, Henry, 2011, Filosofi dan Pokok Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik,
Presentasi disajikan dalam Bimbingan Teknis dan Sertifikasi Budaya Dokumentasi,
2011.
Subagyo, 2011, Ketentuan dalam Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik, Presentasi
disajikan dalam Bimbingan Teknis dan Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011.
Subagyo, 2011, Prosedur Pengelolaan Informasi Publik, Presentasi disajikan dalam
Bimbingan Teknis dan Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011.
Kemkominfo, (dkk), 2011, Modul 4 CIO (Keamanan Informasi dan Penjaminan Informasi),
Kemkominfo, 2011.
_______, ____, Tanya Jawab Standar Layanan Informasi Publik, [pdf],
(http://tonz94.files.wordpress.com/2011/04/tanya-jawab-standar-layanan-informasi-
publik.pdf, diakses tanggal 7 Jauari 2011).
_______, ____, Standar Layanan, [online],
(http://ppidkemkominfo.wordpress.com/standar-layanan-ip/, diakses tanggal 12
Jauari 2011).