menjadi-sekretaris-profesional

5/12/2018 menjadi-sekretaris-profesional - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/menjadi-sekretaris-profesional-55a35910a8b61 1/8

PENDAHULUANProfesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam dunia bisnis. Profesi ini menjadi semakinbergensi, bergaji besar dan ikut menentukan keberhasilan operasi bisnis. Namun masih banyakorang yang berpikir kalau mereka sudah bisa mengetik cepat, menulis cepat(shorthand) secarasempurna, fasih berbahasa Inggris, ditambah penampilan menarik sudah bisa menjadisekretaris.Benarnya, selain keterampilan (skilled) yang sempurna, kini para eksekutif menginginkan

sektretaris yang membawa sikap-sikap (attitude) khusus, pengetahuan (knowledge) yang luas,serta pemahaman (understanding) menyeluruh terhadap tugas-tugasnya.http://www.klipingku.com/2008/09/cara-menjadi-sekretaris-profesional/

Cara Menjadi Sekretaris Profesional1. Menampilkan Citra Perusahaan.Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangankanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.2. Baik dan Bertanggung JawabSekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya

baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.3. Pandai Menjaga RahasiaSebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris haruspandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.4. Tahu Teknologi“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up dateterhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.5. Tahu Accounting dan PembukuanAccounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukanpembukuan kantor.

6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimilikioleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu denganrelasi yang berasal dari luar negeri.7. Mempelajari Karakter BosKenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitudalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.9. Pandai Berbicara di Depan PublikKadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikansang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau padasaat meeting •

sumber bacaan :http://www.bookoopedia.com/daftar-buku/pid-24967/menjadi-sekretaris-profesional.html

http://www.klipingku.com/2008/09/cara-menjadi-sekretaris-profesional/

http://www.bookoopedia.com/daftar-buku/pid-24967/menjadi-sekretaris-profesional.html

http://www.klipingku.com/2008/09/cara-menjadi-sekretaris-profesional/

http://www.bookoopedia.com/daftar-buku/pid-24967/menjadi-sekretaris-profesional.html



UPAYA PENGEMBANGAN/KIAT MENG-UPGRADE SEKRETARIS PROFESIONAL1. Latar Belakang Permasalahan

Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi

tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi

dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam

lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan

membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.

Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang –

orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar

wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga

terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan

didatangkan dari luar.Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di

Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.

Gejala – gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan

efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris

secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam

untuk menduduki jabatan sekretaris.

Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para

manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas

managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada

sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang

tidak ringan.

Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali

mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui

kompetensinya dengan cara :

Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris

Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya

Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi

Terampil dalam mengelola kantor

Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain

Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional

Didasari oleh latar belakang permasalahan diatas, maka tugas makalah Pengembangan

Diri ini kami beri judul dengan “Upaya Pengembangan / Kiat meng-upgrade Sekretaris

Profesional”

2. Permasalahan



Adapun pokok-pokok permasalahan yang diangkat dalam makalah ini adalah sebagai

berikut :

1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif

2. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan

memanfaatkan informasi

3. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi

4. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas

5. Kemampuan mengembangkan skill Human Relations

6. Tanggung jawab dalam bekerja

7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris

3. Pembahasan Permasalahan

Sebelum membahas satu-persatu permasalahan yang ada, maka perlu diketahui terlebih

sebelum pengertian dari sekretaris itu sendiri.

Definisi Sekretaris

Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia

Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia

Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam

melaksanakan pekerjaannya.

Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :

Professional Secretaries International (PSI) :

Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor,

menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi,

berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang

lingkup wewenang tugasnya.

Betty Hutchinson dan Carol Milano :

Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam

tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya danberkepribadian.

Setelah itu, kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu

persatu :

1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif

Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai

tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi

dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik.

Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas,

menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan



kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan

meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya

sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang

sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .

Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :

1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan

2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan

3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh

pengirim.

2. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan

dan memanfaatkan informasi

Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu

ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan

sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada

pemimpin

3. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian

solusi

Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi

sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan

tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing

sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan

sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.

Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi

delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak

lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan

tugasnya.4. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas

Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :

1. Tugas Administrasi

Tugas ini meliputi :

Korespondensi

Filling

Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan

Mengurus surat masuk dan surat keluar

Travel Arrangements



Organize meeting

Making appointments

Handling all confidential matters

2. Tugas Receptionist

Menerima dan menjawab telepon

Mencatat pesan-pesan lewat telepon

Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan

Mencatat janji-janji untuk pimpinan

3. Tugas Keuangan

Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank

Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan

Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)

Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

4. Lain-lain

Personal matters

Monitoring and procuring order

Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain

sebagainya

Menterjemahkan

General Affair duties

Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung

uang makan siang.

Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan

pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang

mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan

mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan

cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk

itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang

profesional.

5. Kemampuan mengembangkan skill Human Relations

Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai

berikut :

1. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang

sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling



2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi

3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin

fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).

Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu

yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda

kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak-

pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation

adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.

Penjabarannya adalah sebagai berikut :

1. Team Work : mampu bekerja sama dalam team

Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata

pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.

2. Positif Thinking

Komponen yang positif pada first impression :

Sebut nama lawan bicara Anda

Sambut tamu di pintu ruang Anda

Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu

Salam dan mengulurkan tangan

Jangan bicara terlalu pesan / keras

Tunjukkan keramahan kepada setiap orang

3. Good reminder :

Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan,

karyawan, dan juga rekan bisnis.

4. Discrete :

Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada

orang lain yang tidak berkepentingan

5. Tactful :Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat

berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.

6 . Tanggung jawab dalam bekerja

Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung

jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena

merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-

norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya,

mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.



Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab,

sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat

dipegang.

Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung

jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk

mampu mengawasi dirinya sendiri.

7 . Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris

Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti

perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.

Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman

sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin

untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin

maju.

Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah

sebagai berikut :

Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja

Pengetahuan akan produk dari perusahaan

Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan

Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan

Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan

diantaranya adalah :

Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media

elektronik

Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,

Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika

dalam emosi kita, diantaranya yaitu :

Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman

Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)

Memahami emosi orang lain

Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan

memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:



Pengambilan keputusan

Kepemimpinan

Kepuasan pelanggan

Kerjasama dan saling percaya

4. Kesimpulan

Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan,

pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai

penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat

diperlukan seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus

mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan

berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan

peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan

yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif

memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris

menjadi semakin penting.

Buku Pedoman :- Pedoman lengkap Kesekretarisan, untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (Ursula Ernawati)- Menjadi sekretaris Profesional (M. G Hartati Hendarto)

- Aspek-aspek Pokok Pengetahuan Kesekretarisan ( Antonius MIntorogo, M.Sc )- Bahan seminar “Profesionalisme Profesi Sekretaris di Era Globalisasi” (Fanny Rantee)

Sumber bacaan :http://mayamarlin.blog.friendster.com/2008/10/upaya-pengembangankiat-meng-upgrade-sekretaris-profesional/

http://mayamarlin.blog.friendster.com/2008/10/upaya-pengembangankiat-meng-upgrade-sekretaris-profesional/




menjadi-sekretaris-profesional

Documents