MEMBANDINGKAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI SECARA

OUTSOURCING DAN INSOURCING

PENDAHULUAN

Teknologi informasi adalah salah satu komponen bisnis dengan perkembangan yang

sangat pesat. Selain itu, teknologi informasi juga merupakan sumberdaya bisnis yang sangat

vital bagi perusahaan sehingga harus dikelola dengan sangat baik karena dapat menentukan

keberhasilan atau malah menyebabkan kegagalan dalam penerapan strategi bisnis suatu

perusahaan. Oleh sebab itu, pengelolaan Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI)

yang mendukung proses bisnis perusahaan menjadi tantangan tersendiri, baik bagi manajer

bisnis dan TI maupun kalangan profesional.

Salah satu cara yang kini populer diterapkan untuk mengelola fungsi SI dan TI

perusahaan adalah dengan mengadopsi sistem outsourcing. Sebelum tahun 1980,

perusahaan cenderung untuk merencanakan, mengembangkan, mengoperasikan dan

memelihara sistem informasinya sendiri. Namun, tren ini mulai berubah sejak beberapa

perusahaan di negara-negara maju menyadari bahwa mereka harus lebih fokus dalam

menjalankan bisnis utamanya dan menyerahkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan

TI, seperti pemrograman software, kegiatan operasional harian, pemeliharaan, dan lain-lain

kepada perusahaan TI profesional. Outsourcing tampaknya semakin diminati oleh sebagian

besar perusahaan mengingat sering tidak jelasnya prospek dunia usaha yang ditandai dengan

perubahan yang sangat cepat baik dari sisi demand, pasar maupun teknologi.

Di samping outsourcing dikenal pula istilah insourcing. Secara terminologi insourcing

memiliki arti yang berlawanan dengan outsourcing. Ketika suatu organisasi mendelegasikan

pekerjaannya ke entitas lainnya, yang bersifat internal namun bukan bagian dari organisasi,

inilah yang disebut dengan insourcing. Entitas internal tersebut biasanya memiliki tim khusus

yang mahir menyediakan layanan yang dibutuhkan. Perusahaan kadang-kadang memilih

untuk melakukan insourcing karena memungkinkan mereka untuk melakukan pengawasan

yang lebih baik daripada jika mereka memilih outsourcing.

Dalam makalah ini akan dijelaskan beberapa alasan mengapa perusahaan lebih

memilih melakukan outsourcing dalam pengembangan maupun penerapan SI dan TI di

perusahaannya. Selain itu, akan dijelaskan pula apa saja keuntungan dan kelemahan dari

pengelolaan SI dan TI dengan menggunakan strategi outsourcing maupun insourcing.

1

MENGAPA OUTSOURCING ?

Definisi

Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to Information

Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa

yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan

mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan

untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal.

Outsourcing TI juga dapat diterjemahkan dengan penyediaan tenaga ahli yang

profesional di bidang TI untuk mendukung dan memberikan solusi guna meningkatkan

kinerja perusahaan. Hal ini dikarenakan sering kali suatu perusahaan mengalami kesulitan

untuk menyediakan tenaga TI yang berkompeten dalam mengatasi kendala-kendala TI

maupun operasional kantor sehari-hari (www.midas-solusi.com). Jadi, outsourcing adalah

pemberian sebagian pekerjaan yang tidak bersifat rutin (temporer) dan bukan inti perkerjaan

di sebuah organisasi/perusahaan ke pihak lain atau pihak ketiga.

Alasan Perusahaan Melakukan Outsourcing

Menurut Rahardjo (2006), outsourcing sudah tidak dapat dihindari lagi oleh

perusahaan. Berbagai manfaat dapat dipetik dari melakukan outsourcing, seperti

penghematan biaya (cost saving), perusahaan bisa memfokuskan diri pada kegiatan

utamanya (core business), dan akses pada sumber daya (resources) yang tidak dimiliki oleh

perusahaan. Alasan yang sama juga dikemukakan dalam www.outsource2india.com dimana

kebanyakan organisasi memilih outsourcing karena mendapatkan keuntungan dari biaya

rendah (lower costs) dan layanan berkualitas tinggi (high-quality services). Selain itu,

outsourcing juga dapat membantu organisasi dalam memanfaatkan penggunaan sumber

daya, waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih baik. Outsourcing juga memungkinkan

organisasi untuk mengakses modal intelektual, berfokus pada kompetensi inti,

mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya secara signifikan. Dengan

demikian, organisasi akan merasa outsourcing merupakan strategi bisnis yang efektif untuk

membantu meningkatkan bisnis mereka.

Dalam outsourcing, outsourcer dan mitra outsourcing-nya memiliki hubungan yang

lebih besar jika dibandingkan dengan hubungan antara pembeli dan penjual. Hal ini

dikarenakan outsourcer mempercayakan informasi penting perusahaan kepada mitra

outsourcing-nya. Salah satu kunci kesuksesan dari outsource adalah kesepakatan untuk

2

membuat hubungan jangka panjang (long term relationship) tidak hanya kepada proyek

jangka dekat. Alasannya sangat sederhana, yaitu outsourcer harus memahami proses bisnis

dari perusahaan. Perusahaan juga akan menjadi sedikit tergantung kepada outsourcer

(Rahardjo, 2006). Saat ini, outsourcing tidak lagi terbatas pada outsourcing layanan TI tetapi

juga sudah merambah ke bidang jasa keuangan, jasa rekayasa, jasa kreatif, layanan entry

data dan masih banyak lagi.

Keuntungan Dan Kelemahan Dari Outsourcing

Menurut Pasaribu (2010), Hal-hal yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam

memilih outsourcing adalah: harga, reputasi yang baik dari pihak provider outsourcing,

tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing, pengetahuan pihak provider

mengenai bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan, pengalaman pihak provider outsource,

eksistensinya, dan lain-lain.

Adapun beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistem outsourcing

antara lain:

1. Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas SI

dan TI.

2. Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI/TI.

3. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan mengembangkan

bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan pengerjaannya melalui

outsourcing.

4. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian dari perusahaan outsource dalam

mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan.

5. Mempersingkat waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih sekaligus untuk

saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan.

6. Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan arsitektur SI

berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena perusahaan outsource SI pasti

memiliki pekerja TI yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, serta penerapan

teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource.

7. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi.

Selain keuntungan-keuntungan di atas, pengelolaan SI dan TI dengan sistem

outsourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya:

1. Kehilangan kendali terhadap SI dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data

dan informasi perusahaan ke pesaing.

3

2. Adanya perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja internal dengan tenaga

kerja outsourcing.

3. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcer tidak dapat

diharapkan untuk menyediakan semua kebutuhan perusahaan karena harus memikirkan

klien lainnya juga.

4. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat

mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan bisnis berubah atau perkembangan

teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga, maka

perusahaan harus merundingkan kembali kontraknya dengan pihak outsourcer.

5. Ketergantungan dengan perusahaan pengembang SI akan terbentuk karena perusahaan

kurang memahami SI/TI yang dikembangkan pihak outsourcer sehingga sulit untuk

mengembangkan atau melakukan inovasi secara internal di masa mendatang.

MENGAPA INSOURCING ?

Definisi

Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan

di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi

oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara

fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut.

Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau

sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji

(Zilmahram, 2009). Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu

organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Selain itu, Insourcing

dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang membangun fasilitas atau sentra bisnis

baru yang mengkhususkan diri pada layanan atau produk tertentu (en.wikipedia.org). Dalam

kaitannya dengan TI, Insourcing atau Contracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke

pihak yang ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan.

Alasan Perusahaan Melakukan Insourcing

Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing antara lain dalam rangka

mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas dengan outsourcing

kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa

dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan kontrol

yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan meng-outsourcing-nya

4

(www.outsource2india.com). Sedangkan menurut Zilmahram (2009), Insourcing dapat terjadi

karena hal-hal sebagai berikut:

1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan.

2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak

dibutuhkan lagi di dalam perusahaan.

3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar perusahaan.

Keuntungan Dan Kelemahan Dari Insourcing

Adapun beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistem insourcing

antara lain:

1. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri.

2. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya

lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk pekerja outsource.

3. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal.

4. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan SI.

5. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai dengan

kebutuhan perusahaan.

6. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap SI karena

proses pengembangannya dilakukan oleh internal perusahaan tersebut.

7. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh perusahaan dengan

sistem yang sudah ada.

8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta dikontrol keamanan

aksesnya (security acces).

9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage) perusahaan

dibandingkan pesaing.

Selain keuntungan-keuntungan di atas, pengelolaan SI dan TI dengan sistem

insourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya:

1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem harganya sangat

mahal.

2. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus merancangnya dari

awal.

3. Adanya communication gap antara IT Specialist dan user.

5

4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhan users sehingga menyulitkan spesialis TI dalam

memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat kurang memenuhi

kebutuhan user.

5. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah atau

kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi.

6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan memiliki skill yang

memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang harus ditanggung sendiri oleh

perusahaan.

7. Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan perkembangan TI yang

sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang up to date.

KESIMPULAN

Untuk menentukan strategi mana yang akan digunakan dalam suatu perusahaan,

sangat tergantung dari situasi yang ada. Tentu saja dengan mempertimbangkan pula

keunggulan dan kelemahan serta manfaat dan resiko yang mungkin dialami oleh perusahaan.

Misalnya: outsourcing dapat dijadikan pilihan jika dibutuhkan waktu yang cepat dalam

pengembangan aplikasi atau jika perusahaan memiliki sejumlah proses bisnis non-inti yang

memerlukan banyak waktu, usaha, dan sumberdaya untuk dilaksanakan. Outsourcing dalam

hal ini, akan membantu menghemat waktu, usaha, tenaga kerja dan juga akan membantu

pengiriman yang lebih cepat untuk pelanggan perusahaan. Sebaliknya, insourcing lebih tepat

untuk dipilih jika suatu aplikasi merupakan inti bisnis perusahaan atau jika telah ada suatu

divisi khusus dalam perusahaan yang ahli dalam suatu bidang tertentu. Hal ini akan dapat

menghemat biaya dan perusahaan memiliki kontrol yang lebih baik atas pekerjaan yang

dilakukan.

Perusahaan tidak harus memilih outsourcing atas insourcing atau sebaliknya. Suatu

perusahaan dapat melakukan outsource dan insource pada saat yang sama. Dengan

outsourcing dan insourcing secara bersamaan, maka perusahaan akan dapat memiliki apa

yang terbaik dari yang ditawarkan kedua strategi di atas dan bisnis akan mendapatkan

keuntungan kompetitif.

DAFTAR PUSTAKA

6

Anonim. Outsourcing vs Insourcing: What's best for your Organization?.

http://www.outsource2india.com/why_india/articles/outsourcing-versus-

insourcing.asp.

_______. Outsourcing. http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing.

_______. IT Outsourcing. http://www.midas-solusi.com/products-services,en,detail,9,it-

outsourcing

O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems, fifteenth

edition. The McGraw-Hill Companies, Inc.

Pasaribu, F.T.P. 2010. Outsourcing, Insourcing, dan Selfsourcing. http://ferry1002.blog.

binusian.org/?p=128.

Rahardjo, B. 2006. Kesulitan Outsourcing di Indonesia. http://rahard.wordpress.com/2006/

02/25/kesulitan-outsourcing-di-indonesia/.

Zilmahram, T. 2009. Outsourcing dan Insourcing. http://habahate.blogspot.com/2009/06/

outsourcing-dan-insourcing.html.

7