Memahami kerjasama

tim

By : sindar, andi, rohana, & ramlan MI-7

Latar belakang

Karena berbagai kemajuan teknologi, kompetisi global, dan ketahanan ekonomi dalam masyarakat yang kompleks, banyak jabatan menuntut adanya kolaborasi di antara manusia lintas departemen atau lintas keakhlian. Intinya, pikiran orang banyak akan lebih baik ketimbang pikiran satu orang saja. Membangun sebuah tim adalah suatu proses memilih, mengembangkan, memberikan kemudahan, dan melatih sebuah kelompok kerja agar berhasil mencapai tujuan bersama. Di dalamnya mencakup memotivasi anggota-anggota agar merasa bangga dalam melaksanakan tugas kelompoknya. Pembangun tim (team builder) harus mampu memenuhi tuntutan tugas (kualitas hasil, tepat waktu, dsb.) dan memenuhi kebutuhan anggota-anggota kelompok (adil, tidak konflik, dsb.)

Melalui kerjasama dan saling berbagi pengetahuan serta ketrampilan, sebuah tim seringkali mampu menyelesaikan tugas secara efektif, ketimbang dilakukan oleh seorang individu. - “A team is a group organized to work together to accomplish a set of objectives that cannot be achieved effectively by individuals”.Tim boleh jadi merupakan kelompok kerja yang relatif permanen, namun juga bisa bersifat temporer yang bertugas untuk menyelesaikan sebuah proyek tertentu. Tim yang relatif permanen biasanya dinamakan “natural team work”, sedangkan yang temporer banyak disebut sebagai “a cross-functional action team” – biasanya terdiri dari orang-orang dari berbagai bagian atau departemen. Bentuk tim yang dianggap paling maju adalah “self-directed”, karenanya tim semacam ini kurang memerlukan pengawasan, dan memiliki otoritas penuh dalam penyelesaian tugas-tugasnya. Agar tim bisa bekerja secara efektif dalam mengembangkan motivasi, kedekatan, dan produktivitas, banyak organisasi yang memandang pembangunan tim merupakan salah satu aspek dari pengembangan organisasi.

 

Maksud & tujuan

Tim dibangun dengan tujuan untuk membantu kelompok fungsional

menjadi lebih efektif. Karena rasa individualisme dan persaingan atar

pribadi relatif tajam dalam organisasi, maka tidak semua kelompok kerja

dapat dikategorikan ke dalam suatu tim.

Adapun maksud dari penulisan makalah ini adalah untuk melengkapi tugas

Sistem Informasi Manajemen.

Pengertian timKelompok dan Tim bukanlah hal yang sama.

Kelompok sebagai dua individu atau lebih, yang berinteraksi dan saling bergantung,yang berkumpul untuk menncapai berbagai tujuan. Sedangkan tim kerja (word group) adalah kelompok yang berinteraksi terutama untuk berbagai informasi dan membuat berbagai keputusan untuk membantu setiap anggota bekerja didalam area tanggung jawabnya.

Proses membangun tim

Tidak mudah untuk memulai pembentukan tim. Perlu perencanaan yang mendalam dan waktu untuk saling mengenal satu sama lain. Tim tidak cukup hanya didukung dengan sistem-sistem, prosedur-prosedur dan harapan-harapan yang ada. Kemungkinan mereka tidak cocok dengan standar job description, penilaian kerja, penghargaan dan praktek-praktek promosi atau dengan sistem pengawasan dan ukuran yang tradisional.

Suatu tim perlu pengarahan, pemantauan dan umpan balik dari manajemen. Tim-tim seperti ini akan menjadi tanpa tujuan, sia-sia dan tidak efektif. Untuk itu seorang manajer perlu mengupayakan penciptaan tim-tim yang efektif sehingga memberikan kinerja jangka pendek dan panjang yang unggul.

Proses pembentukan dan pengembangan tim ada 4 tahap

Pembentukan tim dan siklus pengembangan:Tahap 1: Masa Infansi (Pembentukan)Tahap 2: Masa Remaja (Mengalami Gejolak)Tahap 3: Kedewasaan (Membentuk Norma dan Melaksanakannya)Tahap 4: Mengalami Transformasi

Dalam membangun sebuah tim, beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

Memahami dinamika kelompok dan prosesnya, serta apa implikasinya bagi pelaku dan praktek supervisor.

Menyadari arti penting untuk mempengaruhi dan menetapkan norma kelompok sehingga mereka mendukung bagi pencapaian hasil kerja yang baik.

Memahami pentingnya mendengarkan orang lain, bukan berpegang teguh pada posisi dan pendapatnya.

Setiap pribadi dalam tim memiliki latar belakang, nilai-nilai dan harapan masing-masing. Suasana yang konstruktif bagi berlangsungnya sikap saling mendukung dan upaya kerjasama akan tercipta melalui:

• Upaya mendorong anggota tim untuk memandang tim sebagai sumber gagasan, tehnik pelaksanaan, bantuan dan dukungan.

• Upaya mendorong tim untuk menyibukkan diri dengan berbagai usulan yang konstruktif.

• Mendorong anggota tim untuk berani mengambil inisiatif dan melakukan tindakan.• Menjamin bahwa semua pertemuan dan diskusi formal yang dilakukan tim berlangsung

efisien.• Mendorong semua anggota untuk menuntaskan segala persoalan dan

ketidaksepakatan secara terbuka bukannya menekan atau menghambatnya.

Membentuk Struktur Tim Setiap tim harus bekerja dengan suatu struktur yang memadai agar berdaya menangani

isu-isu berat dan memecahkan persoalan-persoalan yang rumit. Walau struktur bisa berbeda antara perusahaan satu dengan lainnya, namun komponen yang umumnya ada meliputi :

·   Tim Pengarah, yang terdiri atas manajer-manajer tingkat atas, pimpinan serikat kerja (kalau ada), manajer lini, penyelia, pimpinan tim, dan orang-orang penting lainnya.

·    Perancang Tim, merupakan tim lintas sektoral yang mencakup anggota-anggota dari semua jenjang dan fungsi dalam organisasi. Anggotanya terdiri atas para penyelia dan para manajer.

·    Pemimpin, merupakan unsur penting bagi keberhasilan tim. Pemilihan pemimpin merupakan faktor penting, mereka harus yang bergaya partisipatif.

·    Rapat-rapat, merupakan aktivitas yang terpenting. Pimpinan harus dilatih untuk mengelola proses rapat dan proses terjadinya hubungan antar pribadi. Proses rapat antara lain mencakup perencanaan dan penggunaan agenda, mengelola jalannya rapat, mendistribusikan notulen rapat, mengatur bahan dan waktu rapat. Saat rapat berlangsung pimpinan rapat harus mampu meningkatkan partisipasi semua anggota untuk mengeluarkan gagasannya, mengatasi pertentangan akibat adanya perbedaan pendapat, menangani anggota-anggota yang “sulit”, dan menciptakan suasana rapat yang dinamis.

·     Proses konsultasi. Kehadiran pihak ketiga dalam upaya membimbing, mengajar, membantu menyelesaikan konflik, kadang sangat diperlukan. . Konsultan bisa membantu membangun aturan-aturan dan cara-cara kerja. Mereka bisa diminta untuk mendidik anggota tim dalam menggunakan peralatan, metode kerja, dan memecahkan masalah agar tim bisa lebih produktif.

Mengumpulkan informasi

Membangun tim harus dimulai dengan penilaian diri anggota kelompok (self-assesment), untuk mengetahui kelemahan dan kekuatan yang dimiliki oleh setiap anggota. Pengembangan tim dapat ditetapkan berdasarkan data yang diperoleh dari survai tentang sikap, wawancara dengan anggota tim, dan pengamatan atas diskusi-diskusi kelompok. Cara-cara tersebut bermanfaat untuk menilai sejumlah hal, antara lain iklim komunikasi, rasa saling percaya, motivasi, kemampuan memimpin, pencapaian konsensus, dan nilai kelompok.

Mengembangkan Ketrampilan Sebagian besar proses “pembangunan tim” akan memusatkan kegiatannya

pada pengembangan ketrampilan yang diperlukan untuk menciptakan tim yang berkinerja tinggi. Beberapa jenis ketrampilan yang sangat diperlukan dalam membangun tim yang baik adalah :

1.       Kesadaran untuk mengembangkan kelompok.Harus disadari oleh semua anggota tim bahwa kemajuan suatu tim

dilakukan melalui tahapan-tahapan yang bisa diprediksi, yaitu fase orientasi, fase evaluasi, dan fase kontrol. Fase orientasi ditandai oleh adanya ragu-raguan para anggota kelompok akan peran mereka. Mereka kurang memahami apa yang harus mereka lakukan selaku anggota tim. Pada fase evaluasi, anggota cenderung meng- alami konflik yang disebabkan oleh kekurang-setujuan mereka terhadap cara-cara penyelesaian tugas. Dalam fase ini kelompok bisa terpecah-pecah dalam beberapa koalisi. Dalam fase kontrol, kelompok kembali bersatu, karena mereka mulai memahami satu sama lainnya.Apa yang terjadi di atas merupakan gejala normal yang banyak terjadi. Faktor kepemimpinan merupakan hal yang paling krusial dalam hal ini. Jika pimpinannya baik maka ketiga fase tersebut tidak berlangsung lama, sehingga tim dapat segera bisa berfungsi.

 

2. Klarifikasi PeranBahkan ketika tim sudah mulai bekerja, kadang mereka masih bingung

tentang apa yang harus mereka lakukan, dan juga siapa yang harus melakukannya. Dalam upaya mencapai tugas-tugas kelompok, setiap anggota harus memahami peran mereka masing-masing. Mereka harus tahu dengan baik apa yang harus mereka kerjakan dan juga batas-batas kewenangannya. “Team members must know what others expect from them. Ambiguity in role expectations produces stress and hampers performance”

Uraian jabatan formal seringkali tidak sesuai dengan harapan masing-masing anggota, oleh karena itu pembagian peran sebaiknya dibicarakan bersama. Dalam diskusi ini harus dibahas misi tim, kepada siapa tim harus melaporkan hasil kerjanya?, kewenangan apa yang dipunyai tim?, siapa yang menentukan pimpinan mereka?, apakah anggota tim setuju pada pembagian pekerjaan?, dan apakah peran masing-masing anggota tim kelompok tidak bertentangan atau tumpang tindih satu sama lainnya?.

Seperti hanya dengan anggota tim olahraga, kelompok kerja memerlukan pengetahuan tentang apa yang dimainkan oleh dirinya dan diri anggota lainnya. Berdiskusi dengan tujuan menjernihkan atau mengklarifikasikan peran masing-masing anggota merupakan agenda penting untuk memulai kerja dalam tim.

Suber konflik pada tim

• faktor komunikasi (communication factors)• faktor struktur tugas maupun struktur

organisasi (job structure or organization structure)

• faktor yang bersifat personal. (personal factors)

• faktor lingkungan (environmental factors)

Mengatasi Konflik   Bukan hal yang aneh jika suatu kelompok yang terdiri atas

orang-orang yang berbeda latar belakang, berpotensi memunculkan konflik. Jika tim gagal menangani konflik dengan semestinya maka akan gagal mencapai tujuan. Dengan dikembangkannya ketrampilan mengelola konflik, maka walaupun terjadi konflik, tim masih memperoleh manfaat daripadanya. Pandangan yang saling bertentangan satu sama lain, jika dikelola dengan baik justru akan menciptakan suatu keputusan yang lebih baik.

Sebuah tim dapat mengembangkan kapasitas menangani konflik melalui berbagai cara, misalnya diskusi terbuka tentang konflik itu sendiri atau melalui diskusi yang tangguh yang penuh perdebatan . Permainan peran (role playing), dan latihan-latihan membantu tim mengembangkan komunikasi terbuka yang diperlukan untuk menyelesaikan konflik secara produktif. Tim yang berkinerja tinggi antara lain dicirikan dengan adanya anggota-anggota yang kritis, namun masih saling menghargai satu sama lainnya

Simpulan :

• Membangun Kerjasama Tim diawali dengan mengenali Diri sendiri dan karakteristik tim, selanjutnya disertai dengan memahami cara-cara membangun kekompakkan Tim.

Tim yang Efektif adalah tim yang memiliki sasaran jelas dan terus berpikir untuk berprestasi.

• Pembentukan tim dan siklus pengembangan ada 4 tahap:Tahap 1: Masa Infansi (Pembentukan)Tahap 2: Masa Remaja (Mengalami Gejolak)Tahap 3: Kedewasaan (Membentuk Norma dan Melaksanakannya)Tahap 4: Mengalami Transformasi

DAFTAR PUSTAKA

•

http://www.nsba.org/sbot/toolkei/LeadTeams.html•

http://members.nbci.com/_XMCM/cooperate/teamman.htm

• id.wikepedia.org/eiki/kerangka kerja•

http://id.shvoong.com/business-management/management/2058329-kerjasama-tim-team-work/#ixzz2F8CyOjMd

• http://www.accel-team.com/team_building/team_out_00.html

• http://www.bussinestown.com/people/motivation-team.asp

That’s all&

thank youTim penulis:

andy sindar rohana ramlan