materi pertemuan ketiga teori organisasi (efektivitas organisasi)
TRANSCRIPT
KEEFEKTIFAN ORGANISASI TEORI ORGANISASI
MAGISTER ILMU ADMINISTRASI PROGRAM PASCASARJANA STIA BINA TARUNA GORONTALO 2015
Mahasiswa mampu: Mendefinisikan empat pendekatan terhadap
keefektifan organisasi Mendaftarkan asumsi dari setiap pendekatan
keefektifan organisasi Menjelaskan para manajer dapat mengoperasikan
masing-masing pendekatan Menjelaskan nilai dari masing-masing pendekatan
bagi para manajer praktek Membandingkan kondisi-kondisi yang berguna bagi
para manajer
Keefektifan organisasi dapat didefinisikan sebagai tingkatan pencapaian organisasi atas tujuan jangka pendek (tujuan) dan jangka panjang (cara) dengan proses pemilihan yang mencerminkan konstituensi strategis, minat pengevaluasi, dan tingkat kehidupan organisasi.
Membantu para pengambil keputusan dalam suatu organisasi mengoptimalkan struktur dan memahami peran setiap individu dalam melaksanakan sebuah pekerjaan secara efesien Misalnya: Pemasaran Meningkatkan income & market
share Keuangan Menggunakan dana secara optimal Produksi Merencanakan proses produksi
lebih efesien
Keefektifan keseluruhan
Produktivitas Tingkat Efesiensi Perolehan Laba Derajat Kualitas Angka Kecelakaan Tingkat Pertumbuhan Angka Kemangkiran
Turn Over pegawai Kepuasan kerja Tingkat Motivasi Moral/Semangat juang Sistem Kontrol Tingkat Konflik/Solidaritas Fleksibilitas/penyesuaian Perencanaan & penetapan tujuan Komitmen tentang tujuan Internalisasi tujuan organisasi
Tingkat Moral Pegawai Skill Interpersonal
managerial Skill managerial Manajemen informasi
dan komunikasi Kesiapan Organisasi Pemanfaatan lingkungan Evaluasi pihak
luar/Vendor
Stabilitas Organisasi Nilai Sumber Daya Manusia Partisipasi & pengaruh
sumber daya yang digunakan bersama
Penekanan pada pelatihan & pengembangan
Penekanan pada performa
o Mempunyai dampak terhadap tindakan dan penyelesaian pekerjaan
o Selalu dekat dengan end user agar dapat dimengerti secara penuh kebutuhannya
o Memberi otonomi yang tinggi kepada pegawai dan memupuk semangat kewirausahaan (entrepreneurial spirit)
o Berusaha meningkatkan produktivitas lewat partisipasi aktif para pegawai
o Pegawai mengetahui apa yang diinginkan organisasi & pengambil keputusan terlibat aktif pada masalah di semua tingkatan
• Organisasi selalu mendekati aktivitas yang menjadi tujuan organisasi
• Mempunyai struktur yang luwes dan sederhana dengan jumlah individu yang proporsional
• Menggabungkan kontrol yang ketat dengan disentralisasi untuk mengamankan nilai-nilai inti organisasi
• Menggunakan kontrol yang longgar di sisi yang lain untuk mendorong pengambilan risiko serta inovasi yang tinggi
Pendekatan 1
• Pendekatan
pencapaian
tujuan
Pendekat
an 2
• Sistem
Pendekatan 3
• Konstituensi
Strategis
Pendekat
an 4
•Nilai-
Nilai
Bersaing
1
Pendekatan pencapaian tujuan (goal attainment approach) menyatakan bahwa keefektifan sebuah organisasi harus dinilai sehubungan dengan pencapaian tujuan (ends) ketimbang cara (means). Yang termasuk kategori pencapaian tujuan antara lain: - Memaksimalkan keuntungan - Memaksa musuh untuk menyerah (dalam peperangan) - Memenangkan suatu pertandingan - Menyembuhkan pasien dari penyakitnya (dokter, dll)
Pendekatan pencapaian tujuan mengasumsikan bahwa organisasi adalah kesatuan yang dibuat dengan sengaja, rasional, dan menginginkan tujuan. Asumsi lain: - Organisasi harus mempunyai tujuan-tujuan akhir - Tujuan organisasi diidentifikasi & ditetapkan dengan baik agar
dapat dimengerti - Tujuan organisasi seminimal mungkin agar mudah dikelola - Harus ada consensus atau kesepakatan umum mengenai tujuan-
tujuan tersebut Akhirnya kemajuan kearah tujuan orgnisasi dapat diukur
ASUMSI-ASUMSI
Pendekatan pencapaian tujuan mengasumsikan bahwa organisasi adalah kesatuan yang dibuat dengan sengaja, rasional, dan mencari tujuan. Asumsi lain: - Organisasi harus mempunyai tujuan-tujuan akhir - Tujuan organisasi diidentifikasi & ditetapkan dengan baik agar dapat
dimengerti - Tujuan organisasi seminimal mungkin agar mudah dikelola - Harus ada consensus atau kesepakatan umum mengenai tujuan-tujuan
tersebut Akhirnya kemajuan kearah tujuan orgnisasi dapat diukur
MEMBUAT TUJUAN MENJADI OPERASIONAL
Masalah – masalah yang sering muncul pada pendekatan pencapaian tujuan adalah • Adanya perbedaan antara tujuan jangka panjang dan tujuan jangka
pendek misalnya tujuan jangka pendek menginginkan profit maksimal sedangkan tujuan jangka panjang menginginkan loyalitas pelanggan
• Setiap organisasi mempunyai tujuan majemuk antar department yang saling bertentangan dan kadang tumpang tindih misalnya department lost & prevention menginginkan low cost sedangkan department pemasaran membutuhkan high cost untuk memaksimalkan keuntungan
MASALAH – MASALAH
Pendekatan pencapaian tujuan memberikan nilai bagi para pengambil keputusan untuk bertindak dengan mekanisme: • Memastikan bahwa semua input diterima dari semua pihak • Menyertakan tujuan yang sebenarnya yang diperoleh melalui
pengamatan perilaku individu dalam organisasi • Mengakui bahwa organisasi mengejar tujuan jangka pendek & jangka
panjang • Menekankan tujuan-tujuan yang nyata yang dapat di verifikasi dan
diukur • Melihat tujuan sebagai kesatuan yang dinamis yang dapat berubah
dari waktu ke waktu
NILAI BAGI PARA PENGAMBIL KEPUTUSAN
Pendekatan 1
• Pendekatan
pencapaian
tujuan
Pendekat
an 2
• Sistem
Pendekatan 3
• Konstituensi
Strategis
Pendekat
an 4
•Nilai-
Nilai
Bersaing
2
Dengan pendekatan sistem, tujuan akhir tidak diabaikan namun dipandang sebagai satu elemen di dalam kumpulan kriteria yang lebih kompleks. Model sistem menekankan kriteria yang akan meningkatkan kelangsungan hidup jangka panjang dari organisasi seperti kemampuan organisasi untuk memperoleh sumber daya, mempertahankan dirinya secara internal, dan berintegrasi dengan lingkungan eksternalnya
• Pendekatan pencapaian sistem mengasumsikan bahwa efektifitas organisasi terdiri dari sub-sub bagian yang saling berhubungan. Jika salah satu dari sub bagian ini memperoleh performa yang buruk maka akan timbul dampak yang negatif terhadap performa seluruh sistem.
• Keefektifan dalam organisasi membutuhkan kesadaran dan interaksi yang berhasil dengan konstituensi lingkungan.
• Manajemen tidak boleh gagal dalam mempertahankan hubungan yang baik dengan stakeholders
• Kelangsungan hidup organisasi membutuhkan perubahan yang terus menerus untuk sumber daya bermanfaat/terbaru.
ASUMSI-ASUMSI
Salah satu perhatian dari pendekatan sistem yang akan membuat tujuan menjadi operasional adalah melihat faktor-faktor yang berhubungan dengan lingkungan dan memastikan adanya penerimaan yang menguntungkan dari output, fleksibilitas respon terhadap perubahan lingkungan, efesiensi yang digunakan, kejelasan komunikasi internal, tingkat konflik yang rendah diantara kelompok-kelompok dalam organisasi dan tingkat kepuasan kerja para pegawai
MEMBUAT TUJUAN MENJADI OPERASIONAL
• Masalah yang sering timbul dalam pendekatan sistem adalah pengukuran tujuan akhir tertentu selalu dianggap mudah dibandingkan dengan percobaan untuk mengukur variabel proses.
• Pengembangan instrumen untuk memperoleh kuantitas atau intensitas hasil tidak menjadi prioritas
• Pendekatan ini berfokus pada cara-cara yang diperlukan untuk mencapai keefektifan secara umum daripada keefektifan tujuan organisasi itu sendiri
MASALAH – MASALAH
Para pengambil keputusan yang menggunakan pendekatan sistem terhadap keefektifan organisasi cenderung kurang mementingkan hasil yang cepat dan pendekatan ini akan meningkatkan kesadaran bari para pengambil keputusan tentang adanya saling ketergantungan diantara aktivitas-aktivitas organisasi. Keunggulan akhir dari pendekatan sistem adalah adanya kemampuan untuk mengaplikasikan performa terbaik jika tujuan akhir sangat samar atau tidak dapat diukur.
NILAI BAGI PARA PENGAMBIL KEPUTUSAN
Pendekatan 1
• Pendekatan
pencapaian
tujuan
Pendekat
an 2
• Sistem
Pendekatan 3
• Konstituensi
Strategis
Pendekat
an 4
•Nilai-
Nilai
Bersaing
3
Pendekatan konstituensi strategis mengemukakan bahwa organisasi dikatakan efektif apabila dapat memenuhi tuntutan dari konstituensi yang terdapat di lingkungan organisasi yang menjadi pendukung kelanjutan eksistensi organisasi. Perspektif yang digunakan oleh pendekatan konstituensi strategis adalah memenuhi tuntutan sebagian dari hal-hal di dalam lingkungan organisasi yang dapat mengancam kelangsungan hidup organisasi.
Pada pendekatan konstituensi strategis, organisasi di asumsikan sebagai arena politik, tempat kelompok-kelompok yang berkepentingan bersaing untuk mengendalikan sumber daya yang ada. Keefektifan organisasi menjadi sebuah penilaian tentang sejauh mana keberhasilan sebuah organisasi dalam memenuhi tuntutan konstituensi kritisnya yaitu pihak-pihak yang menjadi tempat bergantung organisasi tersebut untuk kelangsungan hidup dimasa yang akan datang
ASUMSI-ASUMSI
Pengambil keputusan yang ingin mengaplikasikan perspektif ini dapat memulai dengan meminta para anggota melihat dominant coalition yang ada disekitar organisasi kemudian mengidentifikasi konstituensi mana yang mereka rasakan kritis dan menjadi penentu bagi kelangsungan hidup organisasi. Input yang ada dapat dikombinasikan dan disatukan sehingga akan diperoleh sebuah rumusan atau daftar mengenai konstituensi strategis dalam organisasi.
MEMBUAT TUJUAN MENJADI OPERASIONAL
Dalam praktek, tugas untuk memisahkan konstituensi strategis dari lingkungan yang lebih besar mudah untuk diucapkan, tetapi sukar untuk dilaksanakan karena lingkungan yang selalu berubah dengan cepat dan banyak keterikatan satu sama lain disetiap unsur-unsur yang ada, apa yang sebelumnya dianggap kritis bagi organisasi mungkin tidak lagi untuk hari-hari berikutnya. Sehingga perlu ada konsistensi dan kontinuitas dalam membina hubungan dengan konstituensi tersebut.
MASALAH – MASALAH
Jika kelangsungan hidup penting bagi sebuah organisasi maka adalah kewajiban bagi para pengambil keputusan untuk mengerti kepada siapa organisasi itu bergantung. Dengan mengoperasikan pendekatan konstituensi strategis para pengambil keputusan mengurangi kemungkinan mengabaikan atau keinginan mengganggu sebuah kelompok yang kekuasaannya dapat menghambat kegiatan-kegiatan sebuah organsasi secara nyata.
NILAI BAGI PARA PENGAMBIL KEPUTUSAN
Pendekatan 1
• Pendekatan
pencapaian
tujuan
Pendekat
an 2
• Sistem
Pendekatan 3
• Konstituensi
Strategis
Pendekat
an 4
•Nilai-
Nilai
Bersaing
4
Tema utama yang mendasari pendekatan nilai-nilai bersaing adalah bahwa kriteria yang dinilai dan digunakan dalam menilai keefektifan organisasi yaitu profit atas investasi, marketshare, renewal product, keamanan kerja/K3. Pendekatan nilai-nilai bersaing menawarkan kerangka kerja yang integratif yang menginginkan perolehan menyeluruh tentang keefektifan organisasi yang mengidentifikasi seluruh variabel utama yang terdapat dalam bidang keefektifan kemudian menentukan keterkaitan antar variabel yang ada.
Pendekatan nilai-nilai bersaing menentukan asumsi-asumsi bahwa tidak ada kriteria paling baik untuk menilai keefektifan sebuah organisasi. Tidak ada tujuan tunggal yang dapat disetujui oleh semua orang dan juga tidak ada konsensus yang menetapkan tujuan mana yang harus didahulukan dari tujuan yang lainnya. Oleh karena itu, konsep efektifitas organisasi yang ditawarkan oleh pendekatan nilai-nilai bersaing sangat subjektif dan tujuan yang dipilih oleh penilai berdasarkan atas nilai-nilai pribadi, preferensi serta minatnya.
ASUMSI-ASUMSI
Pendekatan ini menggunakan kumpulan dasar mengenai nilai-nilai bersaing untuk membuat tujuan menjadi operasional yakni: • Fleksibilitas versus kontrol/pengawasan/pengendalian
(fleksibilitas menghargai inovasi, penyesuaian dan perubahan sedangkan kontrol mengarah pada stabilitas, ketentraman, dan kemungkinan prediksi)
• Penekanan pada kesejahteraan dan pengembangan manusia
MEMBUAT TUJUAN MENJADI OPERASIONAL
Karena model nilai-nilai bersaing meliputi tujuan maupun sistem maka model ini mengatasi masalah yang timbul jika menggunakan pendekatan pencapaian tujuan dan sistem karena pendekatan ini mengintegrasikan kedua pendekatan tersebut. Nilai-nilai bersaing mencakup konstituensi strategis mengenai seberapa baik sebuah organisasi itu mengerjakan kriteria yang ditekankan konstituensinya.
MASALAH – MASALAH
Nilai-nilai bersaing mengakui bahwa kriteria majemuk dan kepentingan-kepentingan yang saling bertentangan mendasari setiap usaha dalam menentukan dan menilai efektivitas organisasi. Pendekatan nilai-nilai bersaing dapat membantu para pengambil keputusan dalam mengidentifikasi kecocokan dari berbagai kriteria bagi konstituensi yang berbeda-beda serta daur hidup yang berbeda-beda pula.
NILAI BAGI PARA PENGAMBIL KEPUTUSAN
SEKIAN DAN
TERIMA KASIH