EFEKTIFITAS ORGANISASI

KELOMPOK 2 Budiawan Dwi Saputra D. Muh. Husni Masud Mangka Nurlaely

STIE NOBEL INDONESIA

PENDAHULUAN I. Latar Belakang Bagaimana kita menentukan sebuah Lembaga Pendidikan/Sekolah telah melakukan tugasnya dengan berhasil ? Jika semua siswanya lulus dengan predikat baik dan Halalan Toyiban, serta semua siswanya mampu melanjutkan ke sekolah atau perguruan tinggi unggulan. Apakah hal tersebut menyatakan kepada kita bahwa sekolah tersebut efektif ? Atau apakah kita harus melihat kenaikan kualitas input siswa baru, jumlah siswa, atau jumlah gaji rata-rata para guru dan karyawan? Contoh diatas dimaksudkan untuk secara sepintas melihat masalah yang akan dijumpai jika kita menentukan atau mengukur keefektifan organisasi. Keeefektifan organisasi dianggap sangat penting, oleh karena itu perlu dibahas dalam makalah ini. Tapi sampai saat ini masih belum ada kesepakatan umum mengenai arti yang sebenarnya dari keefektifan organisasi. II. Rumusan Masalah Dalam makalah ini akan dibahas mengenahi : 1. Bagaimana definisi dari efektifitas organisasi ? 2. Bagaimana tiga perspektif efektifitas ? 3. Bagaimana empat pendekatan untuk mencapai keefektifan organisasi ? III. Tujuan Makalah ini bertujuan untuk membahas : 1. Definisi dari efektifitas organisasi. 2. Tiga perspektif efektifitas. 3. Empat pendekatan untuk mencapai keefektifan organisasi.

Pengertian Efektivitas Efek, artinya hubungan sebab akibat. Efektivitas merupakan hubungan optimal antara produksi, kualitas, efisiensi, fleksibilitas dan kepuasan dalam mencapai serta memelihara sifat keunggulan (melalui keunggulan manajemen) dan pengembangan (Gibson). Atau : pencapaian sasaran dari upaya bersama, derajat pencapaiannya menunjukkan efektivitas. Tiga Perspektif Efektivitas 1. Efektivitas Individual (EI). Berkaitan dengan kinerja tugas dari anggota organisasi (karyawan) tertentu sesuai dengan posisi dalam organisasi atau bagian dari suatu total pekerjaan.Manajer akan melakukan penilaian / evaluasi untuk menentukan kenaikan gaji, bonus, promosi, dsb.). 2. Efektivitas Kelompok (EK). Adalah jumlah kontribusi seluruh anggota organisasi atau satuan individu. Merupakan totalitas hasil kerja individi-individu jika mencapai sinergi yang akan melebihi jumlah kontribusi individu individu tersebut jika bekerja sendiri-sendiri. 3. Efektivitas Organisasi (EO). Merupakan perpaduan dari efektivitas individu-individu dan efektivitas kelompok. Apa pekerjaan manajer untuk meningkatkan Efek. Individu (EI), Efek. Kelompok (EO), Efek. Organisasi (EO) ? 1. Pekerjaan manajer adalah mengidentifikasi faktor-faktor penyebab terjadinya EI, EK dan EO. 2. Apakah manajer dapat mempertahankan atau meningkatkan EI, EK dan EO ? 3. Untuk dapat menjawab pertanyaan tersebut, kita harus melihat pekerjaan manajerial. 4. Manajer harus dapat melaksanakan pekerjaan-pekerjaan tersebut ! Model Berfikir/Pendekatan untuk Mencapai Efektivitas Tedapat empat pendekatan (approach) untuk mencapai efektivitas, yaitu : 1. Pendekatan tujuan, 2. Pendekatan teori sistem, 3. Pendekatan Multiple Constituency, dan 4. Pendekatan dimensi waktu.

1.Pendekatan Tujuan Merupakan pendekatan evaluasi yang tertua dan paling luas digunakan. Menekankan pada peran sentral dari pencapaian tujuan sebagai kriteria untuk mencapai efektivitas. Keberadaan organisasi dimaksudkan untuk menacapai suatu tujuan tertentu. Efektivitas adalah pencapaian tujuan dari upaya bersama. Didasarkan pada pandangan bahwa : 1. Organisasi merupakan satu kesatuan yang mempunyai misi tertentu, (unsur- unsur dalam organisasi tidak terpisahkan satu sama lain dan ada sesuatu yang ingin/ hendak dicapai), 2. Organisasi memiliki tujuan dan sasaran, 3. Efektivitas adalah pencapaian sasaran/tujuan dari upaya bersama, oleh karena itu derajat pencapaian menunjukan derajat efektivitas, 4. Seberapa baik organisasi berfungsi (seberapa efektif), dinilai dari seberapa berhasil organisai mencapai tujuan. 5. Bersifat Rasional, 6. Tujuan bisa ditetapkan , dihitung, diukur atau pun dievaluasi , oleh karena itu tujuan bisa dispesifikasikan : hitungan dalam angka produksi , efesiensi biaya, dsb., Oleh karena itu harus ada hubungan yang erat antara perilaku pekerjaan dengan hasil yang terukur (sasaran). Kelemahan Pendekatan Tujuan Pencapaian tujuan sulit/tidak dapat diukur bagi organisasi yang tidak menghasilkan output/keluaran yang bersifat berwujud (tangible). Misalnya : tujuan organisasi pendidikan adalah memberikan pendidikan bebas dengan biaya terjangkau. 1. Kapan itu tercapai ? 2. Apa yang dimaksud dengan pendidikan bebas ? 3. Apa yang dimaksud dengan biaya terjangkau ? Organisasi biasanya memiliki lebih dari satu/serangkaian tujuan. Masalahnya adalah apakah pencapaian tujuan tersebut tidak saling bertentangan ? Misalnya : suatu perguruan tinggi memiliki tujuan untuk meningkatkan kualitas lulusan, dan biaya pendidikan tidak dinaikkan. 2.Pendekatan Teori Sistem Menurut pendekatan ini, organisasi sebagai kesatuan sosial merupakan bagian dari lingkungan yang lebih luas. Oleh karena itu kelangsungan organisasi tergantung pada seberapa jauh organisasi dapat

berfungsi dalam memenuhi tuntutan dari lingkungan . Organisasi memberikan barang dan jasa yang diminta lingkungan ekternal dan organisasi memperoleh sumber daya dari lingkungan eksternal tersebut. Hubungan antar elemen berinteraksi secara interdependency oleh karena itu siklus total dari : Masukan (input) Proses (process) Keluaran (output), harus menjadi fokus perhatian manajemen agar organisasi juga tetap mampu untuk beradaptasi dengan tuntutan lingkungan eksternal, sehingga ada kesesuaian antara proses internal dengan tuntutan dari (kondisi) lingkungan eksternal. 3.Pendekatan Multiple Constituency (Jumlah/Para Pemilih) Merupakan perspektif yang menekankan pentingnya hubungan relatif diantara kepentingan kelompok dan individu dalam suatu organisasi. Oleh karena itu keberadaan organisasi harus memenuhi tuntutan berbagai individu serta kelompok : yang memiliki harapan serta aspirasi yang berbeda. Analisis sistem saja tidak cukup, namun perlu diperhatikan juga berbagai harapan dan aspirasi individu/kelompok yang terlibat (Misalnya : para pemegang saham, direktur, pemasok, kreditur, pejabat pemerintah, manajer, masyarakat luas, dll. ), oleh karena itu integrasi pendekatan sistem dan tujuan menjadi perlu pula. 4.Pendekatan Model Dimensi Waktu Merupakan integrasi dari pendekatan tujuan, teori sistem dan pendekatan multiple constuency . Model ini menekankan akibat (tujuan) organisasi atas waktu, sebab : 1. Kelangsungan hidup suatu organisasi merupakan ukuran jangka panjang (sebagai hal yang harus dipertahankan) dari efektivitas organisasi. 2. Kelangsungan hidup membutuhkan adaptasi (yang sering melibatkan urutan yang dapat diprediksi) , hal ini berarti berkaitan dengan suatu proses : dan proses berkaitan dengan waktu, sehingga ada kaitannya dengan pendekatan sistem. 3. Diperlukan indikator kemajuan dalam jangka pendek dan jangka menengah agar dapat bertahan untuk jangka panjang. 4. Indikator-indikator tersebut merupakan kriteria efektivitas dan dapat dipakai untuk mengevaluasi efektivitas individu, kelompok dan organisasi. Efektivitas Jangka Pendek o Produksi o Kualitas o Efisiensi

o Fleksibilitas o Kepuasan Efektivitas Jangka Menengah o Persaingan dan o Pengembangan Efektivitas Jangka Panjang o Keberlangsungan hidup, o Eksistensi, dan o Daya tahan Kriteria Efektivitas Jangka Pendek 1. Produksi Mencerminkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan sejumlah barang dan/atau jasa yang dituntut oleh lingkungan eksternal. Ukurannya : produksi, laba, penjualan, dsb., berkaitan langsung dengan output yang dikonsumsi oleh pelanggan dan klien organisasi lainnya. 2. Kualitas/Mutu Merupakan kondisi output yang memenuhi harapan pelanggan dan/atau klien organisasi (kinerja produk dan/atau jasa dengan ukuran serta penilaian kualitas yang berasal dari pelanggan dan/atau klien organisasi) 3. Efisiensi Diartikan sebagai rasio output dibanding input (ukurannya antara lain : tingkat pendapatan/rate of return dari kapital dan asset, unit biaya, bahan buangan dan pemborosan, dll. 4. Fleksibilitas. Menyangkut mampuan organisasi untuk mengalihkan sumber daya dari aktivitas yang satu keaktivitas yang lain guna menghasilkan produk dan/atau pelayanan yang baru serta berbeda, sebagai tanggapan terhadap permintaan ataupun tuntutan pelanggan.

5. Kepuasan Berkaitan dengan perasaan karyawan terhadap pekerjaan mereka dan peranannya di dalam organisasi. Ukurannya antara lain : sikap karyawan (kepuasan kerja, komitmen organisasi, keterlibatan kerja, dll.), tingkat absensi, Labor Turn Over/LTO , keterlambatan kerja, kemangkiran, dll. Kriteriakriteria tersebut saling berhubungan dan saling mendorong satu sama lain. Aspek-aspeknya : 1. Kemampuan organisasi untuk menjawab perubahan lingkungan eksternal (pelanggan, pesaing, peraturan , dsb.), 2. Kemampuan organisasi dalam menjawab perubahan individu dan kelompok (lain) dalam organisasi yang sama, 3. Kemampuan organisasi dalam mengadaptasikan praktek perancanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian serta kebijakan untuk menjawab perubahan yang ada. Kriteria Efektivitas Jangka Menengah Kriteria efektivitas meliputi : 1. Persaingan : o Menggambarkan posisi organisasi, apakah organisasi kompetitif/mampu bersaing atau tidak dalam memperoleh pelanggan dan/ atau klien bisnis. 2. Pengembangan : o Menjamin efektivitas organisasi melalui investasi sumber daya, guna memenuhi permintaan lingkungan eksternal dimasa mendatang (diversifikasi usaha , pelatihan, dsb.), o Walaupun hal tersebut dapat mengurangi hasil efektivitas jangka pendek, namun jika usaha-usaha pengembangan itu dimanajemeni dengan baik dapat menjadi kunci kelangsungan hidup organisasi, o Kemampuan bersaing dan pengembangan harus dilakukan, agar bisa menjawab perubahanperubahan lingkungan eksternal.

Kriteria Efektivitas Jangka Panjang o Berkaitan dengan kemampuan organisasi untuk tetap bertahan (sustainability). o Dapat dicapai kalau manajemen bisa memenuhi efektivitas jangka pendek dan jangka menengah.

DAFTAR PUSTAKA Robbins Stephen P, Jusuf Udaya,1994, Teori Organisasi:Struktur, Desain & Aplikasi, Edisi 3, Arcan, Jakarta, 1994, hal.52-85 Patria, Sutopo, 2001, Keefektifan Organisasi, Semarang, Universitas Diponegoro -, 2003, Perancangan Organisasi, www.lspitb.org