1

Dimensi Perencanaan

2

Agenda

1. Landasan Teori Perencanaan Strategis SI 1. Pendahuluan

2. Definisi Rencana Induk TIK?

3. Tujuan Penyusunan Rencana Induk TIK

4. LandasanHukum Penyusunan Rencana Induk TIK untuk E-Gov

5. Metodologi Penyusun Rencana Induk TIK

6. Siapa yang terlibat dalam penyusunan Rencana Induk

7. Output Rencana Induk TIK

2. Assesment 1. Indikator Penilaian Rencana Induk TIK untuk PEGI

2. Cheklist Umum untuk Rencana Induk TIK

3

1. Pendahuluan

Terdapat beberapa terminologi:

Rencana Induk Pengembangan TI

Rencana Strategis e-Government

Rencana Strategis SI/TI

Master Plan Teknologi Informasi

4

1.1. Peran TIK dalam Organisasi

Peran TIK makin lama makin meningkat

dari mulai Transaction Procesing

Systems, Management Information

Systems, dan Strategic Information

Systems.

Peran TIK dalam organisasi:

Meningkatkan effisiensi

Meningkatkan effektiftas

Mendapatkan competitive advantages

5

1.2. Evolusi Peran TIK

6

1.3. Berbagai Jenis Sistem Informasi

DATA WORKERS

STRATEGIC LEVEL SENIOR

MANAGERS

MANAGEMENT LEVEL MIDDLE

MANAGERS

OPERATIONAL OPERATIONAL

LEVEL MANAGERS

KNOWLEDGE LEVEL KNOWLEDGE &

SALES & MANUFACTURING FINANCE ACCOUNTING HUMAN

RESOURCES MARKETING

7

1.4. Pengertian Strategi

Strategi berasal dari Bahasa Yunani kuno yang berarti “seni berperang”.

Strategi adalah semua keputusan dan tindakan

untuk berubah dan mencapai kondisi yang

diinginkan perusahaan di masa depan. Hal ini

adalah sebagai respon atas perubahan

lingkungan bisnis.

Pada prinsipnya, strategi merupakan alat untuk mencapai tujuan dan sasaran.

8

1.5. Organisasi dan

Lingkungannya

Pemasok (supplier) Pelanggan (customer)

Input : bahan baku,

bahan penunjang

produksi, tenaga

kerja, peralatan,

dan sebagainya.

Output :

barang dan jasa

Perusahaan / organisasi

Kegiatan operasional

Perubahan politik,

Perubahan ekonomi,

Perubahan sosial budaya,

Perubahan teknologi,

Perubahan peta persaingan,

dan sebagainya.

Respon perusahaan /

organisasi :

- Diam saja,

- Reaktif,

- Proaktif.

Kegiatan

stratejik

Lingkungan bisnis

(makro dan mikro)

9

1.6. Tantangan yang Dihadapi Organisasi

Sumber : “IT for Management”, by Turban (2004)

10

2. Definisi Perencanaan Strategis TIK

Penyusunan sebuah strategi atau arahan untuk pengadaan dan penggunaan sistem informasi dalam suatu organisasi

Proses identifikasi sebuah portofolio aplikasi berbasis komputer yang akan membantu organisasi dalam melaksanakan rencana bisnisnya dan dalam merealisasikan tujuan bisnisnya (Lederer & Gardiner, 1992)

Suatu cara untuk mengidentifkasi sistem aplikasi yang mendukung, dan meningkatkan strategi organisasi. Selain itu, Perencanaan Strategis memberikan kerangka kerja implementasi sistem aplikasi yang efektif (Fidler & Rogerson, 1996).

11

Definisi Perencanaan Strategis TIK

(Lanjutan)

Proses pengembangan sebuah rencana

penggunaan sistem informasi dalam

suatu organisasi yang cost-effective dan

selaras dengan kebutuhan organisasi

untuk operasi dan manajemen

12

3. Tujuan Penyusunan Rencana Induk TIK

Peluang/kesempatan untuk meningkatkan layanan hilang

Investasi dalam TIK tidak mendukung pencapaian tujuan Pemerintahan

Tidak adanya integrasi sistem

Pengelolaan informasi menjadi tidak efektif

Tidak memiliki prioritas dalam pengembangan TIK

Pemanfaatan sumberdaya Tik tidak optimal

Strategi TIK tidak selaras

Hilangnya komitmen dan pengertian di antara pengguna, manajemen atas, staff TIK

13

HUBUNGAN STRATEGI ORGANISASI DAN

STRATEGI TIK

BUSINESS STRATEGY

• Business decisions • Objectives and direction • Change

IS STRATEGY

• Business based • Demand oriented • Application focused

IT STRATEGY

• Activity based • Supply oriented • Technology focused

Supports business

Direction of business

Infrastructure of services

Needs and priorities

How it can be delivered

What is required

Where is the business going and why

IS/IT industry, business and organizational impact

potential

14

4. Landasan Hukum

Penyusunan Rencana Induk

untuk E-gov InPres no 3/2003

Mengamanatkan agar setiap Pemerintah

Daerah ikut berpartisipasi dalam

pembangunan E-government

KEPMEN 57/KEP/M.KOMINFO/12/2003

15

5.Metodologi Penyusunan

Rencana Induk TIK

Analisa Kondisi Saat ini

Analisa Kondisi yang Diharapkan

Analisa Kesenjangan (Gap Analysis)

Penyusunan Peta Alur (Road Map)

16

Analisa Kondisi Saat Ini • Analisis Urusan Pemerintahan

– Analisis Eksternal – Mengidentifikasi peluang dan ancaman urusan

pemerintahan

– Analisis Internal • Mengidentifikasi apa kekuatan, dan kelemahan

- Menentukan strategi urusan pemerintahan

• Analisis SI/TI (TIK) – Eksternal

• Trend TIK

– Internal • Aktifitas, data, informasi, dan infrastruktur saat ini

• Portofolio aplikasi saat ini

17

Menentukan Kondisi Yang

Diharapkan Value Chain & IS

Porter Industry Value Chain & IS

Porter Competitive Forces & IS

Generic Business Strategies & IS

SWOT / TOWS

Balanced Scorecard

18

Jenis Aplikasi yang Dibutuhkan

Jenis aplikasi yang akan dibangun

tergantung pada:

Strategi Kepemerintahan

Tugas Pokok dan Fungsi

Jenis informasi

Jenis layanan yang diberikan (G2C, G2B,

G2G)

19

1. Porter Value Chain

Digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi

yang mendukung kegiatan utama dan pendukung.

20 20

2. External Value/Supply Chain Analysis

Materials

Capital

Agencies

Distributors Business unit

Suppliers

Components

Workforce

Competitors Export

distributors

Markets

Local

distributors

Value and demand information Costs and supply information

21 21

Strategic Planning Model

Strategic

Key Operational

High Potential

Support

Competitive

Analysis

Business

Portfolio

Analysis Value Chain

Analysis

Resource

Life Cycles Mission

Objectives

CFSs

Strategic Option

Generator

Process and

Activity

Analysis

Data Flow

Analysis and

Modeling

Organizational

Modeling Informal/

Opportunistic

Creative thinking

22

Application Portfolio

Application Portfolio merupakan suatu alat untuk

membawa bersama-sama sistem informasi yang ada

sekarang, yang direncanakan, dan yang mempunyai

potensi, serta menilai kontribusinya dalam bisnis.

Application Portfolio ditunjukan dengan

menggunakan Mc Farland Grid (Matriks 2X2)

Tujuan utama pengelompokan aplikasi untuk

menyakinkan bahwa aplikasi-aplikasi dikelola dengan

sukses dan diharapkan memberikan kontribusi.

Application portfolio will evolve over time, and has to

be managed successfully

23

Applications Portfolio

STRATEGIC HIGH POTENTIAL

Applications that are critical to sustaining future business strategy

Applications that may be important in achieving future success

Applications on which the organization currently depends for success

Applications that are valuable but not critical to success

KEY OPERATIONAL SUPPORT

24

Contoh Gap Analysis

25

6. Siapa yang Terlibat dalam

Penyusunan Rencana Induk?

Semua stakeholders terlibat dalam

penyusunan Rencana Induk

Mekanisme:

Dikelola oleh unit IT

Melibatkan seluruh SKPD

26

Fungsi Unit TIK

5 Key Competencies:

IT Leadership: IT envisioning, fusion & resource

management

Architecture development: blueprint for IT

technical design

Business enhancement: BPR, Project Mgmt & user

management

Technology advancement: Application Design & Dev

Vendor Mgmt: Relationship with vendors & suppliers

27

7. Output Rencana Induk TI

(Sumber…)

Output Rencana Induk TIK akan mencakup 5

dimensi: kebijakan, kelembagaan,

infrastruktur, aplikasi, dan perencanaan

1. Penjabaran strategi dan rencana strategis

e-government

2. Kondisi layanan saat ini

3. Infrastruktur saat ini

4. Masalah dan tantangan

28

7. Output Rencana Induk TI

5. Cetak biru - Infrastruktur aplikasi.

6. Cetak biru - Sumberdaya manusia.

7. Cetak biru - Infrastruktur jaringan.

8. Cetak biru - Infrastruktur informasi.

9. Cetak biru - Integrasi jaringan, informasi dan

aplikasi.

10. Cetak biru - Pendanaan.

11. Cetak biru - Struktur organisasi, sistem

manajemen dan proses kerja.

29

7. Output Rencana Induk TI

12. Cetak biru - perawatan (maintenance).

13. Peta alur (road map) dan tahapan peraturan.

14. Peta alur dan tahapan pengembangan

infrastruktur.

15. Peta alur dan tahapan penerapan e-

government.

16. Peta alur dan tahapan sistem pendukung.

17. Manajemen perubahan.

Indikator dan Checklist

Master Plan TIK

Indikator Assessment Rencana

Induk TIK untuk PeGI

A. Pengorganisasian/Fungsi

1. Adanya unit/elemen dalam Pemerintah

yang bertanggung jawab atas

pengembangan Rencana Induk TIK

2. Evaluasi terhadap Rencana Induk

Indikator Master Plan TIK

untuk PeGI

B. Mekanisme perencanaan Master Plan

TIK

1. Mekanisme penyusunan rencana TIK

yang baku baku (sesuai dengan ketentuan

Pemerintahan)

2. Kepatuhan terhadap mekanisme

3. Keterlibatan stakeholders

Indikator Assessment Master

Plan TIK untuk PeGI

C. Dokumen Master Plan

1. Adanya dokumen Master Plan yang

lengkap

2. Pelaksanaan Master Plan

3. Digunakan sebagai acuan implementasi

TIK

Indikator Assessment Master

Plan TIK untuk PeGI D. Implementasi Master Plan TIK

1. Master Plan dijabarkan dalam rencana

kerja yang lebih detil

2. Dokumentasi rencana kerja detil

3. Evaluasi dan revisi rencana kerja Master

Plan

Indikator Assessment Master

Plan TIK untuk PeGI E. Pembiayaan

1. Unsur Pembiayaan dalam Dokumen

RPJM atau RKPD

2. Kesesuaian jumlah pembiayaan

3. Penyerapan anggaran pembiayaan

Checklist: Pengorganisasian

A.1 Unit Organisasi

Apakah ada unit yang bertanggung jawab

atas pengembangan Master Plan TIK?

A.2 Evaluasi Master Plan TIK

Apakah unit tersebut melakukan evaluasi

terhadap Master Plan TIK secara periodik?

Checklist: Mekanisme B.1. Mekanisme perencanaan TIK

Apakah ada mekanisme baku penyusunan perencanaan TIK tahunan ?

B.2. Keterlibatan Stakeholder atau Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Apakah perencaanaan TIK tahunan melibat

semua stakeholder atau OPD (Organisasi Perangkat Daerah)?

B.3. Keberadaan kajian kebutuhan Satker Apakah ada kajian terhadap kebutuhan

masing-masing Satker atau SKPD, serta rencana pengembangan?

Checklist: Dokumen C.1. Keberadaan Dokumen Master Plan TIK

Apakah Kementerian atau Pemda sudah memiliki Master Plan TIK,terdokumentasi, serta merupakan dokumen legal?

C.2. Cakupan Dokumen Master Plan TIK Apakah isi dokumen Rencana Induk Tik sudah mencakup

seluruh kebutuhan Satker atau SKPD, termasuk 5 dimensi PEGI?

C.3. Master Plan TIK digunakan sebagai acuan Apakah Master Paln TIK digunakan sebagai acuan untuk

pengembangan TIK?

C.4. Pelaksanaan Master Plan TIK Apakah Master Plan TIK sudah dilaksanakan semuanya?

Checklist: Implementasi

D.1. Keberadaan Rencana Kerja TIK

Apakah Master Plan TIK ditindaklanjuti

dengan rencana kerja jangka pendek?

D.2. Dokumentasi Rencana Kerja TIK

Apakah Rencana Kerja TIK

terdokumentasi?

D.3. Evaluasi Rencana Kerja TIK

Apakah rencana kerja TIK dievaluasi secara

periodik?

Checklist

E.1. Unsur Pembiayaan Terdokumentasi

Apakah unsur pembiayaan terdapat pada

dokumen RPJM?

E.2. Kesesuaian Pembelanjaan

Apakah anggaran sesuai dengan kebutuhan

SKP?

E.3. Penyerapan anggaran

Apakah dana yang telah dianggarkan telah

terserap dengan baik?