materi adm dana kas kecil
TRANSCRIPT
Modul
http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=6&ved=0CEUQFjAF&url=http%3A%2F%2Fduhanias.files.wordpress.com%2F2009%2F07%2Fmengelola-administrasi-dana-kas-kecil.doc&ei=IeISUpfdBITZrQfxqYGwAQ&usg=AFQjCNEa2GEScw5KuucuxW3E9GYy8SWbTA&bvm=bv.50952593,d.bmkMata Diklat:Mengelola Administrasi Dana Kas Kecil
Kode :AK-JS-009A; AK-DG-012A; AK-MN-014A
Durasi Pemelajaran : 70 JamMODUL
PENGELOLAAN AKUNTANSI KAS KECIL
Disusun Oleh
Nama
: Sukahati Duha
NIM Akta: 061200262
Prodi
: Akuntansi
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONALPUSAT PENGEMBANGAN PENATARAN GURU KEJURUANBIDANG BISNIS DAN PARIWISATAJAKARTA 2006Jl.Raya Parung KM.22-23 Bojongsari- Sawangan-Depok 16516
KATA PENGANTARSesuai dengan tuntutan kurikulum SMK Edisi 2004, di mana dalam setiap pemelajaran diharapkan disampaikan dengan sebaik mungkin. Salah satu diantaranya adalah dengan pembuatan modul. Modul ini adalah salah satu dari sekian modul yang dibuat dalam rangka pemelajaran untuk mencapai kompetensi-kompetensi pada program keahlian Akuntansi. Modul ini berjudul Pengelolaan Administrasi Dana Kas Kecil, yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan para fasilitator bidang Akuntansi.
Dengan adannya modul ini diharapkan siswa dapat belajar lebih mudah untuk bidang pengelolaan administrasi dana kas kecil, dan fasilitator/guru dapat dengan mudah menyampaikannya kepada siswa.
Penulis menyampaikan terima kasih kepada semua kepada :
1. Bapak Drs. Amin B.R, MM sebagai Dosen mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar atas bimbingan dan arahan selama penulis membuat modul ini
2. Orang tua yang telah memberi dorongan dan dukungan doa
3. Hartati L. yang telah memberikan motivasi serta doa
4. Teman-teman semua yang telah membantu penulis baik fasilitas pengetikan maupun usul yang dapat menunjang penyelesaian penulisan modul ini.
Penulis sangat berharap masukan dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak yang membaca dan menggunakan modul ini untuk kebaikan di masa mendatang. Kiranya modul ini dapat berguna bagi semua pihak, dan selamat belajar.Terima Kasih...
Sawangan, 11 Agust 2006
Penulis
DAFTAR ISIHalaman Sampul iHalaman Francis iiKata Pengantar iiiDaftar Isi xPeta Kedudukan Modul xxGlosarium xxxI. PENDAHULUAN
A. Deskripsi 1B. Prasyarat 1C. Petunjuk Penggunaan Modul 1a. Penjelasan Bagi Siswa 1b. Peran Guru 1D. Tujuan Akhir 2E. Kompetensi 3F. Cek Kemampuan 4II. PEMELAJARAN
A. Rencana Belajar Siswa 5B. Kegiatan Belajar 51. Kegiatan Belajar 1
Menyiapkan Pengeloaan Administrasi Dana Kas Kecil 5a. Tujuan Kegiatan Pemelajaran 1 5b. Uraian Materi 5c. Rangkuman 20d. Tugas 20e. Tes Formatif 20f. Kunci Jawaban Formatif 20g. Lembar Kerja 212. Kegiatan Belajar 2 22 Mengidentifikasi Mutasi Dana Kas Kecil 22a. Tujuan Kegiatan Pemelajaran 2 22b. Uraian Materi 22c. Rangkuman 27d. Tugas 27e. Tes Formatif 27f. Kunci Jawaban Formatif 27g. Lembar Kerja 27 III. EVALUASI 28DAFTAR PUSTAKA 40
PETA KEDUDUKAN MODUL
GLOSARIUM
Check Register= Register Cek
Cash Disbursement Journal= Jurnal Pengeluaran Kas
Cash Count= Dana Kas Kecil
Fluctuating fund-Balance system= Sistem saldo dana berfluktuasi (tidak tetap)
Fluctuating system= Sistem Dana Tidak Tetap
Imprest Fund System= Sistem/metoda dana tetap
Petty Cash= Kas Kecil
Suprised Audit= Pemeriksaan secara mendadak
BAB I
PENDAHULUAN
A. DeskripsiModul ini berjudul Mengelola Administrasi dana Kas Kecil, di mana ruang lingkupnya adalah menyiapkan pengelolaan administrasi kas kecil, mengidentifikasi mutasi dana kas kecil, mencatat mutasi dana kas kecil ke buku kasir dan menyusun laporan mutasi dana kas kecil.
Hasil belajar yang diharapkan adalah, peserta didik mampu menangani administrasi dana kas kecil mulai dari pembentukan, pengisian kembali sampai dengan penyusunan laporan.Manfaat penguasaan modul ini di dunia kerja, mampu menjadi teknisi akuntansi yang menangani penerimaan dan pengeluaran uang yang tidak dilakukan dengan menggunakan cek, serta dapat menyusun laporannya.B. Prasyarat
Sebelum mempelajari modul ini, peserta didik sudah harus menguasai modul sebelumnya, yaitu Modul Mengelola Administrasi Kas Bank. Kemudian sudah adanya Standar Operasi Prosedur (SOP) untuk pengelolaan administrasi dan kas kecil. Mampu mengoperasikan peralatan manual dan komputer. Menguasai etika komunikasi secara lisan dan tulisan dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.C. Petunjuk Penggunaan Modul
Penjelasan bagi siswa: Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini yang memuat:
a. Kinerja yang diharapkan
b. Kriteria Keberhasilan
c. Kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui modul ini.
Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada cek kemampuan sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai.
Diskusikan dengan sesama peserta diklat apa yang Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyalah pada instruktur sampai paham.
Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul, prasyarat dan pengertian dari istilah-istilah sulit dan penting dalam modul ini.
Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, rencana kan kegiatan belajar, kerjakan tugasnya dan jawablah pertanyaan test kemudian cocokkan dengan kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai tuntas mengasai hasil yang diharapkan. Bila dalam proses pemahaman materi Anda mendapatkan kesulitan, maka diskusikan dengan teman-teman Anda/konsultasikan ke Instruktur.
Setelah Anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini, Anda boleh melanjutkan ke modul berikutnya.
Anda tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.
Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, maka ajukanlah uji kompetensi dan sertifikasi.Peran Guru/Fasilitator/Instruktur:
Membantu peserta diklat merencanakan dalam kegiatan belajar
Membantu peserta diklat memahami konsep, praktik baru dan menjawab pertanyaan-pertanyaan siswa.
Membantu peserta diklat untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang diperlukan untuk belajar.
Mengorganisasikan Kegiatan Belajar kelompok.
Mencatat pencapaian kemajuan belajar siswa peserta diklat.
Melaksanakan penugasan dan penilaian.
Memberi penjelasan kepada peserta diklat mengenai bagian yang perlu untuk dibenahi dan merundingkan rencana pembelajaran selanjutnya.D. Tujuan Akhir
Setelah berakhir mempelajari modul ini peserta diklat diharapkan mampu menguasai:
Prosedur Pengelolaan Kas Kecil
Mengidentifikasi Mutasi dana Kas Kecil
Mencatat Mutasi dana Kas Kecil
Menyusun Laporan Mutasi Dana Kas Kecil
E. KOMPETENSIMata Diklat:Mengelola Administrasi Dana Kas Kecil
Kode :AK-JS-009A; AK-DG-012A; AK-MN-014A
Durasi Pemelajaran : 70 Jam
LEVEL KOMPETENSI KUNCIABCDEFG
2112211
KONDISI KINERJAUnit ini berlaku untuk pengelolaan dana kas kecil
Organisasi memiliki Standard Operating Procedure (SOP) untuk perhitungan dana kas kecil
Peralatan yang digunakan adalah peralatan kantor yang digunakan untuk kegiatan menulis, mengitung, mengarsipkan dan berbagai kegiatan clerical lainnya.
SUB KOMPETENSIKRITERIA KINERJALINGKUP BELAJARMATERI POKOK PEMELAJARAN
SIKAPPENGETAHUANKETERAMPILAN
1.
Menyiapkan pengelolaan administrasi dana kas kecil Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil tersedia
Data transaksi pengisian kembali dan pemakaian kas kecil tersedia Prosedur pengelolaan kas kecil
Menyiapkan pengelolaan administrasi dana kas kecil secara lengkap Menguraikan prosedur pengelolaan kas kecil
2.
Mengidentifikasi mutasi dana kas kecil Saldo awal kas kecil teridentifikasi
Bukti pemakaian dana kas kecil teridentifikasi
Jumlah pemakaian dana kas kecil teridentifikasi
Sisa dana kas kecil teridentifikasi
Selisih dana kas kecil teridentifikasi
Jumlah pemakaian dana kas kecil terverifikasi
Jumlah pengisian kembali dana kas kecil terverifikasi Dokumen/bukti pemakaian dana kas kecil
Metode pencatatan dana kas kecil
Penghitungan fisik dana kas kecil
Selisih dana kas kecil Teliti mengidentifikasi mutasi dana kas kecil Mengenali dokumen pemakaian dana kas kecil
Menjelaskan metode pencatatan dana kas kecil
Menghitung fisik dana kas kecil
Menghitung selisih dana kas kecil Mengidentifikasi mutasi dana kas kecil
3.
Mencatat mutasi dana kas kecil ke buku kasir Jumlah pemakaian dana kas kecil tercatat baik secara manual maupun dengan komputer
Jumlah pengisian kembali dana kas kecil tercatat baik secara manual maupun dengan komputer Dokumen/bukti pemakaian dana kas kecil
Metode pencatatan dana kas kecil Mencatat mutasi dana kas kecil ke buku kasir sesuai dengan metode pencatatan secara lengkap
Mengenali dokumen pemakaian dana kas kecil
Menjelaskan metode pencatatan dana kas kecil
Menghitung mutasi dana kas kecil Mencatat mutasi dana kas kecil ke buku kasir
4.
Menyusun laporan mutasi dana kas kecil Laporan mutasi dana kas kecil tersajikan baik secara manual maupun dengan komputer sesuai dengan format yang telah ditetapkan Bentuk laporan mutasi dana kas kecil Rapi dan teliti menyusun laporan mutasi dana kas kecil sesuai bentuk laporan
Melengkapi format laporan mutasi dana kas kecil Menyusun laporan mutasi dana kas kecil
F. Cek Kemampuan
No.Sub KompetensiYaTidak
1.Apakah Anda dapat menyediakan peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan administrasi dana kas kecil?
2.Apakah Anda dapat mengidentifikasi saldo awal, bukti pemakaian, sisa dana dan selisih dana Kas Kecil?
3.Apakah Anda dapat memverifikasi jumlah pemakaian dan pengisian kembali dana kas kecil?
4.Apakah Anda dapat mencatat jumlah pemakaian dan jumlah pengisian kembali dana kas kecil?
5.Apakah Anda dapat menyusun laporan mutasi dana kas kecil?
BAB II
PEMELAJARANA. Rencana Belajar Peserta Diklat/SiswaKompetensi : Mengelola Administrasi Kas KecilNo.Jenis KegiatanTglWaktuTempat PencapaianAlasan perubahanTanda Tangan Guru
1.Mempersiapkan pengelolaan administrasi kas kecil
2.Mengidentifikasi mutasi dana kas kecil
3.Menyusun laporan mutasi dana kas kecil
B. Kegiatan Belajar1. Kegiatan Belajar I Menyiapkan pengelolaan administrasi dana kas kecil
a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran
Peserta Diklat Mampu:
1) Menjelaskan latar belakang dibentuknya Kas Kecil
2) Menjelaskan Pengertian Kas Kecil
3) Mempersiapkan Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil
4) Menjelaskan pihak-pihak yang terkati dengan pengelolaan dana kas kecil
5) Menjelaskan Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil, Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil, Prosedur Pengisian Kembali Kas Kecil.
b. Uraian Materi PendahuluanPada Modul Mengelola Administrasi Kas Bank telah dijelaskan bahwa seluruh penerimaan dan pengeluaran uang pada perusahaan sebaiknya menggunakan Cek. Akan tetapi banyak pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak efektif dan efisien bila menggunakan cek, bahkan ada pengeluaran kas yang tidak mungkin bila menggunakan cek. Misalnya pembayaran ongkos taksi dan pembelian makanan di warung.
Untuk pengeluaran seperti di atas, maka diperlukan dana dalam bentuk tunai yang disebut dengan Kas Kecil/Petty Cash.
Kas Kecil dibuat/dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Direktur/Manajer Keuangan pada suatu perusahaan, yang menetapkan jumlah dan sistim pencatatan.
Dengan demikian, Kas Kecil dapat diartikan sebagai dana yang dibentuk untuk pembayaran/pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil.
Pemegang kas kecil, biasayan ditunjuk oleh Direktur/Manajer Keuangan yang berkewajiban mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Pemegang kas kecil tidak boleh dirangkap oleh Kasir/Pemegang Kas Besar.
Peralatan/Dokumen yang Dibutuhkan
Peralatan/Dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan Dana Kas Kecil adalah:
1) Bukti Kas Keluar
2) Cek
3) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
4) Bukti Pengeluaran Kas Kecil
5) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
Bukti Kas Keluar. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.PT DUHA
Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103TELUKDALAM
BUKTI KAS KELUAR
Dibayarkan
No. BKK. 345876
Kepada
No. Cek ...........
Tgl. Dibayar............
TglNo. RekeningKeteranganJumlah (Rupiah)
Total
Potongan %
Bersih
Penjelasan
Dicatat
Tgl
DisetujuiTglDiperiksaTglDiisiTgl
Gambar D2-1 Bukti Kas Keluar
Cek. Merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.
No.SH 190686Bank TATY Bank TATY Bank TATY Cek/Cheque No. SH 190686PT DUHA
Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103
TELUKDALAM
Bank TATYJl. Hiligeho 20 Telukdalam
Tanggal ..........................
Date
Tanggal ......................
Date
Kepada : .....................
ToAtas penyerahan cek ini bayarlah Kepada
Pay against this cheque to the order of........................................
................................................................................atau pembawa
.................................Uang sejumlah Rp.
The sum of Rp
Saldo Terakhir Rp .............
Balance Forward
Jumlah Cek Ini Rp ............
AmountRp
Saldo hari ini Rp ..............Tanda tangan & Cap/Signatur & Stamp
Gambar D2-2: Cek (Cheque)
Permintaan Pengeluaran Kas Kecil. Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.
PT DUHA
Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103
TELUKDALAM PERMINTAAN PENGELUARAN KAS KECIL
Diminta
No. PPKK 09878Tgl.DepartemenDisetujui
Jumlah Rupiah dengan angka
Jumlah Rupiah dengan huruf ..........................................................................
Penjelasan ..................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
Gambar D2-3 Permintaan Pengeluaran Kas KeciBukti Pengeluaran Kas Kecil. Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.PT DUHA
Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103
TELUKDALAM BUKTI PENGELUARAN KAS KECILJumlah yang diterima menurut PPKKRp.................No. BPKK 984949
Jumlah yang telah dikeluarkan
Rp ................No. PPKK...............
Jumlah Sisa lebih (kurang)
Rp ................Tanggal ................
TglNo. RekeningKeteranganJumlah (Rupiah)
Disetujui
.......................Diperiksa
......................Dibuat
.....................
Gambar D2-4 Bukti Pengeluaran Kas KecilPermintaan Kembali Dana Kas Kecil. Dokukmen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Contoh Format Permintaan Kembali Dana Kas Kecil seperti pada Gambar D2-5.Permintaan Kembali Dana Kas Kecil. Dokukmen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Contoh Format Permintaan Kembali Dana Kas Kecil seperti pada Gambar D2-5.
PT DUHA
Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103
TELUKDALAM PERMINTAAN PENGISIAN KEMBALI KAS KECIL
TglNo. BPKKKeteranganJumlah (Rupiah)
Diperiksa
.......................Dibuat
......................Jumlah PPKK
Jumlah BPKK
Uang Tunai
Jumlah Dana Kas Kecil
Dibukukan
DibayarDisetujui
REKAPITULASI PENGELUARAN KAS KECIL
No. RekJumlahRo. Rek.JumlahNo. RekJumlah
Gambar D2-5 Permintaan Pengisian Kembali Kas KecilCatatan Akuntansi Yang Digunakan
1) Jurnal Pengeluaran Kas
2) Reister Cek (Check Register
3) Jurnal pengeluaran Dana Kas KecilJurnal Pengeluaran Kas (Cash Disbursement Journal). Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang diapakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kasa adalah bukti kas keluar yang telah dicap lunas oleh fungsi kas.
Contoh Format Jurnal Pengeluaran Kas, seperti pada Gambar D2-6.
PT DUHA
Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103
TELUKDALAM JURNAL PENGELUARAN KAS
TglKeteranganNomor BuktiUtang Dagang DebitLain-lain DebitKas Kredit
Gambar D2-6 Jurnal Pengeluaran Kas
Register Check. Register cek adalah catatan yang digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dana kas kecil Format Register cek dapat dilihat pada Gambar D2-7.PT DUHA
Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103
TELUKDALAM REGISTER CEK
TglDibayarkan KepadaBankNo. CekNo. BKKJumlah
Gambar D2-7 Register Cek
Jurnal Pengeluaran Kas Kecil. Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus yang sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi Pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Contoh Format Jurnal Pengeluaran Kas Kecil seperti pada gambar D2-8 di bawah ini:
PT DUHA
Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103
TELUKDALAM JURNAL PENGELUARAN DANA KAS KECIL
TglKeteranganNomor BuktiDana Kas Kecil kreditDebit
Beban Adm dan UmumBeban PemasaranLain-lain
Gambar D2-8 Jurnal Pengeluaran Kas Kecil
Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dengan Kas Kecil
1) Fungsi Kas
2) Fungsi Akuntansi
3) Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil
4) Fungsi Yang Memerlukan Pembayaran Tunai
5) Fungsi Pemeriksa Intern
Fungsi Kas, bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek dan menyerahkan cek pada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.Fungsi Akuntansi, bertanggung jawab atas:
a) Pencatatan pengeluaran kas kecil menyangkut biaya dan persediaan.
b) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil
c) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas/register cek.
d) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil.
e) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen pendukung sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil, bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.Fungsi Pemeriksa Intern, bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas, fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.
Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Fungsi yang terkait dalam prosedur pembentukan dana kas kecil
1) Bagian Utang
2) Bagian Kasir/Kassa
3) Pemegang dana kas kecil
4) Bagian AkuntansiBagan alir (flow chart) pembentukan dana kas kecil, dapat dilihat pada gambar D2-9.
Bagian Utang
Bagian Kasa
Pemegang DanaBagian
Kas Kecil
Jurnal
Dikirim ke bagian
Kartu persediaan dan
kartu biaya untuk
diarsipkan
Gambar D2-9 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Penjelasan:
Bagian Utang:
1) Menerima surat keputusan mengenai pembentukan dana kas kecil dari Direktur Keuangan.
2) Membuat bukti kas keluar 3 (tiga) lembar
3) Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar.
4) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut: Lembar 1 dan 3 : Diserahkan ke bagian kasir, dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil
Lembar 2 : Diserahkan ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan.
5) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil yang telah dicap lunas dari bagian kasir.
6) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran yang tercantum dalam bukti kas keluar ke dalam register bukti kas keluar.
7) Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil ke bagian akuntansi.
Bagian Kasir/Kasa
1) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya dari bagian utang.
2) Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan memintakan tanda tangan dari yang berwenang atas cek tersebut.
3) Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar (lembar 1, 2 dan 3) beserta SK pembentukan dana kas kecil.
4) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:
Lembar 1 : Diserahkan ke bagian utang beserta SK Pembentukan
Lembar 2 : Diserahkan bersamaan dengan cek kepada pemegang
dana kas kecil.
Pemegang Dana Kas Kecil
1) Menerima cek dan bukti kas keluar lembar 3 dari bagian kasir
2) Menguangkan cek ke bank
3) Menyimpan uang tunai yag diambil dari bank
4) Menyimpan bukti kas keluar dan diarsipkan menurut tanggal
Bagian Akuntansi
1) Menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil dari bagian utang
2) Mencatat bukti kas keluar dalam register cek.
3) Mengarsipkan bukti kas keluar beserta surat SK tentang pembentukan ke dalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar. Arsip ini disebut arsip bukti kas keluar yang telah dibayar.
Prosedur Permintaan dan Pertanggung Jawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil
Fungsi yang terkait dengan bidang ini adalah:
1) Pemakai dana Kas Kecil
2) Pemegang dana Kas KecilBagan alir (flow chart) prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecil dengan metode dana tetap dapat dilihat seperti pada gambar D2-10
Pemakai Dana Kas Kecil
Pemegang Dana Kas Kecil
PPKK= Permitaan Pengeluaran kas kecil
BPKK= Bukti pengeluaran kas kecil
DP= Dokumen Pendukung
Gambar D2-10 Prosedur Permintaan dan Pertanggung Jawaban
Pengeluaran Dana Kas Kecil dalam sistem Dana Kas Kecil
Dengan Imprest System
Penjelasan:
Pemakai Dana Kas Kecil
1) Membuat permintaan pengeluaran kas kecil rangkap 2. dan dikirimkan kepada pemegang kas kecil.
2) Menerima uang dari pemegang kas kecil bersama PPKK lembar 1.
3) Mengarsipkan sementara PPKK-1 menurut Nomor Urut
4) Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung
5) Membuat bukti pengeluaran kas kecil (BPKK)
6) Menyerahkan BPKK dan Dokumen Pendukung (DP) dan PPKK-1 kepada Pemegang kas kecil.
7) Menerima kembali PPKK lembar ke-1 dari pemegang kas kecil setelah dibubuhi cap lunas
8) Mengarsipkan kembali PPKK-1
Pemegang Dana Kas Kecil
1) Menerima PPKK lembar 1 dan 2 dari Pemakai dana kas kecil.
2) Menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil beserta PPKK1
3) Mengarsipkan sementara PPKK 2 menurut abjad.
4) Menerima BPKK, PPKK 1 dan Dokumen pendukung dari pemakai dana kas kecil.
5) Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil
6) BPKK 2 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dicap lunas.
7) Mengarsipkan sementara BPKK PPKK1 dan Dokumen Pendukung sampai pengisian kembali kas kecil.
Catatan:
Pengeluaran Kas Kecil dengan sistem dana kas kecil metode fluktuasi (fluktuating-fund-balance system), saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil. Jurnal yang dibuat sebagai berikut:
Bagan alir (flow chart) dokumen prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating fund balance system dapat dilihat pada Gambar D2-11.
Pemakai Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya
Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Fungsi yang terkait pada prosedur ini adalah:
1) Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil
2) Fungsi Bagian Utang
3) Bagian Kasa/kasir
4) Bagian Jurnal
5) Bagian kartu BiayaBagan Alir (Flow Chart) Prosedur pengisian kembali dana kas kecil adalah seperti pada Gambar D2-11.
PenjelasanPemegang Dana Kas Kecil
1) Pemegang Kas kecil membuat Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PP3K)
2) Menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian utang.
3) Menerima Bukti Kas Keluar (BKK) lembar 3 dan Cek dari Bagian Utang
4) Menguangkan cek ke bank
5) Menyiimpan uang tunai
6) Mengarsipkan BKK lembar ke 3
Bagian Utang
1) Menerima PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan DP dari pemegang kas kecil.
2) Membuat bukti kas keluar (BKK) 3 lembar
3) Berdasarkan BKK lembar 1 diisi Register Bukti Kas Keluar
4) BKK lembar 2 dan PP3K lembar 1 diserahkan ke Bagian Kartu Biaya (jika ada).
5) BKK lembar 1 dan 3, PP3K lembar 2, BPKK dan Dokumen pendukung diserahkan ke Bagian Kasa
6) Menerima cek, BKK1, PP3K2, BPKK dan DP dari kasa setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.
7) Mengisi Register Bukti kas Keluar berdasarkan PP3K1.
8) Menyerahkan PP3K1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian JurnalBagian Kasa
1) Menerima BKK1 dan 2, PP3K2, BPKK dan DP dari bagian utang.
2) Mengisi cek dan meminta tanda tangan aas cek kepada Direktur Keuangan
3) Menyerahkan Cek dan BKK3 kepada pemegang dana kas kecil.
4) Menyerahkan BKK1, PP3K2, BPKK dan DP kepada bagian utang setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.Bagian Jurnal/Akuntansi
1) Menerima BKK1, PP3K, BPKK dan DP dari bagian utang.
2) Mengisi Register cek dari BKK 1
3) Mengarsipkan BKK1, PP3K, BPKK dan DP menurut Nomor urut.Bagian Kartu Biaya
1) Menerima BKK lembar 2 dan PP3K2 dari bagian utang.
2) Mengisi kartu biaya berdasarkan BKK 2.
3) Mengarsipkan BKK2 dan PP3K2 menurut nomor urut.
Pemegang Dana Kas Kecil
Bagian utang
PP3K= Permintaan pengisian kembali kas kecil
BKK= Bukti kas keluar
Gambar D2-12 Prosedur Permintaan Pengisian Kembali
Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana kas kecil
dengan Imprest Fund
Bagian Kasa
Bagian Jurnal
Bagian Kartu Biaya
Gambar D2-13 Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Dalam Sistem dana Tetap (Imprest System) Lanjutan
c. RangkumanSistem pengeluaran kas dengan uang tunai dilaksanakan melalui dana kas kecil diselenggarakan dengan dua macam sistem: Fluctuating-fund-balance system dan Imprest System. Dalam Fluctuating-fund-balance system saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar berubah-ubah sesuai dengan pengisian dan pemakaian dana kas kecil. Dalam Fluctuating-fund-balance system pengeluaran dana kas kecil dicatat dalam jurnal pengeluaran kas dan pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan. Sistem penganggaran dana kas kecil ini tidak menciptakan pengendalian intern yang baik terhadap kas perusahaan, karena catatan akuntansi kas perusahaan tidak dapat direkonsiliasi dengan rekening koran bank yang secara periodik diterima dari bank.Dalam Imprest System, saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar tidak berubah sesuai dengan transaksi pengeluaran dana kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal pengeluaran kas, namun bukti pengeluaran dana kas kecil disimpan dalam arsip sementara. Pada saat pengisian kembali dana kas kecil, bukti pengeluaran dana kas kecil tersebut direkap dan dipakai sebagai dasar pengisian kembali dana kas kecil. Dana kas kecil diisi kembali sebesar jumlah rupiah bukti pengeluaran kas kecil yang telah dikumpulkan, dan dilakasanakan melalui sistem pengeluaran kas dengan cek. Dengan demikian jurnal pengeluaran kas perusahaan tetap dapat direkonsiliasi dengan rekening koran bank. Tidak seperti halnya dengan Fluctuating-fund-balance system, imprest system tidak mencatat pengeluaran dana kas kecil di dalam jurnal pengeluaran dana kas, namun hanya mengarsipkan bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dalam arsip sementara, sampai dengan saat pengisian kembali kas kecil.
d. Tugas
Buat kelompok terdiri dari 4 5 orang
Kumpulkan bukti-bukti transaksi yang terkait dengan:
1. Prosedur pembentukan dana kas kecil
2. Permintaan dan pertanggung jawaban dana kas kecil
3. Pengisian kembali dana kas kecil
Lakukan simulasi dan presentasi (bersama-sama dengan kelompok lain)
e. Evaluasi
Test Formatif I
Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan tepat, singkat tapi jelas.
1. Jelaskan latar belakang dibentuknya dana kas kecil!
2. Jelaskan yang dimaksud dengan kas kecil dan sebutkan sistem/metode pencatatannya.
3. Dokumen-dokumen apa saya yang diperlukan dalam administrasi kas kecil?
4. Uraikan Prosedur Administrasi Dana kas kecil!
5. Jelaskan pihak-pihak yang terkait dengan pengelolaan dana kas kecil.
f. Kunci Jawaban
1. Kas kecil dibentuk karena ada pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak cocok/tepat bila menggunakan cek.
2. Kas kecil adalah uang tunai yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.
3. Dokumen yang diperlukan dalam administrasi kas kecil:
a) Bukti Kas Keluar
b) Cek
c) Permintaan pengeluaran kas kecil
d) Bukti pengeluaran kas kecil
e) Permintaan pengisian kembali kas kecil
4. Prosedur Pengelolaan Kas Kecil
Dalam administrasi kas kecil ada 4 prosedur, yaitu:
- Pembentukan Dana Kas Kecil
- Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil
- Pengisian kembali dana kas kecil
Prosedur Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan terbitnya surat keputusan Direktur Keuangan/manajer Keuangan yang menentukan jumlah atau metode yang digunakan dalam pencatatan dana kas kecil.
Prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan peneluaran dana oleh pamakai ditujukan kepada pemegang dana kas kecil. Pemakai dana berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana dengan membuat pertanggungjawaban dalam formulir bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan bukti-bukti pendukung.
Dalam imprest system bukti pengeluaran kas dilampiri dengan bukti pendukungnya, dan disimpan sementara untuk digunakan nanti daam pengisian kembali dana kas kecil.
Dalam sisem dana tidak tetap, bukti pengeluaran kas kecil dicerahkan oleh pemegang dana ke bagian jurnal untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran kas kecil, jika saldonya sudah menipis, pemegang kas kecil mengisi formulir permintaan penrisian kembali. Formulir ini dilampiri dengan bukti-ukti pendukung dan dikirim ke bagian utang untuk diproses dalam pengisian kembali dana kas kecil.5. Pihak-pihak (Fungsi) yang terkait dengan pengelolaan administrasi dana kas kecil:
a. Fungsi Kasa/kasir.
b. Fungsi Akuntansi/Jurnal.
c. Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil.
d. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai (Pemakai Kas Kecil).
e. Fungsi pemeriksa intern.g. Lembar Kerja
Alat dan bahan:
- Alat tulis menulis dan kalkulator
- Format/Formulir
- Kertas Lembar jawaban
2. Kegiatan Belajar 2Mengidentifikasi Mutasi Dana Kas Kecilc. Tujuan Kegiatan Pemelajaran 2
Peserta Diklat Mampu:
1. Mengenali dokumen/bukti pemakaian dana kas kecil
2. Menjelaskan metode pencatatan dana kas kecil
3. Menghitung fisik dana kas kecil
4. Menghitung selisih dana kas kecil
d. Uraian MateriBukti Pemakaian dana kas kecilDalam mengelola dana kas kecil, seorang pemegang dana kas kecil harus mengumpulkan dokumen-dokumen dan bukti transaksi guna pertanggungjawaban dana kas kecil. Bukti pemakaian dana kas kecil itu dapat berupa: Bukti kas keluar, bukti nota, bukti pembayaran air, bukti pembayaran telepon dan lain-lain.Blanko Bukti Kas Keluar sudah ada pada kegiatan belajar 1. Berikut ini contoh bukti nota pembayaran foto copy :
SUKAHATY COPY
Telukdalam, 19 Juni 1986
Jl. SH.Putra
Kepada :
Telp/HP 081384966626
Banyaknya
SUKAHATY COPY
Telukdalam, 19 Juni 1986Jl. SH.Putra
Kepada :
Telp/HP 081384966626
No.BnyaknyaUraianHarga SatuanJumlah
1.10 LembarPhoto copyRp 100,00Rp 1.000,00
JumlahRp 1.000,00
Peneriman,
( SUKA-TATY )
Gambar D2-14 Bukti Nota Pembayaran Photo CopyMetode Pencatatan Dana Kas Kecil
Dalam mengelola dana kas kecil terdapat dua metode pencatatan yang biasa dilakukan, yaitu:
1. Sistim dana tetap (Imprest System)
2. Sistim dana tidak tetap (Fluctuation fund system atau fluctuation fund balance system)Sistim Dana Tetap
Dalam metode ini kas kecil, besarnya saldo selalu tetap sesuai dengan jumlah semula. Artinya jumlah pengeluaran sama dengan jumlah pengeluaran. Dalam metode ini pemegang kas kecil tidak menyelenggarakan pembukuan, tetapi untuk mengetahui saldo yang ada dalam kas kecil, pengeolala hanya membuat catatan yang sifatnya intern. Pencatatan yang dibuat dalam jurnal umum dilakukan oleh pemegang kas umum, yaitu sebagai berikut:
a. Pada saat Pembentukan Dana Kas Kecil:
K a s Kecil............................ xx
K a s ........................................ xx
b. Pada saat pemakaian dana:
Tidak dijurnal
c. Pada saat pengisian kembali:
Beban beban ............................ xx
K a s .................................... xx
d. Bila kas kecil dianggap terlalu kecil, maka diadakan penambahan. Jurnalnya adalah:
K a s Kecil ................................. xx
K a s .................................... xx
e. Bila kas kecil dianggap terlalu besar, maka diadakan pengurangan. Jurnalnya adalah:
K a s ........................................ xx
K a s Kecil .........................xx
Sistim Dana Tidak Tetap
Dalam metode ini besarnya dana kas kecil selalu berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Jurnal yang diperlukan pada metode ini adalah sebagai berikut:
a. Pada saat Pembentukan Dana Kas Kecil:
K a s Kecil..................................xx
K a s .................................... xxb. Pada saat pemakaian dana:
Beban-beban .............................xx
Kas Kecil .............................. xx
c. Pada saat pengisian kembali:
Kas Kecil ..................................xx
K a s ....................................
xx
d. Bila kas kecil dianggap terlalu kecil, maka diadakan penambahan. Jurnalnya adalah:
K a s Kecil .................................xx
K a s ....................................
xx
e. Bila kas kecil dianggap terlalu besar, maka diadakan pengurangan. Jurnalnya adalah:
K a s ........................................xx
K a s Kecil ............................
xxContoh:
PT DUHA LAIA menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran kecil.
Kas kecil tersebut dibuka pada tanggal 1 Januari 2004 dengan menerima uang sebesar Rp 1.000.000,00 dari Kas Umum. Untuk selanjutnya kas kecil diisi setiap tanggal 10 dan 25.
Transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan Januari 2004, sebagai berikut:Januari03Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 50.000,00
05Dibeli perangko Rp 75.000,00 dan Materai Rp 125.000,00 (suplai kantor).
09Dibayar Rekening Listrik Rp 108.000,00 dan air Rp 54.000,00.
10Dana kas kecil diisi kembali.
12 Dibayar Biaya Telepon Rp 125.000,00
15Dibeli snack untuk rapat dinas Rp 80.000,00.
20Dibeli suplai kantor Rp 150.000,00
25Dana kas kecil diisi kembali.
26Dibayar untuk sosial (ada anggota keluarga karyawan yang meninggal) Rp 150.000,00.
28Dibeli suplai kantor Rp 100.000,00
31Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 20.000,00.
Diminta:
Catat transaksi tersebut ke dalam:
Jurnal umum, dengan metode:
1) Dana Tetap
2) Dana tidak tetapa. Jurnal Umum1) Sistim Dana Tetap
TanggalUraianRef.Debet (Rp)Kredit (Rp)
Jan01Kas Kecil1.000.000,00-
K a s-1.000.000,00
03Tidak dijurnal
05Tidak dijurnal
09Tidak dijurnal
10Biaya angkut50.000,00-
Suplai Kantor200.000,00-
Biaya listrik dan air162.000,00-
K a s -412.000,00
12Tidak dijurnal
15Tidak dijurnal
20Tidak dijurnal
25Biaya telepon125.000,00-
Biaya rupa-rupa80.000,00-
Suplai Kantor150.000,0-
K a s-355.000,00
26Tidak dijurnal
28Tidak dijurnal
31Tidak dijurnal
2) Metode dana tidak tetapTanggalUraianRef.Debet (Rp)Kredit (Rp)
Jan01Kas Kecil1.000.000,00-
K a s-1.000.000,00
03Biaya angkut50.000,00-
Kas Kecil-50.000,00
05Suplai Kantor200.000,00-
Kas Kecil-200.000,00
09Biaya listrik dan air162.000,00-
Kas Kecil-162.000,00
10Kas Kecil412.000,00-
K a s -412.000,00
12Biaya Telepon125.000,00-
Kas Kecil-125.000,00
15Biaya Rupa-rupa80.000,00-
Kas Kecil-80.000,00
20Suplai Kantor150.000,00-
Kas Kecil-150.000,00
25Kas Kecil355.000,0-
K a s-355.000,00
26Biaya rupa-rupa150.000,0-
Kas Kecil-150.000,00
28Suplai Kantor100.000,00-
Kas Kecil-100.000,00
31Biaya Angkut20.000,00-
Kas Kecil-20.000,00
Menghitung Fisik Dana Kas Kecil
Seperti pada pemelajaran yang lalu, bahwa setiap akhir periode pemegang kas kecil harus mempertanggungjawabkan semua pemakaian atau pengeluaran dana kas kecil. Pertanggung jawaban ini berupa buku kas kecil disertai dengan bukti pengeluaran kas kecil, juga perlu diadakan perhitungan uang secara fisik (berita acara perhitungan kas kecil) yang dilakukan oleh pemeriksa dan disaksikan oleh dua orang atau lebih.
Contoh:PT DUHA
Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103
TELUKDALAM Berita Acara
Pemeriksaan Uang Kas
Tanggal 31 Januari 2004
Pengisian Dana Kas Kecil, jan 2004Rp. 1.000.000,00
Jumlah penereimaan bulan Jan 2004Rp.767.000,00
Rp.1.767.000,00
Jumlah pengeluaran bulan Jan 2004Rp.1.037.000,00
Saldo kas kecil per 31 Jan 2004Rp730.000,00
Perhitungan uang kas per 31 Januari 2004 menghasilkan jumlah sebagai berikut:
I. Uang kertas:
3 lembar @ Rp. 100.000,00=Rp.300.000,00
3 lembar @ Rp. 50.000,00=Rp.150.000,00
5 lembar @ Rp. 20.000,00=Rp.100.000,00
9 lembar @ Rp. 10.000,00=Rp.90.000,00
6 lembar @ Rp. 5.000,00=Rp.30.000,00
30 lembar @ Rp. 1.000,00=Rp.700.000,00
Rp.700.000,00
II Uang Logam:
20 Keping @ Rp 1000,00=Rp.20.000,00
16 Keping @ Rp 500,00=Rp.8.000,00
5 Keping @ Rp 200,00=Rp.1.000,00
10 Keping @ Rp 100,00=Rp.1,000,00
Rp.30.000,00
.
Telukdalam, 10 Desember 1987
Akuntan, Saksi,
Petugas Pemeriksa,(SUKA HATY PUTRA ) 1. RATNA E. Drs.BAJIDUHU Laia
2. SELAMAT H Menghitung Selisih Kas
Dalam pemriksaan dana kas kecil seringkali terjadi selisih antara catatan buku kas kecil dengan penghitungan uang secara fisik, hal ini disebabkan karena:
Kesalahan pencatatan
Adanya pembayaran yang dibulatkan ke bawah atau ke atas.
Adanya uang palsu
Kehilangan akibat kekliruan saat mengadakan transaksi
Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahuiApabila menurut perhitungan fisik dana kas kecil lebih besar daripada yang dicatat pada buku kas kecil disebut CASH OVERAGE atau Selisih kas lebih, sedangkan apabila menurut perhitungan fisik dana keas kecil lebih sedikit dibandingkan dengan yang tercatat pada buku kas kecil disebut CASH SHORTAGE atau selisih kas kurang.Pencatatan selisih pada laporan keuangan dilakukan dengan cara:
1. Jika selisih kas lebih, dianggap sebagai pendapatan di luar usaha
2. Jika selisih kurang, dianggap sebagai beban di luar usaha.b. Rangkuman
Dokumen yang dijadikan lampiran untuk pertanggung jawaban dana kas kecil antara lain, bukti kas keluar, bukti nota, bukti pembayaran air dan lain-lain.
Sistim yang digunakan dalam mengelola dana kas kecil adalah sistim dana tetap dan sistim dana tidak tetap. Setiap akhir periode tertentu jumlah kas menurut buku kas kecil harus sama dengan kas menurut perhitungan fisik.
Jika selirsih kas lebih maka dicatat dalam laporan R/L sebagai pendapatan di luar usaha. Dan jika selisih kas kurang maka dicatat dalam laporan R/L sebagai beban di luar usaha.c. Tugas
1. Carilah bukti transaksi (dokumen) yang terkait dengan bukti pemakaian kas.
2. Berdasarkan bukti transaksi (dokumen) tersebut lakukan pencatatan dana kas kecil dalam dua sistim pencatatan.
d. Test Formatif
1. Buatlah dokumen pengeluaran dana kas kecil untuk pembelian 1 rim kertas HVS, pembayaran biaya foto copy.
2. Jelaskan perbedaan antara sistim pencatatan dana tetap dengan sistim dana tidak tetap.
3. Sebutkan sebab-sebab terjadinya selisih kas kecil.
4. Bagaimana perlakuan terhadap selisih kas pada akhir periode?e. Kunci Jawaban
1. a. Bukti Pembelian Kertas HVS
Telukdalam, 01 Sept 2005Nota No. 12
Banyak-nyaNama BarangSatuanHarga/satuan (Rp)Jumlah (Rp)
1Kertas HVSRim25.000,0025.000,00
Jumlah25.000,00
Tanda terima,
Hormat kami,
.....................
......................
b. Bukti Pembayaran Foto Copy
LAIA COPYJl. Soonogeu No. 19
Telukdalam
No.BanyaknyaUraianHarga SatuanJumlah
1100 lbrFhoto copyRp 100Rp 10.000,00
1 lsnBuku tulisRp 1000 Rp 12.000,00
JumlahRp.22.000,00
Penerima,
................
2. Perbedaan sistim dana tetap dengan sistim dana tidak tetap
Dalam sistim dana tetap, besarnya dana kas kecil selalu tetap sesuai dengan jumlah yang ditetapkan. Pada metode ini, pengeluaran dari kas kecil tidak dibuatkan jurnal. Akan tetapi pemegang kas kecil mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran atas kas kecil. Kemudian kas kecil diisi kembali berdasarkan bukti-bukti pengeluaran sebesar pengeluaran yang telah dilakukan. Sedangkan dalam sistim dana tidak tetap saldo kas kecil selalu berubah karena setiap pengeluaran dari kas kecil langsung dicatat, yang mengakibatkan saldo kas kecil berkurang.
3. Penyebab terjadinya selisih kas kecil adalah:
Kesalahan pencatatan
Adanya pembayaran yang dibulatkan ke bawah atau ke atas.
Adanya uang palsu
Kehilangan akibat kekliruan saat mengadakan transaksi
Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui
4. Perlakuan terhadap selisih kas
Jika selisih kas lebih, dianggap sebagai pendapatan di luar usaha, sedangkan selisih kas kurang, dianggap sebagai beban di luar usaha.
f. Lembar Kerja
1. Alat dan Bahan yang digunakan:
Kalkulator, kertas, pensil, ball point, penghapus, penggaris
2.Bekerja sesuai dengan prosedur keamanan dan keselamatan kerja.
3. Langkah kerja
a. Kumpulkan bukti/dokumen yang terkait dengan pemakaian kas kecil
b. Berdasarkan bukti/dokumen lakukan pencatatan dana kas kecil dalam dua sistim pencatatan.
BAB III
EVALUASISoal Essay
1. Apa yang dimaksud dengan Dana Kas Kecil ?
2. Sebutkan dan jelaskan 2 metode pencatatan dana kas kecil ?
3. Buat format Buku kas kecil ?
4. Sebutkan macam-macam transaksi yang sering terjadi untuk dana kas kecil ?5. Selesaikan transaksi dibawah ini dengan menggunakan buku kas kecil serta metode dana tetap dan dana tidak tetap TRANSAKSI DANA KAS KECIL
PT. OIKHDA NIAS
Periode Januari 2005
TglTransaksiTotal (Rp)
Jan,04-06Pengisian dana kas kecil300.000,00
04Dibeli materai 5.000,00
06Dibayar ongkos angkut pembelian 20.000,00
08Dibayar biaya telepon 7.000,00
10Dibayar biaya PAM 5.000,00
15Dibeli materai 5.000,00
17Dibeli suplais toko 15.000,00
18Dibayar biaya pemasangan iklan 10.000,00
25Dibayar biaya listrik 30.000,00
27Biaya penjualan 15.000,00
30Biaya ongkos pembelian 17.000,00
Kunci Jawaban1. Dana kas kecil, adalah uang yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya relativ kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan menggunakan cek.
2. Imprest Fund System, adalah dana kas kecil yang jumlahnya relative tetap sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh management sehingga tidak setiap pengeluaran dicatat dalam buku kas kecil.
Fluctuation Fund System, adalah dana kas kecil suatu perusahaan yang jumlahnya tidak ditetapkan pada awal periode sehingga jumlahnya selalu berubah-ubah sesuai dengan transaksi yang menyangkut dana kas kecil.
3. Bentuk buku kas kecilTglNo.BktKeteranganPenerimaanPengeluaranRekening yang di debit
By IklanBy TelpBy MateraiSerba-serbi
RekeningJumlah
4. Jenis-jenis transaksi yang sering terjadi dan ditangani oleh dana kas kecil adalah Biaya materai,PAM, listrik, Iklan, biaya telepon, biayapembelian dan penjualan barang, dan lain-lain yang sering disebut Suplais Toko.5. Buku kas kecil
TglNo.BktKeteranganPenerimaanPengeluaranRekening yang di debit
By IklanBy TelpBy MateraiSerba-serbi
RekeningJumlah
Jan 4,061Pembentukan dana300.000,00
Jan 4,062Materai5.000,005.000,00
Jan 6,063Ong.ang.pembelian20.000,00Ong.ang.pembelian20.000,00
Jan 8,064Telp.7.000,007.000,00
Jan 10,065PAM5.000,00PAM5.000,00
Jan 15,066Materai5.000,005.000,00
Jan 17,067Suplais toko15.000,00Suplais toko15.000,00
Jan 18,068Iklan10.000,0010.000,00
Jan 25,069Listrik30.000,00Listrik30.000,00
Jan 27,0610Ong.ang.penjualan15.000,00Ong.ang.penjualan15.000,00
Jan 30,0611Ong.ang.pembelian17.000,00Ong.ang.pembelian17.000,00
300.000,00129.000,0010.000,007.000,0010.000,00102.000,00
System Dana Tetap System Dana Tidak Tetap
TglKeteranganDKTglKeteranganDK
Jan 4,06Kas kecil300.000,00Jan 4,06Kas kecil300.000,00
Kas 300.000,00 Kas 300.000,00
Jan 4,06Jan 4,06Biaya materai5.000,00
Kas kecil5.000,00
Jan 6,06Jan 6,06Biaya ang.pembelian20.000,00
Kas kecil20.000,00
Jan 8,06Jan 8,06Biaya Telp.7.000,00
Kas kecil7.000,00
Jan 10,06Jan 10,06Biaya PAM5.000,00
Kas kecil5.000,00
Jan 15,06Jan 15,06Biaya materai5.000,00
Kas kecil5.000,00
Jan 17,06Jan 17,06Suplais toko15.000,00
Kas kecil15.000,00
Jan 18,06Jan 18,06Biaya iklan10.000,00
Kas kecil10.000,00
Jan 25,06Jan 25,06Biaya Listrik30.000,00
Kas kecil30.000,00
Jan 27,06Jan 27,06Biaya ong.pembelian15.000,00
Kas kecil15.000,00
Jan 30,06Jan 30,06Biaya ong.penjualan17.000,00
Kas kecil17.000,00
YAYASAN PERGURUAN BNKP
SMK SWASTA KRISTEN BNKP TELUK DALAM
Jl. Gereja BNKP Yohanes-Asrama Putra
Teluk Dalam-Nias Selatan 22865
SOAL PILIHAN GANDAMata Pelajaran: Akuntansi dasar
Soal Ujian
: UTS SMK
Semester/Tingkat: II/II
Waktu
: 90 menit
Petunjuk :
Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat diantara a, b, c, dan d dibawah ini dan bobot masing-masing soal adalah 2.
1. Uang yang di sediakan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak terlalu besar disebut
a. Dana kas kecil
c. Dana kas sampingan
b. Dana kas umum
d. Dana kas operasional.
2. Dana kas kecil di kelola dengan menggunakan 2 macam metode yaitu
a. Metode fisik dan perpetual
b. Metode Lifo dan Fifo
c. Metode dana tetap dan dana tidak tetap
d. Metode dana tetap dan rata-rata bergerak.
3. Dibawah ini merupakan transaksi yang sering terjadi berkaitan dengan penggunaan dana kas kecil, kecuali
a. Biaya materai
b. Biaya pembelian dan penjualan barang
c. Biaya listrik, telepon, air
d. Pembelian barang dagang.
4. Setiap transaksi yang terjadi dan berkaitan dengan dana kas kecil, tidak dicatat dalam jurnal. Ini merupakan cirri-ciri metode
a. Fluctuation fund system
c. Moving average
b. Lifo
d. Imprest fund system.
5. Setiap transaksi yang terjadi akan langsung dicatat dalam jurnal. Merupakan cirri-ciri metode
a. Fluctuation fund system
c. Moving average
b. Lifo
d. Imprest fund system.
6. Pemegang dana kas kecil disebut
a. Administratur
c. Bendahara Umum
b. Kasir suplais toko
d. Tata usaha.
7. Dibawah ini merupakan dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil, kecuali
a. Bukti kas keluar
c. Bukti hutang dan piutang
b. Cek
d. Permintaan pengisian kembali kas kecil.
8. Salah satu catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil, adalah
a. Dana tetap
c. Register cek
b. Buku kas kecil
d. Dana tidak tetap.
9. Fungsi yang bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, serta menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil. Pernyataan diatas adalah fungsi
a. Pemegang dana kas kecil
c. Akuntansi
b. Pemeriksa intern
d. Kas.
10.Fungsi yang bertanggung jawab atas penyimpanan dan pengeluaran dana yang nominalnya sedikit sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil, disebut fungsi
a. Pemegang dana kas kecil
c. Akuntansi
b. Pemeriksa intern
d. Kas.
Kunci jawaban PG (Pilihan Ganda)
No.ABCD
1X
2X
3X
4X
5X
6X
7X
8X
9X
10X
DAFTAR PUSTAKA Simamora Henry, 2004.Akuntansi keuangan Administrasi Dana Kas Kecil
Mulyadi, 2003. Sistem Akuntansi Dana Kas Kecil ( Petty Cash)
A1
A3
A2
D2
D1
D14
D13
C3.2
D12
D11
D7
D8
D6
D5
D4
D3
E1
C3.2
D18
D17
D16
D15
D10
C3.2
C3.1
C2
C1
B2
B1
4
2
1
3
Mulai
SK
BKK 1
SK
BKK
BKK 1
Cek
SK
Surat Keputusan
3
BKK 1
Menguangkan Cek Ke Bank
Register Cek
Membuat Bukti Kas Keluar
Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas cek
4
Menyimpan uang tunai
SK
3
SK
2
1
BKK 1
BKK 3
Cek
N
N
1
Selesai
2
3
Register Bukti Kas Keluar
3
1
4
1
Mulai
DP
2
PPKK 1
PPKK 1
PPKK 2
PPKK 1
Membuat permintaan pengeluaran kas kecil
BPKK 1
Menyerahkan uang kepada peminta
N
N
Memeriksa Pertanggung jawaban pemakai dana kas kecil
2
PPKK 1
Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung
Diarsipkan sampai dengan saat pengisian kembali kas kecil
Dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas
4
N
DP
2
PPKK 1
BPKK
A
Bersama dengann penyerahan uang tunai
2
PPKK 1
2
Selesai
3
PPKK B
DP
Membuat bukti pengeluaran kas kecil
1
5
6
3
1
4
2
Mulai
DP
DP
DP
BPKK
PPKK 1
PPKK 1
BPKK
BPKK
PPKK 1
PPKK 1
2
PPKK 2
PPKK 1
Membuat permintaan pengeluaran kas kecil
Menyerahkan uang kepada peminta
N
N
Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil
Memeriksa pertanggung jawaban dana kas kecil
PPKK 1
2
2
Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung
DP
6
2
PPKK 1
Gambar D2-11 Prosedur Permintaan dan pertanggungjawaban Pengeluaran
Kas Kesil dalam sistem Dana Kas Kecil dengan Fluctuating-fnd-
Balance System
Dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas
4
Selesai
N
Kartu Biaya
5
BPKK= Permintaan Pengeluaran kas Kecil
BPKK = Bukti Pengeluaran Kas Kecil
DP= Dokumen Pendukung
BPKK
PPKK 1
Bersama dengan penyerahan uang tuna
A
2
3
Membuat Bukti Pengeluaran kas kacil
PPKK 2
DP
1
5
4
1
Mulai
5
PP3K 1
2
BPKK
DP
3
2
Register Bukti kas Keluar
BKK 1
2
3
PP3K 1
2
BPKK
PP3K 1
DP
Membuat Bukti Kas Keluar
PP3K 1
2
BPKK
DP
BKK 1
Cek
Menyimpan uang tunai
Menguangkan cek ke bank
Arsip BPKK dan dukungan pendukungnya
T
1
BPKK
2
PP3K 1
DP
Membuat permintaan pengisian
2
6
3
BPKK
DP
DP
BKK 2
PP3K 2
BPKK
PP3K 2
BPKK
BKK 1
3
BKK 1
Mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek
Kartu Biaya
N
Setelah bagain kasa membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK
Selesai
N
Register Cek
4
5
Cek
BKK 1
3
PP3K 2
BPKK
DP
PAGE e-mail: [email protected]