MANUAL

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL UNIVERSITAS PGRI YOGYAKARTA

BADAN PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS PGRI YOGYAKARTA

2016

UNIVEMSITAS PGRI YOGYAKARTAJl. PGRI I Sonosewu No. 117 Yogyakarta " 55182 Telp. (027a) 376808, 373198, 373038 Fax. {0274) 37680S

E-msil : infoupy@gmoil.com

Menimbang

KEPUTUSAN BERSAMAKETUA YAYASAN PEMBlNA UNIVERSITAS PGRI YOGYAKARTA

NOMOR : 047.2|SKN P-UPY/X/2016

Dan

REKTOR UNIVERSITAS PGRI YOGYAKARTANOMOR : 060.3/Sl(REKTOR-UPY lxl2016

Tentang

MANUAL SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI)UNIVERSITAS PGRI YOGYAKARTA

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESAREKTOR UNIVERSITAS PGRI YOGYAKARTA

a. Bahwa agar pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu lnternal (SPMI) di lingkunganUniversitas PGRI Yogyakarta dapat berjalan den$an baik dan lancar, , perlu ditetapkanManual SPMI. !

b. Bahwa sehubungan dengan butir a. di atas, perlu diterbitkan Keputusan Rektortentang Manual Sistem Penjaminan Mutu lnternal (SPMI).

a. Undang-Undang Rl Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;b. Undang Undang Rl Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;c. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 44 Tahun 2015

tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi;

Mengingat

Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 62 Tahun 20'16tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi;Statuta Universitas PGRI Yogyakarta;Keputusan Pengurus YP-UPY Nomor: 017/SK/YP-UPYNll2013 tanggal 25 Juni 2013tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Rektor Universitas PGRI Yogyakarta.

MEMUTUSKAN

MANUAL SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRIYOGYAKARTA

Menetapkan Manual Sistem Penjaminan Mutu lnternal (SPMI) Universitas PGRIYogyakarta sebagaimana tercantum pada lampiran keputusan ini.

Keputusan ini berlaku mulai tanggal ditetapkan dengan ketentuan bahwa segalasesuatunya akan ditinjau kembali dan diperbaiki sebagaimana mestinya apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan.

/-i'r1l r()l'

S, M.Pd

@htlp:l flw.upv-ac.id

d.

e.f.

MENETAPKAN

Pertama

Kedua

\ :r-'

APKAN DI : YOGYAKARTA

NtP. 195704251 10029

UNIVERSITAS PGRI YOGYAKARTA

Kode : Mnl / SPMI / 002 Tanggal : 6 Agustus 2016

MANUAL SPMI Revisi : 0 Halaman : 7

MANUAL SPMI

UNIVERSITASPGRI YOGYAKARTA

Proses Penganggungjawab

Tanggal Nama Jabatan Tandatangan

1. Perumusan Laela Sagita, M.Sc Devisi Perencanaan

2. Pemeriksaan Ahmad Riyadi, S.Kom. M.Kom. Kepala BPM

3. Persetujuan Prof. Dr. Buchory MS, M.Pd Rektor

4. Penetapan Armansyah Prasakti, S.H., M.H. Ketua Yayasan

5. Pengendalian Ahmad Riyadi, M.Kom Kepala BPM

1. Visi dan Misi Universitas Visi Universitas PGRI Yogyakarta: Pada tahun 2030 menjadi perguruan tinggi yang unggul, menghasilkan lulusan yang bertaqwa, kompetitif, profesional, memiliki komitmen nasional, dan berwawasan global.

Misi Universitas PGRI Yogyakarta: 1. Mengembangkan tata kelola kelembagaan yang efektif, efisien, demokratis,

transparan, dan akuntabel untuk mewujudkan organisasi yang sehat, otonom, dan mempunyai daya saing yang tinggi

2. Mengoptimalkan pendayagunaan sumberdaya yang dimiliki untuk mendukung : (a)penyelenggaraan pendidikan akademik dan/atau profesional agar menghasilkan lulusan yang bertaqwa, kompetitif, profesional, memiliki komitmen nasional dan berwawasan global, (b)penyelenggaraan kegiatan penelitian untuk mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni; (c)penyelenggaraan kegitan pada masyarakat untuk mewujudkan kesejahteraan masyarakat, bangsa, Negara, dan umat manusia

2. Tujuan dokumen Manual SPMI Universitas PGRI Yogyakarta

Untuk mendukung terwujudnya visi, misi, dan tujuan Universitas PGRI Yogyakarta menghasilkan lulusan yang bertaqwa, kompetitif, profesional, memiliki komitmen nasional, dan berwawasan global maka sehubungan dengan berakhirnya masa kepemimpinan masa jabatan struktural tertentu untuk menjamin kebelanjutan dan kemajuan Universitas PGRI Yogyakarta harus menyiapkan para calon pejabat struktural yang memenuhi kualifikasi untuk menduduki jabatan tertentupada periode tertentu.Calon pejabat struktural harus memenuhi kualifikasi sesuai visi Universitas PGRI Yogyakarta. Proses seleksi dimulai dari kesanggupan dari calon pejabat untuk menandatangani formulir yang telah disiapkan oleh panitia hingga diangkat pada jabatan tertentu.

3. Ruang Lingkup Manual SPMI Universitas PGRI Yogyakarta

Manual SPMI Universitas PGRI Yogyakarta mencakup semua aspek sistem penjaminan mutu internal yang meliputi penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan penetapan berbagai standaraluasi, pengendalian dan penetapan berbagai standar terkait penyelenggaraan pendidikan tinggi baik bidang akademik maupun non akademik.

4. Pihak yang terkait Manual SPMI Universitas PGRI Yogyakarta

1. YP-UPY 2. Pimpinan Universitas, dan unit kerja 3. Tim penyusun dokumen terkait penjaminan mutu internal

5. Definisi Istilah 1. Manual SPMI adalah rincian yang menjelaskan bagaimana SPMI dilaksanakan di Universitas PGRI Yogyakarta.

2. Yayasan adalah Yayasan Pembina Universitas PGRI Yogyakarta 3. Universitas adalah Universitas PGRI Yogyakarta 4. Unit kerja adalah Fakultas, Lembaga, Badan, Biro maupun UPT

6. Rincian Manual SPMI Universitas PGRI Yogyakarta

1. Penetapan Standar. 1) Standar S P M I yang disusun mengacu pada Visi, Misi dan Tujuan

UPY, 2) Standar SPMI yang disusun didasarkan pada perundang-undangan

maupun peraturan terkait, hasil evaluasi diri, masukan dari stakeholders, hasil benchmarking, dan atau hasil studi pelacakan (tracer study)

3) Standar SPMI yang disusun dan ditetapkan secara berjenjang, mulai dari tingkat universitas, fakultas, biro, program studi, lembaga, badan, pusat, dan unit pelaksana teknis.

4) Standar S P M I yang ditetapkan oleh suatu unit kerja tidak boleh bertentangan dengan standar SPMI sejenis atau yang terkait yang telah ditetapkan oleh unit kerja pada jenjang di atasnya

5) Universitas, Fakultas, Unit kerja maupun p r og r am s tu d i membentuk tim sesuai dengan jenis standar S PM I yang akan disusun beranggota antara lain unsur pemimpin unit kerja, unsur dosen, tenaga kependidikan. Jika diperlukan, tim juga dapat menyertakan stakeholders eksternal.

6) Tim melakukan analisis kebutuhan standar SPMI untuk menentukan ruang lingkup, jenis dan kriteria standar. Analisis kebutuhan juga dapat dilakukan berdasarkan hasil pemantauan dan evaluasi kinerja pada siklus penjaminan mutu sebelumnya.

7) Standar S P M I perlu disosialisasikan sebe lu m d i te t ap kan untuk mendapat umpan balik dan diuji peluang implementabilitasnya.

8) Standar SPMI tingkat Universitas harus mendapat persetujuan Senat Universitas.

9) Standar SPMI tingkat Fakultas harus mendapat persetujuan Senat Fakultas.

10) Standar SPMI perlu disahkan oleh pemimpin unit kerja atau pemimpin unit kerja pada jenjang di atasnya, pimpinan universitas, sadangkan standar SPMI tingkat Universitas harus mendapat pengesahan Yayasan

11) Standar yang telah disyahkan harus disosialisasikan dan dipublikasikan secara terbuka kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

12) Perumusan standar harus mengikuti kaidah ABCD (Audience,Behaviour, Competence, dan Degree)

2. Pelaksanaan standar 1) Universitas maupun unit kerja perlu menyusun kebijakan yang

terstruktur dalam rangka mencapai standar yang telah ditetapkan sesuai dengan kebijakan terkait yang telah ditetapkan oleh unit kerja atau jenjang di atasnya

2) Universitas maupun unit kerja melakukan persiapan teknis maupun administrasi sesuai dengan standar

3) Universitas maupun unit kerja secara periodik melakukan sosialisasi standar

4) Universitas maupun unit kerja menyiapkan dokuemn tertulis pelaksanaan standar yang meliputi manual prosedur, dan formulir

5) Universitas maupun unit kerja melaksanakan semua kegiatan akademik maupun non akademik dan mendasarkan standar sebagai panduan maupun tolok ukur

6) Universitas maupun unit kerja harus mendokumentasikan Keseluruhan program dan kegiatan yang telah dilakasnakan secara efektif, efisien dan sistematis

3. Evaluasi Standar 1) Universitas maupun unit kerja melakukan evaluasi pelaksanaan standar

dalam bentuk monitoring dan evaluasi, audit internal maupun survey. 1) Universitas maupun unit kerja melakukan monitoring dan evaluasi

secara mandiri maupun monitoring dan evaluasi yang dilakukan oleh unit di atasnya.

2) Universitas maupun unit kerja membuat dokumentasi laporan monitoring dan evaluasi yang dilakukan secara mandiri maupun monitoring dan evaluasi yang dilakukan oleh unit di atasnya, dan menyampaiakn laporan tersebut ke unit atasnya

3) Universitas maupun unit kerja melakukan survey secara mandiri maupun survey yang dilakukan oleh unit di atasnya.

4) Universitas maupun unit kerja membuat dokumentasi laporan survey yang dilakukan secara mandiri maupun survey yang dilakukan oleh unit di atasnya, serta menyampaiakan laporan tersebut ke unit atasnya

5) Universitas melakukan audit internal terhadap fakultas, unit kerja atau program studi dengan menugaskan tim audit internal.

6) Fakultas melakukan audit internal terhadap program studi dengan menugaskan tim audit internal.

7) Universitas maupun unit kerja membuat dokumentasi laporan audit

internal yang dilakukan, dan menyampaikan laporan tersebut ke unit atasnya

4. Pengendalian Standar 1) Universitas maupun unit kerja melakukan pemantauan secara periodik,

misalnya harian, mingguan, bulanan atau semesterann terhadap pelaksanaan isi standar

2) Universitas maupun unit kerja melakukan pencermatan terhadap laporan hasil evaluasi standar.

3) Universitas maupun unit kerja menyelenggarakan rapat atau forum diskusi untuk mendiskusikan hasil laporan tersebut, dengan mengundang pejabat struktural yang terkait dan dosen.

4) Universitas maupun unit kerja Memeriksa dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar gagal dicapai.

5) Universitas maupun unit kerja Mengambil tindakan korektif terhadap setiap pelanggaran atau penyimpangan dari isi standar.

6) Universitas maupun unit kerja Mencatat atau merekam semua tindakan korektif yang diambil.

7) Universitas maupun unit kerja Memantau terus menerus efek dari tindakan korektif tersebut, misalnya apakah kemudian penyelenggaraan pendidikan kembali berjalan sesuai dengan isi standar.

8) Universitas maupun unit kerja Membuat laporan tertulis secara periodik tentang semua hal yang menyangkut pengendalian standar seperti diuraikan di atas.

9) Universitas maupun unit kerja Melaporkan hasil dari pengendalian standar itu kepada kepala unit kerja, di atasnya

5. Peningkatan Standar 1) Universitas maupun unit kerja melakukan pencermatan terhadap

laporan hasil pengendalian standar. 2) Universitas maupun unit kerja menyelenggarakan rapat atau forum

diskusi untuk mendiskusikan hasil laporan tersebut, dengan mengundang pejabat struktural yang terkait dan dosen.

3) Universitas maupun unit kerja melakukan evaluasi isi standar. 4) Universitas maupun unit kerja melakukan revisi isi standar sehingga

menjadi standar baru dengan mengikuti langkah atau prosedur yang berlaku dalam penetapan standar

7. Strategi Pelaksanaan Manual SPMI Universitas PGRI Yogyakarta

Pejabat struktural melakikan sosialisasi manual SPMI secara periodik

8. Dokumen terkait 1. Standar SPMI 2. Manual prosedur / SOP dan formulir