sistem informasi penjaminan mutu internal

Kantor Jaminan Mutu UGM

SISTEM INFORMASI PENJAMINAN MUTU INTERNAL

A. Pengertian

B. Tujuan

C. Fungsi pelayanan

D. Peranan SIPMI dalam SPMI

E. Posisi Bid.SIPMI dalam Struktur KJM

F. SDM (Staf Ahli & Operator) dan Rincian Tugas

G. Website KJM


PENGERTIAN

SIPMI: Sistem yang dibangun untuk memberikan kemudahan pelayanan dan komunikasi antara KJM-UGM dengan pemangku kepentingan internal maupun eksternal dalam pelaksanaan penjaminan mutu di UGM.


Tujuan

1. Memberikan informasi tentang kedudukan, tugas dan fungsi KJM di UGM

2. Sarana mensosialisasikan tahapan dalam pelaksanaan SPMI (Standar, palaksanaan, monitoring, evaluasi, audit, koreksi, RTM)

3. Sarana mensosialisasikan hasil pengembangan instrumen-instrumen evaluasi diri (EDPS, EDF, D-EDF).

4. Sarana pengisian instrumen ED secara on line

5. Mengembangkan PLO


Fungsi Pelayanan

1. Memberikan pelayanan pelatihan tentang pelaksanaan SPMI dan AMI kepada civitas akademika UGM

2. Memberikan pelayanan pelatihan tentang pelaksanaan SPMI dan AMI kepada PT lain


Peranan SIPMI dalam SPMI

1. Pelaksanaan SIPMI di UGM agar berjalan lebih efektif dan efisien

2. Kemajuan tahapan pelaksanaan SIPMI di UGM agar dengan mudah dapat diketahui oleh pejabat penentu kebijakan di UGM maupun warga civitas academica lainnya

3. Kualitas SIPMI menjadi parameter penting dalam penilaian pelaksanaan SPMI baik oleh auditor internal maupun eksternal


Struktur Organisasi KJM-UGM

Ketua

Prof. Dr. Kirbani Sri Brotopuspito

Wakil Ketua

Dr. Ir. Johanes Pramana Gentur Sutapa, M.Sc.Forest.

Sekretaris

Drs. Sajarwa, M.Hum.

Koordinator SPM-PT, AMAI dan SIPMA

Leni Sophia Heliani, ST., M.Sc., Ph.D.

Koordinator Konsultasi dan Pelatihan, Pelayanan dan

Konsultasi Profesional

Drs. Soeprapto, S.U.

Koordinator Akreditasi/Sertifikasi ISO

Dr. Ir. Retno Indrati, M.Sc.

Ketua Tim Pengembangan SPM-PT dan AMAI

Pascasarjana

Tety Hartatik, S.Pt., Ph.D.

Ketua Tim Pengembangan SPM-PT dan AMAI Sarjana

Dr. L. Hartanto Nugroho, M.Agr.

Ketua Tim Pengembangan SPM-PT dan AMAI Sekolah

Vokasi

Dr. R.A. Siti Hariti Sastriyani, S.S., M.Hum.

Ketua Tim Pengembangan SIPMA

Dr. Ir. Eko Hanudin, M.P.

Ketua Tim Pengembangan Akreditasi dan Sertifikasi

Nasional

Septimawanto Dwi Prasetyo, M.Si., Apt.

Ketua Tim Pengembangan Akreditasi Internasional

Dr. dr. Djoko Prakosa


Staf Ahli

1. Memberikan konsultasi tentang perancangan sistem informasi (Website) yang friendly.

2. Memberikan arahan tentang software dan hardware yang dibutuhkan.

3. Membantu mengembangkan SIPMI agar lebih handal dan aman.

4. Membantu mencarikan solusi bila terjadi masalah kemacetan dan kerusakan dalam jaringan.


Tugas administrator SIPMI: Membantu Koordinator Bidang SIPMI dalam: (Referensi: QP-UGM-KJM-SBSI-01)

• Mengelola website SIPMI

• Meningkatkan pengoperasian dan pendayagunaan SIPMI

• Meningkatkan kendali keamanan dan keandalan kinerja jaringan SIPMI


WEBSITE KJM-UGM(SIPMA)

http://kjm.ugm.ac.id


Isi website KJM: MAIN MENU

• Halaman depan Sejarah KJM, Visi-Misi, Struktur Organisasi, Hubungi Kami

• AUN-QA Info AUN-SAR, Contoh Dokumen SAR

• ISO 9001:2008 Auditor ISO

• Publikasi Dok. SPM-PT, Newsletter TQCS, Berita Pendidikan, Artikel Pendidikan

• Seputar BAN-PT Asesor BAN-PT UGM, Borang Ban-PT seluruh jenjang, Data BAN-PT seluruh jenjang

• SPM-PT 2010 EDPS Cetak & Online

• Download Bantuan software pendukung

• Sarana Tukar Data upload data

• Saran/ Masukan


Usaha Peningkatan Mutu SIPMA

Memperbesar kapasitas webspace

• Tahun 2005: 70 Mb, (menginduk di PPTIK)



• Tahun 2010: telah dilakukan pengadaan harddisk berkapasitas 500 Gb (menginduk di KPTU)

Mengikuti Pelatihan untuk meningkatkan skill administrator

Menjaring bahan tayangan web dari berbagai pihak di UGM


Sejarah Operasional EDPS (cetak dan online)

• Evaluasi Diri Program Studi

• Sebagai bahan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI)

• Yang mengisi: Ketua prodi dan auditor AMAI

• Sudah dilaksanakan di UGM (untuk prodi S-1, 72 prodi) sejak tahun 2004 format: borang tercetak

• EDPS prodi S-1 UGM (69 prodi) Online sejak 2008

• EDPS prodi S-2 UGM (98 prodi) Online sejak 2009

• EDPS prodi SV (22 prodi), S-3 (43 prodi) & PP (7 prodi) UGM Online sejak 2010


Operasional EDPS (lanjutan)

• Khusus EDPS online, tugas staf administrator: mengimplementasikan kriteria (butir) evaluasi diri menjadi instrumen yang dapat diakses secara online

• Penanganan komplain dan bantuan pengisian EDPS: melalui telepon, HP, e-mail, Yahoo! Messenger (selama jam kerja dan di luar jam kerja)


Hambatan pengisian EDPS

• Pengisi EDPS yang gaptek

• ID/PW yang diisikan salah

• Jaringan internet yang mendadak jadi padat karena pengisian dilaksanakan serentak (1 bulan) pengisian jadi tersendat

• Masih ditemukan kesalahan penulisan format borang online waktu penyiapan borang oleh admin IT yang kurang mencukupi untuk dilakukan pengecekan ulang


Solusi

• Diadakan sosialisasi awal (pengisian EDPS) bagi kaprodi, administrator dan auditor

• Mengirim ID/PW yang benar via SMS/ telp /e-mail/ datang langsung ke KJM

• Saran: pengisian dilakukan secara offline (mencetak borang isian prodi), setelah sepakat maka dapat diisikan di waktu senggang (hari libur)

• Jika masih kesulitan mengisi sendiri, borang cetakan berisi kesepakatan kaprodi dan auditor dapat diserahkan ke KJM untuk dibantu mengisikan (± 30 menit)


Solusi (lanjutan)

• Bekerja sama dengan pihak pengada layanan internet di UGM (PPTIK) untuk memperbesar bandwidth website (SIPMA) selama kegiatan pengisian EDPS berlangsung

• Menyempurnakan sistem yang sudah ada more user friendly


Kelebihan EDPS Online

• Dapat diakses prodi secara online di mana saja dan kapan saja

• KJM dapat memantau pelaksanaan pengisian EDPS dan pelaksanaan AMAI dari jarak jauh

• Mengurangi penggunaan kertas (bagi yang telah siap melaksanakan PLO)

• Selain BAN-PT (sebagai standar minimal) maka EDPS telah mengacu standar dari institusi lain (AUN, ISO, QAA, Dll.) international recognition


Kelemahan EDPS Online

• Butuh koneksi internet yang stabil (untuk penyimpanan data)

• Tidak dapat digunakan sambil diskusi berkepanjangan koneksi sering terputus


Cara Penggunaan EDPS

• Dijelaskan dalam Instruksi Kerja (IK) Pengisian EDPS 2010


Terima Kasih

sistem informasi penjaminan mutu internal

Documents