manual sistem manajemen surat

MMAANNUUAALL PPEENNGGGGUUNNAAAANN SSIISSTTEEMM MMAANNAAJJEEMMEENN SSUURRAATT DDII UUNNIIVVEERRSSIITTAASS IINNDDOONNEESSIIAA

Manual Sistem Manajemen Surat

i

AABBSSTTRRAAKK

Dokumen ini berisi petunjuk penggunaan aplikasi Sistem Manajemen Suart (SMS) yang berbasis Web untuk seluruh organisasi struktural UI. Dokumen ini membahas dan memberikan petunjuk tentang penggunaan fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi SMS beserta contoh-contoh penerapannya sesuai dengan regulasi yang berlaku di Universitas Indonesia.

Manual Sistem Manajemen Surat ii

DDAAFFTTAARR IISSII

Abstrak ....................................................................................................................... i Daftar Isi .................................................................................................................... ii Daftar Gambar ........................................................................................................iii Daftar Revisi Dokumen ........................................................................................... iv

Sekilas Pandang ........................................................................................................ 1

Fungsi Sistem Manajemen Surat .......................................................................... 1

Manfaat Sistem Manajemen Surat ........................................................................ 1

Proses Login .............................................................................................................. 2

Menu Utama .............................................................................................................. 3

Menu Surat ................................................................................................................ 4

Upload Surat ......................................................................................................... 4 Daftar Surat ........................................................................................................... 6 Edit Surat .............................................................................................................. 7 Hapus Surat........................................................................................................... 8 Kirim Surat ........................................................................................................... 8 Surat Masuk ........................................................................................................ 10 Disposisi Surat/Teruskan Surat .......................................................................... 12

Penutup .................................................................................................................... 13


iii

DDAAFFTTAARR GGAAMMBBAARR

Gambar 1. Halaman Login Sistem Manajemen Surat ............................................. 2

Gambar 2. Halaman Utama Untuk Pengguna ......................................................... 3

Gambar 3. Halaman Daftar Surat ............................................................................ 4

Gambar 4. Halaman Upload Surat ........................................................................... 5

Gambar 5. Halaman Daftar Surat ............................................................................ 6

Gambar 6. Halaman Data Surat ............................................................................... 7

Gambar 7. Halaman Konfirmasi Hapus Surat ......................................................... 8

Gambar 8. Halaman Proses Pengiriman Surat ........................................................ 9

Gambar 9. Konfirmasi Pengiriman Surat .............................................................. 10

Gambar 10. Notifikasi Surat Masuk (1).............................................................. 11

Gambar 11. Notifikasi Surat Masuk (2).............................................................. 11

Gambar 12. Data Surat Masuk ............................................................................. 12

Manual Sistem Manajemen Surat iv

DDAAFFTTAARR RREEVVIISSII DDOOKKUUMMEENN

No. Tanggal Versi Deskripsi Penulis 1 2008 00 Dokumen ini pertama kali

dibuat

2 2012 01 Perubahan tampilan dan penyederhanaan proses bisnis, yaitu: 1. Perubahan screenshot

(tampilan aplikasi DMS)

Dina Mardia

Manual SI Pengadaan Soal 1

SSEEKKIILLAASS PPAANNDDAANNGG

Dalam kegiatan organisasi tak lepas dari surat-menyurat dan dokumen sebagai pendukung vital pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan maupun yang diterima. Surat dan dokumen yang disebut arsip tersebut merupakan bahan kerja dalam rangka pencapaian tujuan. Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin pesat mendorong kita untuk senantiasa mengiringi pesatnya teknologi. Dengan menggunakan sistem komputerisasi maka mendukung proses komunikasi dan pengarsipan, yaitu dengan membuat aplikasi mengenai proses surat masuk dan surat keluar. Sistem Manajemen Surat (SMS) adalah aplikasi yang berbasiskan web yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi dilingkungan Universitas Indonesia dan membantu otomatisasi pencatatan surat masuk dan surat keluar yang semula dilakukan secara manual. Aplikasi ini bersifat online dan dapat diakses oleh pengguna yang terhubung ke jaringan Internet dari mana saja. SMS memiliki 2 kategori pengguna, yaitu :

� Pimpinan � Staf/ Sekretaris

Fungsi Sistem Manajemen Surat

Dokumen ini khusus membahas mengenai petunjuk pemakaian untuk seluruh pengguna yang telah terdaftar di SMS yaitu:

� Proses digitalisasi data surat yang dirubah dari bentuk kertas. � Proses pengiriman surat dan perolehan surat dapat dilakukan secara online. � Pengarsipan surat masuk dan surat keluar

Manfaat Sistem Manajemen Surat

Fungsi diatas memiliki manfaat langsung terhadap pengguna sistem ini, yaitu :

� Menyediakan media disposisi dan eskalasi, agar surat bisa segera ditindak

lanjuti.

� Dapat menelusuri keberadaan surat yang dikirim dan mengetahui status

surat.

� Mempermudah dan mempercepat dalam pengolahan data dan pencarian.

� Tertib administrasi, data surat masuk dan surat keluar dapat disimpan dalam

database dengan rapi.

Manual Sistem Manajemen Surat 2

PPRROOSSEESS LLOOGGIINN

Untuk menggunakan aplikasi SMS, setiap pengguna harus melakukan proses login yang bertujuan melakukan otentifikasi sah atau tidaknya account yang digunakan untuk mengakses SMS. Dalam proses login juga dilakukan identifikasi hak akses sehingga isi yang ditampilkan sesuai dengan keperluan pengguna. Halaman untuk login dapat diakses di URL http://dms.ui.ac.id/login seperti tampak pada Gambar 1.

Gambar 1. Halaman Login Sistem Manajemen Surat

Pengguna memasukkan username pada kolom pertama dan password pada kolom kedua sesuai dengan account JUITA yang telah dimiliki, kemudian klik tombol

untuk proses otentifikasi.


3

MMEENNUU UUTTAAMMAA

Ketika pengguna sudah berhasil login, maka sistem akan menampilkan halaman awal yang ditampilkan seperti pada Gambar 2. Pada bagian kanan dari menu bar terdapat sekilas informasi yang berkaitan dengan penggunaan SMS.

Gambar 2. Halaman Utama Untuk Pengguna

Menu-menu yang terdapat pada menu bar di bagian atas antara lain:

� Menu Home

Menampilkan sekilas informasi yang berkaitan dengan pengguna Sistem

Manajemen Surat.

� Menu Surat

� Daftar Surat

1. Menampilkan data surat yang sudah terkirim.

2. Dapat melakukan fungsi hapus data surat terkirim dan menelusuri keberadaan

dan status surat yang dikirim.

� Upload Surat

1. Menampilkan data surat yang telah di-upload.

2. Dapat melakukan fungsi meneruskan ke Menu Kotak Surat dan mengirim surat

ke pengguna lain.


MMEENNUU SSUURRAATT

Pada menu ini, akan menampilkan data surat yang dikirim dan diterima, juga dapat melakukan terusan surat yang diterima ke pihak lain yang berwenang. Untuk mengaksesnya pilih menu Surat seperti terlihat pada Gambar 3.

Gambar 3. Halaman Daftar Surat

Upload Surat

Pengguna dapat meng-upload surat yang akan didistribusikan kepada yang berkepentingan. Untuk mengaksesnya dapat dilakukan 2 cara yaitu: 1. Pilih menu Surat � Upload Surat, atau 2. Klik gambar seperti terlihat pada Gambar 3. 3. Akan tampil halaman Upload Surat seperti Gambar 4.


5

Gambar 4. Halaman Upload Surat

4. Lengkapi data-data yang dibutuhkan untuk mengupload surat, yaitu: a. Klasifikasi Surat : Internal UI, Dalam Negri, Luar Negri. b. Nomor Surat c. Asal Surat d. Tujuan Surat e. Derajat Surat : Segera, Amat Segera, Kilat f. Tanggal Surat g. Perihal Surat h. Penandatangan Surat i. Keterangan : diisi jika ada keterangan tambahan surat

5. Tekan tombol untuk mengupload file scan surat, dan tombol jika mengupload lebih dari satu surat.


6. Tekan tombol untuk melakukan upload surat, dan tombol jika ingin membatalkan proses.

Daftar Surat

Menu Daftar Surat menampilkan daftar surat yang masuk dan daftar surat yang diupload. Untuk mengaksesnya pilih menu Surat �� Daftar Surat seperti terlihat pada Gambar 5.

Gambar 5. Halaman Daftar Surat


7

Edit Surat

Data surat yang sudah diupload dapat dirubah dengan cara tekan tombol pada Daftar Surat yang akan diubah datanya, akan tampil halaman Data Surat seperti Gambar 6.

Gambar 6. Halaman Data Surat

Lakukan perubahan data surat sesuai dengan yang diinginkan, jika telah yakin dengan perubahan data yang dilakukan, tekan tombol untuk menympan perubahan data.


Hapus Surat

Dokumen surat yang telah diupload tidak dapat dirubah pada halaman Data Surat, untuk mengubah dokumen surat yang sudah diupload, lakukan langkah berikut: 1. Lakukan upload surat yang baru seperti langkah “Upload Surat”. (Copy paste

data surat yang lama ke yang baru, dan upload Dokumen Surat yang baru) 2. Tekan tombol pada Daftar Surat yang lama, dan akan tampil halaman

konfirmasi seperti Gambar 7.

Gambar 7. Halaman Konfirmasi Hapus Surat

3. Tekan tombol untuk menghapus surat, atau untuk membatalkan proses.

Kirim Surat

Surat yang sudah diupload dan dicek kebenaran data suratnya dapat dikirim ke penerima surat, langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Pilih menu Surat � Daftar Surat seperti yang dijelaskan pada bagian “Daftar

Surat”. 2. Pilih surat yang akan dikirim dengan menekan tombol , kemudian akan

tampil halaman pilihan tujuan surat, keterangan disposisi surat dan file surat yang akan dikirim seperti terlihat Gambar 8.


9

Gambar 8. Halaman Proses Pengiriman Surat

3. Lengkapi isian data pengiriman surat seperti Tujuan Surat, Keterangan Disposisi Surat, beserta file surat yang akan dikirim.

4. Tekan tombol “Kirim” untuk mengirim surat. Sistem Manajemen Surat akan meneruskan surat ke tujuan, akan tampil halaman konfirmasi pengiriman seperti Gambar 9.


Gambar 9. Konfirmasi Pengiriman Surat

Surat Masuk

Notifikasi surat masuk akan tampil di email sesuai dengan account yang terdaftar di Sistem Manajemen Surat, seperti terlihat pada Gambar berikut.


11

Gambar 10. Notifikasi Surat Masuk (1)

Gambar 11. Notifikasi Surat Masuk (2)

Untuk melihat detil surat, klik link yang diberikan pada email notifikasi surat masuk. Sistem Manajemen Surat akan menampilkan data surat yang masuk seperti Gambar 12. Klik “Dokumen Surat” untuk melihat file scan surat.


Gambar 12. Data Surat Masuk

Disposisi Surat/Teruskan Surat

Surat yang sudah diterima dapat didisposisikan/diteruskan kepada pihak berwenang, yaitu dengan cara sebagai berikut: 1. Pilih menu “Kirim” pada halaman “Data Surat”, proses selanjutnya mengikuti

proses “Pengiriman Surat” yang telah dijelaskan di bagian “Kirim Surat”


13

PPEENNUUTTUUPP

Tim Pengembang Sistem Manajemen Surat Project Manager & Coordinator :

� Fernan System Analyst & Designer :

� Fernan � Jefri Pakpahan

Database & Designer :

� Fernan � Jefri Pakpahan

Web Programmer :

� Jefri Pakpahan Technical Writer :

� Dina Mardia

Pengembangan dan Pelayanan Sistem Informasi Universitas Indonesia Gd. A Fakultas Ilmu Koputer, Kampus UI Depok

Telp : 021-7863419 ext. 1136

manual sistem manajemen surat

Documents