manual book sistem informasi pelaporan … sip3b rev-1.0.3.pdf · sistem informasi pelaporan...

MANUAL BOOK SISTEM INFORMASI PELAPORAN PENDISTRIBUSIAN PUPUK BERSUBSIDI Rev 1.0.3

DEPARTEMEN TEKNOLOGI INFORMASI PT. PUPUK SRIWIDJAJA 2008

DAFTAR ISI 1. KEBUTUHAN SISTEM............................................................................................................................................1-1 2. INSTALASI SISTEM ................................................................................................................................................2-1 3. MENJALANKAN APLIKASI...................................................................................................................................3-1

3.1 PENGENALAN FORM UTAMA...................................................................................................................3-4 3.1.1 Menu Utama ......................................................................................................................................3-4 3.1.2 Side Bar .............................................................................................................................................3-4 3.1.3 Separator Bar ....................................................................................................................................3-5 3.1.4 Status Bar ..........................................................................................................................................3-5

3.2 PENGENALAN MENU UTAMA ..................................................................................................................3-6 3.2.1 Menu ”Master” ..................................................................................................................................3-6 3.2.2 Menu ”Transaksi”..............................................................................................................................3-6 3.2.3 Menu ”Stok”......................................................................................................................................3-7 3.2.4 Menu ”Laporan”................................................................................................................................3-7 3.2.5 Menu ”Ekspor Data” .........................................................................................................................3-8 3.2.6 Menu ”Ubah Password” ....................................................................................................................3-8

4. PENGENALAN FORM .............................................................................................................................................4-1 4.1 Button (Tombol) ..............................................................................................................................................4-1 4.2 Scrollbar...........................................................................................................................................................4-2 4.3 Textbox............................................................................................................................................................4-3 4.4 Combobox .......................................................................................................................................................4-3 4.5 Datagrid ...........................................................................................................................................................4-4 4.6 PictureBox .......................................................................................................................................................4-4 4.7 Datetime Picker ...............................................................................................................................................4-4

5. ENTRY DATA MASTER...........................................................................................................................................5-1 5.1 Data Kecamatan...............................................................................................................................................5-1

5.1.1 Penambahan Data Baru Kecamatan ..................................................................................................5-2 5.1.2 Mengubah Data Kecamatan...............................................................................................................5-4

5.2 Data Gudang Pusri ...........................................................................................................................................5-4 5.2.1 Penambahan Data Baru Gudang Pusri...............................................................................................5-5 5.2.2 Mengubah Data Gudang Pusri...........................................................................................................5-6

5.3 Data Pengecer ..................................................................................................................................................5-7 5.3.1 Penambahan Data Baru Pengecer......................................................................................................5-8 5.3.2 Mengubah Data Pengecer................................................................................................................5-11

5.4 Data Distributor .............................................................................................................................................5-11 5.4.1 Mengubah Data Distributor .............................................................................................................5-12

5.5 Data Gudang Distributor................................................................................................................................5-12 5.5.1 Penambahan Data Baru ...................................................................................................................5-13 5.5.2 Mengubah Data Gudang Distributor ...............................................................................................5-13

6. ENTRY DATA TRANSAKSI.....................................................................................................................................6-1 6.1 Entry Surat Permohonan Penebusan Pupuk (SPP)...........................................................................................6-2

6.1.1 Penambahan Data Baru .....................................................................................................................6-2 6.1.2 Mengubah Data SPP..........................................................................................................................6-4 6.1.3 Menghapus Data SPP ........................................................................................................................6-6

6.2 Entry Realisasi SPP .........................................................................................................................................6-6 6.3 Entry DO Pusri ................................................................................................................................................6-7

6.3.1 Penambahan Data Baru DO Pusri .....................................................................................................6-8 6.3.2 Mengubah Data DO Pusri ...............................................................................................................6-10 6.3.3 Menghapus Data DO Pusri ..............................................................................................................6-11

6.4 Entry Penyaluran Distributor .........................................................................................................................6-11 6.4.1 Penambahan Data Baru Data Penyaluran Distributor......................................................................6-12 6.4.2 Mengubah Data Penyaluran Distributor ..........................................................................................6-13 6.4.3 Menghapus Data Penyaluran Distributor.........................................................................................6-14

6.5 Entry Sub DO (Surat Pengantar Penyaluran Pupuk)......................................................................................6-15

6.5.1 Penambahan Data Baru Sub DO .....................................................................................................6-16 6.5.2 Mengubah Data Sub DO .................................................................................................................6-16 6.5.3 Menghapus Data Sub DO................................................................................................................6-17

6.6 Entry Penyaluran Pengecer............................................................................................................................6-17 6.6.1 Penambahan Data Baru Penyaluran Pengecer .................................................................................6-18 6.6.2 Mengubah Data Penyaluran Pengecer .............................................................................................6-19 6.6.3 Menghapus Data Penyaluran Pengecer ...........................................................................................6-20

7. KOREKSI DATA STOK AWAL ..............................................................................................................................7-1 7.1 Koreksi Data Stok Awal Distributor................................................................................................................7-1

7.1.1 Penambahan Data Baru .....................................................................................................................7-1 7.1.2 Ubah Data..........................................................................................................................................7-2

7.2 Koreksi Data Stok Awal Pengecer...................................................................................................................7-2 7.2.1 Penambahan Data Baru .....................................................................................................................7-2 7.2.2 Ubah Data..........................................................................................................................................7-3

8. LAPORAN .................................................................................................................................................................8-1 8.1 TOMBOL PADA LAPORAN.........................................................................................................................8-2

8.1.1 Tombol ”Panah” ................................................................................................................................8-2 8.1.2 Tombol ”Go to Page” ........................................................................................................................8-2 8.1.3 Tombol ”Cetak” ................................................................................................................................8-2 8.1.4 Tombol ”Ekspor” ..............................................................................................................................8-3

8.2 LAPORAN PADA APLIKASI .......................................................................................................................8-4 8.2.1 Surat Permohonan Penebusan Pupuk (SPP) ......................................................................................8-4 8.2.2 Surat Pengantar Pengambilan Pupuk (Sub DO) ................................................................................8-4 8.2.3 Surat Penyaluran Distributor (DO Distributor) .................................................................................8-4 8.2.4 Berita Acara Serah Terima (BAST) ..................................................................................................8-5 8.2.5 Tanda Terima Pengecer.....................................................................................................................8-5 8.2.6 Laporan Penyaluran Distributor ........................................................................................................8-5 8.2.7 Rekap Laporan Bulanan Per Pengecer ..............................................................................................8-6 8.2.8 Laporan Bulanan Pengecer (F11) ......................................................................................................8-6 8.2.9 Laporan Bulanan Distributor (F10) ...................................................................................................8-7 8.2.10 Rekap Penyaluran Per Kecamatan Per Pengecer Per Bulan ..............................................................8-7 8.2.11 Rekap SPP, DO Pusri dan Penyaluran Distributor ............................................................................8-7 8.2.12 Kartu Stok Administrasi (KSA) Distributor ......................................................................................8-8 8.2.13 Kartu Stok Administrasi (KSA) Pengecer.........................................................................................8-8

9. ADMINISTRASI DATA ...........................................................................................................................................9-1 10. ADMINISTRASI USER ..........................................................................................................................................10-1 11. BACKUP / RESTORE DATA...................................................................................................................................11-2

11.1 BACKUP DATA...........................................................................................................................................11-3 11.2 RESTORE DATA .........................................................................................................................................11-4

12. LAMPIRAN I – Hasil Cetakan Aplikasi ..................................................................................................................12-6 12.1 Hasil Cetakan Surat Permohonan Penebusan Pupuk .....................................................................................12-6 12.2 Hasil Cetakan Sub DO...................................................................................................................................12-8 12.3 Hasil Cetakan Faktur Distributor (Penyaluran Distributor ke Pengecer).......................................................12-9 12.4 Hasil Cetakan Berita Acara Serah Terima (BAST) .....................................................................................12-10 12.5 Hasil Cetakan Tanda Terima Pengecer (TTP) .............................................................................................12-11 12.6 Hasil Cetakan Laporan Penyaluran Distributor ...........................................................................................12-12 12.7 Hasil Cetakan Rekap Laporan Bulanan Per Pengecer .................................................................................12-13 12.8 Hasil Cetakan Laporan Bulanan Pengecer (F11) .........................................................................................12-14 12.9 Hasil Cetakan Laporan Bulanan Distributor (F10) ......................................................................................12-15 12.10 Hasil Cetakan Rekap Penyaluran Per Kecamatan Per Pengecer Per Bulan .................................................12-16 12.11 Hasil Cetakan Kartu Stok Administrasi (KSA) Distributor .........................................................................12-17 12.12 Hasil Cetakan Kartu Stok Administrasi (KSA) Pengecer............................................................................12-18

13. DAFTAR GAMBAR................................................................................................................................................13-1 14. PERUBAHAN APLIKASI ......................................................................................................................................14-1 15. TENTANG PROGRAM ..........................................................................................................................................15-1

Sistem Informasi Pelaporan Pendstribusian Pupuk Bersubsidi Manual Book – Rev 1.0.2 Departemen Teknologi Informasi - PT. Pusri @2008

1-1

1. KEBUTUHAN SISTEM

Spesifikasi Hardware dan Software minimal yang dibutuhkan Aplikasi adalah sebagai berikut : 1.1 Hardware

PC dengan Processor Pentium IV Memory 256 Mb Harddisk 40 Gb Floppy Disk Drive 1,44Mb Optional USB Slot. Optional CD/DVD RW Monitor dengan resolusi 1024x768

1.2 Software Sistem Operasi Windows 2000/XP.


2-1

2. INSTALASI SISTEM

Proses instalasi sistem dapat dimulai dengan menjalankan package SI-P3B berikut dengan cara meng-klik dua kali dengan mouse atau menekan tombol ”Enter”

Gambar 2-1 - Package SI-P3B

dan akan muncul Dialog Installer sebagai berikut :

Gambar 2-2 – Dialog Installer


2-2

Kemudian tekan tombol ”Install” (atau tekan tombol ”Cancel” untuk membatalkan).

Gambar 2-3 – konfirmasi file

*) form ini akan muncul apabila aplikasi pernah diinstal sebelumnya dikomputer tersebut. Pilih ”Yes to All” untuk

melanjutkan.

Kemudian Package akan mengekstrak beberapa file yang dibutuhkan oleh proses instalasi. Tunggu beberapa saat sampai proses ekstrak selesai. Pada sebagian komputer yang belum terinstall Dot Net Framework 1.1, aplikasi akan menampilkan Dialog Instalasi Dot Net Framework 1.1. Setelah seluruh file yang dibutuhkan oleh proses instalasi tercukupi, muncul Dialog sebagai berikut :

Gambar 2-4 – Dialog Instalasi Aplikasi

Pilih ”OK” untuk melanjutkan proses instalasi (atau pilih ”Cancel” untuk membatalkan proses instalasi).


2-3

Tunggu beberapa saat hingga muncul Dialog sebagai berikut :

Gambar 2-5 – Dialog Utama Instalasi Aplikasi

Ini adalah Dialog untuk Instalasi program utama dari SI-P3B. Klik ”Next” untuk memulai proses instalasi program utama (atau klik ”Cancel” untuk membatalkan proses instalasi).


2-4

Jika tombol ”Next” ditekan maka akan tampil Form sebagai berikut :

Gambar 2-6 – Dialog pemilihan folder instalasi

Aplikasi secara standar sudah menetapkan lokasi instalasi program. Klik ”Next” untuk melanjutkan.


2-5

Gambar 2-7 – Dialog konfirmasi Instalasi

Klik ”Next”, proses instalasi dimulai, tunggu beberapa saat hingga aplikasi selesai diinstal.


2-6

Gambar 2-8 – Dialog selesai instalasi Aplikasi

Klik ”Close” untuk selesai.

Bila Form diatas sudah keluar maka aplikasi sudah selesai diinstal. Klik ”OK”


3-1

3. MENJALANKAN APLIKASI

Untuk menjalankan aplikasi dapat melalui dua cara. Yang pertama dengan cara mengklik dua kali shortcut icon SI-P3B pada ”Desktop” atau melalui ”Start Menu”.

Gambar 3-1 - shortcut icon SI-P3B pada Desktop *

Gambar 3-2 - shortcut icon SI-P3B pada start menu *

*) Tampilan Desktop dan Start Menu pada masing-masing Komputer mungkin berbeda.


3-2

Setelah aplikasi dijalankan melalui shortcut pada Desktop atau pada Start Menu, tampilan pertama dari aplikasi adalah sebagai berikut :

Gambar 3-3 – Tampilan pertama Aplikasi

Lebih detail pada Dialog login :

Gambar 3-4 – Form Login Aplikasi

Pengguna diminta untuk memasukan ”User ID” dan ”Password” yang telah ditentukan. Masukkan ”User ID” dan ”Password” yang telah ditentukan, contoh ”User ID” : ”1671ABC” dan “Password” : ”a”. Karakter password yang tampil adalah berbentuk asterisk atau “*” yang bertujuan untuk melindungi password sebenarnya.


3-3

Kemudian tekan tombol ”Login” untuk masuk kedalam Aplikasi, tekan tombol ”Batal” untuk mengakhiri Aplikasi. Apabila proses login berhasil maka akan tampil Form sebagai berikut

Gambar 3-5 – Splash Screen (Welcome Screen)

dan Tampil Form Sebagai berikut :

Gambar 3-6 – Form Utama Aplikasi


3-4

3.1 PENGENALAN FORM UTAMA

3.1.1 Menu Utama

Gambar 3-7– Menu Aplikasi

Digunakan untuk mengakses seluruh fasilitas dari aplikasi, terdiri dari 4 Menu Utama yaitu Menu ”Master”, ”Stok”, ”Transaksi” dan ”Laporan”. Untuk melihat detail menu klik pada tanda ”+” dibagian sebelah kiri judul menu. Dan untuk menampilkan Form data klik pada judul sub menu di bawah nya.

3.1.2 Side Bar

Gambar 3-8 – Side Bar

Berfungsi untuk menghilangkan sementara Menu untuk memperluas layar, dengan cara mengklik pada bagian ini untuk menghilangkan dan mengklik lagi untuk menampilkan.


3-5

3.1.3 Separator Bar

Gambar 3-9 – Separator Bar

Garis Pembatas antara bagian Menu Utama dengan Bagian Form (berwarna biru pada gambar diatas). Digunakan untuk memperbesar dan memperkecil bagian Menu. Drag bagian ini ke kanan atau ke kiri untuk mengubah ukuran menu

3.1.4 Status Bar

Gambar 3-10 – Status Bar

Berada pada bagian bawah form, berisi informasi tentang beberapa hal antara lain tanggal dan waktu komputer.


3-6

3.2 PENGENALAN MENU UTAMA

Menu utama dari aplikasi ini terdiri dari 4 menu Utama untuk operasional pengguna dan 2 Menu Tambahan untuk administrasi data dan pengguna :

3.2.1 Menu ”Master”

Didalam menu ini terdapat sub menu yang merupakan menu data dasar yang HARUS DILENGKAPI oleh Distributor/Pengguna Aplikasi :

Gambar 3-11 – Menu Master

3.2.2 Menu ”Transaksi”

Menu Transaksi merupakan menu yang berhubungan dengan penyaluran Pupuk.

Gambar 3-12 – Menu Transaksi


3-7

3.2.3 Menu ”Stok”

Di dalam menu ini terdapat sub menu yang digunakan untuk mengkoreksi Nilai Stok Awal Distributor dan Pengecer.

Gambar 3-13 – Menu Stok

3.2.4 Menu ”Laporan”

Yaitu menu yang digunakan untuk menampilkan beberapa laporan yang diperlukan untuk pelaporan Pupuk Bersubsidi PT. Pusri.

Gambar 3-14 – Menu Laporan


3-8

3.2.5 Menu ”Ekspor Data”

Digunakan untuk mengeluarkan data transaksi yang diperlukan untuk pelaporan Pupuk Bersubsidi.

3.2.6 Menu ”Ubah Password”

Digunakan untuk mengubah password dari pengguna.


4-1

4. PENGENALAN FORM

Form adalah area kerja pada aplikasi (gambar 4.1). Didalam Form terdapat beberapa objek yang memiliki fungsi masing-masing.

Gambar 4-1 – Form

4.1 Button (Tombol)

Gambar 4-2 - Button

Button atau Tombol merupakan objek yang digunakan untuk melakukan suatu aksi sesuai dengan kegunaan tombol tersebut.


4-2

Beberapa tombol yang digunakan pada Form Aplikasi ini antara lain :

- Tombol ”Data Baru”.

Digunakan untuk menambah data baru pada Form data. Untuk setiap data baru yang akan dimasukan tombol ini harus di tekan terlebih dahulu.

- Tombol ”Simpan”

Digunakan untuk menyimpan data baru.

- Tombol ”Ubah Data”

Digunakan untuk menyimpan data yang ada dan sudah dilakukan perubahan.

- Tombol ”Hapus”

Digunakan untuk menghapus data.

- Tombol ”Cetak”

Digunakan untuk mencetak data kedalam format laporan.

- Tombol ”Pencarian”

Digunakan untuk menampilkan data yang sudah ada.

- Tombol ”Keluar”

Digunakan untuk keluar dari sebuah Form.

4.2 Scrollbar

Digunakan untuk menaikan, menurunkan, geser ke kanan atau kekiri tampilan pada Form. Scrollbar terdapat pada Form Laporan, Combobox, Textbox, Datagrid dan objek lain. Penggunaan Scrollbar adalah dengan menekan tombol panah atas, tombol panah bawah, tombol kiri, tombol kanan atau kotak di bagian tengah Scrollbar sehingga objek bergerak ke atas, ke bawah, kekanan atau kekiri.


4-3

Gambar 4-3 - Scrollbars

4.3 Textbox

Textbox adalah objek yang digunakan sebagai tempat pengisian data. Pengisian data dilakukan dengan cara mengklik pada bagian warna putih didalam Textbox, sehingga cursor berada pada bagian dalam Textbox, lalu ketikkan data. Data yang dimasukan harus sesuai dengan tipe data yang dimaksud, contoh : untuk Textbox data Party Pupuk diisi dengan angka tanpa pemisah ribuan bukan huruf, demikian juga dengan Textbox data Harga. Textbox yang tidak perlu diisi biasanya diberi warna latar belakang hijau.

Gambar 4-4– Textbox.

4.4 Combobox

Combobox atau sering disebut combo, merupakan objek yang didalamnya sudah terdapat data, user hanya tinggal memilih item data yang ada. Pemilihan item data dilakukan dengan cara mengklik tanda panah kebawah yang ada dibagian kanan combo kemudian memilih item data yang sesuai.

Gambar 4.3 – Combobox

Gambar 4-5 – Combobox dan item data yang ada didalamnya


4-4

4.5 Datagrid

Datagrid menyajikan data dalam bentuk tabular, biasanya merupakan tempat data yang sudah ada pada sistem. Untuk mengolah data pada datagrid, klik kotak kosong pada bagian kiri datagrid disebelah data yang akan disorot sehingga data berubah warna menjadi biru gelap.

Gambar 4-6 - Datagrid

4.6 PictureBox

Digunakan untuk menyimpan data dalam bentuk gambar, pada aplikasi ini digunakan pada data Logo Distributor dan Logo Pengecer.

Gambar 4-7 – PictureBox

4.7 Datetime Picker

Datetime Picker memiliki tampilan yang sama dengan Combobox tapi item data yang ada didalamnya berupa tanggal (kalender). Penggunaannya sama dengan combobox, untuk mengubah nilai data gunakan tombol panah kanan dan kiri pada bagian atas item data. Untuk memilih data klik pada bagian tanggal yang dimaksud.


4-5

Gambar 4-8– Datetime Picker


5-1

5. ENTRY DATA MASTER

Data master adalah data yang berhubungan dengan Distributor, meliputi data Penyalur, data kecamatan yang ada, data Gudang Pusri yang digunakan oleh Distributor, data Gudang Distributor dan data Pengecer yang dibawahi oleh Distributor. Semua data yang ada disini HARUS DILENGKAPI karena berfungsi dalam pembentukan Laporan dan Operasional transaksi yang dilakukan. Apabila ada item data pada data master yang tidak lengkap Laporan data menjadi tidak sempurna.

5.1 Data Kecamatan

Gambar 5-1 – Form Data Kecamatan

Pada Form ini terdapat data seluruh kecamatan yang merupakan wilayah penyaluran distributor. Bersama aplikasi ini telah terdapat beberapa data kecamatan yang sesuai, namun untuk kelengkapannya Pengguna dapat menambah data baru atau mengubah data yang sudah ada.


5-2

5.1.1 Penambahan Data Baru Kecamatan

1. Untuk menambah data baru klik tombol ”Data Baru”.

Gambar 5-2 – Data baru Kecamatan

2. Pada Textbox ”Kode Kecamatan” tidak perlu diisi lagi, karena sistem secara

otomatis memberikan Kode. Kemudian masukan Nama Kecamatan yang akan ditambah kedalam Textbox ”Kecamatan”.


5-3

Gambar 5-3 – Data baru Kecamatan

3. Kemudian tekan tombol ”Simpan” untuk menyimpan data. Data sudah ditambah

kedalam Datagrid. 4. Muncul dialog pemberitahuan bahwa data telah disimpan, tekan tombol ”OK” pada

dialog.

Gambar 5-4 – Data Kecamatan yang sudah disimpan.


5-4

5.1.2 Mengubah Data Kecamatan

1. Untuk mengubah data Kecamatan, klik pada bagian kiri Datagrid di sebelah kiri data yang akan diubah, Texboxt ”Kode Kecamatan” dan Textbox ”Kecamatan” secara otomatis akan berisi data yang dipilih.

Gambar 5-5 – Data Kecamatan yang dipilih

2. Sesuaikan data pada Textbox ”Kecamatan”. Kemudian setelah yakin data yang

diubah sudah benar, tekan tombol ”Ubah Data” untuk menyimpan perubahan data. 3. Muncul dialog pemberitahuan bahwa data telah disimpan, tekan tombol ”OK” pada

dialog.

5.2 Data Gudang Pusri

Pada Form ini terdapat seluruh Data Gudang Pusri yang digunakan oleh Aplikasi. Form ini digunakan juga untuk menambah dan mengubah data Gudang Pusri. Mekanisme penambahan data Gudang Pusri adalah dengan menghubungi terlebih dahulu Pemasaran Pusri Daerah (PPD) setempat untuk mendapatkan data lengkap gudang baru. Kemudian dari data yang didapat dimasukkan ke dalam Form ini.


5-5

Gambar 5-6 – Form Gudang Pusri

5.2.1 Penambahan Data Baru Gudang Pusri

1. Untuk menambah data Gudang Pusri baru tekan tombol ”Data Baru”. Textbox ”Kode Gudang” otomatis akan berisi 2 digit pertama Kode Gudang yang merupakan kode wilayah.


5-6

Gambar 5-7 – Data Baru Gudang Pusri

2. Lengkapi Textbox ”Kode Gudang” dengan kode yang didapat dari PPD. 3. Pilih nama Kabupaten pada Combobox ”Kabupaten” dengan cara menekan tanda

panah bawah atau tanda panah atas dibagian kanan Combobox, kemudian pilih salah satu Kabupaten.

4. Isi data ”Nama Gudang”, ”Alamat”, ”Pengelola” dan ”Telepon”. Bila data tidak diketahui, cukup dengan mengisikan karakter ”-” tanpa petik dua di Textbox yang bersangkutan.

5. Bila semua data sudah dipastikan benar, tekan tombol ”Simpan” untuk menyimpan data.

6. Muncul Dialog pemberitahuan bahwa data sudah disimpan, tekan tombol ”OK”.

5.2.2 Mengubah Data Gudang Pusri

1. Untuk mengubah data Gudang Pusri, pertama-tama klik terlebih dahulu kotak kosong di bagian kiri Datagrid di sebelah kiri data yang akan diubah. Textbox pada bagian atas Form akan diisi oleh data yang dipilih pada Datagrid.


5-7

Gambar 5-8 – Ubah Data Gudang Pusri

2. Kemudian ubah data sesuai dengan perubahannya. Setelah yakin data sudah benar, tekan

tombol “Ubah Data” untuk menyimpan data. 3. Apabila berhasil muncul Dialog pemberitahuan bahwa data sudah diubah. Tekan “OK”. 4. Data sudah diubah.

5.3 Data Pengecer

Pada Form ini berisi seluruh data pengecer yang dibawahi oleh Distributor yang bersangkutan. Pada Aplikasi ini sudah terdapat sebagian data pengecer, untuk data pengecer yang belum ada atau belum sesuai, Distributor harus melengkapi data tersebut agar laporan yang dicetak sempurna.


5-8

Gambar 5-9 – Form Pengecer

5.3.1 Penambahan Data Baru Pengecer

1. Seperti biasa untuk menambah data baru tekan tombol “Data Baru”. Seluruh Textbox pada Form akan bersih.

2. Untuk standarisasi, panjang kode Pengecer adalah harus 11 digit, dengan 7 digit pertama adalah kode Distributor.

3. Setelah menekan tombol ”Data Baru”, Textbox ”Kode Pengecer” akan berisi 7 digit kode Distributor, pengguna tinggal menambahkan 4 digit terakhir yang sesuai, tetapi kode Pengecer yang baru tidak boleh sama dengan kode Pengecer yang sudah ada di data.

4. Kemudian lengkapi data ”Nama Pengecer”, ”Nama Pimpinan”, ”Jabatan”, ”Alamat”, ”Telepon”, ”Kecamatan”. Bila data tidak diketahui, cukup dengan mengisikan karakter ”-” tanpa petik dua di Textbox yang bersangkutan.


5-9

5. Untuk memasukan ”Logo Pengecer”, klik pada PictureBox Logo Pengecer, muncul Dialog untuk memasukan file logo.

Gambar 5-10 – PictureBox Logo Pengecer

Gambar 5-11 – Dialog Pencarian File Logo

(tampilan dimasing-masing komputer mungkin berbeda)


5-10

6. Kemudian pilih file Logo yang dimaksud, tekan tombol ”Open”. Logo Pengecer

masuk ke dalam PictureBox.

Gambar 5-12 – Logo Pengecer diubah

7. Apabila data sudah semuanya benar, tekan tombol ”Simpan”. Muncul Dialog yang

memberitahukan bahwa data sudah disimpan, tekan tombol ”OK”. Data Pengecer sudah ditambah.

Gambar 5-13– Penambahan Data Pengecer Baru


5-11

5.3.2 Mengubah Data Pengecer

1. Untuk mengubah data Pengecer, pilih terlebih dahulu data pengecer pada Datagrid Pengecer dengan cara mengklik bagian kiri Datagrid disebelah kiri data pengecer yang hendak diubah sehingga data pada Datagrid Pengecer berpindah ke Textbox dibagian atas Form.

Gambar 5-14 – Perubahan Data Pengecer

2. Kemudian ubah data yang hendak diubah. 3. Setelah dipastikan bahwa data sudah benar, tekan tombol ”Ubah Data” untuk menyimpan

perubahan. 4. Muncul Dialog yang memberitahukan bahwa data sudah diubah, tekan tombol ”OK”

pada Dialog. 5. Data sudah diubah.

5.4 Data Distributor

Pada Form ini berisi data penunjang untuk Distributor, data yang ada bisa disesuaikan apabila terdapat data yang keliru. Diharapkan Distributor melengkapi data yang ada untuk kepentingan Laporan yang akan dikirim.


5-12

Gambar 5-15 – Form Data Distributor

5.4.1 Mengubah Data Distributor

Selain dari “Kode Distributor” dan “Nama Distributor”, data pada Form Data Distributor bisa disesuaikan. Untuk mengubah data Distributor, langsung sesuaikan data pada Textbox dan Combobox masing-masing data. Untuk menyimpan data tekan tombol “Simpan”. Apabila proses perubahahan berhasil, muncul Dialog yang memberitahukan bahwa data sudah di ubah.

5.5 Data Gudang Distributor

Form Data Gudang Distributor berisi data Gudang Distributor. Aplikasi telah menyediakan satu data Gudang Distributor. Distributor diharuskan untuk melengkapi atau mengubah data yang tidak sesuai.


5-13

Gambar 5-16 – Form Data Gudang Distributor

5.5.1 Penambahan Data Baru

1. Untuk menambahkan data Gudang Distributor baru, tekan tombol ”Data Baru”. 2. Textbox ”Kode Gudang” secara otomatis akan terisi. 3. Lengkapi data ”Nama Gudang”, ”Kabupaten”, ”Alamat”, ”Telepon” dan ”Kepala

Gudang”. 4. Kemudian apabila data telah benar, tekan tombol ”Simpan” untuk menyimpan data.

5.5.2 Mengubah Data Gudang Distributor

1. Untuk mengubah data Gudang Distributor, klik pada kotak kosong di bagian kiri Datagrid di sebelah kiri data yang akan diubah sehingga data yang akan diubah berwarna biru gelap.


5-14

Gambar 5-17 – Perubahan Data Gudang Distributor

2. Data akan berpindah dari Datagrid ke Textbox dan Combobox yang ada di bagian

atas Form. 3. Ubah data yang akan disesuaikan. 4. Setelah data benar tekan tombol “Ubah Data” untuk menyimpan perubahan data.


6-1

6. ENTRY DATA TRANSAKSI

Secara garis besar Flow transaksi yang ada pada SI-P3B adalah sebagai berikut :

Gambar 6-1 – Flow SI-P3B


6-2

6.1 Entry Surat Permohonan Penebusan Pupuk (SPP)

Form Entry SPP berfungsi untuk pembentukan data permohonan penebusan pupuk yang diajukan ke PT. Pusri. Selanjutnya data SPP akan digunakan pada saat entry DO Pusri. Hasil cetakan dari Form ini digunakan sebagai Surat Permohonan Penebusan Pupuk yang dikirim ke PT. Pusri. Form ini terdiri dari dua bagian yaitu Master SPP dan Detail SPP (Tonase Per Pengecer).

Gambar 6-2 – Form Entry SPP


1. Untuk menambah data baru tekan tombol ”Data Baru”. 2. Data ”Nomor SPP” otomatis di bentuk oleh sistem, nomor ini bisa disesuaikan

dengan format yang dipakai. 3. Pilih tanggal SPP pada Datetime Picker ”Tanggal”, klik pada bagian kanan

Datetime Picker ”Tanggal”, pilih tanggal yang sesuai.


6-3

4. Textbox ”Produk” dan ”Sektor” tidak dapat diubah. Keterangan bila kosong di isi ”-” tanpa tanda kutip dua.

5. Jenis pembayaran di pilih pada Combobox ”Pemby.”, “Tunai” atau “Kredit”. 6. Data “Gd Pusri“ disesuaikan dengan rencana tempat pengambilan pupuk 7. Data ”Gd Penerima” adalah gudang milik Distributor. 8. “Syarat Serah” dipilih dari Combobox “Syarat Serah”. 9. Penambahan Data Tonase Per Pengecer di isi sebagai berikut :

a. Pilih Pengecer dari Combobox ”Pengecer”. b. Isi data usulan jumlah party untuk pengecer yang dipilih pada Textbox ”Party”,

data berupa angka, tanpa pemisah ribuan dengan satuan Kilogram. c. Isi data harga per Kilogram untuk pengecer yang dipilih pada Textbox ”Harga /

Kg”, data berupa angka, tanpa pemisah ribuan satuan Rupiah. d. Tekan tombol tambah, data dari Combobox dan Textbox akan masuk kedalam

Datagrid. Textbox ”Subtotal” pada bagian bawah Datagrid akan otomatis menjumlah total tonase yang diajukan.

Gambar 6-3 – Detail SPP per Pengecer

e. Ulangi langkah 9.a sampai 9.d untuk setiap Pengecer yang akan diajukan.

10. Perubahan Data Tonase Per Pengecer dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. Klik pada kotak kosong di bagian kiri Datagrid disebelah data yang akan

diubah sehingga data menjadi berwarna biru gelap, data dari Datagrid akan berpindah ke Combobox dan Textbox di atas Datagrid.


6-4

Gambar 6-4 – Ubah Data Detail SPP per Pengecer

b. Sesuaikan data yang akan diubah. c. Apabila data sudah benar, tekan Tombol ”Ubah Data”. d. Ulangi langkah 10.a sampai 10.c untuk setiap data tonase per pengecer yang

akan diubah. 11. Untuk menghapus data pada Datagrid ”Tonase Per Pengecer” :

a. Klik pada kotak kosong di bagian kiri Datagrid disebelah data yang akan diubah sehingga data menjadi berwarna biru gelap.

b. Tekan tombol ”Hapus”. c. Ulangi langkah 11.a sampai 11.b untuk setiap data tonase per pengecer yang

akan dihapus. 12. Apabila data pada bagian Master dan data pada Bagian Detail ”Tonase Per

Pengecer” sudah dipastikan benar, tekan tombol ”Simpan” untuk menyimpan Data. 13. Apabila data berhasil disimpan muncul dialog pemberitahuan bahwa data sudah

disimpan, tekan tombol ”OK” untuk melanjutkan.

6.1.2 Mengubah Data SPP

1. Untuk mengubah data SPP tekan tombol “Cari” di sebelah kanan Textbox ”Nomor SPP” pada bagian Master SPP.

2. Textbox ”Nomor SPP” akan berubah menjadi Combobox. Di Combobox ”No SPP” pilih Nomor SPP yang datanya akan diubah.


6-5

Gambar 6-5 – Ubah Data SPP

3. Lakukan perubahan data. 4. Untuk perubahan/penambahan Detail “Tonase Per Pengecer” lihat item 9-11 pada

”Penambahan Data Baru”. 5. Apabila data pada bagian Master dan data pada Bagian Detail ”Tonase Per

Pengecer” sudah dipastikan benar, tekan tombol ”Ubah Data” yang berada disebelah kiri bagian Master SPP untuk menyimpan perubahan.


6-6

Gambar 6-6 – Penyimpanan Perubahan Data SPP

6. Apabila data berhasil disimpan muncul dialog pemberitahuan bahwa data sudah

diubah, tekan tombol ”OK” untuk melanjutkan.

6.1.3 Menghapus Data SPP

1. Untuk menghapus data SPP, pilih terlebih dahulu nomor SPP yang akan dihapus dengan cara menekan tombol ”Cari” di sebelah kanan Textbox ”No SPP”.

2. Textbox ”Nomor SPP” akan berubah menjadi Combobox. Pada Combobox ”No SPP” pilih Nomor SPP yang datanya akan dihapus.

3. Apabila sudah dipastikan bahwa nomor yang dipilih adalah nomor yang akan dihapus, tekan tombol “Hapus” disebelah kiri bagian Master untuk menghapus data.

6.2 Entry Realisasi SPP

Surat Permohonan Penebusan Pupuk yang telah dibuat dikirimkan ke PT. Pusri, dievaluasi lebih lanjut oleh PT. Pusri sehingga didapat data pengecer, tonase dan harga yang disetujui. Hasil dari evaluasi ini dimasukan ke dalam sistem melalui menu Realisasi SPP dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Pada Combobox ”No SPP” Pilih Nomor SPP yang akan dimasukkan realisasinya.


6-7

2. Kemudian sesuaikan data pada bagian Detail ”Tonase Per Pengecer” dengan data yang disetujui oleh PT. Pusri.

3. Untuk mengubah Tonase atau Harga di bagian Detail, klik terlebih dahulu kotak kosong di bagian kiri Datagrid di sebelah kiri data yang akan di ubah.

4. Data dari Datagrid akan berpindah ke Combobox dan Textbox di atas Datagrid.

Gambar 6-7 – Data realisasi SPP

5. Lakukan penyesuaian data, tekan tombol ”Ubah Data” untuk mengubah Detail ”Tonase

Per Pengecer”. 6. Kemudian setelah semua data sudah sesuai dengan realisasinya, tekan tombol ”Simpan”

untuk menyimpan data Realisasi SPP.

6.3 Entry DO Pusri

Setelah Distributor menyetor ke Bank untuk pembayaran Nota Transfer Bank dan mengirimkan copy dari Nota Transfer Bank tersebut ke PT. Pusri, PT. Pusri akan menerbitkan DO Pupuk sesuai dengan jumlah Nota Transfer Bank yang dibayar. Selanjutnya Distributor harus memasukkan data DO Pusri ke dalam sistem. Hasil dari entry data pada


6-8

Form ini membentuk Kartu Stok Administrasi (KSA) Distributor dan laporan Penebusan Pupuk Distributor yang selanjutnya akan digunakan untuk pelaporan ke PT. Pusri.

Gambar 6-8 – Form Data DO Pusri

6.3.1 Penambahan Data Baru DO Pusri

1. Untuk menambah data DO Pusri baru, tekan tombol “Data Baru”. 2. Kemudian isi Data DO Pusri kedalam masing masing sesuai dengan dokumen DO

yang didapat dari PT. Pusri.


6-9

Gambar 6-9 – DO Pusri

Keterangan Gambar : a. No DO f. No SKJB b. Tanggal g. No SPP c. Lama h. Party (Kg) d. Pembayaran i. Harga Satuan (Rp) e. Gudang

Tabel 6.1 – Item data Sistem yang terdapat pada dokumen DO Pusri


6-10

3. Kemudian setelah data yang diisikan benar tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data.

6.3.2 Mengubah Data DO Pusri

1. Untuk perubahan data DO Pusri, klik pada kotak kosong di bagian kiri Datagrid di sebelah kiri data yang akan diubah sehingga data yang akan diubah berwarna biru gelap.

Gambar 6-10 – Ubah data DO Pusri.

2. Data akan berpindah dari Datagrid ke Textbox dan Combobox yang ada di bagian atas Form.

3. Ubah data yang akan disesuaikan. 4. Setelah data benar tekan tombol “Ubah Data” untuk menyimpan perubahan data.

Bila berhasil maka muncul Dialog pemberitahuan bahwa data sudah disimpan.


6-11

Gambar 6-11 – Dialog Pemberitahuan Data sudah disimpan

6.3.3 Menghapus Data DO Pusri

1. Untuk menghapus data DO Pusri, klik pada kotak kosong di bagian kiri Datagrid di sebelah kiri data yang akan diubah sehingga data yang akan diubah berwarna biru gelap.

2. Tekan tombol “Hapus” untuk menghapus data. Muncul Dialog konfirmasi penghapusan data DO Pusri, tekan “OK”.

6.4 Entry Penyaluran Distributor

Form ini berfungsi untuk memasukan data penyaluran pupuk bersubsidi dari Distributor ke Pengecer. Entry data ke Form ini menghasilkan Berita Acara Serah Terima (BAST), Tanda Terima Pengecer (TTP) dan DO Distributor (Penyaluran Distributor). Entry data di Form ini juga mempengaruhi KSA Distributor, KSA Pengecer, Laporan Penyaluran Distributor dan Laporan Penebusan Pengecer.


6-12

Gambar 6-12 – Form Penyaluran Distributor

6.4.1 Penambahan Data Baru Data Penyaluran Distributor

1. Untuk menambah data baru tekan tombol ”Data Baru”. 2. Kemudian pilih nomor DO Pusri pada Combobox “No DO” didalam bagian

“Menunjuk DO PUSRI”, setelah nomor DO dipilih, Textbox yang berada di bawah Combobox “No DO” akan otomatis terisi dengan data DO yang sudah dimasukkan.

3. Data ”Nomor Penyaluran” otomatis di bentuk oleh sistem, nomor ini bisa disesuaikan dengan format Nomor yang digunakan oleh Pengguna.

4. Pilih tanggal penerbitan Penyaluran Distributor pada Datetime Picker ”Tanggal”. 5. Pilih gudang Distributor yang akan menjadi tempat pengambilan oleh Pengecer

pada Combobox ”Gudang”. 6. Pilih Pengecer pada Combobox ”Nama Pengecer”. Secara otomatis sistem akan

menampilkan kuota Pengecer berdasarkan hasil evaluasi oleh PT. Pusri dengan acuan adalah data Realisasi SPP serta Party yang sudah diambil oleh Pengecer pada Textbox yang berwarna kuning muda.


6-13

Gambar 6-13 – Data Baru Penyaluran Distributor

7. Ubah nilai ”Party” dan ”Harga/Kg” sesuai dengan jumlah pengambilan dan harga

jual, Textbox ”Jumlah” dan ”PPN” tidak usah diisi, sistem secara otomatis akan memberikan nilainya.

8. Isi Textbox ”Keterangan”, apabila tidak ada keterangan maka di isi dengan karakter ”-” tanpa kutip dua.

9. Setelah yakin data sudah terisi dengan benar, tekan tombol ”Simpan” untuk menyimpan perubahan data, bila berhasil muncul Dialog pemberitahuan bahwa data sudah disimpan.

6.4.2 Mengubah Data Penyaluran Distributor

1. Untuk perubahan data Penyaluran Distributor, klik pada kotak kosong di bagian kiri Datagrid di sebelah kiri data yang akan diubah sehingga data yang akan diubah berwarna biru gelap.


6-14

Gambar 6-14 – Ubah Data Penyaluran Distributor




6.4.3 Menghapus Data Penyaluran Distributor

1. Untuk menghapus data DO Pusri, klik pada kotak kosong di bagian kiri Datagrid di sebelah kiri data yang akan diubah sehingga data yang akan diubah berwarna biru gelap.

2. Tekan tombol “Hapus” untuk menghapus data. Muncul Dialog konfirmasi penghapusan data DO Pusri, tekan “OK”.


6-15

Gambar 6-15 –Menghapus Data Penyaluran Distributor

6.5 Entry Sub DO (Surat Pengantar Penyaluran Pupuk)

Form ini berfungsi untuk membuat Sub DO yang digunakan untuk pengambilan pupuk ke Gudang PT. Pusri.


6-16

Gambar 6-16 – Data Sub DO

6.5.1 Penambahan Data Baru Sub DO

1. Untuk menambah data baru tekan tombol “Tambah”. Textbox ”Nomor” secara otomatis akan diisi oleh sistem, tetapi dapat disesuaikan dengan nomor yang dipakai oleh Distributor.

2. Lengkapi seluruh data, kemudian tekan tombol ”Simpan” untuk menyimpan data baru.

6.5.2 Mengubah Data Sub DO

1. Cari nomor Sub DO yang datanya akan diubah terlebih dahulu dengan menekan tombol “Cari” yang berada di sebelah kanan textbox ”Nomor”.


6-17

Gambar 6-17 – Perubahan Data Sub DO

2. Ubah data yang perlu disesuaikan, kemudian tekan tombol ”Ubah Data” untuk menyimpan perubahan.

6.5.3 Menghapus Data Sub DO

1. Cari nomor Sub DO yang datanya akan dihapus terlebih dahulu dengan menekan tombol “Cari” yang berada di sebelah kanan textbox ”Nomor”.

2. Kemudian tekan tombol ”Hapus” untuk menghapus data. Muncul Dialog konfirmasi data yang dihapus. Tekan tombol ”OK” untuk menghapus data, tekan tombol ”Cancel” untuk membatalkan penghapusan.

6.6 Entry Penyaluran Pengecer

Form ini digunakan untuk memasukan data penyaluran pupuk bersubsidi oleh Pengecer kepada Petani. Entry data pada Form ini akan mempengaruhi KSA Pengecer dan Laporan Penyaluran Pengecer.


6-18

Gambar 6-18 – Form Entry Data Penyaluran Pengecer

6.6.1 Penambahan Data Baru Penyaluran Pengecer

1. Untuk menambah data baru penyaluran pengecer, tekan tombol ”Data Baru”. 2. Textbox ”No Nota” akan terisi otomatis oleh sistem, namun bisa disesuaikan dengan

format yang digunakan oleh pengguna. 3. Nilai ”Stok Akhir” yang tampil adalah informasi stok akhir pengecer yang

bersangkutan. 4. Pilih Pengecer dari Combobox ”Pengecer”. 5. Pilih Produk dari Combobox ”Produk”. 6. Kemudian isikan Party penyaluran, nilai harus angka tanpa pemisah ribuan. 7. Apabila data sudah benar tekan tombol ”Simpan” untuk menyimpan data.


6-19

6.6.2 Mengubah Data Penyaluran Pengecer

1. Untuk perubahan data Penyaluran Pengecer, klik pada kotak kosong di bagian kiri Datagrid di sebelah kiri data yang akan diubah sehingga data yang akan diubah berwarna biru gelap.

Gambar 6-19 – Ubah Data Penyaluran Distributor





6-20

6.6.3 Menghapus Data Penyaluran Pengecer

1. Untuk menghapus data Penyaluran Pengecer, klik pada kotak kosong di bagian kiri Datagrid di sebelah kiri data yang akan dihapus sehingga data yang akan diubah berwarna biru gelap.

2. Tekan tombol “Hapus” untuk menghapus data, muncul Dialog konfirmasi penghapusan data, tekan tombol ”OK” untuk menghapus data, tekan tombol ”Cancel” untuk membatalkan penghapusan.


7-1

7. KOREKSI DATA STOK AWAL

Penyesuaian data stok awal dapat dibuka dari menu ”Stok”. Terdapat dua sub menu, menu ”Koreksi Data Stok Awal Distributor” dan ”Koreksi Data Stok Awal Pengecer”. Koreksi nilai stok awal dilakukan pada saat pertama kali menggunakan program yang seterusnya oleh program secara otomatis akan membentuk nilai stok awal bulan selanjutnya, tetapi tidak menutup kemungkinan ada kesalahan nilai stok awal pada saat program telah berjalan yang mengharuskan Distributor untuk menyesuaikan nilai stok awal.

7.1 Koreksi Data Stok Awal Distributor

Gambar 7-1 – Form Koreksi Stok Awal Distributor


Pada saat pengguna memilih ”Bulan”, ”Tahun” atau “Produk” secara otomatis Datagrid akan terisi dengan nilai stok awal yang ada, namun apabila tidak ada data maka Datagrid akan kosong. Penambahan data baru dilakukan sebagai berikut : 1. Tekan tombol ”Data Baru”. 2. Pilih ”Bulan”, ”Tahun” dan “Produk” yang akan diubah nilai stok awalnya. 3. kemudian tekan tombol ”Simpan”.


7-2

7.1.2 Ubah Data

1. Untuk perubahan data stok awal, klik pada kotak kosong di bagian kiri Datagrid di sebelah kiri data yang akan diubah sehingga data yang akan diubah berwarna biru gelap.

2. Sesuaikan nilai stok awal, kemudian tekan tombol ”Ubah Data” untuk menyimpan perubahan.

7.2 Koreksi Data Stok Awal Pengecer

Gambar 7-2 – Form Koreksi Stok Awal Distributor


Pada saat pengguna memilih ”Bulan”, ”Tahun”, ”Pengecer” atau “Produk” secara otomatis Datagrid akan terisi dengan nilai stok awal yang ada, namun apabila tidak ada data maka Datagrid akan kosong. Penambahan data baru dilakukan sebagai berikut : 1. Tekan tombol ”Data Baru”. 2. Pilih ”Bulan”, ”Tahun”, ”Pengecer” atau “Produk” yang akan diubah nilai stok

awalnya. 3. kemudian tekan tombol ”Simpan”.


7-3

7.2.2 Ubah Data

1. Untuk perubahan data stok awal, klik pada kotak kosong di bagian kiri Datagrid di sebelah kiri data yang akan diubah sehingga data yang akan diubah berwarna biru gelap.

2. Sesuaikan nilai stok awal, kemudian tekan tombol ”Ubah Data” untuk menyimpan perubahan.


8-1

8. LAPORAN

Form laporan digunakan untuk mencetak data ke Printer, di tampilkan dengan membuka Dialog Cetak, yaitu Form yang terdiri dari dua tombol, ”Cetak” dan ”Keluar” serta Combobox yang digunakan untuk memilih data yang akan dicetak. Pada aplikasi ini terdapat 15 jenis laporan yang disediakan yang memiliki kegunaan masing-masing.

Gambar 8-1 – Tampilan Dialog Form laporan

Gambar 8-2 – Tampilan Form laporan

Pada bagian atas Form laporan terdapat beberapa tombol yang digunakan untuk proses


8-2

8.1 TOMBOL PADA LAPORAN 8.1.1 Tombol ”Panah”

Apabila laporan terdiri dari beberapa halaman, tombol ini digunakan untuk berpindah ke halaman berikut atau halaman sebelumnya

8.1.2 Tombol ”Go to Page”

Digunakan untuk berpindah langsung ke halaman tertentu. Tekan tombol ini, kemudian muncul Dialog seperti dibawah ini :

Gambar 8-3 – Dialog ”Go to page”

lalu isikan nomor halaman yang akan dituju.

8.1.3 Tombol ”Cetak”

Digunakan untuk mencetak laporan ke printer. Kemudian muncul Dialog Print sebagai berikut :

Gambar 8-4 – Dialog Print


8-3

Yang perlu diperhatikan pada Form Dialog ini adalah sebagai berikut : • Printer yang akan digunakan untuk mencetak (Combobox ”Name”). • Halaman yang akan dicetak – ”Print range” (”All” untuk semua halaman, ”Pages”

untuk halaman dipilih, cth : ”from 1 to 4” berarti mencetak dari halaman 1 sampai halaman 4, ”from 3 to 3” berarti hanya mencetak halaman 3)

• Jumlah yang cetak – ”Copies”, banyak rangkap dokumen yang dicetak.

8.1.4 Tombol ”Ekspor”

Digunakan untuk menyimpan laporan dalam format yang sesuai. Format yang disediakan adalah Crystal Report, Adobe Acrobat, Microsoft Excel, Microsoft Word dan Rich Text Format.

Gambar 8-5 – Dialog Export

Tuliskan nama pada combobox ”File Name” kemudian pilih Format pada combobox ”Save as type” lalu tekan tombol ”Save” untuk menyimpan (tekan tombol “Cancel” untuk membatalkan).


8-4

8.2 LAPORAN PADA APLIKASI

8.2.1 Surat Permohonan Penebusan Pupuk (SPP) Cetak Laporan SPP dapat diakses dengan menekan tombol “Cetak” pada Form Surat Permohonan Penebusan Pupuk.

Gambar 8-6 – Dialog Cetak Penyaluran Distributor

Pilih Nomor SPP yang akan di cetak. Apabila SPP yang akan dicetak hanya satu nomor, Combobox ”Dari No SPP” dan ”Sd No SPP” harus berisi nomor yang sama. Texbox ”Kepada” secara otomatis akan berisi ”Area Manajer” yang berarti ditujukan kepada Area Manajer Pemasaran Pusri Daerah setempat. Silahkan ubah untuk menyesuaikan. Tekan tombol cetak untuk menampilkan Form Laporan.

8.2.2 Surat Pengantar Pengambilan Pupuk (Sub DO) Cetak Laporan Sub DO dapat diakses dengan menekan tombol “Cetak” pada Form Surat Pengantar Pengambilan Pupuk.

Gambar 8-7 – Dialog Cetak Surat Pengantar Pengambilan Pupuk (Sub DO)

8.2.3 Surat Penyaluran Distributor (DO Distributor) Cetak Laporan DO Distributor dapat diakses dengan menekan tombol “Cetak” pada Form Penyaluran Distributor.


8-5

Gambar 8-8 – Dialog Cetak Penyaluran Distributor

8.2.4 Berita Acara Serah Terima (BAST) Pencetakan BAST berdasarkan Nomor Penyaluran Distributor. Pilih Nomor Penyaluran Distributor kemudian tekan tombol ”Cetak” untuk menampilkan Form Laporan, tekan tombol ”Keluar” untuk menutup Dialog.

Gambar 8-9 – Dialog Cetak BAST

8.2.5 Tanda Terima Pengecer Pencetakan Tanda Terima Pengecer berdasarkan Nomor DO Distributor. nomor DO Distributor kemudian tekan tombol ”Cetak” untuk menampilkan Form Laporan, tekan tombol ”Keluar” untuk menutup Dialog.

Gambar 8-10 – Dialog Cetak Tanda Terima Pengecer

8.2.6 Laporan Penyaluran Distributor Pencetakan Laporan Penyaluran Distributor yang digunakan untuk pelaporan ke PT. Pusri. Pilih ”Bulan” dan ”Tahun” kemudian tekan tombol ”Cetak” untuk menampilkan Form Laporan, tekan tombol ”Keluar” untuk menutup Dialog.


8-6

Gambar 8-11 – Dialog Cetak Laporan Penyaluran Distributor

8.2.7 Rekap Laporan Bulanan Per Pengecer Pencetakan Laporan Bulanan per Pengecer yang digunakan untuk pelaporan ke PT. Pusri. Pilih ”Bulan” dan ”Tahun” kemudian tekan tombol ”Cetak” untuk menampilkan Form Laporan, tekan tombol ”Keluar” untuk menutup Dialog.

Gambar 8-12 – Dialog Cetak Laporan Bulanan per Pengecer

8.2.8 Laporan Bulanan Pengecer (F11) Pencetakan Laporan Bulanan Pengecer (F11) yang digunakan untuk pelaporan ke PT. Pusri. Pilih ”Bulan”, ”Tahun” dan ”Pengecer” kemudian tekan tombol ”Cetak” untuk menampilkan Form Laporan, tekan tombol ”Keluar” untuk menutup Dialog.

Gambar 8-13 – Dialog Cetak Laporan Bulanan Pengecer


8-7

8.2.9 Laporan Bulanan Distributor (F10) Pencetakan Laporan Bulanan Distributor yang digunakan untuk pelaporan ke PT. Pusri. Pilih ”Bulan” dan ”Tahun” kemudian tekan tombol ”Cetak” untuk menampilkan Form Laporan, tekan tombol ”Keluar” untuk menutup Dialog.


8.2.10 Rekap Penyaluran Per Kecamatan Per Pengecer Per Bulan Pencetakan Laporan Rekap Penyaluran yang digunakan untuk pelaporan ke PT. Pusri. Pilih ”Tahun” kemudian tekan tombol ”Cetak” untuk menampilkan Form Laporan, tekan tombol ”Keluar” untuk menutup Dialog.


8.2.11 Rekap SPP, DO Pusri dan Penyaluran Distributor Laporan ini digunakan untuk merekap SPP yang diterbitkan oleh Distributor, DO yang sudah ditebus oleh Distributor dan Penyaluran yang sudah diterbitkan per tanggal. Tampilan Dialog Cetak ketiga rekap ini sama. Pilih ”Dari Tanggal” untuk menentukan tanggal awal laporan yang akan dilihat dan ”Sd Tanggal” untuk menentukan tanggal akhir dari laporan. Kemudian tekan tombol ”Cetak” untuk menampilkan Form Laporan, tekan tombol ”Keluar” untuk menutup Dialog.


8-8

Gambar 8-16 – Dialog Cetak SPP, DO Pusri dan Penyaluran Distributor

8.2.12 Kartu Stok Administrasi (KSA) Distributor Laporan ini digunakan untuk mencetak KSA Distributor per bulan per tahun. Pilih ”Bulan”, ”Tahun” dan ”Produk” kemudian tekan tombol ”Cetak” untuk menampilkan Form Laporan, tekan tombol ”Keluar” untuk menutup Dialog.

Gambar 8-17 – KSA Distributor

8.2.13 Kartu Stok Administrasi (KSA) Pengecer Laporan ini digunakan untuk mencetak KSA Pengecer per bulan per tahun. Pilih ”Bulan”, ”Tahun”, ”Produk” dan ”Pengecer” kemudian tekan tombol ”Cetak” untuk menampilkan Form Laporan, tekan tombol ”Keluar” untuk menutup Dialog.


8-9

Gambar 8-18 – KSA Distributor


9-1

9. ADMINISTRASI DATA

Setelah semua Laporan yang dibutuhkan dicetak dan dijadikan buku pelaporan, Distributor diharuskan mengirimkan data ke PT. Pusri dalam bentuk softcopy. Pada Aplikasi sudah disediakan menu ”Ekspor Data” untuk mengekspor/mengeluarkan data ke media penyimpanan yang akan dikirim ke PT. Pusri.

Gambar 9-1 – Tampilan Form Ekspor Data

Langkah-langkah ekspor data ke media adalah sebagai berikut : 1. Pilih bulan dan tahun data yang akan di ekspor kemudian tekan tombol ”Baca”. Datagrid

akan terisi data dari Penyaluran Distributor, Penyaluran Pengecer, KSA Distributor dan KSA Pengecer. Apabila data kosong akan muncul Dialog yang memberitahukan bahwa data kosong.


9-2

Gambar 9-2 – Tampilan Form Ekspor Data setelah tekan tombol ”Baca”

2. Setelah data terisi di Datagrid, tekan tombol ”Simpan” untuk menyimpan data ke dalam

media penyimpanan (floppy Disk 1.44”, USB Flashdisk atau media yang lainnya).


9-3

3. Muncul Dialog pemilihan lokasi penyimpanan data.

Gambar 9-3 – Pemilihan tempat penyimpanan data

Gambar 9-4 – Pemilihan tempat penyimpanan data (detail)


9-4

4. Pada gambar diatas, softcopy akan disimpan didalam USB Flashdisk ”J:”, kemudian tekan tombol ”OK” untuk menyimpan file, tekan tombol ”Cancel” untuk membatalkan.

5. Setelah selesai muncul pemberitahuan bahwa data sudah disimpan. 6. Data siap dikirim ke PT. Pusri sebagai pelengkap pelaporan pupuk bersubsidi.


10-1

10. ADMINISTRASI USER

Menu “Ubah Password” digunakan untuk mengubah password pengguna yang sekarang sedang digunakan.

Gambar 10.1 – Form Ubah Password

Langkah-langkah untuk mengubah password adalah sebagai berikut : 1. Masukkan password yang sedang digunakan di textbox “Password Lama”. 2. Kemudian masukkan password yang baru ke textbox ”Password Baru”. 3. Ulangi password baru di textbox ”Ulangi Password Baru”. 4. Tekan tombol ”Simpan” untuk menyimpan Password yang baru.


11-2

11. BACKUP / RESTORE DATA

Untuk menjaga agar data yang ada tetap valid, pengguna diharuskan untuk mengamankan data yang ada secara periodik (proses Backup). Hal ini dimaksudkan apabila terjadi kesalahan pada database yang sekarang sedang digunakan, data terakhir yang masih benar dapat digunakan untuk menggantikan data yang salah (proses Restore). User dianjurkan untuk mem-backup data dengan history data minimal sebanyak 3 kali perubahan waktu, sehingga hasil backup yang ada merupakan 3 salinan database yang asli dengan waktu data yang berbeda. Sebagai contoh kasus : - Pengguna A mem-backup data pada tanggal 1 Januari 2008. kemudian pada tanggal 8 Januari

2008 data kembali dibackup tetapi data hasil backup tanggal 1 Januari 2008 dihapus. Kemudian pada tanggal 15 Januari 2008 dilakukan kembali proses backup tetapi data hasil backup tanggal 8 Januari 2008 dihapus, sehingga kondisi sekarang backup data yang ada hanya 1 kali perubahan waktu yaitu pada tanggal 15 Januari 2008. Misalkan pada tanggal 20 Januari 2008 terjadi kesalahan pada data, data masih dapat direstore ke data tanggal 15 Januari 2008, namun apabila ternyata data tanggal 15 Januari 2008 juga sudah salah, berarti pada saat proses restore data juga masih akan salah.

- Pengguna B mem-backup data pada tanggal 1 Januari 2008, 8 Januari 2008 dan tanggal 15 Januari 2008 tanpa menghapus data backup yang lama. Kondisi backup sekarang adalah sebanyak 3 kali perubahan waktu. Misalkan pada tanggal 20 Januari 2008 terjadi kesalahan pada data, data masih dapat direstore ke data tanggal 15 Januari 2008, namun apabila ternyata data tanggal 15 Januari 2008 juga sudah salah, data masih juga dapat direstore ke tanggal 8 Januari 2008 dan atau ke 1 Januari 2009 karena data backup masih disimpan.

Pada aplikasi disediakan menu untuk mem-backup data dengan cara menyimpan database yang asli ke database salinan dan agar data salinan tersebut dipindahkan ke media penyimpanan diluar sistem. Aplikasi ini terpisah dari aplikasi utama dan dapat diakses melalui Shortcut pada Desktop atau Start Menu.

Gambar 11-1 – Shortcut Backup/Restore

Gambar 11-2 – Form Backup / Restore Data


11-3

11.1 BACKUP DATA Backup data digunakan untuk menyimpan data yang sekarang sedang digunakan ke media penyimpanan yang lain. Proses Backup dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Pada “Form Backup / Restore Data” tekan tombol “Backup” untuk menampilkan

Form Backup Data.

Gambar 11-3 – Form Backup Data

2. Pada Form Backup Data tekan Tombol ”Backup” untuk memulai proses backup.

Gambar 11-4 – Pemilihan tempat penyimpanan hasil Backup

3. Kemudian Pengguna diminta untuk menentukan lokasi hasil dari proses Backup. Lokasi Backup data jangan sampai sama dengan lokasi data sekarang. Dianjurkan untuk mem-backup data di media penyimpanan yang terpisah (USB Flashdisk, CD, DVD). Apabila sudah didapat tempat yang sesuai tekan tombol ”OK” untuk melanjutkan proses.


11-4

Gambar 11-5 – Dialog Pemberitahuan Proses Backup selesai

4. Apabila muncul Dialog pemberitahuan bahwa proses Backup sudah selesai, tekan tombol ”OK” untuk melanjutkan, tekan tombol “Tutup” untuk menutup Form Backup Data.

5. Proses Backup selesai.

11.2 RESTORE DATA Restore Data digunakan untuk mengembalikan data ke tanggal tertentu sesuai dengan data hasil Backup yang ada. Proses Restore dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Pada Form Backup / Restore Data, tekan tombol “Restore” untuk menampilkan

Form Restore Data.

Gambar 11-6 – Form Restore Data

2. Pada Form Restore Data tekan tombol ”Restore” untuk memulai proses Restore, kemudian pengguna diminta untuk memilih data hasil backup yang akan di restore.


11-5

Gambar 11-7 – Dialog pemilihan data yang akan direstore

3. Pada Dialog diatas sebagai contoh dipilih file ” SI_P3B2008-01-03.bak” yang berarti Backup data tanggal 03 Januari 2008, kemudian tekan tombol ”Open”.

Gambar 11-8 - Dialog Pemberitahuan Proses Restore selesai

4. Apabila muncul Dialog pemberitahuan bahwa proses Restore sudah selesai, tekan tombol ”OK” untuk melanjutkan, tekan tombol “Tutup” untuk menutup Form Restore Data.

5. Proses Restore selesai.


12-6

12. LAMPIRAN I – Hasil Cetakan Aplikasi 12.1 Hasil Cetakan Surat Permohonan Penebusan Pupuk


12-7


12-8

12.2 Hasil Cetakan Sub DO


12-9

12.3 Hasil Cetakan Faktur Distributor (Penyaluran Distributor ke Pengecer)


12-10

12.4 Hasil Cetakan Berita Acara Serah Terima (BAST)


12-11

12.5 Hasil Cetakan Tanda Terima Pengecer (TTP)


12-12

12.6 Hasil Cetakan Laporan Penyaluran Distributor


12-13

12.7 Hasil Cetakan Rekap Laporan Bulanan Per Pengecer


12-14

12.8 Hasil Cetakan Laporan Bulanan Pengecer (F11)


12-15

12.9 Hasil Cetakan Laporan Bulanan Distributor (F10)


12-16

12.10 Hasil Cetakan Rekap Penyaluran Per Kecamatan Per Pengecer Per Bulan


12-17

12.11 Hasil Cetakan Kartu Stok Administrasi (KSA) Distributor


12-18

12.12 Hasil Cetakan Kartu Stok Administrasi (KSA) Pengecer


13-1

13. DAFTAR GAMBAR Gambar 2-1 - Package SI-P3B ......................................................................................................................................... 2-1 Gambar 2-2 – Dialog Installer ......................................................................................................................................... 2-1 Gambar 2-3 – konfirmasi file ........................................................................................................................................... 2-2 Gambar 2-4 – Dialog Instalasi Aplikasi ........................................................................................................................... 2-2 Gambar 2-5 – Dialog Utama Instalasi Aplikasi................................................................................................................ 2-3 Gambar 2-6 – Dialog pemilihan folder instalasi............................................................................................................... 2-4 Gambar 2-7 – Dialog konfirmasi Instalasi ....................................................................................................................... 2-5 Gambar 2-8 – Dialog selesai instalasi Aplikasi ................................................................................................................ 2-6 Gambar 3-1 - shortcut icon SI-P3B pada Desktop *......................................................................................................... 3-1 Gambar 3-2 - shortcut icon SI-P3B pada start menu *..................................................................................................... 3-1 Gambar 3-3 – Tampilan pertama Aplikasi........................................................................................................................ 3-2 Gambar 3-4 – Form Login Aplikasi ................................................................................................................................. 3-2 Gambar 3-5 – Splash Screen (Welcome Screen)............................................................................................................... 3-3 Gambar 3-6 – Form Utama Aplikasi ................................................................................................................................ 3-3 Gambar 3-7– Menu Aplikasi ............................................................................................................................................ 3-4 Gambar 3-8 – Side Bar ..................................................................................................................................................... 3-4 Gambar 3-9 – Separator Bar ............................................................................................................................................ 3-5 Gambar 3-10 – Status Bar ................................................................................................................................................ 3-5 Gambar 3-11 – Menu Master............................................................................................................................................ 3-6 Gambar 3-12 – Menu Transaksi ....................................................................................................................................... 3-6 Gambar 3-13 – Menu Stok ............................................................................................................................................... 3-7 Gambar 3-14 – Menu Laporan ......................................................................................................................................... 3-7 Gambar 4-1 – Form .......................................................................................................................................................... 4-1 Gambar 4-2 - Button......................................................................................................................................................... 4-1 Gambar 4-3 - Scrollbars ................................................................................................................................................... 4-3 Gambar 4-4– Textbox. ...................................................................................................................................................... 4-3 Gambar 4-5 – Combobox dan item data yang ada didalamnya......................................................................................... 4-3 Gambar 4-6 - Datagrid ..................................................................................................................................................... 4-4 Gambar 4-7 – PictureBox ................................................................................................................................................. 4-4 Gambar 4-8– Datetime Picker .......................................................................................................................................... 4-5 Gambar 5-1 – Form Data Kecamatan............................................................................................................................... 5-1 Gambar 5-2 – Data baru Kecamatan................................................................................................................................. 5-2 Gambar 5-3 – Data baru Kecamatan................................................................................................................................. 5-3 Gambar 5-4 – Data Kecamatan yang sudah disimpan. ..................................................................................................... 5-3 Gambar 5-5 – Data Kecamatan yang dipilih..................................................................................................................... 5-4 Gambar 5-6 – Form Gudang Pusri ................................................................................................................................... 5-5 Gambar 5-7 – Data Baru Gudang Pusri ............................................................................................................................ 5-6 Gambar 5-8 – Ubah Data Gudang Pusri ........................................................................................................................... 5-7 Gambar 5-9 – Form Pengecer........................................................................................................................................... 5-8 Gambar 5-10 – PictureBox Logo Pengecer ...................................................................................................................... 5-9 Gambar 5-11 – Dialog Pencarian File Logo..................................................................................................................... 5-9 Gambar 5-12 – Logo Pengecer diubah ............................................................................................................................5-10 Gambar 5-13– Penambahan Data Pengecer Baru............................................................................................................5-10 Gambar 5-14 – Perubahan Data Pengecer .......................................................................................................................5-11 Gambar 5-15 – Form Data Distributor ............................................................................................................................5-12 Gambar 5-16 – Form Data Gudang Distributor..............................................................................................................5-13 Gambar 5-17 – Perubahan Data Gudang Distributor.......................................................................................................5-14 Gambar 6-1 – Flow SI-P3B .............................................................................................................................................. 6-1 Gambar 6-2 – Form Entry SPP......................................................................................................................................... 6-2 Gambar 6-3 – Detail SPP per Pengecer ............................................................................................................................ 6-3 Gambar 6-4 – Ubah Data Detail SPP per Pengecer .......................................................................................................... 6-4 Gambar 6-5 – Ubah Data SPP .......................................................................................................................................... 6-5 Gambar 6-6 – Penyimpanan Perubahan Data SPP ........................................................................................................... 6-6 Gambar 6-7 – Data realisasi SPP...................................................................................................................................... 6-7


13-2

Gambar 6-8 – Form Data DO Pusri.................................................................................................................................. 6-8 Gambar 6-9 – DO Pusri .................................................................................................................................................... 6-9 Gambar 6-10 – Ubah data DO Pusri. ...............................................................................................................................6-10 Gambar 6-11 – Dialog Pemberitahuan Data sudah disimpan..........................................................................................6-11 Gambar 6-12 – Form Penyaluran Distributor..................................................................................................................6-12 Gambar 6-13 – Data Baru Penyaluran Distributor ..........................................................................................................6-13 Gambar 6-14 – Ubah Data Penyaluran Distributor..........................................................................................................6-14 Gambar 6-15 –Menghapus Data Penyaluran Distributor.................................................................................................6-15 Gambar 6-16 – Data Sub DO...........................................................................................................................................6-16 Gambar 6-17 – Perubahan Data Sub DO.........................................................................................................................6-17 Gambar 6-18 – Form Entry Data Penyaluran Pengecer ..................................................................................................6-18 Gambar 6-19 – Ubah Data Penyaluran Distributor..........................................................................................................6-19 Gambar 7-1 – Form Koreksi Stok Awal Distributor ........................................................................................................ 7-1 Gambar 7-2 – Form Koreksi Stok Awal Distributor ........................................................................................................ 7-2 Gambar 8-1 – Tampilan Dialog Form laporan ................................................................................................................ 8-1 Gambar 8-2 – Tampilan Form laporan ............................................................................................................................. 8-1 Gambar 8-3 – Dialog ”Go to page” .................................................................................................................................. 8-2 Gambar 8-4 – Dialog Print ............................................................................................................................................... 8-2 Gambar 8-5 – Dialog Export ............................................................................................................................................ 8-3 Gambar 8-6 – Dialog Cetak Penyaluran Distributor ........................................................................................................ 8-4 Gambar 8-7 – Dialog Cetak Surat Pengantar Pengambilan Pupuk (Sub DO) .................................................................. 8-4 Gambar 8-8 – Dialog Cetak Penyaluran Distributor ........................................................................................................ 8-5 Gambar 8-9 – Dialog Cetak BAST................................................................................................................................... 8-5 Gambar 8-10 – Dialog Cetak Tanda Terima Pengecer..................................................................................................... 8-5 Gambar 8-11 – Dialog Cetak Laporan Penyaluran Distributor ........................................................................................ 8-6 Gambar 8-12 – Dialog Cetak Laporan Bulanan per Pengecer.......................................................................................... 8-6 Gambar 8-13 – Dialog Cetak Laporan Bulanan Pengecer................................................................................................ 8-6 Gambar 8-14 – Dialog Cetak Laporan Bulanan per Pengecer.......................................................................................... 8-7 Gambar 8-15 – Dialog Cetak Laporan Bulanan per Pengecer.......................................................................................... 8-7 Gambar 8-16 – Dialog Cetak SPP, DO Pusri dan Penyaluran Distributor ....................................................................... 8-8 Gambar 8-17 – KSA Distributor....................................................................................................................................... 8-8 Gambar 8-18 – KSA Distributor....................................................................................................................................... 8-9 Gambar 9-1 – Tampilan Form Ekspor Data ..................................................................................................................... 9-1 Gambar 9-2 – Tampilan Form Ekspor Data setelah tekan tombol ”Baca”....................................................................... 9-2 Gambar 9-3 – Pemilihan tempat penyimpanan data ......................................................................................................... 9-3 Gambar 9-4 – Pemilihan tempat penyimpanan data (detail)............................................................................................. 9-3 Gambar 11-1 – Shortcut Backup/Restore ........................................................................................................................11-2 Gambar 11-2 – Form Backup / Restore Data...................................................................................................................11-2 Gambar 11-3 – Form Backup Data..................................................................................................................................11-3 Gambar 11-4 – Pemilihan tempat penyimpanan hasil Backup ........................................................................................11-3 Gambar 11-5 – Dialog Pemberitahuan Proses Backup selesai ........................................................................................11-4 Gambar 11-6 – Form Restore Data..................................................................................................................................11-4 Gambar 11-7 – Dialog pemilihan data yang akan direstore ............................................................................................11-5 Gambar 11-8 - Dialog Pemberitahuan Proses Restore selesai.........................................................................................11-5


15-1

14. PERUBAHAN APLIKASI Ver. 1.0.3 20/02/2008 Penambahan Textbox Harga Inclusif PPn dan Harga Exclusif PPn pada Form

Master DO Pusri.

Ver. 1.0.2 11/01/2008 Perubahan parameter pada Kolom ”Kepada” pada Surat Permohonan Penebusan Pupuk

11/01/2008 Penambahan kolom “Total Harga” dan “Total Tonase” pada Surat Permohonan Penebusan Pupuk

07/01/2008 Data Kecamatan dan Penyalur daerah Sumsel diload ulang dari SI-Niaga Ver. 1.0.1 02/01/2008 Penambahan Utility Backup / Restore Data Ver. 1.0.0 19/12/2007 Implementasi Pertama

15. TENTANG PROGRAM


15-1

DEPARTEMEN TEKNOLOGI INFORMASI PT. PUPUK SRIWIDJAJA

(C) 2008

Email : [email protected] Website : http://www.pusri.co.id

( Halaman Langsung : http://www.pusri.co.id/indexC020203.php )

manual book sistem informasi pelaporan … sip3b rev-1.0.3.pdf · sistem informasi pelaporan...

Documents