MANAJEMEN PERKEBUNAN KOPI

STRUKTUR ORGANISASI

Bisnis perkebunan adalah bisnis global, sehingga perilaku bisnis dan dinamika

perubahan lingkungan mau tidak mau harus menyesuaikan dengan perkembangan global.

Salah satu yang sangat berpengaruh terhadap bisnis tersebut adalah struktur organisasi. Guna

terwujudnya struktur organisasi yang solid, diperlukan manajemen strategi untuk menentukan

strategi dan arah  yang digunakan perusahaan haruslah sesuai/cocok.  Pengelolaan perusahaan

yang baik merupakan satu syarat penting bagi terciptanya kinerja perusahaan secara wajar.

Manajemen perkebunan memiliki tujuan tertentu yang ditelah ditetapkan dalam

program jangka panjang maupun jangka pendek. Tujuan tersebut ada yang jelas dapat

dihitung secara fisik, namun ada yang tidak dapat dihitung dan perlu diketahui oleh semua

pihak. Tujuan tersebut harus dapat dijelaskan secara fisik dan didistribusikan pada setiap lini,

pada setiap unit kerja bahkan sampai kepada setiap individu. Pencapaian sasaran yang

dinyatakan secara kuantitatif akan mudah dilaksanakan. Sasaran tersebut dapat dibagi

berdasarkan waktu kerja misalnya harian, mingguan, bulanan, tahunan dan lima tahunan.

Pada dasarnya pimpinan harus meneliti secara cermat struktur organisasi yang sedang

berjalan dan bertanya “apakah perusahaan memiliki organisasi yang tepat untuk

mendukung strategi yang dibuat ?” Organisasi merupakan salah satu factor terpenting dalam

mencapai tujuan perusahaan. Oleh karena organisasi diartikan sebagai kumpulan dari

beberapa orang yang secara bersama-sama berusaha mencapai suatu tujuan.  Tujuan

tersebut hanya dapat tercapai dengan adanya pembagian kerja.  Jika suatu saat strategi

dirubah maka perusahaan wajib untuk merubah atau menyesuaikan struktur organisasinya

agar cocok dengan strategi yang baru.

Dalam struktur organisasi yang utuh terdapat jenjang organisasi yakni tingkat-tingkat

satuan organisasi yang di dalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut

kedudukannya dari atas ke bawah dalam fungsi tertentu.  Dilihat dari jenjang organisasi dapat

dibedakan atas tiga macam, yaitu:

1. Struktur organisasi pipih (flat top organization), yaitu struktur organisasi yang

melaksanakan jenjang organisasi antara 2 sampai dengan 3 tingkat.

2. Struktur organisasi datar, yaitu struktur organisasi yang melaksanakan jenjang

organisasi sampai dengan 4 tingkat.

3. Struktur organisasi curam, yaitu struktur organisasi yang melaksanakan jenjang

organisasi sampai dengan 5 tingkat.

PEMBAGIAN KERJA DI DIVISI

Pada struktur divisi dalam pekerjaan lapangan, Asisten dibantu Mandor I.  Mandor I

membawahi mandor dan krani dan pada lapisan terbawah adalah karyawan/pekerja.  Proporsi

manajerial dan proporsi keterampilan Asisten, Mandor I, Mandor, Krani dan Karyawan dapat

digambarkan sebagai berikut.

Asisten sebagai komponen manajemen mempunyai proporsi manajerial yang dominan

dibandingkan mandor dan karyawan, namun harus memiliki sedikit proporsi keterampilan. 

Asisten dituntut trampil agar dapat memberikan contoh langsung di lapangan, misalnya

teknik menyemprot.

Proporsi yang kurang lebih sama antara manajerial dan keterampilan adalah pada

Mandor I, Mandor dan Krani.  Dalam sehari-hari Mandor I, Mandor dan Krani bekerja

dengan menerapkan unsur manajemen dan keterampilan dalam porsi yang berimbang. 

Mandor I, Mandor dan Krani lebih banyak berhubungan langsung dengan karyawan,

sehingga perlu memperagakan teknik bekerja pada karyawan.

Hal ini diperlukan mandor, agar prestasi kerja bisa tercapai dan tidak menyimpang

dari standar kerja.  Proporsi unsur manajemen pada level divisi dapat digambarkan pada tabel

berikut.

Tabel 14.  Proporsi Unsur Manajemen pada Level Devisi

Unsur Manajemen Personil Pelaksana

Perencanaan Asisten Kebun

Pengorganisasian Asisten Kebun Mandor I                    Mandor

Pelaksanaan Asisten Kebun Mandor I Mandor

Pengawasan Asisten Kebun Mandor I Mandor

 

Pembagian kerja sehari-hari dimulai setiap pagi pada kegiatan Morning Call (ligkaran pagi)

berdasarkan rencana kerja harian yang dibuat satu hari sebelumnya.  Mandor yang

bertanggung jawab terhadap karyawan mendistribusikannya sesuai dengan rencana kerja

yang dibuat Asisten.

STRATEGI KERJA

Pengertian dasar manajemen adalah usaha yang dilakukan untuk memanfaatkan

sumber daya yang dimiliki untuk mencapai sasaran tertentu.  Dalam usaha mencapai sasaran

diperlukan strategi kerja yang bisa diterapkan disesuaikan dengan situasi dan kondisi di unit

kerja.  Agar berhasil dalam menerapkan strategi kerja, pada umumnya dibutuhkan

keterampilan, teknik memberi perintah dan pemantauan hasil kerja berupa umpan balik.

Keterampilan

Ada tiga keterampilan yang perlu dimiliki oleh Asisten sebagai supervisor, agar

strategi kerja dalam proses manajemen berjalan dengan efektif yaitu:

1. Keterampilan Teknis

Keterampilan teknis adalah pemahaman dan kecakapan melakukan aktivitas tertentu.

Keterampilan ini meliputi pengetahuan dan pemahaman konsep, proses dan metode dalam

suatu bidang tertentu.  Keterampilan ini diperlukan untuk mengenali, menganalisis dan

memecahkan masalah dalam bidang tertentu.

2. Keterampilan Konseptual

Keterampilan konseptual adalah pemahaman dan kecakapan dalam menilai/melihat

keterkaitan antar kegiatan dan antar unit serta menilai dampak dari keputusannya terhadap

organisasi secara keseluruhan.

3. Keterampilan Sosial

Keterampilan sosial adalah kemampuan untuk berhubungan dan berinteraksi dengan

orang lain.  Termasuk di dalamnya adalah kemampuan untuk mengekspresikan diri melalui

tingkah laku dan ucapan sehingga dimengerti oleh orang lain. Juga mampu memahami

tingkah laku orang lain.

Ketiga macam keterampilan di atas sesungguhnya dimiliki oleh siapapun yang

menjadi pimpinan unit dalam organisasi.  Hanya saja ada perbedaan kadar keterampilan

yang dibutuhkan.  Bagi seorang supervisor, keterampilan teknis dan manusiawi lebih

banyak dibutuhkan daripada keterampilan konseptual.  Hal ini disebabkan oleh kegiatan

seorang supervisor yang sangat banyak terlibat dalam hal-hal teknis dan berhubungan dengan

manusia, dalam hal ini dengan bawahannya.

Pemberian Perintah

Pemberian perintah diartikan sebagai usaha agar orang lain mau dan dapat mengerjakan

suatu tugas sesuai dengan apa yang kita harapkan. Beberapa hal yang penting diperhatikan

agar pemberian perintah dapat efektif adalah:

1. Kesiapan penerima perintah

Karyawan yang terlibat harus terlatih, terampil dan mampu secara fisik untuk

melaksanakan apa  yang diperintahkan.  Hasil yang baik baru dapat dicapai bila pelaksana

‘mau’ mengerjakan apa yang diperintahkan.  Perintah harus dirumuskan secara jelas

mengenai apa dan bilamana tugas tersebut harus dilaksanakan.

2. Fakta di belakang suatu perintah

Dalam memberikan suatu perintah, tunjukkan atau perlihatkan fakta-fakta atau kondisi-

kondisi yang menyebabkan perintah tersebut perlu dilaksanakan.

3. Nyatakan hasil yang diharapkan

Sebaiknya besaran tentang hasil yang diharapkan dapat ditentukan secara kuantitatif,

misalnya dalam satuan waktu, jumlah dan lain-lain.

4. Tindak lanjut (Follow up)

Memberikan perintah saja pada hakikatnya baru menyelesaikan separuh pekerjaan. 

Sesungguhnya yang lebih penting adalah separuh pekerjaan yang lain, yaitu mengikuti

perkembangan pemberian perintah selanjutnya yaitu apakah perintah dilaksanakan sesuai

dengan apa yang diharapkan.

Dalam melaksanakan strategi kerja sering sasaran tidak tercapai karena terjadinya 

kesalahan dalam pemberian perintah.  Beberapa hal yang sering menghambat efektivitas

pelaksanaan tugas antara lain adalah:

1. Bicara tidak tegas atau menggunakan kata-kata yang tidak sepenuhnya mendukung

arti perintah tersebut.

2. Susunan perintah tidak teratur dan sembarangan.  Sebaiknya diusahakan agar instruksi

tersebut disusun dalam urutan yang logis dan tidak membingungkan.

3. Terlalu cepat menganggap pelaksana sudah mengerti apa yang diharapkan dari

dirinya, padahal pada kenyataannya mungkin pelaksana belum memahami tugas

tersebut sepenuhnya.

Umpan Balik

Sebagai seorang supervisor, Asisten dalam bekerja harus menjalankan fungsi

pengendalian.  Dengan melakukan pengendalian, maka kemungkinan terjadinya

penyimpangan di lapangan dapat diperkecil.  Jika penyimpangan tidak dapat dihindarkan

lagi, maka resikonya dapat diperkecil.  Salah satu alat pengendalian terhadap tingkah laku

bawahan adalah memberikan umpan balik.

Dalam mengambil tindakan terhadap bawahan atau karyawan, seorang Asisten harus

memeriksa terlebih dulu apakah penyimpangan terjadi karena kekurangan pada karyawan

atau karena hal-hal di luar kendali karyawan tersebut.  Asisten haruslah terus mendorong

bawahan agar prestasinya terpelihara atau ditingkatkan.

Setiap penilaian perlu mempunyai dasar terhadap mana prestasi kerja dapat

diukur/dibandingkan.  Sasaran/standar perlu dirumuskan dengan jelas sehingga Asisten

mempunyai dasar untuk menilai secara objektif. Standar hasil kerja merupakan suatu

pernyataan mengenai apa (hasil) yang diharapkan dari karyawan dalam melaksanakan tugas

dan tanggung jawabnya seperti yang tercantum dalam uraian pekerjaan.

Dengan demikian standar hasil kerja yang diharapkan di lapangan merupakan tolok

ukur bagi Asisten dalam menilai hasil kerja bawahan/karyawan, sekaligus merupakan sumber

informasi yang sangat membantu bagi karyawan untuk mengetahui taraf perkembangan

dirinya pada setiap saat.

Umpan balik merupakan informasi yang diterima pelaksana mengenai prestasi

kerjanya.  Orang akan lebih mudah meningkatkan atau memelihara prestasinya bila mendapat

umpan balik secara teratur.  Sebagai konsekuensinya, supervisor harus memberikan umpan

balik yang segera dan tepat mengenai prestasi bawahannya.  Umpan balik sifatnya informal,

sehari-hari diberikan untuk tugas tertentu serta mempunyai tujuan akhir untuk pengembangan

pribadi.

Dalam memberikan umpan balik, Asisten memerlukan informasi baik yang berasal

dari pihak ketiga maupun dari karyawan sendiri.  Dalam mencari informasi ada tiga hal yang

perlu diperhatikan, yaitu bertanya, mendengar dan menjawab dengan cara, sikap dan kata-

kata yang baik.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memberikan umpan balik:

1. Tujuan

Memberikan umpan balik harus diyakini benar-benar untuk kebaikan bawahan dan

bukan untuk menghilangkan kejengkelan.

2. Umpan balik positif dan negatif

Selain untuk memberitahukan kekurangan bawahan, umpan balik dapat digunakan

untuk hal-hal yang positif (kekuatan atau kelebihannya).

3. Dapat diperbaiki

Untuk umpan balik yang negatif, harus diketahui terlebih dahulu apakah kekurangan

tersebut dapat diperbaiki atau tidak.  Bila tidak dapat diperbaiki, umpan balik jangan

diberikan.

4. Siap menerima

Perlu dipikirkan pemberian umpan balik tepat dengan mempertimbangkan keadaan

emosional bawahan (tenang, gelisah, tergesa-gesa, marah dsb).

5. Hubungan

Umpan balik akan lebih efektif bila pemberi dan penerima sudah mengenal cukup

baik.

6.  Alternatif

Ada kemungkinan bila seseorang menerima umpan balik yang negatif, ia akan

menanyakan tindakan perbaikannya kepada pemberi umpan balik.  Dalam hal ini sebaiknya

pemberi umpan balik sudah siap dengan beberapa alternatif yang mungkin dapat digunakan.

7.   Non evaluatif

Pada umumnya tidak ada orang yang senang dinilai kekurangannya, maka umpan

balik sebaiknya diberikan dalam bentuk yang non-evaluatif.  Bila tidak mungkin dapat juga

memberikan terlebih dahulu umpan balik yang positif.  Biasanya orang akan lebih  siap

menerima umpan balik yang negatif setelah diberitahu mengenai hal-hal yang positif

mengenai dirinya.

8.   Satu per satu

Janganlah memberikan umpan balik terlalu banyak pada suatu saat karena hal ini

hanya akan membingungkan dan mungkin mematahkan semangat seseorang.

9.   Kesempatan untuk berdiskusi

Memberikan umpan balik yang positif maupun yang negatif, biasanya penerima

menginginkan penjelasan lebih banyak.  Berilah kesempatan.

SASARAN PENGEMBANGAN

Pengembangan Organisasi

Berbagai langkah untuk meningkatkan efektivitas organisasi yang independen. adalah

lebih difokuskan pada organisasi yang lebih ramping, dinamis dan mampu menyesuaikan

dengan perkembangan eksternal, serta mampu mendukung pengambilan kebijakan yang

cepat, tepat dan akurat.

Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)

Perkebunan-perkebunan sekarang telah dan terus mempersiapkan SDM yang

kompeten yang tidak saja memiliki kemampuan keilmuan dan ketrampilan yang handal,

tetapi juga integritas dan rasa tanggung jawab yang tinggi dalam melaksanakan tugas. Tentu

saja hal tersebut disertai dengan penyempurnaan sistem manajemen SDM yang ada agar lebih

mendukung pelaksanaan tugas.

Langkah-langkah peningkatan kualitas sumber daya manusia telah dirumuskan

dengan menyusun strategi pengembangan sumber daya manusia yang ditempuh dengan

menyempurnakan sistem penerimaan, promosi, mutasi, dan pendidikan serta pelatihan. Di

samping itu, mengembangkan nilai-nilai yang sesuai dengan pencapaian tugas visi dan misi

yaitu melalui pengembangan budaya kerja yang sesuai dengan tuntutan Undang-undang No.

23/1999 dan dapat diimplementasikan oleh seluruh pegawai serta dapat meningkatkan

kontribusi pencapaian kinerja.