manajemen koperasi jadi repaired)

8/2/2019 Manajemen Koperasi Jadi Repaired)

1/36

MANAJEMEN KOPERASI

OLEH :

1. Alid Nur Apriyanti (098554201)

2. Fitri Fatmawati (098554203)

3. Lailatul Chotimah (098554205)

4. Devi Lestyasari (098554207)

5. Dhany Nirmala P (098554211)

6. Wildan Arifianto (098554216)

7. Keny Widyaningsih (098554220)

8. Lina Dwi M (098554223)

9. Adecitya Dwi A (098554227)

10.Rengganis Ganda M (098554228)

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

FAKULTAS EKONOMI

S1 PENDIDIKAN EKONOMI

2011


2/36

STRUTUR ORGANISASI KOPERASI

1. Struktur Organisasi Koperasi

Koperasi merupakan suatu badan usaha yang memiliki sifat, karakteristik,

metode kerja, dan tujuan yang berbeda dengan pelaku ekonomi lainnya. Koperasi

bukanlah perusahaan yang dibentuk atas sekumpulan modal, tetapi dibentuk atas

keinginan sekumpulan orang atau badan hukum koperasi dalam rangka melindungi

dan menolong diri sendiri dengan cara bersama-sama dengan orang lain yang memiliki

persamaan kepentingan, kerjasama tersebut dilandasi oleh rasa kekeluargaan.

Organisaisi koperasi yang telah terbentuk memerlukan pelaksanaan

manajemen koperasi diantaranya mengenai Bagan Struktur Organisais yang relevan,

perangkat dan fungsi organisasai koeperasi.Bagan Struktur Organisasi Koeprasi

menggambarkan sususnan, isi dan luas cakupan organisasi koperasi, serta menjelaskan

posisi daripada fungsi beserta tugas maupun kewajiban setiap fungsi, hubungan kerja

dan tanggung jawab yang jelas.

Landasan pembuatan struktur organisasi adalah :

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1992 tentang

Perkoperasian.

2. Anggaran Dana dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi.

3. Keputusan Rapat.


3/36

Bagan Struktur Organisasi koperasi

Keterangan:

Bagan Struktur Organisasi Koperasi ini tidak bersifat baku dan masih dapat

dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan/kecukupan/cirri khas organisasinya. Perangkat

organisasinya pasti harus tercantum sebagaimana UU Nomor 25 Tahun 1992 pasal 21,adalah Rapat Anggota, Pengurus dan Pengawas, yang selanjutnya dapat dilengkapi

adanaya pengelola (manager dan karyawan).

2. Rapat Anggota (RA)

Rapat anggota di dalam suatu organisasi koperasi merupakan sarana dan cara

berkomunikasi diantara semua pihak yang berkepentingan di dalam tata kehidupan

koperasi. Kedudukan rapat anggota secara hukum ditegaskan dalam pasal 22 Undang-

undang Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian. Rapat Anggota memiliki

kekuasaan tertinggi dalam koperasi, yang tercermin dalam forum Rapat Anggota,

sering kali secara teknis disebut RAT (Rapat Anggota Tahunan). Fungsi Rapat

Anggota adalah :

1. Menetapkan Anggaran Dasar/ART.

2. Menetapkan Kebijaksanaan Umum di bidang organisasi,

RAPAT ANGGOTA

UNIT USAHA

PENGURUS PENGAWAS

MANAGER

ANGGOTA

UNIT USAHAUNIT USAHAUNIT USAHA UNIT USAHA


4/36

manajemen dan usaha koperasi.

3. Menyelenggarakan pemilihan, pengangkatan, pemberhentian,

pengurus dan atau pengawas.

4. Menetapkan Rencana Kerja, Rencana Anggaran Pendapatan dan

Belanja Koperasi

serta pengesahan Laporan Keuangan.

5. Mengesahkan Laporan Pertanggung-jawaban Pengurus dan

Pengawas dalam

melaksanakan tugasnya.

6. Menentukan pembagian Sisa Hasil Usaha.

7. Menetapkan keputusan penggabungan, peleburan, dana pembubaran

Koperasi.

Yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan rapat anggota adalah pengurus

koperasi. Rapat anggota pada umumnya diadakan sekali setahun yang disebut Rapat

Anggota Tahunan (RAT), dimana pengurus memberi pertanggungjawaban atas

kebijaksanaan yang telah dilakukannya selama tahun buku yang lampau. Ada juga yang

mengadakan rapat dua kali dalam satu tahun yaitu satu kali untuk menyusun anggaran

biaya dan pendapatan (rencana usaha) untuk tahun yang akan datang dan yang kedua kali

rapat anggota tahunan untuk membicarakan kebijaksanaan pengurus selama tahun yang

lampau. Yang pertama diadakan menjelang akhir tahun buku (September-Desember),

sedangkan yang kadua diadakan beberapa bulan sesudah akhir tahun buku.

Rapat anggota tahunan koperasi membicarakan antara lain hal-hal sebagai berikut:

1. Penilaian kebijaksanaan pengurus dalam memimpin koperasi selama tahun buku

yang lampau.

2. Neraca tahunan dan perhitungan laba rugi.

3. Penilaian laporan badan pemeriksa.

4. Menetapkan pembagian sisa hasil usaha koperasi.

5. Rencana kerja dan rencana anggaran belanja tahun berikutnya.

6. Pemilihan pengurus dan badan pemeriksa (jika masing-masing sudah berakhir masa

jabatannya).

7. Masalah-masalah yang timbul dalam rapat.

Jika pengurus lalai atau tidak sanggup mengadakan rapat anggota, maka

pejabat koperasi berhak mengadakan rapat anggota dengan memanggil semua

anggota-anggota koperasi. Pejabat koperasi memanggil rapat anggota tersebut, jika:


5/36

1. Pengurus koperasi sendiri tidak mampu atau tidak bersedia mengadakan rapat

anggota.

2. Pengurus koperasi sudah tidak diketahui lagi dimana berada.

3. Keadaan darurat, seperti keadaan perang atau keadaan bahaya.

3. Pengurus

Pengurus dipilih dari dan oleh Anggota Koperasi, dan berperan mewakili

anggota dalam menjalankan kegiatan organisasi maupun usaha koperasi. Pengurus

dapat menunjuk manajaer dan karyawan sebagai pengelola untuk menjalankan fungsi

usaha sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang ada, sebagaimana jelas tercantum

dalam pasal 32 UU Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian.

Pengurus memperoleh wewenang dan kekuasaan dari hasil keputusan RAT

Pengurus berkewajiban melaksanakan seluruh keputusan RAT guna memberikan

manfaat kepada anggota koperasi. Pengurus merumuskan berbagai kebijaksanaan yang

harus dilakukan pengelola (Tim Manajemen) dan menjalankan tugas-tugasnya sebagai

berikut:

1. Mengelola organisasi koperasi dan usahanya.

2. Membuat dan mengajukan Rancangan Program Kerja Serta

Rancangan RAPBK (Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja

Koperasi)

3. Menyelenggarakan Rapat Anggota

4. Mengajukan Laporan Keuangan dan Pertanggung jawaban

Pelaksanaan Tugas

5. Menyelenggarakan pembukaan keuangan dan invetaris secara tertib.

6. Memelihara daftar buku Anggota, buku Pengurus dan Pengawas.

7. Memberikan Pelayanan kepada Anggota Koperasi dan Masyarakat.

8. Mendelegasikan tugas kepada manajer

9. Meningkatkan pengetahuan perangkat pelaksanaan dan anggota.

10.Meningkatkan penyuluhan dan pendidikan kepada anggota

11.Mencatat mulai sampai dengan berakhirnya masa kepengurusan

pengawas dan pengurus.

12.Mencatat masuk dan keluarnya anggota.

Hak-hak pengurus adalah sebagai berikut:


6/36

1.Memanggil rapat biasa maupun rapat khusus baik diperintahkan oleh rapat

anggota maupun tidak.

2. Mengangkat atau memecat manajer.

3. Di dalam koperasi primer seorang anggota pengurus hanya mempunyai hak

satu suara. Akan tetapi pada koperasi sekunder hak suaranya dapat lebih dari

satu.

Syarat-syarat bagi seorang pengurus adalah sebagai berikut:

1. Turut mengambil bagian dalam usaha koperasi, serta juga telah memenuhi

kewajiban dalam koperasi, seperti membayar simpanan pokok dan telah

berpengalaman dalam usaha koperasi.

2. Dapat menyediakan waktu untuk menghadiri rapat pengurus serta turut

mengeluarkan pendapat dan buah pikiran yang berguna demi kemajuan para

anggota.

3. Mengerti dan mempunyai pengalaman tentang organisasi koperasi serta aktif

memperhatikan kerapian organisasi koperasi.

4. Bersedia mendengar usul-usul atau keberatan dari pihak anggota guna kebaikan

bersama serta membicarakan hal itu ke dalam rapat pengurus.

5. Para anggota pengurus harus menghargai pendapat sesama anggota yang

walupun tidak selalu sama, akan tetapi perlu juga diperhatikan sebelum

mengambil keputusan.

6. Anggota Pengurus harus mematuhi keputusan rapat pengurus dan tidak

dibenarkan menjalankan kepercayaan sendiri-sendiri.

7. Para pengurus adalah pemegang kepercayaan dari rapat anggota dan karenanya

merupakan suatu jabatan kehormatan sehingga jangan sampai mengecewakan

para anggota.

8. Pengurus harus bersikap bersedia menerima kemajuan-kemajuan teknik baru

dan penemuan-penemuan ke arah pembaharuan.

4. Fungsi dan Peranan Pengurus

Pengurus koperasi mempunyai fungsi, di antaranya adalah :

1) Pengurus sebagai pusat pengambilan keputusan yang tertinggi

Fungsi pengurus sebagai pusat pengambilan keputusan tertinggi diwujudkan

dalam menentukan tujuan organisasi, merumuskan kebijakan organisasi, menentukan

rencana sasaran serta program kerja organisasi koperasi, memilih dan mengawasi


7/36

tindakan-tindakan manajer-manajer dan karyawan dalam mengelola usaha koperasi.

Pengurus merupakan perangkat organisasi koperasi yang diharapkan dapat

membawa perubahan dan pertumbuhan organisasi dan sekaligus menjadi sumber

inisiatif dan inspirasi bagi pengembangan usaha koperasi. Pada menilai semua hasil

kerja kegiatan-kegiatan pengelolaan koperasi secara operasional yang menjadi

tanggung jawab manajer.

2) Fungsi sebagai penasihat

Fungsi sebagai penasihat ini berlaku baik bagi para manajer maupun bagi para

anggota. Bagi para manajer maminta nasihat kepada pengurus adalah penting sekali

artinya, terutama dalam rangka penjabaran dan penerapan kebijaksanaan operasional

dari kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah dirumuskan pengurus.

3) Pengurus sebagai pengawas

Pengurus merupakan orang yang mendapat kepercayaan dari anggota untuk

melindungi semua kekayaan organisasi.

4) Pengurus sebagai penjaga kelangsungan hidup organisasi

Demi keberlangsngan usaha dan keberlanjutan organisasi koperasi, maka pengurus

harus :

a. Mampu menyediakan adanya manajer yang cakap dalam organisasi

b. Menyeleksi dan memilih eksekutif atau manajer secara efektif

c. Memberikan pengarahan kepada para manajer agar koperasi berjalan secara

efektif professional, dan

d. Menetapkan orang-orang yang mampu mengarahkan kegiatan dari organisasi

e. Mengikuti perkembangan pasar, dengan tepat mengarahkan berbagai jenis

layanan barang-barang atau jasa-jasa yang dihasilkan oleh koperasi sesuai

dengan dinamika pasar dan tingkat kelayakan maupun profitabilitas usaha.

5). Pengurus sebagai symbol

Langkah-langkah yang diambil pengurus terhadap anggota maupun karyawan

bersifat persuasive yang menempatkan pengurus menjadi pemimpin yang memiliki

kekuatan dan motivator bagi pencapaian tujuan; strategis perusahaan dan

kebijaksanaan umum dari organisasi koperasi dirumuskan secara sistematis oleh


8/36

pengurus. Pengurus memperoleh dan menyajikan informasi koperasi secara cermat

dalam menunjang kinerja usaha.

Pemilihan kesehatan koperasi merupakan ukuran penilaian kinerja koperasi

merupakan ukuran penilaian kinerja koperasi yang memperhatikan faktor-faktor yang

mempengaruhi kelancaran, keberhasilan pertumbuhan, perkembangan dan

keberlangsungan usaha koperasi dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Pengurus mempersiapkan dan membuat laporan kesehatan kopearsi secara tertulis

yang dikoordinasikan dengan pengawas, serta dilaporkan pada Rapat

Anggota. Aspek-aspek yang tercakup dalam laporan kesehatan

kopearsi paling tidak berisi:

1. Permodalan;

2. Kulaitas aktiva produktif,

3. Pengelolaan

4. Efisiensi

5. Likuiditas,

6. Jati diri Koperasi,

7. Pertumbuhan dan kemandirian, and

8. Kepagtuhan terhadap prinsip-prinsip usaha yang digunakan

Untuk mengefektifkan usaha dan berjalannya fungsi pengendalian manajemen

koperasi, maka pengurus melakukan pemeriksaan rutin secara berkala minimal 3 (tiga)

bulan sekali terhadap seluruh transaksi yang terjadi. Hasil kegiatan ini menjadi

masukkan/bahan untuk perbaikan atau penyempurnaan pelaksanaan kinerja usah

koperasi kepada pihak pengelola koperasi, serta pengendalian atas kemugkinan

terjadinya penyimpangan dan kesalahan pembukuan. Hasil pemeriksaan pengurus

dapat disampaikan dan menjadi bahan pertimbangan dan perhatian pula bagi

pengawas koperasi.

Pengurus juga melaporkan kinerja pelaksanaan kebijakan, program kerja, dan

realisasi rencan Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi (RAPBK) yang sudah

disetujui oleh Rapat Angota untuk tahun buku berjalan (1 Januari 31 Desember).

Adapun kinerja kebijakan, program dan RAPBK meliputi :

1. Organisasi dan kelembagaan (membandingkan rencana dengan realisasi)

2. Pelayanan dan Usaha Koperasi (membandingkan rencan dengan realisasi)

3. Neraca Pelayanan Koperasi kepada anggota dan non anggota (membandingkan

rencana dengan realisasi)


9/36

4. Kinerja keuangan (analisa perkembangan dan analisa laporan keuangan);

5. Pembagian SHU

6. Keajaiban - keajaiban lain yang muncul yang tidak ada dalam rencana.

5. Pengawas

Pengawas sebagai salah satu perangkat organisasi koperasi diangkat dari dan

oleh Anggota dalam Rapat Anggota Tahunan, sesuai pasal 38 UU No. 25 Tahun 1992.

Berdasarkan ketentuan Pasal 39 UU No.25 Tahun 1992, fungsi tugas dan wewenng

pengawas antara lain :

1. Melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan Pengurus dan

Pengelola Koperasi.

2. Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasannya.

3. Meneliti catatan yang ada pada koperasi.

4. Mendapatkan segala keterangan yang diperlukan.

5. Merahasiakan hasil pengawasannya terhadap pihak ketiga.

6. Memeriksa sewaktu-waktu tentang keuangan dengan membuat berita acara

pemeriksaannya.

7. Memberikan saran dan pendapat serta usul kepada pengurus atau Rapat

Anggota mengenai hal yang menyangkut kehidupan koperasi.

8. Memperolah biaya-biaya dalam rangka menjalankan tugas sesuai dengan

keputusan Rapat Anggota.

9. Mempertanggungjawabkan hasil pemeriksaannya pada RAT.

Keterkaitan antara peran pengawas dan pengurus adalah dalam hal pelaporan

adalah dalam

hal pelaporan hasil audit. Pengawas melaporkan hasil audit dan rekomendasi

pelaksanaan

kebijakan dan Keputusan Rapat Anggota yang telah di laksanakan oleh pengurus

koperasi baik

auditr berkala maupun audit akhir tahun buku. Hasil audit yang dilaporkan dari

pengawas

adalah mengenai kesesuaian dan kebenaran data dan informasi yang dilaporkan dari

pengawas adalah mengenai kesesuaian dan kebenaran data dan informasi yang

dilaporkan


10/36

Pengurus koperasi dengan bukti bukti pendukungnya. Adapun beberapa hasil audit

yang

dilaporkan pengawas adalah :

1. Pelaksanaan Anggaran Dasar di Koperasi;

2. Pelaksanaan Kepeutusan RAT;

3. Audit manajemen (pelaksanaan Standar Operasional Produser, deskripsi

jabatan, dan disiplin kerja);

4. Audit keuangan (ada tidaknya penyimpangan keuangan oleh Pengurus);

5. Audit fisik (inventaris, dan kas)

6. Pengelolah ( Manajer)

Manager dipilih dan diangkat oleh pengurus untuk melakukan fungsi

pengelolaan operasional

usah koperasi.

Kewajiban manager antara lain :

1. Melaksanakan kebijakan operasional yang telah ditetapkan Pengurus.

2. Memimpin dan mengkoordinir pelaksanaan kegiatan kegiatan di unit unit

usaha

3. Membimbing dan mengarahkan tugas tugas karyawan yang dibawahnya

seefisien

mungkin menuju karyawan yang berkualitas.

4. Mengusulkan kepada pengurus tentang pengangkatan dan atau pemberhentian

karyawan dalam lingkungan tugasnya.

5. Menyusun Program Kerja dan RAPBK tahunan untuk disampaikan kepada

pengurus

sebelum dimulainya rencana dan anggaran yang baru, dan selanjutnya evaluasi

sekaligus perencanaan bagi pengurus untuk disampaikan dalam Rapat Anggota.

6. Membuat laporan pertanggungjawaban kerja secara tertulis setiap akhir bulan

and tahun.

7. Melaksanakan dokumen-dokumen usaha atau organisasi koperasi.


11/36

Fungsi utama Manager :

1) Melaksanakan tugas segari hari di bidang usaha.

2) Bertanggungjawab atas administrasi kegiatan usaha dan organisasi koperasi.

3) Mengembangkan dan mengelola usaha untuk mencapai tujuan secara efektif

dan

efisien.

Perlunya Manager dalam Koperasi

Keberadaan manajer dalam koperasi diharapkan usaha koperasi akan dapat

berkembang lebih maju.

Manajer diperlukan bagi koperasi :

1) Untuk mengelola usaha koperasi memerlukan keahlian sesuai dengan

bidang usaha koperasi, selain untuk menunjang fungsi pengurus yang

umumnya dipilih oleh anggota berdasarkan atas kepercayaan.

2) Pengelolaan usaha koperasi memerlukan tindakan yang berkeseimbangan

sepanjang tindakan yangberkesinambungan sepanjang waktun sejalan

dengan keberadaan koperasi itu, sementara pengurus di[ilih untuk jangka

waktu tertentu (ada batasan waktu kepengurusan)

3) Pengurus umumnya tidak dapat mencurahkan tenaga atau pikirannya

secara penuh dalam koperasi, karena biasanya pengurus memiliki tugas

pokoknya, sehingga manajer diperlukan untuk mengoperasionalisasikan

usaha koperasi lebih efektif dan mencapai tujuannya.

7. Hubungan Kerja Antara Pengurus dabn Manajer

Antara pengurus dengan manajer harus memiliki kesatuan pendangan dan

kesatuan gerak untuk mengenai usaha koperasi dan tercapainya tujuan koperasi.

Untuk menjaga keseimbangan dan keselarasan usaha koperasi dilakukan tugas

dan tanggung jawab sejelas-jelasnya, antara lain :

a) Pertanggung jawaban teknis operasional oleh pengurus diserahkan

kepada manajer, sekalipun pertanggungjawaban terakhir kepada

anggota dilakukan pengurus.

b) Pengurus hanya memutuskan hal-hal yang sifatnya kebijaksanaan,

sedangkan manajer dalam bidang operasionalnya.


12/36

c) Pengurus mempunyai wewenang penuh untuk melakukan pengawsan,

pemantauan, penerbitan, penelitian, dan pemeriksaan tentang apa yang

dilakukan manajer.

d) Pengurus tidak perlu mengerjakan hal-hal yang sifatnya operasional

sehari hari.

Hal-hal yang Harus Diperhatikan dalam Unsur-unsur Organisasi Koperasi

Mekanisme untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dilakukan dengan

membagi pekerjaan sesuai fungsinya dan menganut suatu aturan yang cocok. Dalam

pelaksanaannya, hubungan kerja antar fungsi yang mencakup kekuasaan, wewenang,

serta tanggung jawab masing-masing harus jelas dan dilaksanakan secara konsekuen.

Unsur-unsur yang terdapat pada organisasi koperasi harus memperhatikan hal-hal

berikut:

1. Tujuan yang jelas harus dirumuskan sebagai landasan dan pedoman dalam

menentukan tata kerja yang efektif. Tujuan ini dapat dibedakan menjadi tujuan

umum dan tujuan khusus. Tujuan umum koperasi adalah menyejahterakan para

anggotanya, sedangkan tujuan khusus adalah meningkatkan mutu atau kualitas

produksi maupun usahanya.

2. Dalam mencapai tujuan diperlukan berbagai fungsi, dan penjelasan mengenai

bagaimana masing-masing fungsi tersebut dilaksanakan.

3. Dalam masing-masing fungsi harus diadakan pembagian tugas yang jelas dan tegas

dengan batas-batas kekuasaan dan wewenang tertentu.

4. Orang-orang yang dipilih untuk masing-masing fungsi harus yang mempunyai

keahlian sesuai dengan yang dibutuhkan.

5. Pemimpin dalam menjalankan fungsinya harus mempunyai tim kerja yang kompak

dengan yang lainnya, sehingga dapat bekerja-sama dengan baik dan tertib selaras

dengan tujuan.


13/36

STRUKTUR INTERN DAN EKSTERN ORGANISASI KOPERASI

Struktur Organisasi Koperasi dapat dilihat dari dua segi, yaitu :

1. Segi intern Organisasi Koperasi

2. Segi ekstern Organisasi Koperasi

Intern Organisasi Koperasi ialah organisasi yang ada di dalam setiap tubuh Koperasi, baik

di dalam Koperasi Primer, Koperasi Primer, Koperasi Pusat, Koperasi Gabungan maupun

Koperasi Induk.

Ekstern Organisasi Koperasi ialah organisasi yang berhubungan dengan tingkat-tingkat

Koperasi itu, yaitu hubungan antara Koperasi Primer, Koperasi Pusat, Koperasi Gabungan

dan Koperasi Induk. Dalam ekstern organisasi ini juga termasuk hubungan tingkat-tingkat

Koperasi itu dengan Dewan Koperasi Indonesia, yaitu dewan yang mempersatukan berbagai

jenis Koperasi dari berbagai tingkat itu kedalam satu organisasi tunggal yang meliputi seluruh

Indonesia. Meningat pentingnya kedudukan, peranan dan fungsinya, maka tentang Dewan

Koperasi iniakan diuraikan dalam bab tersendiri.

1. Struktur Intern Organisasi Koperasi.

Intern organisasi Koperasi terdiri dari 3 unsur, yaitu :

(1) Unsur alat-alat perlengkapan organisasi :

a. Rapat Anggota

b. Pengurus

c. Badan Pemeriksa.

(2) Unsur dewan penasehat atau penasehat

(3) Unsur pelaksana-pelaksanaan, yaitu manajer dan aryawan-karyawan Koperasi

lainnya.


14/36

Tentang alat-alat perlengkapan organisasi telah cukup banyak dibahas dalam bab

terdahulu, sehingga di dalam bab ini tidak akan dibahas lagi. Demikian juga tentang

hubungan kerja antara tiga unsur alat perlengkapan organisasi tersebut. Tentang dewan

penasehat dapat dikemukakan, bahwa dewan tersebut pada umumnya diadakan apabila

sebuah Koperasi telah demikian luas dan banyak kegiatannya sehingga telah banyak timbul

masalah-masalah yang perlu dipertimbangkan secara khusus. Dalam hal demikian, sebelum

Pengurus mengambil keputusan tentang suatu masalah, maka masalah tersebut dibahas lebih

dahulu oleh sebuah dewan penasehat yang memikirkan untuk pengurus bagaimana sebaiknya

masalah tersebut dipecahkan. Rekomendasi atau usul dewan penasehat dengan sendirinya

terbatas sebagai nasehat atau bahan pertimbangan yang dapat diterima atau ditolak oleh

Pengurus sebagaian atau seluruhnya.

Pada Koperasi yang belum banyak menghadapi masalah, dapat ditunjuk seorang

penasehat saja. Mengingat betapa pentingnya nasehat para penasehat bagi pengurus, maka

dewan penasehat tersebut dibentuk dari orang-orang yang ahli atau berpengalaman dalam

bidangbidang tertentu yang diperlukan itu, tentu saja menurut tingkat-tingkat kegiatan dari

Koperasi yang bersangkutan.

Tentang para pelaksana, terutama pelaksana-utama atau manajer dan para pelaksanapelaksana

lainnya yang umumnya disebut karyawan, mengingat pentingnya kedudukan dan perananmereka, akan dibahas secara khusus pada bab tersendiri.

2. Struktur Ekstern Organisasi Koperasi

Di dalam Undang-Undang No. 12 tahun 1967 tentang Pokok-Pokok Perkoperasian

dikenal adanya Koperasi Primer, Koperasi Pusat, Koperasi Gabungan dan Koperasi Induk

seperti yang dikemukakan dalam struktur intern organisasi Koperasi diatas. Dilihat dari segi

pemusatan, maka Koperasi Pusat, Koperasi Gabungan dan Koperasi Induk juga disebut

Koperasi Sekunder (artinya yang kedua) sebagi Koperasi yang tingkatnya lebih atas dari

Koperasi Primer (yang artinya pertama), dan dilihat dari segi fungsinya maka Koperasi-

Koperasi Sekunder tersebut juga disebut organisasi pembantu (auxiliary organizations)

yang fungsinya membantu Koperasi Primer mencapai tujuannya. Oleh sebab itu


15/36

maka Koperasi Sekunder pada dasarnya menjalankan usaha-usaha yang tidak dapat dilakukan

oleh Koperasi Primer secara sendiri-sendiri, seperti juga Koperasi Primer menjalankan

usahausaha yang tidak dapat dilakukan dengan baik oleh anggota-anggota perorangan secara

sendirisendiri.

Maka dipandang dari segi fungsinya itu, perlu tidaknya salah satu tingkat organisasi

tergantung pada keperluan dan effisiensi, yang artinya, kalau tidak diperlukan atau tidak

efisien karena dibandingkan dengan manfaatnya tidak memadai, tingkat organisasi tersebut

dapat ditiadakan. Dengan demikian jumlah tingkat organisasi dapat kurang dari 4, (lihat

bagan 2b dan 2c). Tentang tingkat-tingkat organisasi tersebut dapat lebih dijelaskansebagi

berikut :

a. Koperasi Primer

Koperasi yang anggotanya terdiri dari orang-perorangan disebut Koperasi Primer.

Koperasi serupa itu baru dapat dibentuk, apabila dapat dihimpun paling sedikit 20

orang sebagai pendirinya. (lihat bab tentang cara-cara untuk mendirikan Koperasi).

Dalam seluruh struktur gerakan Koperasi, maka Koperasi Primer, yang dimiliki dan

diawasi secar demokratis oleh para anggotanya, merupakan dasar dari gerakan iti

sendiri. Karena dalam Koperasi Primer inilah anggota menanam modalnya serta

dalam Rapat Anggota Koperasi Primer inilah mereka sendiri menjalankan haknya

untuk menentukan usaha-usaha apa yang akan diselenggarakan oleh Koperasi gunakepentingannya. Dan melalui Koperasi Primer inilah pula setiap anggota guna

kepentingan usahanya atau keperluan hidupnya.

b. Koperasi Pusat

Kalau pada Koperasi Primer sejumlah paling sedikit 20 orang menggabungkan diri

agar dapat mempersatukan kekuatan-kekuatan yang kecil menjadi suatu kekuatan

yang besar dlam mengejar cita-citanya, maka untuk tujuan dan maksud yang sama,

sekurangkurangnya 5 (lima) Koperasi Primer dapat pula menggabungkan diri dalam

suatu tingkatan organisasi yang lebih tinggi, yaitu Koperasi Pusat.

c. Koperasi Gabungan


16/36

Dengan maksud yang sama seperti tersebut diatas, maka 3 (tiga) Koperasi Pusat yang

telah diakui sebagai badan hukum juga dapat membentuk tingkat organisasi lebih atas

lagi, yang disebut KOPERSI GABUNGAN.

d. Koperasi Induk

Seterusnya 3 (tiga) Koperasi Gabungan yang telah berbadan hukum dapat pula

membentuk Koperasi INDUK

Oleh karena pemusatan-pemusatan sebagai diutarakan diatas tiada lain maksudnya untuk

menyusun kekuatan yang lebih besar, maka suatu jenis Koperasi yang organisasinya tersusun

dari Koperasi Primer hingga Koperasi Induk itu, pada hakekatnya merupakan satu kesatuan

organisasi ekonomi yang tidak dapat dipisahkan satu dari yang lain.

Menurut perangkaan statistic jumlah Koperasi dikumpulkan oleh Direktorat Jenderal

Koperasi, pada tanggal 31 Desember 1977 terdapat di Indonesia :

y Koperasi primer

y Koperasi Pusat

y Koperasi Gabungan

y Koperasi Induk

Perlu diperhatikan bahwa walaupun oleh Undang-Undang No. 12/1967 dibenarkan

adanya 4 tingkat organisasi, hal ini bukan berarti bahwa untuk semua jenis Koperasi tanpa

mengingat taraf perkembangannya dan jumlah anggota-anggotanya, sekaligus harus dibentuk

tingkat primer sampai tingkat induk. Pengalaman, baik di Indonesia maupun di negeri-negeri

lain, telah membuktikan bahwa tingkat-tingkat organisasi yang berkelebihan akhirnya

merupakan beban yang terlalu berat yang tiap tahunnya digambarkan dengan beaya

kepengurusan (management cost) yang terlalu tinggi, sehingga dimana-mana telah dimulai

mengurangi tingkat-tingkat organisasi yang ternyata tidak diperlukan. Juga di Indonesia, telah

dialami adanya ketentuan bahwa tingkat-tingkat organisasi diatas Koperasi Primer

disejajarkan dengan tingkat administrasi Pemerintah, seperti :

Koperasi Pusat di tingkat Kabupaten atau Kotamadya, Koperasi Gabungan di tingkat

Propinsi atau daerah istimewa dan Koperasi Induk yangmeliputi daerah Nasional seluruh

Indonesia. Kebutuhan management Koperasi sebagai badan ekonomi tidak mungkin selalu

sama denganketentuan batas-batas administrasi pemerintahan. Dimasa lampau hampir hampir


17/36

semua jenis operasi mengikuti ke empat tingkat organisasi itu tanpa memperhitungkan

apakah hal ini tidak engakibatkan tingginya beaya operasional, kelambatan komunikasi atau

ekaburan enyelenggaraan dasar-dasar demokrasi. Seperti ditentukanoleh ndang-Undang No.

12/1967 pasal 15 ayat (2), Koperasi tingkat terbawah sampai engan tingkat teratas dalam

hubungan emusatan sebagai tersebut di atas tadi itu, merupakan satu kesatuan

ketatalaksanaan, dimana operasi Pusat, Koperasi Gabungan dan Koperasi Induk pada

dasarnya tidak lain dari pada saha-usaha yang menunjang tercapainya maksud-maksud tujuan

dari Koperasi Primer, yaitu emajukan kepentingan dari orang-orang (anggota Koperasi) yang

bersatu dalam Koperasi rbawah ini. Makin jelaslah bahwa organisasi-organisasi tingkat atas

itu berfungsi sebagai oanisasi pembantu. Hal ini akan lebih tampak pada pembagian tugas

antara tingkat organisasi.

FUNGSI MANAJEMEN KOPERASI

Manajemen merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi. Sebagaimana

diketahui, hakekat manajemen adalah mencapai tujuan melalui tangan orang lain. Pencapaian

tujuan melalui tangan orang lain itu dilakukan oleh manajemen dengan melaksanakan fungsi-

fungsi manajemen, yaitu fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan,dan fungsi pengawasan. Hanya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen itulah sebuah

koperasi akan dapat mencapai tujuan-tujuan mulianya secara efektif. Fungsi-fungsi

manajemen menurut George R. Terry (1964) adalah sebagai :

1. Perencanaan (planning)

2. Pengorganisasian (organizing)

3. Pelaksanaan (actuating)

4. Pengawasan (controlling).

y Fungsi Perencanaan (planning)

Perencanaan adalah suatu proses perumusan program beserta anggarannya,

yang harus dilakukan oleh sebuah koperasi sebagai tindak lanjut dari pelaksanaan strategi

yang hendak dilaksanakannya. Sebagai tindak lanjut dari strategi, maka pelaksanaan

fungsi perencanaan dalam sebuah koperasi harus secara konsisten mengacu pada tujuan


18/36

dan misi koperasi tersebut. Dengan kata lain, perencanaan bukanlah sekadar

pengungkapan keinginan, melainkan merupakan pengejawantahan dari strategi yang telah

dipertimbangkan secara cermat. Selain itu, perlu diketahui pula, perencanaan juga

memiliki fungsi koordinasi antara bagian dalam koperasi, serta fungsi pengendalian

terhadap pelaksanaan berbagai kegiatan koperasi. Penentuan strategi harus

mempertimbangkan secara cermat hal-hal sebagai berikut:

1. Kekuatan-kekuatan internal koperasi;

2. Kelemahan-kelemahan internal yang dimilikinya;

3. Kesempatan atau peluang bisis yang yang tersedia;

4. Hambatan atau kendala bisnis koperasi yang harus dihadapi.

Fungsi ini juga mengidentifikasikan bahwa dalam pengelolaan perlu ada

perencanaan yang cermat untuk dapat mencapai target yang ditentukan, baik untuk jangka

panjang maupun pendek yang pembuatan program-program kegiatan-kegiatan serta

sarana-sarana yang diperlukan untuk keterkaitannya dengan pihak ketiga. Langkah-

langkah membuat perencanaan adalah sebagai berikut :

1. Menetapkan tujuan akhir.

2. Mencari dan meneliti berbagai alternatif untuk mencapai tujuan akhir tersebut.

3. Menilai masing-masing alternatif.

4. Memilih alternatif yang terbaik.

5. Menunjuk orang-orang yang diperlukan.

6. Merinci tanggung jawab dan kekuasaan masing-masing orang yang telah ditunjuk.

7. Menguji hasil akhir operasi dengan perencanaan sebelumnya.

y Fungsi Pengorganisasian (organizing)

Pengorganisasian adalah pembagian tugas dan wewenang dalam koperasi

diantara para pelaku yang bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana-rencana koperasi

itu. Walaupun secara umum perangkat organisasi koperasi telah terbagi dengan jelas,

yaitu yang meliputi kelengkapan organisasi koperasi, pengelola teknis koperasi, dan

dewan penasehat, namun dalam melaksanakan fungsi kepengurusannya pengurus

koperasi memiliki kewajiban untuk menyusun organisasi kepengurusan koperasi secara

lebih rinci.

Fungsi ini mengfokuskan pada cara agar target-target yang dicanangkan dapat

dilaksanakan, yaitu dengan menggunakan wadah/perangkat organisasi, yang intinya

adalah:


19/36

Membentuk suatu sistem kerja terpadu yang terdiri atas berbagai lapisan atau

kelompok dan jenis tugas/pekerjaan yang diperlukan.

Memperhatikan rentang kendali (span of control),

Terjaminnya sinkronisasi dari tiap bagian atau kelompok lapisan kerja guna mencapai

sasaran yang ditetapkan.

Khusus bagi koperasi perlu pemikiran status dan batas-batas kewenangan dan

hak para anggota koperasi, yaitu adanya lembaga-lembaga rapat anggota, pengurus, dan

pengawas. Ketiga lembaga tersebut merupakan tripartite dalam organisasi koperasi,

dimana satu dengan yang lain pelaksanaannya terpisah, namun ketiga-tiganya perlu

dibina sebagai satu keutuhan.

Pengelolaan menjadi faktor penting karena alasan sebagai berikut :

1. Ada batas-batas kemampuan manusia untuk berurusan dengan manusia lain.

2. Adanya waktu yang terbatas.

3. Adanya batas-batas perhatian pada semua peristiwa dalam kegiatan usaha.

4. Pengetahuan manusia yang terbatas.

Semua batas-batas di atas mengharuskan seorang Pengurus untuk

mengarahkan pembantu pembantunya. Hakikatnya, semua pegawai dalam suatu

perusahaan dimanapun posisinya bertugas membantu pimpinan. Ada beberapa hal yang

harus diperhatikan dalam mendelegasikan kekuasaan, yaitu :1. Pengurus harus memberi kesempatan kepada orang yang diserahi tugas untuk

mengeluarkan ide sendiri.

2. Pengurus harus membiarkan pegawainya membuat putusan sendiri dalam bidangnya

masing-masing.

3. Pengurus harus mempunyai toleransi yang cukup bila pegawainya melakukan

kesalahan.

4. Pengurus harus mempunyai kesediaan untuk mempercayai pegawainya.

5. Kesediaan pengurus untuk melakukan pengawasan secara luas.

y Fungsi Pelaksanaan (actuating)

Fungsi ketiga manajemen koperasi adalah fungsi pelaksanaan. Pelaksanaan

adalah proses penerapan rencana-rencana koperasi oleh masing-masing fungsi atau

unsure dalam organisasi koperasi. Suatu gagasan atau konsep, meskipun telah tersedia


20/36

wadah yang berupa organisasi dengan uraian-uraian tugas dan hirarkinya belum akan

berjalan aktif tanpa dicetuskan pelaksanaan dari tugas-tugas dalam organisasi tersebut,

Terry (1964) menyebutkan actuating means move to action.

Rapat anggota sebagai lapisan teratas akan mengeluarkan kebijakan-kebijakan

koperasi yang harus dilaksanakan pengurus dan pada gilirannya pengurus selaku

pelaksana tertinggi akan mengeluarakan pedoman-pedoman, instruksi-instruksi kepada

lapisan-lapisan kebawahnya, dan seterusnya. Demikian pula rapat anggota menerbitkan

kewenangan bagi pengawas untuk mengadakan pantauan (monitoring) seberapa jauh

kebijakan-kebijakan dilaksanakan pengurus.

Bagaimanapun baiknya penugasan kepada lapisan bawahan, jika tanpa

koordinasi antar kelompok/jenis tugas, maka hasilnya tidak akan memenuhi harapan.

Lengkapnya pelaksanaan tugas-tugas harus ada koordinasi yang rapi, sehingga tidak

terjadi kesimpangsiuran tugas atau tumpang-tindih pekerjaan. Ini semua harus dijabarkan

dalam pelaksanaan berorganisasi, karena itu pada tingkat pelaksana atau kelompok

pelaksana harus ada seorang atau perangkat tertentu yang mengadakan koordinasi. Hal

tersebut akan terlihat dalam bagan organisasi, dimana ditentukan lapisan-lapisan

koordinasi dari pelaksana. Secara bertingkat koordinasi diperlukan dari level/lapisan

pelaksana paling bawah sampai yang tertinggi.

y Fungsi Pengawasan (controlling)

Pengawasan adalah upaya yang dilakukan oleh kewenangan yang lebih tinggi,

untuk mengukur tingkat kesesuaian antara rencana yang telah ditetapkan dengan hasil

yang telah dicapai, atau upaya untuk memastikan bahwa kebijakkan yang telah

dirumuskan telah dilaksanakan dengan semestinya oleh bawahan. Sesuai dengan

ketentuan yang terdapat dalam UU No.25/1992, pengawasan atas pelaksanaan kegiatan

usaha koperasi dilaksanakan oleh pengawas, sedangkan kegiatan pengawasan terutama

sekali dilakukan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan usaha koperasi. Dengan

demikian pengawas diharapkan dapat mencegah atau mengurangi kemungkinan

terjadinya penyalahgunaan wewenang serta penggunaan sumber-sumber ekonomi yang

dimiliki oleh koperasi secara tidak bertanggung jawab.

Dalam melaksanakan fungsi kepengawasannya, pengawas koperasi bisa

meminta bantuan tenaga ahli untuk megungkapkan terjadinya penyalagunaan wewenang

dan atau penyelewengan yang dilakukan oleh pengurus koperasi. Tenaga ahli yang

dimaksud disini adalah misalnya akuntan publik. Sebagaimana diketahui, akuntan publik


21/36

memiliki kecakapan profesional untuk memeriksa kewajaran laporan keuangan yang

disampaikan oleh pengurus.

Selain controling tersebut dilakukan oleh pengawas, pengurus wajib

mencipkatan suatu sistem pengendali atau biasa disebut build in control. Sistem kerja

yang mengandung build in control perlu dijabarkan dalam organisasi, yang intinya

adalah mengadakan pemisahan tiga fungsi yaitu :

y Fungsi otoritas atas suatu aset,

y Fungsi penyimpanan aset,

y Fungsi administrasi aset.

Dengan kata lain ketiga fungsi tersebut terpisah satu sama lain, tidak dalam satu tangan,

tapi ketiga-tiganya merupakan suatu rangkaian yang saling terkait. Contoh: dalam

pengelolaan keuangan, kasir harus terpisah dengan petugas adminitrasi/pembukuan, dan

petugas yang memberikan otoritas pengeluaran/penerimaan uang; demikian pula dalam

pengurusan pergudangan dan inventaris lainnya. Ini semua guna menjamin agar

pelaksanaan dalam organisasi bisa tertib dan teratur.

Langkah-langkah yang harus diperhatikan dalam menjalankan pengawasan adalah :

1. Pembuatan ukuran atau standar, penilaian tindakan yang diharapkan berdasarkan

ukuran standar, kemudian menanggulangi bila ada penyimpangan.

2. Menguji semua aktivitas orang-orang, menyimpang atau tidak berdasarkan standar.

3. Memperbaiki atau meluruskan tindakan-tindakan yang sekiranya akan berlainan

dengan rencana.

PERANAN MANAJEMEN

Adapun peranan managemen dalam suatu organisasi koperasi adalah :

1. membangun dan meningkatkan peran dan partisipasi anggota.

Anggota Koperasi sebagai modal utama dari koperasi, maju atau mundurnya kinerja

koperasi akan ditentukan oleh peran aktif anggota baik sebagai pemodal (pemilik),

nasabah (konsumen) serta sebagai penerima manfaat atau dengan kata lain Anggota

adalah Raja. Ini adalah realita dalam perkoperasian karena anggota sebagai pemilik

koperasi memberikan makna bahwa anggota memiliki hak penuh menentukan diterima

atau disetujuinya perencanaan usaha yang diajukan oleh Pengurus dan Pengawas dalam

forum Rapat Anggota. Sikap loyal anggota karena memiliki koperasi dapat ditumbuhkan


22/36

melalui kegiatan perencanaan usaha koperasi sejak awal, program kegiatan pendidikan

dan pelatihan untuk anggota yang terpola dan berkesinambungan. Hal ini selain membuka

cakrawala wawasan bagi anggota koperasi juga membangun watak koperasi.

2. membangun kemampuan Pengelola dan kaderisasi.

Pengelola atau pengurus koperasi (termasuk juga jajaran struktural dibawahnya) harus

memiliki kemampuan kepemimpinan, kewirausahaan, professional serta terutama

memiliki kejujuran. Pengurus dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya mampu

menghasilkan pelayanan yang dapat memberikan manfaat kepada anggotanya (baik aspek

manfaat fisik, ekonomi maupun manfaat psikologis). Manajemen koperasi difokuskan

menjadi manajemen yang efisien dan efektif, dan memiliki nilai-nilai manajemen sesuai

jati diri koperasi, serta memiliki Pedoman Pengelolaan Organisasi dan Bisnis Koperasi

atau System Operating & Prosedure.

3. Memiliki kesehatan keuangan

Keberhasilan dan kegagalan koperasi dapat dilihat sehat atau tidaknya keuangan koperasi,

tingkat kesehatan keuangan koperasi mencerminkan juga kesehatan usaha, organisasi,

manajemen serta sehatnya kualitas pelayanannya kepada anggota. Keadaan keuangan

dilaporkan secara berkala sesuai kaidah-kaidah akuntansi, terbuka dan bertanggung

jawab. Untuk itu peran aktif Pengurus membangun koordinasi pengawasan (internal)

dengan Badan Pengawas Koperasi harus menganut system pengawasan atau

pendeteksian dini (early warning system), mengkoreksi dan memperbaiki sedini mungkin

masalah keuangan koperasi sebelum kerugian menjadi beban yang harus dipikul oleh

anggota karena kesalahan prosedural (mismanagement) olehpengelola.

4. membangun kemitraan antar koperasi dan kemitraan koperasi dengan pihakBadan

Usaha lain.

Menghadapi trend bisnis (era pasar bebas) dan kemajuan teknologi yang semakin pesat,

koperasi sejak dini sudah harus melakukan penyesuaian dan antisipasi pengembangan

usahanya dengan melakukan kerjasama antar koperasi (membangun sinergi) untuk

memiliki bargening position dengan mengutamakan kekuatan pasar (captive market)

anggotanya; karena Keberhasilan hanya dapat diraih secara bersama untuk

Kepentingan yang sama, saat ini momentum untuk mewujudnyatakan kekuatan yang

dimiliki koperasi melalui kerjasama kemitraan.


23/36

Mendorong koperasi juga menjalin kerjasama kemitraan dengan pihak lain, seperti Badan

Usaha milik Negara/Daerah, swasta dalam negeri maupun swasta asing, perlu

dilaksanakan secara sungguh-sungguh, agar koperasi dapat dan mampu memasuki

perdagangan international, maupun dapat secara bersama-sama membangun jejaring

usaha.

5. Peran Interpersonal

Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi ;

Figurehead / Pemimpin Simbol :

Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.

Leader / Pemimpin :

Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi

permasalahan yang muncul.

Liaison / Penghubung :

Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.

6. Peran Informasi

Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam

maupun luar organisasi, meliputi ;

Monitor / Pemantau :

Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau

peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.

Disseminator / Penyebar :

Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.

Spokeperson / Juru Bicara :

Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar.

7. Peran Pengambil Keputusan

Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang

dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ;

Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif

untuk meningkatkan kinerja unit kerja.

Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan :

Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.


24/36

Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya :

Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.

Negotiator / Negosiator

:

Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau

perusahaan.

Fungsi-Fungsi dan peran Manajemen

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di

dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan

kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang

industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan

lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan

mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu:

Sampai saat ini, masih belum ada konsensus baik di antara praktisi maupun di antara

teoritis mengenai apa yang menjadi fungsi-fungsi manajemen, sering pula disebut unsur-

unsur manajemen.

1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber

yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara

keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai

rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana

yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan

merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan,

fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar

menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer

dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk

melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat

dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus


25/36

mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang

bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota

kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan

usaha

Fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut:

Planning

Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat

rumit. Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan

serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir

merumuskan perencaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :

1. Tindakan apa yang harus dikerjakan ?

2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?

3. Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?

4. kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?

5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?

6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?

Menurut Stoner Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk

mencapai sasaran tadi.

1. Bentuk-bentuk Perencanaan

a. Tujuan (objective)

Tujuan merupakan suatu sasran di mana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan utuk

dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b.Kebijakan (policy)

Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam

mengambil keputusan terhadap tindakan untuk mencpai tujuan.

c. StrategiStrategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Membuat

strategi haruslah memperhatikan beberapa factor seperti ketepatan waktu, ketepatan

tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.

d.Prosedur


26/36

Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu

mendatang

e. Aturan (Rule)

Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.aturan

yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur.

f. Program

Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas

yang disertai dengan suatu anggaran (budget); semuanya ini akan menciptakan adanya

adanya tindakan. Biasanya program dibuat dua macam, yakni program umum dan

program khusus.

2. Kegunaan Perencanaan

Adapun kegunaan daripada perencanaan adalah :

a. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang

b. Mengarahkan perhatian pada tujuan

c. Memperingan biaya

d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan

3. Langkah-langkah penyusunan perencanaan

Langkah-langkah yang yang harus diambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah

a. Menetapkan tujuan

b. Menyusun anggapan-anggapan (premising)

c. Menentukan berbagai alternatif tindakan

d. Mengadakan penilaian terhadap alternative tindakan yang sudah dipilih

e. Mengambil keputusan

f. Menyusun rencana pendukung

Organizing

Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang

terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.

Leading

Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :

Mengambil keputusan

Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.


27/36

Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.

Memeilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan

dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang

ditetapkan.

Directing/Commanding

Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha

memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam

melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-

benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.

Motivating

Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa

pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan

kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.

Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan motivasi negatif.

a. Motivasi positif

Motivasi positif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara

menambahkan penambahan tingkat keputusan tertentu, missal : dengan memberikan

promosi, memberikan insentif atau tambahan penghasilan, mencitakan kondisi tempat

kerja yang baik agar mereka merasa aman tenteram dan jenak bekerja, dan

sebagainya.

b. Motivasi negatif

Motivasi negatif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan

caramenakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara

terpaksa. Motivasi diharapkan dapat mebjadi perangsang untuk meningkatkan

kreativitas seseorang. Dalm halini, perlu diperhatikan masalah-masalah seperti berikut

ini :

1) Kreativitas dipandang sebgai dasar penentuan kualitas seseorang.

2) Masalah kretivitas ini muncul bilamana seseorang menghadapi problema yang

memerlukan pemecahan.


28/36

Coordinating

Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk

melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan

kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan

sehingga terdapat kerja sama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.

Controlling

Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi

manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa

yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan

yang telah digariskan semula.

1. Langkah-langkah pengawasan

a. Menciptakan standard

Standard merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah

dilakukan. Bentuk standard dapat dibedakan kedalam dua macam bentuk, yaitu

standard kuantitatif dan standard kualitatif. Standard kuantitatif merupakan suatu

standard yang dinyatakan di dalam satuan-satuan tertentu. Standard kualitatif dapat

berupa pendapat umum, langganan, buruh, dan sebagainya.

b. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard Langkah ini dilakukan

untuk mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi.

c. Melakukan tindakan koreksi

Urutan-urutan kegiatan yang harus dilaksanakn dalam pengambilan tindakan koreksi

ini adalah :

1) Menghayati masalah-masalah yang dihadapi.

2) Mencari kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan.

3) Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut.

4) Menentukan cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat. Dalam

mengadakan pengawasan dengan melakukan langkah-langkah di atas, perluterlabih dulu mencari informasi yang dibutuhkan.

2. Syarat-syarat pengawasan yang baik

Untuk menjalankan pengawasi dengan baik, diperlukan beberapa syarat yakni:

a. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas).

b. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.


29/36

c. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.

d. Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuia dengan standard yang digunakan.

e. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.

f. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.

g. Pengawasan harus ekonomis.

h. Pengawasan harus mudah dimengerti.

i. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi

Reporting

Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan

atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-

fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.

Staffing

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu

organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar

setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

Forecasting

Forecasting adalah meramalkan, memproyrksikan, atau mengadakan taksiran terhadap

berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat

dilakukan.

Activating

Activating atau pelaksanaan adalah suatu fungsi manajemen berupa bentuk kegiatan kerja

nyata dalam suatu kegiatan manajemen.

Innovating

Innovating merupakan fungsi manajemen berupa penelitian, pengembangan, dan / atau

perekayasaan yang bertujuan mengembangkan penerapan praktis nilai dan konteks ilmu

pengetahuan yang baru, atau cara baru untuk menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi

yang telah ada ke dalam produk atau proses produksi.

Representing


30/36

Representing adalah fungsi manajemen berupa adanya kesamaan dalam hal pengerjaan tugas.

Budgeting

Budgeting merupakan fungsi manajemen berupa pengikhtisaran sistem anggaran keuangan.

Baik itu sistem keuangan untuk jangka pendek, menengah, dan panjang.

Assembling

Assembling merupakan fungsi manajemen dimana terjadi pengurutan-pengurtan dalam hal

kegiatan yang berhubungan dengan manajemen itu sendiri.

Resources

Resources merupakan fungsi manajemen berupa pemanfaat sumber daya yang ada, baik itu

SDA atau SDM sehingga terjadi ketepatgunaan.

Actuating

Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok

berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha

organisasi. Jadi actuatingartinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja

dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang

dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan

(leadership).

Communication

Communication merupakan suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari

satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada

umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata (lisan) yang dapat

dimengerti oleh kedua belah pihak. Dalam hal ini komunikasi yag terjadi diantara hierarki

kepemimpinan.

Decision Making

Dicision Making merupakan fungsi manajemen yang dapat dianggap sebagai suatu hasil atau

keluaran dari proses mental atau kognitif yang membawa pada pemilihan suatu jalur tindakan

di antara beberapa alternatif yang tersedia. Setiap proses pengambilan keputusan selalu


31/36

menghasilkan satu pilihan final . Keluarannya bisa berupa suatu tindakan (aksi) atau suatu

opini terhadap pilihan.

Improving

Improving adalah salah satu fungsi manajemen dalam hal peningkatan mutu kegiatan,

kepemimpinan, kerjasma, dan lain-lain.

y Fungsi-fungsi Manajemen

Henry Fayol, menyatakan bahwa manajer melakukan lima fungsi-fungsi manajemen yang

utama. Pertama, majer merencanakan (Plan) apa yang akan mereka lakukan. Kemudian

mengorganisasikan (Organize) untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka

menyusun staff (Staffing) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan.

Dengan sumber daya yang ada, mereka mengarahkan (direct) untuk melaksanakan

rencana. Akhirnya mereka mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar tetap

beroperasional secara optimal.

Tingkat Manajer mempengaruhi fungsi

manajemen

Plan

Control

Organize

Direct

Staff

Organize

Staff

Direct

Plan

Control

Direct

Staff

Plan

Control

Organize

Strategic

Planning Level

Management

Control Level

Operational

Control Level


32/36

PERAN MANAJEMEN, menurut Henry Mintzberg

1. Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari : = figur kepala (figur

head) : manajer mewakili organisasi untuk kegiatan diluar organisasi. =pemimpin(leader)

: manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan-

bawahannya.= penghubung (liaison) : manajer menghubungkan personal2 di semua

tingkatan manajemen.

2. Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi

untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator)

informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer

sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan2 tentang informasi yg

dimilikinya.

3. Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai

orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber2

dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.

Falsafah Manajemen Terpadu

Jumat, 27 Agustus 2010 09:19 Administrator

Dr. W. Edward Demings meletakkan kerangka pemikiran dalam perbaikan mutu secara

berkelanjutan yang terdiri dari hal-hal berikut:

1. Reaksi berantai untuk perbaikan kualitas2. Transformasi Organisasi

3. Peran Esensial Pimpinan

4. Hindari praktik-orakti Manajemen yang Merugikan

5. Penerapan System of profound knowledge

1. Reaksi Berantai untuk Perbaikan Kualitas

Reaksi berantai tersebut menyatakan bahwa perbaikan kualitas akan meningkatkan

kepuasan pelanggan dalam hal produk dan jasa yang sekaligus akan mengurangi biaya

produksi sehingga meningkatkan produktivitas organisasi.

2. Transformasi Organisasi

Di sini kemampuan untuk mencapai perbaikan yang penting dan berkelanjutan menuntut

perubahan dalam nilai-nilai yang dianut, Selain itu, proses kerj dan struktur kewenangan

dalam organisasi perlu dibenahi.

3. Peran Esensial Pemimpin


33/36

Kepemimpinan mempunyai peran strategis dalam upaya perbaikan kualitas. Setiap

anggota organisasi harus memberikan konstribusi penting dalam upaya tersebut. Namun,

setiap upaya perbaikan yang tidak didukung secara aktif oleh pimpinan, komitment,

kreatifitas, maka lama-kelamaan akan hilang.

4. Hindari Praktik-Praktik Manajemen yan Merugikan

Setiap keputusan yang didasarkan pada pandangan jangka pendek, sempit dan terkotak-

kotak, akhirnya akan merugikan organisasi. Beberapa contoh pandangan tersebut adalah:

a. tidak terdapat tujuan yang tetap (constancy of purpose) yaitu tujuan menuju perbaikan

kualitas demi kelangsungan hidup dan perkembangan organisasi.

b. Hanya memikirkan keuntungan jangka pendek, dan

c. Sering berganti-ganti kegiatan.

5. Penerapan System of profound Knowledge

Penerapan system tersebut meliputi empat disiplin berikut:

a. Orientasi pada System ( System Oriented)

Pada setiap upaya menuju perbaikan kualitas itu, hendaknya kita mengembangkan

kecakapan untuk mengindra dan mengelola interaksi antara berbagai komponen

organisasi. Orientasi ini meliputi focus pada kinerja (performance) total organisasi. Bukan

hanya memusatkan perhatian pada usaha memaksimalkan hasil komponen organisasi

tertentu secara parsial, akan tetapi harus keseluruhan organisasi.

b. Teori Variasi

Perlu dikembangkan kecakapan untuk menggunakan data dalam proses pengambilan

keputusan. Pengertian atas variasi data akan dapat membantu pengambil keputusan untuk

mengetahui kapan harus melakukan perubahan-perubahan dalam suatu system guna

memperbaiki kinerja, dan mengetahui kapan perubahan-perubahan yang dibuat dapat

memperburuk kinerja.

c. Teori Pengetahuan

Penguasaan teori pengetahuan akan membantu kita untuk mengembangkan dan menguji

hipotesis (praduga) guna memperbaiki kinerja organisasi. Jadi, teori pengetahuan akan

membantu kita untuk mengetahui:

1) Apa yang dikehendaki oleh pelanggan (customer),

2) Seberapa jauh oerganissasi dapat memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan,

3) Faktor-faktor penting apa yang mempengaruhi kualitas.

4) Apa yang perlu dilakukan untuk memperbaiki kualitas,

5) Apakah pelanggan mengetahui perubahan yang terjadi mengenai kinerja organisasi dan


34/36

6) Apa kebutuhan dan harapan baru bagi pelanggan.

d. Psikologi

Perlu dikembangkan kecalkapan untuk mengerti dan menerapkan konsep-konsep yang

berkaitan dengan perbedaan individu dalam organisasi, dinamika kelompok, proses belajar

dan proses perubahan guna mencapai perbaikan kualitas.

Konsep sekolah bermutu (unggul) perlu ada dalam konsep setiap kepala sekolah. Kepala

Sekolah perlu memahami TQM sebagai suatu falsafah, metode, teknik dan strategi

manajemen untuk perbaikan mutu sekolah, karena kinerja organisasi sekolah senantiasa

dinilai masyarakat dalam situasi yang makin maju. Kepala Sekolah dan para guru perlu

memahami harapan masyarakat terhadap sekolahnya. Apa hakikat keberadaansekolah

yang diharapkan masyarakat? Bagaimana membuat sekolah menjadi efektif agar harapan

pelanggan pendidikan tercapai?

TUGAS DAN PERANAN MANAJER KOPERASI

Tugas manager antara lain :

1. Melaksanakan kebijakan operasional yang telah ditetapkan Pengurus.

2. Memimpin dan mengkoordinir pelaksanaan kegiatan kegiatan di unit unit usaha.

3. Membimbing dan mengarahkan tugas tugas karyawan yang dibawahnya seefisien

mungkin menuju karyawan yang berkualitas.

4. Mengusulkan kepada pengurus tentang pengangkatan dan atau pemberhentian karyawandalam lingkungan tugasnya.

5. Menyusun Program Kerja dan RAPBK tahunan untuk disampaikan kepada pengurus

sebelum dimulainya rencana dan anggaran yang baru, dan selanjutnya evaluasi sekaligus

perencanaan bagi pengurus untuk disampaikan dalam Rapat Anggota.

6. Membuat laporan pertanggungjawaban kerja secara tertulis setiap akhir bulan and tahun.

7. Melaksanakan dokumen-dokumen usaha atau organisasi koperasi.


35/36

Peranan Manager dalam Koperasi

Peranan manajer dalam koperasi adalah sesuatu yang penting dimana

sistematika kerja yang baik dapat terbentuk apabila peranan manajer dijalankan

dengan baik dan penuh tanggung jawab terhadap pencapaian tujuan organisasi.

Peranan manajer koperasi:

1. membuat rencana ke depan sesuai dengan ruang lingkup dan wewenangnya;

2. mengelola sumberdaya secara efisien (meliputi SDA, SDM , Sdmodal)

3. bertindak sebagai pemimpin dan mampu melaksanakan kerjasama dengan orang lain

untuk mencapai tujuan organisasi (to get things done by working with and through

people).

4. memberikan perintah karyawan yang dibawahnya.

5. Sebagai saluran komukasi antara individu-individu yang didalam organisasi maupun

luar organisasi.

6. Sebagai penanggung jawab atas pengelolaan suatu koperasi (penyimpangan yang

terjadi, atau tindakaan-tindakan yang dilakukan oleh invidu yang dibawahnya).

Keberadaan manajer dalam koperasi diharapkan usaha koperasi akan dapat berkembang lebih

maju. Manajer diperlukan bagi koperasi :

1. Untuk mengelola usaha koperasi memerlukan keahlian sesuai dengan bidang usaha

koperasi, selain untuk menunjang fungsi pengurus yang umumnya dipilih oleh anggota

berdasarkan atas kepercayaan.

2. Keterampilan dalam mengelola sangat dibutuhkan untuk melakukan

penyesuaian dengan cara mengantisipasi perubahan-perubahan, oleh

karena i tu seorang manajer harus memil ik i k rea t i f i tas yang t inggi ,

inovas i - inovas i , f leks ib i l i tas seh ingga akan membantu da lam

memudahkan pemecahan masalah

3. Manajer dalam koperasi diharuskan mampu merumuskan petunjuk kerja dengan baik

dan memberikan pengarahan yang sistematis mengenai cara kerja yang ha rus

dilakukan oleh karyawan maka akan terciptanya suatu

ke sa maa n perilaku tugas dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan pada

koperasi

4. Manajer juga harus mampu menerapkan manajemen yang baik berkaitan dengan segala

bentuk tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya agar tidak terjadi kesimpang siuran

dalam pelaksanaan pekerjaan.


36/36

5. Pengurus umumnya tidak dapat mencurahkan tenaga atau pikirannya secara penuh dalam

koperasi, karena biasanya pengurus memiliki tugas pokoknya, sehingga manajer

diperlukan untuk mengoperasionalisasikan usaha koperasi lebih efektif dan mencapai

tujuannya.

6. Mengembangkan kepercayaan atas kekuatan dan kemampuan koperasi sendiri dalam

kegiatan-kegiatannya.

manajemen koperasi jadi repaired)

Documents