MANAJEMEN KANTOR NOTARIS & PPAT*

Nama Dosen : Jusuf Patrianto Tjahjono , SH, MH. Gatot Tri Waluyo, SH, MKn.

Fakultas : HukumProgram Studi : Magister KenotariatanMata Kuliah : Manajemen Kantor Notaris dan PPAT / 2 SKSKode MK : 534019

Standart Kompetensi : Memahami manajemen kantor Notaris& PPAT dalam teori dan praktek

Kompetensi dasar : Mahasiswa mampu memahami kerangka kerja sistem administrasi kantor Notaris & PPAT

Mahasiswa mampu merencanakan dan menjalankan fungsi administrasi di kantor Notaris & PPAT

Kepustakaan : 1. Dian Wijayanto, Pengantar Manajemen, Gramedia, Jakarta, 20122. Irra Chrisyanti, Manajemen Perkantoran, Prestasi Pustakaraya,

Jakarta, 20113. Irra Christyanti, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustakaraya, Jakarta, 20114. Dicky Wisnu UR & Siti Nurhasanah, Teori Organisasi, Struktur dan Desain, UMM Press, 20055. Hendi Haryadi, Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staf , Visimedia, Jakarta, 20096. Pengurus Pusat Ikatan Notaris Indonesia, Jati Diri Notaris Indonesia, Gramedia, Jakarta, 2009

DAFTAR ISI :

I. UMUM

1. Definisi Manajemen dan Administrasi2. Organisasi Perkantoran 3. Sistem Perkantoran4. Manajemen Kearsipan5. Pengawasan Administrasi Perkantoran

* Disusun oleh Jusuf Patrianto Tjahjono, SH, MH sebagai materi perkuliahan Manajemen Kantor Notaris & PPAT di universitas Narotama, program S2 Magister Kenotariatan.

6. Teknik dan Keamanan Perkantoran

II. INTERNAL

1. Karakter & Kepemimpinan 2. Komunikasi dan Kemampuan Antar pribadi3. Dinamika Kelompok dan Kerja sama Tim4. Sistem alur berkas

III. EKSTERNAL

1. Network2. Database3. Service

B A B IU M U M

1. PENGERTIAN ADMINISTRASI

Kompetensi dasar :Memahami kerangka kerja sistem administrasi perkantoranMerencanakan dan menjalankan fungsi administrasi di kantor

Indikator Hasil Belajar :Memahami arti manajemen dan admnistrasi serta peran dan fungsi-fungsinya

Definisi/ pengertian Administrasi dan Manajemen

Asal kata Administrasi

Administrasi berasal dari Bahasa Latin Administrare yang berarti membantu atau melayani.

Adapun pengertian Administrasi menurut para ahli yaitu :1. Leonald D. White, bahwa administrasi adalah suatu proses yang biasanya terdapat

pada semua usaha kelompok, baik usaha pemerintah ataupun swasta,sipil atau militer baik dalam skala besar ataupun kecil.

2. Herbert A. Simon, Administrasi adalah kegiatan dari kelompok orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.

3. Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar Studi IlmuAdministrasi dan Manajemen” , administrasi adalah suatu kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik,agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan

4. The Liang Gie (1965:P.5) Administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam segenap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

5. Dr. S.P Siagiaan MPA.Phd (1985:P.3) Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

6. Parajudi Atmosudirjo (1975 : P) Administrasi adalah pengendalian dan penggerak dari suatu organisasi sedemikian rupa sehingga organisasi itu menjadi hidup dan bergerak menuju ketercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan oleh administrator yakni kepala organisasi.

Pengertian Administrasi- Sempit

kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematisdengan tujuan menyediakan keterangan , memudahkan memperolehnya kembali secara utuh dan dalam hubungan satu dengan yang lain, contohnya kegiatan-

kegiatan yang meliputi : catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan ketik-mengetik agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan keseluruhan pencatatan secara tertulis dan penyusunan sistematis dari keterangan-keterangan yang ada agar mempermudah memperoleh ikhtisar keterangan.

- Luas kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya (sarana prasarana) untuk mencapai tujuan secara berdaya guna dan berhasil guna (efektif dan efisien)

Unsur-unsur / Ciri-ciri administrasi1. Sekelompok orang 2. Kerja sama3. Pembagian tugas secara terstruktur4. Kegiatan/usaha yang runtut dalam proses 5. Pemanfaatan berbagai sumber6. Tujuan

Pengertian Manajemen

Manajemen berasal dari bahasa latin yaitu dari asal kata “manus”yang berarti tangan dan “agere” yang berarti melakukan; kata-kata itu digabung menjadi kata kerja “managere” yang berarti menangani, managere diterjemahkan kedalam bahasa Inggris dalam bentuk kata kerja to manage untuk orang yang melakukan kegiatan manajemen akhirnya management diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia menjadi manajemen/ pengelolaan. Jadi Manajemen adalah ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Adapun pengertian Manajemen menurut para ahli yaitu :1. Stoner, Manajemen adalah proses, perencanaan, pengorganisasian,memimpin dan

mengawasi usaha-usaha dari suatu organisasi dan dari sumber-sumber organisasi dan dari sumber organisasi lainnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. S.P. Hasibuan, Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu.

3. Harold Koontz and Cyrill O’Donnel (1972), Management is getting thing done through the efforts of other people. (manajemen adalah terlaksananya pekerjaan melalui orang-orang lain ).

4. G.R. Terry, Manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri atas tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian yang dilaksanakan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dansumber-sumber lainnya.

5. Prof. Oei Liang Lee, Manajemen adalah suatu ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Persamaan dan Perbedaan Administrasi dan Manajemen

Persamaan Administrasi dan Manajemen

1. Pendapat yang menyatakan bahwa administrasi sama dengan manajemen. Seperti pendapat yang dikemukakan oleh PBB bahwa kedua istilah itu dipakai secara sinonim, di mana administrasi banyak dipergunakan di bidang administrasi Negara, sedangkan manajemen banyak dipergunakan di bidang administrasi Niaga (swasta) dan Administrasi Niaga.

2. Dalam penerapan administrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya kegiatannya yang dapat dibedakan.

3. Administrasi bersifat konsep menentukan tujuan dan kebijaksanaan umum secara menyeluruh sedangkan manajemen sebagai subkonsep yang bertugas melaksanakan semua kegiatan untuk mencapai tujuan dan kebijaksanaan yang sudah tertentu pada tingkat administrasi.

Perbedaan Administrasi dan Manajemen

1. Hal ini terutama di bidang administrasi Negara, administrasi Pemerintahan yang dilakukan oleh Presiden dan para Menteri sebagai penentu kebijaksanaan dalam rangka mencapai tujuan negara. Sedangkan yang wajib melaksanakan kebijaksanaan tersebut ialah manajemen. Manajer bertanggung jawab untuk melaksanakannya ke arah tercapainya tujuan tersebut.

2. Perbedaan yang jelas BPA (Balai Pembinaan Administrasi) menempatkan administrasi pada posisi dengan batasan yang luas, dan manajemen merupakan bagian dari administrasi. Menurut BPA, administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan atau penataan tugas-tugas pokok sesuatu usaha kerjasama sekelompok orang dalam mencapai tujuan bersama. Dan membatasi manajemen sebagai salah satu usaha yang hanya membatasi pada segi kepemimpinan yang mengarahkan orang-orang yang bekerjasama berikut pengarahan fasilitas-fasilitasnya sehingga semua dapat berjalan dengan baik.

3. Administrasi lebih luas dari pada manajemen karena manajemen sebagai salah satu unsur dan merupakan inti dari administrasi sebagai pelaksana yang bersifat operasional melainkan mengatur tindakan -tindakan pelaksanaan oleh sekelompok orang yang disebut "bawahan" jadi dengan manajemen administrasi akan mencapai tujuannya. Dan dapat disimpulkan pula bahwa kegiatan manajemen juga merupakan unsur dari administrasi, bukan merupakan faktor terjadinya administrasi.

Kesimpulan

Administrasi :merupakan keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan secara efektif dan efisien;

sedangkan

Manajemen : proses pendayagunaan semua orang dan fasilitas untuk melakukan tugas-tugas tertentu atau mencapai tujuan tertentu.

Jadi : Manajemen merupakan inti administrasi.

Fungsi Administrasi

Quible (2001) ada 5 fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran :1. Fungsi Rutin

membutuhkan pemikiran yang minimalmencakup pengarsipan dan penggandaan

2. Fungsi Teknismembutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoranpenggunaan program aplikasi komputer (departemen teknologi informasi)

3. Fungsi Analisismembutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, kemampuan mengambil keputusan, mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasanmembuat dan menganalisa laporan dan keputusan pembelian

4. Fungsi Interpersonalmembutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta ketrampilan yg berhubungan dengan orang lainmengkoordiansikan team proyek

5. Fungsi Manajerialmembutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, pemotivasianpelaksanaan sistem dan prosedur administrasi

Fungsi dan Peran Manajer Administrasi

Berdasarkan fungsi-fungsi tersebut dapat disimpulkan bahwa tugas dan peranan Manajer Administrasi adalah :

- Perencanaan - Mengembangkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi serta layanan

kantor, termasuk layout, telekomunikasi, arsip dan lain-lain- merencanakan anggaran bagi pelaksanaan layanan kantor- menjelaskan kebutuhan akan personil yang tepat- menjelaskan kebutuhan akan ruang dan peralatan yang diperlukan- mendesain sistem dan prosedur administrasi yang baru

- Pengorganisasian - Menjelaskan cara yang paling efektif bagi pegawai dalam menjalankan tugasnya

- mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien- menjamin pemanfaatan yang optimal dari peralatan yang dimiliki oleh perusahaan- meningkatkan produktivitas organisasi dan perusahaan

- Pengalokasian Staf- menjamin efisiensi dan efektivitas perekrutan pegawai baru melalui penempatan pegawai yang tepat- Menyediakan training yang tepat- Menyediakan sistem penilaian kinerja pegawai yang efektif- mendeskripsikan pekerjaan yang akan dilakukan pegawai secara realistis

- Pengarahan- mendesain sistem komunikasi yang efektif antar unit- menggunakan teknik yang efektif dalam memotivasi pegawai- mendampingi pegawai dalam memecahkan masalah yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan- menggunakan sistem reward yang fair dan obyektif dalam menentukan gaji pegawai

- Pengawasan- mengembangkan prosedur yang efisien dalam mengontrol kuantitas dan kualitas pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai- menggunakan teknik yang efektif dalam mengawasi pegawai- mengelola unit anggaran- mengembangkan strategi yang efektif dalam melakukan tindakan koreksi yang

diperlukan dan menangani pekerjaan yang tidak terselesaikan

II. ORGANISASI PERKANTORAN

A. Pengertian

Salah satu kewajiban Notaris dalam UU No 30 th 2004 tentang Jabatan Notaris adalah mempunyai hanya satu kantor, yaitu di tempat kedudukannya ( pasal 19 ayat 1 UU JN ) yang berarti Notaris dilarang mempunyai kantor cabang, perwakilan, dan/atau bentuk lainnya. Dan dalam ayat 2 pasal tersebut mengatur bahwa Notaris tidak berwenang secara teratur menjalankan jabatannya diluar tempat kedudukannya dengan penjelasan sebagai berikut : Akta Notaris sedapat-dapatnya dilangsungkan di kantor Notaris kecuali pembuatan akta-akta tertentu.Kritik dan masukan terhadap pasal 19 UU JN ?

Istilah Kantor

Per- kantor –an awalan per- dan akhiran –an menunjukkan tempat kumpulan kegiatan, jadi perkantoran adalah penunjukkan suatu tempat yang dinamakan kantor yang digunakan untuk melakukan sekumpulan kegiatan.

Manajemen Perkantoran

Pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

mengetik (typing) menghitung (calculating) memeriksa (checking) menyimpan warkat/arsip (filing) menelepon (telephoning) menggandakan (duplicating) mengirim surat (mailing)

dan kegiatan lain.

Arti Organisasi

(Yunani: oργανον, organon - alat) adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama.

Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin,

metode, lingkungan), sarana-prasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut.

Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama (Singarimbun, Masri dan Sofyan Efendi. 1976. Understanding Practice and Analysis. New York: Random House.Hlm. 132)

James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama (D, Ratna Wilis. 1996. Teori-Teori Belajar. Jakarta: Penerbit Erlangga.Hlm. 56)

Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih (Horton, Paul B. dan Chester L. Hunt. 1984. Sociology. Edisi keenam. International Student Edition. Tokyo: Mc.Graw-Hill Book Company Inc.Hlm. 89)

Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan. (Stephen P.Robbins. Teori Organisasi Struktur, Desain, dan Aplikasi, (Jakarta: Arcan: 1994), hlm.4)

Rosenzweig menyatakan Organisasi dapat dipandang sebagai :- Sistem sosial, yaitu orang-orang dalam kelompok- Integrasi atau kesatuan dari aktivitas-aktivitas orang-orang yang bekerja sama- Orang-orang yang berorientasi atau berpedoman pada tujuan bersama

Kesimpulan :

Organisasi perkantoran adalah :

- suatu proses yang menjadi tempat orang-orang untuk mencapai tujuan kantor- suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya

untuk menerima, menyimpan, mengolah dan menyajikan informasi serta merawat aktiva

- mencakup susunan staff dan alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengolah data, memasok informasi untuk pembuatan keputusan, dan merawat aktiva

B. Prinsip-prinsip Organisasi

Ada 12 PRINSIP

1) Prinsip TujuanOrganisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak

mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.

2) Prinsip Skala Hirarkhi.Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.

3) Prinsip Kesatuan Perintah.Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.

4) Prinsip Pendelegasian Wewenang.Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.

5) Prinsip Pertanggungjawaban.Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.

6) Prinsip Pembagian Pekerjaan.Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.

7) Prinsip Rentang Pengendalian.Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.

8) Prinsip Fungsional.Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.

9) Prinsip Pemisahan.Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya

kepada orang lain.

10) Prinsip Keseimbangan.Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya.

11) Prinsip FleksibilitasOrganisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

12) Prinsip Kepemimpinan.Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.

Bentuk-bentuk Organisasi

1. Organisasi Garis2. Organisasi Staff3. Organisasi Garis dan Staff4. Organisasi Fungsi5. Organisasi Panitia

Tugas :

1. Apakah definisi/pengertian masing-masing bentuk Organisasi, positif dan negatif dari masing-masing bentuk organisasi ?

2. Menurut anda bentuk organisasi yang mana yang cocok untuk kantor notaris, berikan alasannya ?

Bahan referensi : Bentuk-bentuk Organisasihttp://ipdcpoa.files.wordpress.com/2011/03/bentuk-organisasi-poa51.pdfhttp://aiiank.wordpress.com/2009/12/31/organisasi-kepanitiaan/ http://luffybersahabat.blog.com/2011/01/19/bentuk-bentuk-organisasi/Manajemen Kantor Notarishttp://www.scribd.com/doc/60734402/Edna-Hanindito-Administrasi-Kantor-Notaris-2011http://herman-notary.blogspot.com/2007/12/adm-office.html