Pengantar Komputer & Tekno.Informasi 1C

Materi 1&2

MANAJEMEN PERKANTORAN DAN PERUMUSAN PENGORGANISASIAN KANTOR

1

OutlinePengertian dan batasanAktivitas dari manajemen kantorProses manajemen kantorPerumusan organisasiPendekatan fungsional dalampengorganisasianPembagian kerja dan penugasan kerja (spesialisasi, analisis, uraian)

Pengertian dan Batasan (1)Manajemen bukan saja dapat dianggap

sebagai suatu jenis ilmu, tetapi juga aktivitas (kegiatan). Sebagai suatu ilmu dan aktivitas, manajemen mempunyai sifat yang unik. Artinya, identitas manajemen berbeda dari ilmu dan aktivitas lainnya.

2

Pengertian dan Batasan (2)

Fungsi Manajemen :1. Perencanaan2. Pengorganisasian3. Pengkoordinasian4. Pengawasan

Pengertian dan Batasan (3)Elemen Manajemen

1. Man2. Money3. Material4. Market5. Machine6. Method (Metode)

3

Pengertian dan Batasan (4)Ilmu Manajemen1. Manajemen Produksi2. Manajemen Personalia3. Manajemen Marketing4. Manajemen Keuangan5. Manajemen Kantor

Pengertian dan Batasan (5)

Manajemen kantor dapat ditinjau dari dua sudut penglihatan yang berbeda, yaitusudut manajemen dansudut sasaran.

4

Pengertian dan Batasan (6)Dari sudut manajemen, manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan, mengkoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakandan menertibkan ketatausahaan kantor.

Pengertian dan Batasan (7)Dari sudut sasaran, manajemen kantor merupakan segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha dalam sistim perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.

5

Aktifitas Manajemen KantorGeoffrey Whitehead mengatakan bahwa di

seluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan utama, yaitu :

1. Kegiatan Komunikasi2. Kegiatan Kalkulasi

3. Pengolahan Warkat4. Penyusunan Laporan5. Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin

Proses Manajemen KantorProses manajemen meliputi :1. Perencanaan Kantor2. Pengorganisasian Kantor3. Kegiatan Personalia Tata Usaha4. Pengkoordinasian5. Pengawasan Kantor

6

Tujuan Manajemen KantorTujuan Manajemen Kantor terdiri atas:1. Penerimaan Informasi2. Pencatatan Informasi3. Penyusunan Informasi4. Pemberian Informasi5. Perawatan Aktiva

Perumusan Organisasi (1)Struktur Organisasi- Organisasi Sederhana

ManajerUmum

Petugas Manajer Manajer Manajer kantorPembeliaan Produksi Pemasaran

7

Perumusan Organisasi (2)- Organisasi Yang Telah Berkembang

DirekturPengelola

Petugas Manajer Manajer ManajerPembelian Produksi Pemasaran kantor

Pabrik Pabrik Pabrik Area Area Eksport

1 2 3 1 2

Pendekatan Fungsional dalam Pengorganisasian (1)Sentralisasi

Untuk meningkatkan efisiensi, semua pekerjaan kantor harus dikoordinasi oleh seorang manajer kantor, walaupun beberapa bagian darinya dapat dikerjakan di dalam

kantor-kantor departemen yang tidakberada di bawah pengawasannya.

8

Pendekatan Fungsional dalam Pengorganisasian (2)

Didalam beberapa organisasi, manajer kantor utama diberi tanggung jawab penuh atas semua kantor, termasuk yang terkait dengan departemen operasi. Ia diminta untuk mengorganisasi, memperlengkapi,mengangkat staf dan memanajemenkankantor-kantor ini dengan memberikan pelayanan seperti yang mungkin diminta oleh manajer departemen atau fungsional.

Pendekatan Fungsional dalam Pengorganisasian (3)Desentralisasi

Contoh organisasi paling sederhana di bawah ini. Garis terputus-putus menunjukkan tanggung jawab untuk memberikan pelayanan.

9

Pendekatan Fungsional dalam Pengorganisasian (4)

Manajer Umum

Petugas Manajer Manajer ManajerPembelian Produksi Pemasaran kantor

Kantor pembelian Kantor pabrik Kantor penjualan

Pembagian Kerja & Penugasan Kerja (1)

Pendelegasianadalah proses dimana individu atau kelompok memindahkan kepada individu atau kelompok lain tugas untuk menjalankan aksi tertentu dan sekaligus mengambil keputusan tertentu.

10

Pembagian Kerja & Penugasan Kerja (2)

Delegasi dapat dinyatakan secara ringkas sebagai suatu proses dimana seorang manajer:

menyerahkan tugas kepada bawahannya.Memberi mereka wewenang untuk membuat komitmen sampai batas yang dianggap perlu

.Menciptakan kewajiban pada setiap bawahan untuk melaksanakan pekerjaan secara memuaskan.

Analisis PekerjaanAdalah proses penelitian tugas kantor Langkah-langkahnya Menentukan pembagian pekerjaan

secara umum di dalam kantor Pembagian Tugas :

- Menurut Fungsi- Menurut Proses

Analisis pekerjaan yang sudah lengkap merupakan dasar untuk uraian pekerjaan

11

Uraian PekerjaanUraian itu menentukan apa yang harus dikerjakan, kepada siapa pekerja harus melapor, dan syarat apa yang diperlukan untuk jabatan ituUraian pekerjaan dipergunakan sebagai

memungkinkan latihan di tempat kerja dengan sedikit sekali pengulangan instruksi

12