manajemen arsip dinamis dan statis di kantor arsip

Click here to load reader

Post on 16-Oct-2021

6 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTA BIMA (NTB)
Skripsi:
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan pada Fakultas Adab dan Humaniora
Universitas Islam Negeri (UIN) Alauddin Makassar
Oleh
Nama : Syahruramadhan
NIM : 40400112010
Jurusan : Ilmu Perpustakaan
Arsip dan Perpustakaan Kota Bima NTB
Dengan penuh kesadaran, penulis yang bertandatangan di bawah ini
menyatakan bahwa skripsi ini benar adalah hasil karya penulisan sendiri. Jika
dikemudian hari terbukti merupakan duplikat, tiruan, plagiat, atau dibuat oleh orang
lain, sebagian atau seluruhnya, maka skripsi dan gelar yang di peroleh karenanya
batal demi hukum.
Judul : Manajemen Arsip Dinamis dan Statis di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Kota Bima (NTB).
Skripsi ini membahas tentang Manajemen Arsip Dinamis dan Statis di Kantor
Arsip dan Perpustakaan Kota Bima. Penelitian ini membahas masalaha yaitu:
bagaimana manajemen arsip dinamis dan statis di kantor arsip dan perpustakaan kota
bima.. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui Bagaimana manajeman kearsipan
yang dilaksanakan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Bima (NTB).
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif pendekatan kualitatif. Informan
dalam penelitian ini adalah berjumlah tiga orang yaitu: satu orang kepala Kantor
Arsip dan Perpustakaan Kota Bima dan dua orang staff bagian pengelolaan arsip.
Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah dokumentasi, wawancara dan
observasi. Langkah-langkah dalam menganalisis data adalah menggunakan teknik
pengumpulan data: reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa secara umum Manajemen Arsip
Dinamis Dan Statis Di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Kota Bima meliputi: 1)
pengelolaan arsip dinamis yaitu: Penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan
arsip dan penyusutan arsip. 2) pengelolaan arsip statis yaitu: pengumpulan arsip
statis, penggunaan arsip statis dan pemeliharaan arsip statis. 3) faktor-faktor yang
mempengaruhi pengelolaan arsip dinamis dan statis yaitu: system penyimpanan arsip,
fasilitas kearsipan, petugas kearsipan dan lingkungan kerja kearsipan. 4) hambatan-
hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis dan statis yaitu: kurangnya fasilitas yang
digunakan dalam pengelolaan arsip sehingga menghambat pengelolaan arsip, pegawai
yang menagani kearsipan yang masih kurang baik dari segi jumlah maupun dari segi
kualitas.
“Bismillahirahmanirrahim”
Dengan menyebut nama Allah swt yang maha pengasih dan maha penyayang,
segala puji bagi Allah swt Tuhan semesta alam. Tiada kata yang mampu mewakili
rasa syukur atas segala nikmat yang tercurah selama ini. Nikmat Iman, nikmat ilmu,
nikmat kesehatan, nikmat kasih sayang dan begitu banyak nikmat Allah swt yang jika
dituangkan dalam sebuah tulisan maka niscaya tidak akan cukup air lautan untuk
menjadi tintanya dan tak akan cukup pepohonan di bumi ini untuk menjadi penanya.
Salawat dan salam senantiasa tercurah kepada Junjungan kami Nabi
Muhammad saw, keluarga dan para sahabatnya, Nabi akhir zaman yang tiada lagi
Nabi setelahnya.
Selama menuntut ilmu di Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar, tak
henti-hentinya Allah swt melimpahkan beragam nikmatnya dan dibawah bimbingan
para pendidik ahkirnya penulis berhasil menyelesaikan skripsi ini sebagai salah satu
syarat untuk meraih gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan pada Fakultas Adab dan
Humaniora. Doa dan dukungan dari kedua orang tua, saudara serta rekan-rekan
selama ini semakin memberi semangat untuk terus menuntut ilmu dijalan Allah swt.
Semoga ilmu yang diamanahkan ini dapat berguna bagi saya dan menjadi maslahat
bagi orang lain sebagai wujud rasa syukur dan pertanggung jawaban penulis di sisi
Allah swt.
haturkan kepada :
1. Prof. Dr. H. Musafir Pababbari, M.Si selaku Rektor UIN Alauddin
Makassar, para pembantu Rektor, dan seluruh Staf UIN Alauddin Makassar
yang telah memberikan pelayanan maksimal kepada penulis.
2. Dr. H. Barsihannor, M.Ag. selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora,
dan para Pembantu Dekan Fakultas Adab dan Humaniora.
3. A. Ibrahim, S.Ag., SS, M.Pd selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan
Himayah, S.Ag., SS, MMIS selaku Sekertaris Jurusan Ilmu Perpustakaan.
4. Dr. Andi Miswar, S.Ag., M.Ag. selaku pembimbing I dan Marni, S.IP.,
M.IP. selaku pembimbing II yang banyak meluangkan waktunya untuk
memberikan bimbingan, petunjuk, nasehat, dan motivasi hingga
terselesaikannya penulisan skripsi ini.
5. Dra. Hj. Surayah, M.Pd. Selaku Munaqisy I dan Taufik Mathar, S.Pd.,
MILS. Selaku Munaqisy II yang sudah banyak memberikan masukan dan
kritikan sehingga penuls dapat menyusun skripsi ini dengan baik.
6. Para Dosen Fakultas Adab dan Humaniora UIN Alauddin Makassar, dengan
segala jerih payah dan ketulusan, membimbing dan memandu perkuliahan,
sehingga memperluas wawasan keilmuan penulis.
7. Para Staf Tata Usaha di lingkungan Fakultas Adab dan Humaniora UIN
Alauddin Makassar yang telah banyak membantu penulis dalam penyelesaian
administrasi selama perkuliahan dan penyelesaian skripsi ini.
8. Kedua orang tua penulis, ayahanda Muhammad Ali dan Ibunda Hatijah,
penulis haturkan penghargaan teristimewa dan ucapan terima kasih yang
tulus, dengan penuh kasih sayang dan kesabaran serta pengorbanan mengasuh,
membimbing, dan mendidik, disertai doa yang tulus kepada penulis. Juga
kepada keluarga besar, atas doa, cinta, kasih sayang dan motivasi selama
penulis melaksanakan studi.
9. Saudara dan saudari yang selalu membantu baik dalam bentuk fisik maupun
non fisik selama penyusunan skripsi ini, Samahatus Saniyyah, Andi Muh.
Aminullah, Fahdin, Misnah, Firdaus, Imam Zoelvan, Syajaratuddur,
Khairiah, Syarif Hidayatullah, serta masih banyak lagi yang tidak dapat
saya sebutkan namanya satu-persatu, terimakasih untuk semuanya.
10. Keluarga Besar Ikatan Mahasiswa Parado (IMPAR) Makassar, atas saran dan
motivasi sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini
Akhirnya, dengan lapang dada penulis mengharapkan masukan, saran dan
kritikan-kritikan yang bersifat membangun demi kesempurnaan skripsi ini. Kepada
Allah SWT. jualah, penulis panjatkan doa, semoga bantuan dan ketulusan yang telah
diberikan, senantiasa bernilai ibadah di sisi Allah SWT., dan mendapat pahala yang
berlipat ganda. Amin
Makassar, November 2016
B. Rumusan Masalah ............................................................................... 6
D. Kajian Pustaka ..................................................................................... 7
BAB II TINJAUAN TEORITIS
A. Manajemen Kearsipan ........................................................................ 11
C. Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis ............................................... 19
D. Jenis Arsip Dinamis ........................................................................... 32
E. Petugas Kearsipan.............................................................................. 33
C. Sumber Data ....................................................................................... 36
F. Teknik Analisa Pengolahan Data ....................................................... 37
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Sejarah Singkat Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Bima ............. 40
B. Hasil Penelitian dan Pembahasan....................................................... 48
3. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Pengelolaan Arsip .............. 57
4. Hambatan Dalam Pengelolaan Arsip ........................................... 65
5. Upaya Dalam Mengetasi Hambatan ............................................ 66
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ........................................................................................ 68
B. Saran ................................................................................................... 69
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 70
informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun swata. Karena pada
dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi membutuhkan informasi sebagai
pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemen. Salah
satu sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah
arsip. Dunia perkantoran yang semakin maju, seiring dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi pada umumnya dan bidang administrasi pada
khususnya menyebabkan bidang kearsipan berkembang pula.
Setiap organisasi, baik organisasi yang berorientasi pada keuntungan
(profit motive) maupun organisasi yang tidak berorientasi pada keuntungan (non
profit motive) dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas
dalam bidang administrasi. Kegiatan administrasi pada suatu kantor pada
dasarnya juga mempunyai suatu hasil, dan hasil atau produk dari suatu kantor
adalah surat, formulir, laporan dan lain sebagainya yang berkaitan dengan
administrasi. Kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan,
menerima, mengolah dan menyimpan berbagai surat, formulir, laporan dan lain
sebagainya (Agus dan Teguh, 2005: 1-2).
Allah berfirman dalam QS Al-Baqarah/2: 282.


Terjemahnya:
“Hai orang-orang yang beriman, apabila kamu bermu'amalah tidak secara tunai untuk waktu yang ditentukan, hendaklah kamu menulisnya. Dan hendaklah seorang penulis di antara kamu menulisnya dengan adil. Dan janganlah penulis enggan menulisnya sebagaimana Allah mengajarkannya, maka hendaklah ia menulis, dan hendaklah orang yang berhutang itu mengimlakkan apa yang akan ditulis itu (Kementrian Agama RI, 2012: 75).
Ayat ini menjelaskan supaya perjanjian-perjanjian yang diperbuat dengan
persetujuan kedua belah pihak itu dituliskan dengan terang oleh penulis yang
pandai dan bertanggung jawab. Dan ini adalah syarat-syarat dalam memulai
suatu perjanjian.
Berdasarkan penjelasan diatas dapat dilihat adanya keterkaitan antara ayat
tersebut dengan arsip. Ketika ditinjau dari segi fungsinya yaitu arsip adalah
sebagai bukti, bahan untuk mengingat kembali perjanjian atau peristiwa-
peristiwa yang terjadi.
dalam pengelolaan arsip di sebuah lembaga kearsipan, karena dengan manajemen
kearsipan yang memadai akan menjamin keamanan berkas-berkas atau arsip dan
akan mempermudah dalam menemukan kembali arsip-arsip yang dibutuhkan
sehingga tugas dari arsiparis akan lebih mudah dalam penanganan arsip (Irra,
2011: 1)
sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan
perencanaan, penganalisisan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan
setepat-tepatnya (Wursanto, 1991: 5).
Dalam ilmu kearsipan (archifal science atau achivologi), disamping kata
arsip dalam bahasa indonesia, kita masih mengenal kata archives dalam bahasa
belanda, file dalam bahasa inggris. Dalam bahasa inggris ada tiga istilah arsip yang
sering dikemukakan yaitu file, record, archive (Wursanto, 1991: 11).
Pada hakikatnya, kearsipan memegang peranan penting bagi jalannya
sebuah kegiatan pendokumentasian, yaitu sebagai sumber informasi bagi
masyarakat dan sebagai pusat ingatan bagi sebuah organisasi itu sendiri. Hal ini
terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur
tentang kearsipan nasional.
Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan
bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
Kearsipan mempunyai andil yang cukup penting bagi setiap kantor atau
lembaga. Disamping sebagai pusat informasi, kearsipan diperlukan dalam rangka
pengawasan kegiatan. Manajemen kearsipan yang dikelola dengan baik akan
memudahkan pimpinan membuat keputusan dan merencanakan kebijakan untuk
kedepanya (Basir, 2003: 1).
Arsip dinamis adalah merupakan terjemahan dari kata record yang
artinya terekam, termasuk data dalam system komputer, dibuat atau diterima oleh
badan koorporasi atau perongan dalam transaksi kegiatan atau melakukak tindakan
sebagai bukti aktivitas. Arsip dinamis juga harus memenuhi syarat yang
ditentukan, lengkap, cukup, bermakna, komprehensif, tepat dan tidak melanggar
hukum (Ibrahim., 2014: 217).
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi
Negara.
dilakukan manusia, terlebih pada orang-orang yang berkecimpung dalam
keorganisasian. Arsip dinamis itu tercipta sebagai akibat dari kegiatan yang
dilakukan oleh organisasi, maka arsip dinamis itu arus disimpan sebagai bukti
ingatan untuk dipergunakan organisasi itu dalam berbagai kegiatan (Martono, 1994:
15).
Moerdiono, bahwa Tanpa arsip, suatu bangsa akan mengalami sindrom amnesia
kolektif dan akan terperangkap dalam kekinian yang penuh dengan ketidakpastian.
Oleh karena itu, tidaklah akan terlalu keliru jika dikatakan bahwa kondisi
kearsipan nasional suatu bangsa dapat dijadikan indikasi dari kekukuhan semangat
kebangsaannya. Tidaklah dapat disangkal, bahwa masih banyak yang harus kita
lakukan untuk menyempurnakan arsip nasional kita , baik di tingkat pusat maupun
di daerah-daerah.
Untuk melaksanakan tugas penguasaan kearsipan, maka pemerintah
membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari: (1). Arsip nasional di Ibu kota
Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari lembaga kearsipan nasional yang
disebut dengan lembaga arsip nasional pusat. (2). Arsip nasional di tiap-tiap
ibukota dan daerah tingkat satu, termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan
daerah tingkat satu, yang disebut dengan lembaga arsip nasional daerah (Basir,
2003: 14).
untuk perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya. Arsip statis juga adalah arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang
abadi khusus sebagai bahan pertanggung jawaban nasional atau pemerintah yang
hanya digunakan sebagai referensi saja.
Arsip dan Perpustakaan Kota Bima adalah merupaka salah satu instansi
pemerintah. Sebagai instansi pemerintah yang melayani kepentingan umum
dituntut untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat, tepat dan akurat. Agar dapat
melaksanakan pelayanan yang optimal diperlukan adanya penanganan yang serius
dibidang kearsipan agar tercipta suatu mekanisme kearsipan dengan baik. Untuk
mewujudkan kearsipan yang baik dibutuhkan adanya disiplin dan semangat kerja
yang tinggi dari para pegawai, tersedianya fasilitas dan tempat penyimpanan arsip
yang memadai, penataan arsip yang baik dan sistem kerja yang efisien, sehingga
dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya yang dapat merealisasikan visi, misi,
serta tujuan perpustakaan dan arsip Kota Bima secara optimal.
Kondisi ril di Arsip dan Perpustakaan Kota Bima. Berdasarkan hasil
pengamatan lewat kunjungan sebelumnya yang dilakukan oleh peneliti. Peneliti
melihat ada beberapa proses manajemen kearsipan khususnya arsip dinamis dan
statis yang dinilai masih belum sesuai dengan standar atau aturan. Salah satunya
adalah proses penyimpanan arsip yang belum teratur sehingga menyebabkan
proses pencarian arsip yang dibutuhkan itu lama baru bisa ditemukan. Seharusnya
penyimpanan arsip itu harus diatur dengan baik agar dalam proses pencarian atau
penemuan kembali arsip yang dibutuhkan itu lebih cepat dan tepat.
Berdasarkan uraian di atas bisa disimpulkan bahwa penelitian ini memiliki
peranan yang begitu penting, karena dalam penelitian ini akan kita ketahui
bagaimana penerapan ataupun pelaksanaan manajemen arsip yang baik dan benar
terutama pada wilayah pengolahan arsip dinamis dan statis, yang meliputi
pengumpulan, pengolahan, penataan dan pendayagunaan arsip.
B. Rumusan Masalah
yaitu :
Bagaimana manajeman arsip dinamis dan statis di kantor arsip dan
perpustakaan kota bima (NTB)?
1. Fokus Penelitian
Adapun yang menjadi fokus penelitian ini adalah Manajemen Arsip
khususnya pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis di Arsip dan Perpustakaan Kota
Bima.
Arsip dan Perpustakaan Kota Bima adalah merupakan salah satu lembaga
atau instansi pemerintah yang mengurus dan atau mengelola seluruh arsip daerah
khususnya di daerah Kota Bima yang diharapkan mampu untuk mengurus atau
mengelola arsip dengan baik. Baik dan tidaknya pengelolaan arsip itu sangat
tergantung pada manajemen kearsipan yang diterapkan di Perpustakaan dan
Arsip Kota Bima.
2. Deskripsi Fokus
Berdasarkan fokus penelitian yang diuraikan di atas ada beberapa poin
yang dianggap penting untuk diberikan penjelasan adalah sebagai berikut :
a. Manajemen kearsipan adalah suatu prosedur yang disusun secara sistematis
untuk mencapai kinerja organisasi yang efektif dan efisien mulai dari
proses penciptaan, pengumpulan dan deskripsi hingga menjadi arsip
sampai pada proses penyimpanan, pemusnahan atau transfer
b. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
c. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya. Arsip statis juga adalah arsip yang sudah mencapai taraf
nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggung jawaban nasional atau
pemerintah yang hanya digunakan sebagai referensi saja.
d. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus.
e. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
f. Manajemen arsip dinamis dan statis adalah seluruh prosedur atau proses
kerja arsip yang dipergunakan secara langsung mulai dari penemuan
arsipnya sampai pada penyebaran atau pemanfaatan arsip.
D. Kajian Pustaka
Pembahasan skripsi ini mengemukakan tentang Manajemen Kearsipan Arsip
Dinamis dan Statis di Arsip dan Perpustakaan Kota Bima (NTB), banyak
referensi yang berkaitan dengan penelitian tersebut tetapi penulis hanya
mengemukakan beberapa referensi saja, yakni sebagai berikut:
1. Manajemen kearsipan (untuk lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi)
(2003) buku yang tulis oleh Basir Barthos. Buku ini dihadirkan bagi para
administrator, baik instansi pemerintah maupun swasta, serta mahasiswa yang
bergelut dibidang administrasi dan kerasipan agar dapat menyajikan kearsipan
yang valid, lengkap dan akurat sesuai dengan aturan yang ditetapkan oleh
pemerintah.
2. Manajemen kearsipan (2011) yaitu buku yang ditulis oleh Irra Chrisyanti
Dewi. Buku ini membahas beberapa tema penting dalam kearsipan seperti:
Lingkup pekerjaan kearsipan, pemindahan dan pemusnahan arsip, peralatan
dan perlengkapan kearsipan dan juga praktik sistem penyimpanan arsip.
3. Kearsipan 1 daan 2 (1991) yaitu buku yang ditulis oleh Wursanto. Kearsipan
1 membahas tentang upaya peningkatan atau pengembangan ilmu administrasi
kearsipan di Indonesia. Kearsipan 2 membahas tentang upaya peningkatan
atau pengembangan ilmu administrasi kearsipan di Indonesia, namun
pembahasanya satu tingkat lebih tinggi dari Kearsipan 1.
4. Pengantar Ilmu Perpustakaan dan Kearsipan (2014) yaitu buku yang ditulis
oleh Andi Ibrahim. Buku ini membahas tentang dasar-dasar ilmu
perpustakaan dan ilmu kearsipan .
5. Sistem manajemen kearsipan arsip dinamis di kantor camat tengaran
Kabupaten Semarang oleh Andi Purwantiningsih pada tahun 2012.
Menjelaskan bagaimana sistem manajemen kearsipan khususnya arsip
dinamis dan arsip statis.
Perbedaan antara penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan oleh
Andi Purwantiningsih adalah pada fokus penelitiannya, penelitian ini lebih
fokus pada arsip dinamis aktif dan inaktif dan lebih spesifik sedangkan
penelitian diatas itu lebih fokus pada arsip dinamis dan arsip statis.
6. Jurnal kearsipan Vol.7/ANRI/12/2012. “Arsip Sebagai Simpul Pemersatu
Bangsa” oleh Djoko Utomo. Membahas tentang peran penting arsip sebagai
salah satu simpul pemersatu bangsa dilihat dari empat pilar negara yaitu:
Pancasila, UUD 1945, NKRI dan Bhinneka Tunggal Ika adalah sebagai salah
satu arsip.
1. Tujuan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut :
1) Untuk mengetahui bagaimana manajeman arsip dinamis dan statis di kantor
Arsip dan Perpustakaan Kota Bima (NTB)
2. Manfaat
memberikan kemajuan bagi ilmu pengetahuan, disamping itu juga dapat
memberikan manfaat bagi penulis dan pembaca yang membaca hasil penelitian
tersebut. Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah :
a. Manfaat ilmiah
a) Untuk menambah dan memperluas wawasan keilmuan khusunya di bidang
arsip.
perkembangan ilmu pengetahuan di bidang perpustakaan dan informasi.
b. Manfaat praktis
atau arsiparis, khususnya masalah manajemen kearsipan.
b) Menjadi landasan untuk memahami manajemen arsip dinamis dan statis di
arsip dan perpustakaan kota bima.
BAB II
TINJAUAN TEORITIS
Arsip yang dalam bahasa Indonesia ada yang menyebut sebagai warkat,
pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik
dalam bentuk gambar maupun bagan yang memuat keterangan mengenai sesuatu
subyek (pokok masalah) atau peristiwa yang dibuat seseorang untuk membantu
daya ingat orang itu pula (Basir, 2003: 1)
Berdasarkan undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-
ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b menetapkan bahwa yang
dimaksud dengan arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan
badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
kelompok maupun tunggal dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta atau perorangan,
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok,
dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selain dari pengertian diatas, arsip dapat pula diartikan sebagai suatu badan
yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan
pemeliharaan surat atau warkat yang mempunyai arti penting baik kedalam
maupun keluar, baik yang menyangkut soal pemerintah maupun non-pemerintah.
Beberapa pengertian arsip menurut para pakar:
a. Menurut Basir Barthos dalam bukunya manajemen kearsipan mengatakan
bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun
bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai subyak (pokok
persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat
orang itu pula.
b. Menurut The Liang Gie dalam bukunya administrasi perkantoran modern.
Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar tiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali.
c. Menurut Kamus Bahasa Indonesia. Arsip adalah simpanan surat-surat penting.
Menurut pengertian tersebut tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dikatakan
arsip apabila memenuhi beberapa persyaratan.
d. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran. Arsip adalah kumpulan dokumen
yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai kegunaan agar
setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan.
Dari beberapa pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian
arsip itu adalah: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga,
kartu penduduk, bagan organisasi, foto, gambar, audio dan vidio, formulir dan lain
sebagainya.
Dari beberapa pengertian diatas juga dapat disimpulkan bahwa arsip adalah
setiap catatan yang tertulis, terekam, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf,
angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan
komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film
(slide, mikrofilm, filmstrip), media komputer (disket, pita magnetik, piringan),
kertas foto coppy dan lain sebagainya.
2. Pengertian Kearsipan
kantor. Informasi tertulis yang tepat mengenai keputusan-keputusan, pikiran-
pikiran, kontrak-kontrak, saham dan transaksi harus tersedia apabila diperlukan.
Proses pengolahan dan penataan arsip itu juga adalah bagian dari kearsipan. Ada
beberapa definisi tentang kearsipan diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata
usaha yang berupa penyusunan dokumen-dikumen secara sistematis
sehingga bilamana diperlukan lagi, dokumen-dokumen itu dapat ditemukan
kembali secara cepat.
b. Menurut George R. Terry, dalam bukunya, Office management and control,
mengatakan filing is the placing of paper in acceptable containers according
to some preditermined arrangement so that any paper, when required can be
located quickly an conveniently, (Wursanto, 1991: 26).
Kedua perumusan mengenai kearsipan dapatlah dikatakan sama.GR.
Terry menggunakan istilah paper, sedangkan kamus administrasi menggunakan
istilah dikumen. Yang dimaksud dengan dokumen dalah setiap catatan tertulis
atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiswa
yang dibuat orang unruk membantu ingatanya.
Kearsipan juga adalah merupakan dasar dari pemeliharaan surat,
kearsipan mengandung proses penyusunan dan penyimpanan surat-surat
sedemikianrupa, sehingga surat atau berkas tersebut dapat ditemukan kembali
bila diperlukan. Sifat yang harus dimiliki oleh suatu sistem kearsipan adalah
Realiability dan Accessability, disamping sifat-sifat lainya seperti kerapian,
kebersihan dam lainya.
korespondensi, telegram, telex surat, memo, akte notaris, tambahan rapat dan
sebagainya, tetapi juga alat-alat untuk menyimpan dokumen tersebut misalnya
stopmap dan berbagai jenis map dengan fungsi yang sama, laci, filling cabinet,
rak, lemari, dan sebagainya. Itu semua juga adalahtermasuk dari bagian…