APLIKASI PENGELOLAAN MANAJEMEN ASET TETAP (FASILITAS KANTOR) BERBASIS WEB

DI POLITEKNIK POS INDONESIA (POLTEKPOS)

DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA

POLITEKNIK POS INDONESIA

Nama : Deny Sundari

Kelas : 3B / Teknik Informatika

NPM : 1103056

PEMBAHASAN

PENDAHULUAN

PERANCANGAN

KESIMPULAN

PENDAHULUAN

• Aset adalah barang tidak habis pakai (non consumable) yang dimiliki perusahaan atau instansi. Seiring dengan berkembangnya suatu perusahaan atau instansi, maka jumlah aset juga akan terus bertambah dari tahun ke tahun.

• Aset membutuhkan manajemen yang baik agar lebih mudah untuk dipantau dan ditelusuri. Kebutuhan informasi mengenai data dan informasi suatu aset sangatlah penting guna untuk memperbaiki kinerja atau efisiensi di dalam suatu perusahaan.

• Sistem informasi manajemen aset adalah sebuah aplikasi pengelolaan aset yang ditujukan untuk perusahaan atau instansi dengan tujuan aset yang ada dapat dikelola sebagaimana mestinya.

• Sama halnya di poltekpos bandung, pengelolaan aset masih dilakukan secara manual sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pendataan aset. Tidak hanya itu, pengelolaan aset secara manual ini mampu mempengaruhi kinerja instansi khususnya bagian pengadaan (properti).

• Beranjak dari sinilah, maka penulis bermaksud membuat suatu aplikasi pengelolaan manajemen aset untuk politeknik pos indonesia (poltekpos), dalam hal ini manajemen aset berupa pengelolaan aset tetap (fasilitas kantor) di instansi tersebut.

• Tema : Pengelolaan Manajemen Aset Tetap

• Judul : Aplikasi Pengelolaan Manajemen Aset Tetap (Fasilitas Kantor) Berbasis Web di Politeknik Pos Indonesia (Poltekpos).

• Rumusan Masalah :

Adapun rumusan masalah yang melatar belakangi pembuatan aplikasi ini, yaitu :

- proses pencatatan aset tidak sistematis dan terintegrasi;

- manajemen data masih dilakukan secara manual;

- perencanaan pemanfaatan dan pengelolaan aset di masa yang akan datang belum optimal sehingga menyebabkan pembiayaan operasional aset yang semakin tinggi.

• Tujuan Pembuatan Aplikasi :

Adapun tujuan pembuatan aplikasi ini, yaitu :

- perusahaan atau instansi dapat mendata dan menyimpan dengan baik aset dalam jumlah banyak yang tersebar secara geografis, dapat mendata aset secara digital sehingga nilai aset dapat dipantau secara berkala;

- tersedianya aplikasi yang mengelola manajemen aset baik secara digital dan terkomputerisasi;

- mengurangi pembiayaan dan pengeluaran operasional perusahaan atau instansi, karna tidak diperlukanya pembuatan berbagai laporan dalam bentuk hardcopy lagi setiap bulannya.

PENDAHULUAN

Proses yang akan dibangun :

Bisnis proses Aplikasi Pengelolaan Manajemen Aset Tetap (Fasilitas Kantor) Berbasis Web di Politeknik Pos Indonesia (Poltekpos), yang akan dibangun adalah sebagai berikut:

PERANCANGAN

PERANCANGAN

Flowmap Perencanaan Pengadaan

Aset pada Aplikasi Pengelolaan

Manajemen Aset Tetap (Fasilitas

Kantor) Berbasis Web di Politeknik

Pos Indonesia (Poltekpos)

Flowmap Pengadaan Aset pada Aplikasi

Pengelolaan Manajemen Aset Tetap (Fasilitas

Kantor) Berbasis Web di Politeknik Pos

Indonesia (Poltekpos)

PERANCANGAN

PERANCANGAN

Flowmap Pengoperasian Aset pada Aplikasi

Pengelolaan Manajemen Aset Tetap (Fasilitas

Kantor) Berbasis Web di Politeknik Pos

Indonesia (Poltekpos)

PERANCANGAN

Flowmap Penghapusan Aset pada Aplikasi

Pengelolaan Manajemen Aset Tetap (Fasilitas

Kantor) Berbasis Web di Politeknik Pos

Indonesia (Poltekpos)

DESKRIPSI FITUR

Aplikasi ini merupakan aplikasi web mengenai pengelolaan manajemen aset yang berguna sebagai media pengelolaan manajemen aset pada kampus politeknik pos indonesia.

• Aset yang akan dikelola dalam aplikasi ini berupa aset tetap (fasilitas kantor) berupa tanah, gedung, peralatan dan mesin, serta aset tetap lainnya.

• Setiap aset dalam instansi ini dikelola oleh bagian pengadaan.

• Pengelolaan aset meliputi perencanaan aset, pengadaan aset, pengoperasian aset dan penghapusan aset.

- Perencanaan aset meliputi konfirmasi tentang pelayanan yang dibutuhkan oleh kampus politeknik pos indonesia dan memastikan bahwa aset yang diajukan merupakan solusi yang paling efektif untuk memenuhi kebutuhan instansi pendidikan tersebut.

- Pengadaan aset merupakan peningkatan dari aset dimana pembiayaan dapat menjadi alasan yang diharapkan untuk menyediakan keuntungan diluar tahun pembiayaan. Pengadaan aset ini, meliputi pendataan akan atribut aset. Mulai dari pemberian kode aset, jenis aset, dan fungsi aset.

- Pengoperasian aset mempunyai fungsi yang berhubungan dengan kerja, pengendalian aset dan biaya yang berhubungan dengannya yang merupakan komponen penting dalam aset yang dinamis atau berumur pendek.

- Penghapusan aset adalah pilihan ketika sebuah aset tidak diperlukan lagi, menjadi tidak ekonomis untuk di rawat atau direhabilitasi. Penghapusan aset disini terbagi menjadi dua, aset disimpan dalam gudang atau dijual kembali.

• Setelah melakukan pengelolaan aset, bagian pengadaan membuat laporan pertanggung jawaban kepada kepala poltekpos. Laporan ini dilakukan setiap sebulan sekali (akhir bulan) dan diakhir tahun.

PERANCANGAN

SKENARIO

• Aplikasi ini digunakan dalam lingkungan instasi atau kampus politeknik

pos indonesia, terkhusus untuk bagian pengadaan. Dimana bagian

pengadaan ini berperan sebagai administrator.

• Sebagai administrator, bagian pengadaan memiliki hak akses untuk

pendataan aset dari poltekpos. Yang dimaksud pendataan disini yaitu

memberikan kodefikasi terhadap aset sehingga mudah untuk

menginputkan data ke dalam aplikasi, serta memudahkan pencarian jika

suatu saat data dibutuhkan.

• Selain melakukan pendataan, bagian pengadaan juga memiliki

kewenangan untuk mencetak laporan aset fasilitas kantor sebagai

laporan pertanggung jawaban kepada kepala (pimpinan) poltekpos.

• Kepala (pimpinan) peltekpos mempunyai hak akses untuk melihat

informasi lengkap tentang data aset fasilitas kantor, melihat laporan

pengelolaan aset, dan melakukan pencarian data aset sesuai kategori

dalam aplikasi pengelolaan manajemen aset tetap ini.

• Pegawai poltekpos mempunyai hak akses untuk melihat informasi

lengkap tentang data aset fasilitas kantor dan melakukan pencarian data

aset sesuai kategori dalam aplikasi pengelolaan manajemen aset tetap

ini.

PLATFORM

Aplikasi ini bisa berjalan di Sistem Operasi

Windows XP, Vista, Windows 7, Windows 8 dan

linux. Aplikasi ini merupakan aplikasi multi

platform. Akan tetapi dalam hal ini, aplikasi

yang akan dibuat berjalan dalam sistem

operasi windows 7 sebab pembuat aplikasi

menggunakan sistem operasi tersebut.

PERANCANGAN

PERENCANAAN KERJASAMA

• Pihak-pihak yang terkait dalam kerjasama untuk

produksi aplikasi manajemen aset tetap ini adalah :

• Tim Development yang berperan sebagai

pengembang dari aplikasi, bertugas untuk

melakukan riset, pengembangan, produksi dan uji

coba aplikasi.

• Kampus Politeknik Pos Indonesia (Bagian pengadaan

atau properti) sebagai pengguna aplikasi.

Sedangkan Bagian keuangan berperan sebagai

pemberi dana untuk pengelolaan aset.

• Suplier sebagai tempat penyediaan aset atau

tempat untuk membeli aset yang dibutuhkan oleh

kampus politeknik pos indonesia

Hardware Spesifikasi

Notebook

Processor intel(r) corei5

2430m 24 GHZ

RAM 2 GB

Harddisk 640 GB

VG Radeon graphics hd

6730m

Software Jenis

Microsoft Windows 7

Ultimate

MySql

Php, Html

Adobe Potoshop,

Macromedia dreamweaver

Power Desainer 6.0 dan

Microsoft Visio 2007

PERANCANGANHardware dan

Software

• Aplikasi ini digunakan untuk memanajemen aset tetap (fasilitas kantor) pada poltekpos bandung, yang dimana bagian pengadaan berperan sebagai administrator. Kepala (pimpinan) poltekpos mempunyai hak akses untuk melihat informasi lengkap tentang data aset fasilitas kantor, melihat laporan pengelolaan aset, dan melakukan pencarian data aset sesuai kategori dalam aplikasi pengelolaan manajemen aset tetap ini. Dan pegawai poltekpos mempunyai hak akses untuk melihat informasi lengkap tentang data aset fasilitas kantor dan melakukan pencarian data aset sesuai kategori dalam aplikasi pengelolaan manajemen aset tetap ini.

• Aplikasi ini dapat membantu bagian pengadaan dalam mengelolah aset di kampus politeknik pos Indonesia, sehingga dapat memudahkan dalam pembuatan laporan aset.

KESIMPULAN