i

IMPLEMENTASI MANAJEMEN PERBEKALAN KANTOR DI UPT

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET DALAM

PENINGKATAN PELAYANAN KEPADA PENGGUNA

SKRIPSI

Oleh:

TONY FATUROHMAN

K7412174

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2017

ii

iii

ANALISIS MANAJEMEN PERBEKALAN KANTOR DI UPT

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET DALAM

PENINGKATAN PELAYANAN KEPADA PENGGUNA

Oleh:

TONY FATUROHMAN

K7412174

Skripsi

diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan mendapatkan gelar

Sarjana Pendidikan Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2017

iv

v

vi

ABSTRAK

Tony Faturohman. K7412174. IMPLEMENTASI MANAJEMEN

PERBEKALAN KANTOR DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

SEBELAS MARET DALAM PENINGKATAN PELAYANAN KEPADA

PENGGUNA. Skripsi. Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

Universitas Sebelas Maret Surakarta, Juli 2017.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui (1) Pengelolaan perbekalan

kantor UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret (2) Peningkatan pelayanan

kepada pengguna melalui optimalisasi perbekalan kantor UPT Perpustakaan

Universitas Sebelas Maret (3) Kendala dalam pengelolaan perbekalan kantor (4)

Upaya untuk mengatasi kendala dalam pengelolaan perbekalan kantor.

Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan

menggunakan jenis penelitian studi kasus. Data yang digunakan merupakan data

primer dan data sekunder. Sumber-sumber yang digunakan untuk memperoleh

data didapat dari informan, dokumen, tempat dan lokasi. Pengambilan sampel

dilakukan dengan teknik Purposive Sampling kemudian dilanjutkan dengan teknik

Snowball Sampling. Pengumpulan data dilakukan dengan teknik interview,

analisis dokumen dan observasi. Uji validitas data menggunakan triangulasi

sumber dan tiangulasi metode. Sedangkan teknik analisis data yang digunakan

adalah dengan analisis interaktif.

Hasil penelitian ini (1) Pengelolaan perbekalan kantor UPT Perpustakaan

Universitas Sebelas Maret dilakukan dengan (a) Perencanaan untuk menentukan

kebutuhan barang (b) Pengadaan yang dilakukan oleh UPT ULP dan UPT BMN

selaku pelaksana pengadaan seluruh UPT yang ada di Universitas Sebelas Maret

(c) Inventarisasi dilakukan oleh petugas SIMAK BMN karena seluruh barang

merupakan adalah barang milik Negara (d) pemeliharaan dilakukan secara sehari-

hari dan berskala (e) Pengiriman barang dilakukan dengan perjalanan darat (f)

Penyimpanan hanya untuk alat-alat tulis kantor (g) Penghapusan dilakukan

dengan cara lelang (h) Pengendalian dilakukan dengan membuat kartu

pengendalian barang. (2) Peningkatan pelayanan kepada pengguna melalui

optimalisasi perbekalan kantor dengan menyediakan fasilitas berbentuk barang

dan ruangan. (3) Kendala dalam pengelolaan perbekalan kantor yaitu; (a)

Kurangnya anggaran (b) Kurangnya kesadaran pengguna dalam memelihara

maupun merawat barang (c) Kurangnya kompetensi petugas (4) Upaya mengatasi

kendala dalam pengelolaan perbekalan kantor dengan beberapa cara yaitu; (a)

Memprioritaskan kebutuhan barang yang lebih penting (b) Meningkatkan

komunikasi dengan pengguna (c) Memberikan pelatihan kepada SDM terkait.

Kata kunci : implementasi manajemen perbekalan, peningkatan pelayanan kepada

pengguna

vii

ABSTRACTS

Tony Faturohman. K7412174. OFFICE SUPPLIES MANAGEMENT IN

LIBRARY OF UNIVERSITAS SEBELAS MARET IN IMPROVING THE

SERVICE FOR LIBRARY VISITORS. Thesis. Surakarta: Faculty of Teacher

Training and Educaion Universitas Sebelas Maret Surakarta.

This research objectives are to discover (1) office supplies management in

the library of Univ. 11 Maret (2) The service improvement for users through

optimization of office supplies in the library of Univ. 11 Maret (3) obstacles in

office supplies management (4) problem-solving of obstacles in office supplies

management.

This study uses qualitative research and the type of the research aims case

study. The used data were primary data and secondary data. The data collected are

from informants, documents, place and loaction. The used sampling was

Purposive Sampling and followed by Snowball Sampling technique. Interview,

document analysis, and observation are done to collect the data. Source

triangulation and triangulation method are used to test validity of the data. The

techniques used in testing the validity data of the analysis interactive.

Based on the result, it can be concluded (1) Office supplies management in

Library of UNS is done by (a) planning on choosing the needs of the library (b)

the supplying is done by UPT ULP and UPT BMN as the organizers of supplying

in all UPTs in Universitas Sebelas Maret (c) inventory is done by SIMAK BMN

officials because all items are owned by state (d) continuously maintaining the

properties (e) using landline delivery (f) storing office stationery only (g) auction

for abolishment of the supplies (h) using properties control card to maintain the

control. (2) The service improvement for users through optimization of office

supplies by providing the facilities such as items and rooms. (3) There obstacles

found in office supplies management are; (a) low in budgets (b) lack of awareness

of the visitors in using the facilities (c) lack of competency of the librarians. (4)

problem-solving of obstacles met in office supplies management are (a)

prioritizing important supplies (b) improving the communication with the visitors

(c) giving training for related human resource.

Keywords : implementation of supplies management, service improvement for

visitors

viii

MOTTO

Terkadang orang tidak mengetahui kita berjuang untuk lebih baik, yang mereka

ketahui hanya dari luarnya. Lakukanlah yang terbaik buktikan sebaliknya.

(Tony Faturohman)

Sembunyikanlah kebaikanmu sebagaimana engkau menyembunyikan

keburukanmu.

(Al Ghazali)

Sesungguhnya Allah bersama orang-orang yang sabar.

(Al-Baqarah:153)

Niat adalah ukuran dalam menilai benarnya suatu perbuatan, oleh karenanya,

ketika niatnya benar, maka perbuatan itu benar, dan jika niatnya buruk, maka

perbuatan itu buruk.

(Imam An Nawawi)

Tiada makanan yang lebih baik daripada hasil usaha tangan sendiri.

(HR.Bukhari)

Hendaklah kamu tetap berbuat baik kepada orang yang berbuat jelek kepadamu.

(Lukman Hakim)

ix

PERSEMBAHAN

Skripsi ini saya persembahkan untuk:

Bapak dan Ibu

“Doa dan restumu yang tak pernah putus demi kebaikan anakmu, kerja keras yang

tiada hentinya serta pengorbanan yang tak terbatas dan kasih sayang yang sangat

dalam. Suatu kebanggaan menjadi anak yang dapat membahagiakan orang tua

seperti kalian.”

Keluarga

“Keluargaku, terima kasih atas dukungan yang selalu kalian berikan. Semangat

dan perhatian yang selalu kalian ingatkan membuat diriku tetap bersemangat

biarpun jauh dari kalian.”

Mega Ria Sagita,

“Terima kasih atas nasehat dan dukungan yang kamu berikan”

Almamater tercinta Universitas Sebelas Maret Surakarta

x

KATA PENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Allah Subhannahu Wata’ala atas segala nikmat-Nya yaitu

nikmat sehat, nikmat ilmu, nikmat mudah dan nikmat lancar. Atas segala nikmat

tersebut, akhirnya peneliti dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “ANALISIS

MANAJEMEN PERBEKALAN KANTOR DI UPT PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET DALAM PENINGKATAN

PELAYANAN KEPADA PENGGUNA”.

Skripsi ini disusun sebagai salah satu persyaratan kelulusan untuk mendapatkan

gelar Sarjana Pendidikan di Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas

Sebelas Maret khususnya pada Program Studi Pendidikan Adminstrasi

Perkantoran. Di dalam penyusunan skripsi ini tentunya banyak pihak yang telah

berkontribusi sehingga memperlancar peneliti dalam menyelesaikan penulisan

skripsi ini. Oleh karena itu, peneliti dengan segenap hati mengucapkan terima

kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu memperlancar dalam penyusunan

skripsi, yaitu sebagai berikut:

1. Prof. Dr. Joko Nurkamto, M.Pd., Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu

Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta atas izin yang diberikan.

2. Dr. Hery Sawiji, M.Pd, selaku Ketua Program Studi Pendidikan Administrasi

Perkantoran atas izin dan semangat yang selalu diberikan kepada penulis

dalam penyusunan skripsi.

3. Dr. Djoko Santoso T.H., M.Pd, selaku Dosen Pembimbing I yang selalu sabar

memberikan bimbingan dan motivasi dalam penyusunan skripsi.

4. Dr. Tri Murwaningsih, M.Si selaku Dosen Pembimbing II yang selalu sabar

memberikan arahan, bimbingan dan motivasi dalam penyusunan skripsi.

5. Dr. Muhammad Rohmadi, S.S., M. Hum Kepala UPT Perpustakaan

Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan kesempatan dan tempat

dalampengambilan data penelitian.

6. Sugeng Widaryatno, S.IP Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT Perpustakaan

Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan bimbingan dan bantuan

dalam penelitian.

xi

xii

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ................................................................................ i

HALAMAN PERNYATAAN ................................................................... ii

HALAMAN PENGAJUAN ...................................................................... iii

HALAMAN PERSETUJUAN .................................................................. iv

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................... v

HALAMAN ABSTRAK ........................................................................... vi

HALAMAN ABSTRAC ........................................................................... vii

HALAMAN MOTTO ............................................................................... viii

HALAMAN PERSEMBAHAN ............................................................... ix

KATA PENGANTAR ................................................................................ x

DAFTAR ISI ............................................................................................ xii

DAFTAR GAMBAR ................................................................................ xiv

DAFTAR BAGAN .................................................................................... xv

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................. xvi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ................................................... 1

B. Rumusan Masalah ............................................................ 5

C. Tujuan Penelitian .............................................................. 5

D. Manfaat Penelitian ............................................................ 5

BAB II KAJIAN PUSTAKA

xiii

A. Kajian Pustaka .................................................................. 7

1. Tinjauan Tentang Manajemen Perbekalan ................... 7

a. Manajemen ............................................................... 7

b. Perbekalan ................................................................ 12

c. Manajemen Perbekalan Kantor ................................ 16

2. Tinjauan Tentang Pelayanan ........................................ 28

B. Kerangka Berpikir ............................................................ 32

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Jenis Penelitian ................................................................. 34

B. Lokasi Penelitian dan Waktu Penelitian ........................... 34

C. Metode dan Pendekatan Penelitian ................................... 35

D. Sumber Data ...................................................................... 36

E. Teknik Pengambilan Data ................................................ 37

F. Teknik Pengumpulan Data ............................................... 38

G. Validasi Data .................................................................... 39

H. Teknik Analisis Data ........................................................ 40

I. Prosedur Penelitian ............................................................ 41

BAB IV PEMBAHASAN

A. Hasil Penelitian ................................................................. 43

1. Deskripsi Lokasi Penelitian .......................................... 44

2. Deskripsi Data .............................................................. 48

B. Pembahasan ....................................................................... 78

BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN

A. Simpulan ........................................................................... 95

B. Implikasi ............................................................................ 98

C. Saran .................................................................................. 98

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................... 100

LAMPIRAN ............................................................................................. 103

xiv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Skema Model Analisis Interaktif .............................................................. 41

xv

DAFTAR BAGAN

Halaman

Kerangka Berfikir...................................................................................... 32

Prosedur Penelitian ................................................................................... 42

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1: Catatan Penelitian ................................................................ 103

Lampiran 2: Tabel Waktu Penelitian ......................................................... 125

Lampiran 3: Tabel Daftar Inventaris ......................................................... 126

Lampiran 4: Foto Kegiatan ....................................................................... 130

Lampiran 5: Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian .................... 141

Lampiran 6: Surat Ijin Penelitian .............................................................. 142

Lampiran 7: Surat Permohonan Ijin Penelitian ......................................... 143

Lampiran 8: Surat Ijin Menyusun Skripsi ................................................. 144

Lampiran 9: Surat Permohonan Ijin Penelitian ......................................... 145

Lampiran 10: Surat Permohonan Ijin Menyusun Skripsi .......................... 146

Lampiran 11: Surat Permohonan Ijin Penelitian ....................................... 147