Disampaikan dalam kuliah Farmasi Rumah Sakit ,Profesi Apoteker USD

Pengadaan merupakan bagian dari rangkaian proses managerial pengelolaan perbekalan farmasi di Rumah Sakit. Dilaksanakan setelah dilakukan perencanaan yang matang.Pengadaan merupakan proses penyediaan Perbekalan Farmasi yang dibutuhkan yang didapatkan dari pihak luar (rekanan /distributor /PBF) dan atau dari pihak dalamTujuan pengadaan adalah untuk memperoleh perbekalan farmasi yang dibutuhkan dalam jumlah , jenis , kualitas dan waktu yang sesuai dengan perencanaan perbekalan farmasi dan dengan tata cara / ketentuan yang berlaku ,dapat dipertanggungjawabkan, scr . efektif(manfaat) dan efisien(dana dan daya ).

Tujuan pengadaan dalam Instansi pemerintah efisien,efektif, bersaing (antara penyedia) , transparant(bersifat terbuka seluruh penyedia) , adil (tidak diskriminatif , perlakuan sama) , bertanggungjawab (mencapai sasaran fisik , keuangan , manfaat , prinsip dan ketentuan yg berlaku.

Proses pengadaan mencakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam menentukan :jumlah obat yang akan diadakan spesifikasi dan kualitas barang yang akan diterimapemilihan metode pengadaanpenentuan dan pemilihan rekanan penjelasan pengadaan ( Anweyzing)proses pengadaan proses SPK masa kontrak (lavering ) proses pengiriman Berita Acara penerimaan proses penagihan.

PENGELOMPOKAN PENGADAAN:Pengadaan perbekalan farmasi diadakan dalam kelompok2 :Berdasar waktu pengadaan: Pembelian tahunan , Pembelian semesteran , triwulanan , bulanan, harian.Live saving drugBerdasar kelompok obatBahan baku, Alat Medis habis Pakai/Bahan Medis Habis Pakai (AMHP/BMHP ) , obat Infus2 dasar , obat oral/injeksi , obat HV ,obat mahal , obat generik/non generik , benang2 operasi , BMHP radiologi , ortopedi, obat sitostatika.Berdasar jenis pelayananObat2 Askes , Obat non Askes , obat jamkesmas, pasien umum, VIP Berdasar tempat pelayanan:obat rawat jalan ,obat rawat inap, obat IRD, obat OK.

SISTEM PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI

Sistem pengadaan perbekalan farmasi dapat dilakukan sesuai dengan kesepakatan di masing-masing rumah sakit.Sistem pengadaan di rumah sakit pemerintah harus mengacu kepada sistem pengadaan barang dan jasa instansi pemerintah yaitu Keppres no 18 tahun 2000 dan perubahan2nya/revisi2nyaJenis Pengadaan PF di Rumah Sakit : Pembelian dari pihak luarProduksiHibah /sumbangan

1. PEMBELIAN DARI PIHAK LUAR:Pembelian PF (barang dan jasa ) di instansi pemerintah harus dilakukan secara terbuka untuk umum dengan pengumuman secara luas dan resmi.a. Sistem pelelangan ( tender )mrpk serangkaian kegiatan untuk menyediaan kebutuhan barang/jasa dengan cara menciptakan persaingan yang sehat diantara penyedia yang setara dan memenuhi syarat, berdasar metode dan tata cara tertentu yg telah ditetapkan terpilih penyedia yang terbaik. b. Pemilihan langsungdilakukan jika cara pelelangan sulit dicapai atau tidak menjamin pencapaian sasaran dilakukan dgn cara membandingkan penawaran beberapa penyedia yang memenuhi syarat, dari harga dan teknis , spesifikasi , negosiasi diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan.

C. Penunjukan langsung menunjuk langsung rekanan untukmengirim PF ke Rumah Sakit sesuai daftar rencana pengadaan.penyedia ditunjuk langsung oleh Kepala kantor atau Pimpro, satuan kerja yang ditunjuk. Penunjukan langsung diterapkan untuk:- pengadaan skala kecil - pengadaan setelah dilakukan pelelangan ulang ( stlh 2 kali gagal , atau hanya ada 1 penyedia yang memenuhi syarat.- pengadaan bersifat mendesak/ khusus/KLB setelah mendapat persetujuan Menkes/ kepala satuan kerja.- Penyedia barang setempat.D.Swakelola pelaksanaan pengadaan yg direncanakan sendiri, dikerjakan sendiri , diawasi sendiri, tenaga sendiri alat sendiri atau upah borongan tenaga.

Penyampaian Dokumen penawaran :- sistem 1 sampul dok. Admin, teknik dan harga penawaran jadi satu.- sistem 2 sampul sampul 1:dok.admin dan teknik , sampul 2 : dok.penawaran harga jadikan 1 sampul- sistem 2 tahap sampul admin dan teknik disampaikan tersendiri, sampul dok. Penawaran harga disampaikan dalam waktu terpisah.E.Pengadaan dengan sistem Just In Time Adalah pembelian sewaktu-waktu, butuh langsung beli ( tidak ada perencanaan sebelumnya , jumlah harga yang harus dianggarkan , jumlah minimum kemasan , rekanan ( adalah distributornya ) . Biasanya dilaksanakan di RS swasta

2. PENGADAAN PRODUKSI:Obat2 yang diproduksi sendiri lebih murah , mudah , sulit didapatkan di pasaran , formula khusus RS , formula khusus untuk penelitian, pengemasan kembali (repacking), pengoplosan obat2 tertentu ( TPN , Obat Sitostatika )3. PENGADAAN HIBAH :Sumbangan dari luar ( bencana , obat program )

Pelaksanaan pengadaan dapat menggunakan sistem kontrak:Lumsumbatas waktu ttt, volume pasti , semua risiko yg terjadi merupakan tanggungjawab penyediaHarga satuanbatas waktu ttt , bertahap , harga pasti , spesifikasi teknik tertentu , volume perkiraanTerima jadibatas waktu ttt, jumlah harga pasti, tetap, sampai seluruh konstruksi dan penunjangnya berfungsi dengan baik sesuai kriteria kinerja yang telah ditetapkan.Kontrak jangka panjang pelaksanaan pekerjaan untuk masa lebih dari 1 tahun anggaran..

Kontrak pengadaan bersamapengadaan bbrp unit kerja/bbrp proyek, untuk pekerjaan ttt, waktu ttt, sesuai dgn kegiatan bersama dari masing2 unit kerja, pendanaan bersama yang dituangkan dlm kesepakatan bersamaKontrak dengan konsinyasipengadaan dengan batas waktu ttt , spesifikasi ttt, harga pasti , volume sesuai pemakaian , barang disiapkan /distock sebelum digunakan.

Pengadaan merupakan kegiatan realisasi dari perencanaan kebutuhan yang sudah matangPerencanaan kebutuhan yang matang harus mempertimbangkan sistem pengadaan yang dipilih.Proses pemilihan sistem pengadaan kebutuhan sangat tergantung dari Rumah Sakit dan sumber dana yang ada.Sistem pengadaan yang dipilih akan berpengaruh pada ketepatan waktu pengiriman barang Pengadaan PF yang baik ,mengacu pada perencanaan kebutuhan yang matang , jumlah,jenis ,speksifikasi ,harga dan kualitas , transparan terbuka,efektif efisien , adil .

Oleh: Drs.Mujiana , Apt.Sp.FRS.Disampaikan pada kuliah Farmasi Rumah Sakit,Profesi Apoteker USD

PENDAHULUAN

Penyimpanan PF merupakan kegiatan pengaturan sediaan farmasi dan alat kesehatan menurut persyaratan yang ditetapkan.

Banyaknya jenis dan jumlah perbekalan farmasi yang disimpan ,terutama di Gudang farmasi dapat menimbulkan kerusakan,kesulitan mencari, menimbulkan pencemaran petugas ,keamanan kurang , tidak efisien, kesulitan monitoring stock ,

Maksud dan tujuan agar perbekalan farmasi selalu dapat menjamin ketersediaannya dan barang tetap dalam kondisi aman , stabil, kualitas terjamin sampai ke tangan pasien dan sampai tanggal kadaluarsa yang tercantum dalam sediaan.

Fungsi penyimpanan:Memelihara mutu barang dan menjaga kelangsungan persediaan barangAman dan terhindar dari bahaya kebakaran, pencurian serta keamanan petugasMemudahkan pencarian barang dan pengawasan barang kadaluarsaPelayanan pengambilan barang cepat dan tepat

Gudang perbekalan farmasiFungsi gudang menjamin ketersediaan barang dengan cepat tepat aman . Menerima ,menyimpan , memelihara dan mendistribusikan barang , menyiapkan perencanaan, pencatatan dan pelaporan persediaan barang.Dikelola oleh tenaga farmasi yang kompeten (Apoteker/AA senior)Lokasi gudang: strategis mudah dijangkau dari tempat pelayanan pasien ,pengiriman dari distributor ,aman dari pencurian .

Ruangan gudang penyimpanan:Perbekalan farmasi mudah dan cepat di aksesFasilitas: sumber listrik , air, rak , almari khusus, almari es ,telepon , penerangan , pencahayaan , ventilasi , ACLay out gudang: r. administrasi, r.penyimpanan, r. transit , penerimaan , r.pengeluaran.

Pengelompokan barang berdasarkan :Jenis perbekalan farmasi : Obat, AMHP/BMHPStabilitas PF : Suhu ( kamar , sejuk , 2-8 derajat C, O derajat C ), Cahaya ( terlindung cahaya , almari tertutup), kelembaban tertentu( tempat kering).Mudah terbakar, mudah menguap (tempat terpisah )Narkotika psikotropika ( almari khusus , aman dari jangkauan anak , tidak lalu lalang orang )

5. Obat berbahaya : sitostatika , anestesi, reagent korosif , B3 deng MSDS (Material Safety Data Sheet)6. Bahan baku obat7. Film radiologi ( di bawah suhu kamar < 25 derajat C)8. Bentuk sediaan obat ( tablet, syrup , dsb. )9. FIFO dan FEFO atau kombinasi 10. Menurut farmakoterapi11. High alert , LASA ( Look a like , sound a like )12. Alfabetis

Sistem Admimistrasi penyimpanan:Buku harian penerimaan ,pengeluaranKartu Stock , kartu stelling Surat pengeluaran barangBukti pengeluaran barangSurat pesanan barangFaktur pengiriman barang,Daftar Perbekalan farmasiPencatatan ED , BA Pemusnahan barang Laporan Stock Opname

Kendala dalam penyimpanan :Ketelitan kurangPenempatan barang tidak sesuai protabPencatatan tidak diilaksanakanMutasi tidak dicatatStock obat dengan pencatatan tidak sama

Indikator Mutu Penyimpanan:Prosentase ketidak sesuaian antara pencatatan dengan fisik barang. Pengamatan pada waktu tertentuTOR( Turn Over Ratio )Prosen stock akhirStock MatiProsent EDProsen stock berlebihKesesuaian distribusi FIFO FEFO