1. Apa yang dimaksud dngan pncatatan dan plaporan ?

Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan

farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang

berkepentingan.

2. Apa tujuan pencatatan dan pelaporan ? Tujuan pencatatan dan Pelaporan

1.      Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/

penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.

2.     Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan pada  

masing-masing aspek pengelolaan obat.

3.      Bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan.

4.      Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian.

5.      Sumber data untuk pembuatan laporan.

3. Sebutkan hal-hal yang harus diperhatikan dalam pencatatan ? Hal-hal yang harus diperhatikan:

1) Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalan farmasi

bersangkutan,

2) Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari,

3) Setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang,

rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat di dalam kartu stok,

4) Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan (Depkes RI,2008)

4. Hal apa saja yang memerlukan pencatatan dan pelaporan ? Hal-hal yang harus Diperhatikan

1)     Petugas pencatatan dan evaluasi, mencatat segala penerimaan dan pengeluaran

perbekalan farmasi di Kartu Stok Induk.

2)      Kartu Stok Induk adalah :

a)      Sebagai pencerminan perbekalan farmasi yang ada di gudang,

b)      Alat bantu bagi petugas untuk pengeluaran perbekalan farmasi,

c)      Alat bantu dalam menentukan kebutuhan.

3)       Bagian judul pada kartu induk persediaan perbekalan farmasi diisi dengan :

a)      Nama perbekalan farmasi tersebut,

b)      Sumber/asal perbekalan farmasi,

c)      Jumlah persediaan minimum yang harus ada dalam persediaan, dihitung

sebesar waktu tunggu,

d)     Jumlah persediaan maksimum yang harus ada dalam persediaan=sebesar stok

kerja+waktu tunggu+ stok pengaman.

4)       Kolom-kolom pada Kartu Stok Induk persediaan perbekalan farmasi diisi dengan:

a)      Tanggal diterima atau dikeluarkan perbekalan farmasi,

b)      Nomor dan tanda bukti misalnya nomor faktur dan lain-lain,

c)      Dari siapa diterima perbekalan farmasi atau kepada siapa dikirim,

d)     Jumlah perbekalan farmasi yang diterima berdasarkan sumber anggaran,

e)      Jumlah perbekalan farmasi yang dikeluarkan,

f)       Sisa stok perbekalan farmasi dalam persediaan,

g)      Keterangan yang dianggap perlu, misalnya tanggal dan tahun kadaluwarsa,

nomor batch dan lain-lain.

5. Buku apa saja yang digunakan dalam pencatatan dan pelaporan ? 1.      Buku kas

Buku Kas adalah buku pencatatan semua transaksi uang tunai, baik itu penerimaan

maupun pengeluaran. Berfungsi untuk mencatat jumlah atau besar kecilnya

pendapatan tiap bulannya. Pencatatan dilakukan setiap akhir bulan.

2.      Buku Pencatatan Barang

Buku pencatatan barang adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang

yang dikirim berdasarkan faktur barang yang bersangkutan, yang mengisi buku ini

ialah asisten apoteker (AA) yang telah di beri wewenang kemudian barang yang

diterima harus dicek terlebih dahulu agar tidak terjadi kesalahan.

3.      Buku Pencatatan resep

Buku pencatatan resep adalah buku yang digunakan untuk mencatat resep yang

masuk ke apotek yang harus ditulis oleh asisten apoteker (AA) setiap hari, buku ini

juga berguna apabila ada kesalahan dalam menerima resep.

4.      Buku blanko surat pemesanan  barang

Buku blanko surat pemesanan barang adalah buku yang berisikan atas suatu barang

atau obat yang telah habis atau persediaan obat sudah sangat sedikit.

5.      Buku pencatatan hutang/buku faktur

Buku faktur adalah buku yang digunakan untuk mencatat hutang Apotek sehingga

dapat memperoleh mengetahui berapa besar hutang yang ditanggung Apotek dicatat

Iangsung pada buku faktur yang telah dipindahkan sesuai dengan PBF masing-

masing.

6.      Buku Ekspedisi

Buku ekspedisi adalah buku yang telah digunakan untuk mencatat nomor-nomor

surat penting yang akan dikirim, guna untuk dijadikan bukti bila terjadi kesalahan

dalam mencatat pelaporan obat setiap bulannya. Buku ini digunakan untuk mencatat

barang yang masuk dan diterima dan PBF, dapat juga digunakan untuk mengecek

barang yang diterima.

7.      Blanko Salinan Resep

Blanko salinan resep adalah salinan resep yang digunakan berupa salinan resep

tertulis dari suatu resep atau nama lainnya “Apograph”.

8.      Blanko Kwitansi

Blanko kwitansi adalah digunakan apabila pasien menginginkan bukti pembayaran

atas resep yang telah dibelinya.

9.      Buku Penjualan Bebas

Buku ini digunakan untuk mencatat barang, baik kosmetilc maupun alat kesehatan

yang telah dijual dan Apotek. Buku Penjualan Bebas, yang mencakup penjualan

obat-obat bebas, bebas terbatas, obat wajib Apotek dan kosmetika.

10.  Buku Penjualan Obat-obat melalui resep dokter. 

11.  Buku Pencatatan Resep Umum, Narkotika dan Psikotropika

a)      Buku Pencatatan Resep Umum

Buku ini digunakan untuk mencatat pengeluaran obat melalui resep yang dicatat

setiap harinya.

b)      Buku Pencatatan Resep Narkotika dan Psikotropika

Buku ini digunakan untuk mencatat penggunaan atau pengeluaran obat

Narkotika dan Psikotropika setiap harinya sesuai dengan resep dokter. Bukti ini

ditutup setiap akhir bulan supaya diketahui jumlah pemakaian narkotika dan

psikotropika setiap bulannya.

c)      Blanko Pesanan Obat Surat Pesanan

Blanko ini ditulis berdasarkan buku permintaan barang kebutuhan obat obatan

atau perbekalan farmasi di Apotek yang ditanda tangani oleh Apoteker Pengelola

Apotek.