1

STANDAR PELAYANAN MINIMAL (SPM)

MATA KULIAH ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

Oleh Kelompok 2 :

Nabella Kusuma (101111128)

Diva Madya Resdwivani (101111132)

Ilham Akbar (101111139)

Anda Desi Puspita (101111141)

Bagus Ali Fikri (101111160)

Amadea Ukhtikasari (101111161)

Anantya Wira Pambudhi (101111166)

Aghnes Khen P. A (101111174)

Riska Nur Safitri (101111192)

Ahmad Chandra (101111193)

Ajeng Ratna Yuliandari (101111198)

Fransisca Anggiyostiana Sirait (101111222)

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS AIRLANGGA

2012

2

Bab I

Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Standar Pelayanan Minimal (SPM) adalah ketentuan mengenai jenis dan mutu

pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang berhak diperoleh

setiap warga secara minimal. Sesuai dengan amanat Pasal 11 ayat (4) dan Pasal

14 ayat (3) Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah

sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2005 tentang

Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 3 Tahun

2005 tentang Perubahan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah menjadi Undang-Undang, SPM diterapkan pada Urusan

Wajib Daerah terutama yang berkaitan dengan pelayanan dasar, baik di Provinsi

maupun Kabupaten/Kota.

Sejalan dengan amanat Pasal 28 H, ayat (1) Perubahan Undang-Undang Dasar

Negara Republik Indonesia Tabun 1945 telah ditegaskan bahwa setiap orang

berhak memperoleh pelayanan kesehatan, kemudian dalam Pasal 34 ayat (3)

dinyatakan negara bertanggung jawab atas penyediaan fasilitas pelayanan

kesehatan dan fasilitas pelayanan umum yang layak.

Rumah sakit sebagai salah satu fasilitas pelayanan kesehatan perorangan

merupakan bagian dari sumber daya kesehatan yang sangat diperlukan dalam

mendukung penyelenggaraan upaya kesehatan. Penyelenggaran pelayanan

3

kesehatan di rumah sakit mempunyai karakteristik dan organisasi yang sangat

kompleks. Berbagai jenis tenaga kesehatan dengan perangkat keilmuan yang

beragam, berinteraksi satu sama lain.

Pada Keputusan menteri kesehatan RI nomor 228/Menkes/SK/III/2002

tentang pedoman penyusunan standar pelayanan minimal (SPM) Rumah Sakit,

juga sudah ditetapkan sejelas-jelasnya mengenai SPM tersebut. Oleh sebab itu

kelompok kami menulis makalah ini sebagai bahan tinjauan untuk mengetahui

lebih jelas mengenai Standar pelayanan minimal rumah sakit.

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Mengetahui pengertian dan konsep dasar dari SPM

1.2.2 Mengetahui peran fungsi SPM

1.2.3 Mengetahui prinsip penyusunan SPM

1.2.4 Mengetahui unsur SPM Rumah Sakit

1.2.5 Mengatahui format penyusunan SPM Rumah Sakit

1.2.6 Mengetahui pengertian dan konsep KPI Rumah Sakit

4

Bab II

Pembahasan SPM

2.1 Pengertian SPM (Standar Pelayanan Minimum) dan Rumah Sakit

Pengertian standar pelayanan minimal merupakan suatu istilah dalam

pelayanan publik (public policy) yang menyangkut kualitas dan kuantitas

pelayanan publik yang disediakan oleh pemerintah. Juga sebagai salah satu

indikator teknis tolak ukur pelayanan minimum yang diberikan oleh Badan

Layanan Umum kepada masyarakat untuk mencapai kesejahteraan masyarakat

Rumah Sakit merupakan sarana kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan

kesehatan perorangan meliputi pelayanan promotif, preventif, kurative dan

rehabalitatif yang menyediakan pelayanan rawap inap, rawat jalan, dan gawat

darurat.

Standar Pelayanan Minimal bagi Rumah Sakit adalah ketentuan tentang jenis

dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah dalam bidang

kesehatan yang berhak diperoleh setiap warga secara minimal dalam

penyelenggaraan pelayanan manajemen rumah sakit yang meliputi pelayanan

medik, pelayanan penunjang dan pelayanan keperawatan baik rawat inap maupun

rawat jalan yang minimal harus ada dan diselenggarakan oleh rumah sakit.

5

2.2 Peran dan Fungsi SPM

Standar pelayanan minimal ini dimaksudkan agar tersedianya panduan bagi

suatu daerah dalam suatu pelaksanaan dan pengendalian serta pengawasan dan

pertanggung jawaban penyelenggaraan SPMRS.

SPM ini bertujuan untuk menyamakan pemahaman tentang definisi

operasional, indikator kinerja, ukuran atau satuan, rujukan, target nasional untuk

tahun 2007-2012, cara perhitungan/rumus/pembilang dan penyebut/standar/satuan

pencapaian kinerja dan sumber data.

2.2.1 Fungsi SPM terhadap Rumah Sakit :

SPM dalam Rumah Sakit digunakan sebagai acuan dalam membuat kebijakan

mengenai standar yang harus ada dan diselenggarakan oleh rumah sakit. Oleh

karena itu dengan adanya standar pelayanan medik pada rumah sakit ini, maka

akan dapat mengendalikan mutu dari rumah sakit itu sendiri yang pada akhirnya

nanti akan memberikan dampak ke pasien, yang diperlihatkan melalui kepuasan

pasien terhadap pelayanan di suatu rumah sakit.

2.2.2 kegunaan SPM dalam organisasi

a. Perumusan kebijakan teknis bidang Rumah Sakit Umum

b. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan Pemerintah Daerah sesuai dengan

lingkup tugasnya;

6

c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 92;

d. Pengelolaan ketatausahaan;

e. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah sesuai

dengan tugas dan fungsinya.

2.2.3 Tujuan Dari Rumah Sakit

a) Melaksanakan pelayanan medis dan pelayanan penunjang medis

b) Melaksanakan pelayanan medis tambahan dan pelayanan penunjang medis

tambahan,

c) Melaksanakian pelayanan kedokteran kehakiman

d) Melaksanakan pelayanan media khusus

e) Melaksanakan pelayanan rujukan kesehatan

f) Melaksanakan pelayanan kedokteran gigi

g) Melaksanakan pelayanan kedokteran sosial

h) Melaksanakan pelayanan penyuluhan kesehatan

i) Melaksanakan pelayanan rawat jalan atau rawat darurat dan rawat tinggal

(observasi)

j) Melaksanakan pelayanan rawat inap

k) Melaksanakan pelayanan administratif

l) Melaksanakan pendidikan para medis

m) Membantu pendidikan tenaga medis umum dan tenaga medis spesialis

7

n) Membantu penelitian dan pengembangan kesehatan

o) Membantu kegiatan penyelidikan epidemiologi

2.2.4 Tujuan dari penyusunan Standar Pelayanan Minimal (SPM), antara lain :

1. Meningkatkan pemahaman yang holistik/menyeluruh dan terpadu dalam

penerapan dan pencapaian SPM.

2. Menyamakan pemahaman tentang definisi operasional indikator kinerja,

ukuran atau satuan, rujukan, dan target nasional.

3. Membangun komitmen dan tindak lanjut untuk penerapan dan pencapaian

SPM.

4. Menyediakan panduan bagi pemerintah dalam melaksanakan perencanaan,

pelaksaaan dan pengendalian serta pengawasan dan pertanggungjawaban

penyelenggaraan Standar Pelayanan Minimal.

5. Membangun dasar dalam penentuan anggaran kinerja berbasis manajemen

kinerja.

6. Mendorong transparansi dan partisipasi masyarakat dalam proses

penyelenggaraan Pemerintahan.

8

2.2.5 Fungsi SPM secara Umum :

1. Bagi pemerintah daerah : standar pelayanan minimal dapat dijadikan tolak

ukur (benchmark) dalam penentuan biaya yang diperlukan untuk membiayai

penyediaan pelayanan;

2. Bagi masyarakat : standar pelayanan minimal dapat digunakan sebagai acuan

mengenai kualits dan kuantitas suatu pelayanan publik yang disediakan oleh

pemerintah (daerah).

Contoh Fungsi SPM di beberapa bidang :

1. Bidang otonomi daerah, berfungsi;

1. Pertama, didasarkan kemampuan daerah masing-masing, maka

sulit bagi pemerintah daerah untuk melaksanakan semua

kewenangan/fungsi yang ada. Keterbatasan dana, sumber daya

aparatur, kelengkapan, dan faktor lainnya membuat pemerintah

daerah harus mampu menentukan jenis pelayanan minimal yang

harus disediakan bagi masyarakat.

2. Kedua, dengan munculnya SPM memungkinkan bagi pemerintah

daerah untuk melakukan kegiatannya secara lebih terukur.

3. Ketiga, dengan SPM yang disertai tolak ukur pencapaian kinerja

yang logis dan riil akan memudahkan bagi masyarakat untuk

9

memantau kinerja aparatnya, sebagai salah satu unsur terciptanya

suatu penyelenggaraan pemerintahan yang baik.

2. Bidang Pendidikan meliputi;

1. Tanggung jawab pemerintah kabupaten/kota yang menjadi

tupoksi dinas pendidikan untuk sekolah atau kantor departemen

agama untuk madrasah (misalnya, penyediaan ruang kelas dan

guru yang memenuhi persyaratan kualifikasi maupun kompetensi)

2. Tanggung jawab tidak langsung pemerintah kabupaten/kota c/q

Dinas Pendidikan dan kantor kementrian agama karena layanan

diberikan oleh pihak sekolah dan madrasah, para guru dan tenaga

kependidikan, dengan dukungan yang di berikan oleh pemerintah

kabupaten/kota dan kantor kementrian agama (contoh: persiapan

rencana pembelajaran dan evaluasi hasil belajar siswa terjadi di

sekolah, dilaktapi dlaksanakan oleh guru tetapi diawasi oleh

Pemerintah Kabupaten/Kota).

2.3 Prinsip Penyusunan SPM

Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 6 Tahun 2007 tentang

Petunjuk Teknis Penyusunan dan Penetapan Standar Pelayanan Minimal Bab IV

PRINSIP PENYUSUNAN DAN PENETAPAN SPM Pasal 10 :

10

Dalam menyusun dan menetapkan SPM, Menteri/Pimpinan Lembaga Pemerintah

Non-Departemen memperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:

a) Konsensus, yaitu disepakati bersama oleh komponen-komponen atau unit-

unit kerja yang ada pada departemen/Lembaga Pemerintah Non-Departemen

yang bersangkutan;

b) Sederhana, yaitu mudah dimengerti dan dipahami;

c) Nyata, yaitu memiliki dimensi ruang dan waktu serta persyaratan atau

prosedur teknis.

d) Terukur, yaitu dapat dihitung atau dianalisa;

e) Terbuka, yaitu dapat diakses oleh seluruh warga atau lapisan masyarakat;

f) Terjangkau, yaitu dapat dicapai bersama SPM jenis-jenis pelayanan dasar

lainnya dengan menggunakan sumber-sumber daya dan dana yang tersedia;

g) Akuntabel, yaitu dapat dipertanggungjawabkan kepada public; dan

h) Bertahap, yaitu mengikuti perkembangan kebutuhan dan kemampuan

keuangan, kelembagaan, dan personil dalam pencapaian SPM.

Rumah sakit sebagai salah satu fasilitas perayanan kesehatan perorangan

merupakan bagian dari sumber daya kesehatan yang sangat diperlukan dalam

mendukung penyelenggaraan upaya kesehatan. Penyelenggaran pelayanan kesehatan

di rumah sakit mempunyai karakteristik dan organisasi yang sangat kompleks. Pada

hakekatnya rumah sakit berfungsi sebagai tempat penyembuhan penyakit dan

pemulihan kesehatan. Fungsi dimaksud memiliki makna tanggung jawab yang

11

merupakan tanggung jawab pemerintah dalam meningkatkan taraf kesejahteraan

mesyarakat.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 65 Tahun 2005 Tentang

Pedoman Penyusunan dan Penerapan Standar Pelayanan Minimal BAB I ayat 6

menyatakan : Standar pelayanan Minimal yang selanjutnya disingkat SPM adalah

ketentuan tentang jenis dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib

daerah yang berhak diperoleh setiap warga negara secara minimal. Ayat 7. Indikator

SPM adalah tolak ukur untuk prestasi kuantitatif dan kualitatif yang digunakan untuk

menggambarkan besaran sasaran yang hendak dipenuh didalarn pencapaian suatu

SPM tertentu berupa masukan, proses, hasil dan atau manfaat pelayanan.

Ayat 8. Pelayanan dasar adalah jenis pelayanan publik yang mendasar dan mutlak

untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dalam kehidupan sosial ekonomi dan

pemerintahan.

Dalam penjelasan pasal 39 ayat 2 PP RI No 58 tahun 2005 tentang Pengelolaan

Keuangan Daerah menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan standar pelayanan

minimal adalah tolak ukur kinerja dalam menentukan capaian jenis dan mutu

pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah.

Definisi Operasional

1. Jenis Pelayanan adalah jenis-jenis pelayanan yang diberikan oleh Rumah

Sakit kepada masyarakat.

12

2. Mutu Pelayanan

3. Dimensi Mutu adalah suatu pandangan dalam menentukan penilaian terhadap

jenis dan mutu pelayanan dilihat dari akses, efektivitas, efisiensi, keselamatan

dan keamanan kenyamanan, kesinambungan pelayanan kompetensi teknis dan

hubungan antar manusia berdasarkan standa WHO.

4. Kinerja adalah proses yang dilakukan dan hasil yang dicapai oleh suatu

organisasi dalam menyediakan produk dalam bentuk jasa pelayanan atau

barang kepada pelanggan.

5. Indikator Kinerja adalah variabel yang dapat digunakan untuk mengevaluasi

keadaan atau status dan memungkinkan dilakukan pengukuran terhadap

perubahan yang terjadi dari waktu ke waktu atau tolak ukur prestasi kuantitatif

/ kualitatif yang digunakan untuk mengukur terjadinya perubahane terhadap

besaran target atau standar yang telah ditetapkan sebelumnya.

6. Standar adalah nilai tertentu yang telah ditetapkan berkaitan dengan sesuatu

yang harus dicapai.

7. Definisi operasional: dimaksudkan untuk menjelaskan pengertian dari

indikator

8. Frekuensi pengumpulan data adalah frekuensi pengambilan data dari sumber

data untuk tiap indikator

13

9. Periode analisis adalah rentang waktu pelaksanaan kajian terhadap indikator

kinerja yang dikumpulkan

10. Pembilang (numerator) adalah besaran sebagai nilai pembilang dalam rumus

indikator kinerja

11. Penyebut (denominator) adalah besaran sebagai nilai pembagi dalam rumus

indikator kinerja

12. Standar adalah ukuran pencapaian mutu/kinerja yang diharapkan bisa dicapai

13. Sumber data adalah sumber bahan nyata/keterangan yang dapat dijadikan

dasar kajian yang berhubungan langsung dengan persoalan

2.4 Unsur SPM Rumah Sakit

Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit dalam pedoman ini meliputi jenis-jenis

pelayanan indikator dan standar pencapaiain kinerja pelayanan rumah sakit.

Jenis jenis pelayanan rumah sakit yang minimal wajib disediakan oleh rumah sakit

meliputi:

1. Pelayanan gawat darurat,

2. Pelayanan rawat jalan,

14

3. Pelayanan rawat inap,

4. Pelayanan bedah ,

5. Pelayanan persalinan dan perinatologi ,

6. Pelayanan intensif,

7. Pelayanan radiologi,

8. Pelayanan laboratorium patologi klinik,

9. Pelayanan rehabilitasi medik,

10. Pelayanan farmasi,

11. Pelayanan gizi,

12. Pelayanan,

13. Pelayanan keluarga miskin,

14. Pelayanan rekam medis,

15. Pengelolaan limbah,

16. Pelayanan administrasi manajemen,

17. Pelayanan ambulans/kereta jenazah,

18. Pelayanan pemulasaraan jenazah,

15

19. Pelayanan laundry,

20. Pelayanan pemeliharaan sarana rumah sakit,

21. Pencegah Pengendalian Infeksi.

2.5 Posisi SPM dalam Pembangunan Kesehatan

Pembangunan kesehatan merupakan salah satu paradigma yang hendak

dibentuk oleh pemerintah dalam usaha menciptakan masyarakat yang sehat. Sesuai

dengan Undang-undang Nomor 17 Tahun 2007 tentang Rencana Jangka Panjang

Pembangunan Nasional (RPJP-N) Tahun 2005-2025, pembangunan kesehatan

diarahkan untuk meningkatkan kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat

bagi setiap orang agar peningkatan derajat kesehatan yang setinggi-tingginya dapat

terwujud. Sebagai bentuk kontrol target dan indikator pencapaian tujuan

pembangunan kesehatan inilah pentingnya adanya SPM.

Dalam Undang-undang tersebut, dinyatakan bahwa pembangunan kesehatan

diselenggarakan dengan mendasarkan pada:

a. Perikemanusian

Pembangunan kesehatan harus berlandaskan pada prinsip perikemanusiaan

yang dijiwai, digerakan dan dikendalikan oleh keimanan dan ketaqwaan

terhadap Tuhan Yang Maha Esa. Tenaga kesehatan perlu berbudi luhur,

16

memegang teguh etika profesi, dan selalu menerapkan prinsip

perikemanusiaan dalam penyelenggaraan pembangunan kesehatan.

b. Pemberdayaan dan Kemandirian

Setiap orang dan masyarakat bersama dengan pemerintah berperan,

berkewajiban, dan bertanggungjawab untuk memelihara dan meningkatkan

derajat kesehatan perorangan, keluarga, masyarakat, dan lingkungannya.

Pembangunan kesehatan harus mampu membangkitkan dan mendorong peran

aktif masyarakat. Pembangunan kesehatan dilaksanakan dengan berlandaskan

pada kepercayaan atas kemampuan dan kekuatan sendiri serta kepribadian

bangsa dan semangat solidaritas sosial serta gotong royong.

c. Adil dan Merata

Setiap orang mempunyai hak yang sama dalam memperoleh derajat kesehatan

yang setinggi-tingginya, tanpa memandang suku, golongan, agama, dan status

sosial ekonominya. Setiap orang berhak memperoleh pelayanan kesehatan dan

setiap anak berhak atas kelangsungan hidup, tumbuh dan kembang, serta

berhak atas perlindungan dari kekerasan dan diskriminasi.

d. Pengutamaan dan Manfaat

Pembangunan kesehatan diselenggarakan dengan mengutamakan kepentingan

umum daripada kepentingan perorangan atau golongan. Upaya kesehatan

17

pengetahuan dan teknologi serta harus lebih mengutamakan pendekatan

peningkatan kesehatan dan pencegahan penyakit.

Posisi SPM dalam Pembagian urusan pemerintahan

18

Berikut ini skema Keterkaitan antara SPM, SOP dan SPP

19

Bagaimana Membedakan SPM dengan SOP ?

Perbedaan SPM dengan SOP :

SPM merupakan penyediaan pemberian pelayanan dasar kepada masyarakt dan

merupakan pelaksanaan urusan wajib.

SOP lebih merupakan pemberian pelayanan terhadap unit kerja lainnya.

Konsep SPM merupakan reformasi birokrasi khususnya dalam bidang pelayanan

publik terus digulirkan walau belum membuahkan hasil yang ideal, yaitu birokrasi

yang berpijak kepada paradigma baru administrasi publik (the new public service),

melalui upaya :

1. Melayani warga masyarakat, bukan pelanggan

2. Mengutamakan kepentingan publik

3. Lebih menghargai kepentingan warga negara daripada kewirausahaan

4. Berpikir strategis dan bertindak demokratis

5. Menyadari bahwa akuntabilitas bukan sesuatu yang mudah

20

6. Melayani daripada mengendalikan

7. Menghargai orang lain, bukan produktivitas semata

( J. V Denhardt dan R,B Denhardt, 2003)

2.6 Format SPM Rumah Sakit

Menyusun SPM tidak mudah. Diperlukan komitmen dari seluruh komponen

yang ada di rumah sakit untuk menyepakati mengenai indikator yang akan digunakan

untuk mengukur mutu pelayanan, cara mengukurnya, batas waktu pencapaian, dan

sebagainya, hingga alokasi anggaran yang diperlukan untuk mencapai SPM tersebut.

Menurut Permendagri No. 61 Tahun 2007, format SPM untuk Badan Layanan Umum

Daerah adalah sebagai berikut.

Tabel 2.6.1 Formay SPM Rumah Sakit

Sebuah Standar Pelayanan Minimal harus memuat komponen: indikator,

dimensi mutu, tujuan indikator, rasionalisasi, definisi termonilogi yang akan

digunakan, frekuensi updateing (pengumpulan) data, periode dilakukannya analisis,

numerator (pembilang), denominator (penyebut), standar pencapaian (treshold/target)

dan sumber data (nominator dan denominator).

21

Tabel 2.6.2 Indikator Standar Pelayanan Minimal

Untuk menyusun SPM secara utuh, poin poin yang ditetapkan sebagai

indikator SPM akan dituangkan kedalam Perda dengan menggunakan outline atau

kerangka yang dapat digunakan sebagai berikut.

Bab I Pendahuluan yang terdiri dari;

o Latar Belakang

o Maksud dan tujuan

o Pengertian umum dan khusus

o Landasan Hukum

22

Bab II Sistematika Dokumen Standar Pelayanan Minimal Rumahsakit

Bab III Standar Pelayanan Minimal Rumahsakit.

o Jenis Pelayanan

o SPM setiap jenis pelayanan,Indikator dan Standar

Penutup

Lampiran

Kesimpulan

Standar Pelayanan Minimal adalah ketentuan tentang jenis dan mutu

pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang berhak diperoleh setiap

warga secara minimal. SPM juga merupakan spesifikasi teknis tentang tolak ukur

pelayanan minimum yang diberikan oleh Badan Layanan Umum kepada masyarakat.

SPM merupakan panduan bagi daerah dalam melaksanakan perencanaan,

pengendalian, pengawasan dan pertanggungjawaban penyelenggaraan standar

pelayanan minimal rumah sakit. SPM bertujuan untuk menyamakan pemahaman

tentang definisi operasional, indikator kinerja, ukuran atau satuan rujukan, cara

perhitungan atau satuan pencapaian kinerja dan sumber data.

23

Bab III

Pembahasan Key Performance Indicator

3.1 Pengertian Key Performance Indicator (KPI)

Semua orang yang tergabung ke dalam sebuah organisasi pasti memiliki tugas

dan tanggung jawab sesuai perannya. Dibutuhkan sebuah alat yang disebut Key

Performance Indicator dalam melakukan tugas untuk mengarahkan keberhasilan

mencapai tujuan. Menurut Australian Government, Department of Finance and

Administration (2006), pengertian Key Performance Indicator (KPI) adalah sebagai

berikut.

a. Are metrics or factors that tend to indicate the health, progress and/or

success of a project, process or area of service delivery.

KPI digunakan sebagai alat ukur kinerja strategis organisasi yang dapat

mengindikasikan kesehatan dan perkembangan organisasi. Selain itu, KPI

juga dapat mengukur keberhasilan program atau penyampaian pelayanan

untuk mewujudkan sejumlah target atau sasaran organisasi. Key Performance

atau dalam bahasa Indonesia yang berarti kunci keberhasilan terdiri dari

beberapa indikator. Agar lebih maksimal jumlah indikator yang digunakan

sebaiknya enam sampai delapan indikator.

b. Are process-oriented.

24

KPI adalah alat ukur yang berorientasi pada proses, terutama bila kegiatan

yang dilakukan dibatasi oleh waktu dan dana. KPI tidak berorientasi pada

input suatu kegiatan, sebab dapat memakan waktu yang lama dan

membutuhkan dana besar. KPI idealnya mencakup input dan proses yang

baik agar hasil pada output menjadi baik pula.

c. Focus on resources and processes that are most likely to lead to successful

outcomes.

KPI berfokus pada sumber daya dan proses untuk memperoleh hasil yang

maksimal. Performance suatu proses diukur atau ditunjuk melalui suatu

indikator kinerja atau KPI. Lebih lanjut, KPI merupakan kunci terhadap

bisnis atau kesuksesan, bukan hanya ukuran seadanya dari suatu proses.

d. Are usually short, focused, relevant, measurable, repeatable and

consistent.

KPI yang disusun harus singkat, terfokus, relevan, dapat diukur, dapat

diulang, dan konsisten. KPI yang disusun terlalu panjang biasanya menjadi

kurang terfokus pada cakupan yang akan diukur. Rancangan KPI yang baik

harus memberikan informasi secara dalam, jelas, dan tajam mengenai

kecenderungan suatu kinerja.

25

e. Measure critical success factors.

Indikator kinerja merupakan faktor penentu keberhasilan suatu organisasi

yang telah ditetapkan. Hal ini dimaksudkan agar output yang hendak

dicapai sudah sesuai atau bahkan dapat melebihi target. KPI adalah suatu

performance metric yang secara nyata dan jelas terkait dengan sasaran

strategis organisasi. KPI mampu mendorong organisasi menerjemahkan

strateginya ke dalam terminologi yang bisa dikuantifikasi.

KPI merupakan serangkaian pengukuran yang berfokus pada aspek kinerja

organisasi. Dalam organisasi, pengukuran dilakukan untuk menentukan tujuan

selanjutnya yang akan dicapai. KPI mencerminkan faktor penentu keberhasilan suatu

organisasi dan yang digunakan tiap organisasi berbeda, tergantung jenis, sifat dan

strategi yang digunakan oleh organisasi.

KPI memiliki keunggulan dibandingkan dengan beberapa indikator kinerja

lainnya, yaitu mampu mempresentasikan kinerja organisasi secara keseluruhan.

Jumlah indikator kinerja yang dipilih sebagai KPI biasanya tidak banyak, namun

harus mencakup semua tugas dan tanggung jawab tiap anggota agar dapat fokus pada

keberhasilannya. Hasil pengukuran tersebut dapat digunakan untuk menilai tingkat

keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran.

3.2 Konsep Key Performance Indicator (KPI)

26

KPI pada dasarnya adalah bagian dari Performance Indicators atau indikator

kinerja organisasi. Keunggulan KPI dibandingkan dengan indikator-indikator

kinerja lainnya, adalah bahwa KPI merupakan indikator kunci yang benar-benar

mampu mempresentasikan kinerja organisasi secara keseluruhan. Jumlah

indikator kinerja yang dipilih sebagai KPI ini biasanya tidak banyak, namun

demikian hasil pengukuran melalui indikator tersebut dapat digunakan untuk

menilai tingkat keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang

telah ditetapkan.

Adapun KPI, merujuk pada definisi yang dirumuskan dalam Performance

Indicator Resource Catalogue yang diterbitkan oleh Australian Government,

Department of Finance and administration (2006), adalah ukuran spesifik tentang

kinerja organisasi dalam wilayah bisnisnya. Ukuran tersebut dapat berupa

financial dan non-financial yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja

strategis organisasi. Sebagai alat ukur kinerja strategis organisasi, KPI dapat

mengindikasikan kesehatan dan perkembangan organisasi, dan atau keberhasilan

kegiatan, program atau penyampaian pelayanan untuk mewujudkan target-target

atau sasaran organisasi.

KPI dapat berbentuk ukuran kuantitatif maupun kualitatif. Namun demikkian,

dalam praktek penyusunan KPI oleh berbagai organisasi public dan private,

sebagaian besar KPI berupa ukuran kuantitatif. Hal ini dikarenakan, ukuran

kuantitatif relatif lebih mudah digunakan dalam proses penggalian data maupun

27

pada saat pengukuran dan evaluasi. Sedangkan untuk ukuran kualitatif, biasanya

memerlukan survey atau kegiatan penelitian sebagai upaya untuk memperoleh

data kinerja yang diperlukan. Proses penggalian data untuk ukuran kualitatif ini

seringkali memerlukan waktu dan biaya yang tidak sedikit.

Pemilihan terhadap bentuk KPI, apakah kuantitatif atau kualitatif, tergantung

pada kebutuhan dan karakter organisasi. Tidak dapat dipaksakan bahwa semua

KPI harus kuantitatif atau harus kualitatif. Adapun pertimbangan utama yang

harus menjadi dasar dalam pemilihan KPI adalah bahwa indikator tersebut dapat

diukur (measurable). Hal ini berarti bahwa untuk setiap KPI baik ukuran

kuantitatif maupun kualitatif - sudah tersedia informasi tentang jenis data-data

yang akan digali, sumber data, dan cara mendapatkan data tersebut.

Selain kriteria dapat diukur tersebut, KPI juga harus memiliki sejumlah

kriteria lain. Pada beberapa literatur disebutkan kriteria-kriteria KPI yang antara

lain meliputi: Specific, Achievable, Realistic, dan Timely, yang jika digabungkan

dengan kriteria Measurable dapat diringkas dalam akronim SMART.

Tabel 3.2.1 Merumuskan Indikator Yang Memenuhi Kriteria SMART

Specific

(Spesifik atau Khusus)

Menyebutkan dengan jelas data dan

kemudahan akses untuk mendapatkannya

Measureable Indikator yang dapat terukur baik secara

28

(Terukur) kuantitatif dan kualitatif

Achievable

(Dapat dicapai)

Memperhitungkan kemampuan unit

pelaksana dalam mencapai target kinerja

yang ditetapkan

Berada dalam rentang kendali atau

pertanggungjawaban akuntabilitas unit kerja

yang bersangkutan

Reliable

(Dapat dipercaya)

Uji dengan Jika-Maka: Jika digunakan

indikator kinerja tertentu, maka informasi

mengenai tercapai atau tidaknya sasaran

stategis dari suatu program atau kegiatan

dapat diketahui

Time specific

(Periode waktu tertentu)

Memperhitungkan rentang atau periode

waktu pencapaian untuk analisa

perbandingan kinerja dengan masa-masa

sebelumnya

29

Dengan bahasa yang berbeda, Schiavo-Campo (1999) juga menguraikan kriteria-

kriteria yang harus dipenuhi oleh KPI, yang kemudian dirumuskannya dalam

akronim CREAM. Kriteria tersebut meliputi:

a) Clear; KPI terdefinisikan secara jelas dan tidak memiliki makna ganda.

b) Relevant: mencukupi untuk pencapaian tujuan, atau menangani aspek-

aspek obyektif yang relevan.

c) Economic: data/informasi yang diperlukan akan dapat dikumpulkan,

diolah, dan dianalisis dengan biaya yang tersedia.

d) Adequate: oleh dirinya sendiri atau melalui kombinasi dengan yang lain,

pengukuran harus menyediakan dasar yang mencukupi untuk menaksir

kinerja, dan

e) Monitorable: dalam rangka kejelasan dan ketersediaan informasi,

indikator harus dapat diterima bagi penilai atau evaluator kinerja yang

independent.

Kriteria-kriteria tersebut diatas adalah alat bantu yang efektif untuk memilih

KPI. Indikator kinerja yang memenuhi kriteria tersebut, sudah barang tentu akan

menjadi alat ukur yang memadai untuk mengukur perkembangan pencapaian

tujuan organisasi.

30

Sangat penting untuk mendefinisikan secara jelas masing-masing KPI, dan

menjadikan definisi tetap selama beberapa tahun. Tiap definisi KPI harus memuat

judul, definisi, dan cara mengukur. Selanjutnya, setelah KPI didefinisikan dan

siap digunakan untuk mengukur, target yang jelas harus dirumuskan dan dapat

dipahami oleh seluruh orang. Target tersebut juga harus spesifik sehingga setiap

individu dalam organisasi dapat mengambil tindakan dalam rangka pemenuhan

target tersebut. Jika dipandang perlu, target tersebut juga dilengkapi dengan time

frame, yang memberikan informasi waktu kapan target tersebut harus sudah

diwujudkan.

3.2 Penerapan KPI pada Lembaga Pelayanan Publik

Bagi lembaga pelayanan publik, KPI menyediakan seperangkat pengukuran

yang dapat digunakan untuk mengukur Critical Success factors atau berbagai

faktor yang dianggap penting bagi keberhasilan organisasi dimasa yang akan

datang. Dengan demikian keberadaan KPI adalah sangat penting, terutama untuk

mengetahui kinerja lembaga tersebut terkait dengan tujuan, sasaran, visi dan misi

yang telah ditetapkan. Sebagai katagori tertentu dari indikator kinerja, KPI

memiliki beberapa fungsi, sebagai berikut (Ismail Mohamad, 2004).

a) Memperjelas tentang apa, berapa dan kapan suatu kegiatan dilaksanakan.

KPI yang terumuskan dengan baik, selain dapat mengindikasikan hasil

31

yang akan dicapai organisasi pada kurun waktu tertentu, juga dapat

menegaskan kegiatan apa yang mesti dilaksanakan oleh organisasi.

Demikian pula dengan penentuan waktu kapan kegiatan tersebut akan

dilaksanakan dan berapa sumber daya yang dieprlukan serta hasil yang

ditargetkan.

b) Menciptakan konsensus yang dibangun oleh berbagai pihak terkait untuk

menghindari kesalahan interpretasi selama pelaksanaan

kebijaksanaan/program/kegiatan dan dalam menilai kinerja lembaga

pelayanan publik. Karena KPI dapat memberikan apa yang akan dicapai

oleh instansi, maka KPI dapat menyatukan pemahaman semua anggota

tentang tahapan dan kriteria yang dibangun dalam menjalankan

aktivitasnya. Selain itu, KPI juga bersifat monitorable sehingga dapat

menghindari perbedaan pemahaman, khususnya antara evaluator dan yang

dievaluasi tentang ukuran kinerja.

c) Membangun dasar bagi pengukuran, analisis, dan evaluasi kinerja

organisasi/unit kerja. Dalam proses kebijakan, evaluasi diperlukan untuk

mengetahui kinerja suatu kebijakan dan untuk mendapatkan bahan-bahan

pertimbangan yang diperlukan bagi perbaikan atau kelanjutan kebijakan

tersebut.

32

Dengan adanya berbagai fungsi tersebut diatas, maka sangat penting bagi lembaga

pelayanan publik untuk membangun KPI-nya. Namun demikian, membangun KPI

pada lembaga pelayanan publik bukan pekerjaan yang mudah. Banyak faktor

yang dapat menjadi tantangan dalam proses pembangunan KPI tersebut, yang

antara lain meliputi:

1. perbedaan karakter dasar lembaga pelayanan publik dibandingkan dengan

lembaga private yang merupakan rumah asal konsep KPI,

2. mind setting penyelenggara pelayanan publik yang masih cenderung

pada old public management, dan

3. Karakter KPI yang tidak mudah dikenali. Hal utama yang perlu

diperhatikan oleh lembaga pelayanan publik adalah menggunakan kriteria-

kriteria KPI (SMART, CREAM) secara konsisten dalam penetapan KPI.

Selain itu, beberapa langkah berikut dapat dipertimbangkan dalam menyusun dan

menetapkan KPI, meliputi:

a) Susun dan tetapkan rencana strategis lebih dahulu. Dalam tahap ini, tujuan

dan sasaran organisasi harus dapat dirumuskan secara jelas.

b) Identifikasi data/informasi yang dapat dijadikan atau dikembangkan

menjadi indikator kinerja.

c) Pilih dan tetapkan KPI berdasarkan kriteria SMART/CREAM. Indikator

33

3.3 Unsur KPI Rumah Sakit

KPI merupakan suatu performance metric yang secara nyata dan jelas terkait

dengan sasaran strategis organisasi yang mampu mendorong organisasi

menerjemahkan strateginya ke dalam terminologi yang bisa dikuantifikasi.

Rancangan KPI yang baik memberikan informasi yang dalam, jelas dan tajam

mengenai kecenderungan suatu kinerja, sementara itu juga didukung oleh

ketersediaan metric yang rinci. KPI yang tepat juga membantu apakah organisasi

sudah melakukan hal yang benar dan mengetahui apa yang perlu perbaikan

(improvement) atau penyesuaian.

Dan rumah sakit yang termasuk sebagai suatu lembaga yang bergerak di

bidang kesehatan maka peran KPI sangat diperlukan dalam menjalankan

lembaga tersebut dengan kriteria KPI sebagai berikut :

1. Outcome-oriented bukan hanya sekedar output (keluaran dari

proses), karena outcome memiliki pengaruh (impact).

2. Target-based memiliki paling tidak satu nilai sasaran yang

sensitif terhadap waktu.

3. Rated / Graded memiliki nilai ambang (threshold) yang

membedakan antara nilai aktual dan target.

34

Dengan tiga kriteria diatas, dapat digunakan untuk mengevaluasi apakah

sebuah metric memenuhi status sebagai KPI yang membantu untuk tetap fokus

pada ukuran tersebut sebagai salah satu kunci menuju kesuksesan rumah sakit.

David Parmenter (2010) berpendapat bahwa, kriteria KPI menyajikan

serangkaian ukuran yang berfokus pada beberapa aspek kinerja organisasi dalam

menentukan sukses atau tidaknya suatu perusahaan. Kriteria KPI menurut David

Parmenter adalah :

a) Bukan pengukuran yang bersifat moneter

Suatu organisasi menggunakan satuan mata uang misalnya

berupa dolar ke dalam suatu pengukuran, maka yang diukur adalah

indikator hasil bukan indikator kinerja. Mengukur indikator kinerja

seperti yang terdapat pada SPM Kesehatan 2010 berarti mengukur

cakupan kunjungan ibu hamil minimal empat bulan. Sedangkan

mengukur indikator hasil adalah kenaikan pendapatan rumah sakit,

atau keuntungan yang diperoleh rumah sakit.

b) Harus diukur secara berkala

KPI harus dipantau setiap hari atau setiap minggu sebab

apabila dipantau tiap bulan atau tiap tahun maka tidak bisa menjadi

indikator yang efektif. KPI adalah pengukuran yang berorientasi pada

saat ini dan masa depan. Misalnya, jumlah pasien berobat yang

35

ditargetkan datang pada bulan depan atau jumlah peserta aktif KB

pada bulan depan.

c) Pelaku adalah direktur beserta tim manajemen senior

KPI dikendalikan oleh direktur beserta tim manajemen senior

dengan dibantu beberapa staf yang terkait untuk dibahas bersama.

Pembahasan terbatas dengan direktur bukanlah sesuatu yang

diinginkan oleh staf untuk diulang kembali. Sebagai upaya untuk

mengatasi hal tersebut, sikap inovatif dan proses yang produktif harus

dilakukan guna mencegah terjadinya pengulangan pembahasan.

d) Menjelaskan tindakan yang dilakukan oleh staf (staf dapat

memahami pengukuran dan mengetahui yang harus diperbaiki)

Staf memiliki tugas tertentu dalam mencapai target kinerja

organisasi yang akan dicapai. Berkaitan dengan hal tersebut, KPI

harus menjelaskan rincian indikator yang ditargetkan agar dapat

dipahami dan dikerjakan sesuai tugas staf. Apabila terjadi hal yang

tidak sesuai target, maka staf mengerti hal yang harus diperbaiki.

e) Tanggung jawab yang mengikat ke tim (direktur dapat

memanggil seorang pemimpin tim yang dapat mengambil

tindakan yang diperlukan)

Beberapa staf dikelompokkan ke dalam beberapa tim dan

setiap tim memiliki satu pimpinan. Setiap tim memiliki tugas tertentu

36

dalam mencapai target sesuai standar KPI yang telah dibuat sehingga

diperlukan tanggung jawab yang mengikat. Hal ini perlu dilakukan

karena apabila terjadi ketidaksesuaian dalam mencapai target maka

tim bisa segera mengambil tindakan yang diperlukan.

f) Memiliki dampak yang signifikan (mempengaruhi satu atau lebih

dari faktor kesuksesan)

Sebuah KPI harus memiliki setidaknya satu dampak atau lebih

dari setiap faktor kesuksesan. Maksudnya, ketika direktur, manajer,

dan staf berfokus pada penyusunan KPI maka tujuan organisasi harus

mengena kepada semua hal. Contohnya dapat diamati pada SPM 2010

untuk poin cakupan kunjungan ibu hamil K4 (95%).

g) Mendorong tindakan yang tepat (memastikan KPI memiliki

dampak positif pada kinerja)

Sebelum menjadi sebuah KPI, indikator pengukuran memerlukan uji

coba untuk memastikan ketepatannya. KPI harus memiliki dampak

yang positif dalam pencapaian target yang ditentukan untuk

mendorong tindakan yang tepat. Selain itu, KPI mempengaruhi

perilaku anggota organisasi dalam mencapai tujuan yang telah

ditetapkan.

37

Berikut ini adalah unsur unsur yang terdapat pada rumah sakit yang dapat

dijadikan Key Performance Indicator sebagai evaluasi berjalannya suatu rumah

sakit :

a. Rerata jam pelatihan/karyawan/tahun

b. % tenaga terlatih di unit khusus (IGD)

c. Kecepatan penanganan penderita GD

d. % kesalahan pemeriksaan atau tindakan

e. % kematian ibu karena pre-eklamsi dan eklamsi

f. % infeksi nosokomial

g. Waktu tunggu sebelum operasi elektif

h. Baku mutu limbah cair

i. % pasien yang menyatakan puas

j. % kepuasan karyawan

k. Cost Recovery Rate

Indikator indikator inilah yang dijadikan sebagai Key Performance dalam

evaluasi yang umumnya dilakukan oleh rumah sakit.

38

Kesimpulan

Terdapat keterkaitan antara SPM di rumah sakit dan indikator kinerja

pelayanan tersebut. SPM sebagai tolak ukur tentunya harus mampu menyediakan

instrumen yang mampu menjadi pedoman kinerja. Dengan adanya KPI maka

kualitas pelayanan kesehatan mudah dinilai. Penilaian ini sangat diperlukan

sebagai upaya evaluasi untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan sesuai

dengan kriteria kriteria yang sudah ditetapkan di dalam teori Key Performance

Indicator baik dalam pengukuran berupa pengkuran kuantitatif ataupun kualitatif

sesuai yang dibutuhkan oleh rumah sakit tersebut dalam evalusai yang bertujuan

untuk meningkatkan tingkat pelayanan kesehatan yang telah ada menjadi lebih

baik.