MAKALAH

BAB VIII

DOKUMENTASI DAN ADMINISTRASI KREDIT

Sebagai Bahan Presentasi pada Mata Kuliah Manajemen Perkreditan dengan

Dosen Pengampu Ibu Embun Duriany

Disusun oleh :

Kelompok 8

Nur Rachmad Safi’i (KP 3D/15)

Roberto Pahala (KP 3D/18)

PROGRAM STUDI KEUANGAN DAN PERBANKAN

JURUSAN AKUNTANSI

POLITEKNIK NEGERI SEMARANG

2009

ISI

1. Pengertian dokumentasi dan administrasi kredit

Dokumentasi dan administrasi kredit merupakan bagian yang tidak terpisahkan

dari paket kredit dan menjadi salah satu aspek penting bagi pengamanan bagi pengaman

pengembalian kredit. Oleh karena itu dokumentasi kredit wajib dilakukan secara tertib

lengkap, dan akurat serta sah secara hukum dibawah penguasaan bank, supaya bank

berada pada posisi yang kuat dalam rangka pemberian kredit.

Dokumen adalah berkas – berkas yang dipersyaratkan dalam proses kredit

dimulai dari permohonan / prakarsa kredit sampai dengan pelunasan kredit yang

mencakup / merekam semua tahapan dalam proses pemberian kredit, dan dokumen yang

dipersyaratkan oleh pejabat pemutus kredit untuk keamanan dalam pemberian kredit.

Dokumentasi kredit adalah mengarsipkan, mengelompokkan seluruh dokumen

yang diperlukan dalam rangkla pemberian kredit yang merupakan bukti perjanjian /

ikatan hukum antara bank dengan nasabah kredit dan bukti kepemilikan barang agunan

serta dokumen-dokumen perkreditan lainnya yang merupakan perbuatan hukum atau

mempunyai akibat hukum.

Administrasi kredit adalah pengolahan atas dokumen-dokumen yang diperoleh

selama kredit tersebut berlangsung. Pengolahan tersebut mencakup pencatatan

(registrasi), penyimpanan berkas, pengamanan berkas kredit, review setiap periode

tertentu, monitoring serta pengurangan berkas.

2. Dokumentasi Kredit

Dokumen kedit mencakup dokumen permohonan kredit, dokumen yang

merekam setiap tahapan dalam proses pemberian kredit (analisa dan evaluasi,

rekomendasi dan putusan kredit), dokumen yang dipersyaratkan dalam pemberian kredit,

dokumen pencairan kredit, dokumen yang diperoleh dalam kegiatan pembinaan selama

berjalannya kredit sampai kredit tersebut lunas.

Berdasarkan tingkat kepentingannya, dokumen kredit dapat dibedakan menjadi

dokumen pokok (dokumen primer) dan dokumen pendukung (dokumen sekunder):

a. Dokumen Pokok

Dokumen pokok adalah dokumen-dokumen yang dikuasai oleh bank untuk

dapat membuktikan kepemilikan asset secara yuridis.

b. Dokumen Sekunder

Dokumen sekunder adalah semua dokumen kredit di luar dokumen primer.

KlasifikasiDokumen

Sumber Dokumen Jenis Dokumen Contoh

Dokumen Pokok Dari Debitur Identitas debitur Identitas usaha Kepemilikan

agunan

KTP, KK, pasphotoAkte pendirianSHM, SHGB, SHGU

Dari bank Perjanjian Peningkatan

agunan Dokumen

pembinaan

Surat hutangSertifikat hak tanggunganLaporan kunjungan nasabah

Dari pihak lain Asuransi Polis asuransiDokumen Pendukung / Sekunder

Dari debitur Laporan keuangan Informasi

keuangan debitur lainya

Neraca dan laba-rugiProduksi, pemasaran, dan sebagainya.

Dari bank Transaksi keuangan

Informasi intern lainya

Rekening KoranDaftar hitam BI

Dari pihak lain Laporan perusahaan penilai

Laporan keuangan audit

Laporan hasil penilaian

Laporan opini akuntan

Selanjutnya untuk kepentingan bank, dokumen tersebut dibuat dalam dua berkas:

Berkas pertama yang dipergunakan sebagai bukti asset kredit yang sebagian

besar merupakan dokumen-dokumen asli dari nasabah maupun perjanjian

kredit.

Berkas kedua yang dipergunakan sebagai sarana untuk pembinaan nasabah

dan kelancaran dalam pelayanan kredit yang sebagian besar merupakan

dokumen fotokopi.

Berkas kredit merupakan kumpulan dari dokumen-dokumen kredit yang memuat

informasi terjadinya hubungan antara bank dengan debitur, status hubungan

perubahannya. Agar dapat dimanfaatkan dengan maksimal oleh pejabat kredit,maka

berkas kredit harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

a. Lengkap, artinya bahwa berkas kredit memuat semua dokumen kredit

yang diperlukan yang berkaitan dengan debitur dan usahanya, sehingga

dapat memberikan gambaran debitur dan fasilitas kredit yang sebenarnya.

b. Sistematis, artinya bahwa berkas kredit harus tersusun secara rapi

sehingga mdah dicari apabila diperlukan.

c. Efisien, artinya bahwa susunan berkas kredit yang diperlukan terdiri dari

dokumen-dokumen yang benar-benar diperlukan saja, sedangkan yang

tidak diperlukan dimusnahkan.

d. Informative, artinya bahwa dokumen yang tersimpa dalam berkas kredit

dapat membarikan informasi yang tepat dan up to date.

3. Administrasi Kredit

Administrasi kredit bertujuan untuk mendukung langkah-langkah pembinaan atau

penilaian atas perkembangan kredit yang telah diberikan atau perkembangan usaha

nasabah dan pengawasan kredit,sehingga kepentingan bank terlindungi.

Adminitrasi juga dipergunakan untuk monitoring oleh manajemen. Antara lain

monitoring dalam bidang kualitas portofolio kredit, monitoring kredit – kredit yang

harus dikendalikan, monitoring kolektibilitas kredit, monitoring besarnya Aktiva

Tertimbang Menurut Resiko (ATMR), monitoring besarnya resiko dalam setiap

industri / sektor ekonomi, monitoring usaha - usaha penyelamatan kredit bermasalah,

dan sebagainya.

Manfaat adminstrasi kredit :

1) Sebagai alat untuk menunjang penyelanggaraan kegiatan - kegiatan dari

proses perkreditan secara individual maupun keseluruhan.

2) Sebagai alat dalam pengumpulan umpan balik melalui sistem informasi

manajemen.

3) Sebagai alat penyelenggara sistem dokumentasi perkreditan.

4) Sebagai pelaksana dari sistem laporan ataupun sistem informasi

manajemen yang bersangkutan.

5) Untuk penetapan besarnya utang piutang dengan pihak debitur.

6) Untuk dasar pelayanan kepada pihak ekstern.

Setiap tahapan dalam pemberian kredit harus diadministrasikan secara tertib,

mulai dari permohonan kredit, tahap prakarsa dan analisa kredit,terhadap rekomendasi

kredit, tahap putusan kredit, tahap pencairan kredit, tahap pengawasan dan pembinaan

kredit, tahapan angsuran sampai kredit lunas, tahap penyelamatan kredit apabila kredit

menjadi bermasalah sampai tahap penghapus bukuan kredit macet harus

diadministrasikan secara tertib dalam registernya masing-masing.

Administrasi pada tahap permohonan dan prakarsa kredit dilakukan dengan cara

setiap permohonan kredit dari calon debitur maupun prakarsa kredit yang dilakukan oleh

pejabat pemrakarsa kredit harus dicatat dalam Register Permohonan Kredit (RPK).

Formulir yang digunakan pada tahap awal pelayanan kredit adalah Surat Keterangan

Permohonan Kredit (SKPK) yaitu formulir yang digunakan untuk permohonan kredit

dari calon debitur.

Administrasi pada tahapan rekomendasi kredit dilakukan dengan cara setiap

pemberian rekomendasi kredit dicatat oleh petugas administarsi kredit ke dalam Register

Permohonan Kredit. Formulir yang digunakan untuk menuangkan hasil kegiatan

rekomendasi kredit adalah MAK.

Administrasi pada tahapan pemberian putusan kredit dilakukan dengan cara

setiap putusan kredit yang dibuat oleh pejabat pemutus kredit harus dicatat oleh petugas

administrasi kredit dalam Register Permohonan Kredit.Formulir yang digunakan dalam

pemberian putusan kredit terdiri dari:

a. Formulir putusan penolakan kredit yang digunakan untuk memberikan

penolakan kredit oleh pejabat pemutus terhadap permohonan kredit yang

menurut penilaian awal tidak sesuai dengan ketentuan bank atau resiko

kredit diluar kemampuan bank.

b. Formulir putusan kredit yang digunakan untuk semua fasilitas kredit yang

memerlukan putusan kredit, baik untuk kredit baru maupun perpanjangan.

c. Formulir putusan penundaan dokumen kredit digunakan dalam hal terjadi

penundaan penyerahan dokumen dari calon debitur kepada bank yang

disyaratkan dalam putusan kredit.

d. Formulir offering kredit digunakan untuk memberitahukan kepada calon

debitur bahwa kredit akan diputus apabila struktur atau tipe kredit serta

syarat-syarat dan ketentuan kredit akan dipenuhi atau disetujui oleh

pemohon.

Administrasi pada tahapan pencairan kredit dilakukan dengan cara

mencatat/membukukan setiap terjadi mutasi pada rekening kredit sejak saat pencairan

sampai pelunasan kredit. Formulir yang digunakan untuk pencairan kredit adalah

formulir instruksi pencairan kredit.

Administrasi pada tahapan pengawasan dan pembinaan kredit dilakukan sejak

awal permohonan kredit diajukan secara tertulis sampai dengan kredit tersebut

diselesaikan/dilunasi oleh debitur. Formulir yang digunakan dalam tahapan ini, antara

lain:

a. Formulir pengawasan administrasi kredit digunakan untuk menilai bahwa

proses prakarasa kredit sampai dengan pencairan kredit telah

dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

b. Formulir pengawasan kelengkapan paket kredit digunakan untuk menilai

bahwa seluruh dokumen yang dipersyaratkan dalam putusan kredit telah

ada dalam paket kredit secara lengkap.

c. Formulir kunjungan nasabah digunakan untuk menuangkan hasil kegiatan

kunjungan account offer kepada calon debitur/debitur dalam rangka

pembinaan dan hubungan bisnis.

Administrasi pada tahapan penyelamatan dan penyelesaian kredit dilakukan

dengan cara menuangkan hasil evaluasi dan analisa terhadap kredit bermasalah dalam

formulir memorandum analisa penyelesaian kredit dan dicatat dalam register

restrukturisasi/penyelesaian kredit bermasalah. Selanjutnya apabila ada perubahan

kolektibilitas kredit dari lancer (performing loan) menjadi kredit bermasalah (non

performing loan) atau sebaliknya harus dibuatkan putusan yang diutangkan dalam

formulir putusan kolektibilityas kredit.

PENUTUP

Dokumentasi dan administrasi kredit merupakan bagian yang tidak

terpisahkan dari paket kredit dan menjadi salah satu aspek penting bagi pengamanan

pengembalian kredit.

Dokumen adalah berkas – berkas yang dipersyaratkan dalam proses kredit

dimulai dari permohonan / prakarsa kredit sampai dengan pelunasan kredit yang

mencakup / merekam semua tahapan dalam proses pemberian kredit, dan dokumen yang

dipersyaratkan oleh pejabat pemutus kredit untuk keamanan dalam pemberian kredit.

Dokumentasi kredit merupakan aspek penting dalam pengelolaan

perkreditan.Dokumentasi kredit diperoleh selama proses perkreditan berlangsung

dimulai dari permohonan/prakarsa kredit sampai dengan pelunasan kredit yang

mencakup/merekam semua tahapan dalam proses pemberian kredit,dan dokumen yang

dipersyaratkan oleh pejabat pemutus kredit utuk keamanan dalam pemberia kredit.

Berdasarkan tingkat kepentingannya,dokumen kredit dapat dibedakan

menjadi dokumen pokok (dokumen primer) dan dokumen penunjang (dokumen

sekunder).

Dokumen pokok adalah dokumen yang harus dikuasai oleh bank untuk dapat

membuktiksn kepemilikan aset secara yuridis.

Dokumen sekunder adalah semua dokumen krediy di luar dokumen primer.

Administrasi kredit adalah pengolahan atas dokumen-dokumen yang

diperoleh selama kredit tersebut berlangsung.Pengolahan tersebut mencakup

pencatatan/regitrasi,penyimpaan berkas,pengamanan berkas kredit,review setiap periode

tertentu,monitoring serta pengurangan berkas.

DAFTAR PUSTAKA

Mulyono, Teguh Pudjo. 1993. Manajemen Perkreditan Bagi Bank Komersiil

(Edisi Ketiga). Yogyakarta: BPFE

Dendawijaya, Lukman. 2003. Manajemen perbankan (Cetakan kedua). Jakarta: Ghalia

Indonesia