m a k a l a h sim mia
TRANSCRIPT
M A K A L A H
“PENERAPAN SISTEM INFORMASI MERCHANDISING PADA SUPERMARKET MATAHARI GROUP BANDUNG”
Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi ManajemenDosen : Anton Tirta , SE, MM
Disusun Oleh:
Harry GumelarDudung Abdul RS. Mia Lasmaya
Yunyun Ratna HSiti Komariah
Faizard
D A F T A R I S I
Halaman :
DAFTAR ISI ..................................................................….............................................…….. i
ABSTRAK……………………………………………………………………………………..
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah..…………...…………………………………………..
1.2. Identifikasi Masalah….…………………………………………………………
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Sistem Informasi dan Tujuan...............................................................................
SisteIiInformaso……………..…………....……............................................................... 2.2. Prinsip Umum Penyusunan Sistem Informasi...............………………………...
3.3. Tahap-tahap Penyusunan Sistem……………………………………………….
mm……………………………..……………….BAB III PENERAPAN SISTEM INFORMASI MERCHANDISING
REPLENISHMENT DI
SUPERMARKET
3.1. Tahap Perencanaan....................................……..................................................
3.2. Tahap Analisa........... …………………………………………………………..
3.3. Tahap Design.......................................................................................................
3.4. Tahap Implementasi.............................................................................................
3.5. Tahap Pengoperasian dan Pemeliharaan..............................................................
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Perusahaan merupakan salah satu bagian dari dunia usaha, dan setiap perusahaan
apakah itu perusahaan manufaktur ataupun perusahaan dagang, selalu memerlukan sistem
informasi. Menyadari begitu pentingnya suatu sistem informasi dalam menjalankan
kegiatan usaha, maka perusahaan harus memiliki sistem yang baik agar kegiatan usaha yang
dilakukan dapat berjalan lancar sebab suatu sistem yang baik akan menghasilkan kegiatan
yang terencanan, terarah dan terpadu sehingga apa yang diharapkan oleh perusahaan akan
terwujud.
Dari sekian banyak kegiatan perusahaan tersebut salah satunya adalah sistem
pembelian. Sistem Pembelian ini merupakan salah satu sistem dalam proses pengadaan
barang atau merchandising. Sistem pengadaan barang ini merupakan salah satu fungdi
penting dalam kegiatan suatu perusahaan dagang. Sebagaimana kita ketahui bahwa kegiatan
dalam perusahaan dagang adalah membeli barang-barang untuk dijual kembali kepada
konsumen.
Masalah-masalah yang sering timbul dalam proses pengadaan barang ini adalah
barang-barang apa sajakah yang harus dibeli, kebijakan-kebijakan apa yang harus diterapkan
pada pemasok, bagaimana kita bisa mengetahui barang yang telah dipasok dapat dijual dan
banyak lagi masalah yang dapat kita kupas dari proses pengadaan barang ini.
Berdasarkan permasalahan tersebut maka kami membuat pembahasan untuk
memenuhi tugas Mata Kuliah Sistem Informasi ini dengan mengambil tema :
”PENERAPAN SISTEM INFORMASI MERCHANDISING REPLENISHMENT
PADA SUPERMARKET MATAHARI GROUP BANDUNG”
1.2. Identifikasi Masalah
Masalah-masalah yang akan kami bahas sehubungan dengan tema yang kami ambil
adalah :
1. Bagaimana pelaksanaan Sistem Informasi dan prosedur pengadaan barang yang
diterapkan oleh Supermarket Matahari Group Bandung
2. Bagaimana proses implementasi dapat berjalan serta bagaiamana proses pemeliharaan
pasca penerapan Sistem Informasi
3. Apa kendala yang dihadapi selama proses Implementasi serta bagaimana
menghadapinya
4. Bagaimana caranya agar Penerapan Sistem Informasi Merchandising dapat berjalan
secara kontinue dan berkesinambungan.
BAB II
LANDASAN TEORI
Setiap perusahaan baik perusahaan yang bergeraak dalam bidang dagang maupun
manufaktur baik itu perusahaan besar ataupun kecil , memerlukan suatu sistem informasi
yang baik dalam menjalankan operasi perusahaannya. Sistem informasi ini merupakan
merupakan suatu sarana bagi manajemen perusahaan guna mendapatkan informasi yang akan
digunakan untuk memimpin dan mengawasi jalannya perusahaan serta untuk pengambilan
keputusan.
Sistem informasi ini merupakan bagian yang terpenting bagi manajemen didalam
memperoleh informasi yang tepat dan dapat dipercaya, terutamam mengenai data keuangan
dari suatu perusahaan. Data-data dan informasi ini yang diperoleh dari suati Sistem
informasi dapat digunakan oleh pihak manajemen perusahaan itu sendiri dari Top
Managemen, Middle manajemn sampai pada Low Managemen serta pihak liar perusahaan
yang terdiri dari para pemegang saham, investor, bank , fiskus dan lain-lain.
Para pemakai intern perusahaan khususnya pimpinan puncak sangat berkepentingan
atas berbagai informasi dalam mengelola perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan
sebagaimana yang telah ditetapkan, sedangkan pihak pemakai ekstern sangat berkepentingan
atas informasi yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam membantu menilai efektif tidaknya
hal-hal yang berhubungan dengankepentingan mereka terhadap perusahaan . Kemampuan
mengelola informasi bagi suatu perusahaan akan mempengaruhi kualitas informasi yang
dihasilkan.
2.1. Sistem Informasi dan Tujuan Sistem Informasi
Berdasarkan kepada konsep manajeman, manajemen memiliki fungsi untuk
merencanakan, menyusun(mengorganisir), menempatkan, mengarahkan dan mengendalikan
apakah rencanan yang dibuat telah terealisasi dengan baik. Untuk menjalankan fungsi
tersebut manajemen tidak mungkin dapat melakukannya tanpa memiliki informasi
berkualitas yang diperlukan.
Informasi yang diterima oleh manajemen selain harus berkualitas (akurat, tepat
waktu, lengkap, relevan) juga informasi tersebut harus selaras dan saling berkaitan dengan
informasi-informasi lainnya yang ada di suatu organisasi. Informasi yang digunakan oleh
manajemen untuk membantu melaksanakan fungsinya disebut sebagai informasi manajemen,
informasi manajemen dihasilkan oleh suatu sistem informasi manajemen. Jadi peran sistem
informasi manajemen bagi suatu organisasi adalah mendukung operasi bisniss perusahaan,
sistem pengambilan keputusan dan keunggulan bersaing secara strategis.
Menurut DR.Azhar Susanto,Mbus, Ak. dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen:
” Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya”.
Informasi manajemen yang disajikan oleh sistem informasi manajemen bagi
kepentingan manajemen harus dapat mendukung pelaksanaan fungsi manajemen sehingga
informasi manajemen yang dihasilkan haruslah berkualitas. Seperti yang diungkapakan oleh
Mc Leod bahwa pada intinya informasi itu harus :
1. Relevan : Informasi yang diterima harus sesuai dengan yang dibutuhkan
2. Tepat waktu : Informasi harus tersedia pada saat diperlukan
3. Akurat : Informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya
4. Lengkap : Informasi yang diberikan tidak sepotong-sepotong dan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa Penyusunan Sistem informasi yang
dilakukan oleh suatu perusahaan mempunyai tujuan sebagai berikut :
1. Untuk Meningkatkan informasi
Yaitu informasi yang tepat guna, terpercaya dan tepat waktu. Dengan kata lain sistenm
informasi harus dengan cepat cepat dan tepat dapat memberikan informasi yang
diperlukan.
2. Untuk Meningkatkan Sistem Internal Cek atau Sistem Pengendalian Intern
Yaitu sistem pengendalian intern yang diperlukan agara dapat mengamankan kekayaan
perusahaan.. Ini berarti bahwa sistem informasi yang disusun juga harus mengandung
kegiatan sistem Pengendalian Intern (Internal Cek)
3. Untuk Dapat Menekan Biaya
Ini berarti bahwa biaya tata usaha untuk menyusun sistem informasi harus seefisien
mungkin.
The CBIS ModelThe CBIS ModelComputer-based
Information System
(CBIS)
Accounting Information System
ManagementInformation System
Decision SupportSystems
The VirtualOffice
Knowledge-basedSystems
DecisionsDecisions
ProblemProblem
InformationInformation
ProblemProblemSolutionSolution
1-23
2.2. Prinsip Umum Penyusunan Sistem Informasi
Pada dasarnya dalam menyusun Sistem Informasi suatu perusahaan sangat tergantung
selain pada jenis-jenis perusahaan juga pada organisasi perusahaan berikut aktivitasnya dan
kadang-kadang persepsi manajemen sangat menentukan atau bangunan sistem informasi
yang akan disusun. Akan tetapi prinsip umum sebagi dasar yang harus ditempuh dalam
penyusunan Sistem Informasi untuk berbagai perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Menganalisa semua transaksi yang ada pada perusahaan baik secara harian atau
bulanan
2. Mengumpulkan catatan berbagai jenis transaksi dalam bentuk formulir-formulir,
buku-buku dan catatan yang tepat
3. Menganalisa kegiatan intern cek atau uji coba untuk seluruh kegiatan perusahaan
4. Mencatat dalam buku-buku, transaksi-transaksi yang telah dikumpulkan dalam
formulir
5. Merancang daftar dan laporan-laporan yang harus disusun dari transaksi-transaksi
yang telah dicatat.
6. Mengurus secara terus menerus kegiatan pengawasan intern secara periodik
7. Menyusun berbagai laporan yang terartur untuk pihak intern dan ekstern perusahaan.
Dalam penyususnan Sistem informasi juga harus mempunyai unsur-unsur Sistem
Pengendalian intern sebabagai berikut :
1. Pemisahan Fungsi dalam organisasi
2. Sistem Otorisasi
3. Praktek Yang sehat
4. Karyawan yang berkualitas
5. Satuan Pengawas Intern
2.3. Tahap-tahap Penyusunan Sistem Informasi
Menurut Mc Leod tahap-tahap penyusunan Sistem Informasi dibagi dalam beberapa
tahap sebagai berikut :
1. Tahap Perencanaan (Plan Phase)
Tahap perencanaan adalah tahap pembuatan semua rencana yang berkaitan dengan
proyek pembuatan Sistem Informasi. Rencana-rencana yang dibuat dapat dapat
dituangkan dalam bentuk beberapa dokumentasi yang memuat semua point-point
penting dalam perencanaan meliputi study kelayakan, budget , sumber daya dan
alokasi waktu
2. Tahap Analisa (Analysing Phase)
Tahap Analisa adalah tahap menganalisa workflow sistem manajemen yang sedang
berjalan dan mengidentifikasi apakah workflow telah efisien dan sesuai dengan
standar tertentu. Semua hasil analisa akan didokumentasikan dan dipakai sebagai
pedoman saat melakukan desain. Tahap analisa ini biasanya dilakukan oleh Business
Process Analyst (BPA) yang berpengalaman dan memahami workflow sistem
manajemen di area yang sedang dianalisa
3. Tahap Design (Design Phase)
Tahap Design adalah tahap yang sangat penting dalam siklus pembuatan sistem
informasi karena tahap ini menentukan fondasi sistem informasi. Kesalahan dalam
desain dapat menimbulkan hambatan bahkan kegagalan. Sebaliknya, desain yang baik
akan mebuat pengembangan (development), peningkatan fungsi (enhancement) dan
pemeliharaan (maintenance) sistem informasi menjadi mudah dan efisien. Ada dua
jenis desain yang dibuat dalam proses ini yaitu :
a. Desain Proses Bisnis
Yaitu mendisain semua proses workflow agar menjadi lebih lebih efisien dan
menjadi satu kesatuan yang merupakan tujuan utama sistem informasi.
Misalnya melakukan restrukturisasi organisasi, empersiapkan sumber data
yang diperlukan dan menyusun bahan training.
b. Desain Pemrograman
Yaitu membuat desain yang diperlukan untuk pemrograman berdasarkan
desain proses bisnis yang telah dibuat. Dalam desain pemrograman ini
termasuk di dalamnya Desain Database, Desain Screen Lay out, Desain
Diagram Proses dan desian Report Lay Out.
4. Tahap Implementasi
Tahap Implementasi adalah proses untuk menerapkan sistem informasi yang telah
dibangun agar user dapat menggunakannya mengantikan sistem informasi yang lama.
Pada tahap implementasi dilakukan beberapa proses :
a. Memberitahu User (Notify User)
b. Melatih User (User Training)
c. Memasang Sistem (Insatall System)
d. Entry/Konversi Data ( Data Entry/Convertion)
e. Siapkan User ID
5. Tahap Pengoperasian dan Pemeliharaan
Tahap ini adalah tahap paling akhir dalam siklus penyusunan sistem informasi.
Dalam tahap ini terdapat beberapa pekerjaan rutin yang perlu dilakukan terhadap
sistem informasi antara lain :
a. System Maintenance
Yaitu pemeliharaan sistem informasi baik dari segi Hardware/oft ware
b. Back Up and Recovery
Yaitu kegiatan membuat duplikasi program aplikasi dan data base dan
pengamanan
c. Data Archieve
Proses mengekstraksi data daridata base dan menyimpannya di media lain
d. System Modification and Enhancement
Yaitu mengubah dan menambaha sebagian workflow funsi sitem informasi
e. System and Code Review
Yaitu Mengkaji sistem Informasi apakah sudah efisien dan sesuai dengan
workflowmanajemen dan jika ditemukan ketidaksesuaian yang perlu
diperbaiki maka dilakukanlah modification
f. Help Desk
Yaitu Bagian dari IT yang bertugas sebagai customer service.
Achieving the CBISAchieving the CBIS
1-29
Roles Played by the ManagerRoles Played by the Managerand by the Information Specialistand by the Information Specialist
Implementation
Phase Manager Information Specialist
Control
Control
Control
Control
Planning
Analysis
Design
Use
Define problem Support
System Study
Design system
Implement system
Make available
1-31
BAB IIIPENERAPAN SISTEM INFORMASI
MERCHANDISING REPLENISHMENT SUPERMARKET
Super Market Matahari Group adalah perusahaan yang bergerak dalam bisnis retail
yang bergerak di bidang perdagangan yang menjual produk cunsumer goods. Dalam
menjalankan usahanya Matahari Supermarket sangat bergantung pada proses pengadaan
barang yang dijualnya (Merchandising). Untuk itu proses Pengadaan Barang
(merchandising) ini menjadi proses yang sangat vital dalam operasional supermarket ini.
Banyak bagian-bagian yang terkait dalam Sistem Pengadaan Barang (Merchandising)
di Supermarket ini adalah :
1. Buyer (merchandiser)
Tugas seorang Buyer adalah :
Menentukan assortment planning sesuai dengan konsep toko untuk mencapai
perolehan margin yang maksimal
Sourcing produk untuk mendapatkan kualitas merchandise yang terbaik
Mendapatkan produk dengan harga pokok produk murah dan kualitas baik
serta menetapkan harga jual yang kompetitip dalam rangka pencapaian margin
Membuat rencana penjualan dan rencana promosi
Mengontrol dan bertanggung jawab terhadap ketersediaan barang
Mengelola Cepatnya tingkat perputaran barang
2. Bagian Accounting (Account Payable) dan Finance
Tugas Bagian Accounting :
Mencatat seluruh proses peneriamaan dan pengeluaran uang terutama yang
berhubungan dengan pembayaran kepada supplier
Mencatat keluar masuknya barangdi Inventory control
Melakukan pembayaran kepada supplier
3. Bagian Ekspedisi/Penerimaan Barang
Tugas Bagian Ekspedisi/Penerimaan Barang
Menerima pengiriman barang dari supplier
Mengatur keluar masuknya barang di gudang
Mengontrol dan mengawasi perputaran barang di gudang
Membuat estimasi permintaan barang
Membuat purchase order untuk dikirim ke supplier
4. Supervisor Area
Tugas Supervisor Area adalah :
Bertanggung jawab terhadap operasioanal counter di toko
Mengontrol merchandise dan penataan merchandise di counter
Membuat permintaan barang yang kosong
Melakukan supervisi terhadap pramuniaga
Memberikan pelayanan yang prima kepada pelanggan
Membuat laporan perubahan harga/mutasi harga
Seiring dengan meningkatnya aktivitas bisnis yang menyebabkan makin kompleksnya
permasalahan dan komunikasi yang dihadapi dan semakin tingginya kemampuan komputer
yang melahirkan berbagai kemungkinan aplikasi yang dapat membantu meningkatkan
efisiensi dan efektivitas operasi serta menghadapi tingkat persaingan tang tinggi maka
Manajeman Matahari mulai menerapkan Sistem Informasi Merchandising dengan Sistem
Informasi Replenishment yaitu penerapan Sistem re-Order point secara komputerisasi
dimana pengorderan barang dilakukan secara otomatis tanpa melalui proses perencanaan dan
pengecekan barang secara manual.
Dengan Sistem Informasi Merchandising Replenishment ini diharapkan manajemen
dapat memperoleh informasi apa saja yang berkaitan dengan perusahaan dengan mudah,
cepat, akurat dan on line. Informasi ini bisa diperoleh hanya dengan beberapa ketukan di
keyboard komputer (Information in your fingertips) mulai dari informasi jumlah merchandise
di counter dan di gudang, penjualan sampai pada informasi keuangan lainnya. Selain itu
dengan Sistem Informasi Merchandising Replenishment bisa memberikan pelayanan yang
cepat kepada supplier selaku mitra bisnis dan memberikan layanan prima kepada pelanggan.
Untuk membangun Sistem Informasi Merchandising Replenishment ini perusahaan
tidak dapat membangunnya dengan waktu sekejap seperti membalikkan tangan. Perusahaan
perlu beberapa tahap untuk dapat mewujudkannya dimana setiap tahap membutuhkan
persiapan yang matang. Adapun tahapannya adalah sebagai berikut :
3.1. Tahap Perencanaan (Plan Phase)
Dalam tahap perencanaan, hampir semua pihak yang berkaitan dengan proses pengadaan
barang diikutsertakan. Pada Tahap perencanaan ini juga semua rencana-rencana yang dibuat
dituangkan dalam bentuk beberapa dokumen yang memuat semua point-point penting
perencanaan yang perlu dibuat dalam pembangunan Sistem Informasi, antara lain:
1. Feasibility Study, yaitu membuat study kelayakan untuk sistem informasi yang akan
dibuat, seperti membuat kajian bagaimana proses pengadaan barang akan berjalan dengan
sistem replenishment dan bagaimana pengaruhnya pada pekerja/ user, pada supplier
selaku pemasok barang dan kepada pelanggan.
2. Budget, yaitu membuat alokasi dan pengaturan pembiayaan proyek yang termasuk di
dalamnya adalah :
a. biaya pembelian komputer hardware, software and program yang dibutuhkan
yaitu :
Komputer
Client Server
Printer
Program
b. Biaya Training
c. Biaya Implementasi
d. biaya perjalanan dan biaya lembur
3. Sumber Daya, yaitu membuat alokasi sumber daya yang akan dipakai dalam
penerapan sistem baru misalnya jumlah tim atau orang yang terlibat, ketersediaan
perangkat komputer dan sumber daya lainnya. Antara lain sumber daya manusia yang
turut terlibat yaitu :
a. Business Process Analyst (BPA)
Bertugas menganalisa workflow (urutan proses) sistem manajemen yang sedang
berjalan dan medesain workflow baru yang lebih efisien
b. System Analyst
Bertugas mendesain hal-hal yang berkaitan dengan pemrograman berdasarkan
hasil desain BPA yaitu mendesain database, diagram proses. Screen layout, dan
report layout.
c. Programmer
Bertugas menulis program komputer dengan bahasa komputer tertentu
berdasarkan desain pemrograman yang dibuat oleh Sistem analyst.
d. Tester
Bertugas melakukan testing terhadap sistem informasi.
e. System and Data base Administrator
Bertugas bertanggung jawab terhadap keamanan sistem informasi dan server data
base.
f. Hardware Team
Bertugas menangani perangkat keras (hardware)
g. Operasional Team
Bertanggung jawab pada kegiatan operasional sehari-hari: back up data, dll
h. Maintenance Team
Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan sistem informasi
I Help Desk
Layanan pelanggan yang akan memberi bantuan pada user jika diperlukan
j. User (pemakai)
4. Cakupan (Scope) yaitu menentukan batasan ruang lingkup system informasi yang
akan dibangun. Dalam hal ini seluruh pihak melakukan semua persiapan diantaranya :
Menyiapkan dan memperbaiki Assorttment Data Base
Melengkapi Daftar SKU Barang dan No barcode
Melengkapi data packing size masing-masing barang
Melengkapi data Min-Order dan Max Order
Melengkapi Daftar dan No supplier
Membuat Daftar Hari Order Supplier
Meng Up Date Stock barang dll
5. Alokasi Waktu, yaitu membuat alokasi waktu untuk keseluruhan proyek, setiap
tahapan, setiap tim dan masing-masing aktifitas mulai dari perencanaan sampai
implementasi.
JADWAL PENERAPAN SISTEM INFORMASI MERCHANDISING REPLENISHMENT
TAHAP JAN FEB MARET APR MEI JUNI JULI
PERENCANAAN
- Study
Kelayakan
- Budget
- Sumber
Daya
- Cakupan
- Alokasi
Waktu
X
X
X
X
X
ANALISA X
DESAIN
- Proses
Bisnis
- Pemograma
n
X
X
IMPLEMENTASI
- Testing
- Training
- Installing
X
X
X
PENGOPERASIAN X X
&MAINTENANCE
3.2. Tahap Analisa (Analysing Phase)
Tahap analisa biasanya dilakukan oleh Busines Process Analyst yang berpengalaman
Semua hasil analisa akan didokumentasikan dan dipakai sebagai pedoman saat melakukan
desain proses bisnis. Analisa bisa dilakukan dengan beberapa cara antara lain :
a. Ikut terlibat langsung dan mengamati workflo sistem pengadaan barang yang sedang
berlangsung
b. Wawancara, melakukan wawancara kepada semua pihak yang terlibat dalam proses
pengadaan barang.
Hasil analisa workflow sistem pengadaan barang di Matahari Group dapat
digambarkan dalam bentuk flowchart dan narasi. Adapun proses pengadaan barang yang
selama ini dijalankan di supermarket Matahari meliputi beberapa tahapan :
1. Tahap Perencanaan Pembelian
2. Tahap Pengadaan Barang
3. Tahap Pendistribusian Barang
4. Tahap Control/Evaluasi Barang
5. Tahap Pembayaran Supplier
Kelima tahap pengadaan barang ini dilakukan dengan proses yang sangat sederhana dan
membutuhkan waktu yang sangat lama dan tidak akurat. Adapun proses Pengadaan Barang
tersebut adalah sebagai berikut :
1. Supplier datang ke counter untuk mengecek jumlah stock yang ada di counter dan di
gudang dan mencatatnya dalam Form Estimasi Order. Kemudian Estimasi order di
Acc oleh supervisor Area.
2. Estimasi Order yang telah di-acc dibawa ke bagian ekspedisi untuk dicetak Purchase
Order lalu di otorisasi oleh bagiam Merchandising.
3. Bagian merchandising mengecek jumlah order, harga beli dan harga jual kemudian
mencap dan menandatangani PO tersebut
4. PO yang sudah dicetak dibawa oleh Supplier untuk segera dikirim sesuai dengan
tanggal kirimnya.
Flow Chart Pengadaan Barang
3.3. Tahap Desain (Design Phase)
Cek Di Data Base
Supplier
CekBarang
Form Order
Purchase Order
HB?HJ?SKU/
Cetak PO
Desain Proses Bisnis dilakukan oleh BPA (Busines Process Analyst). Ada dua jenis
desain yang dibuat dalam tahapan ini yaitu tahapan Desain proses bisnis dan Desain
Pemrograman.
a. Desain Proses Bisnis
Pada proses ini BPA membuat desain bagaimana proses pembuatan Purchase order bisa
berjalan sampai dengan penerimaan barang. Desain Proses bisnis ini meliputi desain
kebijakan akuntansi yang diterapkan pada sistem informasi Replenishment juga Standar
Operasional Prosedur (SOP) yang harus dijalankan.Misalnya dengan hanya memberikan
No supplier maka merchandiser akan dapat mengetahui PO yang akan diterbitkan.
Sisitem-sistem Informasi Replenishment proses pengadaan barang terdiri dari beberapa
sub sistem diantaranya :
* Sub Sistem Pengadaan Barang
* Sub Sistem Pembelian Barang Secara Tunai
* Sub Sistem Pembelian Barang Secara Tunai
* Sub Sistem Penerimaan Barang
* Sub Sistem Return Barang Antar Toko
* Sub Sistem Return Barang ke Supplier
* Sub Sistem Pembayaran Supplier Cash
* Sub Sistem Pembayaran Supplier Credit
Secara garis besar desain proses Sistem Informasi Merchandising Replenishment adalah
b. Desain Pemrograman
Dalam tahap ini BPA membuat desain yang diperlukan untuk pemrograman berdasarkan
desain proses bisnis yang telah dibuat oleh BPA. Ada beberapa Desain pemrograman
yang harus dibuat pada tahap desain sistem Informasi replenishment ini diantaranya
yaitu:
* Desain Database
Membuat desain bagaimana bentuk database master untuk Data Merchandise yang
selama ini dijual oleh supermarket serta bagaimana menyimpan database tersebut dan
bagaimana caranya agar manajeman dapat dengan mudah memperoleh kembali data
base tersebut jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Karena database adalah komponen
terpenting dan utama dalam sistem informasi maka proses mendesain database ini
harus dilakukan dengan baik dan benar. Database yang didesain harus bisa
Buyer
DaftarHari Order
JumlahStock
Min MaxOrder
Buat PO
P O
memberikan informasi mengenai : No.SKU, No Barcode, Nama Barang, Packing
Size, Isi , Harga Beli, Harga Jual, No Supplier, Nama Supplier, Credit Term.
* Desain Screen Lay Out
Screen merupakan media untuk berinteraksi (interface/antarmuka) anatar user
dengan sistem informasi. Tiap kali menggunakan sisteminformasi, user pasti
berhadapan dengan tampilan screen di layar komputer sehingga screen haruslah user-
friendly yaitu mudah dipahami, mudah digunakaan, navigasinya konsisten, dan indah.
Sebuah screen terdiri atas beberapa komponen antara lain : menu, toolbar, message
bar, dan windows control. Setiap komponen pada screen mempunyai atribut tertentu
misalnya: Caption, name, colour, mask dan font. Dengan desain Screen Layout yang
baik dan komunikatif akan mempermudah pekerjaan user. User dapat dengan mudah
untuk mencari atau membuat mutasi pada data base. Misalnya membuat tampilan
layar Form perubahan Harga, Tampilan Layar Pembuatan Purchase Order dll
* Desain Diagram Proses
Diagram proses adalah flowchart yang menggambarkan algoritma dan logika suatu
program, yaitu bagaimana sebuah program harus menjalankan perintah-perintah yang
ditulis dalam bahasa komputer.
* Desain Report Layout
Desain Report layout merupakan sesuatu yang dibutuhkan oleh manajemen baik
untuk keperluan internal maupin eksternal perusahaan. Laporan yang dihasilkan
dapat berupa hasil cetakan diatas kertas (print out ), ditampilkan di layar monitor
komputer (screen preview atau dalam bentuk file komputer. Report Layou yang biasa
dikeluarkan dalam proses sistem Informasi Merchandise misalnya :
- Laporan Harian Penjualan Perusahaan
- Laporan Harian Perubahan Harga beli dan Harga jual
- Laporan Harian Penenerimaan Barang
- Laporan Penerbitan Purchase Order
3.4 Tahap Implementasi (Implementation Phase)
Implementasi adalah proses untuk menerapkan sistem informasi yang telah dibangun
agar user menggunakannya menggantikan sistem informasi yang lama. Implementasi
dilakukan dengan beberapa proses yaitu :
1. Memberitahu user (notify User).
2. Melatih User (User Training)
3. Memasang Sistem (Install System)
4. Entry/Konversi Data (Data Entry/Convertion)
5. Siapkan User ID
Selama proses implementasi Sistem Replenishment ini, dilakukan program pengetesan untuk
mencari kesalahan-kesalahan yang ada dan untuk memastikan bahwa program benar-benar
siap dijalankan. Selain itu diadakan pula proses pelatihan user dimaksudkan agar user benar-
benar dapat memahami prosedur yang ada, sehingga pada saat sistem replenishment berjalan
tidak ada lagi kesalahan-keslahan. Setelah itu kemudian dibuat Buku Petunjuk penggunaan
sistem dilakukan pada saat pengetesan program yang dimaksud agar pada sat pelatihan user,
user dapat dilatih untuk mengikuti prosedur sesuai dengan buku petunjuk.
Selama beberapa bulan pertama setelah go live disebut masa transisi dilakukan beberapa hal
antara lain :
Review Implementasi (Implementation Review)
Mendukung User (User Support)
Merevisi Dokumentasi (Revise Documentation)
Beberapa kendala yang dihadapi selama pelaksanaan implementasi adalah :
Masih banyak beberapa proses sistem yang belum bisa dijalankan
fungsinya karena kesiapan perangkat belum memadai.
Sumber daya yang dibutuhkan belum optimal
Masih ada beberapa proses yang tidak konek satu sama lain
Persiapan implemantasi masih belom memadai
3.5 Tahap Pengoperasian dan Pemeliharaan (Using Phase and Maintenance)
Selama system Informasi beroperasi, terdapat beberapa pekerjaan rutin yang perlu dilakukan
terhadap system informasi antara lain :
1. System Maintenance
System Maintenance adalah pemeliharaan sistem baik dari segi hardware maupun
software. Maintenance ini diperlukan agar sistem informasi dapat beroperasi dengan
normal untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. Pemeliharaan hardware
adalah pemeliharaan rutin
2. Back Up and Recovery
Back up adalah kegiatan membuat duplikasi program aplikasi dan data base dari dari
production environment ke dalam media lain seperti tape and CD. Sedangkan Recovery
adalah kebalikan dari back up yaitu mengembalikan program aplikasi sistem informasi
yang rusak ke keadaan semula dengan memakai data dari hasil back up.
Back up harian adalah back up rutin yang dilakukan setiap hari terhadap semua objek
yang berubah dari (last changed date) pada hari itu, baik itu program aplikasi ataupun
data base. Diantaranya back up data penjualan dan Backup data penerimaan barang.
Backup data itu dilakukan pada jam tertentu misalnya nya malam pada saat akan tutup
toko dan proses back up relatif cepat. Back up waktu tertentu misalnya back up
mingguan, adalah back up terhadap sistem informasi secara keseluruhan baik program
aplikasi maupun data base dan waktu back up nya relatif lebih lama dari back up harian..
Tape atau CD back up dibuat lebih dari satu set dan harus tersimpan di tempat yang
aman, misalnya di brankas. Jumlah set tape atau CD back up harus cukup banyak
sehingga dapat dipakai dengan rotasi cukup lama, misalnya 3 bulan.
Jika sistem informasi mengalami kehilangan suatu objek, misalnya terhapus tanpa
sengaja, proses recovery dilakukan dengan mengembalikan objek tersebur dari tape atau
CD back up harian terakhir. Nanun demikian jika sistem informasi mengalami kerusakan
total maka proses recovery dilakukan dengan mengembalikan semua obbjek dari tape
atau CD back up waktu tertentu, miaslnya ny back up mingguan terakhir.
3. Data Archieve
Data-data sistem informasi yang tersimpan dalam data base di harddisk disebut data on
line. Seiring dengan berjalannya waktu, data tersebut akan terus bertambah sehingga
dapat menyebabakan harddisk penuh dan menurunkan kinerja. Untuk itu dalam jangka
waktu tertentu data-data tersebut perlu diarchieve. Data archieve adalah proses
mengekstraksi data dari data base dan menyimpannya di media lain seperti tape dan CD
yang disebut data offline dan menghapisnya dari harddisk.
Idealnya, data on line hanyalah data transaksi untuk beberapa bulan terakhir (maksimum
1 tahun). Jika data off line diperlukan misalnya untuk keperluan audit atau membuat
laportan tahunan, data bisa dikembalikan ke harddisk adan disebut proese restore.
Setelah selesai digunakan, data tersebut akan dihapus lagi dari harddisk.
4. System Modification & Enhancement
Seiring dengan berubahnya dan berkembangnya perusahaan maka diperlukan modifikasi
terhadap sistem.Perubahan terhadap sisitem ini dapat berupa modifikasi (modification)
atau penambahan fungsi (enhancement). Modifikasi berarti mengubah sebagian
workflow, program flow ataupun flow logic. Penambahan fungsi adalah menambah funsi
sistem informasi seperti menambah modul , tabel ataupun transaction program.
5. System & Code Review
Review adalah pekerjaan yang dilakukan untuk mengkaji sistem informasi yang meliputi
system review dan code review. System review adalah mengkaji workflow sistem
informasi apakah sudah efisien dan sesuai denan workflow manajemen. Jika ditemukan
ketidaksesuaian yang perlu diperbaiki dilakukanlah sistem modification.
Code review adalah pekerjaan menganalisa source code program untuk menentukan
apakah program flow dan flow logic di dalamnya sudahberfungsi dengan benar dan
runtime-nya efisien.
6.. Help Desk
Help desk dalah bagian dari IT yang bertugas sebagai customer service sehingga jika user
menemukan kesulitan atau maslah yang berkaitam dengan penggunaan sistem informasi .
BAB IVKESIMPULAN DAN SARAN
3.6 Kesimpulan
Dengan adanya penerapan Sistem Informasi Merchandising Replenishment pada
Supermarket Matahari Group membawa dampak poritif yang sangat baik yang berujung pada
naik nya penjualan operasional super market. Hal ini bisa dilihat dari trend kenaikan
penjualan dari hari ke hari semenjak diterapkannya Sistem Informasi Merchandising
Replenishment. Penyebabnya karena ketersediaan barang di counter daan di gudang selalau
terjaga sehingga mengurangi kemungkinan Loss Sale.
Setiap proses pengadaan barang, Purchase Order akan terbentuk dengan sendirinya
tanpa harus dicek secara fisik jumlah keberadaan barang sisa di counter atau di gudang
sehingga proses Replenishment (pengisian kembali) barang-barang do counter bisa tetap
terjaga dan proses replenish nya sendiri lebih cepat diabndingkan dengan menggunakan
sistem informasi yang lama..Hai itu berdampak pula pada kepuasan pelanggan yang selama
ini sering diutamakan manajemen bahwa pelanggan adalah raja yang berhak mendapat
pelayanan prima.
Namun pada ksnyataan nya proses penerapan sistem Informasi Replenishment ini
tidak semudah yang dibayangkan. Penerapannya ini membutuhkan persiapan yang matang
baik itu dari segi materi maupun non materi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan waktu
implementasi dan penekanan biaya.
3.7 Saran
Perlu adanya perencanaan yang sangat matang dalam penerapan sistem Informasi
Merchandising Replenishment karena dalam sistem informasi ini ssegala sesuatu yang
berhubungan dengan masalah pengadaan dilakukan secara komputerisasi dan sedikit sekali
campur tangan manusia dalam hal ini. Terutama pada tahap implementasi , jika perencanaan
kuang matang maka pada tahap implementasi akan menemukan banyak kendala terutama
dari segi sumber daya nya.
Akibatnya maka tahap implementasi prosesnya akan bertambah lama dan pembiayaan
membengkak sehingga efektifitas dan efisiensi dari penerapan sistem ini menjadi tidak
optimal.
DAFTAR PUSTAKA
Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi Pertama, 2005, Garha Ilmu. Yogyakarta.
Azhar Susanto, DR, MBus, Ak., Sistem Informasi Manajemen ( Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer), Edisi Pertama, 2002, Lingga Jaya, Bandung
Mulia Hartono, 7 Langkah Mudah Membangun Sistem Informasi ERP, Edisi Pertama, 2004, PT Elex Media Komputindo, Jakarta
Mc Leod, Information Systems Concept , Macmilan Publishing Company, 1994, New York
Witarto, Memahami Sistem Informasi (Pendekatan Praktis Rekayasa Sistem Informasi Melalui Kasus-kasus Sistem Informasi di Sekitar Kita, Cetakan Pertama, 2004, Informatika Bandung.