lembaga perlindungan saksi dan korban 2019

www.lpsk.go.id

[email protected]

Humas LPSK RI InfoLPSK

infoLPSK Humas LPSK

LAPORAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

OPTIMALISASI LAYANAN

BIRO PENELAAHAN PERMOHONAN MELALUI

PENERAPAN SISTEM PENGELOLAAN PERMOHONAN

PERLINDUNGAN SAKSI DAN KORBAN

SECARA TERINTEGRASI

OLEH

Dr. Drama Panca Putra, SPi. MSi.

LEMBAGA PERLINDUNGAN SAKSI DAN KORBAN

2019

i

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur dipanjatkan kepada Allah Yang Maha Kuasa atas

rahmat, karunia dan kemudahan yang diberikan, sehingga Pelaksanaan

Proyek Perubahan (Proper) Tahapan Jangka Pendek ini dapat terselesaikan

dan berjalan lancar. Pelaksanaan Proper ini dilakukan dalam 3 tahapan

yakni Tahapan Jangka Pendek (Oktober – Desember 2019), Tahapan

Jangka Menengah (Januari – Mei 2020) dan Tahapan Jangka Panjang (Juni

– Desember 2020).

Kepercayaan masyarakat terhadap eksistensi LPSK dari tahun ke

tahun semakin tinggi. Meningkatnya kepercayaan masyarakat tersebut

harus juga diiringi dengan peningkatan layanan LPSK, baik itu pelayanan

dalam menerima dan memproses permohonan juga pelayanan dalam

melindungi dan memberikan pengamanan bagi saksi dan korban. Untuk

itu Lembaga Perlindungan Saksi dan Korban (LPSK) melalui Biro

Penelaahan Permohonan (BPP) harus mampu mengantisipasi terhadap

tuntutan masyarakat serta perubahan lingkungan strategis. Dalam era

globalisasi ini, setiap organisasi publik dituntut dapat melakukan inovasi

dan mengantisipasi era Revolusi Industri 4.0.

Penerapan Sistem Pengelolaan Permohonan Perlindungan Saksi dan

Korban Secara Terintegrasi di Biro Penelaahan Permohonan, sebagai salah

satu terobosan dalam mengoptimalkan pemberian layanan. Pelaksanaan

Sistem ini diimplementasikan dalam sebuah aplikasi program berbasis

elektronik. Aplikasi ini dapat diakses oleh Para Pimpinan LPSK, Para

Tenaga Ahli, Staf Pelaksana dan pemohon. Melalui aplikasi ini Pemohon

juga dapat mengetahui perkembangan tahapan proses penangganan

permohonan yang diajukan secara real time.

Pada kesempatan ini, Penulis menyampaikan ucapan terima kasih

dan penghargaan atas dukungan yang diberikan sehingga Penyusunan

ii

Rancangan dan Pelaksanaan Proper dapat terlaksana tepat waktu sesuai

yang ditargetkan, ucapan terima kasih disampaikan kepada Ketua LPSK

Bapak Drs. Hasto Atmojo Suroyo, M.Krim, Wakil Ketua Bapak Edwin

Partogi Pasaribu SH, Sekretaris Jenderal Bapak Dr. Ir. Noor Sidharta MH.,

M.BA. atas kesempatan dan dukungan yang diberikan. Ucapan terima

kasih juga kami sampaikan kepada Coach kami, Bapak Drs. Setia Budi, MA

atas bantuan dan bimbingan selama penulisan ini. Penghargaan dan

ucapan terima kasih disampaikan juga kepada Para Staf dan Pejabat

Struktural BPP, rekan-rekan Tim Efektif, dan Mas Fachri Djuri beserta tim,

atas dukungan dan bantuannya.

Penulis berharap semoga Pelaksanaan Proyek Perubahan dengan

judul “Optimalisasi Layanan Biro Penelaahan Permohonan Melalui

Penerapan Sistem Pengelolaan Permohonan Perlindungan Saksi dan

Korban Secara Terintegrasi” dapat bermanfaat dan menjadikan LPSK

sebagai lembaga yang lebih profesional, lebih mandiri, adaptif, inovatif dan

agile terhadap dinamika masyarakat. Penulis menyadari bahwa hasil karya

ini masih terdapat kekurangan, untuk itu kritik dan saran yang konstruktif

sangat diharapkan dalam menyempurnakan tulisan ini.

Jakarta, Desember 2019

Dr. Drama Panca Putra, SPi., MSi.

iv

DAFTAR ISI

Halaman KATA PENGANTAR ................................................................................. i

PERSETUJUAN COACH ......................................................................... iii

DAFTAR ISI ............................................................................................ iv

DAFTAR GAMBAR .................................................................................. v

DAFTAR TABEL ...................................................................................... vii

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................ viii

RINGKASAN EKSEKUTIF ........................................................................ ix

I. RENCANA PROYEK PERUBAHAN ..................................................... 1

1.1 Latar Belakang ........................................................................... 1

1.2 Tujuan dan Manfaat ................................................................... 14 1.3 Output dan Outcome .................................................................. 18

1.4 Tahapan Perubahan Rencana Strategis ....................................... 18 1.5 Rencana Strategis Marketing ...................................................... 22 1.6 Pendekatan dalam Melaksanakan Rencana Proyek Perubahan .... 31

1.7 Kendala dan Rencana Solusi ....................................................... 35 1.8 Tim Efektif .................................................................................. 36 1.9 Anggaran ................................................................................... 38

II. MANAJEMEN PERUBAHAN PELAKSANAAN RENCANA PROYEK

PERUBAHAN .................................................................................... 40

2.1 Capaian Tahapan Rencana Strategis ........................................... 40 2.2 Peta Stakeholder ......................................................................... 55

2.3 Implementasi Strategi Marketing ................................................. 59 2.4 Penerapan Pendekatan dalam Melaksanakan Proyek Perubahan . 61

2.5 Potensi Kendala dan Rencana Solusi ........................................... 65 III. PENUTUP ......................................................................................... 70

3.1 Pebelajaran Kepemimpinan ......................................................... 70

3.2 Kesimpulan ................................................................................ 71 3.3 Rekomendasi .............................................................................. 72

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................. 73

v

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 1 Struktur Organisasi LPSK ................................................... 1

Gambar 2 Alur proses penyampaian permohonan perlindungan .......... 4

Gambar 3 Alur Proses Kerja Biro Penelaahan Permohonan .................. 5 Gambar 4 Jumlah Permohonan Perlindungan yang Diterima dalam

kurun waktu 12 tahun terakhir .......................................... 6

Gambar 5 Perbandingan antara Jumlah Permohonan dengan Jumlah Risalah per Bulan periode Januari - Juni 2019 ...... 7

Gambar 6 Persentase Ketepatan Waktu Penyerahan Data Pendukung Permohonan Perlindungan Sebagai Bahan Rapat Paripurna

Pimpinan ............................................................................ 8 Gambar 7 Pola Integrasi Antar Berbagai Sub Sistem dan Stakeholders

dalam Pengelolaan Permohonan Perlindunan secara Terintegrasi ........................................................................ 10

Gambar 8 Alur Pikir Gaagsan Proyek Perubahan Optimalisasi Layanan Biro Penelaahan Permohonan Melalui Penerapan Sistem

Aplikasi Pengelolaan Permohonan Perlindungan Secara Terintegrasi ........................................................................ 11

Gambar 9 Peta Stakeholders/Pemangku Kepentingan terhadap Rancangan Proyek Perubahan ............................................ 25

Gambar 10 Struktur Tim Efektif Proyek Perubahan .............................. 37

Gambar 11.Rapat Biro Penelaahan Permohonan dalam Membentuk Tim Efektif dan Pemantapan Rencana Kegiatan........................... 44

Gambar 12.Rapat Pimpinan bersama Tim Efektif dalam Membangun Komitmen Bersama .............................................................. 45

Gambar 13. Rapat Tim Efektif dalam Menyusun Grand Design ............. 47

Gambar 14 Sampul Dokumen Grand Design Sistem Pengelolaan .......... 48 Gambar 15 Mockup Tampilan Lama aplikasi Permohonan Berbasis Android

.......................................................................................... 50

vi

Gambar 16. Tampilan Aplikasi Permohonan Perlindungan LPSK Setelah

Penyempurnaan dan Pembaharuan ................................... 50

Gambar 17. Mock Up Aplikasi Permohonan Android Setelah Disempurnakan ................................................................. 51

Gambar 18. Mock Up Tampilan Saat Pemohon Melakukan Cek Status Permohonan ....................................................................... 52

Gambar 19. Sistematika Proses Pengelolaan Permohonan Perlindungan hingga Proses Pengambilan Keputusan Pimpinan LPSK .... 53

Gambar 20. Sampul Depan Buku Panduan Aplikasi Pengelolaan

Permohonan Secara Online dan Terintegrasi ..................... 55

Gambar 21. Demonstrasi dan Uji Coba Aplikasi dihadapan Pimpinan

LPSK dan Para Tenaga Ahli Pada Rapat Paripurna ............. 56

Gambar 22. Peta Stakeholders/Pemangku Kepentingan terhadap Rancangan Proyek Perubahan........................................... 57

Gambar 23. Perubahan Peta Stakeholders Terhadap Pelaksanaan Proyek Perubahan Pada Tahapan Jangka Pendek .......................... 58

Gambar 24. Pertemuan Tim Efektif dengan Sekretaris Jenderal LPSK Saat Mendiskusikan Kemajuan Pelaksanaan Proper .................... 60

Gambar 25. Team Leader Memberikan Penjelasan, Diskusi dan Dialog Langsung dengan Ketua dan Wakil Ketua LPSK serta

Sekretaris Jenderal LPSK .................................................... 61

Gambar 26. Tim EFektif Berdiskusi bersama dengan Perwakilan Tenaga Ahli dan Manejer Kasus dalam Membangun Aplikasi .......... 65

Gambar 27. Tim Leader Bersama Beberapa Tenaga Ahli dan Manejer Kasus Berdiskusi dan Melakukan Penyamaan Persepsi Tentang Bisnis Proses di Internal Biro ................................. 67

vii

DAFTAR TABEL Halaman

Tabel 1. Rencana Tahapan Jangka Pendek (Bulan Oktober – November 2019) ..................................................................... 18

Tabel 2. Rencana Tahapan Jangka Menegah (Januari – Mei 2020) ........ 20

Tabel 3. Rencana Tahapan Jangka Panjang (Juni – Desember 2020) .... 21 Tabel 4. Peta Strategi Komunikasi Terhadap Stakeholder ..................... 26

Tabel 5. Startegi Komunikasi Stakeholders dan Ekspektasi .................. 28

Tabel 6. Perkiraan Kendala dan Rencana Solusi ................................... 36

Tabel 7. Kebutuhan Anggaran Pembangunan Sistem Pengelolaan Permohonan Perlindungan Saksi dan Korban Secara Terintegrasi.

.............................................................................................. 38 Tabel 8. Capaian Tahapan Jangka Pendek (Oktober-Desember 2019) .. 42

Tabel 9. Pelaksanaan Startegi Komunikasi Stakeholders .................... 59

Tabel 10. Kendala yang Dihadapi dan Solusinya ................................. 69

viii

DAFTAR LAMPIRAN Halaman

Lampiran 1. Surat Persetujuan Mentor pada Tahap Membangun Komitmen Bersama .......................................................................... 74

Lampiran 2. Surat Ketua LPSK Nomor KEP-468/1.4.1.PPP/LPSK/09/2019

tertanggal 23 September 2019 Tentang Pembentukan Tim

Efektif Pembangunan dan Penerapan Sistem Pengelolaan Permohonan Saksi dan Korban secara Terintegrasi. ......... 75

Lampiran 3. Uraian Tugas Masing-masing Kelompok Kerja .................. 76

Lampiran 4. Komitmen Bersama Antara Tim Efektif dengan Sekretaris Jenderal mewakili Pimpinan dan Staf LPSK ..................... 79

Lampiran 5. Mock up Dashboard Manejer Kasus (Manajemen Berkas Permohonan) ................................................................... 80

Lampiran 6. Mock up Dashboard Manejer Kasus (Permohonan

Perlindungan) .................................................................. 81

Lampiran 7. Mock up Dashboard Manejer Kasus (Informasi Spasial

Permohonan) ................................................................... 82

Lampiran 8. Mock up Dashboard Tenaga Ahli ...................................... 83

Lampiran 9. Mock up Dashboard Pimpinan ......................................... 84

Lampiran 10. Mock up Dashboard Rapat Paripurna Pimpinan ............. 85 Lampiran 11. Berita Acara Uji coba ...................................................... 87

Lampiran 12. Salinan Notulensi Keputusan Rapat Pimpinan LPSK

dengan Para Pejabat Struktural, Para Tenaga Ahli dan Perwakilan Staf ....................................................................................... 8

8

ix

Ringkasan Eksekutif

Biro Penelaahan Permohonan (Biro PP) mempunyai salah satu tugas

melaksanakan dukungan pelayanan permohonan saksi dan korban. Dalam

melaksanakan tugasnya, Biro Penelaahan Permohonan menyelenggarakan

fungsi penyiapan penerimaan, penelaahan, investigasi dan penilaian

terhadap sebuah permohonan yang disampaikan oleh saksi dan korban.

Pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut dituangkan dalam berbagai sub sistem

diantaranya sub sistem penerimaan permohonan, sub sistem peneleaahan

permohonan dan sub sistem administrasi persidangan (Rapat Paripurna

Pimpinan). Pelaksanaan sub sistem - sub sistem tersebut melibatkan

berbagai stakeholders/pemangku kepentingan diantaranya Pemohon,

Pimpinan LPSK, Tenaga Ahli, Bagian/Sub Bagian pada Biro PP, Staf

Penanggungjawab Permohonan dan Biro lain yang terkait.

Proses pengelolaan permohonan perlindungan dilakukan secara

konvensional dan terpisah/parsial pada masing-masing sub sistem. Proses

ini menghadapi kendala/masalah saat terjadi peningkatan jumlah

permohonan. Permasalahan yang muncul diantaranya banyaknya

permohonan yang belum ditindaklanjuti dan penyelesaian tindak lanjut

pemohonan tidak tepat waktu. Apabila hal ini terus terjadi, maka layanan

perlindungan dan pemenuhan hak-hak saksi dan korban tidak dapat

diberikan secara maksimal. Kondisi ini dikhawatirkan akan berdampak

fatal terhadap keberadaan organisasi LPSK dan kepentingan/keselamatan

saksi dan korban.

Proyek perubahan yang ditawarkan untuk membantu menyelesaikan

maslah ini adalah Penerapan Sistem Pengelolaan Permohonan

Perlindungan Secara Terintegrasi. Sistem pengelolaan secara terintegrasi

adalah sistem yang mengintegrasikan semua sistem, entitas dan proses

pada organisasi dalam satu kerangka lengkap, yang memungkinkan

organisasi untuk bekerja sebagai satu kesatuan yang terpadu. Secara

prinsip sistem ini memadukan berbagai sub sistem yang ada dan

x

memadukan keterlibatan para pemangku kepentingan dalam satu kesatuan

sistem.

Pelaksanaan Sistem Pengelolaan Permohonan Perlindungan Secara

Terintergrasi ini diimplementasikan dalam sebuah aplikasi program

berbasis elektronik. Dengan penerapan aplikasi ini, proses input data

dilakukan hanya sekali (diawal proses) dan data tersebut dapat diakses

oleh sub sistem lainnya. Aplikasi ini juga dimungkinkan dapat diakses oleh

para pimpinan atau stakeholder terkait termasuk pemohon, sehingga

pemohon dapat mengetahui perkembangan tahapan proses penangganan

permohonan yang diajukan. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh

dalam penggunaan aplikasi ini adalah sebagai berikut :

1) Mempercepat proses penelaahan;

2) Memudahkan pimpinan atau pejabat terkait dalam mengawasi proses

tindak lanjut terhadap permohonan secara real time;

3) Biaya kegiatan penelaahan menjadi lebih murah;

4) Proses pengiriman berkas antar sub sistem/bagian/sub bagian lebih

cepat karena dilakukan secara otomatis/terintegrasi;

5) Proses penelaahan lebih terukur dan lebih akuntabel

6) Pemohon dapat mengetahui tahapan proses penangganan

permohonan yang diajukan (lebih transparan)

7) Adanya perubahan pola kerja/habit di lingkungan Biro PP kearah

sebuah organisasi yang agile dan inovatif (PP (pola kerja yang lebih

efektif, IT minded, paperless dan security awareness)

Adapun langkah-langkah/tahapan yang akan dilakukan untuk

melaksanakan proyek perubahan sebagai berikut :

1) Tahap I (Jangka Pendek)

Tahapan ini dilakukan selama 2 bulan (Oktober – November 2019).

Kegiatan yang dikerjakan pada tahapan ini, diawali dengan

pembentukan Tim Efektif hingga uji coba Tahap I Aplikasi Program

xi

secara local host/close system/LAN Network serta penyusunan

panduan penggunaan aplikasi program.

2) Tahap II (Jangka Menengah)

Tahap ini dilakukan dalam kurun waktu 5 bulan (Januari – Mei 2020).

Kegiatan yang dikerjakan dalam tahap ini diantaranya evaluasi

pelaksanaan kegiatan jangka pendek, penyempurnaan aplikasi

program, hingga audit keamanan aplikasi program.

3) Tahap III (Jangka Panjang)

Tahap III akan dilakukan selama kurun waktu 7 bulan (Juni – Desember

2020). Kegiatan pada tahap III ini diantaranya penyusunan Peraturan

Sekjen hingga sosialisasi dan pelatihan serta implementasi aplikasi

program.

1

BAB I

RENCANA PROYEK PERUBAHAN

1.1. Latar Belakang

Dalam negara hukum, negara wajib mengakui dan melindungi Hak

Asasi Manusia (HAM) setiap individu tanpa membedakan latar

belakangnya, sehingga semua orang memiliki hak untuk diperlakukan

sama di hadapan hukum (equality before the law). Persamaan di hadapan

hukum memiliki arti bahwa semua orang memiliki hak untuk

diperlakukan sama di hadapan hukum. Persamaan perlakuan di hadapan

hukum bagi setiap orang berlaku dengan tidak membeda-bedakan latar

belakang baik ras, agama, keturunan, pendidikan atau status sosial

lainnya, dalam memperoleh keadilan khususnya lembaga peradilan.

Bertitik tolak dari prinsip diatas, maka pada tanggal 11 Agustus 2006

telah lahir Undang-undang No. 13 tahun 2006 tentang Perlindungan saksi

dan korban. UU tersebut mengatur tentang perlindungan hukum bagi

saksi dan korban serta sebagai dasar pembentukan Lembaga

Perlindungan Saksi dan Korban (LPSK).

LPSK yang terbentuk dua tahun setelah lahirnya UU No. 13/2006

tepatnya pada tanggal 8 Agustus 2008, bertujuan untuk memberikan rasa

aman kepada saksi dan atau korban dalam memberikan keterangan pada

setiap tahapan proses peradilan. Dalam melaksanakan tugas dan

fungsinya, LPSK terdiri atas unsur Pimpinan, Tenaga Ahli, Dewan

Penasihat dan Sekertariat Jenderal. Unsur pimpinan LPSK berjumlah 7

orang terdiri atas Ketua dan Wakil Ketua yang merangkap sebagai anggota

dan bekerja secara kolektif kolegial.

Biro Penelaahan Permohonan sebagai salah satu unit kerja dibawah

Sekretariat Jenderal (Setjen) bertugas untuk mengefektifkan pemberian

2

layanan kepada publik ditengah derasnya permohonan masyarakat yang

meminta perlindungan. Proses penanganan permohonan tidak hanya

wajib dilakukan secara benar (procedural) tetapi juga dituntut sebuah

kecepatan dalam pelayanan. Struktur organisasi LPSK dapat dilihat pada

bagan di bawah ini.

Gambar 1 Struktur Organisasi LPSK

Biro Penelaahan Permohonan mempunyai tugas melaksanakan

pemberian dukungan analisis dan pendapat permasalahan hukum serta

dukungan pelayanan permohonan saksi dan korban. Dalam

PIMPINAN

DEWAN

PENASIHAT

SEKRETARIS

JENDERAL

BIRO PEMENUHAN

HAK SAKSI &

KORBAN

BIRO

PENELAAHAN

PERMOHONAN

BIRO

ADMINISTRASI

UNIT

PENGAWASAN

TENAGA

AHLI

PERWAKILAN

LPSK DI DAERAH

BIRO

PENELAAHAN

PERMOHONAN

BAGIAN

PERSIDANGAN &

ADM PUTUSAN

Subbagian Penerimaan

& penelahaan

Subbagian Investigasi &

Penilaian

Subbagian Penyiapan

Persidangan

Subbagian Adm Putusan

Rapat Peripurna

3

melaksanakan tugasnya, Biro Penelaahan Permohonan menyelenggarakan

fungsi:

a. Penyiapan penerimaan, penelaahan, investigasi dan penilaian

permohonan;

b. Penyiapan analisis dan pendapat masalah hukum;

c. Penyiapan fasilitasi penghitungan nilai kompensasi dan restitusi

serta perlindungan darurat;

d. Penyiapan dukungan persidangan dan administrasi putusan;

e. Penyusunan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dan

fungsi di lingkungan Biro Penelaahan Permohonan.

Hak-hak saksi dan korban yang dapat diberikan LPSK diantaranya

adalah memperoleh perlindungan fisik atas keamanan pribadi dan

keluarga,dirahasiakan identitasnya, mendapat identitas baru; mendapat

tempat kediaman sementara, mendapat nasihat hukum dan

pendampingan, bantuan medis, psikologis, psikososial, restitusi dan

kompensasi.

Dalam memberikan layanan perlindungan, LPSK menyediakan

berbagai akses/cara untuk menyampaikan permohonan. Permohonan

dapat disampaikan melalui berbagai cara yakni dengan datang langsug,

melalui surat, faksimili, email, aplikasi android dan melalui telpon/hotline

148. Permohonan perlindungan yang disampaikan akan ditelaah oleh

Biro PP paling lama 30 hari kerja dan dapat diperpanjang paling lama 30

hari kalender. Hal ini sebagaimana diatur dalam Peraturan LPSK No.

3/2016 tentang Pelayanan Permohonan Perlindungan Saksi dan/atau

Korban Tindak Pidana. Alur proses penyampaian permohonan

perlindungan, dapat digambarkan melalui bagan dibawah ini :

4

Gambar 2. Alur proses penyampaian permohonan perlindungan

Dalam menindaklanjuti permohonan perlindungan, Biro Penelaahan

Pemohonan menjalankan proses kerja sebagaimana tergambar dalam

bagan berikut:

5

Gambar 3. Alur Proses Kerja Biro Penelaahan Permohonan

Kepercayaan masyarakat terhadap eksistensi LPSK dari tahun ke

tahun semakin tinggi. Kondisi ini tergambar dari meningkatnya

permohonan setiap tahun. Dimana pada tahun pertama berdiri (2008),

LPSK hanya menerima 10 permohonan; 2009 sebanyak 74 permohonan;

2010 sebanyak 154 permohonan hingga pada ada tahun 2018 sebanyak

1366 permohonan. Meningkatnya kepercayaan masyarakat tersebut

harus juga diiringi dengan peningkatan layanan LPSK, baik itu pelayanan

dalam menerima dan memproses permohonan juga pelayanan dalam

melindungi dan memberikan pengamanan bagi saksi dan korban.

6

Gambar 4. Jumlah Permohonan Perlindungan yang Diterima dalam

kurun waktu 12 tahun terakhir

Jumlah permohonan yang semakin meningkat dan tidak diiringi

dengan pengelolaan yang baik menjadi salah satu hambatan yang

dihadapi oleh LPSK. Kondisi ini diperburuk dengan tidak meratanya

kemampuan sumber daya manusia di Biro PP. Proses pengelolaan

permohonan perlindungan yang dilakukan secara konvensional dan

terpisah/parsial pada masing-masing sub sistem, berdampak terhadap

lamanya proses penelaahan. Beberapa permasalahan yang muncul

diantaranya banyaknya permohonan yang belum ditindaklanjuti dan

penyelesaian tindak lanjut pemohonan tidak tepat waktu. Apabila hal ini

terus terjadi, maka layanan perlindungan dan pemenuhan hak-hak saksi

dan korban tidak dapat diberikan secara maksimal. Kondisi ini

dikhawatirkan akan berdampak fatal terhadap keberadaan organisasi

LPSK dan kepentingan/keselamatan saksi dan korban.

Berdasarkan Laporan Hasil Analisis dan Evaluasi Januari – Juni

2019, Biro PP menerima 782 permohonan perlindungan dan hanya 275

10 74

154

340

655

1560

1076

1687 1727 1901

1366

897

2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019*

7

88

58 50

258 255

73

48 52 47

75

50

3 0

50

100

150

200

250

300

Januari Februari Maret April Mei Juni

Jumlah Permohonan Penyelesaian Permohonan

permohonan yang telah selesai ditindaklanjuti atau setara dengan

35,17%. Kondisi ini dapat dilihat dalam grafik dibawah ini.

Gambar 5. Perbandingan antara Jumlah Permohonan dengan

Jumlah Risalah per Bulan periode Januari - Juni 2019.

Laporan Hasil Analisis dan Evaluasi Januari – Juni 2019, juga

mendapatkan informasi bahwa dari 275 permohonan yang

ditindaklanjuti, hanya 58% permohonan yang waktu penelaahannya

dilakukan kurang dari 30 hari kerja, 28% permohonan yang waktu

penelaahannya diselesaikan antara 30 – 75 hari dan 13% permohonan

yang waktu penelaahannya dilakukan lebih dari 75 hari (melebihi waktu

yang ditentukan dalam Peraturan LPSK No. 3/2016).

Selain kendala di atas, kegiatan analisis dan evaluasi yang dilakukan

juga menemukan tingginya persentase jumlah keterlambatan dalam

penyerahan berkas permohonan yang telah ditindaklanjuti sebagai data

dukung dalam Rapat Paripurna Pimpinan. Menurut Laporan Hasil

Analisis dan Evaluasi Januari – Juni 2019 ditemukan sebanyak 36%

8

penyerahan data dukung mengalami keterlambatan (Gambar 6). Hal ini

diduga akibat penyusunan risalah permohonan beserta data dukungnya

dilakukan secara manual dan parsial sehingga data dukung sering tidak

lengkap atau tertinggal.

Gambar 6. Persentase Ketepatan Waktu Penyerahan Data Pendukung

Permohonan Perlindungan Sebagai Bahan Rapat Paripurna

Pimpinan

Banyaknya permohonan yang belum ditindaklanjuti dan

penyelesaian tindak lanjut pemohonan tidak tepat waktu, hal ini diduga

akibat pengelolaan permohonan yang dilakukan kurang optimal. Apabila

hal ini terus terjadi, maka layanan perlindungan dan pemenuhan hak-hak

saksi dan korban tidak dapat diberikan secara maksimal. Kondisi ini

dikhawatirkan akan berdampak fatal terhadap keberadaan organisasi

LPSK dan kepentingan/keselamatan saksi dan korban.

Untuk mengantisipasi agar dampak yang ditimbulkan dari masalah

ini tidak meluas dan berakibat fatal, maka perlu dilakukan sebuah

terobosan yang dapat menjadi solusi dan dapat mengantisipasi terhadap

tuntutan masyarakat serta perubahan lingkungan strategis. Dalam era

globalisasi ini, setiap organisasi publik dituntut dapat melakukan inovasi

dan mengantisipasi era Revolusi Industri 4.0.

63.64% 18.18%

9.09%

9.09%

Ketepatan Waktu Penyerahan Data Pendukung Bahan RPP

Tepat Waktu Terlambat 1 hari Terlambat 2 hari Terlambat 3 hari

9

Gagasan proyek perubahan yang ditawarkan untuk membantu

menyelesaikan maslah ini adalah Penerapan Sistem Pengelolaan

Permohonan Perlindungan Secara Terintegrasi. Sistem pengelolaan secara

terintegrasi adalah sistem yang mengintegrasikan semua sistem, entitas

dan proses pada organisasi dalam satu kerangka lengkap, yang

memungkinkan organisasi untuk bekerja sebagai satu kesatuan yang

terpadu. Secara prinsip sistem ini memadukan berbagai sub sistem yang

ada dan memadukan keterlibatan para pemangku kepentingan dalam satu

kesatuan sistem.

Beberapa sub sistem yang diintegrasikan oleh sistem ini diantaranya

sub sistem penerimaan permohonan, sub sistem peneleaahan permohonan

dan sub sistem administrasi persidangan (Rapat Paripurna Pimpinan).

Sistem ini juga akan mengintegrasikan berbagai stakeholders/pemangku

kepentingan yang terlibat dalam sub sistem diantaranya Pemohon,

Pimpinan LPSK, Tenaga Ahli, Bagian/Sub Bagian pada Biro PP, Staf

Penanggungjawab Permohonan dan Biro lain yang terkait.



berbasis elektronik. Dengan penerapan aplikasi ini, proses input data

dilakukan hanya sekali (diawal proses) dan data tersebut dapat diakses

oleh sub sistem lainnya. Aplikasi ini juga dimungkinkan dapat diakses

oleh para pimpinan atau stakeholder terkait termasuk pemohon, sehingga

pemohon dapat mengetahui perkembangan tahapan proses penangganan

permohonan yang diajukan. Pola hubungan antar sub sistem dan para

stakeholders dalam sistem yang terintegrasi dapat dilihat dalam gambar

dibawah ini.

10

Gambar 7. Pola Integrasi Antar Berbagai Sub Sistem dan Stakeholders dalam Pengelolaan Permohonan

Perlindunan secara Terintegrasi

Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dalam penggunaan

aplikasi ini adalah sebagai berikut :

1) Mempercepat proses penelaahan;

2) Memudahkan pimpinan atau pejabat terkait dalam mengawasi

proses tindak lanjut terhadap permohonan secara real time;

3) Biaya kegiatan penelaahan menjadi lebih murah;

4) Proses pengiriman berkas antar sub sistem/bagian/sub bagian

lebih cepat karena dilakukan secara otomatis/terintegrasi;

5) Proses penelaahan lebih terukur dan lebih akuntabel

6) Pemohon dapat mengetahui tahapan proses penangganan

permohonan yang diajukan (lebih transparan)

11

7) Adanya perubahan pola kerja/habit di lingkungan Biro PP kearah

sebuah organisasi yang agile dan inovatif (pola kerja yang lebih

efektif, IT minded, paperless dan security awareness)

Kerangka alur pikir gagasan proyek perubahan terkait “Optimalisasi

Layanan Biro Penelaahan Permohonan Melalui Penerapan Sistem

Pengelolaan Permohonan Perlindungan Secara Terintegrasi”, dapat dilihat

dalam gambar dibawah ini.

Gambar 8. Alur Pikir Gagasan Proyek Perubahan “Optimalisasi

Layanan Biro Penelaahan Permohonan Melalui

Penerapan Sistem Aplikasi Pengelolaan Permohonan

Perlindungan Secara Terintegrasi”.

Alur pikir gagasan proyek ini diawali dari berbagai masalah yang

dihadapi oleh Biro Penelaahan Permohonan dalam pengelolaan

permohonan perlindungan. Berbagai permasalahan sebagaimana telah

dijelaskan di atas, diduga disebabkan banyak jumlah permohonan, SDM

12

yang terbatas, pola pengelolaan yang konvensional dan tidak didukung

oleh teknologi informasi. Keadaan tersebut berdampak terhadap

terganggunya proses pemenuhan hak saksi dan korban, terancamnya jiwa

saksi dan tidak menutup kemungkinan adanya keberatan masyarakat

yang berakhir pada somasi/gugatan hukum pemohon kepada LPSK.

Untuk itu perlu dicarikan sebuah terobosan yang dapat menyelesaikan

permasalahan sehingga kekhawatiran adanya gugatan hukum akibat

pengelolaan permohonan yang tidak optimal dapat dicegah.

Perubahan lingkungan strategis yang cepat dan tingginya tuntutan

masyarakat untuk mendapatkan layanan LPSK secara cepat, mudah,

akuntabel dan transparan, memaksa Biro PP harus mampu berinovasi

dalam memberikan layanan yang optimal. Inovasi yang diciptakan

kiranya dapat merubah pola pikir dan pola tindak aparatur Biro PP yang

pada akhirnya mampu menjadikan organisasi LPSK menjadi lebih adaptif,

agile dan inovatif.

Inovasi yang digagas melalui proyek perubahan ini ditekankan pada

upaya membangun sebuah sistem pengelolaan permohonan perlindungan

secara terintegrasi. Sistem pengelolaan yang berbasis sistem informasi

dan teknologi akan mempermudah dalam pengelolaan informasi. Pola

integrasi dalam pengelolaan permohonan tersebut secara prinsip adalah

membangun sebuah sistem yang memadukan berbagai sub sistem yang

ada di berbagai subbagian/bagian dengan berbagai stakeholders yang

terlibat di dalamnya. Setiap komponen/entitas dalam sistem tersebut

akan saling terkait dan terhubung.

Sistem pengelolaan secara terintegrasi ini akan dituangkan kedalam

sebuah aplikasi program. Kegiatan pembangunan sistem pengelolaan

permohonan secara terintegrasi ini akan dilakukan melalui 3 tahapan.

Tahap pertama atau jangka pendek diawali dengan membuat design

sistem pengelolaan permohonan terintegrasi hingga membangun sebuah

program aplikasi sistem pengelolaan. Untuk memastikan agar sistem

13

tersebut dapat mudah digunakan (user friendly) maka aplikasi tersebut

harus dilengkapi dengan panduan pengoperasian sistem aplikasi.

Tahapan jangka menegah dalam proyek perubahan ini difokuskan

dalam memastikan agar sistem yang telah dibangun memiliki tingkat

keamanan yang tinggi. Tingkat kehati-hatian yang tinggi dalam

membangun program aplikasi sistem ini menjadi sebuah keharusan

mengingat informasi yang akan dikelola memiliki tingkat kerahasian yang

tinggi dan dilindungi oleh undang-undang. Keterlibatan Badan Siber dan

Sandi Negara (BSSN) sebagai sebuah lembaga negara yang bertaggung

jawab terhadap keamanan sistem informasi dan teknologi yang digunakan

oleh setiap kementerian/lembaga negara. Peran BSSN ini diharapkan

mampu melakukan audit dan clearance terhadap sistem jaringan dan

aplikasi yang akan digunakan.

Tahapan jangka panjang adalah tahapan yang penting untuk

memastikan bahwa pelaksanaan proyek perubahan ini dapat berjalan

lancar dan sukses. Target kegiatan yang akan dicapai pada tahap ini

adalah terlaksananya sistem pengelolaan permohonan secara terintegrasi

yang diimplementasikan dalam program aplikasi secara menyeluruh di

Biro PP. Kegiatan sosialisasi dan pelatihan menjadi salah satu kegiatan

kunci dalam tercapainya output pada tahapan ini. Untuk memastikan

agar setiap aparatur yang ada di Biro PP menerapkan sistem ini maka

perlu diterbtkan aturan/legalitas yang bersifat mengikat. Legalias tersebut

dituangkan dalam peraturan Sekretaris Jenderal LPSK.

Gagasan Proyek Perubahan ini juga sejalan dengan Program

Pemerintah dalam mempercepat Reformasi Birokrasi. Dalam buku

Reformasi Birokrasi Dalam Praktek yang diterbitkan oleh Kementerian

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik

Indonesia Terbitan Tahun 2013 menyatakan bahwa salah satu indikator

percepatan implementasi reformasi birokrasi adalah penerapan aplikasi e-

office (Aplikasi Kantor Maya) di lingkungan pemerintahan. Electronic office

14

atau e-office adalah suatu sistem terotomasi yang mengelola administrasi

perkantoran dan memusatkan komponen organisasi, berupa data,

informasi, dan komunikasi yang dilakukan melalui media telekomunikasi.

1.2. Tujuan dan Manfaat

1. Tujuan Utama

Tujuan utama pelaksanaan proyek perubahan ini adalah untuk

mengoptimalkan layanan Biro Penelaahan Permohonan kepada

masyarakat sehingga kualitas layanan menjadi lebih baik, efektif

dan efisien, melalui penerapan sistem pengelolaan permohonan

perlindungan secara terintegrasi

Dalam rangka untuk mencapai tujuan utama tersebut, terdapat 3

(tiga) tahapan yang wajib untuk dilakukan, yaitu :

a. Tujuan Jangka Pendek

Tujuan jangka pendek akan dilakukan dalam kurun waktu 2

bulan (Oktober – November 2019), selama masa PKN II).

Tujuan yang ditarget dalam jangka pendek ini adalah

terbangunnya sebuah sistem pengelolaan permohonan

perlindungan secara terintegrasi yang dilengkapi dengan

program aplikasi dan panduannya.

b. Tujuan Jangka Menengah

Tujuan jangka menengah akan dilakukan dalam kurun waktu

5 bulan (Januari – Mei 2020). Tujuan yang ditarget dalam

jangka menengah ini adalah terjaminnya keamanan program

aplikasi sistem pengelolaan permohonan perlindungan secara

terintegrasi.

c. Tujuan Jangka Panjang

Tujuan jangka panjang akan dilakukan dalam kurun waktu 7

bulan (Juni – Desember 2020). Tujuan yang ditarget dalam

jangka panjang ini adalah penerapan secara menyeluruh

15

sistem dan program aplikasi pengelolaan permohonan

perlindungan secara terintegrasi.

2. Manfaat

Penerima manfaat dari Proyek Perubahan ini terdiri dari pihak

eksternal maupun pihak internal LPSK.

1) Pihak Eksternal

Pihak eksternal yang menerima manfaat dari kegiatan ini

adalah:

1) Masyarakat sebagai Pemohon

Manfaat yang diterima oleh masyarakat sebagai pemohon:

a) Mendapatkan layanan yang cepat dan yang terbaik

b) Mendapatkan informasi terkait tahapan proses tindak

lanjut permohonan yang diajukan.

c) Kerahasiaan data pemohon lebih terjaga/aman

2) Aparat Penegak Hukum (APH)

Manfaat yang dapat diterima oleh APH, diantaranya:



lanjut permohonan yang diajukan.

3) Kementerian/Lembaga terkait

Manfaat yang dapat diterima oleh Kementerian/Lembaga

terkait, diantaranya :



lanjut permohonan yang diajukan

2) Pihak Internal

Pihak internal yang menerima manfaat dari kegiatan ini adalah:

1) Pimpinan/Komisioner LPSK

Manfaat yang diterima oleh Pimpinan/Komisioner LPSK

diantaranya:

16

a) Mendapatkan informasi terkait proses dan/atau

perkembangan penangganan permohonan secara

cepat/real time.

b) Dapat melakukan supervise/monitoring secara langsung

terkait tahapan proses tindak lanjut permohonan yang

sedang ditanggani.

c) Dapat secara cepat mengambil keputusan terhadap status

permohonan.

d) Dapat secara cepat mengetahui beban kerja/jumlah

kasus yang sedang dan telah ditangani oleh setiap Staf

Penelaah dan Tenaga Ahli

e) Menumbuhkan kedispilinan dan security awareness di

lingkungan Biro Penelaahan Permohonan.

f) Lebih mudah dalam mengakses data terkait dengan

proses pelaksanaan Rapat Paripurna Pimpinan

2) Tenaga Ahli (TA)

Manfaat yang dapat diterima oleh TA, diantaranya:

a) Mendapatkan informasi terkait proses dan/atau

perkembangan penangganan permohonan ysng sedang

ditanggani oleh Staf Penelaah secara cepat/real time.

b) Dapat melakukan supervise/monitoring secara langsung

terkait tahapan proses tindak lanjut permohonan yang

sedang ditanggani oleh Staf Penelaah.

c) Dapat secara cepat mengambil keputusan terhadap

status permohonan

d) Dapat secara cepat mengetahui beban kerja/jumlah

kasus yang sedang dan telah ditangani oleh setiap Staf

Penelaah

e) Dapat secara cepat mengetahui beban kerja/jumlah

kasus yang sedang dan telah ditangani oleh TA yang

bersangkutan.

17

f) Terdapat mesin pengingat secara otomatis terkait batas

waktu penelaahan

3) Staf Penanggungjawab Penelaahan/Permohonan

Manfaat yang dapat diterima oleh Staf Penanggungjawab

Penelaahan/Permohonan, diantaranya :

a) Dapat berkonsultasi terkait penelaahan permohonan

secara cepat dengan para TA tanpa dibatasi ruang dan

waktu.

b) Lebih mudah dan cepat dalam proses penelaahan.

c) Pengamanan data pemohon lebih baik/terjaga.

d) Penyerahan data dukung antar Subbagian/Bagian dapat

dilakukan secara otomatis.

e) Terdapat mesin pengingat secara otomatis terkait batas

waktu penelaahan.

f) Menumbuhkan kedispilinan dan security awareness

4) Biro Pemenuhan Hak Saksi dan Korban (Biro PHSK)

Manfaat yang dapat diterima oleh Biro PHSK, diantaranya:

a) Tidak perlu lagi melakukan input data (karena sudah

dilakukan diawal)

b) Dimudahkan dalam pelaksnaan tugas dikarenakan data

telah tersusun secara rapih dalam sebuah sistem.

c) Dapat lebih cepat dan mudah dalam memberikan

pemenuhan hak-hak terlindung.

d) Penyerahan data dukung pemohon yang telah ditetapkan

sebagai terlindung dapat dilakukan secara cepat dan

otomatis

5) Biro Administrasi

Manfaat yang dapat diterima oleh Biro Administrasi,

diantaranya:

a) Dimudahkan dalam pengarsipan data dan informasi

b) Beban biaya operasional menjadi lebih efisien

18

1.3. Output dan Outcome

1. Output

Output dari Proyek Perubahan ini adalah Sistem Pengelolaan

Permohonan Perlindungan Saksi dan Korban Secara Terintegrasi,

yang didukung dengan program aplikasi dan Panduan

penggunaannya.

2. Outcome

Outcome dari proyek perubahan ini adalah Optimalisasi layanan

Biro Penelaahan Permohonan kepada masyarakat sehingga

kualitas layanan menjadi lebih baik, efektif dan efisien, yang

ditandai dengan indicator sebagai berikut :

a) Adanya peningkatan jumlah penyelesaian penelaahan

permohonan, semula tingkat penyelesaian hanya 35,17%

menjadi lebih dari 70%.

b) Adanya peningkatan ketepatan waktu terkait tindak lanjut

penelaahan permohonan, yang semula tingkat ketepatan hanya

87% menjadi 95%.

c) Adanya peningkatan ketepatan waktu terkait penyerahan data

dukung permohonan dalam penyiapan bahan RPP, yang

semula tingkat keterlambatan sebesar 36,4% menjadi 0% (tidak

ada keterlambatan).

d) Pelaksanaan tindak lanjut permohonan perlindungan

dilakukan secara transfaran, terukur dan akuntabel

1.4. Tahapan Perubahan Rencana Strategis

Proyek Perubahan yang akan dilaksanakan, direncanakan

melalui beberapa tahapan. Tahapan-tahapan tersebut terdiri dari

19

beberapa kegiatan, sebagaimana dituangkan dalam tabel atau matriks

berikut ini.

Tabel 1. Rencana Tahapan Jangka Pendek (Bulan Oktober – November

2019)

NO TAHAPAN DAN KEGIATAN WAKTU

KEGIATAN HASIL KEGIATAN

OUTPUT

1. Membangun Tim Efektif;

Kegiatan ini berupa : a) Koordinasi dengan mentor dan

coach b) Pembentukan Tim c) Membangun values tim d) Identifikasi kebutuhan dan

distribusi tugas anggota e) Penerbitan SK Tim

Minggu ke-1 Oktober 2019

- Values/nilai-nilai

tim yang disepakati

- Deskripsi tugas - SK Tim

2 Membangun komitmen kerja dengan Pimpinan LPSK, Tenaga Ahli, Pejabat Struktural dan Staf Biro;;

Kegiatan ini berupa: a) Koordinasi dengan mentor dan

Tim b) Melakukan penyamaan persepsi

dan sosialisasi Proper di Pimpinan dan stakeholder Internal


- Notulen dan dokumen/materi sosialisasi

3 Menyusun Rancangan Design Sistem Pengelolaan Permohonan secara Terintegrasi

Kegiatan ini berupa : a) Koordinasi dengan Tim, Mentor

dan coach b) Koordinasi dan konfirmasi terkait

alur sistem dengan stakeholder terkait

c) Menyusun draft alur sistem terintegrasi dan design sistem

d) Finalisasi design rekayasa sistem

Minggu ke-3 dan Minggu ke-4 Oktober 2019

Rancangan design sistem terintegrasi

4 Pembangunan aplikasi program;

Kegiatan ini berupa : a) Koordinasi dengan Tim IT b) Setting data dan kodefikasi data

Minggu ke-4 Oktober s.d. Minggu ke-2

- mock up

tampilan aplikasi

20

c) Membangun aplikasi program d) Pengujian dan instalasi sistem

November 2019

5 Menyusun Panduan Penggunaan Aplikasi Program

Kegiatan ini berupa : a) Koordinasi dengan Tim b) Koordinasi dengan Bagian Hukum

Biro Administrasi c) Penyusunan Panduan d) Dokumentasi dan Pencetakan

Minggu ke-2 s/d ke-4 November 2019

- Buku Panduaan

6 Uji Coba Tahap I Aplikasi Program (local host/close system/LAN Network)

Kegiatan ini berupa : a) Koordinasi dengan Tim IT b) Instalasi Sistem c) Setting dan input contoh data d) Asistensi dan simulasi e) Evaluasi dan hasil uji coba


- Berita Acara Uji

Coba

Tabel 2. Rencana Tahapan Jangka Menegah (Januari – Mei 2020)



OUTPUT

1 Evaluasi pelaksanaan kegiatan jangka pendek

Kegiatan ini berupa : a) Koordinasi dengan mentor b) Koordinasi dengan Tim

Minggu ke-2 Januari 2020

- notulen rapat

2 Penyempurnaan Aplikasi Program Kegiatan ini berupa :

a) Koordinasi dengan Tim b) Review Design c) Penyempurnaan aplikasi

d) Setting data ulang

Minggu ke -3 dan ke-4 Januari 2020

- notulen rapat - Aplikasi yang

telah disempurnakan

3 Koordinasi dengan Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN)

Kegiatan ini berupa : a) Koordinasi dengan Tim dan Biro

Administrasi b) Koordinasi dengan BSSN c) Menyepakati rencana kegiatan

audit

Minggu ke-1 dan ke-2 Februari 2020

- notulen rapat - Rencana

Kegiatan

21

4 Security audit terhadap sistem jaringan dan aplikasi program oleh BSSN

Kegiatan ini berupa : a) Koordinasi dengan Tim dan Biro

Administrasi serta BSSN b) Audit keamanan sistem jaringan

dan aplikasi program c) Evaluasi dan tindak lanjut hasil

audit

Minggu ke-4 Februari s/d Minggu ke-2 Maret 2020

- Berita Acara BSSN

5 Uji Coba Tahap II Aplikasi Program (open source)

Kegiatan ini berupa : a) Koordinasi dengan Tim b) Instalasi Sistem c) Setting dan input contoh data d) Asistensi dan simulasi e) Evaluasi dan hasil uji coba

Minggu ke-3 Maret s/d Minggu ke-2 April 2020

- Berita Acara Uji Coba

6 Penyempurnaan Akhir Aplikasi Program

Kegiatan ini berupa : a) Koordinasi dengan Tim b) Penyempurnaan aplikasi c) Setting data d) Simulasi dan evaluasi

Minggu ke-3 April s/d Minggu ke-2 Mei 2020

- Laporan Kegiatan

Tabel 3. Rencana Tahapan Jangka Panjang (Juni – Desember 2020)



OUTPUT

1 Evaluasi pelaksanaan kegiatan jangka menengah

Kegiatan ini berupa : a) Koordinasi dengan mentor b) Koordinasi dengan Tim

Minggu ke-2 Juni 2020

- notulen rapat/ dokumen hasil evaluasi

2 Penyusunan Peraturan Sekjen tentang Implementasi Aplikasi

Program Kegiatan ini berupa :

a) Koordinasi dengan Tim b) Koordinasi dengan Bagian

Hukum Biro Administrasi c) Peyusunan Rencana Aksi d) Pembuatan Draft Peraturan

Sekjen e) Finalisasi Draft

PeraturanSekjen f) Pengesahan Peraturan Sekjen

Minggu ke-2 Juni s/d Minggu ke-2 Juli 2020

- notulen rapat - Peraturan Sekjen

3 Sosialisasi dan pelatihan Aplikasi Program

22

Kegiatan ini berupa : a) Koordinasi dengan Tim b) Koordinasi Internal Biro PP c) Koordinasi dengan TA dan

Pipinan LPSK d) Instalasi dan input data e) Pelatihan dan asistensi internal

Biro PP f) Pelatihan dan asistensi internal

Tenaga Ahli dan Pimpinan LPSK

Minggu ke-3 Juli dan ke-3 September 2020

- Dokumentasi dan Berita Acara

- Dokumen hasil sosialisasi

- Jumlah pegawai yang dilatih

4 Implementasi Aplikasi Program

Kegiatan ini berupa : a) Koordinasi dengan Tim b) Koordinasi dengan Biro

Administrasi c) Input data dan setting d) Implementasi Aplikasi e) Monitoring Sistem

Minggu ke-4 September - Desember 2020

- Berita Acara BSSN (Badan Siber dan Sandi Negara)

5 Monitoring dan evaluasi program

Kegiatan ini berupa : a) Koordinasi dengan Tim b) Evaluasi Penerapan Sistem

Minggu ke-1 Oktober – Desember 2020

- Dokumen hasil monitoring dan evaluasi serta tindak lanjutnya.

1.5. Rencana Strategis Marketing

Strategi marketing yang akan dilakukan dalam proyek

perubahan ini menggunakan 2 (dua) pendekatan, yaitu Strategi

Marketing pada Proses Penyusunan Proyek Perubahan dan Strategi

Marketing pada Hasil Proyek Perubahan. Kedua pendekatan ini di

harapkan dapat mendukung keberhasilan proyek perubahan.

Strategi marketing terhadap kedua pendekatan tersebut

menggunakan Strategc Partnership. Strategi ini untuk mendukung

keberhasilan pemasaran proyek perubahan dengan cara kolaborasi

yang erat dengan stakeholder.

1. Strategi Marketing Proses Penyusunan Proyek Perubahan

23

Strategi marketing ini diarahkan kepada stakeholder agar

mendukung proyek perubahan. Strategi marketing ini dimulai

dari identifikasi stakeholder kemudian dilakukan pemetaan. Dari

hasil pemetaan stakeholder tersebut kemudian ditentukan strategi

untuk mempengaruhi dengan harapan seluruh stakeholder

mendukung proyek perubahan.

1) Indentifikasi Stakeholder

Indentifikasi Stakeholder adalah identifikasi unit terkait yang

berkepentingan dan memiliki pengaruh terhadap proyek

perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang

berarti mendukung, negatif yaitu menjadi sumber penghambat,

atau netral yaitu pengaruhnya tidak mendukung dan

menghambat proyek perubahan. Hasil identifikasi ditemukan

beberapa stakeholder yang terkait dengan pelaksanaan proyek

perubahan ini yakni Pemohon, Aparat Penegak Hukum,

Kementerian/Lembaga terkait, Pimpinan LPSK, Tenaga Ahli,

Staf Penanggungjawab Permohonan serta Biro PHSK dan Biro

Administrasi.

2) Pemetaan Stakeholder

Pemetaan Stakeholder diperoleh melalui proses identifikasi

para stakeholder yang terlibat dan terkena dampak dari proyek

perubahan yang akan dikerjakan baik secara langsung

maupun tidak langsung. Kemudian diidennntifikasi lagi sifat

dukungan dari masing masing stakeholder positif (+), negatif (-),

atau netral (+/-). Stakeholder yang memiliki dukungan positif

berarti mendukung dan diprediksi akan mendukung karena

menerima dampak positif dari proyek perubahan. Selanjutnya

stakeholder juga akan diidentifikasi terkait tinggi rendahnya

kepentingan dan tinggi rendahnya peruh terhadap proyek

perubahan. Setelah dilakukan identifikasi dan dikelompokkan

24

menjadi empat kuadran diperoleh hasil seperti gambar dibawah

ini.

Gambar 9. Peta Stakeholders/Pemangku Kepentingan terhadap

Rancangan Proyek Perubahan

a) Promotor

Promotor adalah stakeholder yang memiliki kepentingan tinggi

dan pengaruh tinggi/besar terhadp proyek perubahan.

Stakeholder yang masuk dalam kuadran ini adalah Pimpinan

LPSK. Pimpinan LPSK selain memiliki pengaruh yang tinggi,

juga dinilai memiliki kepentingan yang tinggi terhadap

keberhasilan proyek perubahan ini. Mengingat beberapa

masalah dan dampak seperti yang diuraikan diatas, menjadi

perhatian pimpinan.

b) Defender

25

Stakeholder pada kuadran ini tergolong memiliki

kepentingan tinggi, tetapi pengaruh rendah. Hasil pemetaan

stakeholders terhadap gagasan Proyek Perubahan ini

ditemukan stakeholders yang masuk dalam kategori adalah

Pemohon. Pemohon merupakan stakeholder yang memiliki

kepentingan yang sangat tinggi namun tidak memiliki

pengaruh yang besar.

c) Latent

Pada kuadran ini diidentifikasi stakeholder yang kurang

memiliki kepentingan terhadap proyek perubahan, tetapi

memiliki pengaruh yang besar terhadap proyek perubahan

maupun stakeholder sendiri. Hasil pemetaan stakeholder

ditemukan banyak staheholder yang masuk dalam kuadran

diantaranya Tenaga Ahli, Kepala Biro PHSK dan Kepala Biro

Administrasi serta staf Penanggung Jawab Permohonan

(Case Manager/CM). Para stakeholder ini dinilai memiliki

kepentingan yang tinggi terhadap gagasan ini, namun diduga

tidak terlalu peduli/perhatian terhadap permasalahan atau

gagasan ini. Hal ini diduga disebabkan karena danya

kekhawatir gagasan yang akan ditawarkan akam menambah

beban pekerjaan dan mempersulit proses kerja.

d) Aphetetis

Pada kuadran ini adalah stakeholder yang kurang memiliki

pengaruh dan kurang juga memiliki kepentingan.

Stakeholder yang diduga masuk dalam kategori ini

diantaranya, Aparat Penegak Hukum (APH) dan

Kementerian/Lembaga terkait. Para stakeholder tersebut

tidak memiliki pengaruh yang tinggi untuk menghambat

keberhasilan pelaksanaan gagasan ini. Para stakeholder ini

juga dinilai belum mengetahui manfaat gagasan ini sehingga

26

cenderung cenderung tidak peduli atau tidak merasa ada

kepentingan terhadap gagasan ini.

3) Strategi Mempengaruhi Stakeholder

Setelah melakukan identifikasi dan pemetaan stakeholder,

selanjutnya adalah menyusun strategi agar stakeholder yang

masih memiliki pengaruh rendah atau kepentingan rendah

bisa ditarik pada kuadran yang tinggi pengaruh dan

kepentingannya. Untuk itu, peta strategi komunikasi yang

disusun adalah sebagai berikut

Tabel 4. Peta Strategi Komunikasi Terhadap Stakeholder

KEEP SATISFIED MANAGE CLOSELY

Brainstorming, diskusi,

pendekatan persuasif, dialog

langsung, sosialisasi dan

pelatihan, serta

instruksi/penugasan dan

asistensi.

Brainstorming, diskusi,

pendekatan persuasif, konsultasi,

dialog langsung dan sosialisasi.

MINIMAL EFFORT KEEP INFORMED

Sosialisasi Brainstorming, diskusi,

pendekatan persuasif, dialog

langsung dan sosialisasi serta

advokasi

Strategi komunikasi yang dilakukan sesuai dengan kuadran

stakeholder masing masing. Untuk stakeholder pada kuadran

Promotors, strategi yang digunakan adalah Manage Closely.

Strategi ini diterapkan karena stakeholder ini memiliki peran

yang sangat penting dalam menyukseskan gagasan proyek

perubahan. Kesalahanan dalam mengelola hubunan dengan

stakeholder ini akan berakibat fatal terhadap keberlangsungan

27

proyek perubahan. Untuk itu upaya dalam meyakinkan

stakeholder ini agar mau konsisten berpartisipasi/terlibat secara

aktif dalam proyek perubahan menjadi kunci utama

keberhasilan peroyek. Kemampuan dalam mengkomunikasikan

gagasan melalui berbagai pola pendekatan komunikasi menjadi

sebuah keharusan.

Kemudian, untuk stakeholder pada kuadran Defender

strategi yang digunakan adalah Keep informed. Strategi

komunikasi ini ditujukan untuk tetap menjaga agar stakeholder

ini dapat memberikan dukungan yang lebih terhadap

keberhasilan proyek, walaupun tidak memiliki daya dukung yang

kuat untuk berkontribusi dalam keberhasilan proyek.

Komunikassi dua arah merupakan pendekatan yang paling

efektif dalam meningkatkan dan atau mempertahankan

pengaruh dari kelompok ini. Tingginya kepentingan yang

dimiliki kelompok ini dan kadang kala didukung dengan akses

yang luas, kelompok ini dapat menciptakan daya ungkit untuk

meningkatkan pengaruhnya.

Untuk kuadran Latent strategi komunikasi yang digunakan

adalah Keep Satisfied. Strategi ini dimaksudkan agar pengaruh

yang tinggi pada kelompok ini tidak menjadi penghambat.

Kelompok stakeholder ini terdiri dari Para Pejabat terkait dan

Tenaga Ahli. Kelompok ini memiliki pengaruh dan kekuatan yang

besar dalam keberhasilan pelaksnaan proyek, walaupun

kelompok ini belum mengetahui gagasan proyek perubahan ini.

Kondisi ini mengakibatkan kelompok ini merasa tidak memiliki

kepentingan yang cukup tinggi terhadap gagasan proyek

perubahan. Startegi komunikasi yang diterapkan dengan

melibatkan kelompok ini secara aktif dan terus menerus dalam

pelaksanaan proyek perubahan merupakan pendekatan yang

28

paling baik. Kelompok ini sangat berpeluang untuk menjadi

stakeholder promotor atau key players untuk mendukung

gagasan proyek perubahan.

Sedangkan pada kuadran Aphatetis akan digunakan strategi

minimal effort. Kelompok stakeholder dalam kuadran ini

merupakan kelompok yang tidak memiliki kepentingan dan

pengaruh secara langsung dalam kesuksesan gagasan proyek

perubahan. Pendekatan strategi ini bertujuan untuk menjaga

agar kelompok ini tetap terlibat dalam proyek ini secara pasif

dan untuk mempertahankan hubungan/komunikasi walaupun

hanya sebatas komunikasi searah. Namun upaya komunikasi

yang lebih juga bisa memberikan peluang bagi kelompok ini

untuk meningkatkan pengaruhnya dalam memberikan

dukungan keberhasilan proyek perubahan.

Tabel 5. Startegi Komunikasi Stakeholders dan Ekspektasi

NO PEMANGKU

KEPENTINGAN

EKSPEKTASI STRATEGI

KOMUNIKASI

1 Pimpinan LPSK Mengarahkan,

menyetujui dan

memberikan

dukungan

keberhasilan proyek

perubahan

Brainstorming,

diskusi, pendekatan

persuasif,

konsultasi, dialog

langsung dan

sosialisasi.

2 Tenaga Ahli Memberikan

dukungan dan

masukan serta

partisipasi aktif

dalam proyek

perubahan.

Brainstorming,

diskusi, pendekatan

persuasif, dialog

langsung, sosialisasi

dan pelatihan

3 Kepala Biro PHSK Memberikan

dukungan dan

masukan secara aktif

terkait proyek

Diskusi, pendekatan

persuasive dan

sosialisasi

29

perubahan

4 Kepala Biro

Administrasi

Memberikan

dukungan dan

masukan serta

keterlibatan langsung

secara aktif terkait

proyek perubahan

Brainstorming,

diskusi, dialog

langsung dan

sosialisasi

5 Penanggungjawab

Permohonan/

Penelaahan

Memberikan

dukungan dan

masukan serta

partisipasi aktif

dalam proyek

perubahan.

Brainstorming,

diskusi, dialog


dan pelatihan, serta

instruksi/penugasan

dan asistensi.

6 Pemohon Memberikan

dukungan dan

masukan serta

partisipasi secara

aktif dalam proyek

perubahan

Brainstorming,

diskusi, pendekatan

persuasif, dialog

langsung dan

sosialisasi serta

advokasi

7 Aparat Penegah

Hukum (APH)

Serta K/L terkait

Memberikan

dukungan dan

masukan

Sosialisasi

2. Strategi Marketing Hasil Proyek Perubahan

Strategi marketing terhadap hasil proyek perubahan dilakukan

dengan memperhatikan elemen dalam pemasaran sektor publik,

yaitu 4P1C (Product, Price, Promotion, Palce dan Customer)

a. Customer

Sasaran utama sebagai customer untuk menggunakan produk ini

adalah Penanggungjawab Permohonan, Tenaga Ahli dan Pimpinan

LPSK

b. Product

Produk yang dihasilkan dari proyek perubahan ini adalah

Aplikasi Program Pengelolaan Permohonan Perlindungan Secara

Terintegrasi.

30

c. Price

Melalui produk atau aplikasi ini, kegiatan penelaahan

permohonan akan lebih efektif/cepat dan lebih murah/efisien.

Biaya penggunaan kertas dan fotocopy akan jauh berkurang.

Penyampaian permohonan bisa dilakukan tanpa dilampirkan

dengan fotocopy berkas namun dapat dilakukan dengan

mekanisme online atau menggunakan aplikass

d. Place

Melalui produk/aplikasi berbasis online (web based), proses

penelaahan formil dan penyusunan risalah dapat dilakukan

dimana dan kapan saja.

e. Promotion

Kegiatan promosi terhadap produk/aplikasi ini dilakukan melalui

berbagai cara yakni sosialisasi, diskusi dan pelatihan.

3. Organisasi Pembelajaran.

Garvin (2000) menyatakan bahwa organisasi pembelajaran

adalah organization skilled at creating, acquiring, interpreting,

transferring, and retaining knowledge, and at . purposive fully

modifying it behavior to reflect new knowledge and insights (Garvin,

2000). Sebuah organisasi disebut organisasi pembelajaran jika

sebuah organisasi memiliki kemampuan dalam creating, acquiring,

interpreting, transferring, and retaining knowledge. Pengetahuan

dan informasi organisasi harus dapat ditransfer/dibagi ke seluruh

anggota organisasi. Seluruh anggota organisasi harus memiliki

pemahaman yang sama tentang lingkungan organisasi dan

kebutuhan organisasi.

Organisasi Pembelajaran adalah organisasi yang selalu

menerapkan nilai-nilai pembelajaran baik yang berasal dan

eksternal maupun internal. Organisaisi publik harus mampu

bertransformasi menjadi Organisasi Pembelajaran dalam rangka

31

meningkatkan layanan yang terbaik dan professional sesuai dengan

kebutuhan stakeholders.

LPSK sebagai lembaga publik juga dituntut untuk terus

berinovasi dalam merespon dinamika tuntutan dan perkembangan

lingkungan strategis. Sebagai salah satu Lembaga Negara Non

Struktural, LPSK dituntut untuk cepat dan tepat dalam merespon

kebutuhan masyarakat. LPSK diharapkan menjadi organisasi yang

agile, tangkas dan cepat dalam merespon perubahan lingkungan

strategis.

Gagasan Proyek Perubahan yang akan diimplementasikan di

Biro Penelaahan Permohonan, merupakan salah satu bukti bahwa

LPSK telah siap untuk melakukan transformasi menjadi sebuah

organisasi pembelajaran. Implementassi Proyek Perubahan yang

disusun melalui berbagai pendekatan dan startegi komunikasi serta

melibatkan berbagai stakeholders internal LPSK. Melalui

implementasi Proyek Perubahan ini, akan terjadi proses transfer

ilmu dan pengetahuan antar staf dan mendorong staf untuk terus

belajar.

1.6. Pendekatan dalam Melaksanakan Rencana Proyek Perubahan

Pendekatan untuk melaksanakan rencana proyek perubahan

ini, selain menggunakan Marketing Sektor Publik juga menggunakan

pendekatan lainnya, yaitu Analisa Organisasi Adaptive-Agile,

Organisasi Pembelajar, dan Dialog Strategis. Berikut ini penjelasan

penggunaan masing masing pendekatan tersebut dalam proyek

perubahan ini.

a. Organisasi Adaptive-Agile

Sebuah analisis atau pendekatan dalam menilai kemampuan

sebuah organisasi dalam beradaptasi dan kecepatan/ketangkasan

dalam menyikapi sebuah perubahan. Analisis yang digunakan

dalam pendekatan ini adalah Analisis Design Thinking. Pendekatan

32

ini digunakan untuk menjamin agar RPP yang dilaksanakan dapat

diterima dengan cepat oleh stakeholders.

Design thinking adalah sebuah metodologi desain yang

bertumpu pada pencarian solusi untuk menyelesaikan

permasalahan tertentu yang kompleks, belum terdefinisi secara

jelas atau belum ditemukan solusinya terbaiknya (mungkin sudah

ada solusi, tetapi belum maksimal) dengan cara memahami

kebutuhan manusia yang terlibat, dengan menciptakan banyak ide

dalam sesi brainstorming serta melakukan pendekatan langsung

melalui pembuatan prototype dan pengujian langsung. Design

Thinking merupakan metode penyelesaian masalah yang berfokus

pada stakeholders/pengguna.

Gagasan Rancangan Proyek Perubahan (RPP) yang dikerjakan

akan dipastikan dapat diterima dan dimanfaatkan oleh stakeholders

Biro PP dengan menggunakan metode design thinking. Beberapa

tahapan yang akan dilakukan dengan pendekatan ini adalah

sebagai berikut :

1) Empathize; Kegiatan pengumpulan data dalam rangka

memahami permasalahan/kendala yang dihadapi oleh

stakeholders dalam pengelolaan permohonan perlindungan,

diantaranya permohonan yang banyak, SDM yang terbatas,

pengelolaan dilakukan secara konvensional dan parsial.

2) Define; Menetapkan akar permasalahan dalam pengelolaan

permohonan berdasarkan data dan informasi yang telah diolah

tersebut. Akar permasalahan yang dihadapi Biro PP adalah

Pengelolaan Permohonan Perlindungan tidak optimal.

3) Ideate; Menyusun strategi solusi agar layanan permohonan

dapat dilakukan secara cepat, efektif dan efisien melalui

Pengelolaan Permohonan Perlindungan Secara Terintegrasi.

33

4) Prototype; Membangun sebuah program aplikasi sistem

pengelolaan permohonan perlindungan yang terintegrasi yang

didukung dengan panduannya.

5) Test; Melakukan uji coba terhadap program aplikasi sistem

pengelolaan permohonan perlindungan secara terintegrasi serta

uji keamanan program aplikasi dan menyusun dasar hukum

penggunaannya

b. Organisasi Pembelajaran

Pendekatan ini bertujuan untuk menjamin bahwa Rancangan

Proyek Perubahan (RPP) yang direncanakan dan dilaksanakan

dapat menjadikan Biro PP sebagai sebuah organisasi pembelajaran

serta mampu menyerap dan membangkitkan nilai-nilai

pembelajaran di lingkungan organisasi tersebut.

Peter Senge (1990) menyatakan agar sebuah organisasi dapat

bertransformasi menjadi learning organization perlu memiliki lima

disiplin/unsur, yaitu: personal mastery, mental models, shared

vision, team learning, dan system thinking. Dalam Personal Mastery,

individu di dalam organisasi terus menerus memfokuskan diri

untuk meningkatkan kapabilitas diri dengan memperdalam visi

pribadi, memfokuskan energi, mengembangkan kesabaran dan

melihat realitas secara obyektif. Dalam menjamin keberhasilan

Rancangan Proyek Perubahan (RPP) ini, maka pelaksanaan RPP

harus dapat membuka kesempatan seluas-luasnya bagi seluruh

staf Biro PP untuk berpartisipasi aktif baik dalam tahap

perencanaan maupun tahap pelaksanaan.

Dalam Mental Model, RPP yang akan dibuat harus dapat

memberikan perubahan atau mempengaruhi terhadap sikap dan

perbuatan, pikiran serta membangun mindset baru. RPP tersebut

juga harus mampu menjadi sebuah jawaban dari berbagai

perspektif stakeholder terkait dalam pengelolaan permohonan, baik

34

dari perspektif pemohon, Pimpinan LPSK, Tenaga Ahli dan lain-lain.

Dalam konteks Shared Vision, visi perubahan di dalam RPP

tersebut harus dapat dikomunikasikan kepada para staf Biro PP

beserta stakeholders lainnya, sehingga mereka mengetahui dan

mampu memberikan dukungan untuk keberhasilan RPP.

Keberhasilan RPP ini juga sangat tergantung dari dukungan tim

yang efektif. Tim efektif dibentuk dari berbagai lintas fungsi dan

kompetensi. Tim tersebut harus mampu bekerjasama dan saling

mengisi. Tim yang dibentuk harus dapat menjadi team learning,

yang mampu belajar dan bekerja secara sistemik, berkeinginan

mengembangkan diri dan mau belajar dari pengalaman. Tim efektif

dalam RPP ini dapat berasal dari berbagai bagian dari berbagai biro

yang ada di LPSK. Diterima atau tidaknya RPP oleh

stakeholders/user sangat tergantung dari kemampuan RPP untuk

dapat menjadi solusi atas permasalahan yang dihadapi. Untuk itu

RPP harus direncanakan dengan pola pendekatan systems thinking.

RPP ini harus dibangun melalui proses mengali akar permasalahan,

berfikir secara holistic dan melibatkan sebanyak-banyak

stakeholders terkait.

c. Dialog Strategis

Merupakan salah satu pendekatan startegi komunikasi sebuah

organisasi dalam upaya melakukan pelibatan stakeholders atau

pemangku kepentingan. Strategi yang baik dihasilkan dari

pemahaman yang baik terhadap tantangan yang dihadapi oleh

sebuah organisasi. Pendekatan ini terdiri dari 3 tahapan yakni

perumusan strategi, perencanaan strategi serta monitoring dan

evaluasi.

Tahapan Formulasi Strategi terdiri atas 4 hal yakni 1)

Memahami mandat organisasi; 2) Merumuskan visi misi organisasi;

3) Analisis lingkungan eksternal; 4) Memahami lingkungan internal.

35

Dalam menyusun formulasi strategi agar gagasan RPP dapat

diterima dan diimplementasikan, maka RPP harusnya sesuai

dengan mandat yang diberikan kepada organisasi. Beberapa

mandat yang dapat menjadi dasar dalam pengelolaan permohonan

diantaranya UU No. 13/2006, UU No. 31/2014 dan UU No. 5/2014.

Selain itu gagasan RPP harus sejalan dengan visi dan misi LPSK,

serta mengelaborasi kondisi lingkungan eksternal maupun internal.

Untuk mengetahui dan atau menganalisis kondisi lingkungan dapat

menggunakan Score Analysis. Komponen yang akan dianalisis

dalam pendekatan ini terkait keberhasilan gagasan RPP adalah:

a) Strength (kemampuan atau sumberdaya yang ada): dasar

hukum lembaga LPSK, SDM, kerjasama K/L

b) Options/Opportunity (peluang yang terbuka): layanan masih

bersifat konvensional/manual, belum adanya dukungan IT,

tuntutan reformasi birokrasi dan revolusi industry 4.0

c) Challenge (kemampuan/sumber daya yang diperlukan): belum

adanya layanan yang sesuai dengan standar (faster, better,

efektif dan efisien) dan SDM millennial yang haus teknologi

d) Respone (konsekuensi/dampak): jumlah permohonan yang

diproses semakin banyak, penyelesian tindak lanjut

permohonan tepat waktu dan penyerahan berkas/dokumen

antar bagian menjadi lebih cepat/tidak ada keterlambatan.

e) Effectiveness criteria (strategi yang andal, efisien dan tepat

sasaran): Hemat biaya, prosesnya cepat, efektif dan efisien,

data terintegrasi dan mudah untuk diolah/dianalisis

1.7. Potensi Kendala dan Rencana Solusinya

Diperkirakan terdapat kendala yang dapat menghambat

pelaksanaan rencana proyek perubahan ini. Untuk mengatasinya,

maka disusun recana solusi sebagai dapat dilihat dalam matrik

dibawah ini.

36

Tabel 6. Perkiraan Kendala dan Rencana Solusi

Perkiraan Kendala Rencana Solusi

Adanya keengganan untuk

melakukan perubahan

Pola pendekatan persuasive serta

komunikasi dua arah

Terbatasnya SDM dalam

melakukan proses input data

Penambahan jam kerja (lembur)

Terbatasnya waktu staf untuk

belajar dikarena banyaknya

permohonan yang harus ditelaah

Pelatihan dilakukan diluar jam

kantor

1.8. Tim Efektif

Dalam rangka menjamin agar implementasi Proyek Perubahan

dapat berjalan lancar dan sesuai dengan target yang telah ditetapkan,

perlu dibentuk sebuah tim kerja yang agile dan inovatif. Tim kerja

tersebut langsung dipimpin oleh Project Leader (Peserta Diklat PKN II)

dan dibawah bimbingan Mentor (Sekretaris Jenderal) dan Coach

(Widyaswara Utama, Drs. Setia Budi, MA). Tim efektif tersebut terdiri

dari 1 Sekretaris Tim dan 3 Kelompok Kerja (Pokja). Pokja tersebut

terdiri atas Pokja Administrasi, Pokja Substansi dan Peraturan serta

Pokja Informasi dan Teknologi.

Tugas dari masing-masing bagian pada Tim tersebut sebagai

berikut :

1) Mentor/Sekretaris Jenderal : Memberikan arah kebijakan sesuai

dengan Renstra LPSK; Memberikan masukan dan saran dalam

implementasi Proyek Perubahan; Memberikan dukungan penuh

kepada Project Leader dalam rangka penyusunan proyek

perubahan; Memberikan dorongan dan motivasi kepada Project

Leader; Memberikan bimbingan dan arahan kepada Project

Leader mengenai inovasi yang dibutuhkan di unit kerja;

Melakukan pemantauan pelaksanaan penyusunan proyek

perubahan secara berkala; dan Melakukan pemantauan atas

37

capaian dan hasil yang didapat Project Leader sesuai dengan

tahapan yang telah ditetapkan.

2) Coach : Memberikan dorongan dan motivasi kepada peserta

selaku Project Leader; Memberikan bimbingan dan masukan

kepada peserta selaku Project Leader terkait gagasan proyek

perubahan yang diusulkan; Melakukan monitoring kegiatan

peserta selaku Project Leader baik melalui tatap muka maupun

melalui media teknologi informasi; dan Melakukan koordinasi

dengan Mentor untuk membantu Project Leader

3) Project Leader : Melakukan komunikasi dan diskusi terkait

proyek perubahan dengan Mentor, Coach, dan Tim Efektif;

Melakukan komunikasi formal maupun informal dengan

stakeholder baik; internal maupun eksternal untuk kelancaran

proyek perubahan; Membuat jadwal kerja; Memimpin Tim

Efektif; dan Mendokumentasikan seluruh kegiatan yang

dilakukan dalam proses penyiapan dan pelaksanaan proyek

perubahan.

4) Tim Efektif : Memberikan masukan dalam persiapan dan

pelaksanaan proyek perubahan; dan menjalankan tugas dalam

tim efektif sesuai dengan fungsi masing-massing dan sesuai

jadwal yang telah disepakati.

Gambar 10. Struktur Tim Efektif Proyek Perubahan

38

1.9. Anggaran

Pelaksanaan proyek perubahan ini akan dilakukan dengan 3

tahapan dan 2 tahun anggaran (tahun 2019 dan tahun 2020) dengan

estimasi kebutuhan anggaran sebagai berikut

Tabel 7. Kebutuhan Anggaran Pembangunan Sistem Pengelolaan

Permohonan Perlindungan Saksi dan Korban Secara Terintegrasi.

NO TAHAPAN DAN KEGIATAN KEBUTUHAN

ANGGARAN (Rp) KETERANGAN

JANGKA PENDEK 107,000,000 Okt- Nov 2019

1 Pembentukan Tim Efektif 2,000,000 Rapat Koordinasi

2

Membangun komitmen kerja dengan Pimpinan LPSK, Tenaga Ahli, Pejabat Struktural dan Staf Biro

5,000,000 Rapat Koordinasi dan sosialisasi internal

3

Menyusun Rancangan Design Sistem Pengelolaan Permohonan secara Terintegrasi

5,000,000 Rapat Koordinasi dan Rapat Tim

4 Pembangunan Aplikasi Program 80,000,000

5

Uji Coba Tahap I Aplikasi Program (Local host/close system/LAN Network)

5,000,000 Rapat, Simulasi dan asistensi

6

Menyusun Panduan Penggunaan Aplikasi Program

10,000,000 Pertemuan/Rapat dan pencetakan

JANGKA MENENGAH 34,500,000 Januari – Mei 2020

1

evaluasi pelaksanaan kegiatan jangka pendek

1,000,000 Rapat Koordinasi

2 Penyempurnaan Aplikasi Program 5,000,000 Rapat/Pertemuan

3

Koordinasi dengan Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN)

5,000,000 Rapat/Pertemuan

4

Security audit terhadap sistem jaringan dan aplikasi program oleh BSSN

15,000,000 Rapat/Pertemuan, Kegiatan audit

5

Uji Coba Tahap II Aplikasi Program (open source)


6 Penyempurnaan Akhir Aplikasi Program 3,500,000 Rapat/Pertemuan

39

JANGKA PANJANG 48.000,000 Juni – Desember 2020

1

Evaluasi pelaksanaan kegiatan jangka menengah

1,000,000 Rapat Koordinasi

2

Penyusunan Peraturan Sekjen tentang Implementasi Aplikasi Program


3

Sosialisasi dan pelatihan Aplikasi Program

20,000,000 Rapat/Pertemuan, Sosialisasi/asistensi

4 Implementasi Aplikasi Program 3,500,000 Rapat Koordinasi

5 Monitoring dan evaluasi program 3,500,000 Rapat/Pertemuan

TOTAL KEBUTUHAN ANGGARAN 189,500,000

40

BAB II

MANAJEMEN PERUBAHAN: PELAKSANAAN

RENCANA PROYEK PERUBAHAN

2.1. Capaian Tahapan Rencana Strategis

Proyek perubahan yang direncanakan adalah Penerapan Sistem

Pengelolaan Permohonan Perlindungan Secara Terintegrasi. Sistem

pengelolaan secara terintegrasi merupakan sistem yang mengintegrasikan

semua sistem, entitas dan proses pada organisasi dalam satu kerangka

lengkap, yang memungkinkan organisasi untuk bekerja sebagai satu

kesatuan yang terpadu. Secara prinsip sistem ini memadukan berbagai

sub sistem yang ada dan memadukan keterlibatan para pemangku

kepentingan dalam satu kesatuan sistem.

Beberapa sub sistem yang diintegrasikan oleh sistem ini

diantaranya sub sistem penerimaan permohonan, sub sistem peneleaahan

permohonan dan sub sistem administrasi persidangan (Rapat Paripurna

Pimpinan). Sistem ini juga akan mengintegrasikan berbagai

stakeholders/pemangku kepentingan yang terlibat dalam sub sistem

diantaranya Pemohon, Pimpinan LPSK, Tenaga Ahli, Bagian/Sub Bagian

pada Biro PP, Staf Penanggungjawab Permohonan dan Biro lain yang

terkait.



berbasis elektronik. Inovasi yang digagas melalui proyek perubahan ini

ditekankan pada upaya membangun sebuah sistem pengelolaan

permohonan perlindungan secara terintegrasi. Sistem pengelolaan yang

berbasis sistem informasi dan teknologi akan mempermudah dalam

pengelolaan informasi.

Kegiatan pembangunan sistem pengelolaan permohonan secara

terintegrasi ini dilakukan melalui 3 tahapan yakni jangka pendek, jangia

41

menengah dan jangka panjang. Tahap pertama atau jangka pendek

dilaksanakan dalam kurun waktu 2 bulan yakni awal Oktober hingga

awal Desember 2019. Tahap ini diawali dengan pembentukan tim efektif,

membuat design sistem pengelolaan permohonan terintegrasi hingga

membangun sebuah program aplikasi sistem pengelolaan yang mudah

digunakan (user friendly).

Dalam rapat sosialisasi kegiatan Rancangan Proyek Perubahan yang

dilakukan pada 3 Oktober 2019, terdapat masukan dari Pimpinan LPSK

agar sistem ini juga mengintegrasikan sistem permohonan perlindungan

berbasis android. Sistem ini telah dipublikasikan ke masyarakat pada

Agustus 2018, namun tidak beroperasi secara maksimal karena basis

datanya bersifat statis dan pengelolaannya masih bersifat stand alone

(berdiri sendiri, konvensional). Sehubungan adanya permintaan tersebut

maka agenda kegiatan dalam tahapan jangka pendek menjadi bertambah,

yang semula 6 agenda menjadi 7 agenda kegiatan.

Tahapan berikutnya adalah tahapan jangka menegah. Tahap ini

difokuskan untuk memastikan agar sistem memiliki tingkat keamanan

yang tinggi. Tingkat kehati-hatian yang tinggi dalam membangun

program aplikasi sistem ini menjadi sebuah keharusan mengingat

informasi yang akan dikelola memiliki tingkat kerahasian yang tinggi dan

dilindungi oleh undang-undang. Tahapan terakhir adalah tahapan yang

memastikan bahwa sistem ini dapat diimplementasikan dalam program

aplikasi secara menyeluruh di Biro PP, sehingga perlu diterbItkan

aturan/legalitas yang bersifat mengikat dan dituangkan dalam peraturan

Sekretaris Jenderal LPSK. Hasil capaian pelaksnaan proyek perubahan

pada Tahapan Jangka Pendek dapat dilihat dalam tabel dibawah ini.

42

TABEL 8. CAPAIAN TAHAPAN JANGKA PENDEK (Oktober – Desember 2019)



OUTPUT CAPAIAN

1. Membangun Tim Efektif;

Kegiatan ini berupa : f) Koordinasi dengan mentor

dan coach g) Pembentukan Tim h) Membangun values tim i) Identifikasi kebutuhan dan

distribusi tugas anggota

j) Penerbitan SK Tim


- Values/nilai-nilai

tim yang disepakati

- Deskripsi tugas - SK Tim

100%

100% 100%

2 Membangun komitmen kerja dengan Pimpinan LPSK, Tenaga Ahli, Pejabat Struktural dan Staf Biro;;

Kegiatan ini berupa: c) Koordinasi dengan mentor

dan Tim d) Melakukan penyamaan

persepsi dan sosialisasi Proper di Pimpinan dan stakeholder Internal


- Notulen dan dokumen/materi sosialisasi

100%

3 Menyusun Rancangan Design Sistem Pengelolaan Permohonan secara Terintegrasi

Kegiatan ini berupa : e) Koordinasi dengan Tim,

Mentor dan coach f) Koordinasi dan konfirmasi

terkait alur sistem dengan stakeholder terkait

g) Menyusun draft alur sistem terintegrasi dan design sistem

h) Finalisasi design rekayasa sistem


Rancangan design sistem terintegrasi (Disajikan dalam bentuk cover rancangan dan daftar isi)

100%

4 Penyempurnaan dan Pengembangan Sistem Aplikasi Permohonan Perlindungan Berbassis Android

Kegiatan ini berupa : a) Koordinasi dengan Tim, b) Penyempurnaan design

dan alur sistem c) Pengembangan aplikasi d) Pengujian dan instalasi


Mock Up Aplikasi Permohonan Berbasis Android

100%

5 Pembangunan aplikasi program;

Kegiatan ini berupa : e) Koordinasi dengan Tim IT

Minggu ke-3

- mock up

100%

43

f) Setting data dan kodefikasi data

g) Membangun aplikasi program

h) Pengujian dan instalasi sistem

Oktober s.d. Minggu ke-2 November 2019

tampilan aplikasi

6 Menyusun Panduan Penggunaan Aplikasi Program work)

Kegiatan ini berupa : e) Koordinasi dengan Tim f) Koordinasi dengan Bagian

Hukum Biro Administrasi g) Penyusunan Panduan h) Dokumentasi dan

Pencetakan


- Buku Panduaan

100%

7 Uji Coba Tahap I Aplikasi Program (local host/close system/LANNet)

Kegiatan ini berupa : f) Koordinasi dengan Tim IT g) Instalasi Sistem h) Setting dan input contoh

data i) Asistensi dan simulasi j) Evaluasi dan hasil uji coba

Minggu ke-3 November 2019

- Berita Acara Uji

Coba

100%

Rata-rata % capaian tahapan jangka pendek

100%

Membangun Tim Efektif

Pelaksanaan tahap jangka pendek diawali dengan Pembentukan

Tim Efektif Pembangunan dan Penerapan Sistem Pengelolaan

Permohonan Saksi dan Korban secara Terintegrasi. Berdasarkan Surat

Ketua LPSK Nomor KEP-468/1.4.1.PPP/LPSK/09/2019 tertanggal 23

September 2019 (Lampiran 2) Tim efektif tersebut terdiri dari Ketua dan

Wakil Ketua LPSK sebagai Pengarah, Sekretrais Jenderal sebagai

Penanggungjawab/Mentor, dan Penyusun (Kepala Biro Penelaahan

Permohonan, Dr. Drama Panca Putra, SPi.,Msi.) sebagai Ketua Tim

Efektif. Tim ini terdiri atas pejabat struktural dan staf pelaksanaan dari

berbagai Biro di LPSK. Komposisi tim yang beragam dimaksudkan untuk

memudahkan dalam koordinasi dan mampu menangkap

aspirasi/kebutuhan dari berbagai biro.

44

Berdasarkan Surat Keputusan Ketua LPSK, Tim Efektif ini terbagi

ke dalam 3 unsur yakni Pengarah, Pennaggungjawab dan Tim itu sendiri.

Dalam pelaksanaan tugas agar lebih efektif dalam mencapai sasaran yang

ditetapkan, tim tersebut terbagi kedalam 3 kelompok kerja (Pokja) yakni

Pokja Informasi (Lia Gunawan), Pokja Substansi dan Peraturan (Enteng

Mundiati SH.,MM) serta Pokja Administrasi (Dinar Rahmayani SH).

Uraian tugas dari masing-masing Kelompok Kerja (Pokja) disajikan dalam

Lampiran 3.

Gambar 11.Rapat Biro Penelaahan Permohonan dalam Membentuk

Tim Efektif dan Pemantapan Rencana Kegiatan

Membangun Komitmen Bersama

Penyamaan persepsi dalam tim menjadi hal yang sangat penting

untuk dilakukan. Penyamaan persepsi dilakukan melalui beberapa

pertemuan/rapat koordinasi yang langsung dipimpin oleh Ketua Tim.

Penyamaan persepsi ini dilakukan untuk menghasilkan nilai-nilai/values

yang disepakati bersama dan dilanjutkan dengan menyepakati rencana

dan jadwal kegiatan dalam setiap tahapan. Setelah memperoleh nilai-nilai

kesepakatan dalam tim, Tim bersama jajaran Pimpinan LPSK melakukan

pertemuan untuk melakukan sosialisasi rencana kegiatan dan

menyepakati nilai-nilai/value yang akan dibangun bersama. Nilai-nilai

45

atau value yang telah disepakati dengan pimpinan, didokumentasikan

dan ditandatangani bersama oleh Ketua Tim dan Sekretaris Jenderal

sebagai perwakilan dari jajaran Pimpinan LPSK (Lampiran 4).

Pelaksanaan proyek perubahaan ini tidak hanya melibatkan Tim

Efektif dan ususr pimpinan LPSK, namun juga melibat para

pengguna/stakeholder lainnya. Untuk itu pengetahuan dan pemahaman

dari setiap stakeholders yang terlibat dan atau yang akan memanfaatkan

sistem ini menjadi sangat penting. Sehubungan dengan hal tersebut,

pada 3 Oktober 2019, Tim melakukan sosialisasi hasil pertemuan tim

dengan jajaran pimpinan dan rencana kegiatan pelaksanaan Proyek

Perubahan dengan para Staf Biro PP, Tenaga Ahli dan Para Pejabat

Struktural. Selain melakukan sosialisasi, pertemuan tersebut juga

bertujuan untuk mengumpulkan aspirasi dan kebutuhan serta kendala

yang dihadapi dalam menindaklanjuti permohonan perlindungan. Hal ini

bertujuan untuk memastikan bahwa sistem yang akan dibangun mampu

menjawab permasalahan yang dihadapi dan dapat diimplementasikan.

Gambar 12. Rapat Pimpinan bersama Tim Efektif dalam Membangun

Komitmen Bersama

Menyusun Grand Design Sistem

46

Berdasarkan informasi kebutuhan yang diperoleh dari berbagai

pertemuan dan diskusi Tim Efektif baik yang dilakukan di internal tim

maupun dengan pihak stakeholders, maka tim mencoba untuk

melakukan penyusunan rancangan grand design sistem pengelolaan

permohonan terintegrasi. Berbagai sub sistem yang perlu dilakukan

integrasi diantaranya sebagai berikut :

1) Sistem Penyampaian Permohonan Perlindungan berupa aplikasi

permohonan perlindungan berbasis android, permohonan

perlindungan berbasis website dan permohonan perlindungan secara

langsung (melalui datang langsung dan melalui hotline 148)

2) Sistem Administrasi Persuratan Pimpinan, berupa pengelolaan surat

permohonan (disposisi) dari unsur Pimpinan LPSK kepada Kepala

Biro dan Para Tenaga Ahli serta Penanggungjawab Kasus

3) Sistem Penelaahan dan Investigasi Permohonan, berupa penelaahan

dan tindaklanjut terhadap permohonan perlindungan baik pada

aspek formil maupun materiil serta penyusunan laporan penelaahan

(pembuatan risalah).

4) Sistem Penyelenggaraan Rapat Paripurna Pimpinan, berupa

penyediaan bahan rapat paripurna

5) Sistem Administrasi Putusan, berupa manajemen informasi

keputusan rapat paripurna

Penyusunan dokumen Grand Design Sistem Pengelolaan

Permohonan Perlindungan Terintegrasi bertujuan sebagai panduan dalam

pembangunan dan pengelolaan sistem permohonan perlindungan yang

terintegrasi. Dokumen tersebut memuat konsepsi hingga struktur

jaringan dan keamanan sistem, sehingga dokumen ini diklasifikasikan

sebagai dokumen rahasia/terbatas.

47

Gambar 13. Rapat Tim Efektif dalam Menyusun Grand Design

Dalam membangun sebuah sistem secara terintegrasi tidak hanya

memperhatikan aspek sistem namun juga tata kelolanya. Dokumen grand

design ini memuat beberapa hal penting yang terkait dengan tata kelola

sistem yang mencakup hal-hal sebagai berikut: proses pembangunan

basis data terintegrasi dengan data warehouse, peran setiap

pengguna/stakeholders/user dalam jaminan kesinambungan pembaruan

data terkini, jaminan keamanan data dan atau informasi yang dikirim ke

basis data dan data warehouse serta standar kualitas data dan atau

informasi.

48

Gambar 14. Sampul Dokumen Grand Design Sistem Pengelolaan Permohonan Perlindungan Terintegrasi

Grand Design ini juga memuat beberapa aspek yang harus menjadi

perhatian dalam pembangunan sistem pengelolaan terintegrasi yakni:

1) Aspek Sistem dan Teknologi

Aspek ini memuat hal-hal yang terkait dengan pembangunan data

warehouse, penambahan data sekunder yang terverifikasi serta

pemeliharaan sistem secara reguler, pembangunan aplikasi yang user

friendly dan inovasi program yang mengarah pada Decision

Supporting System (DSS).

2) Aspek SDM

Mengatur standarisasi dan kompetensi yang harus dimiliki oleh para

operator yang akan mengelola sistem. Para pengelola sistem wajib

bersertifikasi diantaranya memiliki Certified System Administrator,

Certified Network Administrator, Certified Database Administrator,

dan atau Certified Security Administrator.

3) Aspek Keamanan

Keamanan yang terstandar secara nasional dan atau internasional,

membangun pengamanan informasi internal (kelemahan terbesar

berada pada SDM internal), Meningkatan standar keamanan

sehingga mampu dioperasionalkan secara open acceses, pola

penyediaan hardware yang berspesifikasi tinggi.

49

4) Aspek Manajemen/Tata kelola

Mengatur tata kelola dan pemeliharaan sistem, kebutuhan unit

khusus yang menangani sistem, kebutuhan SOP dan

panduan/juknis penggunaan sistem.

Grand Design Sistem Pengelolaan Permohonan Terintegrasi ini

dapat menjadi guideline dalam pembangunan dan pengembangan sistem

pada tahap-tahap selanjutnya. Pembangunan sistem yang terintegrasi

harus dilakukan secara terstruktur dan sistematis, serta membutuhkan

perencanaan yang matang. Berbagai aspek tidak dapat dilakukan dalam

satu waktu namun harus dilakukan secara bertahap, misalnya dalam

penyediaan hardware harus disesuaikan dengan kebutuhan serta

penyediaan SDM harus dilakukan melalui proses pendidikan dan

pelatihan. Kebutuhan dokumen perencanaan dalam pengembangan

sebuah sistem merupakan suatu keharusan yang wajib dimiliki oleh

sebuah lembaga. Keberadaan Dokumen Grand Design ini diharapkan

juga dapat menjadi acuan dalam implementasi proyek perubahan pada

tahapan jangka menengah dan jangka panjang.

Penyempurnaan Aplikasi Permohonan Android

Kegiatan ini merupakan agenda tambahan yang semula tidak

terdapat dalam rencana kerja jangka panjang. Menindaklanjuti hasil

sosialisasi rancangan proyek perubahan dan Rapat Pimpinan,

memutuskan agar dilakukan re-development dan integrasi terhadap

sistem permohonan berbasis android. Hasil identifikasi terhadap sistem

aplikasi permohonan perlindungan secara android, tim berpandangan

perlu dilakukan koreksi. Sistem permohonan android merupakan aplikasi

permohonan yang bangun oleh LPSK pada bulan Agustus 2018. Sistem

aplikasi android ini merupakan sistem yang berdiri sendiri dan

pengelolaan permohonan dari sistem ini dilakukan secara konvensional.

50

Gambar 15. Mockup Tampilan Lama Aplikasi Permohonan berbasis

Android

Perbaikan terhadap sistem ini menjadi prioritas utama dalam

membangun sistem yang terintegrasi. Setelah melakukan koreksi selama

beberapa hari terhadap Aplikasi Sistem Permohonan Perlindungan LPSK

berbasis android, aplikasi ini dapat kembali diakses oleh masyarakat pada

15 Oktober 2019.

Gambar 16. Tampilan Aplikasi Permohonan Perlindungan LPSK

Setelah Penyempurnaan dan Pembaharuan

51

Koreksi yang dilakukan oleh Tim Efektif terhadap sistem ini terkait

pola pengelolaan basis data, sehingga sistem ini perlu dilakukan

perbaikan. Pola pengelolaan data based yang semula bersifat statis

diubah menjadi pengelolaan secara dinamis. Beberapa data yang perlu

diubah diantaranya terkait data pemohon diantaranya jenis tindak

pidana, jenis permohonan, status hukum pemohon dan lain-lain.

Gambar 17. Mock Up Aplikasi Permohonan Android Setelah

Disempurnakan

Selain melakukan perbaikan terhadap data, sistem permohonan

android juga diberikan tambahan fitur terkait pengecekan status

permohonan oleh pemohon. Melalui fitur ini pemohon dapat mengetahui

sejauhmana proses tindaklanjut permohonan yang diajukan. Aplikasi ini

juga dilengkapi dengan informasi terkait dengan tahapan proses dan

informasi yang dapat dihubungi oleh pemohon.

52

Gambar 18. Mock Up Tampilan Saat Pemohon Melakukan Cek

Status Permohonan

Pembangunan Aplikasi Program

Dengan adanya grand design ini akan memudahkan bagi tim dalam

membangun aplikasi program yang terintegrasi. Aplikasi program

dikerjakan seteah diawali dengan identifikasi sub sistem yang akan

diintegrasikan dan membangun konsep sistem alur bisnis proses dari

setiap sub sistem dan output yang dihasilkan dalam setiap tahapan.

Pembangunan program aplikasi sistem dilakukan oleh Tim Efektif

dengan dukungan tim programmer. Aplikasi program yang dibangun

memuat berbagai fitur yang menarik dan memudahkan dalam

mengaplikasikannya. Aplikasi tersebut dibangun dengan menggunakan

bahasa pemrograman PHP, Javascript dan HTML5 dan dioperasikan

melalui sistem Linux 6 serta berbasis webserver: Apache 2.2.xxx.

Sistematika dalam proses sistem pengelolaan permohonan terintegrasi

dapat digambarkan dibawah ini:

53

Gambar 19. Sistematika Proses Pengelolaan Permohonan Perlindungan

hingga Proses Pengambilan Keputusan Pimpinan LPSK

Aplikasi Program Sistem Pengelolaan permohonana Perlindungan

Terintegrasi tersebut dilengkapi oleh berbagai fitur. Fitur-fitur tersebut

memiliki berbagai data dan informasi yang disajikan dalam format

gambar, grafik dan numeric yang disajikan dalam berbagai mock up

sebagaimana terlampir (Lampiran 5 hingga Lampiran 10). Fitur-fitur

tersebut diantaranya sebagai berikut:

1) Konfigurasi Modul Utama

a) Dashboard Pimpinan

b) Dashboard Tenaga Ahli

c) Dashboard Manejer Kasus

d) Dashboard Admin

e) Dashboard Superadmin

Pemohon Android

Apps

Web Apps

Sistem

Pengajuan

Permohonan

Sistem

Penatalaksanaan

Penelaahan Sistem E-RPP

TERINTEGRASI

LAPORAN SATU ATAP

PHSK

Stakeholder Stakeholder Stakeholder

DATABASE

54

2) Manajemen Akses Profil

3) Master Data Permohonan

a) Master Jenis Permohonan

b) Master Sub Jenis Permohonan

c) Master Klasifikasi Permohonan

4) Master Data Wilayah

a) Master Provinsi

b) Master Kabupaten

c) Master Kecamatan

5) Master Pemohon

a) Master Data Status Pemohon

b) Master Data Pekerjaan

c) Master Data Yang Mengajukan

d) Master Data Pemohon

6) Master Data User Akses

7) Master Data Jenis Tindak Pidana

8) Master Data Jenis Dokumen

9) Master Data Tata Laksana

a) Permohonan Baru

b) Perpanjangan Layanan

c) Pertambahan Layanan

d) Penghentian Layanan

10) Master Data Paripurna

a) Registrasi Rapat Paripurna

b) Voting Paripurna

c) Data Paripurna yang Selesai

d) Hasil Paripurna

Buku Panduan dan Uji Coba Operasional

Pengoperasian Aplikasi Sistem Pengelolaan Perlindungan Secara

Terintegrasi ini sangat mudah untuk dipelajari dan dijalankan. Selain

55

penyajian informasi yang interaktif, sistem ini juga dilengkapi dengan

buku Panduan Penggunaan Aplikasi Program (Gambar 20). Buku

panduan ini juga dilengkapi dengan tampilan-tampilan fitur yang

disajikan secara sistematis, sehingga memudahkan bagi para pengguna.

Selain itu juga, pembangunan sistem ini telah dilengkapi dengan sistem

pengaman yang telah dikonsultasikan dengan tim ahli.

Gambar 20. Sampul Depan Buku Panduan Aplikasi Pengelolaan

Permohonan Secara Online dan Terintegrasi

56

Sistem ini telah dilakukan uji coba penggunaannya secara sistem

tertutup (closed system)/local host sebagaimana dinyatakan dalam Berita

Acara Uji Coba (Lampiran 11). Pada Tahapan Jangka Menegah, LPSK

akan berkerjasama dengan Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) untuk

melakukan audit sistem dan jaringan secara komperhensif.

Gambar 21. Demonstrasi dan Uji Coba Pengunaan Aplikasi dihadapan

Pimpinan LPSK dan Para Tenaga Ahli Pada Rapat Paripurna

2.2. Peta Stakeholders

Proses penyusunan Rancangan Proyek Perubahan telah berhasil

mengidentifikasi stakeholders yang terkait dengan proper ini diantaranya

Pemohon, Aparat Penegak Hukum, Kementerian/Lembaga terkait,

Pimpinan LPSK, Tenaga Ahli, Staf Penanggungjawab Permohonan serta

Biro PHSK dan Biro Administrasi. Para stakeholder tersebut

dikelompokkan menjadi empat kuadran seperti gambar dibawah ini.

57

Gambar 22. Peta Stakeholders/Pemangku Kepentingan terhadap

Rancangan Proyek Perubahan

Startegi komunikasi yang diterapkan dalam pelaksnaan kegiatan

proyek perubahan pada tahap pertama atau jangka pendek dipusatkan

pada stakeholder internal yang berada di kuadran promotor dan kuadran

latent. Stakeholder tersebut adalah Para Pimpinan LPSK, Para Kepala

Biro, Tenaga Ahli, dan Penanggung Jawab Permohonan (Manejer

Kasus/MK). Penerapan strategi komunikasi pada tahapan jangka pendek

telah merubah komposisi stakeholders. Stakeholder pada kuadran latent

bergeser ke kuadran promotor, yang semula memiliki kepentingan yang

tinggi, namun tidak peduli/perhatian terhadap permasalahan atau

gagasan ini, berubah pandangan menjadi stakeholder yang mendukung

bahkan berperan aktif dalam pembangunan sistem ini. Kekhawatir

terhadap gagasan proyek perubahan akan akan menambah beban

pekerjaan dan mempersulit proses kerja, setelah dilakukan diskusi dan

pendekatan persuasif serta dilibatkan dalam pelaksanaan pembangunan

58

sistem, berpandangan dan berkeyakinan bahwa proyek perubahan ini

akan sangat membantu dalam pelaksanaan tugas. Perubahan Peta

Stakeholder pada Tahapan Jangka Pendek dapat ditunjukan pada gambar

dibawah ini.

Gambar 23. Perubahan Peta Stakeholders Terhadap Pelaksanaan Proyek

Perubahan Pada Tahapan Jangka Pendek

Penerapan strategi komunikasi yang difokuskan pada

kuadran promotor dan kuadran latent dengan pendekatan

komunikasi dua arah secara persuasif melalui beberapa pola

kegiatan diantaranya brainstorming, diskusi, pendekatan

persuasif, konsultasi, dialog langsung dan sosialisasi serta

pelatihan. Beberapa kegiatan yang dilakukan terhadap masing-

masing stakeholders disajikan dalam tabel dibawah ini:

59

Tabel 9. Pelaksanaan Startegi Komunikasi Stakeholders

NO PEMANGKU

KEPENTINGAN

EKSPEKTASI STRATEGI

KOMUNIKASI

1 Pimpinan LPSK Mengarahkan, menyetujui

dan memberikan

dukungan keberhasilan

proyek perubahan

Brainstorming,

diskusi, pendekatan

persuasif,

konsultasi, dialog

langsung dan

sosialisasi.

2 Tenaga Ahli Memberikan dukungan

dan masukan serta

partisipasi aktif dalam

proyek perubahan.

Brainstorming,

diskusi, pendekatan

persuasif, dialog


dan pelatihan

3 Kepala Biro PHSK Memberikan dukungan

dan masukan secara aktif

terkait proyek perubahan

Diskusi, pendekatan

persuasive dan

sosialisasi

4 Kepala Biro

Administrasi

Memberikan dukungan

dan masukan serta

keterlibatan langsung

secara aktif terkait proyek

perubahan

Brainstorming,

diskusi, dialog

langsung dan

sosialisasi

5 Penanggungjawab

Permohonan/

Penelaahan

Memberikan dukungan

dan masukan serta

partisipasi aktif dalam

proyek perubahan.

Brainstorming,

diskusi, dialog


dan pelatihan, serta

instruksi/penugasan

dan asistensi.

Setelah melakukan konsolidasi dengan Tim Efektif, komunikasi

difokuskan dan dilakukan secara intens kepada unsur Pimpinan LPSK.

Dengan kuatnya dukungan dari Pimpinan disertai dengan sosialisasi

secara massif kepada Para Kepala Biro dan Para Tenaga, serta pelibatan

pada tahapan persiapan, hal ini menimbulkan dukungan yang kuat dari

para stakeholders. Beberapa materi komunikasi yang disampaikan

60

berupa manfaat atau outcome yang dapat diperoleh bila proyek

perubahan ini berhasil, diantaranya mendapatkan informasi secara

cepat/real time terkait proses dan/atau perkembangan penangganan

permohonan, supervisi atau monitoring secara langsung, cepat mengambil

keputusan terhadap status permohonan, dapat mengetahui secara cepat

beban kerja/jumlah kasus yang sedang dan telah ditangani oleh setiap

Staf Penelaah dan Tenaga Ahli, serta mudah dan cepat dalam mengakses

data terkait dengan proses pengambilan keputusan dalam Rapat

Paripurna Pimpinan.

Gambar 24. Pertemuan Tim Efektif dengan Sekretaris Jenderal LPSK

Saat Mendiskusikan Kemajuan Pelaksanaan Proper

Dari hasil komunikasi tersebut dukungan dari jajaran Pimpinan

terhadap proyek perubahan semakin kuat dan memberikan efek domino

yang sangat baik terhadap stakeholder internal lainnya. Dukungan

tersebut ditunjukan melalui banyaknya masukan yang diberikan oleh

Para Tenaga Ahli dalam menyusun Grand Design Sistem Pengelolaan

Permohonan serta pembangunan aplikasi sistem terintegrasi.

61

Adanya dukungan dan keterlibatan stakeholder internal dalam

peaksanaan proyek perubahan ini, membuat Tim Efektif menjadi lebih

mudah dalam memberikan keyakinan kepada Para Penanggungjawab

Permohonan/Manejer Kasus. Keterlibatan Manajer Kasus dalam

penyusunan grand design sangat membantu mengingat mereka

merupakan user yang penting. Masukan yang komperhensif yang

diberikan Para Manejer Kasus dalam pembangunan aplikasi sistem

menjadikan sistem aplikasi ini berpeluang besar untuk dapat

diaplikasikan.

Gambar 25. Team Leader Memberikan Penjelasan, Diskusi dan Dialog

Langsung dengan Ketua dan Wakil Ketua LPSK serta

Sekretaris Jenderal LPSK

62

2.3. Implementasi Strategi Marketing

Dukungan yang diberikan oleh stakeholder internal dalam

pelaksanaan proyek perubahan ini sangat besar. Hal ini dapat dilihat dari

peran aktif Para Pimpinan LPSK, Para Tenaga Ahli, Para Manejer Kasus

serta Para Kepala Biro sejak proses penyusunan konsep hingga

keterlibatan dalam uji coba dan pelatihan awal aplikasi sistem

pengelolaan permohonan secara terintegrasi. Keberhasilan ini tentu

didukung oleh peran kerja Tim Efektif yang optimal dan startegi

marketing yang handal. Strategi marketing yang diterapkan dalam

mendukung pelaksanaan proyek perubahan ini dilakukan dengan

pendekatan 4P1C (Product, Price, Place, Promotion dan

Customer). Pendekatan strategi marketing 4P 1C ini diterapkan melalui

berbagai kegiatan berupa sosialisasi dan asistensi/pelatihan kepada para

stakeholders dengan difokuskan pada upaya memperkenalkan lebih

dalam tentang keunggulan sistem dan aplikasi serta memperhatikan

kebutuhan para stakeholders.

Elemen-elemen dalam strategi marketing ini dapat diuraikan

sebagai berikut

1) Customers

Sasaran utama sebagai customer pengguna product ini adalah

Pimpinan LPSK, Para Tenaga Ahli, dan Para Manejer Kasus

2) Product

Produk yang dihasilkan dalam proyek perubahan ini adalah Grand

Design Sistem Pengelolaan Permohonan Terintegrasi dan Program

Aplikasi Pengelolaan Permohonan

3) Price

Penggunaan Produk ini akan mengakibatkan efisiensi atau

penghematan biaya dalam operasional perkantoran

4) Place

63

Penggunaan produk ini tidak dibatasi oleh waktu dan tempat sehingga

user akan sangat dimudahkan (sangat fleksibel), untuk tahap awal

hanya dapat diakses di dalam kantor namun kedepan bila telah

dipergunakan secara online sehingga dapat diakses di luar kantor

Promotion

Kegiatan promosi untuk produk ini akan dilakukan melalui

kegiatan sosialisasi baik secara terbuka maupun secara khusus dalam

bentuk asistensi dan atau pelatihan. Kegiatan promosi pada jangka

menengah akan dilakukan melalui media online, seiring dengan kesiapan

sistem. Kegiatan promosi ini juga didukung dengan alat bantu berupa

buku panduan dan video tutorial. Kegiatan sosialisasi dilakukan sejak

awal penyusunan design hingga saat proses pembuatan

aplikasi. Kegiatan sosialisasi/promosi ini akan terus berlanjut secara

berkesinambungan hingga pada Tahapan Jangka Panjang.

Kegiatan marketing/promosi dilakukan secara intensif yang

dilakukan oleh Tim Efektif baik dalam bentuk class room maupun secara

perseorangan/personal (one by one). Selain itu kegiatan pelatihan dan

asistensi juga dilengkapi dengan panduan pengoperasian yang mudah

untuk dipahami. Selain Buku Panduan, Tim Efektif juga telah

menyiapkan inovasi dalam mempromosikan produk melalui pembuatan

video tutorial bagi para stakeholders yakni tutorial pemohon, tutorial

Pimpinan, tutorial Tenaga Ahli dan Tutorial Manejer Kasus. Khusus

tutorial pemohon akan disebarluaskan melalui berbagai media sosial.

2.4. Penerapan Pendekatan Dalam Melaksanakan Proyek Perubahan

Pelaksanaan proyek perubahan ini, selain menggunakan Marketing

Sektor Publik juga menggunakan pendekatan lainnya, diantaranya

Analisa Organisasi Adaptive-Agile, Organisasi Pembelajar, dan Dialog

Strategis. Berikut ini penerapan pendekatan dalam pelaksanaan proyek

perubahan khususnya untuk tahapan jangka pendek, yang akan tetap

dilanjutkan pada tahapan jangka menengah dan jangka panjang.

64

1) Organisasi Adaptive-Agile

Analisis yang digunakan dalam pendekatan ini adalah Analisis

Design Thinking. Sebuah analisis atau pendekatan dalam menilai

kemampuan sebuah organisasi dalam beradaptasi dan

kecepatan/ketangkasan dalam menyikapi sebuah perubahan. Design

Thinking merupakan metode penyelesaian masalah yang berfokus

pada stakeholders/pengguna, melalui pembuatan prototype dan

pengujian langsung yang diawali dengan brainstorming serta

melakukan pendekatan langsung. Beberapa tahapan dalam

pendekatan Design Thinking yang digunakan yakni Empathize

(memahami permasalahan/kendala), Define (menetapkan akar

permasalahan), ideate (menyusun strategi solusi), Prototype

(membangun program/aplikasi), Test (melakukan uji coba).

Pelaksanaan pembangunan sistem pengelolaan permohonan

secara terintegrasi dengan pendekatan Design Thinking, diawali

dengan brainstorming (diskusi dua arah secara langsung) antara tim

efektif dalam rangka identifikasi dan verifikasi masalah serta

kebutuhan stakeholder (Empathize dan Define). Selanjutnya diikuti

dengan membangun komitmen bersama. Dengan terbangunnya

persepsi dan komitmen yang sama, Tim Efektif melakukan

penyusunan konsep, alur dan design sistem dengan melibatkan

stakeholder secara aktif dalam setiap tahapan. Output dari kegiatan

ini dituangkan dalam sebuah dokumen Grand Design Sistem

Pengelolaan (Ideate). Tahap terakhir, atau yang dikenal dengan

tahapan uji coba. Proses uji coba tersebut dilakukan untuk

mengetahui dan memastikan bahwa aplikasi tersebut dapat

beroperasi dan berfungsi secara baik sesuai dengan harapan para

user. Mealui pendekatan ini diharapkan proper ini dapat diterima dan

dimanfaatkan oleh stakeholders.

65

Gambar 26. Tim EFektif Berdiskusi bersama dengan Perwakilan Tenaga

Ahli dan Manejer Kasus dalam Membangun Aplikasi

2) Organisasi Pembelajaran

Peter Senge (1990) menyatakan agar sebuah organisasi dapat

bertransformasi menjadi learning organization perlu memiliki lima

disiplin/unsur, yaitu: personal mastery, mental models, shared vision,

team learning, dan system thinking. Pelaksanaan Proyek Perubahan

ini tidak terlepas dari unsur-unsur tersebut, sebagaimana dijelaskan

dibawah ini:

a) Personal mastery, stakeholders atau individu di internal Biro

Penelaahan Permohonan dengan penerapan startegi komunikasi

dan strategi marketing yang baik telah menumbuhkan kesadaran

untuk meningkatkan kapasitas diri dan memfokuskan diri pada

tujuan organisasi dan komitmen yang telah ditetapkan bersama.

66

b) Mental models, melalui komitmen bersama dan pendekatan

komunikasi secara langsung serta pengawasan dari Pimpinan

LPSK, telah menciptakan sebuah perubahan sikap,

perilaku/perbuatan serta membangun mindset baru tentang

pengembangan organisasi LPSK. Hal ini dapat ditunjukan dengan

keterlibatan langsung dari Para Tenaga Ahli dan Para Manejer

Kasus, sehingga terjadi pergeseran komposisi peta stakeholders.

c) Shared vision, upaya sosialisasi dan promosi serta rapat-rapat

koordinasi sebagai bentuk penyamaan persepsi di internal LPSK

yang hampir dilakukan secara rutin merupakan bentuk penularan

visi organisasi (visi pimpinan) kepada visi personal/individu

organisasi.

d) Team learning, pembentukan tim efektif dan pembentukan

personal trainer oleh tim efektif yang berasal dari lingkungan

stakeholders (Tenaga Ahli dan Manejer Kasus) untuk melakukan

asistensi terhadap personal lainnya merupakan upaya

membangun LPSK khususnya Biro Penelaahan Permohonan

menjadi sebuah organisasi pembelajaran yang handal.

e) System thinking, unsur ini dapat dilihat pada proses

pembangunan sistem yang terintegrasi diawali dengan mengali

akar permasalahan secara holistic dan melibatkan para

stakeholders terkait dan menyiap sebuah grand design dalam

penerapan sistem.

67

Gambar 27. Tim Leader Bersama Beberapa Tenaga Ahli dan Manejer

Kasus Berdiskusi dan Melakukan Penyamaan Persepsi

Tentang Bisnis Proses di Internal Biro.

3) Dialog Strategis

Pendekatan ini dilaksanakan melalui penerapan strategi

komunikasi dengan pelibatan stakeholders dalam proses pelaksanaan

proyek perubahan ini. Pendekatan dalam pelaksanaan proper ini

diawali dengan memastikan bahwa proper ini sebagai upaya untuk

memberikan layanan perlindungan sebagaimana diamanatkan dalam

peraturan perundang-undangan. Dalam pelaksanaan proper ini juga

mengelaborasi kondisi lingkungan eksternal maupun internal.

Analisa SCORE digunakan dalam pelaksanaan proper ini bertujuan

untuk melakukan analisa terhadap kondisi lingkungan sehingga

proper tersbut dapat diterima dan dimanfaatkan. Penjelasan terhadap

analisa ini dapat dijelaskan dibawah ini.

a) Strength, identifikasi terhadap hal-hal yang mendukung

pelaksanaan proper ini diantaranya peraturan perundang-

undangan termasuk Peraturan LPSK dan Peraturan Sekjen

bahkan tata laksana sistem terintegrasi ini akan dikuatkan dalam

Peraturan Sekjen (Tahap Jangka Menegah). Selain itu juga

kemampuan SDM LPSK yang cukup terbiasa menggunakan atau

mengoperasikan computer menjadi kekuatan tersendiri.

Dukungan dari K/L lainnya juga menjadi kekuatan tersendiri

seperti Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) dalam memberikan

asistensi terkait keamanan sistem.

b) Option/Opportunity, pengelolaan pemohonan yang bersifat

konvensional/manual dabn belum didukung dengan IT

68

merupakan salah satu yang mendukung diterimanya proper ini di

kalangan Pimpinan LPSK.

c) Challenge, keberadaan Para Manejer Kasus didominasi generasi

milenial dan adanya komitmen bersama untuk memberikan

layanan yang lebih cepat, lebih baik dan efektif serta efisien

membuat pelaksanaan proper ini mendapatkan dukungan dari

stakeholders internal LPSK bahkan diduga Para Pemohon dan

pemangku kepentingan lainnya yang berasal dari luar LPSK akan

memberikan dukungan juga.

d) Respone, keunggulan/manfaat sistem pengelolaan permohonan

secara terintegrasi ini akan berdampak terhadap percepatan

proses yang sangat signifikan. Selain itu, sistem ini juga

dilengkapi dengan fitur bagi para pimpinan atau tenaga ahli untuk

dapat melakukan koreksi terhadap hasil penelaahan yang kurang

tepat atau juga fitur bagi manejer kasus untuk meminta bantuan

kepada Tenaga Ahli. Sistem ini juga memiliki fitur bagi pemohon

untuk mengetahui sejauh mana proses permohonan yang

diajukan.

e) Effectiveness criteria, Sistem yang dibangun ini dipandang akan

menimbulkan dampak yang sangat baik bagi performace LPSK

khususnya Biro Penelaahan Permohonan karena sistem ini akan

membuat kinerja menjadi lebih cepat dan mudah (efektif) serta

hemat biaya (efisien).

2.5. Kendala yang Dihadapi dan Solusinya

Sejak awal diperkirakan terdapat kendala yang dapat menghambat

pelaksanaan proyek perubahan ini. Berikut ini hassil pelaksanaan dan

upaya mengatasinya

Tabel 10. Kendala dan Solusi dalam Pelaksanaan Poyek Perubahan

69

Perkiraan Kendala Resiko Rencana Solusi

Adanya keengganan

untuk melakukan

perubahan

Tidak adanya

dukungan dari

stakeholders internal

dan proper mengalami

kegagalan

Pola pendekatan

persuasive serta

komunikasi dua arah

Terbatasnya SDM dalam

melakukan proses input

data

Jadwal pembuatan

aplikasi menjadi

terlambat bahkan

berpeluang gagal

Penambahan jam

kerja (lembur)

Terbatasnya waktu staf

untuk belajar dikarena

banyaknya permohonan

yang harus ditelaah

Tidak adanya

dukungan yang

optimal dari Manejer

Kasus karena tidak

mengenal lebih dalam

terhadap sistem yang

dibangun.

Pelatihan dilakukan

diluar jam kantor

70

BAB III

PENUTUP

3.1 Pembelajaran Kepemimpinan

Kegiatan pembelajaran yang dilakukan Project Leader selama lebih

dari 4 bulan telah memberikan banyak keterampilan dan pengetahuan

tentang kepemimpinan dalam berorganisasi. Hal ini menjadi pengalaman

dan bekal yang berharga bagi Project Leader dalam melaksanakan tugas,

fungsi dan wewenang sebagai Pejabat Tinggi Pratama khususnya Kepala

Biro Penelaahan Permohonan di Lembaga Perlindungan Saksi dan

Korban. Keterampilan dan pengetahuan yang diperoleh selama mengikuti

Pendidikan Kepemimpinan Nasional Tingkat II, baik yang dilakukan saat

on campus maupun saat off campus khusus saat menyusun dan

melaksanakan proyek perubahan telah memberikan pengalaman dan

mewarnai gaya kepemimpinan Project Leader.

Banyak nilai-nilai pembelajaran yang dapat dipetik saat Project

Leader menyusun Rancangan Proyek Perubahan, dimulai saat

membangun mimpi dengan pendekatan yang logis hingga dituangkan

kedalam sebuah tulisan dengan alur yang sistematis. Tantangan mulai

tampak saat tulisan tersebut harus dijadikan sebuah karya yang dapat

memberikan sebuah perubahan di organisasi. Berdasarkan pengalaman

yang dimiliki oleh Project Leader dalam menjadi pejabat administrator

disertai dengan komitmen, relationships dan keyakinan, Project Leaders

dapat meyakinkan Pimpinan LPSK untuk menyetujui Rancangan Proyek

Perubahan “Sistem Pengelolaan Permohonan Perlindungan Saksi dan

Korban Secara Terintegrasi”. Proyek Perubahan ini, dikatakan oleh

Sekretaris Jenderal merupakan sebuah lompatan besar bagi LPSK untuk

memulai era baru sebagai sebuah organisasi yang modern berbasis

digital.

71

Senada dengan penyusunan rancangan proper, pelaksanaan proper

ini juga menghasilkan banyak pengalaman dan pengetahuan yang

berharga bagi Project Leaders. Banyak hal yang dipelajari dan didapatkan

saat mewujudkan proyek perubahan ini. Pembelajaran dalam

membangun jejaring, menjadi seorang marketing yang handal, negosiator

yang ulung, maneger yang terampil hingga menjadi seorang pemimpin

yang tanggap dan berkarakter merupakan sesuatu yang sangat berharga

dan berkesan bagi Project Leader. Lesson learnt yang diperoleh selama

mengikuti Pendidikan Kepemimpinan Nasional Tingkat II khususnya

dalam pelaksanaan Proyek Perubahan ini, semakin meyakinkan Project

Leader “teori sosial” terkait kepemimpinan, bahwa pemimpin itu dibentuk

bukan dilahirkan (Leaders are made and not born).

3.2 Kesimpulan

Berdasarkan rencana dan pelaksanaan Proyek Perubahan

Pembangunan Sistem Pengelolaan Permohonan Perlindungan Saksi dan

Korban Secara Terintegrasi, dapat dismpulkan beberapa hal sebagi

berikut:

1) Semakin tingginya kepercayaan masyarakat terhadap eksistensi LPSK

dari tahun ke tahun, harus juga diiringi dengan peningkatan layanan

LPSK, baik itu pelayanan dalam menerima dan memproses

permohonan juga pelayanan dalam melindungi dan memberikan

pengamanan bagi saksi dan korban.

2) Kegiatan pembangunan sistem pengelolaan permohonan secara

terintegrasi ini dilakukan melalui 3 tahapan yakni jangka pendek,

jangka menengah dan jangka panjang.

3) Hasil capaian Tahapan Jangka Pendek berupa Grand Design sistem

pengelolaan permohonan perlindungan terintegrasi, pengembangan

program aplikasi permohonan perlindungan berbasis android dan

72

pembangunan program aplikasi sistem pengelolaan perlindungan

secara terintegrasi beserta panduannya.

4) Keuntungan dari Penerapan Sistem Pengelolaan Permohonan

Perlindungan Secara Terintegrasi adalah Mempercepat proses

penelaahan, memudahkan dalam pengawasan proses tindak lanjut

permohonan (real time), kegiatan penelaahan menjadi lebih efisien,

proses pemberkasan lebih cepat dan terintegrasi, proses penelaahan

lebih terukur dan lebih akuntabel, lebih transparan (pemohon dapat

mengetahui tahapan proses penangganan permohonan yang

diajukan), perubahan pola kerja/habit kearah sebuah organisasi yang

agile dan inovatif (pola kerja yang lebih efektif, IT minded, paperless

dan security awareness).

5) Penerapan strategi komunikasi pada tahapan jangka pendek telah

berhasil merubah komposisi stakeholders (Para Kepala Biro, Tenaga

Ahli, dan Penanggung Jawab Permohonan atau Manejer Kasus/MK)

dari kuadran latent bergeser ke kuadran promotor.

3.3 Rekomendasi

Mendasarkan pada kesimpulan diatas, guna mengoptimalkan

penerapan sistem pengelolaan permohonan perlindungan secara

terintegrasi, maka Project Leader merasa perlu untuk merekomendasikan

hal-hal sebagai berikut:

1) Lembaga Perlindungan Saksi dan Korban perlu memperkuat sistem

keamanan jaringan dan melakukan audit kemanaan jaringan secara

berkala berkerja sama dengan pihak Badan Siber dan Sandi Negara

(BSSN) atau pihak professional lainnya.

2) Lembaga Perlindungan Saksi dan Korban perlu melakukan integrasi

sistem permohonan perlindungan dengan sistem layanan

perlindungan pada Biro Pemenuhan Hak Saksi dan korban.

73

3) Memperkaya keragaman data based dengan data/informasi terkait

aparat penegak hukum, Rumah Sakit/Pusat Layanan Kesehatan

dan LSM/NGO yang bergerak dibidang pemberian layanan bantuan

saksi dan/atau korban.

74

DAFTAR PUSTAKA

Garvin, David A. Learning in Action: A Guide to Putting The Learning

Organization to Work. Boston: Harvard Business Schools Press,

2000.

Lembaga Perlindungan Saksi dan Korban. 2014. Rencana Strategi

Lembaga Perlindungan Saksi dan Korban.

Lembaga Perlindungan Saksi dan Korban. 2019. Laporan Hasil Analisa

dan Evaluasi Semester I Biro Penelaahan Permohonan. Lembaga

Perlindungan Saksi dan Korban.

Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 2018 tentang Pemberian

Kompensasi, Restitusi, dan Bantuan Kepada Saksi dan Korban.

Peraturan Presiden Nomor 60 Tahun 2016 tentang Sekretariat Jenderal

LPSK.

Peraturan Sekretaris Jenderal LPSK Nomor 3 Tahun 2017 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal LPSK.

Peraturan LPSK Nomor 3 Tahun 2016 tentang Pelayanan Permohonan

Perlindungan Saksi dan/atau Korban.

Senge, Peter M. 1990. The Fifth Discipline: The Art and Pratice of The

Learning Organization. New York.

Undang-undang Nomor 5 tahun 2018 tentang Perubahan Atas Undang-

undang Nomor 15 Tahun 2003 Tentang Penetapan Peraturan

Pemerintah Penganti Undang-undang Nomor 1 tahun 2002 Tentang

Pemberantasan Tindak Pidana Terorisme Menjadi Undang-undang.

Undang-undang Nomor 31 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-

undang Nomor 13 Tahun 2006 Tentang Perlindungan Saksi dan

Korban.

Undang-undang Nomor 13 Tahun 2006 tentang Perlindungan Saksi dan

Korban.

75

Lampiran 1. Surat Persetujuan Mentor Pada Tahap Membangun

Komitmen Bersama

76

Lampiran 2. Surat Ketua LPSK Nomor KEP-

468/1.4.1.PPP/LPSK/09/2019 tertanggal 23 September

2019 Tentang Pembentukan Tim Efektif Pembangunan dan

Penerapan Sistem Pengelolaan Permohonan Saksi dan

Korban secara Terintegrasi.

77

Lampiran 3. Uraian Tugas Masing-masing Kelompok Kerja

Uraian Tugas

Tim Efektif Sistem Pengelolaan Permohonan

Perlindungan Saksi dan Korban Secara Terintegrasi

Penjelasan tentang tugas-tugas dari setiap anggota tim efektif

adalah sebagai berikut:

1. Mentor

a. Memberikan arahan terkait jenis perubahan, rencana, dan

pelaksanaan secara keseluruhan proyek perubahan.

b. Membantu project leader untuk mendapatkan sumber daya

dalam pelaksanaan proyek perubahan.

c. Membantu project leader untuk menyelesaikan permasalahan

diluar kewenangan project leader.

2. Coach

a. Memberikan bimbingan tentang jenis perubahan yang akan

dilakukan oleh project leader.

b. Membimbing dan memantau serta memberikan arahan tentang

pelaksanaan proyek perubahan.

3. Project Leader

a. mengusulkan rancangan proyek perubahan

b. berkonsutasi dengan Pengarah, Narasumber, Mentor, dan Coach

dalam melaksanakan rancangan proyek perubahan

c. memberikan arahan kepada anggota tim efektif

d. menjalin komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholder

(eksternal dan internal) dalam mendukung keseluruhan tahapan

implementasi proyek perubahan;

e. melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang

dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki;

78

f. membuat laporan implementasi proyek perubahan.

4. Kelompok Kerja Informasi dan Teknologi

Bertugas membantu project leader untuk membangun dashboard

Sistem Pengelolaan Permohonan Perlindungan Secara Terintegrasi,

keterlibatan dalam proyek perubahan meliputi :

a. Melakukan desain mockup (pra tampilan) dari desain dashboard;

b. Menyusun prototype dashboard;

c. Melakukan proses layout buku Pedoman Operasional;

d. Melakukan query database untuk menyediakan data data

permohonan perlindungan aktif (Pemohon, Terlindung, Data

Layanan, Data Permohonan) mulai dari proses penerimaan

permohonan sampai pada proses pelaksanaan layanan

perlindungan;

e. Melakukan proses implementasi coding rancangan sistem ke

dalam bahasa pemrograman;

f. Melakukan proses implementasi database data permohonan

periindungan;

g. Melakukan proses testing dalam ujicoba aplikasi dan

memperbaiki error yang terjadi dalam proses ujicoba;

h. Mendokumentasikan setiap tahapan dalam proses pengisian

dalam aplikasi dan menyusun petunjuk penggunaan;

i. Melakukan pendampingan ke unit kerja dalam proses uji coba ;

j. Mengisikan checklist Form Pantauan Aktivitas;

k. Menyiapkan dokumentasi kegiatan proyek perubahan.

5. Kelompok Kerja Substantif dan Peraturan

Bertugas membantu project leader dalam analisis data untuk

pembangunan dashbaord Sistem Pengelolaan Permohonan

Perlindungan Secara Terintegrasi, keterlibatan dalam proyek

perubahan meliputi :

a. Mengumpulkan, memverifikasi dan mengolah data pemohon,

terlindung dan layanan;

79

b. Menterjemahkan microdata permohonan dan data layanan

untuk selanjutnya memformulasikan dalam analisis data;

c. Melakukan pemeriksaan ulang analisis data secara manual dan

yang telah diterjemahkan dalam pemrograman

d. Melakukan penyiapan bahan substansi petunjuk pengguaan dan

materi sosialisasi;

e. Menyusun peraturan internal pelaksana penggunaan dan

pemanfaatan Sistem Pengelolaan Permohonan Perlindungan

Secara Terintegrasi

f. Mengkoordinasikan pengesahan peraturan internal pelaksana

g. Mengisikan checklist Form Pantauan Aktivitas;

h. Menyiapkan dokumentasi kegiatan proyek perubahan

6. Kelompok Kerja Administrasi

Bertugas membantu project leader dalam analisis data untuk

pembangunan dashbaord Sistem Pengelolaan Permohonan

Perlindungan Secara Terintegrasi, keterlibatan dalam proyek

perubahan meliputi :

a. Menyiapkan dan mendistribusikan administrasi persuratan;

b. Menyiapkan daftar hadir dan konsumsi dalam kegiatan rapat,

brainstorming, dan sosialisasi;

c. Menyiapkan usulan kegiatan untuk meraih anggaran serta

memproses pertanggungjawaban ke keuangan;

d. Mengisikan checklist Form Pantauan Aktivitas;

e. Menyiapkan dokumentasi kegiatan proyek perubahan

80

Lampiran 4. Komitmen Bersama Antara Tim Efektif dengan Sekretaris

Jenderal mewakili Pimpinan dan Staf LPSK

81

Lampiran 5. Mock up Dashboard Manejer Kasus (Manajemen Berkas

Permohonan)

82

Lampiran 6. Mock up Dashboard Manejer Kasus (Permohonan

Perlindungan)

83

Lampiran 7. Mock up Dashboard Manejer Kasus (Informasi Spasial

Permohonan)

84

Lampiran 8. Mock up Dashboard Tenaga Ahli

85

Lampiran 9. Mock up Dashboard Pimpinan

86

Lampiran 10. Mock up Dashboard Rapat Paripurna Pimpinan

88

Lampiran 11. Berita Acara Uji coba

89

Lampiran 12. Salinan Notulensi Keputusan Rapat Pimpinan LPSK dengan

Para Pejabat Struktural, Para Tenaga Ahli dan Perwakilan

Staf.

lembaga perlindungan saksi dan korban 2019

Documents