i

LAPORAN TUGAS AKHIR

PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS

DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO GEMOLONG

KABUPATEN SRAGEN

Disusun Oleh :

MONICA BUDI OKTAVIA

D1514066

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya

( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2017

ii

PERSETUJUAN

PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS

DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO GEMOLONG

KABUPATEN SRAGEN

Disus un Oleh :

MONICA BUDI OKTAVIA

D1514066

Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir

Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Surakarta, 13 April 2017

Pembimbing,

Drs. Suryatmojo, M.Si

NIP. 195308121986011001

iii

PENGESAHAN

Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir

Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari :

Tanggal :

Disusun Oleh :

MONICA BUDI OKTAVIA

D1514066

Tim Penguji Nama Tanda tangan

1. Penguji 1 Dra. Retno Suryawati, M.Si

2. Penguji 2 Drs. Suryatmojo, M.Si

Mengetahui,

Dekan,

Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si

NIP. 196108251986012001

PERNYATAAN

iv

Nama : Monica Budi Oktavia

N I M : D1514066

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PROSEDUR PENGELOLAAN

ARSIP REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO

GEMOLONG KABUPATEN SRAGEN” adalah betul-betul karya sendiri. hal-hal yang bukan

karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima

sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir

tersebut.

Surakarta, 13 April 2017

Yang Membuat Pernyataan,

Monica Budi Oktavia

D1514066

v

MOTTO

“Percaya bahwa di dunia ini tak ada yang sia-sia. Membiarkan hidup dengan caranya sendiri

menggiring kita menuju sebuah jawaban”

(Dewi Lestari – Supernova)

“Waktu tidak berpihak pada siapapun, tapi waktu dapat menjadi sahabat bagi mereka yang

memegang dan memperlakukannya dengan baik”.

(Winston Churchill)

“Jangan pernah menyerah, karena ada tempat dan saat dimana ombak paling tinggi sekalipun

akan berbalik arah”

(Harriet Beecher Stowe)

“Do the best, Be the best, God takes the rest”

(Marching Band Sebelas Maret Surakarta)

vi

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini saya persembahkan kepada :

1. Kedua orang tua tercinta (Bapak Budiyanto dan Ibu Sulastri) dan adikku tersayang (Fery

Budi Satria), serta keluarga besar.

2. Teman-teman tersayang Indra Setiawan, Novita Dia P, Citra Dewi Eka, Dyah Ambarwati,

El-mira Tsalatsa, Erlina Effendi, dan Rita Ambarwati.

3. Teman-teman Marchingband Sebelas Maret Surakarta.

4. Semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan Tugas Akhir ini yang tidak dapat

saya sebutkan satu-persatu.

Terimakasih atas doa, dukungan dan semangat yang telah diberikan kepada saya, sehingga

saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi

saya dan bagi yang membaca. Terimakasih

vii

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan

hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Prosedur

Pengelolaan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong

Kabupaten Sragen” dengan sebaik-baiknya sebagai syarat untuk memperoleh gelar Profesi Ahli

Madya dalam bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini segala hambatan dan rintangan dapat teratasi

dengan baik berkat arahan, bimbingan, serta bantuan dari beberapa pihak secara langsung maupun

tidak langsung. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih sebesar-

besarnya kepada pihak-pihak yang telah membantu kelancaran dalam penyelesaian penulisan

Tugas Akhir ini. Penulis sampaikan terimakasih kepada :

1. Bapak Drs. Suryatmojo, M.Si selaku dosen pembimbing Tugas Akhir yang selalu bersedia

meluangkan waktu dan memberikan arahan, bimbingan, serta masukan dalam penulisan

Tugas Akhir ini.

2. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku Dosen Penguji 1.

3. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi.

4. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5. Bapak dan Ibu Dosen Pengajar Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas

Imu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, yang telah memberikan bekal

ilmu pengetahuan yang bermanfaat bagi penulis.

6. Ibu Dra. Sudaryanti, M.Si selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telah memberikan

bimbingan terkait penulisan Tugas Akhir ini. Teman-teman dekat, teman-teman Manajemen

Administrasi B 2014. Terimakasih untuk semangat dan dukungan yang telah diberikan.

viii

Akhirnya diharapkan, semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat kepada

pihak-pihak yang membutuhkan informasi terkait, bagi para pembaca, dan bagi penulis.

Terimakasih

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Surakarta, 13 April 2017

Penulis

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i

PERSETUJUAN ............................................................................................. ii

PENGESAHAN .............................................................................................. iv

PERNYATAAN ............................................................................................. v

MOTTO .......................................................................................................... vi

PERSEMBAHAN ........................................................................................... vii

KATA PENGANTAR .................................................................................... viii

DAFTAR ISI ................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ........................................................................................... xii

DAFTAR BAGAN ......................................................................................... xiii

DAFTAR LAMPIRAN.................................................................................. xiv

ABSTRAK ...................................................................................................... xv

ABSTRACT ................................................................................................... xvi

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ................................................................. 1

B. Rumusan Masalah ........................................................................... 3

C. Tujuan Pengamatan ......................................................................... 3

D. Manfaat Pengamatan ....................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ........... 5

A. TINJAUAN PUSTAKA .................................................................... 5

x

1. Pengertian Prosedur .................................................................... 5

2. Pengertian Pengelolaan ............................................................... 7

3. Pengertian Arsip .......................................................................... 8

4. Pengertian Rekam Medis ............................................................ 17

5. Pengelolaan Arsip Rekam Medis ............................................ 19

B. METODE PENGAMATAN

1. Lokasi Pengamatan .................................................................. 24

2. Jenis Pengamatan ..................................................................... 24

3. Teknik Pengumpulan Data ....................................................... 24

BAB III DESKRIPSI INSTANSI ............................................................... 26

A. Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr.

Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen ...................................... 26

B. Pelayanan Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno

Gemolong Kabupaten Sragen ........................................................ 30

C. Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD)

dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen ............................... 32

BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ............................... 40

A. Penerimaan Pasien dan Pencatatan Arsip Rekam Medis ............... 41

B. Pendistribusian Arsip Rekam Medis.............................................. 43

C. Assembling, Coding, Indexing, dan Pelaporan........................... 44

D. Penyimpanan Arsip Rekam Medis ............................................... 46

E. Peminjaman dan Pengembalian Arsip Rekam Medis .................... 47

F. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis .......................... 49

xi

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ...................................................... 50

A. Kesimpulan.………………………………………………………. 51

B. Saran ............................................................................................... 52

Daftar Pustaka ............................................................................................. 53

Lampiran-lampiran

xii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 3.1 Ketenagaan ............................................................................. 34

Tabel 4.1 Jadwal Retensi Dokumen Rekam Medis ................................ 49

xiii

DAFTAR BAGAN

Halaman

Bagan 3.1 Struktur Organisasi ................................................................ 35

Bagan 3. 2 Struktur Organsiasi Unit Rekam Medis ............................... 38

Bagan 4.1 Prosedur Pengelolaan Arsip Rekam Medis ............................ 40

xiv

DAFTAR LAMPIRAN

Pedoman Wawancara ................................................................................... 1

Surat Tugas .................................................................................................. 2

Daftar Presensi Magang ............................................................................... 3

Form Monitoring Magang............................................................................ 4

Form Penilaian Magang .............................................................................. 8

Surat Keterangan Selesai Magang ............................................................... 9

Sampul Arsip Pasien Rawat Inap .............................................................. 10

Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) ............................................................. 11

Kartu Identitas Berobat (KIB) ..................................................................... 12

Ringkasan Riwayat Poliklinik...................................................................... 13

Pengantar Rawat Inap .................................................................................. 14

Lembar Masuk dan Keluar Pasien Dewasa ................................................. 15

Lembar Pernyataan ..................................................................................... 16

Lembar Pemeriksaan ................................................................................... 17

Lembar Hasil Pemeriksaan Laboratorium .................................................. 18

Catatan Perkembangan................................................................................ 19

Persetujuan Tindakan Dokter ...................................................................... 20

Penolakan Tindakan Dokter ......................................................................... 21

xv

ABSTRAK

MONICA BUDI OKTAVIA D1514066, PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP REKAM

MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO GEMOLONG

KABUPATEN SRAGEN. Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial

dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 53 Halaman.

Tujuan pengamatan ini adalah untuk memperoleh gambaran yang lebih mendalam

mengenai prosedur pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr.

Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen. Arsip rekam medis ini sangat penting karena kegunaannya

sebagai sumber ingatan yang harus didokumentasikan, bahan pertanggungjawaban, laporan, serta

melindungi kepentingan hukum pasien, rumah sakit, maupun dokter dan tenaga lainnya.

Pengamatan ini dilakukan di unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr.

Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen. Jenis pengamatan menggunakan jenis penelitian observasi

berperan aktif, yaitu dengan ikut serta mengerjakan pekerjaan yang ada di unit rekam medis.

Teknik pengumpulan yang dilakukan ialah wawancara, observasi dan dokumen.

Berdasarkan hasil pengamatan di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno

Gemolong Kabupaten Sragen, terdapat prosedur pengelolaan arsip rekam medis, yaitu: Pertama,

Penerimaan Pasien dan Pencatatan Arsip Rekam Medis. Kedua, Pendistribusian Arsip Rekam

Medis. Ketiga, Assembling, Coding, Indexing dan Pelaporan. Keempat, Penyimpanan Arsip

Rekam Medis. Kelima, Peminjaman dan Pengembalian Arsip Rekam Medis. Ketujuh ialah

Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis. Secara keseluruhan, prosedur pengelolaan arsip

rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen

sudah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh rumah sakit. Akan tetapi, terdapat

beberapa masalah dalam pengelolaan yaitu kurangnya pengawasan dalam peminjaman dan

pengembalian arsip yang mengakibatkan terselipnya arsip, dan terbatasnya rak penyimpanan yang

menjadikan arsip diletakkan tidak pada tempatnya. Dari beberapa masalah yang dihadapi di unit

rekam medis, penulis memberikan saran untuk menambah rak penyimpanan dan menambah

pengawasan sehingga arsip rekam medis lebih terjaga dan terlindungi.

Kata kunci : Prosedur, Pengelolaan, Arsip, Rekam Medis

xvi

ABSTRACT

MONICA BUDI OKTAVIA D1514066. THE PROCEDURE OF MEDICAL RECORD

ARCHIVE MANAGEMENT IN DR. SOERATNO LOCAL GENERAL HOSPITAL

(RSUD) OF SRAGEN REGENCY. Administration Management Undergraduate Program of

Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret University. 53 pages.

The objective of research was to get an in-depth description about the procedure of medical

record archive management in dr. Soeratno local general hospital (RSUD) of Gemolong, Sragen

Regency. This medical record archive is very important because its use as the source of memory

to be documented, accountability material, report, and protecting the patient’s law interest, hospital

or physicians and other personnel.

This research was taken place in dr. Soeratno Local General Hospital of Gemolong, Sragen

Regency. This study was a participatory observation research by participating in the work existing

in medical record unit. Techniques of collecting data used were interview, observation, and

documentation.

Considering the result of observation on dr. Soeratno Local General Hospital of Gemolong,

Sragen Regency, there was a procedure of medical record archive management including firstly:

Patient admission and Medical Record Archive Documentation; secondly, Medical Record

Archive Distribution; thirdly, Assembling, Coding, Indexing and Reporting; fourthly, Medical

Record Archive Storage; fifthly, Medical Record Borrowing and Return; and sixthly Medical

Record Archive Shrinkage and Annihilation. Overall, the procedure of medical record archive

management in dr. Soeratno Local General Hospital of Gemolong, Sragen Regency had been

consistent with the procedure specified by the hospital. However, there are some problems in

management including inadequate supervision over archive borrowing and return resulting in the

hidden archive and limited storage shelf available leading the archive not to be put on its place.

Considering these problems, the writer recommended to increase the number of storage shelf and

to improve the supervision to maintain and to protect the medical record archive better.

Keywords: Procedure, Management, Archive, Medical Record