WAREHOUSE

CONTROL

NAMA : AGRA RADINTYO BHASWORO

NO.TES : JKT0813/DS/S1/MES/0079

NAMA : DEDE SULAIMAN

NO.TES : YGY0813/DS/S1/MES/0099

PLTG SIANTAN

2014

1

ABSTRAK

PLTG Siantan mempunyai banyak spare part mesin, namun belum

mempunyai sistem pergudangan yang terintegrasi dengan baik sehingga dalam

mengakses data dan mencari spare part di gudang membutuhkan waktu yang

lama. Kemudian data history barang masuk dan keluar tidak terdokumentasi

dengan baik karena masih menggunakan kartu gantung. Untuk membantu

pegawai dalam mengatasi masalah ini dilakukan pembaharuan penomoran rak

dengan susunan yang lebih sederhana kemudian membuat aplikasi warehouse

control untuk mengetahui jumlah stok spare part dan mendokumentasikan barang

masuk dan keluar. Dari pengembangan sistem pergudangan ini karyawan PLTG

Siantan mempunyai kemudahan dalam mengetahui jumlah stok spare part,

kemudahan dalam menemukan spare part di gudang.

Kata Kunci : warehouse control, gudang

2

BAB I

LATAR BELAKANG

Sistem pergudangan merupakan salah satu faktor sebuah industri mencapai

kehandalan. Dimana sistem pergudangan yang terintegrasi dengan baik akan

memudahkan karyawan dalam sistem perawatan industri tersebut. PLTG Siantan

dengan banyak sistem mekanikal, elektrikal dan kontrol, akan mempunyai spare

part yang banyak. Sehingga dalam sistem perawatan akan dibutuhkan kepastian

ketersediaan spare part yang dibutuhkan, dan juga kemudahan dalam mengetahui

ketersediaan spare part tersebut. Selain itu dokumentasi spare part berupa rekapan

barang masuk dan keluar juga dibutuhkan untuk pelaporan dan

pertanggungjawaban.

Dari penjelasan sebelumnya PLTG Siantan sendiri sistem pergudangannya

belum terintegrasi dengan baik, dimana untuk mengetahui jumlah persediaan

spare part di gudang masih harus mencari di log sheet dan untuk menemukan

lokasi spare part di gudang karyawan harus menelusuri seluruh gudang sehingga

tidak efektif dan butuh waktu lama. Dan untuk laporan dan pertanggungjawaban

barang masuk dan keluar harus di salin lagi dari kartu gantung. Oleh sebab itu,

dibutuhkan suatu inovasi yang dapat mengintegrasikan sistem pergudangan di

PLTG Siantan.

3

BAB II

SRATEGIC ISSUE (TOPIK)

Sistem pergudangan merupakan sesuatu yang penting di sebuah industri.

Hal ini disebabkan pemonitoran keberadaan material dan kemudahan dalam

mengakses jika dibutuhkan adalah salah satu langkah dalam mencapai kehandalan

industri itu sendiri. Pada PLTG Siantan sistem pergudangan masih menggunakan

sistem konvensional dimana untuk mengetahui jenis dan stok barang di gudang

harus mencari di log sheet, kemudian untuk mengetahui pencataan barang masuk

dan keluar harus di lihat di surat masuk dan keluar barang. Sehingga terjadi

kendala dalam mengetahui jumlah stok barang yang ada di gudang dan juga lama

dalam menemukan tempat barang di gudang. Selain itu untuk pelaporan terhadap

barang masuk dan keluar tidak bisa terperinci.

4

BAB III

OFI (OPPORTUNITY FOR IMPROVEMENT) FORMULATION

SWOT analisis

1. Strengths

1.1. Tersedia data barang

1.2. Adanya dokumentasi barang masuk dan keluar

berupa TUG 3 dan TUG 9

1.3. Barang- barang dengan jenis keperluan berbeda

ditempatkan terpisah

2. Weaknesses

2.1. Memakan waktu yang lama dalam mencari

barang

2.2. Tidak ada pendokumentasian barang yang baik

3. Opportunities

3.1. Membuat penomoran rak di gudang lebih

sederhana

3.2. Membuat aplikasi database barang

4. Threats

4.1. Rentan terjadi kehilangan barang

4.2. Kesulitan dalam menemukan jumlah stok

barang

5

BAB IV

AFI (ACTION FOR IMPROVEMENT) FORMULATION

Kesempatan dalam melakukan perbaikan ada 2 kegiatan yang dilakukan.

1. Penataan ulang penomoran rak gudang.

2. Pembuatan aplikasi sistem pergudangan sederhana berbasis microsoft

office excel dan visual basic.

6

BAB V

PEMBAHASAN DAN ANALISA

5.1. Penomoran Rak Gudang

Gambar 1. Skema penomoran rak sederhana

Setiap barang dalam gudang, sebenarnya sudah memiliki nomor

masing-masing. Artinya setiap part yang ada telah memiliki identias yang

cukup jelas yang tercantum pada kartu gantung dan barang itu sendiri.

Hanya saja, penempatan dan penyusunan barang-barang dalam gudang

tidak tersusun dengan rapi. Alhasil fungsi penomoran pada setiap barang

tidak efektif karena seseorang akan tetap kesulitan ketika ingin mencari

barang tertentu dalam gudang.

Penataan kembali susunan barang-barang dalam gudang dilakukan

pada salah satu gudang yaitu Gudang Elektrikal. Dalam Gudang

Elektrikal, terdapat satu rak empat tingkat yang setiap tingkatnya telah

terlabeli angka 1 sampai 4 sebagaimana yang terlihat pada Gambar 1. Di

setiap tingkat rak, dibagi kedalam dua baris untuk mengakomodasi jumlah

7

Arah Pandangan Mata

barang yang cukup banyak. Barang dengan nomor urut terkecil

ditempatkan pada rak tingkat pertama dimulai dari sisi paling kiri (dari

arah pandangan mata) dan secara berurutan disusun hingga kesisi paling

kanan.

Ketika sudah mencapai ujung, maka barang dengan nomor

selanjutnya, penempatannya dimulai lagi dari sisi paling kiri ke sisi paling

kanan bersebelahan dengan barang-barang yang telah disusun sebelumnya

pada tingkat yang sama. Penyusunan dengan pola seperti ini terus

dilakukan hingga seluruh barang-barang pada rak Gudang Elektrikal

tersusun dengan rapi sampai rak keempat.

(a)

(b)

Gambar 2. Penataan barang pada gudang elektrikal berdasarkan urutan

nomor barang

Pada Gambar 2 meunjukkan keadaan rak dalam gudang elektrikal

sebelum dan sesudah penataan barang dan penomoran. Dengan pengurutan

nomor barang tersebut seperti Gambar 2 (b), sipapun yang ingin mencari

barang akan lebih mudah dalam mendapatkannya karena rentang nomor

telah tertera di bagian samping rak.

8

5.2. Cover

Cover merupakan sheet yang menampilkan optional tools, sehingga

setiap page dan tool box yang ada bisa diakses dari halaman cover.

Gambar 3. Cover aplikasi sistem pergudangan

5.3. Daftar Barang

Sheet ini menampilkan kriteria barang yang terdapat di gudang

berupa no barang, nama barang, klasifikasi kegunaan, no rak/no kartu

dimana barang disimpan dan satuan.

Gambar 4. Sheet daftar barang

9

5.4. Form Cari Barang

Dari form ini akan diketahui jumlah barang yang tersedia dan di rak

no berapa barang tersebut berada. Dan untuk barang yang masuk dan

keluar sebelumnya harus ditulis terlebih dulu no part dari barang tersebut.

Selanjutnya baru dinput menggunakan form barang masuk dan form

barang keluar berdasrkan no part tersebut. No part tidak boleh salah ketik,

harus sesuai dengan data yang ada karena no part ini yang akan

menghubungkan update data ke sheet yang lain.

Gambar 5. Tool box cari barang

5.5. Barang Masuk dan History Barang Masuk

Untuk dokumentasi barang yang masuk disediakan tool box berupa

Form Barang Masuk seperti pada Gambar 6. Pengisian barang masuk ini

juga mengacu kepada no part/barang yang tersedia di daftar barang,

sehingga no part harus dipastikan benar sesuai data yang ada. Data barang

masuk ini akan disimpan di sheet history barang masuk (gambar 7). Di

sheet ini data yang ada berupa :

a. No Barang

b. Nama Barang

c. Klasifikasi kegunaan

d. Jjumlah barang yang masuk

e. Tanggal barang masuk

f. Penaggung jawab dan

10

g. Keterangan.

Sehingga dari data ini akan lebih mudah pelaporan dan

pertanggungjawaban terhadap barang yang masuk. Pun

Gambar 6. Tool box barang masuk

Gambar 7. History barang masuk

5.6. Barang Keluar dan History Barang Keluar

Untuk dokumentasi barang yang keluar disediakan tool box pada

gambar 8. Pengisian barang keluar ini juga mengacu kepada no

11

part/barang yang tersedia di daftar barang, sehingga no part harus

dipastikan benar sesuai data yang ada. Data barang keluar ini akan

disimpan di sheet history barang masuk (gambar 9). Di sheet ini data yang

ada berupa no part, nama barang, klasifikasi kegunaan, jumlah barang

yang keluar, tanggal keluar, penaggung jawab dan keterangan. Sehingga

dari data ini akan lebih mudah pelaporan dan pertanggungjawaban

terhadap barang yang keluar.

Gambar 8. Tool box barang keluar

Gambar 9. History barang keluar

12

5.7. Form Barang Baru

Jika ingin menambahkan jenis barang baru yang belum ada di list,

dapat menginput lewat tool box Form Barang Baru yang nantinya daftar

barang akan terupdate. Selanjutnya harus menginput lagi melalui Form

Barang masuk untuk mengupdate jumlah Stok dan sebagai history bahwa

pada saat itu ada barang yang masuk, setiap penginputan berdasarkan no

part tidak boleh mengalami kekeliruan.

Gambar 10. Tool box barang baru

13

BAB VI

PENUTUP

6.1. Kesimpulan

- Penomoran rak yang sederhana memudahkan karyawan dalam

mengakses suatu barang

- Aplikasi Warehouse Control dapat mencari data base barang dan

memperbaharui stok barang jika ada barang masuk dan keluar

- Dengan aplikasi Warehouse Control diharapkan history barang masuk

dan keluar dapat terekam dengan baik.

6.2. Saran

- Pengguna harus selalu mengupdate barang baru, barang masuk,

ataupun barang keluar pada aplikasi Warehouse Control ini.

- Diharapkan pengguna tidak mengubah formula ataupun semua konten

yang telah ada pada aplikasi Warehouse Control untuk menghindari

terjadinya error.

14

LAMPIRAN

Tutorial aplikasi

1. Cari Barang

Gambar 11. Halaman Cover Warehouse Control

Akan keluar Tool Box kosong seperti Gambar 12. Ketik nama barang yang

ingin dicari lalu klik button cari.

15

Klik button cari barang

Klik button cari

Ketik Nama barang dicari

Layar Display

Gambar 12. Form Cari Barang

Dalam Layar Display, akan keluar list berikut No Barang,

Klasifikasi Kegunaan, No rak/No Kartu, Stok, dan Satuan.

Gambar 13. List barang yang telah dicari

Catat no barang secara benar untuk keperluan pengisian form

barang masuk dan keluar. Untuk lebih memastikan dan mempermudah, No

Barang dapat di copy menggunakan shortcut Ctrl+C pada bagian selected

display setelah sebelumnya klik pada barang yang diinginkan. Jika sudah

selesai, klik button tutup.

2. Barang masuk

Klik tombol barang masuk

16

No Barang Stok

No rak/No kartu

Selected Display

Gambar 13. Halaman Cover Warehouse Control

Akan keluar Tool box “Form Barang Masuk” seperti Gambar 14.

Gambar 14. Form Barang Masuk

Untuk pengisian Form Barang Masuk ini, semua harus terisi. Yang

perlu diperhatikan lebih adalah No Barang yang harus sesuai dengan No

Barang yang telah ada. Jika penulisannya salah, maka tidak akan terbaca

oleh formula yang ada dan data tidak akan terupdate dengan baik. Untuk

itu, sebaiknya pengguna mencari terlebih dahulu mencari nama barang

pada toolbox Cari Barang dan copy-kan No Barang yang diinginkan lalu

17

Klik button barang masuk

Tulis no barang, sesuaikan dengan no barang yang telah dicari sebelumnya

salin di kolom No Barang Form Barang Masuk agar tidak ada kesalahan.

Setelah terisi semua, klik tombol selesai. Untuk keluar klik tombol Tutup.

3. Barang keluar

Gambar 15. Halaman Cover Warehouse Control

Akan keluar Tool box “Form Barang Keluar” seperti Gambar 15.

Gambar 16. Form Barang keluar

18

Klik button barang keluar

Tulis no barang, sesuaikan dengan no barang yang telah dicari sebelumnya

Sebagaimana seperti pada Form barang Masuk, pengisian Form

Barang Keluar ini juga harus sangat memerhatikan pengisian No Barang.

Setelah terisi semua, klik tombol selesai. Untuk keluar klik tombol Tutup.

19