laporan proyek perubahan diklat pim iii angkatan i
TRANSCRIPT
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN
REPUBLIK INDONESIA
PUSDIKLAT BPK RI
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
DIKLAT PIM III ANGKATAN I TAHUN 2015
PENINGKATAN PELAYANAN DALAM MEMPERLANCAR
KEGIATAN YANG BERKAITAN DENGAN PEMERIKSAAN
MELALUI INTEGRASI DATABASE ENTITAS PEMERIKSAAN (DEP)
YANG LENGKAP, MUTAKHIR DAN MUDAH DIAKSES
Project Leader : Aris Asmono, SE., Ak
Mentor : Eldy Mustafa, S.H., M.H.
Coach : NurendroAdi Kusumo, SE., MM, CAAE, Ak, CA
JAKARTA
TAHUN 2015
i
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur kami panjatkan kepada Allah SWT yang telah banyak melimpahkan Rahmad-Nya
kepada penyusun untuk dapat menyelesaikan laporan akhir Diklat kepemimpinan Tingkat III dengan
judul, “Peningkatan pelayanan dalam memperlancar kegiatan yang berkaitan dengan pemeriksaan
melalui integrasi Database Entitas Pemeriksaan (DEP) yang lengkap, mutakhir dan mudah diakses”
Tujuan penyusunan laporan ini adalah untuk memenuhi salah satu tugas dalam Diklat kepemimpinan
Tingkat III yang dilaksanakan oleh Pusdiklat BPK.
Dalam menyusun laporan ini, penyusun telah mendapat bantuan dari banyak pihak. Oleh sebab itu
sudah selayaknyalah penyusun menyampaikan terima kasih kepada Bapak Eldy Mustafa, SH, MH
selaku mentor dan Kepala Perwakilan BPK Perwakilan NTB yang selalu memberikan fasilitas
kemudahan, dukungan, bimbingan dan arahan kepada penyusun. Kami juga mengucapkan terima
kasih kepada Bapak Nurendro Adi Kusumo, SE, MM, CAAF, Ak, CA selaku coach yang selalu
memberikan bimbingan dan arahannya selama menjalankan proyek perubahan. Tidak lupa juga kami
sampaikan kepada Sdr. Muhamad R. Setyadji selaku Tim LO IT Perwakilan NTB, Sdr. Iwa Kartiwa
Karpi selaku pemegang Dosir Induk kota Mataram, seluruh pejabat Struktural di BPK Perwakilan
NTB, para Pemeriksa di BPK Perwakilan NTB, Staf Subag Hukum, Staf Subag Humas dan TU, para
pejabat keuangan di wilayah Nusa Tenggara Barat dan LO IT masing-masing entitas serta semua
pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu.
Kami berharap semoga dengan berakhirnya Diklat PIM III dan disusunnya laporan ini bisa
memberikan tambahan nilai dan manfaat bagi penyusun sendiri khususnya dan bagi pembaca
nantinya, serta bermanfaat bagi institusi BPK. Harapan kami semoga proyek ini dapat terus berjalan
dan tidak berhenti, oleh karena itu perlu adanya konsistensi dalam melaksanakan perubahan.
Kami menyadari bahwa proyek perubahan yang kami laksanakan belumlah mencapai hasil yang
diharapkan, oleh karena itu kami siap menerima saran dan masukan demi perbaikan perubahan yang
dilaksanakan.
Project Leader
ii
DAFTAR ISI
Halaman
Kata Pengantar .................................................................................................
Daftar Isi ..........................................................................................................
Daftar Lampiran ..............................................................................................
i
ii
iii
BAB I : PENDAHULUAN .......................................................................
a. Latar Belakang ......................................................................
b. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan ................................
c. Ruang Lingkup ......................................................................
d. Standar/Kriteria Pemeriksaan ................................................
1
1
1
2
2
BAB II : DISKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK .....
a. Diskripsi Pelaksanaan Proyek ...............................................
b. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan ........................................
1) Tahap Persiapan ...............................................................
2) Tahap dan Hasil Pelaksanaan ..........................................
c. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder ............................
1) Stakeholder Internal ........................................................
2) Stakeholder Eksternal .....................................................
3) Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder .......................
4) Kendala Internal dan Eksternal .......................................
5) Strategi Mengatasi Masalah ............................................
6) Capaian ............................................................................
7) Instrumen Monitoring yang Digunakan ...........................
3
3
4
4
6
7
7
8
8
9
10
10
10
BAB III : KESIMPULAN DAN SARAN .................................................. 11
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 11
Lampiran .......................................................................................................
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kebutuhan database entitas saat ini merupakan suatu kebutuhan bagi stakeholder
(anggota BPK, tortama, staf ahli, DPR, DPD, APH) dan customer (pemeriksa).
Seringkali stakeholder dan customer membutuhkan data yang cepat dan terkini.
Namun demikian, terkadang kita tidak bisa memenuhi permintaan dari stakeholder
dan customer tersebut karena keterbatasan data, misalnya data belum tersedia, tidak
lengkap atau belum di-update. Di sisi lain, database biasanya dipegang oleh para
pemegang Dosir Induk Wilayah (DIW) yang tidak selalu berada di tempat. Untuk
memenuhi data yang dibutuhkan tersebut seringkali harus menghubungi satu-satu
kepada pemegang DIW atau kalau datanya tidak ada bahkan harus menghubungi
kepada entitas. Proses pemenuhan data yang demikian jelas membutuhkan waktu
yang lama. Untuk memenuhi kebutuhan database yang lengkap dan mutakhir perlu
adanya dukungan dan kerjasama dari beberapa pihak yang terkait, antara lain para
pemeriksa, entitas, Bagian Hukum, Bagian Umum &Teknologi Informasi (TI), serta
Bagian Humas & TU Setkalan.
Kondisi yang ada di Perwakilan NTB menjunjukkan bahwa database belum dikelola
secara optimal. Pemegang data entitas pemeriksaan belum mendokumentasikan
secara terstruktur data-data yang dibutuhkan. Keberadaan data mungkin ada, tetapi
ketika belum disusun dengan baik maka kemudahan dan kecepatan untuk
memanfaatkan menjadi terganggu. Selain itu data yang ada di Sub bagian-Sub
bagian yang saling terkait belum terintegrasi dengan baik. Misalnya bagian hukum
yang menangani masalah hukum dan perundang-undangan belum terjalin koordinasi
dengan baik dengan pemeriksa dalam mendukung kriteria atau peraturan-peraturan
yang mendukung pemeriksaan. Data e-audit di Bagian Umum dan TI belum
terkoordinasi dengan baik dengan pemeriksa dalam mendukung pemeriksaan.
Update database pemantauan tindak lanjut belum sepenuhnya dilakukan secara
kontinue berdasarkan data yang masuk sesuai dengan PMP sehingga perkembangan
data tindak lanjut hanya diketahui selama enam bulan sekali, meskipun sebagian data
sebenarnya telah dikirimkan oleh entitas. Akibatnya perkembangan tindak lanjut
tidak update setiap saat dan usaha yang dilakukan entitas mengirimkan tindak lanjut
menjadi mubazir.
Mengingat salah satu tugas pokok Sub Auditorat adalah melakukan pemutakhiran
data entitas maka dengan melihat kondisi seperti diuraikan di atas maka perlu suatu
perubahan dalam pengelolaan database entitas melaui integrasi database entitas yang
lengkap dan mutakhir serta mudah diakses.
B. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan
Tujuan dari proyek perubahan ini dikelompokkan dalam tiga kelompok yaitu tujuan
jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang dengan uraian sebagai berikut:
1. Tujuan jangka pendek yaitu tersusunnya format database yang bisa menampung
informasi yang dibutuhkan secara lengkap dan mutakhir pada satu entitas
pemeriksaan yaitu Kota Mataram dalam jangka waktu 60 hari
2. Tujuan jangka menengah yaitu terpenuhinya informasi yang lengkap dan
mutakhir yang diupdate secara terus menerus yang dibutuhkan setiap saat oleh
2
stakeholder pada lima entitas pemeriksaan di Subaud NTB II yaitu Kota
Mataram, Kab. Sumbawa, Kota Bima, Kab. Bima dan Kab. Dompu selama satu
tahun ke depan dan peningkatan kenyamanan dalam pekerjaan Sub Auditorat.
3. Tujuan jangka panjang yaitu timbulnya kesadaran dari pemegang Data Entitas
Pemeriksa (DEP) tentang arti pentingnya DEP sehingga pemeriksa dengan
kesadaran sendiri selalu melengkapi dan memutakhirkan data entitas pemeriksaan
untuk mempermudah dan memperlancar pemeriksaan dan sebagian tugas pokok
Sub Auditorat
C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup proyek perubahan meliputi kegiatan utama yang akan dilaksanakan
yaitu klasifikasi database entitas, desain format kerangka database, input dan update
database serta pemanfaatan database dalam memperlancar tugas pokok dan fungsi
Sub Auditorat
D. Standar/Kriteria Pemeriksaan
Sesuai dengan tujuan proyek perubahan ini maka tingkat keberhasilan dapat diukur
dari beberapa hal yaitu:
1. Dalam jangka pendek, keberhasilan dapat diukur jika telah tersusun format
kerangka database yang bisa menampung informasi yang dibutuhkan (lengkap)
dan adanya pemutakhiran Data Entitas Pemeriksa (DEP) oleh pemegang DEP
pada satu entitas pemeriksaan yaitu Kota Mataram dalam jangka waktu 60 hari.
2. Dalam jangka menengah, keberhasilan dapat diukur dari database yang
disediakan telah terisi lengkap dan mutakhir yang di-update secara terus menerus
pada lima entitas pemeriksaan di Subaud NTB II yaitu Kota Mataram, Kab.
Sumbawa, Kota Bima, Kab. Bima dan Kab. Dompu selama satu tahun ke depan
dan adanya peningkatan kenyamanan dalam pekerjaan Sub Auditorat.
3. Dalam jangka panjang, keberhasilan dapat diukur dari adanya peningkatan
kesadaran dari pemegang Data Entitas Pemeriksa (DEP) yang memahami arti
pentingnya DEP sehingga pemeriksa dengan kesadaran sendiri selalu melengkapi
dan memutakhirkan data entitas pemeriksaan untuk memudahkan tugas pokoknya
dalam pemeriksaan dan adanya kemudahan yang dirasakan oleh stakeholder
ketika membutuhkan informasi yang cepat.
3
BAB II
DISKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK
A. Diskripsi Pelaksanaan Proyek
Sesuai dengan Keputusan BPK No. 3/K/I-XIII.2/7/2014 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Pelaksana Badan Pemeriksa Keuangan, tugas Sub Auditorat Perwakilan
adalah :
a. merumuskan rencana kegiatan
b. mengusulkan tim pemeriksa
c. melakukan pemerolehan keyakinan mutu hasil pemeriksaan
d. mengompilasi hasil pemantauan penyelesaian kerugian negara
e. menyusun bahan penjelasan kepada pemerintah daerah dan DPRD tentang hasil
pemeriksaan
f. megevaluasi kegiatan pemeriksaan yang dilaksanakan oleh pemeriksa BPK,
pemeriksa yang bekerja untuk dan atas nama BPK dan akuntan publik
berdasarkan ketentuan peraturan perundangan
g. mengompilasi dan mengevaluasi hasil pemeriksaan
h. melakukan pembahasan tindak lanjut hasil pemeriksaan dengan aparat
pengawasan internal pada entitas terperiksa
i. memantau pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan
j. menyiapkan bahan perumusan pendapat BPK yang akan disampaikan kepada
pemangku kepentingan
k. melakukan pemutakhiran data pada aplikasi SMP dan DEP
l. menyiapkan bahan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja BPK perwakilan
NTB
Dari sekian banyak tugas yang diberikan kepada Sub Auditorat, maka pemimpin
perubahan mengambil tema terkait Database Entitas Pemeriksaan (DEP) dengan
judul “ Peningkatan pelayanan dalam memperlancar kegiatan yang berkaitan dengan
pemeriksaan melalui integrasi Database Entitas Pemeriksaan (DEP) yang lengkap,
mutakhir dan mudah diakses”. Pemilihan judul ini dipilih dalam proyek perubahan
dengan pertimbangan pengelolaan database di perwakilan belum optimal. Pemegang
DEP belum mendokumentasikan secara terstruktur data-data yang dibutuhkan.
Selain itu data-data yang ada di Sub Bagian-Sub Bagian yang saling terkait belum
terintegrasi dengan baik. Dengan demikian maka keberadaan database yang ada
belum lengkap dan mutakhir sehingga menghambat untuk memperoleh data yang
mudah dan cepat.
Harapan ke depan dengan adanya proyek perubahan ini adalah tersedianya database
yang lengkap dan mutakhir sehingga akan memberikan nilai perubahan antara lain:
a. memberikan informasi terkini kepada pemeriksa yang akan melakukan
pemeriksaan secara mudah dan cepat.
b. memudahkan perwakilan dalam memberikan penjelasan kepada pihak yang
membutuhkan informasi secara cepat dan mudah, baik pihak intern (permintaan
dari pusat ) maupun pihak ekstern/stakeholder (pihak entitas, DPRD, DPD,
APH).
4
B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan
1. Tahap Persiapan
Tahap persiapan merupakan tahapan yang direncanakan akan dilaksanakan pada
tahap pelaksanaan yaitu masa laboratorium kepemimpinan. Tahapan ini telah
diseminarkan pada pelaksanaan seminar I yaitu seminar tentang proposal proyek
perubahan dengan pentahapan sebagai berikut:
No Aktivitas kunci
Waktu
Maret April Mei Juni
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
I II III IV I
II III IV V I II III IV I II III IV
1 Kick off meeting
2 Koordinasi dengan customer dan key partner
3 Membentuk tim kerja
4 Klasifikasi data base
5 Membuat format kerangka DB
6 Membuat instruksi kerja
7 Uji coba data base
8 Sosialisasi pemanfaatan DB
9 Update data base
10 Evaluasi
Adapun penjelasan atas sepuluh tahapan yang direncanakan tersebut dapat
dijelaskan sebagai berikut:
a. Kick off meeting
Kegiatan pada tahap ini direncanakan berbentuk sosialisasi atau pertemuan
langsung dengan key partner berupa penjelasan tentang pengenalan proyek
perubahan yang akan dilakukan kepada customer dan key partner. Pada tahap
ini pemimpin perubahan menyampaikan tujuan dan alasan memilih topik yang
diusulkan untuk dilakukan perubahan, sekaligus meminta masukan terkait
rencana yang akan dilaksanakan di dalam proyek perubahan.
b. Koordinasi dengan customer dan key partner
Bentuk kegiatan pada tahap ini direncanakan berupa pertemuan langsung
seperti diskusi/rapat dan komunikasi lewat telepon/milis/WA dengan customer
dan key partner. Kegiatan direncanakan sepanjang pelaksanaan proyek. Hal
ini karena selama pelaksanaan proyek berlangsung senantiasa memerlukan
koordinasi dengan customer dan key partner.
Adapun customer dan key partner dimaksud antara lain
1) Subag Hukum
Subag Hukum merupakan pihak terkait yang nantinya mensuplai data-data
terkait permasalahan hukum/peraturan
2) Subag Umum
Subag Umum merupakan pihak yang terkait dengan memfasilitasi
peralatan komputer dan informasi Teknologi (IT) meliputi Instal program
dan data-data e-audit
3) Subag TU dan Humas
5
Subag TU dan Humas merupakan pihak penghubung antara pemeriksa
dengan pihak lain terkait dengan kebutuhan data oleh pihak eksternal, dan
memberikan informasi-informasi aktual dari media.
4) Pemeriksa
Pemeriksa merupakan pihak yang melaksanakan input data dalam e-drive
dan penyedia data-data yang dibutuhkan oleh pihak ekternal maupun untuk
kepentingan pemeriksa sendiri dalam pemeriksaan
5) Entitas
Pihak entitas merupakan pihak yang menyediakan data entitas yang
dibutuhkan pemeriksa untuk dimasukkan dalam e-drive.
c. Membentuk tim kerja
Kegiatan pada tahap ini direncanakan merancang susunan tim dan uraian tugas
tim kerja utnuk diusulkan kepada Kepala Perwakilan dalam bentuk Surat
Keputusan Kepala Perwakilan. Tim kerja direncanakan dengan melibatkan
para pemeriksa pemegang Dosir Induk Wilayah (DIW) masing2 entitas, Subag
Hukum, Subag, Humas dan Tata Usaha Perwakilan serta Subag Umum (LO
TI).
Pada tahap ini juga direncanakan adanya sosialisasi tim kerja setelah susunan
tim ditetapkan oleh Kepala Perwakilan.
d. Klasifikasi database
Bentuk kegiatan pada tahap ini direncanakan berupa kegiatan mengklasifikasi/
mengelompokkan database yang akan ditampilkan dalam E-Drive berdasarkan
jenis data.
e. Membuat format kerangka database
Kegiatan pada tahap ini adalah membuat format kerangka database yang akan
ditampilkan dalam E-Drive. Format kerangka ini direncanakan berisi data di
tingkat perwakilan, data di tingkat Sub Auditorat dan data di tingkat
pemegang DIW (entitas).
f. Membuat instruksi kerja
Kegiatan pada tahap ini direncanakan membuat bentuk instruksi kerja yang
akan dijadikan pedoman oleh penginput database dalam memasukkan data
dalam E-Drive, meliputi cara membuka, menutup dan memutakhirkan data
dalam aplikasi E-Drive serta periode pemutakhiran.
g. Uji coba database
Kegiatan yang direncanakan pada tahap ini adalah melakukan instal aplikasi
E-Drive, input database khususnya yang menjadi sampel yaitu database Kota
Mataram.
h. Update database
Kegitatan yang dilakukan pada tahap ini adalah melakukan pemutakhiran
database sesuai kondisi terkini.
i. Sosialisasi Pemanfaatan Database
Kegiatan sosialisasi ini direncanakan dilakukan kepada pemeriksa pemegang
DIW sehingga tidak hanya sebatas Kota Mataram yang memanfaatkan tetapi
seluruh Perwakilan NTB sehingga tidak berhenti sebatas untuk memenuhi
kewajiban Diklat.
6
j. Evaluasi
Kegiatan evaluasi merupakan kegiatan untuk melakukan evaluasi terhadap
proyek yang dijalankan yang tujuannya untuk mengetahui kelemahan dan
kelebihan serta perbaikan proyek ke depan.
2. Tahap dan Hasil Pelaksanaan
Tahap dan hasil pelaksanaan menjelaskan kegiatan yang telah dilaksanakan dan
hasil dokumentasi
a. Kick off meeting
Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini adalah sosialisasi tatap muka
langsung dengan para key partner yaitu Bagian Hukum, bagian Humas dan
Tata Usaha, Bagian Umum dan TI serta para pemeriksa.
Bukti dokumentasi antara lain berupa surat undangan, daftar hadir, foto dan
risalah rapat, serta surat dukungan didokumentasikan pada lampiran 1.
b. Koordinasi dengan customer dan key partner
Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini antara lain pertemuan
langsung dengan entitas termasuk dengan tim TI entitas, pertemuan dengan
tim TI BPK, komunikasi dengan Bagian Hukum, komunikasi dengan Bagian
Humas dan Tu, Komunikasi dengan para pemeriksa melalui telepon, group
milis dan email.
Bukti dokumentasi antara lain berupa surat undangan, daftar hadir, foto, dan
risalah rapat didokumentasikan pada lampiran 2.
c. Membentuk tim kerja
Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini adalah rancangan susunan
tim dan uraian tugas tim kerja yang diusulkan kepada Kepala Perwakilan dan
dikonsultasikan kepada Bagian Hukum Perwakilan.
Kegiatan lainnya adalah melakukan sosialisasi tim kerja melalui group milis
Bukti dokumentasi berupa nota dinas usulan tim kerja dan SK tim Kerja yang
ditetapkan oeleh Kepala Perwakilan serta pengumuman lewat group milis
[email protected] didokumentasikan pada lampiran 3.
d. Klasifikasi database
Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini adalah
mengklasifikasikan/mengelompokkan database menurut jenis dokumen.
Bukti dokumentasi berupa dokumen klasifikasi database didokumentasikan
pada lampiran 4.
e. Membuat format kerangka database
Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini adalah membuat format
kerangka database yang ditampilkan dalam E-Drive. Format kerangka
database terdiri dari data di tingkat perwakilan, data di tingkat Sub Auditorat
dan data di tingkat pemegang DIW (entitas).
Bukti dokumentasi berupa dokumen format kerangka database
didokumentasikan pada lampiran 5.
f. Membuat instruksi kerja
Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini adalah membuat instruksi
kerja yang dijadikan pedoman oleh penginput database dalam memasukkan
data dalam E-Drive, meliputi cara membuka, menutup dan memutakhirkan
7
data dalam aplikasi E-Drive serta periode pemutakhiran. Instruksi kerja ini
telah ditetapkan oleh Kepala Perwakilan sebagai lampiran tim kerja.
Bukti dokumentasi berupa persetujuan Instruksi Dinas yang merupakan
lampiran SK Tim Kerja yang ditetapkan Kepala Perwakilan didokumentasikan
pada lampiran 6.
g. Uji coba database
Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini adalah melakukan instal
aplikasi E-Drive, input database yang menjadi sampel yaitu database Kota
Mataram dan pemberian akses kepada pegawai sesuai dengan lampiran SK
Pemutakhiran database.
Bukti dokumentasi berupa hasil tampilan database dalam E-Drive
didokumentasikan pada lampiran 7.
h. Update database
Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini adalah kegiatan menginput
database sesuai kondisi terkini pada Kota Mataram dan empat entitas lainnya
di wilayah Sub Auditorat NTB II yaitu Kabupaten Sumbawa, Kota Bima,
Kabupaten Bima dan Kabupaten Dompu empat entitas lainnya.
Bukti dokumentasi berupa hasil tampilan database dalam E-Drive pada entitas
selain Kota Mataram didokumentasikan pada lampiran 8.
i. Sosialisasi Pemanfaatan Database
Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini adalah sosialisasi
pemanfaatan kepada pemeriksa khususnya pemegang DIW pada seluruh
entitas di Perwakilan NTB.
Bukti dokumentasi antara lain berupa surat undangan, daftar hadir dan foto
didokumentasikan pada lampiran 9.
j. Evaluasi
Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini adalah melakukan evaluasi
terhadap proyek yang dijalankan untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan
serta perbaikan proyek ke depan.
Bukti dokumentasi antara lain berupa dokumen evaluasi, print out hasil
komunikasi permasalahan yang dihadapi selama pelaksanaan proyek antara
pemimpin perubahan dengan Tim IT didokumentasikan pada lampiran 10.
C. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder
1. Stakeholder Internal
Stakeholder internal dalam pelaksanaan proyek perubahan ini meliputi Kepala
Perwakilan, Kepala Sub Auditorat NTB I, Kepala Sekretariat Perwakilan, Kepala
Subag Umum & TI dan LO TI Perwakilan NTB, Kepala Subag Hukum dan staf,
Kepala Subag Humas & Tata Usaha dan staf, dan para pemeriksa di NTB.
Peran dan pengaruh stkeholder internal ini besar sekali dalam mendukung
kesuksesan pelaksanaan proyek perubahan yang dilaksanakan.
Pertama sekali tentunya Kepala Perwakilan BPK Perwakilan NTB, dalam hal ini
sangat berbengaruh terlaksananya proyek perubahan ini. Sebagai mentor Kepala
Perwakilan senantiasa selalu memberikan arahan dan bimbingan serta selalu
memantau selama pelaksanaan proyek berjalan sehingga proyek dapat berjalan
dengan baik. Selain itu, Kepala Perwakilan juga menetapkan Surat Keputusan
tentang Tim Kerja dan Instruksi Kerja yang dijadikan pedoman pelaksanaan
8
proyek baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Kepala perwakilan
juga memberikan keleluasaan waktu untuk mengatur jadwal antara tugas diklat
dengan tugas pemeriksaan dan tugas kedinasan lainnya. Kepala Perwakilan
mendukung membuat undangan dan pertemuan dengan stakeholder eksternal
(entitas pemeriksaan) dalam rangka pelaksanaan proyek perubahan.
Kedua adalah Kepala Auditorat NTB I dan Kepala Sekretariat Perwakilan yang
mengijinkan dan mendorong stafnya untuk membantu pemimpin perubahan
dalam melaksanakan proyek perubahan.
Ketiga, para pejabat struktural eselon IV di Perwakilan NTB yang terkait dengan
proyek perubahan ini yaitu Kepala Subag Umum & TI, Kepala Subag Hukum
dan Kepala Subag Humas & Tata Usaha.
Kepala Subag Umum & TI dan pejabat LO TI Perwakilan yang selalu siap
mendampingi setiap proses tahapan aplikasi E-Drive, memberikan sosialisasi
kepada pihak entitas dan pemeriksa, membantu mencarikan solusi pemecahan
masalah yang terkait dengan aplikasi E-Drive.
Kepala Subag Hukum dan staf membantu penyediaan data terkait hukum untuk
diinput dalam database serta membantu dalam penyusunan Tim Kerja.
Kepala Subag Humas & Tata Usaha dan staf selalu membantu dalam penyediaan
informasi dan data-data lainnya yang diperlukan.
Para pemeriksa sebagai pemegang Dosir Induk Wilayah melakukan input data
dalam aplikasi E-drive diantara kesibukannya melakukan pemeriksaan dan
menyelesaikan laporan.
2. Stakeholder Eksternal
Peran stakeholder eksternal terutama pihak entitas sangat berperan dalam
menyuplai database.
Peran pihak lain secara tidak langsung yaitu Tortama dan Staf Ahli BUMD yang
meminta data-data pemeriksaan. Hal ini juga mendukung karena secara tidak
langsung membantu pemegang DIW untuk mengupdate data.
3. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder
Struktur Organisasi dalam proyek perubahan adalah sebagai berikut:
Pemeriksa, Entitas, Kasetlan, Kasub Aud NTB I, Kasubag Umum & TI,
Kasubag Humas & TU (Key partner)
Eldy Mustafa (Mentor)
Aris Asmono (Project leader)
Nurendro AK (Coach)
9
Peran dari masing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi proyek perubahan
adalah sebagai berikut:
No. Struktur Diskripsi peran yang dilakukan
1. Mentor Memberikan persetujuan proyek perubahan yang
akan dilaksanakan
Mengarahkan project leader dalam melaksanakan
proyek perubahan
2. Coach Memberikan bimbingan dan masukan/saran atas
proyek perubahan yang akan dilaksanakan dan
selama proses pelaksanaan
3. Project Leader Memimpin proyek perubahan, membuat
perencanaan, membentuk tim kerja,
mengoordinasikan dengan key partner,
mendokumentasikan semua kegiatan, dan
memastikan proyek perubahan berjalan dan dapat
dimanfaatkan
4. Key Partners Memberikan dukungan dan masukan kepada project
leader tenttang pelaksanaan proyek perubahan
Kasubaud Dukungan koordinasi dengan pemeriksa yang posisi
sekarang sedang melaksanakan pemeriksaan
Kasetlan Mendukung untuk mongoordinasikan dengan
kasubag hukum, Kasubag Humas & TI serta
Kasubag terkait
Kasubag Hukum Mendukung terkait data hukum, peraturan
perundangan dan kriteria pemeriksaan
Kasubag Umum
dan TI
Mendukung peragkat TI serta terkait dengan
pelaksanaan e-audit
Kasubag Humas
dan TU
Mendukung terlibat penyediakan informasi dari
media
Entitas Mendukung dalam menyediakan data-data yang
dibutuhkan
Peran dan pengaruh stkeholder sangat mempengaruhi kesuksesan pelaksanaan
proyek perubahan. Kunci utama dalam melaksanakan proyek perubahan adalah
pola menjalin hubungan komunikasi dengan para stakeholder. Pemimpin
perubahan selalu berusaha untuk menjalin pola komunikasi yang baik terutama
berusaha agar tidak ada gap/kesenjangan antara pemimpin perubahan dengan para
stakeholder. Selain itu, pemimpin perubahan juga menjelaskan bahwa proyek ini
bukan semata-mata untuk kepentingan pendidikan tetapi untuk kepentingan
institusi yang lebih luas di masa mendatang.
4. Kendala Internal dan Eksternal
Beberapa kendala muncul selama pelaksanaan proyek perubahan yaitu kendala
internal dan kendala eksternal.
Kendala Internal antara lain lebih kepada pengaturan jadwal waktu yang
bergesekan dengan kegiatan pokok pemeriksaan yang memang harus lebih
10
diutamakan. Selain itu juga masalah ketersediaan data-data yang belum lengkap
yang selama ini masih tercecer tersimpan di berbagai tempat.
Sementara kendala eksternal lebih kepada kesiapan pihak eksternal untuk
mensuplai data-data yang dibutuhkan. Selain itu juga terkait dengan layanan
teknologi informasi yang tidak mudah untuk segera diatasi dan butuh keahlian
khusus.
5. Strategi Mengatasi Masalah
Dalam pelaksanaan proyek perubahan pasti mengalami masalah, namun demikian
semua masalah dapat diselesaikan dengan baik. Strategi untuk mengatasi semua
permasalahan antara lain dengan membangun pola komunikasi yang baik dengan
para stakeholder. Selain itu juga perencanaan tahapan yang matang dan
pengaturan waktu pelaksanaan. Namun demikian masih ada beberapa
permasalahan yang mungkin memang tidak dapat diselesaikan dalam jangka
pandek karena di luar kemampuan. Kondisi ini akan selalu dikomunikasikan dan
dicarikan solusinya karena memang proyek ini dilaksanakan untuk jangka
panjang dan berkesinambungan.
6. Capaian
Sesuai dengan kriteria keberhasilan, maka capaian pelaksanaan proyek perubahan
ini telah sesuai dengan target jangka pendek yang ditetapkan selama 60 hari
pelaksanaan yaitu tersedianya database yang lengkap dan mutakhir pada entitas
Kota Mataram, meskipun masih terdapat kekurangsempurnaan.
Ukuran capaian ini antara lain berdasarkan hasil akhir database Kota Mataram
yang telah diinput, diupdate dan mudah diakses seperti dapat dilihat pada
lampiran 8.
Selain itu, kriteria keberhasilan juga dapat dilihat dari adanya dukungan dari para
stakeholder serta berdasarkan survey diperoleh hasil adanya peningkatan
pandangan stakeholder dari sebelum ada proyek perubahan database dengan E-
Drive dengan setelah ada proyek perubahan yaitu dari sisi kelengkapan data,
kemutakhiran data, kemudahan akses dan kepuasan stakeholder serta manfaat.
Rekapitulasi hasil survey dapat dilihat pada lampiran 10a.
7. Instrumen Monitoring yang Digunakan
Dalam rangka menjaga agar proyek perubahan tetap berjalan secara berkelanjutan
untuk jangka panjang, maka salah satu instrumen yang kami buat adalah melalui
Surat Keputusan Tim Kerja dan Instruksi Kerja. Penetapan pegawai untuk
menginput database tertuang dalam SK Tim Kerja melalui Keputusan Kepala
Perwakilan yang berlaku selama setahun ke depan dan setiap tahun direncanakan
untuk dibuat surat keputusan yang baru dengan menyesuaikan personil yang ada.
Selain itu juga melalui Instruksi Kerja yang mewajibkan setiap pemegang DIW
untuk selalu mengupdate e-drive setiap bulan atau setiap ada perubahan data.
Kelengkapan update database di masing-masing DIW kami masukkan sebagai
catatan dalam Instruksi Kerja sebagai bagian dari penilaian prestasi kerja pegawai
di akhir tahun.
11
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil evaluasi terhadap proyek perubahan ini, maka proyek perubahan
dengan judul “Peningkatan pelayanan dalam memperlancar kegiatan yang
berkaitan dengan pemeriksaan melalui integrasi Database Entitas Pemeriksaan
(DEP) yang lengkap, mutakhir dan mudah diakses” ini dapat dikatakan cukup
berhasil dan dapat dilaksanakan dengan baik berkat kerjasama antara pemimpin
perubahan dengan para stakeholder serta ditentukan oleh perencanaan yang matang.
Pemilihan proyek yang mengangkat permasalahan database ini tidak semata-mata
untuk memenuhi tugas diklat tetapi dipilih karena memilikai manfaat dan nilai
tambah bagi kepentingan pemimpin perubahan dan harapannya tentunya bagi
institusi BPK khususnya BPK Perwakilan Nusa Tenggara Barat.
Dalam pelaksanaan proyek perubahan ini masih banyak hal yang perlu diperbaiki.
Kekurangsempurnaan dalam sebuah pekerjaan merupakan suatu hal yang wajar,
namun demikian karena tujuan proyek ini jangka panjang maka
kekurangsempurnaan akan terus diperbaiki di waktu mendatang tentunya dengan
komitmen yang kuat dari pemimpin perubahan dan dukungan para stakeholder.
B. Saran
Proyek ini akan semakin bermanfaat jika dapat berjalan secara kontinue dan
berkelanjutan. Untuk menjaga kesinambungan berjalannya proyek ini maka kami
menyarankan agar:
1. Keputusan Kepala Perwakilan tentang pembentukan Tim Pemutakhiran
Database dijalankan dengan baik.
2. Perlunya evaluasi secara kontinue untuk pelaksanaan pemutakhiran database,
baik dari dukungan formal (revisi SK) jika terdapat pegawai yang mutasi atau
ada hal yang sudah tidak sesuai maupun dari sisi implementasinya.
12
DAFTAR PUSTAKA
1. Panduan Penyelenggaraan Diklat PIM III Angkatan I, Pusdiklat BPK RI, 2015
2. Panduan Proyek Perubahan Diklat PIM, Pusdiklat BPK RI, 2015
1
Lampiran 4
KLASIFIKASI DATABASE BPK PROVINSI NTB
1. Rekap database di tingkat perwakilan
Rekapitulasi database di tingkat Perwakilan dikelompokkan dalam sembilan kelompok
berdasarkan kebutuhan data yang selama ini sering dibutuhkan atau diminta oleh BPK Pusat
yaitu :
01 Pejabat daerah
02 Data Keuangan
03 Dana Perimbangan
04 Kemiskinan-Kemakmuran-Pengangguran
05 Laporan Keuangan
06 Opini
07 Hibah Daerah
08 Tindak Lanjut
09 Kerugian Daerah
Rekapitulasi data di tingkat Perwakilan direncanakan ditangani oleh Subag Humas dan Tata
Usaha Perwakilan
2. Rekap database di tingkat Sub Auditorat
Rekapitulasi kelompok database di tingkat Sub Auditorat sama dengan rekapitulasi database
di tingkat Perwakilan yang dikelompokkan dalam sembilan kelompok berdasarkan
kebutuhan data yang selama ini sering dibutuhkan atau diminta oleh BPK Pusat yaitu :
01 Pejabat daerah
02 Data Keuangan
03 Dana Perimbangan
04 Kemiskinan-Kemakmuran-Pengangguran
05 Laporan Keuangan
06 Opini
07 Hibah Daerah
08 Tindak Lanjut
09 Kerugian Daerah
Rekapitulasi data di tingkat Sub Auditorat direncanakan ditangani oleh slah satu pemeriksa
di masing-masing Sub Auditorat yang ditunjuk.
3. Pengelompokkan Data di tingkat entitas terdiri dari sepuluh kelompok data sebagai berikut:
01. Profil entitas
02. Data keuangan
03. Data BUMD
04. Data Kerugian Daerah
05. Pemantauan Tindak Lanjut
06. Data Terkait Hukum
07. Isu strategis
08. Data E audit
09. Data Pemeriksaan
10. Data Lainnya
2
Dari kelompok database di tiap-tiap entitas ini kemudian dirinci lagi berdasarkan jenis data
yang bisa masuk dalam kelompok data dimaksud. Selain itu juga dirinci berdasarkan waktu
data diperoleh seperti data bulanan antara lain untuk data tindak lanjut, database e-audit
dan isu strategis.
Data di tingkat entitas ditangani oleh pemegang Dosir Induk Wilayah (DIW) yang sudah
ditetapkan oleh Kepala Perwakilan.
1
BPK RILampiran 5
STRUKTUR DATABASE BPK PERWAKILAN PROVINSI NTB
Program Data Base Perwakilan Provinsi NTB
01 Rekap Database Perwakilan 11 entitas Lima Tahun Terakhir
01.1 Pejabat Daerah
01.2 Data Keuangan
01.3 Dana Perimbangan
01.4 Kemiskinan-Kemakmuran-Pengangguran
01.5 Laporan Keuangan
01.6 Opini
01.7 Hibah Daerah
01.8 Tindak Lanjut
01.8.1 Januari
01.8.2 Pebruari
01.8.3 Maret
01.8.4 April
01.8.5 Mei
01.8.6 Juni
01.8.7 Juli
01.8.8 Agustus
01.8.9 September
01.8.10 Oktober
01.8.11 November
01.8.12 Desember
01.9 Kerugian daerah
01.9.1 Januari
01.9.2 Pebruari
01.9.3 Maret
01.9.4 April
01.9.5 Mei
01.9.6 Juni
01.9.7 Juli
01.9.8 Agustus
01.9.9 September
01.9.10 Oktober
01.9.11 November
01.9.12 Desember
2
02 Sub Aud NTB I
02.1 Rekap Database Sub Aud NTB I
02.1.1 Pejabat Daerah
02.1.2 Data Keuangan
02.1.3 Dana Perimbangan
02.1.4 Kemiskinan-Kemakmuran-Pengangguran
02.1.5 Laporan Keuangan
02.1.6 Opini
02.1.7 Hibah Daerah
02.1.8 Tindak Lanjut
02.1.8.1 Januari
02.1.8.2 Pebruari
02.1.8.3 Maret
02.1.8.4 April
02.1.8.5 Mei
02.1.8.6 Juni
02.1.8.7 Juli
02.1.8.8 Agustus
02.1.8.9 September
02.1.8.10 Oktober
02.1.8.11 November
02.1.8.12 Desember
02.1.9 Kerugian daerah
02.1.9.1 Januari
02.1.9.2 Pebruari
02.1.9.3 Maret
02.1.9.4 April
02.1.9.5 Mei
02.1.9.6 Juni
02.1.9.7 Juli
02.1.9.8 Agustus
02.1.9.9 September
02.1.9.10 Oktober
02.1.9.11 November
02.1.9.12 Desember
02.2 Provinsi
02.3 Kabupaten Lombok Tengah
02.4 Kabupaten Lombok Barat
02.5 Kabupaten Lombok Timur
02.6 kabupaten Lombok Utara
02.7 Kabupaten Sumbawa Barat
02.7.1 Profil entitas
02.7.2 Data Keuangan
02.7.3 Data BUMD
02.7.4 Data Kerugian Daerah
02.7.4.1 Januari
02.7.4.2 Pebruari
02.7.4.3 Maret
02.7.4.4 April
02.7.4.5 Mei
3
02.7.4.6 Juni
02.7.4.7 Juli
02.7.4.8 Agustus
02.7.4.9 September
02.7.4.10 Oktober
02.7.4.11 November
02.7.4.12 Desember
02.7.5 Pemantauan Tindak Lanjut
02.7.5.1 Januari
02.7.5.2 Pebruari
02.7.5.3 Maret
02.7.5.4 April
02.7.5.5 Mei
02.7.5.6 Juni
02.7.5.7 Juli
02.7.5.8 Agustus
02.7.5.9 September
02.7.5.10 Oktober
02.7.5.11 November
02.7.5.12 Desember
02.7.6 Data Terkait Hukum
02.7.7 Isu Strategis
02.7.7.1 Januari
02.7.7.2 Pebruari
02.7.7.3 Maret
02.7.7.4 April
02.7.7.5 Mei
02.7.7.6 Juni
02.7.7.7 Juli
02.7.7.8 Agustus
02.7.7.9 September
02.7.7.10 Oktober
02.7.7.11 November
02.7.7.12 Desember
02.7.8 Data E-Audit
02.7.8.1 Januari
02.7.8.2 Pebruari
02.7.8.3 Maret
02.7.8.4 April
02.7.8.5 Mei
02.7.8.6 Juni
02.7.8.7 Juli
02.7.8.8 Agustus
02.7.8.9 September
02.7.8.10 Oktober
02.7.8.11 November
02.7.8.12 Desember
02.7.9 Data Pemeriksaan
02.7.10 Data Lainnya
4
03 Sub Aud NTB II
03.1 Rekap Database Sub Aud NTB II
03.1.1 Pejabat Daerah
03.1.2 Data Keuangan
03.1.3 Dana Perimbangan
03.1.4 Kemiskinan-Kemakmuran-Pengangguran
03.1.5 Laporan Keuangan
03.1.6 Opini
03.1.7 Hibah Daerah
03.1.8 Tindak Lanjut
03.1.8.1 Januari
03.1.8.2 Pebruari
03.1.8.3 Maret
03.1.8.4 April
03.1.8.5 Mei
03.1.8.6 Juni
03.1.8.7 Juli
03.1.8.8 Agustus
03.1.8.9 September
03.1.8.10 Oktober
03.1.8.11 November
03.1.8.12 Desember
03.1.9 Kerugian daerah
03.1.9.1 Januari
03.1.9.2 Pebruari
03.1.9.3 Maret
03.1.9.4 April
03.1.9.5 Mei
03.1.9.6 Juni
03.1.9.7 Juli
03.1.9.8 Agustus
03.1.9.9 September
03.1.9.10 Oktober
03.1.9.11 November
03.1.9.12 Desember
03.2 Kota Mataram
03.3 Kabupaten Sumbawa
03.4 Kota Bima
03.5 Kabupaten Bima
03.6 Kabupaten Dompu
03.6.1 Profil entitas
03.6.2 Data Keuangan
03.6.3 Data BUMD
03.6.4 Data Kerugian Daerah
03.6.4.1 Januari
03.6.4.2 Pebruari
03.6.4.3 Maret
03.6.4.4 April
03.6.4.5 Mei
03.6.4.6 Juni
5
03.6.4.7 Juli
03.6.4.8 Agustus
03.6.4.9 September
03.6.4.10 Oktober
03.6.4.11 November
03.6.4.12 Desember
03.6.5 Pemantauan Tindak Lanjut
03.6.5.1 Januari
03.6.5.2 Pebruari
03.6.5.3 Maret
03.6.5.4 April
03.6.5.5 Mei
03.6.5.6 Juni
03.6.5.7 Juli
03.6.5.8 Agustus
03.6.5.9 September
03.6.5.10 Oktober
03.6.5.11 November
03.6.5.12 Desember
03.6.6 Data Terkait Hukum
03.6.7 Isu Strategis
03.6.7.1 Januari
03.6.7.2 Pebruari
03.6.7.3 Maret
03.6.7.4 April
03.6.7.5 Mei
03.6.7.6 Juni
03.6.7.7 Juli
03.6.7.8 Agustus
03.6.7.9 September
03.6.7.10 Oktober
03.6.7.11 November
03.6.7.12 Desember
03.6.8 Data E-Audit
03.6.8.1 Januari
03.6.8.2 Pebruari
03.6.8.3 Maret
03.6.8.4 April
03.6.8.5 Mei
03.6.8.6 Juni
03.6.8.7 Juli
03.6.8.8 Agustus
03.6.8.9 September
03.6.8.10 Oktober
03.6.8.11 November
03.6.8.12 Desember
03.6.9 Data Pemeriksaan
03.6.10 Data Lainnya
1
Lampiran 7
Uji Coba Database
Tampilan Hasil E-Drive : Aris Asmono
Tampilan Edrive : Database BPK Provinsi NTB
Tampilan E-Drive Database BPK Provinsi NTB Terbagi Dalam Tiga Kelompok Besar
1. Rekap Perwakilan 2. NTB I 3. NTB II
2
Tampilan E-Drive Database NTB I
Terbagi Dalam Tujuh Kelompok 1. Rekap Sub Auditorat NTB I 2. Provinsi NTB 3. Kabupaten Lombok Tengah 4. Kabupaten Lombok Barat 5. Kabupaten Lombok Timur 6. Kabupaten Lombok Utara 7. Kabupaten Sumbawa Barat
Tampilan E-Drive Database NTB II Terbagi Dalam Enam Kelompok
1. Rekap Sub Auditorat NTB II 2. Kota Mataram 3. Kabupaten Sumbawa 4. Kabupaten Bima 5. Kota Bima 6. Kabupaten Dompu
3
Tampilan E-Drive Database NTB II Detail Rekap Sub Auditorat NTB II
Tampilan Edrive Database NTB II Detail Rekap Kota Mataram dan Masing-Masing Entitas
Tampilan E-Drive Database NTB II Detail Profil Entitas Kota Mataram dan Masing-Masing Entitas
4
Pejabat Yang Bisa Mengangakses di Tingkat Perwakilan (Percobaan : Aris Asmono dan LO IT Perwakilan M. Rifki Setyadji)
Pejabat Yang Bisa Mengangakses di Tingkat NTB I (Percobaan : Aris Asmono, LO IT Perwakilan M. Rifki S, Kasubaud NTB I dan KTS NTB I)
Pejabat Yang Bisa Mengangakses di Tingkat NTB II (Percobaan : Aris Asmono, LO IT Perwakilan M. Rifki S dan KTS NTB I)
5
Pejabat Yang Bisa Mengangakses di Tingkat Entitas (Percobaan : Aris Asmono, LO IT Perwakilan M. Rifki S, Kasubaud NTB II, KTS NTB I dan Pemegang DIW)
Pejabat Yang Bisa Mengakses Data Kota Mataram
Pejabat Yang Bisa Mengakses Data Kabupaten Sumbawa
6
Pejabat Yang Bisa Mengangakses Data Kota Bima
Pejabat Yang Bisa Mengangakses Data Kabupaten Bima
Pejabat Yang Bisa Mengangakses Data Kabupaten Dompu