bab i pendahuluan -...
TRANSCRIPT
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal1
BAB I PENDAHULUAN
Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia ini berawal dari Unit Pelayanan Teknis
(UPT) Pendidikan dan Pelatihan Daerah yang di miliki Badan Kepegawaian Pendidikan dan
Pelatihan Daerah (BKP2D) dengan adanya PP No 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah.
terjadilah perubahan-perubahan pada struktur Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)
menjadi Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dengan perubahan itu UPT Pendidikan dan
Pelatihan Daerah menghilang dan timbulah Badan Pengembangan Sumber Daya
Manusia.Berdasarkan Peraturan Gubernur Riau Nomor 95 Tahun 2016 tentang Kedudukan,
Susunan Organisasi, Tugas Dan Fungsi, Serta Tata Kerja Badan Pengembangan Sumber Daya
Manusia Provinsi Riau, berdasarkan pasal 3 ayat 2 memiliki fungsi :
a. penyusunan kebijakan teknis pada Sekretariat, Bidang Penjamin Mutu, Bidang
Pengembangan Kompetensi Manajerial, Bidang Pengembangan Integritas, dan
Bidang Pengembangan Kompetensi Fungsional;
b. pelaksanaan tugas dukungan teknis pada Sekretariat, Bidang Penjamin Mutu,
Bidang Pengembangan Kompetensi Manajerial, Bidang Pengembangan Integritas,
dan Bidang Pengembangan Kompetensi Fungsional;
c. pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas dukungan teknis pada
Sekretariat, Bidang Penjamin Mutu, Bidang Pengembangan Kompetensi
Manajerial, Bidang Pengembangan Integritas, dan Bidang Pengembangan
Kompetensi Fungsional;
d. pembinaan teknis penyelenggaraan fungsi penunjang Urusan Pemerintahan Daerah
pada Sekretariat, Bidang Penjamin Mutu, Bidang Pengembangan Kompetensi
Manajerial, Bidang Pengembangan Integritas, dan Bidang Pengembangan
Kompetensi Fungsional; dan pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh
Gubernur terkait dengan tugas dan fungsinya.
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal2
I.1 Struktur Organisasi, Visi dan Misi
Dari lampiran Peraturan gubernur Riau Nomor 95 Tahun 2016, Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Riau memiliki Bagan Organisasi
Seperti Gambar Berikut Ini :
Gambar I. Bagan Struktur Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Sekretariat
Subbagian
Kepegawaian dan
Urusan
Subbagian Keuangan,
Perlengkapan dan
Pengelolaan Barang
Milik daerah
Subbagian
Perencanaan Program
Kepala Badan
Pengembangan Sumber
Daya Manusia
Kelompok Jabatan
Fungsional
Bidang
Pengembangan
Kompetensi
Manajerial
Subbidang
PengembanganPraj
abatandan
Kepemimpinan
Dasar
Subbidang
Pengembangan
Jabatan
Administrasi dan
PimpinanTinggi
Subbidang
Pengembangan
Pimpinan
Perangkat Daerah
Bidang Penjamin
Mutu
Subbidang
Standarisasi dan
Fasilitasi Pelatihan
Subbidang
Pengembangan
Tenaga Pengajar
danKerjasama
Pelatihan
Subbidang Sistem
Informasi Pelatihan
danSertifikasi
Kompetensi
Bidang
Pengembangan
Integritas
Subbidang
Pengembangan
BudayaIntegritas
Subbidang
Pengembangan
Integritas
Aparatur
Subbidang
Pengembangan
Integritas
Masyarakat
Bidang
Pengembangan
KompetensiTek
nis
danFungsional
Subbidang
Pengembangan
Teknis
Subbidang
Pengembangan
Teknis
Subbidang
Pengembangan
KompetensiFun
gsional
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal3
Berdasarkan Keputusan Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya
Manusia Provinsi Riau Nomor : Kpts.050/Bpsdm/1.1/Ii/2017/1.1/20.1Tentang
Penetapan Visi Dan Misi Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi
Riau
Visi dari Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
“MENJADI PUSAT PENGEMBANGAN APARATUR SIPILNEGARA YANG
MEMILIKI KOMPETENSI, INTEGRITAS, DANDAYA SAING”
Agar terwujudnya Visi Badan pengembangan Sumber Daya Manusia Oleh
sebab di susunlah Misi yaitu
1. Menyusun program pengembangan Sumber Daya Manusiasesuai
kebutuhan.
2. Meningkatkan sumber daya aparatur berkualitas.
3. Meningkatkan kapasitas penyelenggaraan pendidikan danpelatihan.
4. Meningkatkan sarana dan prasarana kediklatan.
I.2 Latar Belakang Proyek Perubahan
Rowden dan Conine (2005) menemukan hasil bahwa meskipun belum ada
ukuran yang pasti antara keikutsetaan seorang pegawai dalam pendidikan dan
pelatihan tertentu terhadap tingkat kepuasan kerja, para peneliti di atas menemukan
fakta bahwa kebanyakan pegawai yang pernah mengikuti program pelatihan bisa
memberikan pelayanan yang lebih baik dan memuaskan kepada pada
pelanggan/costomer dibandingkan dengan pegawai yang belum pernah mengikuti
program Pelatihan.
Peraturan Gubernur Riau Nomor 95 Tahun 2016 Dalam Pasal 15 ayat 1
Bahwa Kepala Bidang Pengembangan Kompetensi Manajerial mempunyai tugas
melakukankoordinasi, fasilitasidanevaluasitugaspadaSubbidang Pengembangan
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal4
Prajabatan dan Kepemimpinan Dasar, Subbidang Pengembangan Jabatan
Administrasi dan Pimpinan Tinggi, dan Subbidang Pengembangan Pimpinan
Perangkat Daerah.
Berdasarkan Peraturan Gubernur No 95 Tahun 2016 ini Bidang Manajerial
dapat melakukan penyelenggaraan diklat dan juga Badan pengembangan
Sumberdaya Manusia ini sudah memiliki Izin/Terakreditasi dalam penyelenggaraan
diklat PIM III, PIM IV dan latihan Dasar CPNS
Dalam peyelenggaraan diklat terlibat dua kelompok, kelompok peserta
diklat dan kelompok penyelenggara. Dari dua kelompok ini terjadilah proses saling
berinteraksi dan mempengaruhi sehingga menjadikan perubahan yang di harapkan
menjadi baik untuk kemajuan organisai. Untuk kelompok penyelenggara terdiri dari
2 (dua) kelompok panitia penyelenggara dan pengampu materi/yang di sebut dengan
pengajar. Panitia penyelenggara merupakan fasilisator atau yang memfasilisasikan
para pengajar dengan pengampu materi.
Terkait dengan jumlah kelompok peserta diklat untuk diklat PIM IV dari
data tahun 2014 sebanyak 22Orang, tahun 2015 sebanyak 30 Orang, pada tahun 2016
sebanyak 30 Orang dan pada tahun 2017 sebanyak 30 orang dan jumlah peserta
sebanyak 30 Orang. hal ini terlihat pada tabel di bawah ini
Tabel 1.2.1. Jumlah peserta diklat dan jumlah yang di sedikan untuk mengikuti diklat
Tabel I. Jumlah Peserta diklat PIM IV
Uraian 2014 2015 2016 2017
Peseta Diklat 22 Orang 30 Orang 30 Orang 30 Orang
Sumber : data Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Setelah melakukan pendataan dengan sistem menyurati pada tahun 2017 dan
data yang masuk dari setiap Organisasi Perangkat Daerah pejabat eselon
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal5
IV/pengawas sebanyak 30 sehingga untuk memberikan pelatihan yang sudah menjadi
kewajiban pejabat eselon IV/pengawas masih belum dapat dilakukan semua yang
terdata pada tahun 2017 karena keterbatasan anggaran.
Terkait dengan jumlah kelompok peserta diklat untuk diklat PIM III dari
data tahun 2014 sebanyak Tidak Ada, tahun 2015 sebanyak 27 Orang, pada tahun
2016 sebanyak 29 Orang dan pada tahun 2017 sebanyak 30 orang dan jumlah peserta
sebanyak 30 Orang. hal ini terlihat pada tabel di bawah ini
Tabel 2 Jumlah peserta diklat PIM III
Uraian 2014 2015 2016 2017
Peseta Diklat 0 Orang 27 Orang 29 Orang 30 Orang
Sumber : data Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Untuk setelah data yang terkumpul yang belum mengikuti diklat PIM IV
dan Diklat PIM III banyaknya jumlah peserta di bandingkan pagu/ anggaran yang
tersedia sehingga sehingga terjadilah masalah dalam menyeleksi peserta diklat.
Dalam melakukan penyelenggaraan diklat PIM IV dan PIM III dan Juga
peserta Diklat Dasar CPNS dimana Peserta tersebut di haruskan menginap selain itu
juga melakukan pembelajaran sebagai penyelenggara bagaimana tidak adanya
perbedaan dalam melayani peserta tersebut
Dalam pembelajaran yang awalnya seperti mandiri service oleh
pengajar/pengampu materi dan peserta juga membantu dalam proses pembelajaran
sehingga hal ini menjadikan terasa dalam proses belajar dan mengajar menjadi
terganggu.
Bagaimana untuk penyelesaian persoalan-persoalan tersebut. Persoalan-
persoalan itu yang menjadi daya tarik saya untuk melakukan perubahan-perubahan.
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal6
1.3 Area dan Fokus Proyek Perubahan
Untuk mencapai 3 (tiga) sasaran pemerintahagar dapat memilikipelayanan
Publik Berkualitas, Birokrasi yang Bersih dan Akuntabel dan Birokrasi yang Efektif
dan efisien, dari 8 (delapan) area perubahan yang tertuang dalam Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 11 tahun 2015
tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019 Yang menjadi area perubahan
yang saya lakukan pada tata Laksana dan Manajemen Sumber Daya Manusia.
Dari pemilihan tata laksana dan manajemen sumber daya manusia aparatur
saya memfokuskan pada sistem proses dan prosedur kerja yangjelas, efektif, Efesien,
Terukur sedangkan manajemen sumber daya manusia aparatur menfokuskan pada
netral, kompeten dan berkenerja tinggi.Peningkatan Tata Laksana Pengelolaan
Pendidikan Dan Pelatihan Yang Efisiensi Dan Efektivitas Di Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia
I.4 Tujuan
Tujuan merupakan sesuatu yang mungkin untuk dicapai, bukan sesuatu
yang utopis JEMSLY H & MARTANI H atau tujuan merupakan pernyataan tentang
keadaan yang diinginkan sehingga dari proyek perubahan ini saya memiliki tujuan
1. Tujuan jangka pendek
1. memiliki sistem Data Base sederhana untuk peserta
2. standar baku dalam recruitmen peserta diklat
3. memiliki standar proses dalam penetapan tenaga pengajar
4. samanya presepsi dalam melakukan proses penyelenggaraan diklat
5. memiliki pedoman standar dalam melakukan pembelajaran di dalam
kelas
6. proses evaluasi pengajaran.
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal7
2. Tujuan jangka menengah
1. Memiliki sistem Data Base dapat di pergunakan
2. dapat menggunakan proses Standar baku dalam recruitmen peserta
diklat
3. menggunakan standar operasional presedur dalam penyusunan
penetapan tenaga pengajar
4. mengunakan standar operasional dalam menyelenggarakan diklat
5. menggunkan menggunakan standar pembelajaran di dalam kelas
6. berjalannya proses evaluasi dalam pembelajaran.
3. Dalam jangka panjang Proyek perubahan ini dapat memaksimalkan sistem
data base walaupun sederhana sehingga mampu menjadikan
Penyelenggaraan diklat yang lebih baik
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal8
BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
II.1 Permasalan
Dalam penyelenggaraan diklat ternyata banyaknya persoalan-persoalan yang
dihadapi hal ini menjadi kurang maksimalnya penyelanggaraan diklat tersebut :
1. Dari diklat di anggarkan masih belum tahunya berapa jumlah berapa orangkah
yang belum mengikuti diklat dan apa bila sedikit peserta dari yang di
anggarkan tidaklah baik dan apabila sebaliknya akan mengakibatkan orang
bertanya-tanya dalam penetapan peserta diklat.
2. Pembuatan jadwal untuk diklat yang memakan waktu yang lama untuk
penyususnan nama pengajar dan pengampu materi.
Dari gejala-gejala ini kami menganalisis menggunakan analisa SWOT
dengan data yang sederhana apa yang jadi permasalahan dan bagaimana cara untuk
menyelaikannya?
II.1.1. Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal
Analisis yang digunakan dalam proyek perubahan ini adalah analisi SWOT
(Terlampir di Lampiran I), yang dimulai tahapan identifikasi faktor kunci
keberhasilan berupa faktor pendukung ( Kekuatan) dan faktor penghambat (
Kelemahan), seperti terlihat pada gambar di bawah ini :
Tabel3. Pendukung dan Hambatan
Faktor Pendukung/Kekuatan Faktor Penghambat / Kelemahan
- Adanya dukungan pimpinan dalam
melakukan perbaikan kinerja (I)
- Memiliki Akreditasi Untuk Diklat PIM
III (I)
- Memiliki Akreditasi Diklat PIM IV (I)
- Memiliki Akreditasi Untuk Pelatihan
Dasar CPNS (I)
- Meliki Sarana dan Prasarana (I)
- Keterbatasan sarana dan Prasarana (I)
- Jumlah calon peserta yang belum
terdata (I)
- Proses Penetapan Tenaga Pengajar
belum optimal (I)
- Pemahaman tentang penyelenggaraan
diklat belum sama (I)
- Proses belajar mengajar dikelas belum
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal9
- Memiliki Sumber Daya Manusia (I).
- Benyelenggaraan Diklat untuk
pengembangan Pimpinan Perangkat
Daerah (I)
- Perda penggunaan aset Daerah(E)
- Tempat Diklat yang Berada Di dalam
Kota (E)
terstandar (I)
- Proses evaluasi pengajaran belum
optimal (I)
- Masih Belum Optimalnya Sumber Daya
manusia yang ada (I)
I Merupan Internal
E merupakan External
Dari data diatas, kita dapat melihat kekurangan atau yang menjadi penyebab
terjadinya persoalan dalam penyelenggaraan diklat, dapat di minimalkan dengan
mengutamakan mengatasi terlebih dahulu dari apa yang di hadapi secara internal atau
sesuatu yang dapat kita pengaruhi. Mengurangi permasalahan/kelemahan yang
internal ini akan mengakibatkan perpindahan posisi kelemahan yang akan menjadi
kekuatan dan juga kelemahan dan kekuatan yang kita miliki akan dapat di gunakan
untuk mengambil peluang dan minimalkan ancaman.
Tabel 4.matriks IE
SKO
R B
OB
OT
TOTA
L EF
E
SKOR BOBOT TOTAL IFE
4
KuaT
3,00-4,00
3
Sedang
2,00-2,99
2
Lemah
1,00-1,99
1
Tinggi
3,00-4,00
3 I II II
Sedang 2,00-2,99
2
IV V VI
Rendah 1,00-1,99
1
VII VIII IX
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal10
Dari tabel di atas Menurut matriks IE, maka posisi bidang pengembangan
manajerial berada dalam kuadran I. Posisi ini mengindikasikan Bidang
Pengembangan Manajerial dalam posisi tumbuh dan membangun (grow and built).
Strategi yang bisa diterapkan kuadran I ini adalah strategi yang intensif (penetrasi
pasar, pengembangan pasar, dan pengembangan produk) atau integratif (integrasi ke
belakang, integrasi ke depan, dan integrasi horizontal). Penetrasi pasar adalah upaya
meningkatkan penjualan produk lama di pasar yang lama dengan menguatkan aspek
promosi dengan iklan yang semakin efektif dan variatif sesuai dengan target pasar.
II.1.2. Masalah Utama
Dilihat dari analisis internal dan external tersebut serta peta kekuatan
Bidang Manjaerial permasalahan utama yang menjadi masalah utama adalah
menyelesaikan permaslaahan Kelemahan
Keterbatasan sarana dan Prasarana (I)
Jumlah calon peserta yang belum terdata (I)
Proses Penetapan TenagaPengajar belum optimal (I)
Pemahaman tentang penyelenggaraan diklat belum sama (I)
Proses belajar mengajar dikelas belum terstandar (I)
Proses evaluasi pengajaran belum optimal (I)
Masih Belum Optimalnya Sumber Daya manusia yang ada (I)
Menyelesaikan permasalahan kelemahan akan menjadikan pekerjaan
menjadi lebih baik dan akan dapat mengambil Peluang dengan baik dan dan
menjadikan ancaman minimum.
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal11
II.1.3. Analisis Kondisi Eksisting dan Bencmarking
Dinas Pendidikan Provinsi Jawa timur yang di bentuk berdasarkan Peraturan
Gubernur Nomor 81 Tahun 2016 yang memiliki struktur organisasi yang terdiri dari
Satu Sekretariat, empat Bidang dan 31 cabang dinas yang tersebar di kabupaten kota
dan memiliki fungsi :
1. Perumusan kebijakan di bidang pendidikan
2. Pelaksanaan kebijakan di bidang pendidikan
3. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang pendidikan
4. Pelaksanaan administrasi dinas di bidang pendidikan
5. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Gubernur terkait dengan
tugas dan fungsinya
Dari Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur ini memiliki Program yang
dapat yang Best Practice yang dapat di Adopsi
1. pemberian izin operasional/pendirian SMK link and match dengan DUDI/dunia
kerjalayanan pendidikan, dimana lulusan SMK yang berkompeten dan sesuai
dengan kebutuhan Dunia Usaha Dan Dunia Industri (BUDI), hal ini yang
menjadi menarik perhatian adalah bagaimana menyiapakan anak didik menjadi
seseorang yang dapat di terima di dunia usaha dan dunia industri artinya
Provinsi Jawa Timur lebih memfokuskan apa yang dibutuhkan oleh dunia usaha
dan dunia industri sehingga anak didik yang telah lulus dari
SMA/SMK/Pendidikan Khusus dengan harapan mudah untuk mendapatkan
sebuah pekerjaan sehingga menjadikan image negatif itu menurun dan semangat
untuk meningkatkan pendidikan sudah sebagai kebutuhan.
2. Melakukan moratorium untuk pendirian SMA dan mendorong SMA yang tidak
maju untuk berubah menjadi SMK. Pemerintah Daerah menjamin kemudahan
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal12
dalam proses perubahan hal itu di sini, dari pelajaran tingginya tingkat
pengangguran sehingga Pemerintah Provinsi Jawa Timur melakukan kebijakan
dalam pengurusan ijin yang di minta oleh pihak perusahaan, Pemerintah sudah
peka terhadap apa yang di butuhkan oleh Perusahaan-perusahaan tersebut
sehingga pemerintah menyiapkan tenaga yang sudah terdidik keluaran dari
pendirian SMA dan SMK, keluarandari SMA dan SMK yang berada di Provinsi
Jawa Timur juga dapat bersaing pada Provinsi Lain dengan Bekal Keahlian yang
di ajarkan selain dari kurikulum biasanya.
3. Program Bidik Misi untuk anak miskin, hal ini menganut setiap warga negara
mendapatkan pendidikan yang sama, disini untuk tingkat pendidikan bagi
masyarakat yang miskin, kemiskinan bukalah penghalangan kesempatan
mengambil pendidikan, pendidikan tersebut tidak adanya yang gratis akan tetapi
pendidikan tersebut sesungguhnya ditanggung biaya oleh pemerintah daerah
tersebut.
4. Selain dari hal tersebut diatas dan banyak hal lain juga, yang menjadi dayatarik
saya adalah penetapan prestasi kepala sekolah di ukur dengan berapa banyak
anak didiknya yang dapat bekerja di Dunia Usaha dan Dunuia industri,
Membuka lapangan pekerjaan dan melajutkan Pendidikan Ke Universitas Negeri
hal inilah yang menjadikan target dari setiap kepela sekolah yang ada pada
Provinsi Jawa Timur.
5. Adanya kerjasama yang di ikat menggunakan MOU Kabupaten Kota.
Dari beberapa program yang banyak di bahas oleh narasumber yang dapat
saya adopsi adalah pembenahan diri dari dalam sistem setelah itu kita baru dapat
mengembangkan dan mempersiapkan kemana tujuan organisasi yang dibawak untuk
mendapatkan tujuan yang terukur antara lain sebagai berikut :
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal13
1. Membuat MOU antara Kabupaten Kota dalam hal Pelaksanaan Diklat
Baik dalam Bentuk Pola Kerjasama atau Retribusi.
2. Membuat MOU dengan Pihak Ketiga dalam hal ini Provinsi lain diluar
Riau dalam bentuk Pola Kerjasama atau Retribusi.
3. Peningkatan Kapasitas dan Kualitas Widyaiswara dalam proses belajar
mengajar dan aktualisasi diri.
4. Mengikut sertakan Widyaiswara dalam seminar Nasional ataupun
Internasional.
5. Menyusun Grand disain Kebutuhan diklat Manajerial
II.2.1. Output dan Outcome
Output adalah hasil yang dicapai dalam jangka pendek atau produk yang di
keluarkan dari hasil yang di buat oleh sebab itu Output dari kegiatan perubahan ini
setelah di analisasa SWOT menghasilkan 8 (Delapan) Keluaran :
1. Memiliki Data UP Date data tentang Jumlah Berapa Orang yang Telah
Mengikuti diklat dan Belum Meliki Diklat minta data ke Badan Kepegawaian
Daerah Provinsi Riau (O1,O2, O3, W2)
2. Mencari Informasi Kepada Kabupaten/Kota Berapa Pejabat Eselon III dan IV
yang Belum Mengikuti tersebut (O4,O5,O6,O7, W2)
3. Membuat Standar baku (SOP) dalam melakukan Recruitmen Peserta diklat
(O1,O2,O3,W4)
4. Membuat Standar Penetapan (SOP) Tenaga Pengajar
(O1,O2,O3,O4,O5,O6,O7, W3)
5. Membuat Jadwal dan Rekap Berapa jam Sudah melakukan Pembelajaran Bagi
Pengampu Pelajaran/Pengajar dan tenaga Ahli/Narasumber/Pencerama (SOP)
Tenaga Pengajar (O1,O2,O3,O4,O5,O6,O7, W3)
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal14
6. Standar dalam menyelenggarakan diklat
7. Membuat Standar (SOP) dalam Proses belajar mengajar dikelas
(O1,O2,O3,O4,O5,O6,O7, W3)
8. Menjalankan sistem evaluasi pengajaran Penyelenggara, Pengajar dan Peserta
untuk di dalam Badan Pengembangan Sumber daya Manusia
(O1,O2,O3,O4,O5,O6,O7,W6)
Outcome adalah hasil yang terjadi setelah pelaksanaan kegiatan jangka
pendek atau manfaat/kegunaan dari produk tersebut sehingga outcome yang di
dapatkan dari output tersebut :
1. Kita dapat menyusun perencanaan untuk menganggarkan berapa jumlah
peserta diklat dan berapa lagi yang belum mengikuti diklat sehigga tepat
sasaran penganggaran dan juga dan kita juga mempermudah kita dalam
menyiapkan sarana dan prasarana dalam mendukung pelaksanaan diklat
2. agar dapat membaca berapa yang dilaksanakan di kabupaten kota atau di
fasisilitasi di Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Riau dan
membaca seberapa banyak tugas yang di lakukan sehingga dalam perencaan
kerja kita dapat menyusunya dengan baik.
3. provisional kita dalam melakukan recruitmen dalam peserta dan mengurangi
tingkat koplen dari calon peserta yang
4. menjadikan pengajar lebih siap untuk memberikan materi/bahan ajar.
5. Mengurangai tingkat kecembuan pengajar terhadap sesama pengajar, Dan
Peningkatan kepuasan peserta diklat
6. Menjadikan dalam pembelajaran yang tertip, tenang, dan nyaman hal ini sangat
berpengaruh kepada proses interaksi kelas dalampengembangan/penyerapan
materi diklat.
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal15
7. Sistem evaluasi yang baik menjadikan kita kepada perubahan yang lebih baik
sistem evaluasi merupakan alat kendali untuk menjamin mutu dan juga sebagai
alat untuk perbaikan.
II.2.2. Ruang Lingkup
Ruang lingkum merupakan pembatasan permasalahan agar menjadi satu
topik atau menjadikan satu lokus tertentu. Dari gambaran di atas yang menjadikan
ruang lingkup saya adalah :
1. Mengumpulkan data calon peserta yang berada pada diklat pengembangan
manajerial dan bagaimana agar data ini selalu di perbaru.
2. Tata laksana dalam melakukan recruitmen peserta mulai dari, tahapan dalam
penetapan, daftar ulang.
3. Penunjukan Pengajar, persiapan bahan ajar
4. Pengendalian jadwal dan pengajar yang berada pada bidang manajerial
5. SOP menjalankan piket di ruangan pengajar, mulai mempersiapkan peralatan
pengajaran, absensi, kuisoner, dan mematikan peralatan.
6. Apa saja yang masuk dalam penilaian evaluasi untuk para penyelenggara, dan
pengampu materi
II.3. Kreteria Keberhasilan
Kriteria keberhasilan proyek perubahan ini adalah sebagai berikut :
1. Memiliki Data UP Date data tentang Jumlah Berapa Orang yang Telah
Mengikuti diklat dan Belum Meliki Diklat minta data ke Badan Kepegawaian
Daerah Provinsi Riau.
2. Mencari Informasi Kepada Kabupaten/Kota Berapa Pejabat Eselon III dan IV
yang Belum Mengikuti tersebut.
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal16
3. Membuat Standar baku (SOP) dalam melakukan Recruitmen Peserta diklat.
4. Membuat Standar Penetapan (SOP) Tenaga Pengajar.
5. Membuat Jadwal dan Rekap Berapa jam Sudah melakukan Pembelajaran Bagi
Pengampu Pelajaran/Pengajar dan tenaga Ahli/Narasumber/Pencerama (SOP)
Tenaga Pengajar.
6. Standar dalam menyelenggarakan diklat
7. Membuat Standar (SOP) dalam Proses belajar mengajar dikelas.
8. Adanya pedoman dalamevaluasi pengajaran Penyelenggara, Pengajar dan
Peserta untuk di dalam Badan Pengembangan Sumber daya Manusia
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal17
BAB III RENCANA AKSI
III.1 Tahapan Pelaksanaan (Milestone) Proyek Perubahan
Milestone merupakan batu yang berdiri di tepi jalan raya untuk menentukan
jarak/batu penanda. Sehingga Milestone di gunakan dalam istilah proyek perubahan
ini adalah suatu penggalan serangkaian pekerjaan-pekerjaan atau tahapan-tahapan
yang menjadi bagian dari schedule besar. Sehingga untuk melihat pelaksanaan
kegiatan rencana proyek perubahan dapat tergambar pada tabel di bawah ini :
Tabel 5. Milestone
Tahap Utama Jumlah
( Hari)
WAKTU Keterangan
Agus Sept Okt
3 4 5 1 2 3 4 5 1 2
A. Persiapan
1. Review
dokumen/rancangan
gagasan proyek
perubahan
1 Hari
2. Korfirmasi dan
persetujuan
pimpinan/mentor
1 Hari
3. Menyusun rencana aksi/
penjadwalan
3 Hari
B. Pelaksanaan
1. Persiapan
1. Pertemuan dengan
mentor melaporkan
rencana kegiatan
1
2. Rapat Internal
Pembentukan tim
1
3. Sosialisasi apa yang
akan di jadikan proyek
perubahan kepada tim
1
2. Pelaksanaan Kegiatan
1. Rapat pembagian tugas
tim Proyek Perubahan
1
2. Mengumpulkan data
data
4
3. Pembuatan SOP
recruitmen peserta
diklat
2
4. Pembuatan Standar
Operasional Presedur
2
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal18
(SOP) Tenaga Pengajar
5. Standar belajar
mengajar di kelas
2
6. Standar Evaluasi
Pengajaran
2
7. Rapat evaluasi
pelaksanaan dengan
tim
2
8. Penjadwalan FGD 1
9. FGD bersama internal
stakeholder
1
10. Evaluasi hasil FGD 4
11. Rapat Persiapan
Workshop
Penyelenggaraan Diklat
1
12. Workshop
Penyelenggaraan Diklat
1
C. EVALUASI DAN
PELAPORAN
1. Evaluasi Pelaksanaan
Proyek Perubahan
1
2. Presentasi Proyek
Perubahan pada
Pimpinan
1
3. Pembuatan Laporan 3
III.2 Tata Kelola Proyek Perubahan
Gambar 2.Tata Kelola Proyek Perubahan
SPONSOR
PROJECK
LEADER
ANGGOTA
TIM
COACH
BKD
BIDANG PENJAMIN
MUTU
SEKRETARIAT
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal19
Keterangan:
SPONSOR : Mentor/ Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya
Manusia yang membrikan persetujuan, mengarahkan dan
memberikan dukungan sarana dan prasarana untuk
kegiatan proyek perubahan ini
Projek Leader: seorang pimpinan dalam melakukan proyek perubahan
(Kepala Bidang Pengembangan Kompetensi Manajerial)
Anggota Tim : adalah yang membantu dalam Anggata Tim terdiri dari 3
(Tiga) Sub Bagian dan Staf dari Sub Bagian :
1. Subbidang Pengembangan Prajabatan dan
Kepemimpinan Dasar
2. Subbidang Pengembangan Jabatan Administrasi dan
Pimpinan Tinggi
3. Subbidang Pengembangan Pimpinan Perangkat Daerah
III.3 Stakeholder Proyek Perubahan
Stakeholder adalah Kelompok atau induvidu yang dukungannya diperlukan
demikesejahteraan dan kelangsungan hidup organisasi, dalam proyek perubahan ini
terdiri dari dua stakeholder yaitu :
1. Stakeholder Internal adalah kelompok atau individu yang mendukung dari
kegiatan ini dan dapat di pengaruhi oleh Project Leader :
1) Subbidang Pengembangan Prajabatandan Kepemimpinan Dasar
2) Subbidang Pengembangan Jabatan Administrasi dan PimpinanTinggi
3) Subbidang Pengembangan Pimpinan Perangkat Daerah
4) Tenaga IT
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal20
KEPALA BADAN
PENGEMBANGAN
SUMBER DAYA
MANUSIA
2. Stakeholder Internal adalah kelompok atau individu yang mendukung dari
kegiatan ini dan tidak dapat di pengaruhi oleh Project Leader :
1) Sekretariat
2) Bidang Penjamin Mutu
3) Calon Peserta dari OPD
4) BKD Profinsi Riau
5) BKPSDM Kabupaten Kota
Keterkaiatan Stakeholder dalam mempengaruhi Project Leader dalam
melakukan pekerjaan yang di amahahkan kepada saya saya menggunakan
pendekatan Mitra/Kawan Kerja terhadap bawahan saya sehingga hubungan tersebut
dapat terlihat pada diagram di bawah ini :
Gambar 3.Jejaring Kerja Bidang Pengembangan Kompetensi Manajerial
Kepala Bidang
Pengembangan
Kompetensi Manajerial
Subbidang
Pengembangan
Prajabatan dan
Kepemimpinan Dasar
Kepala Bidang
Pengembangan
Kompetensi
Manajerial
Kepala Bidang
Pengembangan
Kompetensi Manajerial
Sekretaris
Bidang Penjamin
Mutu
WIDYAISWAR
BKD KABUPATEN/K
OTA
Tenaga IT
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal21
Keterangan :
Garis Koordinasi
Garis Perintah
III.4 Strategi Komunikasi
Strategi Komunikasi yang di bangun, dalam melakukan kegiatan rencana
proyek perubahan ini untuk mengurangi tingkat resistensi dan hambatan ini adalah :
1. Membangun Kesepakatan dalam Pelaksanaan Proyek Perubahan dari
Stakeholder Internal.
2. Melaksanakan Forum Grup Diskusi (FGD) dengan Stakeholder
Internal.
3. Melaksanakan Workshop di lingkungan Badan Pengembangan Sumber
Daya manusia
III.5 Capaian Proyek Perubahan
Capaian proyek perubahan merupakan bagaimana kita dapat mengukur
sudah berapa banyak proyek perubahan berjalan untuk dapat sampai kepada hasil
yang akan di capai oleh sebab itu panduan dari Milestone saya jadikan alat untuk
mengukur hasil dari capaian Proyek Perubahan tersebut dengan pendekatan
pembobotan untuk mengetahui sejauh mana kegiatan tersebut sudah berjalan hal ini
dapat tergambar pada tabel berikut :
Tabel 6. Bobot Capaian Proyek Perubahan
No Pekerjaan Bobot Capaian Tertimbang
1 Review dokumen/rancangan
gagasan proyek perubahan
2,86 100 2,86
2 Korfirmasi dan persetujuan
pimpinan/mentor
2,86 100 2,86
3 Menyusun rencana aksi/
penjadwalan
8,57 100 8,57
4 Pertemuan dengan mentor
melaporkan rencana kegiatan
2,86 100 2,86
5 Rapat Internal Pembentukan tim 2,86 100 2,86
6 Sosialisasi apa yang akan di
jadikan proyek perubahan kepada
tim
2,86 100 2,86
7 Rapat pembagian tugas tim Proyek 2,86 100 2,86
Stakeholder internal
Stakeholder internal
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal22
Perubahan
8 Mengumpulkan data data 11,43 100 11,43
9 Pembuatan SOP recruitmen peserta
diklat
5,71 100 5,71
10 Pembuatan Standar Operasional
Presedur (SOP) Tenaga Pengajar
5,71 100 5,71
11 Standar belajar mengajar di kelas 5,71 100 5,71
12 Standar Evaluasi Pengajaran 5,71 100 5,71
13 Rapat evaluasi pelaksanaan dengan
tim
5,71 100 5,71
14 Penjadwalan FGD 2,86 100 2,86
15 FGD bersama internal stakeholder 2,86 100 2,86
16 Evaluasi hasil FGD 11,43 100 11,43
17 Rapat Persiapan Workshop
Penyelenggaraan Diklat
2,86 100 2,86
18 Workshop Penyelenggaraan Diklat 2,86 100 2,86
19 Evaluasi Pelaksanaan Proyek
Perubahan
2,86 100 2,86
20 Presentasi Proyek Perubahan pada
Pimpinan
2,86 100 2,86
21 Pembuatan Laporan 8,57 100 8,57
Jumlah 100 100
Perhitungan bobot pekerjaan di ambil dari pendekatan lama hari
perpekerjaan dikalikan dengan jam pekerjaan, jumlah jam lamanya pekerjaan di
bagikan dengan jumlah dari total jam pekerjaan, jumlah Tertimban merupakan
penilaian seberapa besar pelaksaaan itu tercapai sehingga jumlah 100 merupakan
pekerjaan tersebut di sebut selesai.
III.6 Faktor-Faktor Keberhasilan
Yang menjadi faktor keberhasilan dari kegiatan ini apa bila hal di bawah ini
tersebia maka proyek perubahan tersebut dapat dikatakan sudah final.
1. Tersedianya Data Base untuk peserta
2. Rersedianya standar baku dalam recruitmen peserta Pendidikan dan Pelatihan
3. Memiliki standar proses dalam penetapan tenaga pengajar
4. Terwujudnya persamaan persepsi dalam melakukan proses penyelenggaraan
Pendidikan dan Pelatihan
5. Terwujudnya pedoman standar dalam melakukan pembelajaran di dalam kelas
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal23
6. Terlaksananya proses evaluasi pembelajaran
III.7 Kendala Internal/Eksternal
Tidak semuanya kegiatan proyek perubahan ini akan berjalan mulus sesuai
dengan rencana, ada beberapa kendala yang dapat di hadapi dalam pelaksanaan
perubahan ini, kendala-kendala tersebut antara lain yaitu :
1. Terlambatnya Sumber Daya Manusia Dalam Penggunaan Informasi Teknologi
(IT) yang mendukung Sistem Kediklatan.
2. Lemahnya Koordinasi antar Stakeholder.
3. Keterbatasan sarana dan prasarana
4. Adanya Regulasi yang tumpang tindih (LAN dan Depdagri)
III.8 Strategi Mengatasi Kendala
Dalam melakukan sesuatu dapat dikatakan selalu atau banyaknya mendapat
kendala akan tetapi kendala yang dihadapi tersebut harus adanya jalan keluar yang
harus dilakukan walaupun hanya meminimalkan masalah oleh sebab itu ada beberapa
hal untuk mengatasi masalah tersebut yaitu :
1. Kerambatan sumber daya manusia di dalam menggunakan informasi teknologi
dapat di atasi oleh sosialisasi Informasi Teknologiti tersebut dan juga sudah
harus beransur-ansur menggunakan teknologi informasi dalam melakukan
pekerjaan sehingga menjadi kebiasaan.
2. Untuk lemahnya koordinasi antar stakeholder dapat di atasi dengan membuat
jadwal rapat tim internal untuk Stakeholder Internal sedangkan untuk
stakeholder eksternal dapat dilakukan dengan melakukan konsultasi langsung
ketempat stakeholder tersebut.
3. Keterbatasan sarana dan prasarana dapat di atasi dengan membuat prioritas atau
memaksimalkan sarana dan prasarana yang ada secara terjadwal.
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal24
4. Untuk mengatasi regulasi yang timpang tindih dapat di lakukan Konsultasi dan
berkoordinasi baik menggunakan Telepon, SMS ataupun Email.
III.9 Sistem Monitoring Evalusi dan Pelaporan
Sistem Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan berguna untuk sebagai
pengendali dari kegiatan rencana proyek Perubahan ini Oleh Sebab itu :
1. Untuk Sistem Monitoring melihat langsung apa yang sedang dilakukan TIM dan
langsung mengontrol pekerjaan tersebut
2. Evaluasi dapat dilakukan dengan melihat langsung hasil dari apa yang telah
dikerjakan tim tersebut sudah sesuai dengan apa yang di harapkan atau lebih
kepada pendekatan pengawasan terhadap hasil pekerjaan.
3. Sedangkan Pelaporan dapat dilakukan dengan membuat laporan tahap kemajuan
pekerjaan harian sehingga dapat mengetahui sudah sampai di titik mana
pekerjaan sudah di lakukan.
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal25
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Rencana Proyek Perubahan ini merupakan perbaikan dari sisi dalam tata
Laksana dan Manajemen Sumber Daya Manusia dan juga merupakan bagian dari
Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019, dengan adanya royek perubahan yang di
lakukan ini dapat menjadi perubahan yang lebih baik tahapan yang dilakukan
merupakan acuan dalam menjalankan proyek perubahan. Tujuan jangka pendek
proyek perubahan yang menjadi bagian utama suksesnya proyek perubahan ini.
B. Rekomendasi atau saran
Dengan baru terbentuknya Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
saya merekomendasikan Beberapa hal :
1. Melanjutkan Kegiatan Proyek Perubahan ini dan Lebih menyempurnakan hasil
dari proyek perubahan ini.
2. Badan Pengembangan Sumber Daya manusia ini merupakan tempat
pengembangan personil dalam mengembangan keahlian, kualitas atau yang
berhubungan dengan Peningkatan atau Pengembangan Sumber Daya Manusia.
Banyak dari sisi yang lainnya untuk dapat di gali/di perbaiki untuk
meningkatkan pelayanan, Pengembangan Pada Sumber daya Manusia yang
menjadi bagian dari penggerak roda pemerintahan dan juga pemberi layanan
Kepada masyarakat.
3. Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia yang menjadi Sumber
Pengembangan Personal sehingga harus adanya wadah tempat Publik dapat
mengakses Proyek Perubahan yang telah dilakukan tiap-tiap peserta dan yang
dapat di jalankan dengan baik proyek perubahan tersebut.
Efia Nurita, SE, MM Rancangan Proyek Perubahan Diklat PIM III angkatan Pertama di Lingkungan Pemerintah Provinsi Ria u TA. 2017 Hal26
DAFTAR PUSTAKA
Peraturan Pemerintah Nomor 18 tahun 2016 Tentang Perangkat Daerah.
Peraturan Gubernur Riau Nomor 95 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi,
Tugas Dan Fungsi, Serta Tata Kerja Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Provinsi Riau.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 11 tahun
2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019.
Keputusan Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Riau Nomor :
Kpts.050/Bpsdm/1.1/Ii/2017/1.1/20.1Tentang Penetapan Visi Dan Misi Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Riau.
ROWDEN, R.W. and CONINE, T. Jr. 2005. The impact of workplace learning on job
satisfaction in small US Commercial Banks, Journal of Workplace Learning,
17(4): 215-230.
Jemsly H., Martani H., 2006, Manajemen Strategik Kontemporer, PT. Elex Media
Komputindo.