LEMBAR PENGESAHAN

Judul Proyek Informasi Lokasi Proyek Ketua Proyek Nama NIM Jumlah Anggota Nama Anggota Waktu Pelaksanaan Lama Kegiatan

: Kuliah Lapangan Tentang Pengelolaan Data dan : University Inn Hotel Jalan Raya Sengkaling No. 1 Malang : : Ellissa Haqq Wibicahyan : 0832610115 : 2 Orang : 1. Dessy Chrisnawati : 2. Lulut Hanggra K : 8 Minggu NIM. 0832610095 NIM. 0832610118

: 7 September 27 Oktober 2009

Malang, 3 November 2009

Menyetujui, Dosen Pembimbing Proyek ,

Malang, Ketua Pelaksana Proyek ,

Drs. Joko Samboro

Ellissa Haqq Wibicahyan

i

NIP. 19630302 199003 1001

NIM. 0832610115 KATA PENGANTAR

Atas Berkat Rahmat Allah Yang Maha Kuasa, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Proyek dengan judul PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI di UNIVERSITY INN HOTEL. Pembuatan Laporan Proyek ini disusun guna memenuhi tugas mata kuliah Project jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang. Laporan Proyek ini merupakan tanggung jawab tertulis atas ilmu pengetahuan yang didapat selama penyususun mengikuti kuliah. Atas terselesaikannya Laporan Proyek ini, kami selaku penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Allah SWT atas kekuatan yang diberikan kepada kami selaku penulis. 2. Bapak Ir. Tudung, selaku direktur Politeknik Negeri Malang. 3. Bapak Drs. Halid Hasan, MSHRM, selaku ketua jurusan Adminintrasi Niaga Politeknik Negeri Malang. 4. Bapak Drs. Joko Samboro, selaku dosen mata kuliah Project. 5. Bapak Bayu selaku pembimbing kita di University Inn Hotel. 6. Kedua orang tua kami yang selalu mendukung secara materi maupun spiritual. Penulis menyadari bahwa Laporan Proyek ini masih banyak yang perlu disempurnakan. Oleh sebab itu kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan. Akhir kata, penulis mohon maaf kepada semua pihak bilamana selama penyusunan Laporan Proyek ini, penulis membuat kesalahan secara tidak sengaja dan semoga Laporan Proyek ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Malang, 3 November 2009

ii

Penulis DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN......................................................................................i KATA PENGANTAR.............................................................................................ii DAFTAR ISI...........................................................................................................iii BAB I.......................................................................................................................1 PENDAHULUAN....................................................................................................1 1.1 Latar Belakang...............................................................................................1 1.2 Rumusan Masalah..........................................................................................1 1.3 Batasan Masalah.............................................................................................2 1.4 Tujuan Proyek................................................................................................2 1.5 Kegunaan Proyek...........................................................................................2 1.5.1 Kegunaan Bagi Perusahaan.....................................................................2 1.5.2 Kegunaan Bagi Mahasiswa.....................................................................3 1.5.3 Kegunaan Bagi Jurusan Administrasi Niaga...........................................3 BAB II......................................................................................................................3 TINJAUAN PUSTAKA...........................................................................................4 2.1 Pengertian Manajemen...................................................................................4 2.2 Fungsi Manajemen.........................................................................................4 2.3 Pengertian Data..............................................................................................7 2.4 Pengklasifikasian Data...................................................................................7 2.5 Pengolahan Data.............................................................................................9 2.6 Pengertian Informasi....................................................................................10 2.7 Jenis Jenis Informasi.................................................................................11 2.8 Nilai dan Kualitas Informasi........................................................................14 BAB III...................................................................................................................16 METODOLOGI PROYEK....................................................................................16 3.1 Lokasi Proyek...............................................................................................16 3.2 Teknik Pengumpulan Data...........................................................................16 3.3 Teknik Pengolahan Data..............................................................................17

iii

3.4 Teknik Penyajian Data.................................................................................17 BAB IV..................................................................................................................18 HASIL PENELITIAN............................................................................................18 4.1 Company Profile University Inn UMM Hotel Malang................................18 4.2 Struktur Organisasi University Inn UMM Hotel Malang............................18 4.3 Management Personalia...............................................................................20 4.4 Data Karyawan.............................................................................................22 4.5 Diagram Data Karyawan..............................................................................25 DAFTAR PUSTAKA............................................................................................26

iv

BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Dalam dunia usaha banyak sekali perusahaan yang didirikan ada yang

berupa perusahaan dagang, manufaktur, atau jasa yang berbadan hukum. Dari masing masing perusahaan terdapat beberapa bagian misalnya bagian pemasaran, produksi, perkantoran dan personalia yang tentunya pasti berbeda cara kerjanya dengan perusahaan yang lainya. Dalam hal pengelompokan kerja, setiap perusahaan memiliki sistem tersendiri dalam pengelolaan data dan informasinnya. Sehingga cara dan metodenya juga tergantung kebijaksanaan dari perusahaan yang bersangkutan. Semua bentuk perusahaan yang berskala besar pasti memiliki produk yang akan dipasarkan, pembagian kelompok kerja dan lain sebagainya seperti yang telah di jelaskan di atas. Tapi banyak dari pada konsumen kurang mengetahui bentuk produk dari perusahaan di bidang jasa.untuk itu kami akan mencari informasi selengkap lengkapnya tentang tinjauan umum perusahaan, kegiatan perusahaan, data personalia, jenis produk / output, rencana pengembangan, lembaga instansi terkait, dan penghargaan yang pernah diterima. Agar benar benar nampak bagaimana perusahaan jasa itu berjalan.

1.2

Rumusan Masalah Berdasakan latar belakang diatas, permasalahan yang dapat di rumuskan

adalah : 1. Bagaimana cara mengolah data dan informasi yang baik dan benar di bagian pemasaran, produksi, perkantoran, atau personalia ? 2. Data dan informasi apa saja yang dibutuhkan dalam bagian pemasaran, produksi, perkantoran, atau personalia ?

1

3.

Bagaimana bentuk pengolahan dan penyajian data dan informasi pada bagian pemasaran, produksi, perkantoran, atau personalia ?

1.3

Batasan Masalah Agar pembahasan ini lebih terarah pada permasalahan yang dihadapi maka

perlunya pembatasan masalah terhadap lingkup pembahasan. Untuk itu masalah yang akan dibahas seputar Pengolahan Data dan Informasi pada University Inn Hotel Malang. Dengan memfokuskan bentuk pengolahan dan penyajian data dan informasi yang terdapat di personalia perusahaan tersebut. bagian pemasaran, produksi, perkantoran, atau

1.4

Tujuan Proyek 1. Mengetahui cara mengolah data dan informasi yang baik dan benar di bagian pemasaran, produksi, perkantoran, atau personalia. 2. Mengetahui data dan informasi apa saja yang dibutuhkan dalam bagian pemasaran, produksi, perkantoran, atau personalia. 3. Mengetahui bentuk pengolahan dan penyajian data dan informasi pada bagian pemasaran, produksi, perkantoran, atau personalia.

1.5 1.5.1

Kegunaan Proyek Kegunaan Bagi Perusahaan 1. Dari kegiatan mata kuliah lapangan ini perusahaan dapat memenuhi harapan pemerintah dimana dunia pendidikan harus dapat sejalan seiring (link and match). Dengan dunia industri dalam mengembangkan sumber daya manusia yang berkualitas dan profesional.

2

2. Perusahaan juga dapat melakukan fungsi sosial untuk membantu masyarakat dalam peningkatan dan pengembangan sumber daya manusia yang profesional. 1.5.2 1 Kegunaan Bagi Mahasiswa Kegiatan mata kuliah lapangan ini akan menambah wawasan mahasiswa dalam memahami suatu bidang keilmuan secara lebih mendalam yang sesuai/ dengan keadaan dan kenyataan dilapangan ( dunia industri ). 2 Dari kegiatan ini mahasiswa pada akhirnya akan mendapatkan kopetensi khusus yang sesuai dengan kebutuhan dunia industri. 1.5.3 Kegunaan Bagi Jurusan Administrasi Niaga 1. Sebagai lembaga pendidikan yang memiliki komitmen untuk menghasilkan sumber daya manusia yang handal dan profesional, Administrasi Niaga secara berkelanjutan mengembangkan cara cara agar lulusan memiliki kopetensi yang dapat memenuhi kebutuhan dunia industri. 2. Kegiatan Mata Kuliah Lapangan ini merupakan salah satu bentuk pengembangan pembelajaran yang berbasis kopetensi.

BAB II

3

TINJAUAN PUSTAKA

2.1

Pengertian Manajemen Menurut John F. Mee, 1962 Management is the art of securing maximum

result with minimum prosperity and happiness for both employer and employee and give the best possible service ( Manajemen adalah seni untuk mencapai hasil yang maksimal dengan usaha yang minimal. Demikian pula mencapai kesejahteraan dan kebahagiaan maksimal baik bagi pimpinan maupun para pekerja serta memberikan pelayanan yang sebaik mungkin kepada masyarakat ). Menurut George R. Terry, 1966 Management is distinct process consisting of planning, organizing, actuating, controlling, utilizing in each both science and art and follow in order to accomplish predetermined objectives ( Manajemen adalah proses yang khas yang terdiri dari tindakan tindakan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian yang masing masing bidang tersebut digunakan baik ilmu pengetahuan maupun keahlian dan yang diikuti secara berurutan dalam rangka usaha mencapai sasaran yang telah ditetapkan semula ). Berdasarkan pendapat diatas maka dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah peersoalan mencapai suatu tujuan tertentu sebagai penggunaan perencanaan, pengorganisasian, pengerjaan, pengarahan dan fungsi pengendalian dengan cara yang paling efisien mencapai sasaran dengan suatu kelompok orang.

2.2

Fungsi Manajemen Menurut Skinner, 1992 fungsi manajemen meliputi : a. Perencanaan ( Planning ). Perencanaan merupakan fungsi paling awal yang merupakan pedoman ke

mana ke arah mana arah tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan

4

perencanaan ini, maka dapat mengurangi ketidakpastian, lebih bisa mengarah perhatian pada tujuan dan lebih memudahkan dalam pengawasan. Unsur unsur yang perlu ada dalam perencanaan adalah : a. Kebijaksanaan b. Prosedur c. Kemajuan yang diharapkan d. Program Sesuai dengan tingkatan manajemen, dalam perencanaan ada 3 macam perencanaan. a. Perencanaan tingkat atas b. Perencanaan tingkat menengah c. Perencanaan tingkat bawah Rencana yang vaik memerlukan syarat syarat sebagaimana berikut : a. Tujuan ditumuskan dengan jelas b. Sifatnya harus sederhana c. Luwes (Flexible) d. Realistis (Dapat dilaksanakan nantinya) b. Pengorganisasian (Organizing). Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang mengelompokkan orang orang dan memberikan tugas, menjalankan tugas misi. c. Pengerjaan (Staffing). Pengerjaan merupakan fungsi menejemen untuk menyeleksi, menempatkan, melatih (Training) dan mengembangkan pegawai. d. Pengarahan (Directing). Pengarahan merupakan fungsi manajemen untuk mengarahkan, dan memberikan perintah. Dalam fungsi ini termasuk kepemimpinan, yang merupakan bagaimana mempengaruhi kegiatan individu dan kelompok menuju sasaran. Ada tipe tipe kepemimpinan dalam hal ini, yaitu : Otoriter, Demokratis dan Laissez faire.

5

PRWSIDENT

Executive Level

Chief Executive Office (CE) Vice President of Financial Operation Director of Reserch and Development PLAN MANAGER

Middle Level

Dean (University) Project Director Regional Coordinator (Sales) FIRST LINE SUPERVISOR Product Manager Chair Person of Department (University)

First Line Level

Dari skema diatas terlihat bahwa ada 3 tingkatan menejemen ; 1. Executive Level / Top Management / Menejemen tertinggi, yang termasuk ke dalam golongan ini adalah anggota anggota Brand of Managre (Dewan Direksi) dan Presiden perusahaan. 2. Middle LevelManagement / Menejemen Menengah, termasuk dalam kelompok ini ialah kepala kepala bagian, kepala kepala devisi, dan kepala kepala seksi. 3. First Line Level Management (Menejemen Tingkat Pertama), termasuk kedalam golongan ini adalah kepala mandor dan mandor. e. Pengendalian ( Controling ). Suatu peoses kegiatan memantau kegiatan kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan kegiatan itu diselesaikan sebagaimana telah direncanakan dsan proses mengoreksi setiap penyimpangan yang berarti. Menurut Stephen P. Robbin, 1993 Fungsi menejemen meliputi : a. Perencanaan ( Planning ). Dalam perencanaan (planning) termasuk didalamnya adalah menentukan tujuan, strategi yang akan digunakan dan mengembangkan perencanaan tersebut untuk koordinasi kegiatan. b. Pengorganisasiaan ( Organizing ). Pengorganisasian merupakan fungsi menejemen yang mengelompokkan orang dan memberikan tugas, menjalankan tugas misi. Karena terbatasnya kemampuan

6

seseorang dan meningkatnya volume pekerjaan dalam suatu perusahaan yang bertumbuh, perlu adanya pembagian pekerjaan agar diperoleh hasil yang optimal. c. Memimpin ( Leading ). Yang dimaksud dengan memimpin adalah kemampuan memberkan pengarahan dan koordinasi kepada bawahan ( anggota organisasi ) dalam mencapai tujuan organisasi, serta kesediaan untuk menjadi penanggung jawab utama dari kegiatan kelompok yang dipimpinnya. d. Pengendalian ( Controling ). Yang dimaksud dengan pengendalian adalah suatu proses untuk memastikan bahwa aktivitas aktual perusahaan sesuai dengan yang telah direncanakan. Proses pengendalian mencatat perkembangan kearah tujuan dan memungkinkan menejer mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya, untuk mengambil tindakan korektif sebelum terlambat.

2.3

Pengertian Data Menurut Al. Haryono Yusup, 1981 Data adalah fakta fakta perkiraan,

atau pendapat yang belum memiliki makna yang dapat dimanfaatkan, data merupakan bahan mentah dari informasi. Jadi untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan kita harus terlebih dahulu mendapatkan data. Manurut Pandji Anoraga, 2007, data adalah fakta fakta , pemikiran atau pendapat pendapat yang belum memiliki makna yang dapat dimanfaatkan. Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa data adalah kumpulan atau sejumlah fakta fakta, bentuk pemikiran dan beberapa pendapat yang masih harus diolah kembali agar menghasilkan sebuah informasi.

2.4

Pengklasifikasian Data Menurut Sri Wilujeng, 2007 data yang menjadi bahan baku untuk

informasi dapat diklasifikasikan sebegai berikut : a). Berdasarkan Jenis Data.

7

1. Data Hitung ( Enumeration Data ) adalah sebagai hasil perhitungan / jumlah tertentu. 2. Data Ukur ( Measurement Data ) merupakan data menunjukkan ukuran mengenai nilai sesuatu. b). Berdasarkan Sifat Data. 1. Data Kuantitatif ( Quantitatif Data ) adalah data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan penjumlahan. 2. Data Kualitatif ( kualitatif Data ) merupakan data mengenai penggolongan dalam hubungan dengan kualitas atau sifat sesuatu. c). Berdasarkan Sumber Data. 1. Data Internal ( Internal Data ) adalah data sebagai hasil yang dilakukan sendiri / data yang dapat dieroleh dari dalam perusahaan. 2. Data Eksternal (Eksternal Data) adalah data hasil observasi orang lain / data yang berasal dari luar perusahaan. Menurut Tata Sutabri, 2005 pengklasifikasian data dapat diuraikan menjadi : a). Klasifikasi data menurut jenis data 1. Data hitung adalah hasil perhitungan atau jumlah tertentu, yang termasuk data hitung adalah persentase dari suatu jumlah tertentu. 2. Data ukur adalah data yang menunjukkan ukuran mengenai nilai sesuatu, angka tertentu atau huruf tertentu yang diberikan. b). Klasifikasi data menurut sifat data 1. Data kuantitatif adalah data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan penjumlahan. 2. Data kualitatif adalah data mengenai penggolongan dalam hubungan kualitas atau sifat sesuatu. c). Klasifikasi data menurut sumber data 1. Data internal adalah data yang asli, artinya data sebagai hasil observasi yang dilakukan sendiri, bukan data hasil karya orang lain.

8

2. Data eksternal adalah data hasil observasi orang lain. Data ekternal dibagi menjadi 2 jenis yaitu : 1. Data eksternal primer adalah data dalam bentuk ucapan lisan atau tulisan dari pemiliknya sendiri, yakni orang yang melakukan observasi sendiri. 2. Data eksternal sekunder adalah data yang diperoleh bukan dari orang lain yang melakukan observasi melainkan melalui seseorang atau sejumlah orang lain.

2.5

Pengolahan Data Menurut Humadiana dan Evi Indrayani, 2005 Dalam pengolahan data ada

beberara tahapan : 1. 2. 3. 4. spesifik. 5. a. b. 6. 7. 8. 9. / kejadian. 10. Communicating / Distributing : pemindahan data dari suatu media ke media slain. Sumarrizing : meliputi penggabungan elemen data, Dibuat dalam bentuk matematis ( kuantitatif ). Menyederhanakan dalam bentuk yang logis (pemetaan / Calculating : operasi matematis dari elemen data. Storing : menyimpan data pada media yang tepat. Retreving : pencarian kembali data yang telah disimpan. Reproducing : pengambilan data / informasi yang diperlukan, fakta Capturing : pencatatan data berdasarkan fakta / kejadian. Verivying : menitik beratkan pada pengecekan / validasi data. Classifying : pengelompokan elemen data pada kelompok tertentu Arranging / Sorting : menempatkan elemen data pada urutan yang agar lebih bermakna.

pembuatan grafik).

9

Menurut George Therry, 2001 pengolahan data dalah serangkaian operasional atas informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan atau hasil yang digunakan. Penanganan pengolahan data terdiri dari enam unsur : 1. Penginderaan / sensing. Yaitu mengadakan pengamatan terhadap objek yang akan kita teliti dan mengenai apa saja yang ada dalam pengamatan kita. 2. Pengumpulan / kompilasi. Yaitu mengadakan pengumpulan data dari hasil pengamatan yang telah kita lakukan. Agar pengumpulan yang kita lakukan dapat sistematis, kita harus terlebih dahulu mengklasifikasikan data yang ada. 3. Pengolahan / komputasi. Mengadakan pengolahan data yang telah kita kumpulkan 4. Penyajian. Informasi tersebut disajikan pada orang yang akan mengambil keputusan. Dalam penyajian tersebut yang ditekankan adalah kesederhanaan agar tidak membingungkan orang yang mengambil keputusan. 5. Penghantar / trasmisi. Dilakukan jika orang membutuhkan informasi berada di tempat yang jauh. 6. Informasi perlu disimpan untuk mengembalikan keputusan karena dalam pengambilan keputusan tidak hanya dilakukan pada masa sekarang, tapi juga masa yang lalu dan akan datang. 2.6 Pengertian Informasi Menurut Pandji Anoraga, 2007 informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerima dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan, baik untuk saat ini maupun yang akan datang. Menurut Tata Sutabri, 2005 informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diintepretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Berdasarkan pendapat diatas maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah informasi merupakan data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk yang

10

penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam membuat keputusan baik untuk sekarang maupun yang akan datang.

2.7

Jenis Jenis Informasi Menurut Tata Sutabri, 2005 beberapa jenis informasi adalah sebagai

berikut : 1. Informasi berdasarkan persyaratan Berdasarkan persyaratan itu informasi dalam menejemen diklasifikasikan sebagai berikut : 1. Informasi berdasarkan tepat waktu Informasi yang tepat waktu adalah sebuah informasi yang tiba pada manajer sebelum suatu keputusan diambil. 2. Informasi yang relevan Informasi yang disampaikan oleh seorang manajer kepada bawahannya harus relevan, yaitu ada kaitannya dengan kepentingan pihak penerima sehingga informasi tersebut akan mendapat perhatian. 3. Informasi yang bernilai Informasi yang bernilai adalah informasi yang berharga untuk suatu pengambila keputusan. Maka, jika diperoleh informasi yang bermanfaat bagi alternatif tersebut, informasi ini akan mempunyai nilai pendukung yang amat berharga dan memiliki manfaat bagi suatu pengambilan keputusan. 4. Informasi yang dapat dipercaya Suatu informasi harus dapat dipercaya (realiable) dalam menejemen karena hal ini sangat penting menyangkut citra organisasi yang menejemen digiatkan. 2. Informasi berdasarkan dimensi waktu Informasi berdasar dimensi waktu di klasifikasikan menjadi dua yaitu ; 1. Informasi masa lalu

11

Informasi bentuk ini adalah mengenai peristiwa lampau yang meskipun amat jarang digunakan, namun dalam penyimpanannya pada data storage perlu disusun secara rapi dan teratur. 2. Informasi masa kini Dari sifatnya sendiri sudah jelas bahwa dari informasi masa kini ialah informasi mengenai peristiwa peristiwa yang terjadi sekarang (current events). 3. Informasi berdasarkan sasaran 1. Informasi individual Informasi individual ialah informasi yang ditujukan kepada seseorang yang mempunyai fungsi sebagai pembuat kebijaksanaan (Policy Maker) dan pengambilan keputusan (Decisio Maker) atau kepada seseorang yang diharapkan dari padanya tanggapan terhadap informasi yang diperolehnya. 2. Informasi komunitas Yang dimaksud informasi komunitas ialah informasi yang ditujukan kepada khalayak di luar organisasi, suatu kelompok tertentu di masyarakat. 4. Informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. 1. Transaction Processing Systems ( TPS ) TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin sperti daftar gaji dan inventarisasi. 2. Office Autommation Systems ( OAS ) dan Knowledge Work Systems ( KWS ) OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung kerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru, melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara

12

cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang kadang diluar organisasi. 3. Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) SIM tidak menggantikan TPS tetapi mendukung spectrum tugas tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat kaeputusan. 4. Decision Support Systems ( DSS ) DSS hampir sama dengan SIM, karena menggunakan basis data sebagai sumber data. 5. Sistem Ahli / Sistem Pakar ( Expert System ) dan Kecerdasan Buatan ( Artificial Intelligence / AI ) AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berpikir melalui problem sampai kesimpulan logikanya. 6. Group Decission Support Systems ( GDSS ) dan Computer Support Collaborative Work Systems ( CSCW ) Bila kelompok, perlu bekerja bersama sama untuk membuat keputusan semi terstruktur dan tidak terstruktur, maka GDSS membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuisioner, konsultasi, dan skenario. 7. Executive Support Systems ( ESS ) ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkunagn eksternal dengan menyediakan grafik grafik dan pendukung komunikasi di tempat tempat yang bisa diakses seperti kantor.

13

2.8

Nilai dan Kualitas Informasi Menurut Humdiana dan Evi Indrayani, 2005 Informasi akan bermanfaat jika : a. absah. b. Lengkap : informasi bermanfaat apabila lengkap. Agar lengkap, maka jumlah informasi harus memadai untuk mengidentifikasi masalah dan menentukan pemecahan masalah yang potensial. c. Relevan : informasi bermanfaat jika relevan. Informasi relevan bila berhubungan dengan masalahnya, sehingga para pengambilan keputudan dapat menggunakannya untuk menentukan masalah dan solusi yang potensial. d. Tepat waktu : informasi bermanfaat jika tepat waktu maka informasi haraus tersedia saat dibutuhkan untuk menentukan masalah atau untuk pemecahan masalah. Hal ini tidak hanya tepat waktu saja, tetapi juga tepat penerimanya, serta tepat tempat karena penerima dan tempat juga akan berpengaruh pada mutu informasi. e. f. Dapat diukur : informasi yang bermanfaat harus dapat diukur. Agar Dapat dibuktikan : informasi juga harus dibuktikan. Agar dapat dapat diukur maka informasi harus jelas. dibuktikan maka informasi tersebut harus dapat ditelusuri. Menurut Tata Sutabri, 2005 nilai dan kualitas suatu informasi dapat dilihat Akurat : informasi akaan beranfaat apabila informasi tersebut akurat. Agar informasi akurat, maka data harus dapat diandalkan dan

melalui : a. Mudah diperoleh, sifat ini menunjukkan mudahnya dan cepatnya informasi dapa diperoleh. b. Luas dan lengkap : sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya tetapi juha mengenai keluaran informasinya. c. Ketelitian : sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran informasi.

14

d. Kecocokan : sifat ini menunjukkan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan permintaan para pemakai. e. Ketepatan waktu : sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalaui yang lwbih pendek dari pada siklus untuk mendapatkan informasi. f. Kejelasan : sifat ini menunjukkan tingkat keluaran informasi yang bebas dari istilah istilah yang tidak jelas. g. Keluwesan : sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya dengan lebih dari satu keputusan tetapi juga dengan lebih dari seorang pengambil keputusan. h. Dapat dibuktikan : sifat ini menunjukkan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama. i. Tidak ada prasangka : sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya. j. Dapat diukur : sifat ini menunjukkan hakekat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal.

15

BAB III METODOLOGI PROYEK

3.1

Lokasi Proyek Adapun perrusahaan yang dijadikan objek untuk kegiatan observasi adalah

di University Inn Hotel Malang yang beralamat di Jalan Raya Sengkalin No. 1 Malang. Lokasi yang terletak tepat di daerah perbatasan serta jalur utama antara kota Malang dengan kota Batu, yang mana menjadikan University Inn mudah dicari dan dijangkau, baik dengan menggunkan kendaraan pribadi maupun kendaraan umum. Kami memilih perusahaan tersebut karena merupakan salah satu perusahaan tersebut bergerak dibidang jasa dan juga telah sesuai dengan ketentuan perusahaan yang dapat diobservasi yang telah tercantum di dalam panduan proyek.

3.2

Teknik Pengumpulan Data Dalam penelitian ini menggunakan metode fild research (Study

Lapangan). Untuk mengumpulkan data metode studi lapngan adalah suatu metode pengumpulan data yang dilaksanakan dengan cara melakukan peninjauan secara langsung terhadap objek yang dituju dengan maksud, agar data yangdiperoleh lebih faktual. Teknik pengumpulan data pada metode ini adalah : 1. Obervasi Suatu teknik pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan secara langsung terhadap gejala gejala yang ada hubungannya dengan objek pembahasan. 2. Interview Suatu teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab langsung terhadap objek penelitia yang berhubungan dengan masalah yang timbul, sehingga dapat memberikan jawaban dari semua masalah yang ada.

16

3.3

Teknik Pengolahan Data Pengolahan data terdiri dari kegiatan kegiatan penyimpanan data dan

pengamatan data. 1. Penyimpanan Data Penyimpanan data meliputi pekerjaan pengumpulan (filing), pencarian (searching), dan pemeliharaan (maintenance). Data disimpan dalam suatu tempat yang lazim dinamakan file. File ini dapat berbentuk map, ordner, disket, tape, hard disk, dan lain sebagainya. Sebelum disimpan, suatu data diberi kode menurut jenis kepentingannya. 2. Penanganan Data Penanganan data meliputi berbagai kegiatan, seperti pemeriksaan (veryfying), perbandingan (comparing), pemilihan (sorting), peringkasan (extracting), dan penggunaan (manipulating). Pemeriksaan data mencakup pengecekan data yang muncul pada berbagai sumber, untuk mengetahui berbagai sumber dan untuk mengetahui perbedaan atau ketidaksesuaian.

3.4

Teknik Penyajian Data Menurut Moleong ( 2007: 280 ) analisis data merupakan proses

mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemmukan tema dan dapat dirumuskan hipotesis kerja pada penelitian tindakan, analisi datanya lebih banyak meggunakan pendekatan kualitatif. Dengan demikian, pembahasan pada bab ini akan difokuskan pada paparan data kualitatif. Analisis kkualitatif pada dasarnya mempergunakan peikiran logis, analisis dengan logika, dengan induksi, deduksi, analogi, dan komparasi ( Amirin, 2000 ). 1. Data kualitatif adalah sumber dari deskripsi yang luas dan berladaskan kokoh, serta mmemuat penjelasan tentang proses proses yanng terjadi dalam lingkup setempat. 2. Data kuantitatif adalah jumlah dari segala data.

17

BAB IV HASIL PENELITIAN

4.1

Company Profile University Inn UMM Hotel Malang Hotel University Inn UMM Malang mulai dibangun pada tahun 2003,

tepatnya pada tanggal 25 Juni 2003 yang secara simbolis diresmikan oleh Bapak Bupati Malang, Bpk. Sujud Pribadi. Hotel University Inn UMM Malang merupakan salah satu cabang unit usaha yang dimiliki oleh Universitas Muhammadiyah Malang. Hotel University Inn UMM Malang adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa perhotelan. Adalah suatu penginapan dengan konsep Hotel Pendidikan yaitu sebuah tempat penginapan yang lebih mengedepankan sisi edukasi, spiritual, serta peningkatan moral bagi para pengunjung.

4.2

Struktur Organisasi University Inn UMM Hotel Malang Setiap perusahaan pasti memiliki struktur organisasi. Struktur organisasi

tersebut digunakan aktivitas suatu perusahaan agar terkoordinasi dengan baik. Adanya struktur organisasi yang jelas sangat mempengaruhi kinerja dalam menjalankan aktivitas karena dengan begitu akan dapat diketahui dengan jelas pula secara tepat apa saja tugas dan tanggung jawab pada masing masing departemen dalam sebuah perusahaan. Sementara itu bentuk organisasi pada University Inn UMM Hotel Malang adalah setiap karyawan atau personil dalam suatu hotel hanya mempunyai satu orang atasan langsung. Hal ini dapat dilihat dari setiap departemen departemen yang ada, sehingga seorang kepala bagian dalam setiap departemen dapat secara langsung menangani kebutuhan dan permasalahan yang ada pada setiap departemen tersebut. Adapun bentuk struktur organisasi yang digunakan oleh University Inn UMM Hotel Malang dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :

18

Sesuai dengan gambar struktur organisasi di atas, University Inn UMM Hotel Malang mempunyai seorang direktur utama yang bertanggung jawab atas segala hal yang berhubungan dengan seluruh seluk beluk yang ada di perusaan ini, untuk tetap dapat mengkoordinir segala sesuatunya di perusahaan direktur utama langsung membawahi Accounting Manager. Direktur utama tersebut tidak mempunyai wakil, namun secara operasional dibantu oleh Accounting Manager dan konsultan. Koordinator Operasional ada, dan bertugas sebagai pengganti kekuasaan direktur disaat direktur utama sedang tidak ada di tempat.

4.3

Management Personalia Personalia adalah suatu perangkat atau bagian dalam sebuah perusahaan

yang sangat penting yang mengelola, mengatur, segenap aktivitas yang bersangkutan dengan sumber daya manusia yang dimiliki untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Kegiatan manajemen personalia terdiri dari : a. Pengadaan pegawai / penerimaan b. Penarikan tenaga kerja, untuk mengisi jabatan yang lowong c. Seleksi kepegawaian d. Pengembangan pegawai e. Rotasi ( perputaran ) jabatan f. Memotivasi pegawai Bagian personalia juga memiliki hak dan kewajiban yaitu : Kewajiban : 1. Meneruskan informasi dari manajemen 2. Sebagai penengah antara manajemen dan karyawan 3. Memotivasi karyawan 4. Menciptakan lingkungan kerja yang kondusif 5. Menyediakan tenaga kerja dengan Recruitmant 6. Memberi konsultasi Hak :

20

1. Menegur karyawan yang melakukan pelanggaran 2. Mengontrol kinerja karyawan atasan dan bawahan Tanggung jawab mengenai perumusan program personalia diakui sebagai suatu fungsi menejemen perusahaan, karena personalia merupaka bagian menejemen atau penegah antara menejemen itu sendiri dengan karyawan. Tugas dan tanggung jawab di bagian personalia sesuai dengan job disk, karena jika tidak maka akan menjadi suatu masalah dalam perusahaan tersebut. Dalam setiap pengolaha data yang ada, bagiann personalia dibantu dengan menggunakan kompoter. Ada pun data data yang di kelola adalah : a. Data Karyawan ( Biodata Karyawan ) Data karyawan adalah data menngenai profile karyawan yang bekerja di perusahaan itu. Data tersebut sangat diperlukan agar perusahaan mengetahui latar belakang para karyawannya. b. Data Gaji Karyawan Data gai karyawan nmerupakan data utuk perkembangan kenaikan gaji para karyawan sewaktu waktu. c. Data Riwayat Kepegawaian Data riwayat kepegawaian merupakan data kesehatan, latar belakang, dan kehidupan para karyawan. d. Data Pelanggaran / SP ( Surat Peringatan ) Karyawan Data pelanggaran merupakan suatu data yang mencatat setiap pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan. Apabila karyawan terlalu sering melakukan kesalahan, maka karyawan akan dikenakan surat peringatan, dan aabila masih terus terjadi maka karyawan akan dikenakan sanksi. e. Data Absensi Karyawan Data absensi karyawan merupakan suatu data tentang kehadiran karyawan setiap harinya. Data tersebut nantinya dapat digunakan untuk data prestasi karyawan. f. Data Prestasi Karyawan

21

Data prestasi karyawan merupakan data untuk mengetahui prestasi apa saja yang telah didapat oleh karyawan tersebut. Suatu prestasi dapat menaikan penghasilan karyawan setiap bulannya. g. Data Penilaian Karyawan Data penilaian karyawan digunakan untuk perhitungan tugas sehari hari para karyawannya. h. Data Kontrak Kerja Data kontrak kerja merupakan suatu data kesepakatan tentang hubungan kerja antara karyawan dengan perusahaan atau hotel. 4.4 Data Karyawan Selurah karyawan yang bekerja dalam perusahaan tersebut memiliki data diri masing masing, hal tersebut untuk mempermudah dan menjaga persaudaraan antara perusahaan ( hotel ) dengan keluarga para karyawan. Hal tersebut sangat penting karena dengan hal tersebut dapat membangun sistem kekeluargaan antara pihak hotel dengan para karyawannya atau personalianya.

22

4.5

Diagram Data Karyawan Data karyawan dalam bentuk diagram batang mengenai tempat tinggal asli

karyawan University Inn Hotel, adalah sebagai berikut :

35 30 25 20 15 10 5 0 Tem Ting pat gal Malang Blitar Lain-lain

Berikut ini adalah data karyawan berupa diagram lingkaran yang menunjukkan tentang tingkat pendidikan yang ditempuh oleh karyawan University Inn Hotel.

Perg uruan T g ing i S &S MA MK S MP Lain - lain

Tingkat Pendidikan

25

DAFTAR PUSTAKA Anoraga, Pandji. 2004. Manajemen Bisnis. Jakarta : PT RIEKA CIPTA. Anoraga, Pandji. 2007. Pengantar Bisnis dalam Era Globalisasi. Jakarta : PT RIEKA CIPTA. Anoraga, Pandji. 2007. Pengantar Bisnis. Jakarta : PT RINEKA CIPTA Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Cetakan ke-4, Jakarta : Bumi Aksara. Humdiana & Evi Indrayani. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : GRAHA ILMU. Siagian, Sondang P. 2002. Sistem Informasi Manajemen. Edisi 2, cetakan ke-2, Jakarta : Bumi Aksara. Suraja, Yohanes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang : DIOMA. Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : Andi. Wiludjeng, Sri. 2007. Pengantar Manajemen. Yogyakarta : GRAHA ILMU. http://www.google.co.id/jenis data http://www.google.co.id/teknik analisis data http://www.google.com/management.pdf

26